You are on page 1of 71

Gesto de Material

em Almoxarifado na
Administrao Pblica
Estadual


Proibida a Reproduo e Comercializao


Governo do Estado da Bahia
Paulo Ganen Souto
Secretaria da Administrao
Ana Lcia Castelo Branco
Superintendncia de Servios Administrativos
Phedro Pimentel dos Santos Neto
















Realizao
Superintendncia de Servios Administrativos SSA
Diretoria de Material - DM
Elaborao e Reviso
Conceio Souza Vidal Carvalho
Paulo Ridolfi
Tnia Leal de Andrade
Colaboradores
Aristides Julio da Silva Gomes
Equipe de Estoque
Sueli Cristina Mascarenhas
Aroldo Menezes

Proibida a Reproduo e Comercializao
2

SUMRIO
Apresentao ................................................................................................................................. 5
1. Introduo ................................................................................................................................ 7
1.1 Estrutura organizacional ..................................................................................................... 7
1.2 Compras: influncias sobre o almoxarifado ....................................................................... 8
1.2.1 Compras: legislao. ...................................................................................................................9
2. Introduo .............................................................................................................................. 12
2.1. Objetivos da classificao ................................................................................................ 12
2.2. Identificao ..................................................................................................................... 13
2.2.1. Especificao do item................................................................................................................14
2.3. Codificao....................................................................................................................... 16
2.3.1. Federal Supply Classification.....................................................................................................16
2.4. Catalogao ..................................................................................................................... 16
2.5. Conceitos de padronizao.............................................................................................. 17
2.5.1. Vantagens..................................................................................................................................17
3. Introduo .............................................................................................................................. 19
3.1. Administrao de material voltada para o cliente............................................................. 19
3.2. A tarefa de solicitar material ............................................................................................. 20
3.3. O que solicitar?................................................................................................................. 20
3.3.1. Identificao do material ............................................................................................................21
3.4. Quanto solicitar?............................................................................................................... 22
3.4.1. Quantidade solicitada ao almoxarifado......................................................................................22
3.4.2. Quantidade solicitada para compra...........................................................................................23
3.5. A quem solicitar?.............................................................................................................. 23
3.6. Quando solicitar?.............................................................................................................. 24
3.6.1. Calendrio de compras..............................................................................................................24
3.6.2. Calendrio de almoxarifado.......................................................................................................25
3.7. Como solicitar?................................................................................................................. 25
3.7.1. Solicitao de material ao almoxarifado....................................................................................25
4. Conceitos e diferenas........................................................................................................... 28
4.1. Importncia do almoxarifado ............................................................................................ 28
4.2. Estrutura........................................................................................................................... 29
4.3. O almoxarife ..................................................................................................................... 29
4.4. Planejamento e organizao de almoxarifado ................................................................. 30
4.4.1. Localizao e instalao............................................................................................................30
4.4.2. Espao e leiaute do almoxarifado..............................................................................................30
4.4.3. Tipos de almoxarifados..............................................................................................................31

Proibida a Reproduo e Comercializao
3


4.5. Atividades de almoxarifado .............................................................................................. 32
4.5.1. Recebimento..............................................................................................................................32
4.5.2. Armazenagem............................................................................................................................34
4.5.2.1. Arrumao de estoque.....................................................................................................35
4.5.2.2. Unidades de estocagem..................................................................................................36
4.5.2.3. Localizao de material em estoque ...............................................................................37
4.5.2.4. Conservao do material .................................................................................................37
4.5.2.5. Segurana de armazenagem...........................................................................................38
4.5.2.6. Manuseio do material .......................................................................................................39
4.6. Controle de almoxarifado ................................................................................................. 41
4.6.1. Movimentao de estoque.........................................................................................................41
4.6.2. Distribuio ................................................................................................................................42
4.6.3. Gesto de estoque.....................................................................................................................43
4.6.4. Valorao de estoque................................................................................................................46
4.6.5. Controle de estoque...................................................................................................................47
4.7. Inventrio.......................................................................................................................... 49
5. Introduo .............................................................................................................................. 51
5.1. Catalogao ..................................................................................................................... 51
5.2. Aquisio de material ....................................................................................................... 52
5.3. Procedimentos a serem adotados aps a gerao e emisso da AFM........................... 53
5.4. Ordem cronolgica dos lanamentos............................................................................... 53
5.5. Lanamentos de Nota Fiscal no mdulo Estoque............................................................ 53
5.6. Conferncia dos lanamentos.......................................................................................... 54
5.7. Relatrios disponveis no mdulo Estoque do SIMPAS para conferncia dos
lanamentos. .................................................................................................................... 54
5.8. Conciliao contbil.......................................................................................................... 55
5.9. Relatrios disponveis no SICOF para conferncia dos lanamentos ............................. 56
5.10. Inventrio no SIMPAS .................................................................................................. 56
Anexos
Dicionrio de Estoques ............................................................................................................. 58
Unidades de Medida ................................................................................................................. 63
Grandeza................................................................................................................................... 63
Principais prefixos das Unidades SI .......................................................................................... 64
Modelo Fsico Padro de Almoxarifado .................................................................................... 65
Segurana no Manuseio e Estocagem ..................................................................................... 66
Referncias Bibliogrficas............................................................................................................ 71
Proibida a Reproduo e Comercializao
4



Apresentao


As iniciativas da Secretaria da Administrao SAEB, atravs da Superintendncia de
Servios Administrativos SSA, tm sido no sentido de disponibilizar para as unidades
organizacionais, mecanismos e instrumentos que contribuam para a racionalizao e
modernizao administrativa, dando maior celeridade, segurana e economicidade nas
aquisies de bens e servios.

Dentre esses instrumentos, destaca-se a adoo do Prego, nas modalidades eletrnica e
presencial, alm da cotao eletrnica para a dispensa de licitao. Esses instrumentos
promoveram uma evoluo nas contrataes pblicas, estabelecendo uma maior interao
com o mercado fornecedor, a partir da utilizao de procedimentos de negociaes geis,
objetivos e desburocratizados.

Este manual rene uma coletnea de orientaes e sugestes para a rea de Almoxarifado
na Administrao Pblica Estadual, extradas de uma vasta literatura sobre o tema, citadas
no mdulo Anexos.

Esperamos que ele contribua para que as unidades gestoras possam dispor de informaes
relativas s aes a serem adotadas na gesto de estoques.


Phedro Pimentel dos Santos Neto
Superintendente
Proibida a Reproduo e Comercializao
5

































Noes de
Administrao
de Material

Captulo 1

Proibida a Reproduo e Comercializao
6


1. Introduo
A administrao de material corresponde ao planejamento, organizao, direo,
coordenao e controle de todas as tarefas necessrias definio de especificao,
qualidade, recebimento, guarda, controle, distribuio e aplicao dos materiais
destinados s atividades operacionais em uma organizao, seja ela privada ou pblica,
de natureza industrial, comercial ou de servios.
Assim, podemos dizer que o sucesso da administrao de material s ser alcanado
mediante a integrao das suas atividades bsicas de planejamento, compras e
armazenagem, ancoradas numa eficiente poltica de materiais que defina normas,
diretrizes e procedimentos voltados ao atendimento das necessidades de cada
organizao.
Baseado nisso, podemos afirmar que qualquer empresa seja ela pblica ou privada,
necessita se organizar criando sistemas organizacionais, ou seja, conjunto de rgos
que desenvolvem atividades especficas ou grupos de atividades afins.
Ao conjunto de rgos que desenvolvem as atividades de administrao de materiais
chamamos de SISTEMA DE ADMINISTRAO DE MATERIAL- SAM.
Basicamente, um Sistema de Administrao de Material se constitui de trs sub-
sistemas:
Sistema de Administrao de Material - SAM
Planejamento
Compras
Armazenagem

Portanto, podemos definir que o SAM o conjunto de recursos humanos,
organizacionais e fsicos, que tem por objetivo garantir o suprimento contnuo e
ininterrupto de materiais, nas condies tcnicas e economicamente adequadas, para o
perfeito funcionamento da organizao.

1.1 Estrutura organizacional

Considerando a falta de uniformidade na terminologia adotada para identificar a
composio ou estrutura administrativa, resolvemos no utilizar os tradicionais termos
seo, diviso ou departamento, j que, comumente, o que seo para uma
instituio, poder ser diviso para uma outra.
Buscamos ento, demonstrar uma estrutura organizacional padro, luz da
administrao de material nas Unidades Gestoras da Administrao Pblica Estadual.
Proibida a Reproduo e Comercializao
7















1.2 Compras: influncias sobre o almoxarifado
A funo compras possui significativas influncias sobre as atividades do
almoxarifado. Podemos afirmar que a eficincia das atividades do almoxarifado est
diretamente associada eficincia na rea de compras.
Primeiramente, por uma questo bvia, j que a razo de existncia do almoxarifado
s se justifica pela existncia do objeto material, desde a sua previso, recebimento,
guarda e entrega ao usurio, fato esse, que s possvel pela ao de compras.
Com algumas excees, o material de trabalho de um comprador a informao
abstrata sobre o que e como funciona um produto, ou seja, ele adquire algo que, na
maioria das vezes, ainda no conhece. Mesmo com essa dificuldade, se o trabalho de
compras no for bem realizado, respondendo com eficincia e qualidade s questes:
o que?, quando? e, quanto comprar?, poder gerar problemas para a gesto de
almoxarifado, tais como:
recebimento de materiais de qualidade questionvel, decorrentes de falha na
especificao ou ausncia de anlise nas amostras;
atraso no ressuprimento de estoque ocasionando desabastecimento;
valorao incorreta dos estoques em conseqncia de aquisies com preos no
condizentes com a realidade do mercado;
comprometimento da armazenagem em decorrncia de no terem sido
considerados fatores como: validade do produto, qualidade de embalagem,
acondicionamento, etc.
SERVIOS
GERAIS
FINANAS
CLASSIFICAO
DE MATERIAL
GESTO DE
ESTOQUES
PLANEJAMENTO
CADASTRO DE
FORNECEDOR
COMPRA
DIRETA
COMISSO DE
LICITAO
COMPRAS
RECEBIMENTO ARMAZENAGEM
DISTRIBUIO
ALMOXARIFADO
MATERIAIS RECURSOS
HUMANOS
RGOS
SUPERIORES
Proibida a Reproduo e Comercializao
8


morosidade nas aquisies, em que os prazos de intervalo de ressuprimento (IR)
e tempo de compra (TR) no so cumpridos;
atraso no envio do instrumento de contratao para o almoxarifado;
processo de compra formalizado de forma inadequada;
ausncia de documentao que comprove alteraes, envio e recebimento de
informaes de compras;
acordos verbais com fornecedores;
ausncia ou deficincia de informaes quanto ao destino do material,
principalmente nas compras conjuntas ou agrupadas.

1.2.1 Compras: legislao.
Nenhuma compra na Administrao Pblica Estadual poder se efetivar sem a
devida observncia Lei Estadual n 9.433/05 e suas alteraes.
Cabe observar que, comumente, tem-se creditado s legislaes a ineficincia
verificada nas aquisies pblicas, sob a argumentao de que ela imperativa e
despreza a qualidade, j que impe a compra pelo menor preo. O que de fato
ocorre que a lei impessoal, no avalia o carter e competncia individual de
cada comprador ou fornecedor, mas estabelece requisitos e regras gerais de
procedimentos e conduta para as unidades organizacionais que executam o
oramento pblico, bem como fornecedores interessados em transacionar com a
Administrao Pblica Estadual. Tudo isso baseado nos princpios constitucionais
da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia.
Assim, a eficcia das compras pblicas s ser alcanada mediante a aplicao dos
recursos de planejamento, que podero nos dar respostas satisfatrias s questes:
o que, quando, quanto, como e onde comprar com qualidade e baixo custo.
E o que tem isso a ver com o almoxarifado? Como j dissemos, dificilmente o
almoxarifado ter eficincia e demonstrar qualidade se esses propsitos no
estiverem presentes tambm nas atividades de compras.
Note-se aqui, que impossvel o funcionamento eficaz de um sistema de
administrao de materiais sem que suas unidades estejam intimamente integradas,
onde no haja um verdadeiro inter-relacionamento de suas rotinas, procedimentos,
recursos e agentes.
Baseado nisso, resolvemos apresentar alguns dos principais artigos (de licitaes
diretas) que impactam diretamente sobre as atividades de compras e, por
conseqncia, sobre o almoxarifado.
Proibida a Reproduo e Comercializao
9


FATORES Lei Estadual 9.433/05 O QUE DIZ:



CUSTO



Art. 57, Inc. I, 1

Entende-se como licitao de menor preo
a que objetiva a seleo da proposta mais
vantajosa para a Administrao, sendo
vencedora aquela que atender s
especificaes de edital ou convite e ofertar
o menor preo.



Art. 30

Nenhuma compra ser feita sem a
adequada caracterizao de seu objeto e...




Art. 31, Inc. I

As compras devero, sempre que possvel:
atender ao princpio da padronizao e a
compatibilidade de especificao tcnica e
de desempenho, observados quando for o
caso, as condies de manuteno,
assistncia tcnica e garantias oferecidas.










QUALIDADE



Art. 31, 6

Nas compras devero constar as
especificaes completas dos bens a serem
adquiridos sem a indicao de marcas,
caractersticas e especificaes
exclusivas,...



TEMPO


Art. 54 inc. I, II, III, IV,
V e VI.

O prazo mnimo at o recebimento das
propostas ou da realizao do evento ser:
45, 30, 15, 10, 08 ou 05 dias, dependendo
da modalidade optada.



Proibida a Reproduo e Comercializao
10






































Noes de
Classificao
de Material

Captulo 2
Proibida a Reproduo e Comercializao
11


2. Introduo

Um sistema de classificao de material visa estruturar, consolidar e divulgar, de forma
padronizada, as informaes sobre materiais no mbito da instituio.
A classificao de materiais compreende a identificao, codificao e catalogao dos
materiais destinados produo, venda, consumo ou movimentao de bens e
produtos de uma organizao, alm, de orientar as compras.
Existem vrias formas de classificao que podem ser, em sntese, estruturadas como:
Identificao: a anlise e o registro padronizado dos dados descritivos de cada
material, incluindo as suas caractersticas tcnicas.
Codificao: a representao dos dados descritivos de um material, por meio de um
smbolo ou cdigo de composio alfabtica, numrica ou alfa-
numrica.
Catalogao: a consolidao e ordenao lgica dos dados de identificao e
codificao atravs da montagem de arquivos manuais ou
informatizados e da edio de um catlogo impresso ou virtual que
permita a obteno de informaes sobre cada item identificado e
codificado. Esse catlogo tem por objetivo a divulgao, no mbito
interno, de todos os itens de materiais utilizados pela organizao.
IDENTIFICAO CODIFICAO CATALOGAO
CLASSIFICAO DE MATERIAL


2.1. Objetivos da classificao

Estabelecer uma terminologia nica e padronizada para os materiais, de forma que
se evite duplicidade na sua interpretao;
Criar regras simples que permitam a identificao dos materiais;
Elaborar mtodo para o estabelecimento de uma estrutura decimal bsica que
propicie a formao do cdigo de material;
Permitir a gerao de publicaes destinadas a divulgar os dados de identificao e
codificao de material.

Proibida a Reproduo e Comercializao
12


2.2. Identificao

A identificao de um produto ocorre atravs da completa especificao de suas
caractersticas fsicas, qumicas, de desempenho e funcionamento.
Sem dvida alguma, uma especificao incompleta de material representa um dos
maiores problemas nas aquisies realizadas nas organizaes, sejam elas pblicas ou
privadas. Decorre disso alguns srios prejuzos financeiros e operacionais, j que
inmeros produtos so adquiridos em desacordo com o desejado pela organizao e ou
que deixam a desejar no quesito da qualidade, ficando inutilizados ou sub-utilizados,
pela inadequao de sua aplicao.
Diante dessa realidade, entendemos cabveis as observaes de A. G. Thomaz, em seu
timo trabalho Princpios da Compras Governamentais, que estabelece:
As vantagens que surgem da preciso e exatido das especificaes contidas nas
concorrncias para fornecedores, so mltiplas. Uma especificao completa e
precisa reala grandemente a reputao comercial da Instituio, pelo
conhecimento exato de suas necessidades. Informa aos fornecedores que os
subterfgios no decorrer de um compromisso de compra no fazem parte da
poltica do setor de compras uma certeza que naturalmente estimula a
concorrncia entre fornecedores mais desejveis e garante os menores preos.
Evita o desperdcio de tempo dos comerciantes, motivo importante a ser
considerado, pois descries incompletas geralmente exigem que um comerciante
perca grande parte de seu tempo, ou conte com o seu conhecimento pessoal das
exigncias ou, ento, d os seus preos sem o conhecimento suficiente. Evita o
desperdcio de tempo do comprador em responder aos questionamentos dos
possveis fornecedores e evita, outrossim, o desperdcio de tempo daqueles que
devem receber e utilizar o produto adquirido, pois, pelo contrrio, os fornecedores
iro procur-lo para obter maiores informaes. Por tais razes, a especificao
precisa evitar atritos entre os fornecedores e aqueles que devem receber e utilizar
os artigos comprados. A falta de uma especificao precisa envolver, ainda, o
perigo de que a informao dada verbalmente poder ser compreendida de
diversas formas, por vrios fornecedores.
Assim, podemos dizer que a identificao o primeiro e mais importante passo para
classificao de material, e consiste na anlise e registro dos principais dados
individualizados que caracterizam e particularizam um item em relao ao universo de
outros materiais existentes na organizao.
Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material atravs da especificao das
principais caractersticas do item. Todavia, para especificar necessrio dispor de
determinados dados que descrevam o material, de modo a identific-lo perfeitamente.
nessa pesquisa e no registro dos elementos descritivos do material que se resume o
trabalho de especificao.
A identificao se d a partir da sua Descrio Completa.
Proibida a Reproduo e Comercializao
13


2.2.1. Especificao do item
o conjunto de dados descritivos de um item de material que obedece a alguns
parmetros ou padres de descrio. Geralmente composta por trs conjuntos de
dados:
Descrio Resumida (Nome Bsico + Nome Modificador)
Caractersticas Fsicas
Identificao Auxiliar
a) Nome Bsico
a denominao mais elementar de um material, constituindo-se no passo inicial
para identificao de um item de material, como por exemplo: cadeira, lmpada, etc.
O Nome Bsico deve individualizar o material e, para tanto, existem regras que
definem a apresentao deste nome. A utilizao da estrutura de Nome Bsico
permite a consolidao de informaes de aquisies a partir da descrio mais
elementar do item, importante na gerao de relatrios gerenciais para a tomada de
decises.
Cuidados na formao de Nome Bsico:
1. No usar palavras no plural como:
Tubos
Cadernos
Barras
Mesas
2. No usar palavras genricas:
Conexo (Nome Bsico: joelho, t, luva, etc).
Abrasivo (Nome Bsico: lixa, rebolo, etc).
3. No usar grias ou regionalismos:
Jerico (Nome Bsico: trator)
Rolim (Nome Bsico: rolamento)
Jab (Nome Bsico: charque)
4. No usar marcas de produtos:
Bombril (Nome Bsico: esponja de ao)
Limpol (Nome Bsico: detergente)
Frmica (Nome Bsico: laminado decorativo)
5. No usar palavras estrangeiras:
Drive (Nome Bsico: unidade de disco)
Pallet (Nome Bsico: estrado)
6. No usar palavras referentes embalagem ou forma de apresentao:
Tubo de cola (Nome Bsico: cola)
Caixa de grampo (Nome Bsico: grampo)
Lata de leo (Nome Bsico: leo)
Proibida a Reproduo e Comercializao
14


b) Nome Modificador
Trata-se do complemento destinado a estabelecer a diferenciao entre itens de
mesmo Nome Bsico. Para sua determinao no existe regra fixa, podendo ser
estabelecido em funo de:
Composio do material
(tubo, ao galvanizado)
Aplicao do material
(caderno, brochura)
Tipo do material
(barra, chata)
Formato do material
(ARRUELA CNCAVA)

c) Caractersticas Fsicas
Trata-se das informaes detalhadas referentes s propriedades fsicas, qumicas
ou de funcionamento dos materiais. Nelas so informadas:
Peso Cor
Dimenso Resistncia
Voltagem Composio
Volume Capacidade
Densidade Outros
Observa-se que se trata de um importante conjunto de informaes para perfeita
definio e caracterizao do material.

d) Descrio Complementar
So as informaes destinadas a complementar e esclarecer a descrio de um
material. Aparece como funo opcional, exceto a unidade de medida:
unidade de medida (quilo kg, pea, etc.);
tipo de embalagem (lata, fardo, etc.);
forma de acondicionamento (caixa com 12 latas, etc);
forma de apresentao do material (bloco, tubo, etc.);
aplicao.

e) Descrio Completa
a nomenclatura padro de cada item de material, tambm chamado de Nome de
Material, formada pela Descrio Resumida (Nome Bsico + Nome Modificador),
Caractersticas Fsicas e Descrio Complementar.
A regra define que o Nome Padronizado dever sempre se apresentar em letras
maisculas (Nome Bsico) e minsculas (Nome Modificador, Caractersticas Fsicas
e Descrio Complementar), o que permite uma melhor visualizao e facilita a
busca (sistemas informatizados) e a ordenao alfabtica dos materiais.
Proibida a Reproduo e Comercializao
15



+ =


Logo: Tubo de Ao Galvanizado = TUBO, Ao galvanizado;
Caderno de Brochura = Caderno, Brochura.

2.3. Codificao
A codificao de um material tem por finalidade identificar com facilidade um material,
em meio a tantos outros, sem a necessidade de anlise de suas caractersticas
descritivas.
Como j dissemos, codificar representar esses dados descritivos atravs de um
cdigo, o que garantir maior agilidade e segurana no processamento de informaes
e na movimentao de material.

2.3.1. Federal Supply Classification
o sistema criado e desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos
com o objetivo de estabelecer e manter um sistema uniforme de identificao,
codificao e catalogao para todos os materiais movimentados pelos rgos
componentes da sua estrutura.
A Administrao Pblica Estadual adota o Federal Supply Classification como
referncia bsica para o seu padro de classificao de material.

2.4. Catalogao
Ao final da codificao, recomendvel a criao de um Catlogo de Material que
rena todos os dados de identificao, codificao, unidade de fornecimento e demais
informaes necessrias e especficas da instituio.
Seu principal objetivo a divulgao uniformizao da linguagem e da padronizao
das descries. De ordinrio, os catlogos so organizados a partir dos seguintes
dados:
Cdigo de material
Descrio de material
Unidade de fornecimento

Nome
Bsico
Caractersticas
Fsicas e Descrio
Complementar
Descrio
Completa
Proibida a Reproduo e Comercializao
16


2.5. Conceitos de padronizao
A especificao sempre nos conduz Padronizao, que pode ser definida como:
Forma de normalizao que consiste na reduo do nmero e tipo de materiais que
possuem as mesmas caractersticas de aplicao e funcionamento, a partir da
relao custo-benefcio, ao nmero que seja adequado para o atendimento as
necessidades da organizao;
Ou, segundo a ABNT:
a classe de norma tcnica que constitui um conjunto metdico e precioso de
condies a serem satisfeitas, com o objetivo de uniformizar formatos, dimenses,
pesos ou outras de elementos de construo, materiais, aparelhos, objetos,
produtos industriais acabados, ou ainda, de desenhos e projetos.
De forma terica e didtica, podemos estabelecer dois tipos de padronizao:
Padronizao Simplificada: Trata de transformar em padro a descrio de um
produto ou equipamento no mbito do rgo, de forma que todas as
unidades usurias utilizem uma mesma linguagem;
Padronizao Especial: Trata da identificao e seleo de um produto ou
equipamento, cujas vantagens de economicidade, aplicao, desempenho,
manuteno e assistncia tcnica tragam benefcios para a administrao
pblica (art. 31, inc. I, Lei Estadual n 9.433/05). Esses pr-requisitos,
atendidos e devidamente justificados, permitiro que se opte por marcas e
modelos de um determinado fabricante quando da realizao de processo
seletivo para escolha do fornecedor de determinado material. Ex. veculos,
equipamentos e produtos mdico-hospitalares, etc.

2.5.1. Vantagens
Simplificao na descrio dos materiais;
Diminuio do nmero dos itens, quantidades e custos de estoque;
Diminuio do trabalho de compras;
Obteno de maior qualidade e uniformidade.
Ampliao do histrico de aquisies

Proibida a Reproduo e Comercializao
17































Administrao
de Material

Captulo 3

Proibida a Reproduo e Comercializao
18


3. Introduo
Com o advento da globalizao, as empresas privadas tiveram que se reinventar, isto ,
buscaram se organizar de fora para dentro e no como sempre fizeram, condicionando os
clientes a aceitarem os seus produtos, custos e inabilidade produtiva (baixa qualidade).
Com a abertura dos mercados e a evoluo dos processos de comunicao, aliados
aplicao de recursos da tecnologia da informao na produo, surge um modelo
acirrado de competio entre as empresas e o fortalecimento e supervalorizao da figura
do cliente que, se antes sempre tinha razo, agora, considerado um rei, pois
determina a sobrevivncia e ou morte de uma empresa.
Essa nova viso de cliente vem sendo absorvida pelo setor pblico. Nessa linha de
pensamento, procuraremos demonstrar que a sobrevivncia e o sucesso da
administrao pblica de materiais s se dar, se comear e terminar no cliente.
Temos que inverter o processo, isto , averiguar, primeiramente, as necessidades do
cliente e, depois de trabalh-lhas adequ-las s determinaes legais, com base em um
processo racional e otimizado.
Isto s ser factvel se buscarmos municiar nossos clientes com todos os meios e
informaes que iro orientar os processos de compras e de administrao dos
almoxarifados, sempre considerando os seus anseios e desejos, tal como acontece na
iniciativa privada.

3.1. Administrao de material voltada para o cliente
Como os clientes fazem as suas escolhas? O mais importante lembrar que os clientes
decidem comprar produtos baseados em sua prpria viso do mundo suas
percepes da realidade.
Poucos clientes compram sem pensar. Ao contrrio, trazem suas percepes do mundo
ao processo de deciso que os leva a decidirem por um produto ou servio, dentre
tantos produtos e servios.
Eis a nossa responsabilidade: orient-los e ajud-los em suas observaes e decises
sobre que produto adquirir.
A estruturao do sistema de material de uma organizao deve ter incio e fim no
usurio ou cliente interno. Logo, qualquer planejamento que vise estabelecer uma
poltica de material no poder desconsiderar nunca a qualidade das informaes que
devero ser disponibilizadas para aquele usurio.
Proibida a Reproduo e Comercializao
19


Por esse motivo, as orientaes contidas neste captulo buscam, de forma clara e
simples, esclarecer as dvidas e questionamentos mais comuns entre os usurios de
um rgo/entidade, desde o passo inicial que a elaborao de uma solicitao de
material. As respostas e esclarecimentos no possuem fora de regra, j que cada
rgo pode possuir especificidades no desenvolvimento das atividades de
administrao de materiais. Ento, buscamos demonstrar um modelo simples, aplicvel
ao processamento manual ou mecanizado.

3.2. A tarefa de solicitar material
Entendemos que para alcanarmos os resultados desejados, faz-se necessrio,
primeiramente, organizarmos o incio do processo, cuja execuo est a cargo do
usurio/cliente, e que a elaborao de uma solicitao de material.


?





3.3. O que solicitar?
No tocante a material, a tarefa de definir o que se quer, apesar de parecer fcil, pode
tornar-se bastante complexa. Basta ver que comumente nos dirigimos a um
supermercado com a inteno de adquirir um determinado produto. Entretanto,
dificilmente de l samos com exatamente aquilo, ou s aquilo, que tnhamos em mente
adquirir.
Assim, quando o usurio definir a necessidade de comprar algum material, seja de
consumo ou permanente, dever ele possuir certas orientaes sobre alguns aspectos
que se mostram bastantes importantes e que influenciaro diretamente a qualidade da
aquisio.
O que
solicitar?

Para quem
solicitar?
Como
solicitar?

Quanto
solicitar?

Quando
solicitar?
Proibida a Reproduo e Comercializao
20


3.3.1. Identificao do material
Geralmente, quando o usurio necessita de um determinado material, sabe apenas o
seu nome genrico: lpis preto, caneta marca x, cartucho para impressora marca X,
etc.
Considerando que a maioria dos usurios no detm conhecimentos tcnicos
suficientes para uma completa especificao de material, o Sistema Integrado de
Material, Patrimnio e Servios SIMPAS, institudo atravs do Decreto Estadual n
7.919 de 30.03.2001, disponibiliza, o mdulo Catlogo que rene os materiais de uso
nas unidades organizacionais. Nele consta um universo de descrio de materiais
para atender as necessidades do usurio, bastando a este, aps localizar o material
lhe interessa, transcrev-lo do catlogo para o documento de solicitao de material,
assunto esse que ser amplamente abordado quando tratamos do tema Como
solicitar.
Ressaltamos que um catlogo uma estrutura em constante atualizao, podendo
ocorrer que o usurio necessite de um item que no conste nele. Da surge
necessidade de especificar esse material detalhadamente, o que requer do usurio o
conhecimento e a observncia de dois importantes aspectos:

a) Aspecto legal - Trata-se do cumprimento da legislao vigente que regula todas as
compras das instituies pblicas municipais, estaduais e federais.
Da, destacam-se duas importantes citaes da lei no tocante a descrio de material
e que o usurio no poder desprezar.
Nenhuma compra ser efetuada sem a adequada caracterizao de seu objeto....
(Art. 30 Lei Estadual 9.433/05)
Nas compras devero constar as especificaes completas dos bens adquiridos, sem
indicao de marcas...
(Art. 31, pargrafo 6 Lei Estadual 9.433/05)
Assim, devemos deixar claro ao usurio a necessidade de se descrever o material o
mais detalhadamente possvel, j que vedada a indicao da marca do produto
como forma de limitar o universo de fornecedores que possam atender a demanda da
organizao.
Para tanto, sugerimos que a escolha do material de interesse se apie em
informaes, tendo como fontes de informaes catlogos tcnicos e contatos com
fabricantes, profissionais especialistas, fornecedores e compradores para que a
descrio do produto solicitado facilite, pela sua clareza, o processo, gerando assim
mais economia de recursos, tempo e trabalho.
Proibida a Reproduo e Comercializao
21


b) Aspecto tcnico Trata-se de observar que a descrio de um produto, sob a
tica da administrao de material, atende a certas tcnicas de identificao. Como
no podemos exigir que o cliente entenda de especificao de material, caber
organizao criar uma estrutura de informaes que esclarea ao cliente, da forma
mais simplificada possvel, tema esse j tratado no Captulo 2, devendo o usurio
fornecer:
Nome Bsico (a apresentao mais simples do material: cadeira, lpis, mesa, etc);
Nome Modificador (aquela que muda um nome bsico: mesa escritrio, lpis cera,
etc);
Caractersticas Fsicas (peso, dimenses, potncia, composio, formato, etc);
Dados Complementares (acondicionamento, embalagem, norma tcnica, etc.).
Lembre-se: quanto mais detalhada for a descrio do material pelo cliente, mais
preciso e eficiente ser o processo de aquisio, o que garantir maior satisfao ao
cliente.

3.4. Quanto solicitar?
Dever o usurio estabelecer uma previso de consumo coerente com as suas
necessidades, de forma que no haja falta ou excesso de itens em estoque, provocando
interrupo de atividades ou imobilizao financeira, respectivamente. Cabe ao usurio
definir a:

3.4.1. Quantidade solicitada ao almoxarifado
Para os materiais mantidos em estoque a quantidade solicitada dever prever um
consumo mensal, no havendo necessidade de formar estoque no prprio setor de
trabalho (dentro de armrios, gavetas e etc.) uma vez que o almoxarifado estar
disposio a qualquer momento, com a vantagem de possuir local adequado para
armazenagem e pessoal qualificado para a sua movimentao
Alm disso, possuir, tambm, um controle seguro e eficiente que garantir o
abastecimento contnuo a todas as unidades consumidoras. Assim, as quantidades de
materiais estocveis a serem solicitadas devero estar baseadas num consumo
realista, sem adio da chamada reserva de desconfiana.
fundamental o estabelecimento de parceria entre o usurio final e o responsvel
pelo almoxarifado, baseado no profissionalismo e confiana recproca.
Proibida a Reproduo e Comercializao
22


3.4.2. Quantidade solicitada para compra
Em se tratando de materiais que no possuem estoque no almoxarifado, dever o
usurio definir a quantidade a ser adquirida com base no consumo imediato ou
previsto para o perodo de consumo compreendido entre dois calendrios de compra
mais o tempo de efetivao da compra. Sugere-se nesses casos que o usurio, antes
de definir a quantidade a ser solicitada, informe-se com o setor de compras sobre o
tempo gasto para aquisio dos produtos. Exemplo: se o calendrio de compras for
trimestral e o tempo para comprar for de 30 dias, a quantidade a ser solicitada dever
prever um consumo para 04 meses.
de grande responsabilidade a definio coerente e racional da quantidade de
material a ser solicitada pelo usurio. Tal afirmativa tem sustentao legal nas
seguintes citaes:
Definir as unidades e quantidades a serem adquiridos, em funo da estimativa
do consumo e utilizaes provveis.
(Art. 31, Inciso VI Lei Estadual 9.433/05)
Para efeito de compra de material, os quantitativos devem ser... baseados nas
reais necessidades da organizao, e compatveis com os recursos financeiros
disponveis.
(Resoluo 366/91 Tribunal de Contas da Unio)
Lembre-se: a falta de planejamento resulta na solicitao de quantidade elevada de
material como precauo para abastecer, desnecessariamente, o setor por vrios
meses. Requer local apropriado, mais armrios, maior responsabilidade e segurana,
sujeitando o usurio a maior possibilidade de quebra, furto e tendncia ao
desperdcio. A tudo isso, soma-se a parcela de recursos financeiros imobilizada
desnecessariamente.

3.5. A quem solicitar?
Conforme j comentado nos tpicos 3.4.1 e 3.4.2, uma nova sistemtica de
Administrao de Material prev e define que as solicitaes de material dos setores
devero se dar a partir de duas situaes.
a)Solicitao de Material ao Almoxarifado Quando o setor requisitante tiver a
necessidade de solicitar material em estoque, a solicitao deve ser atravs do
formulrio Pedido de Material PM ou de sistema informatizado.
Proibida a Reproduo e Comercializao
23


b)Solicitao de Material ao Setor de Compras Ocorrer quando o usurio solicitar
um material que no seja fornecido pelo Almoxarifado da organizao ou que no
tenha saldo no estoque; nesses dois casos, ser necessria a emisso de uma
Requisio de Material RM para compra junto ao fornecedor ou Guia de
Transferncia, no caso de fornecimento por almoxarifado vinculado outra unidade
organizacional da Administrao Pblica Estadual.

Usurio

















3.6. Quando solicitar?
Atendendo aos dispositivos legais que objetivam a racionalizao e a conseqente
economicidade nos procedimentos e rotinas das atividades de compras, devemos
estipular as datas para solicitao de material junto ao setor de compras e/ou
almoxarifado, a partir de calendrios de atendimentos prprios.

3.6.1. Calendrio de compras
O calendrio de compras dever ser estabelecido de acordo com a poltica de
material da instituio. Poder ser fixado em um ou mais perodos. Porm, as
compras planejadas de forma estratgica, considerando a otimizao da gesto dos
recursos financeiros, dever optar por perodos curtos, a fim de no imobilizar
recursos financeiros desnecessariamente.

Catlogo de
Material
Pedido de
Material (PM)
Requisio de
Material (RM)
Almoxarifado
Central
Setor de
Compras
Fornecedor
Proibida a Reproduo e Comercializao
24


3.6.2. Calendrio de almoxarifado
Por possuir uma dinmica de trabalho bastante especfica, o almoxarifado dever
buscar definir um calendrio de entrega que vise organizar a distribuio de material,
dado ao volume de atendimento a usurios que possui.
Observaes:
1. Se o Almoxarifado estiver localizado em uma rea distante das unidades
requisitantes, poder o almoxarifado fazer a entrega dos materiais atravs de
veculo e pessoal prprios. Para tanto, devero as unidades administrativas
encaminhar seus Pedidos de Materiais com a antecedncia mnima definida pela
administrao da Unidade.
2. Caso a Unidade necessite de material antes da data prevista para entrega, poder
retir-lo diretamente no almoxarifado, desde que apresente o Pedido de Material
devidamente preenchido e autorizado.

3.7. Como solicitar?
A elaborao de uma solicitao de material dever atender a um mnimo de
padronizao dos seus procedimentos e meios de encaminhamento. Tudo isto visa
otimizar o fluxo de informaes, elevando a qualidade de seu processamento. As
orientaes bsicas descritas abaixo buscam atender a este princpio.

3.7.1. Solicitao de material ao almoxarifado
a) A solicitao de material ao Almoxarifado se dar atravs do formulrio de Pedido
de material - PM ou de sistema informatizado, que o documento hbil para tal
solicitao.
b) O Pedido de Material dever ser preenchido, apresentando os seguintes dados:
cdigo de material;
descrio de material;
unidade de medida (p, kg, etc.);
quantidade desejada;
cdigo e nome do setor requisitante;
assinatura, com carimbo, do servidor autorizado a aprovar, quando no houver
autorizao por meios eletrnicos.
c) O preenchimento do formulrio de Pedido de Material dever se dar,
obrigatoriamente, a partir dos dados e informaes contidas no catlogo;
Proibida a Reproduo e Comercializao
25


d) O Pedido de Material dever ser emitido em 02 vias e encaminhado ao
Almoxarifado para atendimento;
e) Ser devolvido ao requisitante o Pedido de Material cujo preenchimento no
atender, no todo ou em parte, s normas previamente definidas pelo Almoxarifado;
f) No tocante ao fornecimento de material, poder o almoxarifado promover cortes ou
redues nas quantidades solicitadas pelo usurio, quando estas estiverem
incompatveis com o consumo mdio da unidade organizacional, verificado em
srie histrica dos ltimos 03 fornecimentos, objetivando racionalizar o
atendimento de todos os usurios quando as quantidades de estoque forem
insuficientes para cobrir a demanda.

Proibida a Reproduo e Comercializao
26




























Locais de
Armazenamento

Captulo 4

Proibida a Reproduo e Comercializao
27


4. Conceitos e diferenas
Podemos dizer, sob a tica da Administrao de Material, que os termos almoxarifado e
armazm possuem o mesmo significado, ou seja, setor responsvel pelo recebimento,
armazenamento e distribuio das matrias primas e materiais consumidos ou
produzidos, utilizando para tanto, tcnicas adequadas e controles especficos.
Quanto ao termo depsito, este designa quase sempre o local utilizado para a guarda de
materiais, seja ele novo ou usado, cuja maior preocupao a segurana, baseada em
primrios controles de entrada e sada, no sendo constatada a utilizao de tcnicas
apropriadas e nem registro algum na conta estoque da organizao. Logo, s existe o
estoque fsico, e no o contbil, o que incorreto e amplamente condenado pelos rgos
de controle interno e externo.
Dentro da nova viso do Estado de possuir almoxarifados padro, o desejvel que
tenhamos almoxarifados conduzidos de forma gerencial, sob o ponto de vista tcnico e
financeiro, ou seja, que sejam administrados estrategicamente.
Outro esclarecimento que entendemos ser til quanto aos termos estocagem e
armazenagem que, ao nosso ver, no representam a mesma coisa. Entendemos que
armazenados esto todos os materiais que se encontram dentro de um almoxarifado ou
armazm, pertencentes ou no ao estoque, desde que submetidos s tcnicas de
armazenagem e controles necessrios. J os materiais ditos estocados, so to somente
aqueles cujos valores integram a conta estoque, ou seja, que ainda no foram baixados
do estoque, estando sob a responsabilidade exclusiva do almoxarifado.
Assim, todo material cuja baixa de estoque foi efetuada, ou aquele registro de entrada
que ainda no foi executado, est armazenado e no estocado.
Conclumos dizendo que todo material estocado, necessariamente, est armazenado,
mas nem todo material armazenado est estocado.

4.1. Importncia do almoxarifado
A importncia do almoxarifado est na sua atribuio maior de no permitir o
desabastecimento, ou seja, fornecer de forma contnua e ininterrupta materiais e
matrias-primas as diversas unidades produtivas. Faz o papel de mercado interno, j
que dever satisfazer as necessidades materiais da organizao evitando que a cada
demanda se crie um procedimento de aquisio.

Proibida a Reproduo e Comercializao
28


4.2. Estrutura
O almoxarifado, na maioria dos rgos, se constitui de um setor organizado para a
execuo de trs atividades bsicas: recebimento, armazenagem, distribuio, estando
o planejamento de materiais e gesto de estoque, em algumas ocasies, sob a
responsabilidade de outro setor especfico.
RECEBIMENTO ARMAZENAGEM DISTRIBUIO
ALMOXARIFADO

Todavia, pelas especificidades organizacionais verificadas na maioria dos rgos
pblicos, a gesto e o planejamento de materiais so executadas no mbito do prprio
almoxarifado, dentro de uma atividade comumente chamada de controle, geralmente
desenvolvida pelo servidor responsvel pelos registros de entrada e baixa de estoque
ou quando no, pelo prprio chefe do setor.
Assim, cada um desses setores de atividade tem atribuies bem definidas.
Observemos a representao de um almoxarifado assim estruturado:
RECEBIMENTO ARMAZENAGEM CONTROLE DISTRIBUIO
ALMOXARIFADO


4.3. O almoxarife
At meados do sculo passado, o almoxarife ainda era visto como um mero guarda de
materiais. Suas atribuies eram restritas ao trabalho de vigiar os estoques e de
somente distribu-los com autorizao superior, onde a fidelidade e a honestidade eram
requisitos bsicos e nicos, para os candidatos ao exerccio da funo.
Nos dias atuais, a competitividade de mercado e a evoluo dos recursos humanos e
de tecnologia, deram origem a um profissional de almoxarifado mais capacitado e
consciente de sua importncia, conservando virtudes como fidelidade e honestidade,
complementadas pelas qualidades inerentes ao desempenho da funo.
Tratando-se de almoxarife, indispensvel ser organizado, uma vez que dever manter
com exatido uma enorme diversidade de itens. fundamental que seja observador e
atento aos detalhes dos diversos tipos de materiais com os quais ir lidar. essencial a
capacidade de concentrao no desempenho das atividades, j que o almoxarife estar
sempre envolvido com clculos, previses de quantidades, cdigos, etc., onde a
preciso de grande importncia. Desta forma, o responsvel pelo almoxarifado no
mais considerado como um simples almoxarife e sim, um verdadeiro gestor de
almoxarifado.
Proibida a Reproduo e Comercializao
29


Lembre-se: um verdadeiro gestor de almoxarifado no se improvisa. Est comprovado
que o exerccio da funo exige elevado nvel mental e perfeita compreenso de suas
imensas atribuies.

4.4. Planejamento e organizao de almoxarifado
O planejamento e organizao de um almoxarifado tarefa que merece a maior
ateno dos administradores. de fundamental importncia a precisa definio de sua
localizao, instalao e leiaute que devero atender a critrios tcnicos.

4.4.1. Localizao e instalao
Por ser o almoxarifado um setor estratgico, o projeto de localizao e instalao
dever considerar:
maior proximidade com os usurios;
as condies topogrfica e metereolgica do terreno;
preferncias por local de fcil acesso, bem ventilado, que receba a luz do sol e
onde a altura dos prdios vizinhos no o torne sombrio;
evitar locais cujos acessos se dem por escadas, corredores estreitos, elevadores,
etc;
subordinar-se a plano que vise principalmente receber e distribuir;
optar quando possvel, por edifcio trreo, com ptio de manobras que facilite a
carga e descarga;
conhecimento prvio dos materiais e matrias-primas que sero estocados.

4.4.2. Espao e leiaute do almoxarifado
A elaborao de leiaute para a organizao de um almoxarifado visa aproveitar
melhor e de forma racional o seu espao horizontal e, principalmente, vertical, tendo
por conseqncia uma melhor armazenagem dos materiais. Seguem algumas
diretrizes que as organizaes devero saber e prever:
tipo, quantidade, peso e volume dos materiais a armazenar;
a natureza dos produtos: inflamveis, alimentcios, etc.,
em que sero arrumados os materiais: estantes, estrados, etc;
a altura mxima das pilhas e estantes;
os meios de transporte interno e espaos necessrios ao seu trnsito;
as reas destinadas ao recebimento e expedio;
localizao e largura das portas e corredores;
as variaes de temperatura do ambiente;
a iluminao artificial e natural da rea;
a efetivao dos processos de preveno a incndio;
sinalizao e outras medidas de segurana do pessoal e patrimonial.
Proibida a Reproduo e Comercializao
30


Como padro de leiaute de almoxarifado para o Estado, recomenda-se adotar os
seguintes critrios, conforme figura abaixo:










a) o corredor principal deve cortar a rea de um lado a outro, da entrada (E) para a
sada (S);
b) as estantes devem ficar perpendiculares ao corredor principal, formando
corredores secundrios;
c) as reas de recebimento (Rec) e de fornecimento (F) devem ser separadas;
d) o escritrio (Esc) deve ficar junto ao almoxarifado.

4.4.3. Tipos de almoxarifados
Para atender diversidade das atividades que alguns rgos executam, possvel
criar almoxarifados especficos, como por exemplo: almoxarifado de tintas, de
produtos qumicos, de ferragens, dentre outros.
Outros tipos de almoxarifados so os denominados abertos ou fechados, podendo se
apresentar em trs tipos bsicos, dependendo das caractersticas dos materiais:
Armazm - edificao dotada de piso nivelado, cobertura, paredes laterais e
frontais, portas, com rea til dividida em administrao, servios e
armazenagem.
Destina-se aos materiais cuja composio fsica, qumica, alm do tamanho,
valor prprio e demais especificidades, no permitem exposio ao
intemperismo natural, alm de pedir um eficiente sistema de conservao e
segurana.
Galpo estrutura dotada de piso nivelado, cobertura e fechamento lateral e
frontal ou no, dependendo do tipo de material armazenado e segurana
necessria. Armazena materiais no-perecveis (que no se estragam
facilmente), mas que requerem uma certa proteo quanto a sol, chuva e
demais agentes naturais. Exemplo: tubos de pvc, peas de madeira,
cantoneiras de ao e de alumnio, etc.
Rec
F
Esc
S
E
Proibida a Reproduo e Comercializao
31


J nos galpes fechados: cimento, argamassa, cal e outros itens de
construo, alm de componentes de mquinas, motores e equipamentos de
grande porte, onde os fatores umidade e segurana devero ser
considerados para a manuteno da guarda e qualidade.
Ptio rea de armazenagem aberta, ao ar livre, devidamente cercada, piso
nivelado, drenado e pavimentado, com espao suficiente para movimentao
de veculos. So armazenados materiais de fato no-perecveis, onde a ao
metereolgica no provoca perda de qualidade ou danos. Podem ser: areia,
lajota, brita, cabos revestidos ou no (bobinas), material que devido ao seu
tamanho e peso no permite a armazenagem em ambientes fechados, j
que a sua movimentao requer equipamentos de grande porte, etc.

4.5. Atividades de almoxarifado
O almoxarifado possui atividades bsicas de recebimento, armazenagem, controle e
distribuio, explicados nos tpicos seguintes.

4.5.1. Recebimento
Constitui-se nas atividades de recebimento propriamente ditas, inspeo e
conferncia do material e suas condies de aquisio, com o conseqente aceite ou
rejeio pelo almoxarifado.
Conferncia documental - o confronto dos dados do documento fiscal (Nota
Fiscal), com a Autorizao de Fornecimento de Material - AFM, verificando as
condies comerciais pactuadas e constantes da AFM.
Esta verificao necessria porque qualquer divergncia verificada
posteriormente poder dificultar a liquidao contbil e o pagamento da aquisio.
Conferncia quantitativa - A inspeo quantitativa compreende a conferncia e
contagem do material recebido, em confronto com a quantidade informada na
Nota Fiscal e na Autorizao de Fornecimento de Material - AFM, ou outro
documento que gerou o fornecimento do material.
Conferncia qualitativa - A inspeo qualitativa compreende a verificao da
qualidade do material entregue pelo fornecedor vista da Autorizao de
Fornecimento Material - AFM e as especificaes nela contidas.
No recebimento, a anlise/inspeo do material entregue pelo fornecedor torna-se
imprescindvel para perfeita identificao do material em comparao com os
requisitos tcnicos exigidos.
Proibida a Reproduo e Comercializao
32


Essa inspeo poder, dependendo do caso, se dar sob duas formas:
- Inspeo 100%: aquela em todos os materiais, um - um, devem ser
minuciosamente analisados.
- Inspeo por Amostragem: utilizada quando do recebimento de grande volume de
um determinado material, onde se faz necessrio formar um lote de inspeo, que
se dar pela seleo aleatria de certa quantidade de unidades, para verificao
de conformidade com o exigido e constante no contrato de compras.
A ABNT recomenda que uma anlise por amostragem se d de 5 a 10% do total de
unidades entregues.
Ao se deparar com qualquer problema tcnico no recebimento, o almoxarife dever
utilizar os manuais tcnicos, catlogos dos fabricantes, desenhos, projetos tcnicos e
ainda, quando necessrio, elaborar testes de laboratrio ou recorrer ao requisitante
para que esse faa o reconhecimento tcnico do material.
Somente aps o recebimento e aprovao do material pelos setores competentes,
que ser dado o Recebimento definitivo, observando, claro, se o quantitativo
entregue est de acordo com o exigido.
Cabe observar que, conforme estabelece o Art. 161, 4, da Lei Estadual 9.433/05:
O recebimento definitivo de obras, compras ou servios, cujo valor do objeto
seja superior ao limite estabelecido para a modalidade de convite, dever ser
confiado a comisso de no mnimo, 03 trs) membros.
Segue abaixo alguns instrumentos utilizados em inspeo:
Balana


Paqumetro



Proibida a Reproduo e Comercializao
33


Termmetro


Cronmetro

Manmetro

Calibradores de Rosca

Transferidor de Grau



4.5.2. Armazenagem
Vrios fatores influenciam na determinao do processo de armazenagem, dentre os
quais podemos destacar:
Rotatividade dos materiais;
Peso/volume do material;
Fenmenos naturais;
Natureza dos materiais.
Proibida a Reproduo e Comercializao
34


Rotatividade dos materiais
Considerando que se deseja fazer o mnimo de manuseio de materiais, devemos
procurar armazenar os de maior ndice de rotatividade ou giro de estoque, sempre
em locais situados nas proximidades de portas e reas de sadas (setor de
expedio) do almoxarifado, a fim de obtermos com esta medida:
- Reduo do nmero de viagens entre a rea de estocagem e expedio;
- Melhor aproveitamento da mo-de-obra, com menor desgaste fsico do
almoxarife;
- Diminuio do tempo de expedio.
Peso/Volume dos materiais
Os itens volumosos e pesados devem ser estocados, preferivelmente, nas reas
do almoxarifado mais prximas da porta de sada, de modo que a distncia a
percorrer seja menor do que as dos itens leves e de fcil movimentao. Por outro
lado, os itens de grande peso e volume devem ser estocados nas prateleiras mais
baixas ou sobre estrados.
Fenmenos naturais
Devemos atentar para a melhor definio do local em que cada material ficar
estocado, considerando a maior ou menor incidncia dos fenmenos naturais
sobre a rea do almoxarifado, pois, dependendo da sua situao geogrfica, o sol
direto, excessivo, o vento, a chuva e a umidade podero conspirar contra a
conservao do material.
Natureza dos materiais
Considerando que um almoxarifado possui uma grande variedade de materiais e
que, comumente, estes possuem natureza distintas, correto e prudente separ-
los respeitando-se as suas caractersticas prprias. Exemplo: aqueles que so
altamente inflamveis, facilmente carbonizveis, explosivos, que emitem cheiro,
perecveis, etc., devem ser segregados dos demais itens.

4.5.2.1. Arrumao de estoque
Para arrumar os materiais de uma forma mais racional, o almoxarife deve estar
sempre atento aos seguintes cuidados:
cuidar para manter permanentemente livres os acessos s prateleiras do
almoxarifado;
manter os materiais estocados em perfeitas condies de uso;
Proibida a Reproduo e Comercializao
35


arrumar nas prateleiras os materiais mais antigos na frente dos adquiridos mais
recentemente, (Primeiro a Entrar Primeiro a Sair -PEPS);
conservar os materiais de acordo com suas caractersticas, ou seja, materiais
ferrosos, por exemplo, sujeitos oxidao, devem receber proteo de graxa e
leo;
no misturar materiais de diferentes tipos;
arrumar os materiais e equipamentos nas prateleiras de tal forma que o peso
fique bem distribudo, sempre observando que os mais pesados e volumosos
devem ficar nas prateleiras inferiores;
estocar os materiais mais pesados em locais de fcil acesso;
arrumar os materiais perecveis em locais de fcil visualizao;
guardar materiais midos como: porcas, presilhas, botes, etc., em caixas
distribudas de forma ordenada nas prateleiras ou em gavetas.

4.5.2.2. Unidades de estocagem
Costuma-se designar unidades de estocagem estrutura destinada para a
arrumao, localizao e segurana do material de estoque. Podero ser estantes,
armaes, estrados (pallets), caixas e outros. Apresentaremos aqui aqueles que
comumente so os mais usados:
Estante um conjunto estrutural desmontvel, metlico ou de madeira, destinado
estocagem de material com peso e/ou volume relativamente baixos. As
estantes podero ser selecionadas horizontalmente formando prateleiras,
horizontal e verticalmente formando escaninhos, bem como podero
comportar gavetas.
Estrado uma estrutura metlica, plstica ou de madeira, de seo retangular,
destinada a estocagem de material que, em face de seu peso e/ou volume,
caractersticas fsicas e quantidades, no podem ser estocados em estantes
e armaes. Esses estrados possuem medidas definidas em funo do tipo
de unidade de estocagem, equipamento de movimentao e transporte a
serem utilizados (empilhadeira, vages, carrocerias de caminhes, carretas,
etc.). No Brasil, existem inmeras medidas de estrados, porm, as mais
usadas so de 1,00 X 1,20m ou 1,20 X 1,20m.
Proibida a Reproduo e Comercializao
36


4.5.2.3. Localizao de material em estoque
Denomina-se localizao de material a correta identificao da posio do material
em estoque nas instalaes de armazenagem, geralmente regulada por normas
especficas.
A localizao de qualquer material que integre o estoque de um almoxarifado no
pode ser tarefa difcil nem segredo para aqueles que compem a equipe do setor.
Cada produto deve possuir um endereo prprio que facilitar e racionalizar a
retirada e guarda nas prateleiras, proporcionando maior agilidade.
Para isso, institui-se um cdigo numrico, alfabtico ou alfa-numrico, aos
corredores, ruas, estantes, prateleiras, escaninhos, etc., que sirva para identificar
onde se encontra cada material.
Sugerimos que esses cdigos constem em todos impressos que so prprios de um
almoxarifado.
Como padro de localizao de materiais para o Estado, deve-se adotar a seguinte
metodologia:
a) numerar os corredores
secundrios da esquerda
com nmeros mpares e os
da direita com nmeros
pares;
b) identificar cada mdulo do
corredor de estantes com
letras;
c) numerar as prateleiras de
baixo para cima.

Exemplo de um cdigo de localizao, considerando o material indicado na figura
pelo retngulo tracejado: 2B3, informando que o material est localizado no corredor
2, do mdulo B do corredor de estantes e na prateleira 3.

4.5.2.4. Conservao do material
Os cuidados normais que so requeridos para a perfeita conservao dependem,
essencialmente, das caractersticas e natureza dos materiais.
As caractersticas de conservao das distintas categorias de materiais podem
variar de um para outro, entretanto, as principais causas de deteriorao que atuam
diretamente contra a perfeita conservao dos materiais, so:
Armazenagem prolongada (responsvel por fenmenos como descolorao,
liquidificao, solidificao, apodrecimento, etc.);
2
B
Corredor secundrio
Corredor
principal
A
Proibida a Reproduo e Comercializao
37


Reaes qumicas (causadas por manipulaes incorretas de embalagens,
exposies a calor ou frio, contato com outros agentes, etc.);
Contaminao (por insetos, roedores ou substncias txicas);
Agentes biolgicos (ao de bactrias, fungos, mofo, etc.);
Danos fsicos (devido a movimentao e armazenagem pouco cuidadosa gerando
quebra, avaria, achatamento, rompimento de embalagens, etc.);
Temperatura (variaes inadequadas e freqentes);
Fenmenos meteorolgicos (chuva, sol, vento, geada, etc);
Oxidao (sobre produtos metlicos);
Odores estranhos (alguns materiais so suscetveis de absorver odores);
Umidade (o inimigo nmero um da conservao, j que d causa a outros tantos
fenmenos prejudiciais conservao dos materiais).
Como exemplo, podemos ainda citar os cuidados prprios com itens de borracha
que devem ser armazenados em reas secas, frescas, sem exposio aos raios de
sol direto e bem ventilado. Devero ser armazenados livres de leo, graxa, poeira e
serem protegidos com talco industrial.
Assim, a fim de proceder a uma armazenagem apropriada, o almoxarife deve saber:
quais artigos so explosivos ou altamente inflamveis ou txicos, classificando-os
como perigosos e providenciar para que a falta de conservao no cause danos
s pessoas e ao patrimnio;
quais os considerados agentes de carbonizao, com a finalidade de separ-los
dos altamente inflamveis e combustveis;
quais os que devem ser estocados em cmara isolada ou reas de segurana;
quais os que requerem temperaturas baixas para sua conservao;
quais os que tm tempo de conservao limitada e qual a limitao de cada um
deles;
quais os que exalam cheiro forte e que devem ficar longe de gneros alimentcios.

4.5.2.5. Segurana de armazenagem
Entende-se por segurana de armazenagem o conjunto de aes, normas e
procedimentos que visam evitar, furtos, roubos, quebras e avarias de equipamentos
e materiais, bem como acidentes pessoais. Dentre essas aes, destacamos:
evitar acesso e circulao de pessoas estranhas ao quadro de servidores do
almoxarifado;
Proibida a Reproduo e Comercializao
38


proibir o fumo nas instalaes internas do armazm;
providenciar a instalao de equipamentos contra incndio, observando normas
tcnicas;
evitar trnsito de veculo em velocidade que ponha em risco as pessoas, materiais
e instalaes;
utilizar smbolos que estabeleam cuidados na estocagem, manuseio e transporte
dos materiais;
utilizar cores, dsticos, acessrios e smbolos de segurana em toda a rea do
almoxarifado, atravs de placas, etiquetas, cones, pintura, etc.
Com vistas a atingir o padro esperado para os almoxarifados na Administrao
Pblica Estadual, recomendamos as seguintes diretrizes:
a) ter um sistema para detectar incndio;
b) sinalizar os extintores de incndio;
c) treinar o pessoal no uso de extintores;
d) adotar espaamentos mnimos na rea de estocagem como:
- largura de corredores: 1,20 m;
- distncia mnima entre pilhas de materiais e paredes: 0,50m;
- distncia entre a parte mais alta dos materiais e o teto: 1m
d) ter portas distintas para entrada e sada de material;
e) no obstruir o acesso aos corredores;
f) no fazer gambiarras nas instalaes eltricas.

4.5.2.6. Manuseio do material
As principais diretrizes para manuseio de materiais so , dentre outras:
1. A manipulao dos materiais deve ter sempre em vista eliminar desvios
desnecessrios, aumento de distncia, circulao excessiva, subida e descida
de escadas e congestionamento;
2. A embalagem original dos produtos deve ser mantida durante o manuseio;
3. A manipulao deve ser feita com meios adequados de transporte como:
empilhadeiras, carrinhos, caixas, cestas, etc., a fim de evitar esforos
desnecessrios, demoras ou danos.
4. Os meios de transporte internos devem ser totalmente carregados at o limite
(mas nunca alm destes) de peso e volume, evitando viagens desnecessrias
que aumentaria o custo operacional, em caso de excesso de peso e volume,
h grande risco de acidentes.
Proibida a Reproduo e Comercializao
39



Segue abaixo alguns equipamentos para movimentao de materiais em
almoxarifado
Empilhadeira

Carro Plataforma

Cantilever

Porta Pallet

Escada

Proibida a Reproduo e Comercializao
40


4.6. Controle de almoxarifado
O controle de almoxarifado se d pelo conjunto de aes integradas que registram e
garantem a eficincia da movimentao de estoque, bem como de aes relacionadas a
sua gesto, manuteno e segurana, sempre baseada em tcnicas especficas e
acobertadas por documentos.

4.6.1. Movimentao de estoque
Entradas
As entradas de materiais, contabilmente chamadas de incorporaes de bens de
consumo, devero se dar, ordinariamente, por documentao especfica para cada
caso que lhe d origem, podendo ser por:
Aquisio
Doao
Transferncia
Emprstimo
Devoluo
Outras
Seus registros devero ocorrer a partir das seguintes informaes:
Classificao da origem (aquisio, doao, etc.);
Nmero do documento de origem (AFM, Guia de Transferncia, etc.):
Nmero da Nota Fiscal;
Data da emisso da NF;
Data do recebimento dos materiais.

Sadas
Tambm chamadas de desincorporaes de bens de consumo. Todas sadas de
material de estoque ocasionaro uma baixa no seu saldo fsico e contbil e devero
se dar, ordinariamente, por documento de solicitao de material, cuja finalidade
poder ser para:
consumo;
transferncia;
doao;
alienao
outros.

Proibida a Reproduo e Comercializao
41


Todo documento que registre a sada de um material, necessariamente dever
apresentar:
nome do setor de destino;
nmero do pedido;
data da sada;
cdigo do material;
cdigo da rea requisitante;
descrio do material;
quantidade requisitada e efetivamente entregue;
unidade de fornecimento;
preo unitrio;
preo total do item;
identificao do solicitante, do autorizador e do despachante.
Partindo do pressuposto que o pessoal do almoxarifado responsvel pelo material
estocado, nunca demais lembrar que todas as entradas e sadas devem estar
acompanhadas de documentos legais que comprovem a sua efetiva movimentao.

4.6.2. Distribuio
Todo material adquirido e conseqentemente recebido pelo almoxarife, depois de
debitado pela contabilidade, passa a ser de sua inteira responsabilidade, incumbindo-
se da sua guarda e distribuio.
A requisio um pedido oficial, pormenorizado, do setor que vai usar ou consumir o
material. Ao receber uma requisio, o despachante ter que preliminarmente efetuar
diversas conferncias:
i. verificar se o setor emitiu a requisio dentro dos padres previamente
definidos pelo almoxarifado;
ii. constatar se as quantidades pedidas esto normais e dentro das possibilidades
do estoque;
iii. examinar e confrontar a assinatura constante da requisio com aquela
credenciada junto ao almoxarifado, previamente autorizada.
Realizados tais exames e constatada a sua boa origem, tal documento remetido ao
setor de estocagem. O estoquista separa o material, efetua a devida anotao e
remete para a expedio, onde o despachante faz a entrega ao requisitante e realiza
o registro das sadas no mdulo Estoque do sistema SIMPAS.
Proibida a Reproduo e Comercializao
42


Sugerimos que antes de se efetuar qualquer entrega de material, este passe por uma
ltima conferncia, ainda na rea fsica do almoxarifado, antes de ser entregue ao
requisitante.
Para almoxarifados distantes dos seus usurios finais, sugerimos que a organizao
elabore um cronograma de entrega de materiais. Para isso, dever o almoxarifado
possuir pessoal e veculo disponveis. Ressaltamos para a importncia de que nenhum
material existente no estoque do almoxarifado seja fornecido sem a competente
requisio.

4.6.3. Gesto de estoque
A manuteno de estoque de material representa imobilizao de capital, alm de
acarretar outros custos administrativos e operacionais. O ideal para a instituio seria
no possu-lo, na medida em que fosse possvel atender ao usurio no momento que
ocorresse a sua necessidade.
Entretanto, isso no acontece e torna-se necessria a existncia de um certo nmero
de itens de materiais estocados, disponveis aos usurios de forma imediata, que
sirva para garantir a manuteno das atividades operacionais da instituio.
Portanto, se no podemos evitar a formao de estoques, devemos, quando muito, t-
los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas.
Assim, justificamos a existncia de estoques, a partir das seguintes razes:
impossibilidade de se ter os materiais em mos quando as necessidades
ocorrerem;
reduo da necessidade de acionar constantemente o servio de compra, que
alm de gerar custos demorado;
segurana contra riscos de desabastecimento do mercado fornecedor;
aumento imprevisto do consumo mdio.
Formao e dimensionamento de estoque
Justificada a necessidade de existncia, cabe ento a definio: o que e quanto
estocar. Para tanto, caber ao planejamento a identificao do universo de materiais
necessrios a cada setor da instituio, bem como da sua quantidade de consumo.
Esse segundo aspecto sempre mais complexo, pois o usurio costuma
superestimar as suas necessidades, acrescentando aos pedidos os efeitos do fator
desconfiana. O desafio deste trabalho alcanar o ponto de equilbrio entre o ideal
e o possvel, considerando sempre que, nesse caso, qualquer acrscimo gera
gastos adicionais.
Proibida a Reproduo e Comercializao
43


Sugerimos que essa adequao de necessidade se d com base em dados,
devidamente justificados e, quando possvel, confrontados com dados histricos de
consumo. Essa adequao de necessidade resultado da anlise de, pelo menos,
trs dados relevantes: a demanda do material, seu valor de consumo e sua
criticidade.
a) Classificao por tipo de demanda:
Demanda regular ou comum;
Demanda especfica;
Demanda eventual;
Demanda regular ou comum
Caracterizada por aqueles materiais de consumo regular e previsvel,
geralmente vinculados manuteno administrativa do setor. Ex: material de
escritrio, limpeza, suprimentos de informtica, etc.
Demanda especfica
Refere-se queles materiais cujo consumo se refere a condies e situaes
operacionais especficas de um determinado setor.
Demanda eventual
Refere-se ao consumo daqueles materiais de difcil previso, que so
eventualmente utilizados.
b) Classificao quanto ao valor de consumo
Mtodo ABC
Desenvolvido pelo economista e socilogo italiano Vilfredo Pareto, em 1897, e
utilizado inicialmente para caracterizar a distribuio de renda entre a populao,
foi adaptado no gerenciamento de estoques para permitir identificar itens que
justificam ateno e tratamentos diferenciados.
Tambm chamada de classificao ABC ou Curva ABC, consiste no agrupamento
de todos os itens em trs classes diferentes, de acordo com o valor de consumo
de cada item.
Etapas para elaborao da classificao/curva
A ttulo de exemplificao e para demonstrar as etapas de confeco de uma
curva ABC, apresentaremos um caso fictcio de um estoque que possui 10 itens,
(apesar de poder ser feito com qualquer nmero de itens), onde a classificao se
dar com base no valor de consumo mensal.
Proibida a Reproduo e Comercializao
44


Etapas:
1. Identifica-se o universo de itens de estoque que se deseja classificar (total, por
tipo de estoque. Ex: s limpeza, informtica, construo, etc. ou todos os itens
com consumo no perodo);
2. Lista-se todos os itens com seus respectivos preos mdios unitrios e
consumo (colunas 1, 2 e 3 do quadro abaixo)
3. Calcula-se o valor de consumo de cada item = preo unitrio x consumo
(coluna 4);
4. Identifica-se a ordem de grandeza de cada item apresentado (coluna 5);
MATERIAL
PREO
UNITRIO (R$)
CONSUMO
MDIO
MENSAL (Qtd)
VALOR DO
CONSUMO (R$)
CLASSIFICAO
POR ORDEM DE
GRANDEZA
M1 12,00 200 2.400,00 1
M2 5,50 40 220,00 6
M3 10,00 150 1.500,00 2
M4 7,00 50 350,00 5
M5 4,50 100 450,00 4
M6 2,20 50 110,00 8
M7 1,00 80 80,00 9
M8 3,50 200 700,00 3
M9 2,00 70 140,00 7
M10 0,50 100 50,00 10
5. Agrupa-se os itens por ordem crescente (ou decrescente) de grandeza de
valor total (coluna 1 do quadro abaixo);
6. Calcula-se o valor do consumo acumulado e respectiva porcentagem em
relao ao valor de consumo total (porcentagem acumulada).
Ex: (Valor Acumulado x 100)
Soma Total
MATERIAL
PREO
UNITRIO (R$)
CONSUMO
MDIO
MENSAL (Qtd)
VALOR DO
CONSUMO (R$)
CLASSIFICAO
POR ORDEM DE
GRANDEZA
M1 12,00 200 2.400,00 1
M2 5,50 40 220,00 6
M3 10,00 150 1.500,00 2
M4 7,00 50 350,00 5
M5 4,50 100 450,00 4
M6 2,20 50 110,00 8
M7 1,00 80 80,00 9
M8 3,50 200 700,00 3
M9 2,00 70 140,00 7
M10 0,50 100 50,00 10
Proibida a Reproduo e Comercializao
45


7. Agrupase os itens em classes conforme apresentado no quadro abaixo.
ITEM VALOR R$
CLASSE
(MATERIAL)
QTDE PERCENTUAL
TOTAL
ACUMULADO
PERCENTUAL
A
(M1, M3)
2 20% 3.900,00 65%
B
(M4, M5, M8)
3 30% 1.500,00 25%
C
(M2, M6, M7, M9,
M10)
5 50% 600,00 10%
TOTAL 10 100% 6.000,00 100%
C) Classificao: quanto a criticidade
Consiste no agrupamento de todos os itens de estoque em 3 nveis, de acordo
com a importncia operacional de cada item, sob a tica das implicaes dos
riscos decorrentes de sua falta.
Nveis de criticidade:
Nvel 1 Materiais imprescindveis ao funcionamento da unidade, cuja falta
ocasiona a paralisao da produo ou operao, ou trazem riscos
para a segurana e que no possuem similares ;
Nvel 2 Materiais cuja falta pode ocasionar paralisao de atividades ou afetar a
segurana da unidade, porm podem ser substitudos por equivalentes;
Nvel 3 Materiais cuja falta no provoca a paralisao de atividades, podendo ter
ou no equivalentes.

4.6.4. Valorao de estoque
Trs so os critrios existentes para a valorao dos estoques:
1. PEPS (Primeiro a Entrar e Primeiro a Sair) aquele que consiste na baixa dos
itens de estoque de entrada mais antigas para as mais recentes.
Quantidade Preo Unitrio R$ Valores R$.
Data
Entrada Sada Saldo Compra
Movime
ntao
Entrada Sada Saldo
14/01 100 - 100 6,00 - 600,00 - 600,00
16/02 200 - 300 10,00 - 2.000,00 - 2.600,00
18/02 - 50 250 - 6,00 - 300,00 2.300,00
20/02 - 50 200 - 6,00 - 300,00 2.000,00
20/02 - 20 180 - 10,00 - 200,00 1.800,00
O critrio PEPS, embora permitido pela legislao do Imposto de Renda, no
muito utilizado. , porm, muito utilizado para controle fsico dos materiais com data
de validade (Ex: medicamentos).
Proibida a Reproduo e Comercializao
46


2. UEPS (ltimo a Entrar e Primeiro a Sair) Neste critrio, a baixa de estoque se
d sempre pelo custo mais recente.
Seu uso no aceito no Brasil, pela legislao do Imposto de Renda.
Quantidade Preo Unitrio R$ Valores R$
Data
Entrada Sada Saldo Compra
Movimenta-
o
Entrada Sada Saldo
14/01 100 - 100 6,00 - 600,00 - 600,00
16/02 200 - 300 10,00 - 2.000,00 - 2.600,00
18/02 - 50 250 - 10,00 - 500,00 2.100,00
,20/02 - 70 180 - 10,00 - 700,00 1.400,00
3. PREO MDIO Consiste na mdia ponderada entre os custos unitrios dos
estoques remanescentes e o mais recentes.
Este critrio o mais recomendado (tambm o mais utilizado pelas empresas
brasileiras, como soluo adequada para apurao de custos de materiais, visto
que alm de atender legislao do Imposto de Renda, de simples execuo).
Quantidade Preo Unitrio R$ Valores R$.
Data
Entrada Sada Saldo Compra
Movimen-
tao
Entrada Sada Saldo
14/01 100 - 100 6,00 6,00 600,00 - 600,00
16/02 200 - 300 10,00 8,66 2.000,00 - 2.600,00
18/02 - 50 250 - 8,66 - 433,35 2.166,65
20/02 - 70 180 - 8.66 - 606,69 1.559,96
Para se apurar o preo unitrio de movimentao, divide-se o valor total de estoque
do item pelo saldo em quantidade.

4.6.5. Controle de estoque
O controle dos nveis de estoque no deve ser feito pela experincia, intuio ou
observao tcnica, apesar da importncia que essas anlises tambm possuem na
prtica diria, mas baseado em frmulas matemticas que garantam maior preciso e
segurana na definio de parmetros de ressuprimento, impedindo que haja falta ou
estoque ocioso no almoxarifado.
Como nveis de estoque, compreende-se o estoque de segurana, o ponto de
reposio e a quantidade de reposio.
Assim, procuraremos demonstrar um sistema de controle de fcil aplicao devido a
sua simplicidade, mas que achamos perfeitamente aplicvel na maioria das instituies
pblicas, desde que os itens de estoque tenham um consumo regular e previsvel.
Proibida a Reproduo e Comercializao
47


Alm disso, tais parmetros sero considerados como padro para os almoxarifados
estaduais, podendo, posteriormente, serem alterados com a introduo de outros
conceitos gerenciais e estratgicos.
So considerados parmetros de ressuprimento:
Consumo Mdio (CM) a medida do consumo dentro de uma unidade de tempo:
dia, semana, quinzena, ms ou ano. Para efeito de nosso estudo, utilizaremos
o consumo mdio mensal.
CM = Qc1 + Qc2 + Qc3
Pc
Sendo: Qc quantidade consumida a cada ms
Pc perodo de consumo (n de meses)
Tempo de Reposio (TR) o tempo decorrido entre a data da requisio de
compra e a data da efetiva entrada do material no estoque do almoxarifado.
Para o caso em estudo, a base temporal para clculo do TR o ms. O TR
varia de item para item de acordo com a maior ou menor dificuldade de
obteno junto ao mercado. O tempo de reposio pode ser tomado pela sua
mdia, mediante o mesmo mtodo mostrado acima para clculo do consumo
mdio.
Estoque de Segurana (ES) a quantidade destinada a evitar o
desabastecimento decorrente do atraso da compra ou aumento inesperado do
consumo. Dever ser o menor possvel e, para aqueles materiais de alta
criticidade, deve-se fazer maior imobilizao financeira. A frmula mais simples
para o clculo do estoque de segurana :
ES = CMM x TR x IEC
TR = Tempo mdio de reposio
IEC = ndice estratgico de estoque, na forma de percentual que, em funo
do tipo de demanda da curva ABC e da sua criticidade, conforme tratado
acima, pode reduzir ou aumentar o estoque de segurana em funo da
importncia do item.
No desejando utilizar o IEC, a Unidade poder calcular o estoque de
segurana como sendo:
ES = CMM x TR
Ponto de Pedido ou Reposio (PR) a quantidade de material que ao ser
alcanada determina a emisso de um pedido de compra.
PR = (CMM x TR) + ES
Proibida a Reproduo e Comercializao
48


Intervalo de Ressuprimento (IR) o intervalo de tempo entre dois
ressuprimentos, expresso em ms. O IR ser estipulado pela rea responsvel
dentro da poltica de estoque adotada pela instituio.
Quantidade de Reposio (QR) a quantidade de material a ser solicitada para
compra, sempre que o estoque atingir o ponto de reposio.
QR = CMM x IR
Estoque Mximo (EM) a quantidade mxima de material permitida para estoque.
Teoricamente, ser sempre o resultado da soma entre o ponto de reposio e a
quantidade de reposio.
EM = QR + PR

4.7. Inventrio
O inventrio dos materiais de estoque consiste na contagem fsica dos itens, de modo a
permitir uma boa administrao e a conciliao das posies dos registros contbeis
com os saldos fsicos do estoque.
Atravs do inventrio, podemos avaliar o desempenho do almoxarifado, verificando,
tambm, seus controles, possveis avarias e extravios, deficincia de acondicionamento
e embalagem, os sistemas de identificao e conservao dos materiais.
Principais Tipos de Inventrios:
Inventrio Rotativo (IR) Consiste na contagem dos itens, conforme periodicidade
definida de comum acordo com as convenincias da unidade.
Inventrio Final de Exerccio (IFE) realizado no final de exerccio, que consiste
na contagem fsica dos materiais de modo a permitir a conciliao das posies dos
registros contbeis e dos saldos fsicos do estoque.


Proibida a Reproduo e Comercializao
49





























Aquisies de
Material

Captulo 5
Proibida a Reproduo e Comercializao
50


5. Introduo
So dignas de elogio as iniciativas do Poder Executivo Estadual que objetivam viabilizar e
disponibilizar aos rgos e entidades das Administraes Direta e Indireta,
respectivamente, mecanismos e instrumentos para proporcionar maior celeridade,
segurana e economicidade s aquisies de bens e servios.
Dentre esses instrumentos, destacamos a Lei Estadual de Licitaes e Contratos
Administrativos n 9.433, de 01/03/2005, do Estado da Bahia, o Sistema de Material,
Patrimnio e Servios SIMPAS e o Sistema de Compras Eletrnica, denominado
Comprasnet.ba. Estes instrumentos tem o objetivo de promover uma verdadeira
revoluo nas contrataes pblicas, estabelecendo uma aproximao significativa com o
mercado, a partir da utilizao de procedimentos de negociao geis, objetivos e
desburocratizados, semelhantes aos utilizados pela iniciativa privada em suas
contrataes.
A Lei Estadual n 9.433/2005, constituem os seguintes pontos de destaque: utilizao do
prego presencial eletrnico, com franca margem de benefcios, notadamente quanto a
transparncia, reduo da burocracia, tempo e preo; inverso das fases do
procedimento licitatrio e etc.
O Comprasnet.ba foi institudo atravs do Decreto Estadual n 8.018, 21 de agosto de
2001, para a realizao de compras de bens e contratao de servios comuns por meio
eletrnico, no mbito da Administrao Pblica Estadual do Poder Executivo. Tendo como
principais benefcios a ampliao do quantitativo de fornecedores participantes,
transparncia no acompanhamento e controle de gasto, maior agilidade no processo de
aquisio e reduo nos preos praticados.
O SIMPAS foi institudo atravs do Decreto n 7.919/2001, com a finalidade de
descentralizar a gesto operacional dos processos de contratao de materiais e de
servios, e consolidar as informaes gerenciais para a tomada de decises nos diversos
nveis de gesto.
Neste captulo, focamos alguns procedimentos operacionais atravs dos mdulos do
SIMPAS que permitem s Unidades Gestoras o gerenciamento dos processos de
licitao, aquisio, distribuio e controle de materiais em almoxarifado.

5.1. Catalogao
O Poder Executivo do estado da Bahia adotou o Federal Supply Classification - FSC
como referncia para classificao de material e servio, objetivando otimizar os
processos de compras e contratao para o setor pblico. O FSC foi publicado atravs
da Portaria n 2.050, de 18 de maio de 1992, no Dirio Oficial da Unio de 21 de maio
de 1992.
Proibida a Reproduo e Comercializao
51


No Catlogo Unificado de Materiais e Servios do SIMPAS, todo item est associado a
um cdigo, que obedece seguinte regra:
Grupo

Classe

75.10.00.00000019 -7
Cdigo gerado pelo SIMPAS
Identifica se o item de uso especfico # 00 ou comum = 00

Famlia
Nota:
Os grupos de 01 a 09 so relacionados a itens de servios.
Os grupos de 10 a 99 so relacionados a itens de materiais.
Conforme a Lei Estadual 2.322/66, art. 171:
... os itens de material adequados ao servio pblico estadual constaro, de
forma genrica ou especfica, do Catlogo de Material...
Quando da necessidade de adquirir materiais, a Unidade Gestora dever consultar
previamente o Catlogo Unificado de Material e Servio no SIMPAS. Caso no encontre
o item desejado, torna-se necessrio a sua composio e solicitao de sua ativao no
Catlogo. Aps esses procedimentos, iniciar o processo de aquisio mediante a
gerao da Requisio de Material - RM.

5.2. Aquisio de material
Toda aquisio de material, seja consumo ou permanente, dever ser realizada pelo
setor de compras, que dar incio ao processo atravs da gerao da Requisio de
Material RM no mdulo RM/RS do SIMPAS. De acordo com a estimativa da compra, o
usurio escolher um dos seguintes processos seletivos: Dispensa Eletrnica, Dispensa
Tradicional, Inexigibilidade ou uma das modalidades de licitao: Convite, Tomada de
Preos, Concorrncia ou Prego. O Estado da Bahia adota como limites o resultado do
percentual de 70% sobre os limites praticados no mbito da Unio.
Segue abaixo tabela dos valores limites fixados.
Objeto Limite R$ Tipo Prazo Mnimo
At 5.600,00 Dispensa No tem
At 56.000,00 Convite 5 dias teis
At 455.000,00 Tomada de Preo 15 dias
Acima de 455.000,00 Concorrncia 30 dias
Compras e
Servios
Sem limite Prego 8 dias teis
Proibida a Reproduo e Comercializao
52


Aps a homologao do processo seletivo a RM ficar disponvel no mdulo Compras
para que o usurio possa gerar a Autorizao de Fornecimento de Materiais AFM e
efetuar a contratao dos materiais junto aos fornecedores vencedores, previamente
cadastrados no mdulo Cadastro de Fornecedores.
Quando for aquisio de itens integrantes do Registro de Preos, basta a gerao da
RM e, na seqncia a gerao e emisso da AFM para formalizao da contratao.

5.3. Procedimentos a serem adotados aps a gerao e emisso da AFM
O responsvel pelo setor de Compras dever convocar o fornecedor para assinatura
da AFM. A convocao ser formal atravs de ofcio padro disponibilizado no mdulo
Compras do SIMPAS. Recomenda-se no enviar AFM para os fornecedores atravs
de fax, visto que muitos deles alegam falta de recebimento, no comparecendo
Unidade para assinar o devido documento;
A data da assinatura pelo fornecedor ser registrada no SIMPAS, para que o sistema
possa registrar o prazo de entrega do material adquirido, conforme determinado na
AFM.
Aguardar a entrega do material;
Quando da entrega do material, o usurio dever fazer a conferncia, comparando os
dados da Nota Fiscal com a AFM e lanar o recebimento do objeto no SIMPAS, para
que o sistema proceda a baixa da AFM.

5.4. Ordem cronolgica dos lanamentos
Toda documentao relativa s entradas e sadas de materiais no estoque a serem
lanadas no SIMPAS, devero ser colocadas na ordem cronolgica em que ocorreram
as movimentaes. Esse procedimento evitar que uma determinada sada seja
valorizada por valor diferente daquele vigente quando da entrega fsica do material para
o solicitante. Esse problema ocorre quando existe entrada de material entre dois
lanamentos de sada, pois o SIMPAS atualiza o valor unitrio do item a cada nova
entrada na movimentao.

5.5. Lanamentos de Nota Fiscal no mdulo Estoque
O responsvel pelo almoxarifado no SIMPAS dever realizar os lanamentos das Notas
Fiscais adotando os seguintes procedimentos:
- os dados da NF, relativos AFM, devero ser lanados, primeiramente, no mdulo
Compras, na rotina Diligenciamento / Complementar Dados da NF, para o registro do
desempenho do fornecedor;
Proibida a Reproduo e Comercializao
53


- aps o registro do desempenho do fornecedor, gerar movimentao de estoque na
rotina Entrada Material/por AFM;
- no caso de uma NF para uma ou mais AFM, aps o preenchimento dos dados da NF,
o usurio dever incluir todas as AFMs e seguir os procedimentos orientados pelo
sistema;
- no caso de uma ou mais NF para a mesma AFM, o usurio informar o nmero da NF
que tenha itens da AFM selecionada, devendo realizar os lanamentos conforme a
entrega fsica do material;

5.6. Conferncia dos lanamentos
As movimentaes de entradas e sadas no mdulo Estoque devem ser conferidas em
tempo hbil para correo.
Esclarecemos que, havendo erro de lanamento, o sistema permite que a
movimentao seja estornada no prprio ms ou at o 15 dia corrido do ms
subseqente quele em que ocorreu o lanamento. No sendo detectado e corrigido o
erro no prazo determinado, caber a Unidade Gestora, justificar a diferena tanto nos
saldos fsico e financeiro do almoxarifado no SIMPAS, quanto no Sistema Contbil e
Financeiro - SICOF, no que diz respeito parte financeira, quando do encerramento do
primeiro inventrio fsico realizado posteriormente ao lanamento registrado no
estornado.

5.7. Relatrios disponveis no mdulo Estoque do SIMPAS para conferncia
dos lanamentos.
Movimentao Fsico-Financeiro este relatrio possibilita a visualizao de todas as
movimentaes realizadas em estoque, tais como: entradas, sadas, saldo inicial,
estornos e ajustes, para um ou todos os itens do almoxarifado em um determinado
perodo que ser informado pelo usurio;
Balancete Mensal por Perodo este relatrio, consolida as informaes de entradas
e sadas dos itens, no perodo informado pelo usurio;
Balancete Mensal - este relatrio, consolida as informaes de entradas e sadas dos
itens, no ano e ms informado pelo usurio;
Relao de Entradas por Data este relatrio, possibilita ao usurio conferir todas as
entradas realizadas em estoque no perodo que ser informado por ele, exceto
aquelas que foram estornadas dentro do mesmo perodo;
Relao de Entradas por Notas Fiscais este relatrio possibilitar ao usurio conferir
todas as entradas realizadas por fornecedor;
Proibida a Reproduo e Comercializao
54


Relao das Sadas por Data - este relatrio, possibilita ao usurio conferir todas as
sadas realizadas em estoque no perodo que ser informado por ele, exceto aquelas
que foram estornadas dentro do mesmo perodo.

5.8. Conciliao contbil
A conciliao consiste na conferncia de todos os lanamentos provenientes das
incorporaes automticas no momento da liquidao (entrada) ao credor atravs do
SICOF, com os lanamentos de entradas realizadas no SIMPAS, provenientes da
entrega dos materiais contratados. O mesmo procedimento ser realizado para as
sadas lanadas no SICOF, atravs das informaes do relatrio Balancete Mensal.
Os saldos financeiros do SIMPAS devem ser conciliados mensalmente com os saldos
do Sistema Contbil e Financeiro - SICOF. A conciliao possibilita ao gestor de
almoxarifado ter um maior controle dos valores de Entradas e Sadas dos materiais em
estoque, proporcionando maior segurana quando da realizao dos inventrios
rotativos ou para encerramento de exerccio.
padro de procedimento para os responsveis dos almoxarifados realizar a
conciliao mensal dos valores de estoque, at certificar-se que os registros foram
realizados corretamente.
Com a finalidade de orientar melhor o gestor de almoxarifado quanto conciliao dos
saldos entre os citados sistemas, sugerimos a adoo dos seguintes procedimentos
previamente conciliao mensal:
a) enviar a NF ao setor financeiro para pr-liquidao, liquidao e incorporao da
movimentao no SICOF, aps os lanamentos de compra no mdulo Estoque do
SIMPAS;
b) informar ao responsvel pelo registros contbeis da Unidade Gestora no SICOF,
para efeito de incorporao na conta contbil Almoxarifado Bens de Consumo,
todos os valores de entrada oriundos de transferncia ou doao registrados no
SIMPAS;
c) informar ao responsvel pelos registros contbeis da Unidade Gestora no SICOF,
para efeito de baixa na conta contbil Almoxarifado Bens de Consumo, todos os
valores de sada oriundos de solicitao interna, transferncia, doao ou descarte
registrados no SIMPAS;
d) conciliar, a cada movimentao e dentro do ms em que ocorreu, os valores
registrados no SIMPAS e no SICOF;
e) imprimir, ao final de cada ms, o relatrio Balancete Mensal no mdulo Estoque do
SIMPAS, na rotina Relatrios, para envio ao setor financeiro;
Proibida a Reproduo e Comercializao
55


f) solicitar ao responsvel pelo registros contbeis da Unidade Gestora no SICOF, ao
final de cada ms, o relatrio Razo Financeiro da conta contbil Almoxarifado
Bens de Consumo para conciliao com a movimentao registrada no SIMPAS;
g) os responsveis pelo almoxarifado e pelos registros contbeis da Unidade Gestora
no SICOF devem conferir todos os valores de entrada e sada, confrontando os
relatrios citados nos itens E e F;
h) os saldos finais dos relatrios Balancete Mensal e Razo Financeiro devem ser
iguais;

5.9. Relatrios disponveis no SICOF para conferncia dos lanamentos
Razo Financeiro atravs deste relatrio, o usurio poder conferir o histrico dos
lanamentos de incorporao automtica no momento da liquidao (entrada) e as
baixas de material (sada), registrados no SICOF;
Pagamentos a um Credor atravs deste relatrio, o usurio poder conferir o
pagamento efetuado a um determinado fornecedor;
Relao de Pagamentos por Subelemento de Despesa - atravs deste relatrio, o
usurio poder conferir os pagamentos efetuados a todos os fornecedores da
Unidade Gestora pelo elemento 30, em um determinado perodo.

5.10. Inventrio no SIMPAS
A conferncia fsica do estoque poder ser realizada de diversas formas e em perodos
distintos. O mdulo Estoque do SIMPAS possui dois tipos de inventrio: Rotativo e
Encerramento de Exerccio.
O inventrio Rotativo pode ser realizado dentro do exerccio quantas vezes forem
necessrias, para conferncia das quantidades registradas no SIMPAS com as
quantidades fsicas dos materiais no estoque;
O inventrio de Encerramento de Exerccio realizado apenas no final do exerccio
e consiste na contagem fsica dos materiais de modo a permitir a conciliao das
posies dos registros contbeis e dos saldos fsicos do estoque. Para que este tipo
de inventrio possa ser realizado, necessrio que seja publicado no Dirio Oficial
do Estado a Comisso de Inventrio.
Aps lanamento da quantidade inventariada para os itens estocados, o SIMPAS apura
a existncia de sobra ou falta de item inventariado. Neste caso, o SIMPAS orienta a
execuo do ajuste automtico, sem o qual o inventrio no poder ser finalizado e,
conseqentemente, a liberao do almoxarifado para novas movimentaes de
entradas e sadas.
Antes de executar o procedimento de ajuste automtico, o usurio dever levar ao
conhecimento do seu diretor ou equivalentes as diferenas encontradas.
Proibida a Reproduo e Comercializao
56

































Anexos
Proibida a Reproduo e Comercializao
57

ANEXO I
Dicionrio de Estoques
A
REA DE EXPEDIO - a rea demarcada nos armazns, prxima das
rampas/plataformas de carregamento, onde os materiais que sero
embarcados/carregados so pr-separados e conferidos, a fim de agilizar a
operao de carregamento.
ARMAZENAGEM - a parte da logstica responsvel pela guarda temporria de
produtos em geral (acabados, matrias-primas, insumos, componentes, etc.)
C
CALIBRAO - Conjunto de operaes que compara os valores obtidos de um
instrumento de inspeo, medio e ensaio ou dispositivo, com um padro
conhecido sob condies especficas.
CANTILEVER - Sistema que facilita a estocagem de peas compridas ou volumosas
e irregulares. Caracteriza-se por no possuir colunas nas extremidades dos
conjuntos, tendo apenas uma coluna central onde so fixados os braos que
serviro de apoio s peas.
CARRETA BA - uma carreta fechada.
CARRETA ISOTRMICA - uma carreta fechada, com isolamento trmico em suas
paredes, que conserva a temperatura da carga.
CERTIFICAO - Tem por objetivo atestar publicamente, e por escrito, que um
produto, processo, servio ou sistema est em conformidade com requisitos
especficos, normas ou regulamentos tcnicos. Esses certificados tm prazo de
validade, revalidado ou suspenso atravs de auditorias qualidade.
CDIGO DE BARRAS Srie alternativa de barras e espaos, representando a
informao em cdigo que poder ser lida por leitores eletrnicos. O cdigo de
barras destina-se a facilitar e aprimorar a entradas de dados em um sistema de
computao.
COLETORA - Leitora tica (scanner, em ingls) de cdigos de barras utilizada para
o reconhecimento de volumes em centros de distribuio.
COMPRA POR PERODO FIXO Abastecimento de itens padronizados realizados
sempre num perodo fixo, como semana e ms, aplicado em material de escritrio,
informtica, limpeza e manuteno, e sempre utilizando listagens padres.
Proibida a Reproduo e Comercializao
58

CONFERNCIA FSICA - Verificao da condio fsica dos materiais e produtos
recebidos quanto a integridade dos mesmos e das embalagens e quanto a
conformidade em termos de qualidade e validade.
CONFERNCIA QUANTITATIVA - Verificao da conformidade dos materiais no
tocante a quantidade.
CONFORMIDADE - Atendimento a requisitos especificados.
CONTROLE Atividade que tem por objetivo ajustar o realizado, durante a execuo,
com o planejado e que se divide em partes como segue: acompanhamento,
avaliao, deciso e retroalimentao.
CURVA ABC - Demonstrao grfica com eixos de valores e quantidades, que
considera os materiais divididos em trs grandes grupos, de acordo com seus
valores de preo/custo e quantidades, onde materiais classe "A" representam a
minoria da quantidade total e a maioria do valor total, classe "C" a maioria da
quantidade total e a minoria do valor total e "B" valores e quantidades
intermedirios.
CUSTO DE ESTOQUE Valor que envolve preo do produto ou servio, custo de
pedido e custo de armazenagem.
CUSTO DE OBSOLESCNCIA OU OBSOLESCENCE COST - o custo de se
manter em estoque itens obsoletos ou sucateados.
D
DISTRIBUIO FSICA Compreende as funes de faturamento, separao de
pedidos, transporte e distribuio.
DUAS GAVETAS Mtodo de controle de estoque que utiliza duas gavetas para o
mesmo material, sendo que, ao esvaziar uma delas, supe-se atingido o ponto de
reposio.
E
EMBALAGEM OU PACKAGE - Envoltrio apropriado, aplicado diretamente ao
produto para sua proteo e preservao at o consumo/utilizao final.
EMPILHADEIRA - Equipamento utilizado com a finalidade de empilhar e mover cargas
em diversos ambientes.
ESPECIFICAES - Requisitos do produto, processo ou sistema da qualidade.
Proibida a Reproduo e Comercializao
59

ESTOQUE INATIVO - Refere-se a itens que esto obsoletos ou que no tiveram sada
em determinado perodo. Esse perodo pode variar, conforme determinao do
prprio administrador do estoque.
ESTOQUE MXIMO - Refere-se a quantidade determinada previamente para que
ocorra o acionamento da parada de novos pedidos, por motivos de espao ou
financeiro.
ESTOQUE SAZONAL - Refere-se a quantidade determinada previamente para se
antecipar a uma demanda maior que a prevista de ocorrer no futuro, fazendo com
que a produo ou consumo no sejam prejudicados e tenham uma regularidade.
ESTOQUE DE SEGURANA (ES) a quantidade destinada a evitar o
desabastecimento decorrente do atraso da compra ou aumento do consumo.
F
FLUXOGRAMA - Descrio do fluxo de materiais e operaes, inspees,
armazenamentos e transporte por meio do processo, incluindo retrabalho e
operaes de reparo. Tambm chamado de Diagrama de Fluxograma do Processo.
G
GAIOLAS - Estruturas utilizadas para armazenar e transportar materiais de risco ou de
difcil empilhamento no plete.
GESTO DE ESTOQUE - O processo que assegura a disponibilidade de produtos
atravs da atividade de administrao do inventrio, bem como o planejamento, o
controle de saldos dos itens de estoque e de validade dos produtos.
GIRO DE ESTOQUE - Demanda anual dividida pelo estoque mdio mensal. O giro
poder ser alto, mdio ou baixo.
GUINDASTE - Equipamento de movimentao de materiais usado para elevao e
transferncia de itens pesados.
I
IBAMETRO Instituto Baiano de Metrologia e Qualidade.
INMETRO Instituto Nacional de Metrologia, Normalizao e Qualidade.
INSPEO - Atividades de medio, exame, ensaio, verificao com calibres ou
padres, de uma ou mais caractersticas de um produto, e a comparao dos
resultados com requisitos especificados, a fim de determinar a conformidade para
cada uma dessas caractersticas.
Proibida a Reproduo e Comercializao
60

INTERVALO DE RESSUPRIMENTO (IR) o intervalo de tempo entre dois
ressuprimento.
J
JUST-IN-TIME ou JIT - atender ao cliente interno ou externo no momento exato de
sua necessidade, com as quantidades necessrias para a operao/produo,
evitando-se assim a manuteno de estoques.
M
MEDIO: Conjunto de operaes que tem por objetivo determinar um valor de uma
grandeza.
MTODOS DE ANLISE E SOLUO DE PROBLEMAS MASP - Conjunto de
tcnicas utilizadas nos processos de gerenciamento de problemas, tomadas de
decises e melhoria contnua, em que para cada situao, aplica-se uma
metodologia que mais apropriada para identificao da(s) causa(s) e /ou soluo.
P
PAQUMETRO Instrumento empregado para medir pequenas espessuras.
PEPS - a nomenclatura para o mtodo de armazenagem, em que o produto que o
Primeiro a Entrar no estoque o Primeiro a Sair ou First-In, First-Out (FIFO).
PS CBICOS - Medida norte-americana que significa o volume da carga, dado pela
multiplicao do comprimento, pela largura e altura.
PS - Medida norte-americana que equivale a 30,48 cm ou 0,3048 m.
POLEGADAS - Medida norte-americana que equivale a 2,54 cm.
PONTO DE PEDIDO OU REPOSIO (PR) a quantidade de material que ao ser
atingida determina a emisso de um pedido de compra.
Q
QUANTIDADE DE REPOSIO (QR) a quantidade de material a ser solicitada a
compra, sempre que o estoque atingir o ponto de reposio.
R
ROTATIVIDADE - a indicao do nmero de vezes que um estoque se renovou em
determinado perodo.
Proibida a Reproduo e Comercializao
61

S
SALDO DISPONVEL - a quantidade fsica em estoque, j abatendo as quantidades
em estoque que esto reservadas.
SICOF Sistema de Informaes Contbeis e Financeira.
SIMPAS Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios.
T
TEMPO DE REPOSIO (TR) o tempo decorrido entre a data da requisio de
compra e a data do efetivo recebimento do material pelo almoxarifado.
TRANSFERIDOR DE GRAU - Instrumento utilizado para medir ngulos at 360.
U
UEPS - a nomenclatura para o mtodo de armazenagem, em que o produto que o
ltimo a Entrar no estoque o Primeiro a Sair ou Last-in, first-out (LIFO).

Proibida a Reproduo e Comercializao
62

ANEXO II

Unidades de Medida

Principais Unidades do Sistema Internacional de Unidades - SI
Grandeza Nome Plural Smbolo
comprimento metro metros m
rea metro quadrado metros quadrados m
2
Volume metro cbico metros cbicos m
ngulo plano radiano radianos rad
Tempo segundo segundos s
Freqncia Hertz hertz Hz
Velocidade metro por segundo metros por segundo m/s
Acelerao
metro por segundo por
segundo
metros por segundo por
segundo
m/s
Massa quilograma quilogramas kg
massa especfica
quilograma por metro
cbico
quilogramas por metro
cbico
kg/m
Vazo
metro cbico por
segundo
metros cbicos por
segundo
m/s
Quantidade de matria mol mols mol
Fora newton newtons N
Presso pascal pascals Pa
trabalho, energia quantidade
de calor
joule joules J
potncia, fluxo de energia watt watts W
corrente eltrica ampre ampres A
carga eltrica coulomb coulombs C
tenso eltrica volt volts V
Resistncia eltrica ohm ohms

condutncia siemens siemens S
capacitncia farad farads F
temperatura Celsius grau Celsius graus Celsius C
temp. termodinmica kelvin kelvins K
intensidade luminosa candela candelas cd
fluxo luminoso lmen lmens lm
iluminamento lux lux lx



Proibida a Reproduo e Comercializao
63

ANEXO III
Principais prefixos das Unidades SI

Nome Smbolo Fator de multiplio da unidade
tera T = 1 000 000 000 000
giga G = 1 000 000 000
mega M = 1 000 000
quilo k 10 = 1000
hecto h 10 = 100
deca da 10
unidade
deci d = 0,1
centi c = 0,01
mili m = 0,001
micro = 0,000 001
nano n = 0,000 000 001
pico p = 0,000 000 000 001































Massa
1 QUILOGRAMA (kg) 1000 g
1 TONELADA (T) 1000 kg
1 QUILATE 0,205 g
1 ONA (oz) 28,352 g
1 LIBRA (lb) 16 oz
1 LIBRA (lb) 453,6 g
1 ARROBA 32,38 lb
1 ARROBA 14,687 kg
Distncia
1 METRO 100 cm
1 QUILMETRO (km) 1000 m
1 POLEGADA 2,54 cm
1 P 30,48 cm
1 JARDA 0,914 m
1 MILHA 1,6093 km
1 MILHA MARTIMA 1,853 km
1 BRAA 2,2 m
rea
1 M 10000 cm
1 CM 100 mm
1 ARE (A) 100 m
1 HECTARE (HA) 100 A
1 HECTARE (HA) 10000 m
1 ACRE 4064 m
1 ALQUEIRE PAULISTA 24200 m
1ALQUEIRE MINEIRO 48400 m
Proibida a Reproduo e Comercializao
64

ANEXO IV

Modelo Fsico Padro de Almoxarifado

RECEBIMENTO: rea localizada na frente do almoxarifado. Deve ser fechada e isolada
da rea de estocagem;
ESCRITRIO: rea localizada na frente do almoxarifado e que, preferencialmente,
tenha uma viso geral das demais reas;
ENTRADA: rea livre, cujo acesso deve estar, o mais prximo possvel, do acesso
rea ou prdio da unidade gestora;
ESTANTES MPARES: todas as estantes de estocagem, com lance nico ou duplo,
situadas do lado esquerdo da Entrada;
ESTANTES PARES: todas as estantes de estocagem, com lance nico ou duplo,
situadas do lado direito da Entrada;
CIRCULAO PRINCIPAL: rea de circulao livre, em linha reta, no sentido da
Entrada para a Sada do almoxarifado;
CIRCULAO SECUNDRIA: rea de circulao entre estantes, no sentido
perpendicular Circulao Principal;
EXPEDIO: rea localizada prxima Sada do almoxarifado. Deve ser fechada e
isolada da rea de estocagem;
SADA: rea livre que deve acessar, diretamente, a rea ou porto de sada da unidade
gestora.

E
N
T
R
A
D
A
S
A

D
A
R
E
C
E
B
I
M
E
N
T
O
E
X
P
E
D
I

O
C i rcul a o pri nci pal
E
S
C
R
I
T

R
I
O
CLI QUE P A RA
VE R M AIS
C
i
r
c
u
l
a

o

S
e
c
u
n
d

r
i
a
EST ANT ES
MP AR ES
EST ANT ES
PAR E S
0 1 0 3 07 0 9 0 5
0 2 0 4 0 6 08 1 0 1 2
Proibida a Reproduo e Comercializao
65

ANEXO V
Segurana no Manuseio e Estocagem

Para o manuseio e a estocagem de materiais, em especial para os perigosos e
perecveis, no s nos almoxarifados, mas, tambm, nos laboratrios escolares, onde,
muitas vezes, no se observa s regras mnimas de segurana, apresentamos algumas
recomendaes teis:
a) coleta de resduos slidos, luvas contaminadas, vidros, papis, etc, deve ser feita
em caixas de papelo com dois sacos plsticos;
b) cuidado ao manusear solues aquosas de pH menor ou igual a 2 ou maior ou
igual a 12,5 (so consideradas corrosivas);
c) frascos de produtos antigos de laboratrio devem ser descartados e nunca
reaproveitados;
d) resduos de laboratrio derramados devem ser absorvidos com Chemizorb
(produto mineral poroso, granulado ou em p, quimicamente inerte, com uma
grande capacidade absorvente, adequado para eliminar lquidos perigosos
derramados no laboratrio ou no almoxarifado). Na sua falta, pode-se usar uma
mistura de areia, resduos de cermica porosa e bicarbonato de clcio;
e) compostos de urnio e trio devem ser eliminados conforme legislao especial;
f) guardar no laboratrio somente quantidades mnimas de produtos qumicos.
Quantidades maiores devem ser estocadas, apropriadamente, no almoxarifado;
g) ao armazenar substncias qumicas, deve-se considerar o sistema de ventilao, a
sinalizao correta, a disponibilidade de equipamentos de proteo individual e
equipamentos de proteo coletiva, devendo-se separar a rea administrativa da
rea de armazenagem;
h) a lista abaixo, muito importante para os almoxarifes e o pessoal que trabalha em
laboratrios, contm uma relao de produtos qumicos que, devido s suas
propriedades qumicas, podem reagir violentamente entre si, resultando numa
exploso ou podendo produzir gases altamente txicos ou inflamveis. Por esse
motivo quaisquer atividades que necessitem o transporte, o armazenamento, a
utilizao e o descarte devem ser executados de tal maneira que as substncias da
coluna da esquerda no entrem em contato com as correspondentes substncias
qumicas na coluna do lado direito. Na relao constam apenas as principais
substncias.
Proibida a Reproduo e Comercializao
66

Substncias Incompatvel com
Acetileno Cloro, bromo, flor, cobre, prata, mercrio.
Acetona Bromo, cloro, cido ntrico e cido sulfrico.
cido Actico
Etileno glicol, compostos contendo hidroxilas, xido de cromo IV, cido
ntrico, cido perclrico, perxidios, permanganatos e perxidos,
permanganatos e peroxdos, cido actico, anilina, lquidos e gases
combustveis.
cido ciandrico lcalis e cido ntrico
cido crmico
cido actico glacial, anidrido actico, lcoois, matria combustvel,
lquidos, glicerina, naftaleno, cido ntrico, ter de petrleo, hidrazina.
cido fluordrico Amnia, (anidra ou aquosa)
cido Frmico Metais em p, agentes oxidantes.
cido Ntrico
(concentrado)
cido actico, anilina, cido crmico, lquido e gases inflamveis, gs
ciandrico, substncias nitrveis.
cido ntrico
lcoois e outras substncias orgnicas oxidveis, cido ioddrico,
magnsio e outros metais, fsforo e etilfeno, cido actico, anilina
xido Cr(IV), cido ciandrico.
cido Oxlico Prata, sais de mercrio prata, agentes oxidantes.
cido Perclrico
Anidrido actico, lcoois, bismuto e suas ligas, papel, graxas, madeira,
leos ou qualquer matria orgnica, clorato de potssio, perclorato de
potssio, agentes redutores.
cido pcrico
Amnia aquecida com xidos ou sais de metais pesados e frico com
agentes oxidantes
cido sulfdrico
cido ntrico fumegante ou cidos oxidantes, cloratos, percloratos e
permanganatos de potssio.
gua
Cloreto de acetilo, metais alcalinos terrosos seus hidretos e xidos,
perxido de brio, carbonetos, cido crmico, oxicloreto de fsforo,
pentacloreto de fsforo, pentxido de fsforo, cido sulfrico e trixido
de enxofre, etc
Alumnio e suas ligas
(principalmente em p)
Solues cidas ou alcalinas, persulfato de amnio e gua, cloratos,
compostos clorados nitratos, Hg, Cl, hipoclorito de Ca, I
2
, Br
2
HF.
Amnia
Bromo, hipoclorito de clcio, cloro, cido fluordrico, iodo, mercrio e
prata, metais em p, cido fluordrico.
Amnio Nitrato
cidos, metais em p, substncias orgnicas ou combustveis
finamente divididos
Anilina
cido ntrico, perxido de hidrognio, nitrometano e agentes
oxidantes.
Bismuto e suas ligas cido perclrico
Bromo
Acetileno, amnia, butadieno, butano e outros gases de petrleo,
hidrognio, metais finamente divididos, carbetos de sdio e
terebentina
Carbeto de clcio ou de
sdio
Umidade (no ar ou gua)
Carvo Ativo Hipoclorito de clcio, oxidantes.
Cianetos cidos e lcalis, agentes oxidante, nitritos Hg, nitratos.
Cloratos e percloratos
cidos, alumnio, sais de amnio, cianetos, cidos, metais em p,
enxofre, fsforo, substncias orgnicas oxidveis ou combustveis,
acar e sulfetos.
Cloratos ou percloratos
de potssio
cidos ou seus vapores, matria combustvel, (especialmente solventes
orgnicos), fsforo e enxofre.
Proibida a Reproduo e Comercializao
67

Substncias Incompatvel com
Cloratos de sdio
cidos, sais de amnio, matria oxidvel, metais em p, anidrido actico,
bismuto, lcool pentxido, de fsforo, papel, madeira.
Cloreto de zinco cidos ou matria orgnica
Cloro
Acetona, acetileno, amnia, benzeno, butadieno, butano e outros gases de
petrleo, hidrognio, metais em p, carboneto de sdio e terebentina
Cobre Acetileno, perxido de hidrognio.
Cromo IV xido cido actico, naftaleno, glicerina, lquidos combustveis.
Dixido de cloro Amnia, sulfeto de hidrognio, metano e fosfina.
Flor Maioria das substncias (armazenar separado)
Enxofre Qualquer matria oxidante
Fsforo Cloratos e percloratos, nitratos e cido ntrico, enxofre
Fsforo branco Ar (oxignio) ou qualquer matria oxidante.
Fsforo vermelho Matria oxidante
Hidreto de ltio e
alumnio
Ar, hidrocarbonetos clorveis, dixido de carbono, acetato de etila e gua
Hidrocarbonetos
(benzeno, butano,
gasolina, propano,
terebentina, etc.)
Flor, cloro, bromo, perxido de sdio, cido crmico, perxido da
hidrognio.
Hidrognio Perxido Cobre, cromo, ferro, lcoois, acetonas, substncias combustveis
Hidroperxido de
cumeno
cidos (minerais ou orgnicos)
Hipoclorito de clcio Amnia ou carvo ativo.
Iodo Acetileno, amnia, (anidra ou aquosa) e hidrognio
Lquidos inflamveis
Nitrato de amnio, perxido de hidrognio, cido ntrico, perxido de sdio,
halognios
Ltio cidos, umidade no ar e gua
Magnsio (principal/em
p)
Carbonatos, cloratos, xidos ou oxalatos de metais pesados (nitratos,
percloratos, perxidos fosfatos e sulfatos).
Mercrio Acetileno, amnia, metais alcalinos, cido ntrico com etanol, cido oxlico.
Metais Alcalinos e
alcalinos terrosos (Ca,
Ce, Li, Mg, K, Na)
Dixido de carbono, tetracloreto de carbono, halognios, hidrocarbonetos
clorados e gua.
Nitrato
Matria combustvel, steres, fsforo, acetato de sdio, cloreto estagnoso,
gua e zinco em p.
Nitrato de amnio
cidos, cloratos, cloretos, chumbo, nitratos metlicos, metais em p,
compostos orgnicos, metais em p, compostos orgnicos combustveis
finamente dividido, enxofre e zinco
Nitrito Cianeto de sdio ou potssio
Nitrito de sdio Compostos de amnio, nitratos de amnio ou outros sais de amnio.
Nitro-parafinas lcoois inorgnicos
xido de mercrio Enxofre
Oxignio (lquido ou ar
enriquecido com O
2
)
Gases inflamveis, lquidos ou slidos como acetona, acetileno, graxas,
hidrognio, leos, fsforo.
Pentxido de fsforo Compostos orgnicos, gua.

Proibida a Reproduo e Comercializao
68

Substncias Incompatvel com
Perclorato de amnio,
permanganato ou
persulfato
Materiais combustveis, materiais oxidantes tais como cidos, cloratos e
nitratos.
Permanganato de
Potssio
Benzaldedo, glicerina, etilenoglicol, cido sulfrico, enxofre, piridina,
dimetilformamida, cido clordrico, substncias oxidveis
Perxidos
Metais pesados, substncias oxidveis, carvo ativado, amonaco, aminas,
hidrazina, metais alcalinos.
Perxidos (orgnicos) cido (mineral ou orgnico).
Perxido de Brio Compostos orgnicos combustveis, matria oxidvel e gua.
Perxido de
hidrognio 3%
Crmio, cobre, ferro, com a maioria dos metais ou seus sais, lcoois,
acetona, substncia orgnica.
Perxido de sdio
cido actico glacial, anidrido actico, lcoois benzaldedo, dissulfeto de
carbono, acetato de etila, etileno glicol, furfural, glicerina, acetato de etila e
outras substncias oxidveis, metanol, etanol.
Potssio Ar (unidade e/ou oxignio) ou gua
Prata
Acetileno, compostos de amnia, cido ntrico com etanol, cido oxlico e
tartrico.
Zinco em p cidos ou gua
Zircnio (principal /
em p)
Tetracloreto de carbono e outros carbetos, pralogenados, perxidos,
bicarbonato de sdio e gua.
i) havendo estocagem de produtos qumicos, dever existir um sistema de exausto,
ao nvel do teto para retirada de vapores leves e, ao nvel do solo, para retirada dos
vapores mais pesados, devendo a iluminao ser feita com lmpadas prova de
exploso;
j) cilindros de gases devem ser armazenados em locais especficos, em posio
vertical e amarrados com corrente;
k) as redes eltrica e hidrulica do almoxarifado devem sofrer inspeo peridica;
l) armrios para produtos qumicos devem ser confeccionados com materiais no
combustveis, com portas em vidro para possibilitar a viso de seu contedo e deve
possuir um sistema de identificao das substncias armazenadas, como por
exemplo, rtulos contendo informaes a respeito da natureza das substncias,
volume, incompatibilidade qumica, dentre outras;
m) produtos qumicos faltando rtulo ou com as embalagens violadas no devem ser
aceitos;
n) no armazenar produtos qumicos em prateleiras elevadas; garrafas grandes
devem ser colocadas no mximo a 60 cm do piso;
o) caso no haja condies de separar produtos perigosos de outros itens no
almoxarifado, deve-se isolar a rea, pelo menos, com tela de proteo, para que
no haja confuso com outros produtos.
Proibida a Reproduo e Comercializao
69


















Referncias
Bibliogrficas

Proibida a Reproduo e Comercializao
70


Referncias Bibliogrficas

Administrao de Material Teoria e prtica, Renaud B. da Silva, 2. Edio, ABAM,
RJ, 1986

Administrao de Material Um Enfoque Prtico, Joo Viana, 1. Edio, Ed. Atlas,
SP, 2002

Gesto de Almoxarifado Gerson dos Santos, 1. Edio, CIP, SC, 2001

Administrao de Material Um Enfoque sistmico, Jos Carlos de F. Fernandes, 2.
Edio, Ed. LTC, RJ, 1984

Compras: Princpio e Aplicaes Stuart F. Heinritz e Paul V. Farrell, 1. Edio, Ed.
Atlas, SP, 1983

Manual do Comprador: Conceitos, Tcnicas e Prticas Indispensveis em
Departamento de Compras Mrio Dias e Roberto Figueiredo Costa, Ed. Edicta, 1.
Edio, SP, 2000

Proibida a Reproduo e Comercializao
71