30/7/2014 Como fazer Relatrios de Status Gesto de Projetos na prtica

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Como fazer Relatrios de Status
By Eli Rodrigues / 2011/03/30 / 24 Comments
Este post faz parte da srie Como gerenciar a comunicao de um projeto (http://www.el i rodri gues.com/seri e-como-gerenci ar-a-comuni cacao-de-um-proj eto/)

O ato de relatar o andamento de um projeto, ou como se diz no jargo reportar status*, pode fazer toda a diferena sobre como o projeto ser visto pelos
stakeholders. Um relatrio com falta ou excesso de informaes pode gerar ansiedade, desconfiana, resistncia ou simplesmente no vender bem, ou seja,
pode prejudicar o projeto.
Montar relatrios requer disciplina, regularidade e adaptatividade. Cada empresa possui seus modelos, existem tantas variaes de templates quanto existem
preferncias pessoais de clientes e gerentes. E s vezes, o mesmo projeto precisa ser reportado em dois ou trs formatos dferentes ao mesmo tempo.
Neste post apresento 6 modelos de Relatrios de Status, explico suas aplicaes, vantagens, desvantagens e disponibilizo o template para download. Os
relatrios esto ordenados conforme o grau de visibilidade e nivel de informao (classificao que fiz empiricamente). Podem baixar e usar, se usarem em
seus blogs, favor referenciar este site. Faam bom proveito!
* Palavras-chave para Relatrios de Status = Relatrio de andamento do projeto, Relatrio de Status, Status report, Status meeting, Relatrio executivo
1. Modelo Excel Visual
Este um modelo visual montado no Excel, que apresenta os aspectos Escopo, Marcos (Tempo), Realizaes, Principais Riscos e Custos.
Aplicao: Funciona para qualquer tipo de projeto.
Vantagens:
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Mostra vrios aspectos do projeto em uma tela
Desvantagens:
Pode ser trabalhoso manter a Curva S
A EAP pode ocupar bastante espao
Requer compreenso sobre como usar a EAP para controle de escopo
Download: (http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2012/09/status_report_di namus.xl sx)

2. Modelo de Relatrio de Status para Projetos, Programas e Portflios MODELO SIMPLIFICADO

Este modelo bem simplificado, em que o GP informa em uma frase o andamento do projeto (realizaes, riscos etc) e marca uma face como status (bom,
mdio e ruim).
Aplicao: Funciona para projetos pequenos, que no controlam custos.
Vantagens:
A elaborao do relatrio muito rpida e informal
Desvantagens:
Requer reunio para explicar os highlights
O GP possui apenas uma frase para falar do projeto inteiro
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/StatusReport_Si mpl i fi cado.xl s)

3. Modelo de Relatrio de Status para projetos Burn down graph

(http://el i rodri gues.fi l es.wordpress.com/2011/03/statusreport_burndown.j pg)
Considero o Burn Down Graph como um modelo de relatrio de status porque ele d uma viso geral do projeto, mostrando quanta horas faltam para
terminar as atividades. Se utilizado em conjunto com o conceito de sprint do Scrum, os stakeholders conseguem ter um acompanhamento de priorizao, valor
agregado e ETA (mas isso uma outra histria).
Aplicao: Funciona em projetos que utilizem o mtodo Scrum, desde que o cliente/sponsor/gerente snior estejam habituados e apreciem a metodologia. Caso
contrrio, certamente pediro outros tipos de status report.
Vantagens:
O prprio controle de atividades do sprint j gera o relatrio automaticamente
Desvantagens:
O grfico por si s, dificilmente ser aceito como relatrio de status. preciso agregar alguma descrio de realizaes, uma anlise ou a realizao de
uma reunio de status
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/Spri nt-backl og-Exampl e.xl sx)

4. Modelo de Relatrio de Status para Projetos, Programas e Portflios MODELO 1-PGINA

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Este modelo mostra informaes de Realizaes do Perodo, Riscos, Marcos e tem um quadro para informaes gerais, que pode ser adaptado
necessidade do Programa/Portflio.
Aplicao: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, que no exijam relatrio detalhado. Um tipo de projeto cujo processo seja bem conhecido na
empresa. Ex: Desenvolvimento de Software, Adaptaes ou Service Catalogs em geral.
Vantagens
A elaborao do relatrio rpida, mas tambm bastante informativa
Todas as informaes so visiveis facilmente, em especial, o grfico de marcos bem fcil de entender
Desvantagens
Todas os quadros tem espao limitado
O quadro de marcos tem espao limitado, para timelines muito longos pode no servir.
O desenho dos milestones um pouco cansativo
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/StatusReport_UmProj etoPorPagi na.ppt)

5. Modelo de Relatrio de Status para Projetos MODELO DETALHADO

(http://el i rodri gues.fi l es.wordpress.com/2011/03/statusreport_detal hado1.j pg)
Este modelo bem detalhado e tem 8 slides de informao:
Realizaes
Problemas
Principais riscos Tabela com descrio, exposio e aes de mitigao/contingncia
Marcos tabela com nome, data planejada, data prevista e data realizada
Entregas um grfico que mostra o percentual de cada entrega principal
Custos tabela com nome, custo planejado, previsto e realizado (em alguns projetos j acrescentei aqui um grfico que mostrava total de custos orados
x total realizado ao longo das semanas.
ndices de performance Grfico de CPI e SPI ao longo das semanas
Pontos de deciso (escalada)
Aplicao: Funciona bem para projetos de qualquer tamanho, em que o cliente/sponsor/gerente snior deseje ter um acompanhamento bem detalhado e possui
disponibilidade para reunir periodicamente sobre o projeto.
Pode tambm ser usado como um relatrio-agregador, aquele que apresentado em ocasies especiais (trimestralmente, semestralmente).
Vantagens:
Oferece espao e forma para detalhes, permite discusses, adio de grficos, figuras
Facilita o marketing do projeto
Desvantagens:
Requer reunio explicativa e tempo do cliente/sponsor/gerente senior para discusso. Isto pode no acontecer em alguns casos e tornar o relatrio intil
(sem ser lido).
Pode causar impacincia nos participantes da reunio status, se os slides no forem preenchidos objetivamente
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Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/StatusReport_Detal hado.ppt)
(https://docs.googl e.com/l eaf?i d=0BwYA99OBi v1COWI4MzY5ODAtYTdmNS00YWUwLTk1NzAtODRl YzVmNTNi MzM3&hl =en)

6. Modelo de Relatrio de Status para Projetos MODELO COMPLETO

(http://el i rodri gues.fi l es.wordpress.com/2011/03/statusreport_compl eto.j pg)
Este modelo contm vrias informaes do projeto em uma nica tela. Permite a agregao (via excel) com outros arquivos para gerar relatrios de Programa e
Portflio. E ajuda a garantir que o GP est controlando o projeto periodicamente.
Aplicao: Funciona para qualquer tipo e tamanho de projeto, desde que controle Tempo, Riscos e Custos.
Vantagens:
Tem bastante informao em uma nica tela
Permite agregao para gerar relatrios de Programa/Portflio
Desvantagens:
Requer a duplicao das informaes dos demais controles (riscos, custos, tempo) neste documento, com isso, a primeira verso do relatrio costuma
levar (se os dados j estiverem organizados) em torno de 30-90 min, dependendo do tamanho do projeto.
A tela tem informaes demais (fica poluda) para mostrar a um Executivo ou Cliente.
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/StatusReport_Compl eto.xl s)

7. Modelo de Relatrio de Status para Programas e Portflios GRFICO DE BOLHA

(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2013/03/grafi co-de-bol has.png)
Este modelo de relatrio um tipo de agregao de dados de projetos, traz uma viso em 3 dimenses de parmetros numricos, no exemplo utilizei: CPI, SPI
e Size (em quantidade total de horas).
SPI e IDP significam schedule performance index e ndice de desempenho de prazo, respectivamente. CPI e IDC significam cost performance index e ndice
de desempenho de custos. Saiba mais sobre estes indicadores em Introduo ao Valor Agregado (http://el i rodri gues.com/gestao-de-proj etos/seri e-como-gerenci ar-custos-de-
um-proj eto/i ntroducao-a-anal i se-de-val or-agregado/) ou Como controlar custos de um projeto (http://el i rodri gues.com/gestao-de-proj etos/seri e-como-gerenci ar-custos-de-um-
proj eto/como-control ar-custos-no-ms-proj ect/) .
Aplicao: Funciona para Programas/Portflios cujos projetos coletem trs mtricas numricas.
Vantagens:
Visualizao de mltiplos projetos em um grfico de disperso que permite que o gerente direcione seu foco para onde h indcios de problemas. Exs:
Projeto com CPI < 1 e SPI > 1, projetos com CPI e SPI < 1.
Desvantagens:
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2014 Gesto de Proj etos na prti ca.
Requer maturidade no processo de Gesto de Projetos, para que os GPs estejam habituados a controlar baselines, gerar e reportar mtricas, analisar
causas de problemas e gerar aes corretivas
Requer maturidade organizacional para manter o foco na soluo de problemas
Requer um relatrio auxiliar mostrando informaes de cada projeto.
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/grafi co-de-bol has-exempl o.xl sx)
Em breve mais modelos sero disponibilizados. Acompanhe pelo twitter @elirodrigues.
Eli Rodrigues
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