GUIA PARA LA ADMINISTRACIN DE ACTIVOS DE SOFTWARE

1. Qu es el License Ownership Position que me han enviado?

Este documento provee una comparacin entre las licencias de software de Microsoft que usted ha adquirido y su uso
actual de los productos correspondientes. La adquisicin total incluye licencias compradas bajo contratos de Licencias por
Volumen, producto en caja de venta al detalle (FPP) as como licencias de software preinstalado y distribuido con el
hardware (OEM). El reporte tambin resume la informacin reunida por usted durante la revisin referente al nmero de
casos de cada versin del producto instalado dentro de su organizacin. La variacin entre la adquisicin total por cada
versin y la instalacin total correspondiente indicar un excedente o un faltante de licencias.

2. Ahora que he realizado este proceso de revisin Cmo puedo asegurar que mi organizacin
obtenga el mayor beneficio?
Usted puede usar el resumen del License Ownership (LOP) que le hemos provisto como una herramienta para asistirle
en el manejo de su portafolio de licenciamiento. Adems, en algunos casos sus contratos de software pueden haberle
dado el derecho de usar versiones ms actualizadas de las que est operando actualmente. Este documento desea
proveer una idea clara de las versiones que usted est acreditado a usar en el futuro.

3. He ledo mucha informacin acerca de Administracin de Activos de Software (SAM) Qu
significa esto y porqu debo preocuparme por ello?
Los activos de software pueden ser muy difciles de manejar, debido a que son activos intangibles y complejos y, donde en
algunos casos es difcil diferenciar entre lo que est instalado y lo que actualmente se tiene licenciado. Los procesos
tradicionales de manejo de activos tangibles (vehculos, escritorios e impresoras) a menudo fallan en manejar
efectivamente los detalles del licenciamiento de software.

Hay muchas razones por las cuales una organizacin necesita desarrollar un proceso efectivo de administracin de activos
de software, estas incluyen:

Tener incertidumbre acerca de que licencias de software actualmente posee su empresa, puede significar que
esta informacin se pierda cuando las personas que lo saben se retiren de la compaa o sean trasladadas
alrededor de ella;
Su organizacin puede haber adquirido derechos a usar versiones actualizadas de software bajo un contrato
anual, pero al no saber este hecho, su empresa podra desaprovechar este derecho y la inversin en el software;
Su organizacin puede estar desinformada de otros derechos que son recibidos como parte del contrato de
mantenimiento de software Software Assurance- (por ejemplo, si su organizacin tiene Microsoft Office bajo
Software Assurance, Saba usted que sus empleados tienen el derecho a instalar una copia de este software en
su hogar?*);
En casos de fusiones o ventas de empresas, la propiedad del software puede necesitar ser transferida a otra
entidad legal, lo cual es muy difcil si no hay buenas prcticas de administracin de activos de software
establecidos;
Muchas empresas maximizan su inversin en software comprando bajo contratos de licenciamiento por volumen,
cada uno con sus propios trminos y condiciones. Una buena administracin de activos de software asegura que
el programa usado sea el ms efectivo en cuanto a costos y beneficios;
La mayora de los proveedores de software incluyen en sus contratos de licenciamiento clausulas de auditora,
que exigen a quien adquiere la licencia suministrar informacin detallando el uso de las licencias al propietario
intelectual del software;
En muchas organizaciones hay una necesidad de instruir al personal acerca del copiado ilegal de CDs y/o software
de Internet y lo que puede significar en trminos de responsabilidad para la compaa y para el individuo. Los
empleados deben tener fcil acceso a esta informacin, para esto, le sugerimos publicarla en su Intranet o en la
gua del empleado.

Para identificar la necesidad de mejoramiento de administracin de activos de software, puede comenzar hacindose
estas preguntas:

1. Sabemos exactamente qu software esta instalado dentro de nuestra organizacin?
2. Sabemos si todo el software instalado es necesario para satisfacer las necesidades de la empresa?
3. Sabemos si todo software instalado cuenta con su respectiva licencia de uso?

Importante: El software es catalogado como propiedad intelectual y est protegido por leyes de autora. Si quiere usarlos,
necesita comprar una licencia. Si desea ms copias, debe adquirir nuevas licencias.

* Nota: Sujeta a condiciones especiales. Vea http://www.microsoft.com/licensing/software-assurance/check-your-
benefits.aspx

4. Qu otras prcticas de Administracin de Activos de Software puedo establecer para mejorar
el uso y compra de licencias?
Hay 3 maneras de ver el software dentro de una organizacin:

o Requerimiento de software Qu software necesita mi empresa? El nombre y versiones del software
identificadas por su empresa como necesarias para cubrir las necesidades del negocio;
o El uso del software Qu software estoy usando en la empresa? El nombre y versiones del software actualmente
instaladas en la organizacin;
o El software licenciado Qu software tengo licenciado e instalado? El nombre y versiones del software que la
organizacin est actualmente licenciada para usar bajo los trminos de sus contratos de licenciamiento de
software y registros de compra.

Esto puede ser representado por el diagrama siguiente:
Instalado, pero sin licencias
y no requerido
Requerido y con licencias,
pero no instalado
REQUERIDO
instalado
Requerido, pero sin licencias y
no instalado
Requerido, con licencias
e instalado
Instalado y requerido,
pero sin licencias
INSTALADO
CON LICENCIAS
Instalado y con licencias,
pero no requerido
Con licencias, pero
no requerido y no

Este diagrama puede ser visto como una combinacin de 7 regiones, definidas por la interseccin de las 3 esquinas. Solo el
software representado por la regin central est bajo propia administracin de activos de software al ser necesarias,
instaladas y con licencia-. Todo otro software requiere alguna atencin, particularmente el que est instalado pero no
licenciado, el cual representa un riesgo para el negocio.

El objetivo de la administracin de activos de software es monitorear el software instalado, licenciado y requerido, y
tomar accin en cualquier diferencia cuando aparezca.

5. SAM Paso a paso
Implementar Administracin de Activos de Software no necesita ser un ejercicio complicado. Hay cuatro pasos principales
en el proceso:

1. Hacer un Inventario de software. Comience identificando el software instalado en las computadoras de su
compaa, puede usar un herramienta de inventario de software para ejecutar su inventario automticamente;

2. Relacione el software instalado con las licencias adquiridas. Identificar exactamente cuales licencias de
software han sido adquiridas y cuantas estn en uso puede ser una tarea compleja, particularmente cuando han
sido adquirida bajo varios programas de licenciamiento (actualizaciones, contratos anuales, OEM, FPP, etc.). El
resumen provisto como parte de esta revisin debe darle un buen comienzo, sin embargo, la clave est en usarlo
como base haciendo un manejo cuidadoso de las compras subsecuentes. Una comparacin de las licencias
adquiridas totales con el inventario del software (paso 1) identificar rpidamente las reas donde tiene
excedente o faltante de licencias.

3. Revise las Polticas y los Procedimientos. Ahora que ha identificado lo que tiene y en dnde, el prximo paso es
revisar y/o escribir las polticas y procedimientos que los empleados de su empresa deben seguir para asegurar
una administracin de activos de software adecuada.

4. Desarrolle un Plan. El paso final es establecer un plan continuo a seguir, almacenamiento seguro y adecuado de
las licencias y mantenimiento del inventario de software actualizado.

6. Toda esta informacin/recursos acerca de Administracin de Activos de Software es
excelente, pero somos una organizacin pequea con pocos recursos de Tecnologa de la
informacin. Cules son los puntos bsicos que nuestra organizacin TIENE que seguir?
Como mnimo, mantener un registro/documentacin de todo software que ha sido comprado;
Idealmente trabajar con un proveedor de confianza (quien tendr un buen entendimiento del licenciamiento
del software y la importancia de la administracin de activos de software);
Asegrese que tiene controles de seguridad para la proteccin de los CD del software, por ejemplo Estn los
CD de instalacin de su software en un estante con llave?
Asegrese que una persona tenga la responsabilidad de mantener vigentes las regulaciones de SAM. Tenga
en cuenta que si no hay nadie especficamente designado para efectuar esta tarea esto ser un trabajo que
esta destinado a fallar;
Dirija una auditoria de software por lo menos una vez al ao. Aproveche las herramientas que estn
disponibles tales como MAP (www.microsoft.com/map) para ayudarse en esta rea;

Recomendamos que una revisin de SAM interno se realice por lo menos anualmente.

7. Tengo que buscar o disear un formato de registro de software y los otros documentos que
necesito?
No, no es necesario. La buena noticia es que hay un grupo de modelos de estos documentos GRATIS que estn all para
que los use dentro de su empresa.

Visite:
www.microsoft.com/sam
www.microsoft.com/resources/sam/what_basics_licensing.mspx
www.microsoft.com/resources/sam/download.mspx
www.microsoft.com/sam/en/us/map.aspx

8. De que manera el licenciamiento de Microsoft Desktop Operating System (Windows OS) es
diferente a de todos los dems productos?
Los siguientes son algunos hechos importantes a recordar acerca de la consesin de licencias de Windows Desktop para
que comprenda la mejor manera de adquirir Windows y poder sentirse seguros que los dispositivos (PCs) de su empresa
se encuentre licenciados adecuadamente.

Slo hay dos maneras de adquirir licencia full de Windows en equipos nuevos: preinstalado por el fabricante del equipo
cuando usted compra su nuevo PC o como producto envasados a travs de canales minoristas. La manera ms costo-
efectiva es siempre la adquisicin de Windows preinstalado en un PC. La versin completa le da la licencia inicial para
ejecutar Windows. Luego Ud. podr adquirir actualizaciones de Windows a travs del programa de licenciamiento por
volumen.

* Acuerdos de licencias por volumen, comprado con o sin Software Assurance, nunca cubrir la licencia full de Sistema
Operativo de Escritorio Windows . Slo cubren actualizaciones de Sistemas Operativos de Escritorio Windows. Las
actualizaciones de Windows estn diseados para mejorar licencias full de Windows adquiridas previamente y no puede
ser utilizado para instalar el sistema operativo inicial de Windows en sus PC .* El programa de licenciamiento por Volumen
de Microsoft le da la licencia para actualizar cualquier PC cubierta, a la versin ms reciente de Windows. Para que la
licencia de actualizacin puede ser aplicada, es necesario obtener primero la licencia completa ya instalada en su
dispositivo (PC).

Para asegurarse que su compaa obtenga Windows adecuadamente en el futuro, recomendamos que se comunique con
su departamento de compras y cualquier otro quien tome decisiones en la adquisicin de licencias, para asegurarse que
entiendan estas condiciones.

(*incluye programas de licenciamiento Open, Select, Academic, Enterprise y Enterprise Subscription)

Cules son algunas situaciones comunes donde los clientes pueden estar en riesgo?
1. La compra de una PC desnuda (por ejemplo, sin sistema operativo Windows incluido en el equipo) con la creencia
de que esto se encuentra cubierto por una licencia de actualizacin Windows adquirida a travs del canal de
licencias por volumen. Por favor, tenga en cuenta que una actualizacin requiere una licencia completa de base
sobre la cual operar adquirida a travs del canal OEM o FPP.
2. La compra de una PC con una licencia de edicin para consumidor, tal como Windows Home, en la cual luego una
edicin comercial, tal como Windows Professional es instalada a travs de una actualizacin de Windows
profesional adquirida a travs del canal de licencias por volumen. Por favor, tenga en cuenta que las licencias de
edicin Windows Home no son elegibles como licencias de base para una actualizacin por volumen a una
edicin comercial de Windows.
3. La compra de un netbook en la cual Windows Professional es luego instalada a travs de una actualizacin de
licencia por volumen. Los dispositivos netbook se encuentran licenciados con licencias OEM de Windows Home o
Windows Starter. Estas licencias y las licencias de estos no son elegibles como licencias de base para ser
actualizados a la versin completa de Windows a travs del canal de licencias por volumen.

9. Que hago si, tengo instaladas licencias de Windows OS obtenidas por medio del
licenciamiento por Volumen y no tenia una licencia base completas?
Para ayudar a los clientes cuyas organizaciones pudieron haber adquirido PC sin un sistema operativo y luego utulizaron su
licenciamiento por Volumen (VL) errneamente para instalar Windows, o cuyos dispositivios pudiesen estar ejecutando
una versin de Windows que no es permitida para laactualizacin a travs del canal de licenciamiento por volumen, se
encuentran disponibles un par de soluciones que permite resolver esta situacin.

Microsoft ha lanzado dos nuevos programas llamados GGK (Get Genuine Kit) o (Obtenga un Kit Genuino) y GGWA (Get
Genuine Windows Advantage) o (Obtenga los Beneficio de Windows Genuino) el cual le posibilita adquirir licencias base
completas. GGK puede ser utilizada si Ud. tiene un dficit menor a 5 licencias de Windows OS y GGWA el cual se encuentra
disponible a travs de licenciamiento por Volumen y puede ser utilizada si tiene un dficit de 5 o mayor de licencias de
Windows OS. Por favor contacte a su revendedor para ms informacin, precios y adquisicin de licencias.

10. Que es Cloud (Cloud Computing)?
Cloud es simplemente otro nombre para el Internet. La mayora de nosotros visitamos Cloud cada da en el que utilizamos
el correo electrnico como Hotmail o cuando ingresamos a Facebook. Ahora Cloud se ha expandido para incluir toda una
nueva gama de servicios empresariales. Aplicaciones familiares como Microsoft Outlook para correo electrnico ahora
puede ser accedido a travs de Cloud, eliminando la necesidad de tener estas aplicaciones instaladas en el ordenador. Lo
mismo ocurre con otras aplicaciones comnmente utilizadas en el ambiente comercial, como las que podra utilizar para
mantener los datos de contacto de sus clientes y un historial de sus llamadas. Usted ahora puede almacenar todos los
datos en lnea en lugar de en su oficina, y acceder a esta informacin en cualquier momento que desee desde cualquier
lugar del mundo siempre y cuando tenga un dispositivo conectado a internet.

Cuales son los beneficios para su negocio?
Cloud Computing puede ahorrar tiempo y dinero a su negocio - No es necesario comprar servidores o programas de
software para instalar en el ordenador de cada empleado. Todo el software funciona detrs de escena y sus empleados
pueden hacer todas las cosas que solan hacer, y mucho ms. Adicionalmente usted no tendr que ocuparse en el
mantenimiento de servidores o actualizaciones a un nuevo software. En su lugar, puede utilizar sus recursos para el
crecimiento de su negocio.

Cloud es gil y fcilmente accesible - Cloud permite responder a las demandas de negocio con mayor eficacia. Los
empleados tienen acceso a la informacin crtica del negocio a pedido - y entre empleados- con casi cualquier dispositivo
conectado a Internet, desde cualquier lugar. Siempre listos para responder. En este mundo cada vez ms mvil, un
empleado puede trabajar desde casa o mientras viaja - desde cualquier lugar con conexin a Internet. Y siempre estarn
accediendo a las ltimas versiones de software, ya que el software en Cloud se actualiza automticamente.

Cloud es flexible y eficiente - Si requiere de extra capacidad de IT, se encuentra lista y esperando en Cloud. La necesidad
de anticipar y crear capacidad extra de IT disminuye. Hay menor necesidad de gestin, mantenimiento y tiempo de
implementacin. Tambin posee el beneficio de una mayor flexibilidad para manejar fcilmente los picos de demanda de
servicios de IT. Si un nuevo empleado comienza, inmediatamente puede aadir una licencia de usuario para el online,
asegurndose de que sea inmediatamente productivo.

Cloud es costo efectivo - Puede administrar los costos de Cloud como un gasto de capital o un gasto de operacin
dependiendo de lo que funcione mejor para su negocio.

Cloud es amistoso - La utilizacin de una estructura de IT a travs de Cloud puede reducir su impacto ambiental. Cloud le
permite disminuir la necesidad de adquirir recursos fsicos y utilizar menos energa en su oficina ya que disminuye la
dependencia en servidores que poseen un alto costo energtico.

11. Como es Cloud relevante para mis dficits de licenciamiento?
Es posible que desee considerar el uso y concesin de licencias a travs de Cloud para cualquier producto en dficit
identificado durante el proceso de revisin para el cual se encuentre disponible una oferta va Cloud.