Luz .. - Tesis Auditoría Operacional

Tesis Auditora Operacional
AUDITORA OPERACIONAL
DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
EMPRESA COMERCIALIZADORA MULTIHOGAR, S.A.
RAZONES FINANCIERAS RELEVANTES
Perodo del 01-Enero al 31 de Diciemre de !00"
Auditor Reso!s"#$e% Jonathan Reyes
Tie&o Pre'isto% 4 Horas
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AC*+
MH
RA
,e()"%
!0-a#o-0"
30-a#o-0"
-. DE ADMINISTRACI/N DE ACTIVOS 0112 0113 0114 011+ 0115
6 Perodo Promedio de Coro
2 Ro$aci%n de In&en$ario
3 Ro$aci%n de Ac$i&o' Fi(o'
4 Ro$aci%n de Ac$i&o' To$ale'
C)en$a' *or Corar
Ven$a' a Cr+di$o,3-.
Co' $o de Ven$a'
In&en$ario Promedio
Ven$a'
Ac$i&o' Fi(o' Ne$o'
Ven$a'
To$al de Ac$i&o'
"3/00 12/30 -2/12 1!/.1 1./1"
1/!. 1/30 1/!2 1/!0 1/0-
1/0- 1/"0 1/-3 1/!! 1/0!
0/.2 0/-1 0/11 0/-. 0/13
El *erodo *romedio de coro de la em*re'a 'e 3a man$enido en$re "3 4 1- da' d)ran$e lo' 5l$imo' c)a$ro
a6o'7 lo c)al no e' con#r)en$e con ') *ol$ica de cr+di$o7 la c)al dic$a 8)e lo' coro' deen 'er en )n *la9o
de 30 da' *ara $odo' lo' clien$e' con cr+di$o a*roado/ En c)an$o a la ro$aci%n de in&en$ario'7 la mi'ma 3a
di'min)ido 'i#ni:ica$i&amen$e de'de el a6o !0007 *a'ando de !/.0 &ece' a 1/0- &ece' en relaci%n con el co'$o
de &en$a'7 lo c)al e' )n ndice m)4 a(o *ara el $i*o de ne#ocio de la em*re'a/ De la mi'ma :orma7 la ro$aci%n
de ac$i&o' :i(o' 4 la de ac$i&o' $o$ale' $ami+n 'e 3an man$enido m;' o meno' e'$ale' d)ran$e el *erodo7
con ndice' *romedio de 1/.1 4 0/-1 &ece' de ro$aci%n7 re'*ec$i&amen$e/ E'$o' indicadore' no 'on lo'
%*$imo'7 dado 8)e la em*re'a 'e dedica a comerciali9ar *rod)c$o'7 *or lo 8)e 'e o'er&a )n a)men$o del
in&en$ario en ode#a/
3.00
2.50
2.00
1.50
1.00
0.50
0.00
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios de Adm inistracin de Activos (1 de 2)
0.00
!0.00
"0.00
#0.00
50.00
$0.00
30.00
20.00
10.00
0.00
2.00
1.!0
1.#0
1.$0
1.20
1.00
0.!0
0.#0
0.$0
0.20
0.00
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios de Administracin de Activos (2 de 2)
0112 0113 0114 011+ 0115 0112 0113 0114 011+ 0115
70+
Rotacin de %nventario &erodo &rom edio de 'o(ro Rotacin Activos
)i*os
Rotacin Activos Totales
Ca*$)lo V < Ca'o Pr;c$ico
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AC*+
MH
RA
,e()"%
!0-a#o-0"
30-a#o-0"
C. DE APALANCAMIENTO ,INANCIERO 0112 0113 0114 011+ 0115
+ Ra9%n de De)da
5 De)da a Ca*i$al
8 Coer$)ra de In$ere'e'
De)da To$al
To$al de Ac$i&o'
De)da To$al
Ca*i$al Con$ale To$al
=$ilidade' An$e' In$ere' e Im*)e'$o'
Car#o' *or In$ere'e'
!> !> 0> 11> 12>
!> 3> 0> !1> !3>
1./-1 0/.2 3/2! !/11 0/."
La em*re'a re#i'$ra )n a)men$o de la de)da de $ercero' *ara :inanciar ')' o*eracione'? d)ran$e lo' 5l$imo'
cinco a6o'7 e'$e indicador *a'% del !> en relaci%n con lo' ac$i&o' de la em*re'a *ara !0007 a )n 12> en
!00"? la de)da a ca*i$al a)men$% de :orma 'imilar7 *a'ando de )n !> en !0007 a )n !3> en !00" 'ore el
$o$al del ca*i$al 8)e e' *ro*iedad de lo' accioni'$a' de la em*re'a/ Como re')l$ado7 el ndice de coer$)ra de
in$ere'e' di'min)4% de 1./1 &ece' en !0007 a 0/." &ece' en !00"/ E'$a 'i$)aci%n im*lica 8)e la em*re'a 3a
a)men$ado el rie'#o o*era$i&o al incl)ir en ') e'$r)c$)ra de ca*i$al7 de)da e@$erna 8)e no 3a $enido )n
e:ec$o *o'i$i&o en la ro$aci%n de in&en$ario 4 ac$i&o' :i(o'/
20+
1!+
1#+
1$+
12+
10+
!+
#+
$+
2+
0+
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios Apalancamiento )inanciero (1 de 2)
1!.00
1#.00
1$.00
12.00
10.00
!.00
#.00
$.00
2.00
0.00
25+
20+
15+
10+
5+
0+
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios Apalancamiento )inanciero (2 de 2)
0112 0113 0114 011+ 0115
Ra,n de -euda 'o(ertura de %ntereses
0112 0113 0114
-euda a 'apital
011+ 0115
705 Ca*$)lo V < Ca'o Pr;c$ico
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AC*+
MH
RA
,e()"%
!0-a#o-0"
30-a#o-0"
D. DE RENTA-ILIDAD 0112 0113 0114 011+ 0115
71 Aar#en de =$ilidad Br)$a
77 Aar#en de =$ilidad Ne$a
70 Rendimien$o 'ore la In&er'i%n
76 Rendimien$o 'ore el Ca*i$al Con$ale
Ven$a' - Co'$o de Ven$a'
Ven$a'
=$ilidade' de'*)+' de Im*)e'$o'
Ven$a'
Ac$i&o To$al
Ca*i$al Con$ale
.!/0> .!/1> .3/0> .-/!> 01/1>
13/"> 2/0> 11/0> 11/0> -./!>
"/!> -/3> 1/"> 1/!> -3/">
"/3> -/0> "/1> "/1> -0/1>
La em*re'a 3a re#i'$rado )n de'cen'o en lo' ndice' de ren$ailidad o$enido' en el *erodo !000-!00"/ Al
re'*ec$o7 el mar#en de )$ilidad r)$a 3a de'cendido de .!/0> en !00"? a )n 01/1> en !00"? la )$ilidad ne$a
cierra en -./!> en !00" c)ando en !000 'e )ic% en 13/">? como re')l$ado7 el rendimien$o de la in&er'i%n de
la em*re'a e' ne#a$i&o *ara !00" C-3/">D? 4 el rendimien$o 'ore el ca*i$al con$ale de lo' *ro*ie$ario' 3a
de'cendido no$alemen$e de'de )n "/3> en !0007 a )n -0/1> en !00"/ HAO AD*7
15.0+
10.0+
5.0+
0.0+
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios Renta(ilidad (1 de 2)
5#.2+
52.$+ 52.1+ 53.0+
5!.0+
5#.0+
5$.0+
52.0+
50.0+
$!.0+
$"."+
10.0+
!.0+
#.0+
$.0+
2.0+
0.0+
EMPRESA MULTIHOGAR
.5.0+
.10.0+
0112 0113 0114 011+ 0115
$#.0+
$$.0+
$2.0+
.2.0+
.$.0+
.#.0+
0112 0113 0114 011+ 0115
/ar0en 1tilidad 2eta /ar0en 1tilidad 3ruta
CONCLUSIONES%
Rendimiento s4%nversin Rendimiento 'apital 'onta(le
El De*ar$amen$o de Con$ailidad de la em*re'a no reali9a nin#)na e&al)aci%n :inanciera *ara e@aminar lo' re')l$ado' an)ale' de &en$a'
4 *a$rimonio/ E'$o con'$a 'e#5n 'e &eri:ic% en lo' re#i'$ro' 4 doc)men$o' con$ale' 4 :inanciero' del arc3i&o del De*ar$amen$o
Con$ale/HAO AD*7
AUDITORA OPERACIONAL DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO
ANELISIS DE LOS REFISTROS DE INVENTARIOG AHTODO ABC
Auditor Reso!s"#$e% M9!or Mor"t"9" PT%
AC*5 ,e()"%
Tie&o Pre'isto% 6 Horas He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
El in&en$ario de la em*re'a :)e re&i'ado 'olici$ando in:ormaci%n :inanciera relacionada al De*ar$amen$o
Con$ale/ Lo' re#i'$ro' de in&en$ario :)eron o$enido'7 cla'i:icado' 4 ordenado' 'e#5n el m+$odo ABC/
C"!tid"d Des(ri(i;! Costo U!it"rio Costo Tot"$ < < A(u& A-C
1. E8)i*o' de c%m*)$o IP7 In$el Core !AIZ
!1 Tele&i'ore' SONJ7 *an$alla *la'ma7 !2K
11 Re:ri#eradora' 11L7 Aarca LF
1" Tele&i'ore' Sam')n#7 LCD7 3!K
11 E8)i*o' de 'onido Pana'onic7 0"00M
N .73!0
N 37313
N 07010
N 371-.
N 37!-"
N 127"-0 10/"> 1.>
N 107"33 13/1> !">
N -"7!3" 1!/1> 01>
N -17110 1!/-> .3>
N ..7.0" 10/3> -3>
A
A
A
A
A
!0 La&adora' di#i$ale' Aarca AABE7 30 L'/
12 E'$):a' de cocina con 3orno7 11L7 LF
" Cama Fom$e@ Aa$rimonial
1 Secadora' AABE7 00.0=I-LSP
10 Bicicle$a' Aon$a6e'a - S3imano
0 Am)elado de 'ala e'$ilo Aadeira C3-!-1D
3 Am)elado de 'ala e'$ilo Cl;'ico C3-!-1D
2 Bicicle$a' Ti#rillo - S3imano
. Pla$era' e'$ilo colonial7 *alo lanco
! A)ele de comedor $i*o Carolina
!2 Olla' de *re'i%n DEOO7 - L$'
!! Re*rod)c$or DVD LF . Re#ione'
" Iorno' Aicro3onda' di#i$ale'7 FE
.! Planc3a' a &a*or FE? . ni&ele'
!. Lic)adora' FE - &elocidade'
1 A'*iradora' el+c$rica' 1!L'-10OM
N !7."1
N !70!0
N !7313
N 1710-
N 230
N 17"22
N !7123
N 1!0
N 17120
N !7202
N 120
N !!2
N .10
N ."
N 2!
N 300
N .17100 2/->
N 0-70.- "/.>
N 1"7.00 3/0>
N 11720! !/!>
N 27300 1/1>
N 17.2- 1/0>
N -7.12 1/!>
N -70"0 1/!>
N .7210 1/1>
N .7"2" 1/1>
N .7-!- 1/0>
N .703" 0/2>
N 07.-0 0/">
N !7220 0/->
N !7!"" 0/0>
N !700" 0/0>
13>
"!>
".>
"1>
"2>
20>
2!>
23>
20>
2.>
2->
21>
2">
2">
22>
22>
A
A
-
-
-
-
-
-
-
-
-
C
C
C
C
C
10 E'$):a de me'a 3 3ornilla' C$amo incl)idoD
1- Ba$idora' LF 0 &elocidade' color lanco
Tot"$ I!'e!t"rio
N !!3
N 11-
N !7!30 0/0> 100>
N 17".- 0/3> 100>
= 368,628
C
C
761
ANELISIS DE LOS REFISTROS DE INVENTARIOG AHTODO ABC
AC*5 ,e()"%
CONCLUSIONES%
He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
A $ra&+' de la o'er&aci%n reali9ada en el ;rea de Almac+n 'e e'$aleci% 8)e la em*re'a no reali9a
nin#5n $i*o de cla'i:icaci%n del in&en$ario 8)e no 'ea *or $i*o de *rod)c$o o lnea? el almac+n no
*re'en$a )na 'e6ali9aci%n de la' di&i'ione' 4 la :orma en 8)e 'e almacenan lo' di'$in$o' *rod)c$o'7 lo'
c)ale' 'e enc)en$ran di'*er'o' 4 no e'$;n ordenado'/ E'$o *ro&oca 8)e c)ando 'e emi$e )na orden de
en$re#a o &en$a7 'e re#i'$ren *rolema' *ara locali9ar *rod)c$o' *e8)e6o'? *ara mo&ili9ar *rod)c$o' de
#ran $ama6o 8)e e'$;n mal colocado'? o *ara reali9ar lo' con$eo' de in&en$ario/ HAO AD*7
El almac+n $am*oco *o'ee )n Parde@ com*)$ari9ado 8)e 'im*li:i8)e 4 a#ilice lo' re#i'$ro' de
en$rada' 4 'alida de mercadera'7 el re#i'$ro 8)e 'e mane(a de manera m;' adec)ada e' el reali9ado
*or Con$ailidad c)ando 'e re#i'$ran com*ra' 4 &en$a'? e'$o com*lica $ener ac$)ali9ado' lo' re#i'$ro'
en :orma *aralela *ara &eri:icar 8)e :'icamen$e el in&en$ario 'e enc)en$re en el almac+n de la
em*re'a/ HAO AD*7
Se *ro*)'o al Encar#ado del De*ar$amen$o de Com*ra' ado*$ar la cla'i:icaci%n ABC de $al :orma 8)e
el con$rol in$erno de lo' in&en$ario' 'e :ocalice en lo' *rod)c$o' de ma4or &alor 4 menor &ol)men/
,IRMA AUDITOR%
767
ANELISIS DE LA TOAA FQSICA DE INVENTARIOS
AC*8 ,e()"%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
Se a)di$% la $oma :'ica de in&en$ario de la em*re'a7 *ara el cierre :i'cal !00"/ El e8)i*o de a)di$ore' 'e
in$e#r% a lo' do' #r)*o' 8)e con:orma el De*ar$amen$o de Com*ra' *ara reali9ar el con$eo/ De :orma
alea$oria7 'e re&i'aron la' can$idade' de *rod)c$o' cla'i:icado den$ro de la ca$e#ora RAS 4 RBS7 'e#5n el
m+$odo ABC de cla'i:icaci%n de in&en$ario' 8)e 'e e@*)'o en la c+d)la AC*5/
Lo' re')l$ado' del con$eo 'e com*araron con$ra lo' 'aldo' con$ale' en liro' al 31 de Diciemre !00"7
*ara &eri:icar la corre'*ondencia de e@i'$encia' con$ra dic3o' re#i'$ro'/
RESULTADOS DEL CONTEO
A. LNEA -LANCA
I!'e!t"rio se>?! Co!t"#i$id"d "$ 67*Di(*0115
1 Re:ri#eradora 11L7 Aarca LF
! La&adora di#i$ale' Aarca AABE7 30 L'/
1 E'$):a de cocina con 3orno7 11L7 LF
I!'e!t"rio se>?! Auditor@"
CONCLUSI/NG
N 07010
N .7110
N !70!0
N 111721-
N 117-1!
N 1--73-0
El con$rol in$erno 'ore el in&en$ario de lnea lanca m)e'$ra de:iciencia'7 *)e'$o 8)e 'e e'$aleci% 8)e
1 re:ri#eradora 8)e 'e enc)en$ra en la Sala de Ven$a' !7 no :)e dada de a(a de lo' re#i'$ro' de
in&en$ario de la em*re'a7 e'$ando re#i'$rada en el almac+n? adem;'7 1 la&adora di#i$al 'e enc)en$ra en
mal e'$ado7 'in *oder :)ncionar? la mi'ma no :)e re*or$ada7 4 'e de'conocen la' ca)'a' del mal
:)ncionamien$o AHAO.? el encar#ado de almac+n a:irma 8)e el de'*er:ec$o e' de :;rica? 1 'e#)nda
la&adora 8)e 'e enc)en$ra in&en$ariada7 no 'e encon$r% en el almac+n7 al i#)al 8)e 1 e'$):a de cocina?
al re'*ec$o7 el Feren$e Feneral a:irm% 8)e amo' *rod)c$o' :)eron car#ado' *ara m)e'$ra a do'
clien$e'7 'in 8)e e@i'$a )n doc)men$o 8)e a&ale la 'alida7 la c)al *ara :ine' de m)e'$ra7 no e'$;
*ermi$ida *or la *ol$ica de la em*re'a? el Feren$e Feneral a:irm% 8)e +l lle&aa re#i'$ro de e'$a 'alida
*ara ') con$rol 4
*o'$erior de&ol)ci%n AHAO.
La e:iciencia del con$eo :'ico de lnea lanca7 'e 'i$)% en )n 23> &er')' el &alor en liro'/ El ni&el de
ace*$aci%n *ara e'$e $i*o de *rod)c$o'7 'e#5n la Ferencia Feneral7 e' del 100>7 *or lo c)al 'e cali:ica
como de:icien$e la #e'$i%n del in&en$ario de lnea lanca AHAO./ AD*7
760
AC*8 ,e()"%
-. ELECTRODOMBSTICOS
He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
! E8)i*o' de c%m*)$o IP7 In$el Core !AIZ
3 Tele&i'ore' SONJ7 *an$alla *la'ma7 !2K
1 Tele&i'ore' Sam')n#7 LCD7 3!K
3 Re*rod)c$or DVD LF . Re#ione'
0 Iorno' Aicro3onda' di#i$ale'7 FE
- Planc3a' a &a*or FE? . ni&ele'
2 Lic)adora' FE - &elocidade'
ECi(ie!(i" de$ Co!teo
CONCLUSI/N%
N 107-0"
N 107112
N 371-.
N 37!-"
N -"1
N !7!"0
N 30.
N "!0
N 300
N !2371.0
N 3!7!12
N !-07"11
58<
El con$eo :'ico de elec$rodom+'$ico' re#i'$r% de:iciencia' de con$rol in$erno/ Se e'$aleci% 8)e !
e8)i*o' de c%m*)$o del in&en$ario7 no :)ncionan7 3aiendo 'ido re#i'$rado' como com*ra7 en el me'
de No&iemre !00"7 *ara lo' c)ale' no e@i'$e )n re*or$e de la ca)'a de dic3o de'*er:ec$o? 0 $ele&i'ore'
Cde do' di'$in$a' marca'D re#i'$ran da6o' con'iderale' en la' *an$alla'7 *ara lo' c)ale' no e@i'$e )na
()'$i:icaci%n e'cri$a de la ca)'a de dic3o da6o/
La e:iciencia del con$eo :'ico de lnea lanca7 'e 'i$)% en )n "2> com*arado con el &alor en liro'/ El
ni&el de ace*$aci%n *ara e'$e $i*o de *rod)c$o'7 'e#5n la Ferencia Feneral7 e' del 2.>7 *or lo c)al 'e
cali:ica como de:icien$e la #e'$i%n del in&en$ario de lnea lanca AHAO.. AD*7
766
AC*8 ,e()"%
C. MUE-LES
He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
1 Cama Fom$e@ Aa$rimonial
1 Pla$era' e'$ilo colonial7 *alo lanco
CONCLUSI/N%
N 17"22
N !7123
N C17120D
N !7202
N 007.01
N .7"01
N 3"7100
5+<
El con$eo :'ico de m)ele' re#i'$r% de:iciencia' de con$rol in$erno/ Se de$ermin% )n :al$an$e de 1 cama
del in&en$ario 8)e no 'e *)do )icar en el almac+n7 'in 8)e e@i'$a )na ()'$i:icaci%n doc)men$ada de
dic3a :al$a? adem;' 'e &eri:ic% el :al$an$e 4 el 'oran$e de 1 am)elado de 'ala de 'imilar modelo? el
encar#ado de almac+n indic% 8)e *or error 'e re#i'$r% )n cr)ce en la con$aili9aci%n de la 'alida de
e'$o' m)ele'? adem;'7 'e encon$r% 1 *la$era en mal e'$ado7 a lo c)al el Encar#ado de Bode#a e@*lic%
8)e el da6o 'e re#i'$r% en el mo&imien$o del ar$c)lo7 lo c)al :)e com)nicado a Ferencia *ero no e@i'$e
)n doc)men$o de re'*aldo de dic3a doc)men$aci%n/
La e:icacia del con$eo :'ico de m)ele' 'e 'i$)% en )n "1> com*arado con el &alor en liro'/ El ni&el de
ace*$aci%n *ara e'$e $i*o de *rod)c$o'7 'e#5n la Ferencia Feneral7 e' del 2.>7 *or lo c)al 'e cali:ica
como de:icien$e la #e'$i%n del in&en$ario de m)ele' AHAO.. AD*7
,IRMA AUDITOR%
762
ANELISIS DEL P=NTO DE REORDEN
AC*71 ,e()"%
Re'is"do or%
:R
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
Se 'olici$aron al De*ar$amen$o de Com*ra'7 lo' re#i'$ro' de la' can$idade' mnima' 4 m;@ima' de *edido
*ara cada )no de lo' *rod)c$o' 8)e comerciali9a la em*re'a A)l$i3o#ar/ E'$o' re#i'$ro' 'e ordenaron
*ara &eri:icar la' can$idade' 8)e con'i#nan la' %rdene' de com*ra7 &er')' la' 8)e dic$a el lo$e econ%mico
de com*ra7 con el *ro*%'i$o de &eri:icar lo' ni&ele' %*$imo' de in&en$ario/
Pu!to de De&"!d" Lote N?&ero DDCi(itE <So#re* COSTO DE
Sto(F Des(ri(i;!
Costo U!it"rio Costo Tot"$ Pedido A!u"$ /ti&o de edidos EG(eso Sto(F DE OPORTUNIDAD
1. E8)i*o c%m*)$o IP7 In$el Core !AIZ
!0 La&adora di#i$ale' Aarca AABE7 30 L'/
N 230 N 27300 !
N 1!0 N -70"0 !
N .73!0 N 127"-0 !
N 37313 N 107"33 !
N 371-. N -17110 !
N 37!-" N ..7.0" !
N !!2 N .703" !
N .10 N 07.-0 !
N ." N !7220 .
N 2! N !7!"" .
N 300 N !700" !
N 11- N 17".- .
N 1710- N 11720! 3
N 07010 N -"7!3" 3
N !7."1 N .17100 3
N !70!0 N 0-70.- 3
N !7313 N 1"7.00 3
N 17"22 N 17.2- !
N !7123 N -7.12 !
N 17120 N .7210 !
!0
1!
!0
!0
!0
!0
!0
!0
13!
-0
!0
1!
!0
3-
!0
3-
-0
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!0
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1
!
!
!
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3
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0
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1!
"
1!
1!
1!
1!
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12
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!0
1!
10
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10
12
1!
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-
-
11
11
10
13
1"
0
0!
11
3
1
!
1!
1.
10
!
C0D
C1D
1
1-"> N .7.--
-!> N 07001
13> N ."7302
"1> N .17!0.
1"> N .!7.."
1-> N 0!730.
"!> N 07113
02> N !7!.1
"1> N !70!1
-1> N 17.3.
0!> N 1701"
01> N "--
!"> N 37303
-"> N 0-71-.
1.> N 3"7100
11> N 3!71!-
!!> N 07103
-1> N C11D
-3.> N C!7!"!D
12> N 1710-
! A)ele de comedor $i*o Carolina N !7202 N .7"2" ! !0 ! 1! C!D -10!> N C-7011D
10 E'$):a de me'a 3 3ornilla'
CONCLUSI/N%
N 120 N .7-!- !
N !!3 N !7!30 !
!0
!0
!
!
1!
1!
!.
-
"-> N 07"0!
-0> N 173!2
= 634,078
Se 'eleccionaron alea$oriamen$e7 median$e m)e'$reo e'$ad'$ico7 113 %rdene' de com*ra de )n $o$al de 3107 *ara el
*erodo enero-diciemre !00"? la re&i'i%n *ermi$i% e'$alecer 8)e la' can$idade' de *rod)c$o 8)e 'e 'olici$aron a lo'
*ro&eedore'7 e@cedan lo e'$alecido *or la can$idad %*$ima *ara cada *edido7 de la 'i#)ien$e :ormaG aD en el ".> de
lo' ca'o'7 lo' *rod)c$o' 'e 'olici$aron en can$idade' 8)e d)*licaan la can$idad %*$ima de *edido? D *ara el re'$an$e
1.> 'e de$ec$% 8)e la' can$idade' 'olici$ada' e@cedan en$re )n ..> 4 )n 20> la' can$idade' %*$ima
Al re'*ec$o7 el Feren$e de Com*ra' e@*lic% 8)e lo' *edido' 'e 3icieron de e'a :orma7 deido a e@*ec$a$i&a' ma4ore'
de &en$a'7 4 a o:er$a' de de'c)en$o *or &ol)men 8)e o:recieron lo' *ro&eedore'/ E'$o' do' ')ce'o' oca'ionaron 8)e
la em*re'a re#i'$rara ni&ele' de in&en$ario o'$en'ilemen$e ma4ore' a lo' 8)e dic$a el lo$e %*$imo de in&en$ario7 con
)n *romedio de e@ce'o del 01> en )nidade' com*arando el '$ocP al 31 de Diciemre !00"7 &er')' la can$idad
%*$ima de *edido calc)lada/ CHAO./ AD*7
Tesis Auditora
Operacional
DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO
EVAL=ACITN DEL CONTROL INTERNO OPERACIONAL,ADAINISTRATIVO
Auditor Reso!s"#$e% Jonathan Reyes PT% AC*77 ,e()"%
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!0-()l-0"
30-()l-0"
PARTE A% ORGANIZACI/N SI NO O#ser'"(io!es
1 E@i'$e or#ani#rama de la em*re'aU
! Se $ienen claramen$e de:inida' la' re'*on'ailidade' deG
5 Cada )nidad 4,o De*ar$amen$oU
5 De Con$ailidadU
5 De Com*ra'U
5 De Almac+nU
5 De In&en$ario'U
3 'uenta la empresa con:
5 =n re#lamen$o in$erno de $raa(oU
5 =n c%di#o de cond)c$aU
5 Aan)ale' de $raa(o en cada ;reaU
0 &articipa adecuadamente la administracin en el dise6o
7 apro(acin de cam(ios dentro de la estructura de
control de inventarios8
@ Se dee di'e6ar )n or#ani#rama
@ No 'e c)en$a con )n man)al e'*ec:ico
@
@
@
@
@
@
@
@
@
No 'e 3an reali9ado camio' de'de ') :)n-
@ daci%n/
5 E'$; &i#ilada adec)adamen$e la e'$r)c$)raU
5 E@i'$e )n 'e#)imien$o adec)ado 'ore el inc)m*li-
mien$o de con$role'U
. 9:iste un sistema presupuestal8
- 9:iste un se0uimiento de la administracin respecto a
resultados presupuestales8
1 9:iste un -epartamento de Auditora %nterna8
" 9n caso de ser positiva la respuesta anterior; considera
usted <ue los auditores sean:
5 O(e$i&o'
5 Com*e$en$e'
2 9n caso de ser ne0ativa la respuesta anterior; <ui=n
cumple la >uncin de supervisin 7 vi0ilancia8
5 El Feren$e Feneral
5 El Con$ador Feneral
5 El Encar#ado de Com*ra'
5 El Encar#ado de Almac+n
5 El Encar#ado de Sala de Ven$a'
5 A)di$ora E@$erna
764
@
V
Wnicamen$e lo' con$role' con$ale'/
@ Se carece de *ol$ica' 4 mecani'mo'
8)e re#i'$ren errore'
@ Wnicamen$e la' a*roacione' del #eren$e/
N,A
@
@
N,A
N,A
N,A
Por8)e a +l re*or$an $odo' lo' de*ar$amen$o'
Tesis Auditora
Operacional
DE INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO
Auditor Reso!s"#$e% Jonathan Reyes PT% AC*77 ,e()"%
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
He()o or%
Re'is"do or%
:R
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!0-()l-0"
30-()l-0"
PARTE A% ORGANIZACI/N
10 ?as polticas de personal 0aranti,an adecuada:
SI NO O#ser'"(io!es
5 Con$ra$aci%n
5 Adie'$ramien$o
5 S)*er&i'i%n
5 E&al)aci%n
11 9:iste rotacin de personal en:
5 La admini'$raci%n
5 Almac+n
5 Com*ra'
5 Con$ailidad
5 Coro'
5 Ven$a'
1! 9:iste una estructura departamental en inventarios
13 1tili,a servicios pro>esionales para:
@ Se carece de )na e&al)aci%n *re&ia
@ Se carece de man)ale'
@ Se carece de )na adec)ada lnea de a)$oridad
@ Se carece del *er:il de *)e'$o7/
@
@
@
@
@
@
5 A'e'ora X)rdica
5 A'e'ora Fi'cal
5 O$ro'
PARTE -% POLTICAS
1 E@i'$en *ol$ica' *araG
5 An;li'i' de Aercado
5 A)$ori9aci%n de %rdene' de com*ra
5 Co$i9acione'
5 Fac$)raci%n 4 a)$ori9aci%n *ara re*ar$o a domicilio
5 Coro de &en$a' al cr+di$o
5 Qndice de *recio' de com*ra
5 Con$ra$aci%n de 'er&icio' 'e#5n re8)erimien$o
5 Lmi$e de cr+di$o' a)$ori9ado' *ara lo' *ro&eedore'
5 Reali9ar in&en$ario'
5 Pro#ramaci%n de *a#o'
! E'$;n e'cri$a' la' *ol$ica' de in&en$ario' 4 'e e@*lican con
claridad
3 Se $iene *la9o *ara en$re#ar a la #erencia lo' e'$ado'
:inanciero'
0 En el almac+n o 'ala de &en$a'7 el e'*acio :'ico *ara la
mercadera e' adec)ado
. Se c)en$a con *er'onal id%neo *ara de'arrollar la'
ac$i&idade'
76+
@
@
SI NO
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
Wnicamen$e con la reali9aci%n de coro'
En la elaoraci%n de cierre an)al
O#ser'"(io!es
El *rocedimien$o e'$a e'$alecido
En ca'o de inc)m*lir ne#ociaci%n
Cinco da' 3;ile'
Tesis Auditora
Operacional
Auditor Reso!s"#$e% Jonathan Reyes PT%
AC*77 ,e()"%
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
He()o or%
Re'is"do or%
:R
RA
!0-()l-0"
30-()l-0"
PARTE C% SEGREGACI/N DE ,UNCIONES
1 Se $iene claro 4 de:inido la' ac$i&idade' de cada elemen$o
de la em*re'aG
5 Feren$e
5 Con$ador
5 Encar#ado de Almac+n
5 Encar#ado de Coro'
5 Encar#ado de Ven$a'
PARTE C% SEGREGACI/N DE ,UNCIONES
1 C)en$a la em*re'a con in'$alacione' adec)ada' *ara la
reali9aci%n de in&en$ario'
! =$ili9a medio' elec$r%nico' *ara &al)ar7 con$rolar 4
re#i'$rar lo' in&en$ario'
5 In$erne$
5 E@cel
5 So:$Yare a medida
3 C)en$a con '):icien$e e8)i*o de c%m*)$o C3ardYareD
acorde a la' nece'idade' de la em*re'a *ara )n adec)ado
re#i'$ro de in&en$ario
0 C)en$a con *ro#rama' de com*)$aci%n CSo:$YareD acorde
a la' nece'idade' de la em*re'a *araG
5 In#re'o' de mercadera a almac+n
5 E#re'o' de e:ec$i&o
5 E#re'o' de mercadera de almac+n
5 Clien$e'
5 Pro&eedore'
5 Con$ailidad
. C)en$a con '):icien$e' &e3c)lo' *ara la en$re#a de lo'
*edido'
CONCLUSION%
SI NO
@
@
@
@
@
SI NO
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
O#ser'"(io!es
O#ser'"(io!es
Io(a' de c;lc)lo di'e6ada' *or el encar#ado/
El 'i'$ema de la em*re'a/
El *re'en$e c)e'$ionario 'e con:orm% a $ra&+' de la con'olidaci%n de lo' re')l$ado' o$enido' de la' enc)e'$a'
reali9ada' al *er'onal del ;rea de Con$ailidad7 Com*ra' 4 Ven$a'/ El $o$al de enc)e'$a' :)e de !0? la reco*ilaci%n
de in:ormaci%n incl)4% al Feren$e Feneral de la em*re'a/
765
AUDITOR RESPONSA-LE% LIC. RUBN ACAJABN
EVAL=ACITN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AC*70
:R
RA
,e()"%
!0-()l-0"
30-()l-0"
,ASE DE E:ECUCI/N
1 ZEl m+$odo de &al)aci%n de in&en$ario' )$ili9ado :)e
deidamen$e a)$ori9ado *or la admini'$raci%n de la
entidad8
! @?os procedimientos para valuacin de inventarios son
aplicados correctamente8
3 @Ae tienen procedimientos para reali,ar inventarios
SI NO
H
G
O#ser'"(io!es
Se )$ili9a el de co'$o *romedio deido al
&ol)men de o*eracione'7 4 *or carecer de
3erramien$a' $ecnol%#ica'/
Se )$ili9an en a'e a la e@*eriencia de lo'
selectivos peridicamente8
H encar#ado'/
0 @Ae tienen procedimientos pre.esta(lecidos para
ela(orar al0Bn documento al momento de comprar
mercadera8
. @Ae tienen procedimientos para practicar inventarios
>sicos8
- @Ae cuenta 7 distri(u7en a los (ode0ueros;
procedimientos para despacCar el producto con (ase a
pedidos de(idamente autori,ados8
1 ZE@i'$e )n con$rol adec)ado de la' com*ra' reali9ada' en
el *erodoU
H
H
Sin emar#o no 'e $ienen co$i9acione'
deido a 8)e 'e $raa(a con *ro&eedore'
*rede:inido'/
Sin emar#o el *rocedimien$o 'e reali9a en
:orma em*rica a'ado en la e@*eriencia/
H El almac+n no $iene )n adec)ado orden *ara
el almacena(e7 *or lo c)al no 3an a'i#nado
*er'onal *ara ;rea' de de'*ac3o e'*eci:ica'
H No la' com*ra' 'e 3an reali9ado con la o *or-
dad del de'c)en$o *or can$idad7 'in $omar en
en c)en$a la' &en$a' 4 el lo$e econ%mico//
,ASE DE REGISTRO
1 ZSe )$ili9an :orma' *re-n)merada' *ara el re#i'$ro de $oda'
las salidas de mercaderas8
! @Ae revisan los costos de los productos8
3 @9s adecuado el sistema de costos8
SI NO
H
H
H
O#ser'"(io!es
Se )$ili9a el doc)men$o de de'*ac3o 4 la :ac-
$)ra de &en$a/
0 @?as e:istencias de mercadera en mal estado se
>acturan para darles de (a*a8
V Se o'er&o mercadera da6ada 8)e a)n e'$a
car#ada al in&en$ario
. @9l re0istro del in0reso de mercadera 7 el re0istro del docu.
men$o lo reali9an de*ar$amen$o' di'$in$o' U
- @Ae reali,a inte0racin de cuentas de proveedores8
1 @Ae reali,a inte0racin de las devoluciones so(re
compras reali,adas8
768
H
H
G
E'$a o*eraci%n de re#i'$ro de in#re'o al almac+n
la reali9a el encar#ado del almac+n 4 el re#i'$ro
de la :ac$)ra la reali9a con$ailidad/
Se reali9an men')almen$e
Se lle&a )n re#i'$ro en a'e a la' de&ol)ci%n-
ne' re*or$ada' *or el encar#ado del almac+n7 la'
de&ol)cione' 'on *or la' com*ra' locale'/
EVAL=ACITN DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AC*70
:R
RA
,e()"%
!0-()l-0"
30-()l-0"
,ASE DE CUSTODIA
1 @?a empresa cuenta con procedimientos para <ue todos
SI NO O#ser'"(io!es
No 'e calc)la el lo$e econ%mico de com*ra
los 0astos en la compra 7 mane*o de mercadera se
car0uen al costo de ad<uisicin de estas8
! @9:iste custodia >sica 7 acceso restrin0ido a ,onas de
almacena*e8
3 @Ae comprue(a peridicamente la e:istencia 7
condiciones >sicas de los (ienes res0uardados8
0 ZE@i'$e )n con$rol adec)ado de e@i'$encia'U
. ZE'$;n $oda' la' e@i'$encia' a(o el car#o de )n ode#)eroU
- ZPer'ona' a(ena' al de*ar$amen$o de ode#a $ienen
acce'o a e'$aU
1 ZE'$;n la' e@i'$encia' deidamen$e *ro$e#ida'U
NOTASECOMENTARIOS%
V
V
H lo' #a'$o' de almacena(e 'e re#i'$ran en el
V No e@i'$en norma' e'$alecida' ni *rocedi-
mien$o' de con$rol/
V No e@i'$en con$role' de calidad den$ro del al-
macen/
E' nece'ario im*lemen$ar )n 'o:$Yare adec)ado7 8)e
*ermi$ir iden$i:icar mo&imien$o' de in&en$ario'7 #enerar
V
re*or$e' 4 a#ilice el *roce'o de re#i'$ro me(orando
men')ralemen$e la e@ac$i$)d de lo' re#i'$ro'/
Carecen de )na adec)ada ')*er&i'i%n 4 'e#re#aci%n de
:)ncione' den$ro de la ode#a/
No e@i'$e )na *ol$ica :ormal al re'*ec$o7 'e
o'er&o #en$e a(ena al almac+n/
Se enc)en$ra 'ore '$ocP en el almac+n 4 no c)en$an
V
con )n 'e#)ro *ara ') *ro$ecci%n/
El *re'en$e c)e'$ionario 'e reali9% al *er'onal del De*ar$amen$o de Com*ra' 4 Erea de Almac+n7 el 8)e e'$;
direc$amen$e relacionado con la' o*eracione' de #e'$i%n de in&en$ario' 4 almacenamien$o de la em*re'a/
AUDITOR RESPONSA-LE%
LIC. JONATHAN REYES
Se encontraron defciencias operativas y de control interno provocadas por lo siguiente:
Inadecuada organizacin que permita defnir claramente la segregacin de
funciones.
La empresa cuenta con un sistema de software adecuado para la
administracin del inventario, sin embargo es sub-utilizado.
Se carecen de manuales de normas y procedimientos internos.HAO AD*7
721
ANELISIS DE RIESFOS DEL PROCESO DE INVENTARIOS J ALAACENAAIENTO
AC*76 ,e()"%
Re'is"do or%
MM
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
N DESCRIPCION DEL RIESGO
PROCESO% INGRESO DE MERCAERA AL ALMACEN
POSI-LES CONSECUENCIAS.
O-SERVACI/N REF
1 Que el contrato seguro se haya vencido y se reciban
Disminucin patrimonial, perdidas econmicas en
caso
Revisin de contratos seguro en forma
mensual por parte de contabilidad, la AC-12 X
mercadera en el almacn.
2 Que se ingresen al almacn cantidades de mercaderas
de un suceso natural o fortuito.
Registos de existencias de Inventarios errneos,
cobertura es adecuada
En el proceso del recepcin, no se
coteja todas las unidades fsicas contra
distintas a las reportadas en la factura. perdidas econmicas.
Registros de existencias de inventarios errneos,
la factura, debido a que el proceso se
recepcin se torna complicado.
AC-5-1 x
Permitir el ingreso de mercaderas que no cumplan con
los
3 requerimientos bsicos de calidad que ofrece la
empresa a
sus clientes (condiciones de garanta).
Que se reciban mercaderas con mayor costos a los
5
perdidas econmicas, defciente calidad del producto En el proceso de recepcin, no se
coteja
para la venta, incremento de devoluciones de clientes la factura contra las cantidades
fsicas.
por defciente calidad. Trabajar con mercadera de baja Se trabaja con proveedores
confables
calidad que afecte la credibilidad e imagen de la que ofrecen garanta total.
empresa.
Perdidas econmicas, registros de costos Se coteja costo segn orden de
compra
AC-5-1
AC-5-1
X
x
estipulados en la orden de compra.
6 Que no se frmen las factura y no se emita contrasea
de
inconsistentes, contabilidad errnea.
Cambios de documentos, alteracin de los mismos,
registro de documentos que no son validados con la
contra factura.
Todas las factura son selladas y
frmadas
al momento de su recepcin y se
AC-5-1 x
pago.
Los soportes de los ingresos (Facturas) no registren
costos
7 individuales que permitan asignar a cada mercadera
los
costos correctos.
8 Los soportes de la mercaderas no se ajusten a las normas
recepcin de mercaderas en el almacn.
Costos alterados, que no permiten establecer con
certeza el precio de venta.
acompaan de su respectiva contrasea
de pago.
Toda la facturacin viene con el detalle de
precio unitario y total por cada articulo, AC-5-1
segn requerimiento legal.
Se cuenta con un agente aduanero y las
plizas de importacin han sido
X
sobre fscales derechos de importacin.
Que por cantidad, tamaos y/o complejidad de las
9 caractersticas de la mercadera no se puedan verifcar
en
su totalidad.
Cuando por la naturaleza de la mercadera se entregan
en
10dependencias distintas al almacn no se puedan
verifcar
cabalmente.
Favorecer la evasin de impuestos y al contrabando
Registros de inventarios errneos y complicada
recepcin en el almacn.
Registros de inventarios errneos y perdidas de
mercadera.
debidamente declaradas. (no se
tienen
reparos del fsco)
Se realizaran pedidos moderados, al
contar con un vehculo de apoyo es
factible su revisin total sin difcultad.
Solo el almacn es el designado para
recibir mercadera .
AC-11
AC-5-1 /
AC-11
AC-11/AC-
12/AC-5-1
x
x
x
11Que se incumpla con las fechas designadas para la entrega Ventas no realizadas, por no contar con el inventario en Se trabaja con proveedores de confanza
de los pedidos el momento que se requiere.
12No tener un archivo adecuado para los documentos de Extraccin de informacin confdencial y complicado
y se cuenta con stock de seguridad.AC-5/AC-3
Se cuenta con un archivo sin adecuadas
x
13
14
soporte de ingreso al almacn
Reportar en fecha distinta a la real la transaccin del
ingreso
Que se clasifquen mal la mercaderas en las cuentas
proceso de verifcacin de operaciones.
Registros no actualizados para la generacin de
reportes de compras.
Inventarios errneos, contabilidad errnea,
Disminucin
medidas de seguridad
La documentacin pasa por el proceso de
registro en el almacn y
posteriormente a
los registros de contabilidad, lo cual
puede provocar desfase en la
informacin.
Provocado por registros de
inventarios
inexactos que provocan que no se
AC-5
AC-5
AC-5-1 /AC-
X
X
x
contables de almacn.
727
patrimonial.
realicen de manera oportuna los ajustes
3/AC-8
contables.

A

L

T

O

M

O

D

E

R

A

D

O

-

A

:

O
AC*76 ,e()"%
Re'is"do or%
MM
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
No DESCRIPCION DEL RIESGO
PROCESO% ALMACENA:E DE MERCADERA
Prdida de econmicas teniendo en cuenta la
inversin
O-SERVACION
Inadecuadas condiciones de almacenaje,
REF
15Que por factores diversos la mercaderas se deterioren en realizada, adems posibles despachos no
realizados
su permanencia en la bodega por mantener elementos daados en el stock de
disponibles.
desorden generalizado en en almacn y AC-5-3 x
estiba inadecuada.
Que por tiempos prolongados de almacenaje la
mercadera
Prdida de econmica teniendo en cuenta la inversin sobre stock e una adecuada clasifcacin
16
se vuelvan obsoletos.
realizada, mantener costos de operacin y
almacenaje
de mercadera que no es apta para la venta.
Disminucin patrimonial, perdidas econmicas y
de mercaderas, sin embargos son 25 AC-5-3
lneas de productos las que se manejan
Se cuenta con una sola puerta de ingreso
y una de salida, se cuenta con dos
AC-11/AC-
x
17 Que ocurran robos de mercadera estando en bodega.
registros inexactos por robo no detectado ni operado en guardias de seguridad, sin embargo la
12/AC-5-1
X
el tiempo oportuno.
18Que exista exceso de mercadera en bodega ocasionando Inversin innecesaria de capital de trabajo, y
tiene
carencia de una normativa documentada
provoca no una bajo nivel de seguridad.
La bodega presenta altos ndices de
sobre stock de acuerdo a los puntos de AC-9/AC-
baja rotacin de los mismos. relacin con los riesgos de deterioro y obsolescencia pedido y el lote econmico de
compra
calculado.
Se tiene duplicidad de esfuerzos al no
contar con registros en lnea, debido a
10 x
19
Que las cantidades en almacn no sean correctas con
Registros de Inventarios errneos, contabilidad errnea, que el registro del almacn y el registro AC-
5/AC-
X
relacin a los registro contables. despachos no realizados por inadecuados registros.
de contabilidad son interdependientes y 11 /AC-12
deben mantenerse conciliacin y
provocan desfases.
Se revisa la codifcacin en el proceso de
20Que no se codifquen la mercadera para identifcacin o se Inventarios inconsistentes, contabilidad errnea.
haga incorrectamente.
recepcin, por lo que en el almacenaje ya AC-5
no se codifca.
x
DESCRIPCION DEL RIESGO
PROCESO% DESPACHO DE MERCADERIA DEL ALMACBN
POSI-LES CONSECUENCIAS. O-SERVACION REF
21
Que haya demoras en el despacho de pedidos a los cliente, Afecta polticas de servicio al cliente,
provocando la
defciente calidad del servicio. mala imagen de la empresa y estrategias de ventas.
Por inadecuadas condiciones de
almacenaje, difcil localizacin de
mercara en el almacn provocando
retraso en el proceso de despacho.
El despacho de mercadera se realiza de
AC-5-5 / AC-
3/ AC-11
x
22 Que se registren errneamente la salida del almacn. Contabilidad errnea, registros de inventarios
incorrectos, perdidas econmicas(costos diferentes)
Que se entreguen cantidades de mercaderas distintas a
acuerdo a un listado de requerimientos
de
la sala de venta, se propuso que se
valide
contra la facturacin.
El encargado de despachos realiza
AC-3/AC-5-5
x
23las reportadas en factura y/o que se entreguen
mercadera
Inventarios errneos, contabilidad errnea, perdidas traslado contra factura la cual es AC-5-5/AC-
x
24
distinta a los facturados.
Que se entreguen mercaderas con calidades diferentes
a
las pactadas con las expectativas del cliente
econmicas y fraudes.
Inventarios errneos, contabilidad errnea, perdidas
econmicas, afecta poltica de servicio al cliente y
provoca devoluciones de clientes.
verifcada al momento de cargar la mvil 11/AC-
3
para el despacho
La mercadera no es revisada previo a la
solicitud de facturacin, por lo que se
AC-3/AC-5-5
propuso el cambio de confrmacin de
existencia y calidad de la misma.
La copia de la factura debe ser frmada
X
25
Que no se hagan frmar salidas de almacn o actas de
entrega.
Perdidas econmicas, por robos y errores en los
registros, se carece de evidencia.
por el cliente al momento de recibir de
conformidad su mercadera
Al no mantener actualizados los
registros
AC-5/AC-
11/AC-12
X
26 Desconocer los costos de ingreso o promedio al efectuar
Contabilidad errnea, valuacin de
inventarios
de existencia en lnea con los registros
AC-5/AC-
x
las salidas incorrectos.
Incumplimiento del procedimiento establecido por la
contables de costos de mercaderas. 11/AC-12
27Saltar u omitir el procedimiento de entrega de los
elementos
para poderlos entregarlos ms rpido.
gerencia, perdidas econmicas provocadas por
fraudes
o robos.
Se carece de manuales, organigrama y
la
misin de la empresa.
AC-5/AC-6 X
720

-

A

:

O

A

L

T

O

M

O

D

E

R

A

D

O
AC*76 ,e()"%
Tie&o Pre'isto% 2
Horas
No. DESCRIPCION DEL RIESGO
He()o or%
Re'is"do or%
PROCESO%TOMA ,ISICA DE INVENTARIOS
POSI-LES CONSECUENCIAS. O-SERVACI/N
MM
RA
!1-a#o-0"
!2-a#o-0"
Que se den de baja mercadera existente o que no
amerite,
28afectando crear pedidos que crean sobre stock en el
almacn
Inventarios errneos, contabilidad errnea, perdidas
econmicas.
Se carece de un manual de normas y
procedimientos debidamente
documentado y aprobado para la
actividad de toma fsica de inventario.
Debido a la inadecuada organizacin y
AC-5/AC-
11/AC-12
X
Que no se descarguen de los inventarios la mercadera que Inventarios errneos, contabilidad errnea,
afectar
29debe darse de baja, evitando generar pedidos para ventas por realizar y tomas de decisiones mediante
los
despachar las ventas. reportes de inventarios.
Que no se reporte oportunamente a contabilidad las
30 Contabilidad errnea, inventarios inconsistentes.
clasifcacin de la mercadera en el
almacn, as como las condiciones
inadecuadas de almacenaje.
Se realizan tomas fsicas por lo menos
una vez al ao, con lo cual se reportan
AC-9/AC-10
AC-5/AC-
x
x
correcciones de inventario existente.
DESCRIPCION DEL RIESGO
REPORTES DE IN,ORMACION ,INANCIERA
los ajuste a contabilidad.
O-SERVACI/N
Al momento de la recepcin de la
11/AC-12
31
32
Que las cifras de las facturas no concuerden con los datos Valuacin de Inventarios errneas,
contabilidad
de los costos registrados. errnea.
Que no se remitan oportunamente a contabilidad los
Contabilidad inconsistente.
documentos soportes.
Informacin inoportuna para la toma de decisiones,
mercadera se verifca que los costos
de
la factura correspondan a los registrados
en la orden de compra
La documentacin se traslada a
contabilidad luego de la recepcin en
el
almacn,
Que no se remitan oportunamente a
AC-3/AC-12
AC-3/AC-
12/AC-5
AC-3/AC-
X
x
X
33 Que el sistema de informacin no se mantenga actualizadoQue no se remitan oportunamente a contabilidad
los
documentos soportes.
CONCLUSI/N%
contabilidad los documentos
soportes.
11/AC-12
Se evaluaron los posibles riesgos en el proceso administracin del inventario y almacenamiento de
mercaderas de la empresa Multihogar, S.A., se detectaron los siguientes:
Ries>os oer"ti'os
Las mercaderas no se encuentran disponibles cuando se necesitan
Duplicidad de esfuerzos del personal al realizar la misma actividad en los procesos de registro.
Recepcin complicada de mercaderas en bodega.
Desorden y difcil localizacin de la mercadera, lo que provoca retrasos en el proceso de despacho.
Condiciones inadecuadas de almacenaje.
,i!"!(ieros
Inversin innecesaria de capital de trabajo en inventario de mercaderas.
Ventas no realizadas, porque no se tuvo la mercadera en el momento que se requera.
Incremento del costo de venta que repercute en el precio de venta, lo cual no permite que la
empresa sea competitiva.
Controles internos complicados e inadecuados con las operaciones.
726

A

L

T

O

M

O

D

E

R

A

D

O

-

A

:

O
3.0.3 Des"rro$$o de $" ,"se de Di">!;sti(o
Esta fase se enfoca principalmente en la evaluacin de los hallazgos generados de la
evaluacin al rea de administracin de inventarios y almacenamiento de la empresa,
para emitir dictamen sobre el grado de efectividad y economa con que son ejecutadas
las distintas operaciones, que permitan general conclusiones y recomendaciones de
mejora para la empresa Multihogar, S.A.
PROFRAAA DE LA FASE IIIG DIAFNTSTICO DE IAO['
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AD
:R
RA
,e()"%
!0-:e-02
!"-:e-02
O-:ETIVO Y PROCEDIMIENTOS -ISICOS
7. O-:ETIVO DE LA ,ASE%
E&al)ar lo' *o'ile' 3alla9#o' 8)e *)edan e@i'$ir en el ;rea o ;rea' cr$ica'
'eleccionada'7 *ara de$erminar el #rado de e:ec$i&idad7 economa 4 e:iciencia de la'
o*eracione' 4 *ara :orm)lar la' concl)'ione' 4 recomendacione' *ara me(orar dic3o
#rado/
0. PROCEDIMIENTOS
!/1 Realice )na c+d)la cen$rali9adora de Ialla9#o' de A)di$ora O*eracional CIAOD
de$ec$ado'/
!/! Reco*ile in:ormaci%n adicional 'ore el ;rea *or medio de en$re&i'$a'7
in'*eccione' :'ica'7 o'er&aci%n direc$a de la' o*eracione' 4 *or o$ro' medio' 8)e
con'idere con&enien$e'/
!/3 De$ermine la *reci'i%n7 con:iailidad 4 )$ilidad de la In:ormaci%n *ara )'o de la
#erencia o direcci%n/
!/. De$ermine la nece'idad de o$ener a'e'ora $+cnica de )n e'*eciali'$a 8)e no
e'$+ in&ol)crado en la' o*eracione' e@aminada'/
ReC. PET
AD-!
AD*7
A-*0
AC*6
AC*3
AD*7
NEA
EJe(. Por
:R
:R
:R
:R
!/- Iden$i:i8)e 4 de'arrolle la' carac$er'$ica' de lo' *o'ile' Ialla9#o' de A)di$ora IN,ORME
O*eracional CIAOD ,INAL
:R
PROFRAAA DE LA FASE IIIG DIAFNTSTICO DE IAO['
,e()" de I!i(io% 10-Ago-2008
PT%
He()o or%
Re'is"do or%
AD
:R
RA
,e()"%
!0-:e-02
!"-:e-02
!/1 E'$ale9ca ' la' o*eracione' 'eleccionada' del ;rea e@aminada e'$;n lo#rando
-ORRADOR
lo' o(e$i&o' 4 me$a' e'$alecida'7 den$ro de lo' o(e$i&o' #enerale' del ;rea o
IN,ORME
)nidad 4 de la en$idad
:R
!/" E'$ale9ca la economa 4 e:iciencia de la' o*eracione'
!/2 Redac$e la' concl)'ione' de lo' IAO
AD*0
-ORRADOR
IN,ORME
:R
:R
!/10 Iden$i:i8)e la' recomendacione' *ara me(orar la e:icacia o e:ec$i&idad7 -ORRADOR
:R
economa 4 e:iciencia de la' o*eracione' in&ol)crada' en lo' IAO IN,ORME
!/11 Di'c)$a lo' IAO con lo' :)ncionario' re'*on'ale' de la' o*eracione'7 *ara -ORRADOR
:R
lle#ar a )n ac)erdo 'ore lo' mi'mo'/
REVISADO POR%
IN,ORME
LIC. RUBN ACAJABN
723
TIEMPO TOTAL EMPLEADO%
,ECHA DE ,INALIZACI/N%
23 HORAS
15-MARZO-2009
CHD=LA CENTRALIZADORA DE IALLAZFOS
Auditor Reso!s"#$e% :o!"t)"! Re9es PT%
AD*7 ,e()"%
No. RE,
He()o or%
Re'is"do or%
HALLAZGO
:R
RA
!0-0!-02
!!-0!-02
7 AC*4
0 AC*3
6 AC*6
2 A-.0 ,AC*8
3 AC*6,AC*3
4 AC*6, AC*77
+ AC*3
5 AC*+
724
La defnicin de misin primordial, objetivos y actividades importantes, no
se encontraba documentada por la empresa al momento de la auditora.
Las mismas son correspondientes con sus funciones, sin embargo no se
han comunicado de forma ntegra a todo el personal de la empresa.
Se detect falta de coordinacin, planifcacin y seguimiento para la
colocacin de pedidos por parte del departamento de compras y almacn.
Se verifc que las rdenes de compra no tienen las frmas de autorizacin
del Jefe de Compras para todas aquellas rdenes colocadas durante el
ao 2007 y el ao 2008.
Las normas y procedimientos de control interno para el conteo fsico de
inventarios no se encuentran documentadas. Este procedimiento se
obtuvo mediante la narrativa del encargado y observacin directa del
proceso, segn se han realizado los conteos anteriores.
En las visitas al almacn se verifc que no existe un control estricto del
acceso a la misma. Los tres empleados que la gestionan, no cuentan con
un procedimiento escrito o reglamento para regular el acceso.
Se determin que el archivo de rdenes de compra, registros de ingresos
y salida de mercadera del almacn y registros en el sistema, no cuentan
con un adecuado nivel de seguridad.
Se estableci que la empresa carece de manuales de Normas y
Procedimientos para la gestin del inventario y el almacenamiento de
mercaderas. Las operaciones en estas reas se realizan basadas en la
experiencia del personal a cargo y segn el fujo normal del proceso.
El Departamento de Contabilidad de la empresa no realiza ninguna
evaluacin fnanciera para examinar los resultados anuales de ventas y
patrimonio. Esto consta segn se verifc en los registros y documentos
contables y fnancieros del archivo del Departamento Contable.
CHD=LA CENTRALIZADORA DE IALLAZFOS
AD*7 ,e()"%
No. RE,
He()o or%
Re'is"do or%
HALLAZGO
:R
RA
!0-0!-02
!!-0!-02
8
AC*5,AC*6*7,
AC*6*6
Se detecto duplicidad de esfuerzos en los registros de inventarios, debido a que los
registros de ingresos y salidas de mercaderas del almacn son anotados en los kardex
del almacn y posteriormente por el departamento de contabilidad, provocando la
necesidad de realizar conciliaciones diarias para evitar desfases en la informacin.
71 AC*6,AC*3*0 El almacn muestra desorden y desorganizacin generalizado en la disposicin de las
mercaderas.
AC*3, AC*6,
77
AC*8
En el almacn se detectaron mercaderas daadas sin un reporte especfco sobre la
causa del dao.
Se detect la realizacin de doble trabajo y el consumo de tiempo innecesario en el
70 AC*6,AC*3*7
procedimiento de recepcin de mercaderas en almacn; esto se debe a que la
recepcin del producto se realiza en la factura y luego en la orden de compra.
Dic3o' 3alla9#o' :)eron *re'en$ado' 4 di'c)$ido' con cada )no de lo' encar#ado' de la' ;rea'7 lo'
c)ale' :)eron ace*$ado' 4 'e $ra'ladaran al in:orme :inal/
72+
CHD=LA ANALQTICA DE EFICIENCIA DE PROCESOS
AD*0 ,e()"%
Re'is"do or%
:R
RA
!0-0!-02
!!-0!-02
RESUMEN DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION AUDITADO
RESUMEN CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES
INPECCIONES
6
3
7321
0221
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
6
7
7
76
63
1
63
23
701
41
2013
RESUMEN DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION PROPUESTO
DESCRIPCI/N CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES
INPECCIONES
2
0
3#5
320
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
6
1
7
71
35
35
$5
0
#0
"0
9)%'%92'%A 92 &RO'9AO -9 R9'9&'%D2 -9 /9R'A-9R%AA 92 T%9/&OE
9)%'%92'%A 92 &RO'9AO -9 R9'9&'%D2 -9 /9R'A-9R%AA 92 -%ATA2'%A
E
"0
$205
35
1+ K
35
100
+
K
El *roce'o de rece*ci%n mo'$r% )na e(ec)ci%n de:icien$e en c)an$o al $iem*o )$ili9ado en com*araci%n
con la *ro*)e'$a de *roce'o reali9ada a la em*re'a/ Lo' da$o' de con$ailidad m)e'$ran 8)e el co'$o de
3ora-3omre *ara e'$e *roce'o e' de N/ !"/1.7 lo 8)e re*re'en$a )n co'$o adicional en 8)e inc)rre el
almac+n de N !1/!1 *or cada *edido in#re'ado7 'iendo )n $o$al *romedio de 11! *edido' an)ale'7 con
)n im*ac$o en #a'$o' de o*eraci%n *or N/ 370.0 an)ale'/
725
AD*0 ,e()"%
Re'is"do or%
:R
RA
!0-0!-02
!!-0!-02
RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO PROPUESTO
DESCRIPCI/N CANTIDAD MTS TIEMPO
OPERACIONES
INPECCIONES
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
1
0
2
0
1
$
0
0
$0
0
0
$0
#00
0
300
0
300
1200
RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO AUDITADO
OPERACIONES
INPECCIONES
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
1
0
3
0
1
5
0
0
!0
0
0
!0
"20
1200
300
0
1200
3$20
9)%'%92'%A &RO'9AO -9 A?/A'9F9 -9 /9R'A-9R%AA 92 T%9/&O E
9)%'%92'%A &RO'9AO -9 A?/A'9F9 -9 /9R'A-9R%AA 92 -%ATA2'%A E
1200
3$20
$0
!0
35+
50+
K
K
La medici%n del *roce'o de almacenamien$o mo'$r% 8)e la e:iciencia ac$)al en $iem*o de e(ec)ci%n e'
del 3.>7 con )n im*ac$o en co'$o' o*era$i&o' de N/!7 -"1/00 con'iderando )n co'$o de 3ora-3omre de
N/!"/1. *ara dic3o *roce'o/
728
AD*0 ,e()"%
Re'is"do or%
:R
RA
!0-0!-02
!!-0!-02
RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO AUDITADO
OPERACIONES
INPECCIONES
3
2
3!#0
1200
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
5
0
1
11
130
130
1200
0
300
#5#0
RESUMEN DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO PROPUESTO
OPERACIONES
INPECCIONES
3
1
5#0
00
TRASLADO
DEMORA
ALMACEN
TOTAL
$
0
1
"0
"0
$20
0
300
21!0
9)%'%92'%A &RO'9AO -9 -9A&A'GO -9 /9R'A-9R%AA 92 T%9/&O E
9)%'%92'%A &RO'9AO -9 -9A&A'GO -9 /9R'A-9R%AA 92 -%ATA2'%A E
21!0
#5#0
"0
130
33
+
5$
+
K
K
El *roce'o de de'*ac3o mo'$r% e:iciencia de 33> en $iem*o7 con )n im*ac$o de co'$o' de N/ 3721" *ara
)n co'$o 3ora-3omre e'$alecido de N/ !"/1.
CONCLUSI/N%
Lo' *roce'o' de rece*ci%n7 almacena(e 4 de'*ac3o 'e encon$raron de:icien$e' al com*arar la' 'ol)cione'
*ro*)e'$a' con la' ac$)ale'? *ara lo c)al 'e 'im)laron *r)ea' con o*eracione' normale' del ne#ocio/
Lo' camio' *ro*)e'$o' :)eron ace*$ado' *or el #eren$e #eneral *ara ') im*lemen$aci%n/
3.0.4 E$"#or"(i;! 9 Prese!t"(i;! de$ I!Cor&e de Auditor@" Oer"(io!"$
La parte fnal de la auditora operacional en la empresa Multihogar abarca la
presentacin del informe para el conocimiento de la situacin por parte del Gerente
General y personal involucrado en las reas evaluadas.
Previo a la elaboracin de este informe, se discuti con los responsables e involucrados
de cada rea, los resultados obtenidos de la evaluacin de las distintas operaciones de
administracin de inventarios y almacenamiento, para asegurar que el informe tuviera el
sufciente sustento como para ser emitido y comunicado a todas las reas.
La narrativa se realizar de tal forma que sea objetiva en cuanto a la descripcin de los
problemas y reas de mejora detectadas en la auditora, con un enfoque constructivo
que permita la generacin de cursos de accin para mejorar la efciencia operativa y de
gestin de la entidad. La estructura del informe se defni de acuerdo a una secuencia
que fuera comprensible, concreta y concisa, para el personal de la empresa.
737
A los accionistas y personal directivo
MULTIHOGAR, S.A.
Respetables seores:
Guatemala, Marzo del 2,009
730
De conformidad con lo programado y pactado en carta compromiso, hemos
concluido con la revisin del fujo de transacciones de la administracin de
inventarios de la empresa Multihogar, S.A. del periodo 1 de enero al 31 de
diciembre del 2008. La auditoria fue planifcada y ejecutada en base a los
boletines de auditora operacional emitidos por el instituto mexicano de
contadores pblicos.
Dichos boletines indican que una auditora debe ser adecuadamente
planifcada y ejecutada de tal forma que permita identifcar las causas de las
defciencias e inefcacia de los procesos operativos, realizando un anlisis y un
diagnstico que permitan encontrar soluciones viables para mejorar la
rentabilidad de empresa, las cuales se presentan en las respectivas
recomendaciones del presente informe.
Los procesos son responsabilidad de la administracin; nuestra
responsabilidad se limita en emitir una opinin acerca de las debilidades y
defciencias detectadas mediante la aplicacin de pruebas de auditora de
procesos, coadyuvando a subsanarlos mediante la propuesta de
recomendaciones cuya implementacin se deja a discrecin de la
administracin de la empresa.
,LU:O DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO DE LA EMPRESA
El fujo evaluado del inventario y almacenamiento de la empresa Multihogar,
S.A. es de la siguiente manera:
COMPRAS LOCALES%
Los compradores de Multihogar utilizan el punto de re-orden, con el cual
sealan mximos y mnimos para controlar sus existencias, los cuales son
establecidos por el departamento de compras teniendo como base la
proyeccin de ventas realizada con datos histricos, con lo sealado generan
rdenes de compra a travs de un sistema de procesamiento elaborado
especfcamente para este fn. Dicho proceso es utilizado para productos que
forman parte del inventario y para la mercadera que se reciba en
consignacin.
La valuacin de inventarios es por costo promedio, el cual es aplicado debido a
la practicidad del mtodo y a la cantidad de movimientos de mercaderas que
se generan, tomando en consideracin que el nico costo que se registra es el
valor de factura. La empresa aplica registros de inventarios perpetuos.
En cuanto a artculos de proveedores locales, maneja almacn debido a que
los compradores aprovechan los descuentos por cantidad.
COMPRAS DEL PROVEEDORES DEL EHTERIOR AIMPORTACIONES.
Multihogar planifca sus compras al exterior en base a puntos de re-orden,
para lo cual maneja stock de seguridad resguardado en un almacn con las
dimensiones de aproximadamente 1,600 mts cuadrados, el cual se encuentra
sub-dividido en reas presentado en primer lugar el rea de recepcin de
mercaderas, en la cual se realiza la descarga de los contenedores, conteo de
mercaderas y le permite verifcar los sobrantes, faltantes y productos
daados. Con esto se genera el registro de unidades ingresando el valor de
Factura y las unidades ingresadas en moneda extranjera al tipo de cambio
fscal, as como el prorrateo de gastos por transporte, embarque, honorarios de
agente aduanero, seguridad del transporte y otra serie de gastos. Al fnalizar
este proceso la mercadera fsica se traslada a ubicaciones de almacenaje
para que est disponible para despachos de la sala de ventas. De la
investigacin y anlisis del proceso descrito de la administracin del inventario
y almacenamiento se obtuvieron los siguientes aspectos a informar.
736
HALLAZGOS DE AUDITORA OPERACIONAL ACRITERIO., CAUSAS,
E,ECTOS Y RECOMENDACIONES
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACI/N
7* DE,INICI/N DE ASPECTOS DE PLANI,ICACI/N ESTRATBGICA
La defnicin de misin primordial, objetivos y actividades importantes, no se
encontraban documentadas por la empresa al momento de la auditora. Las
mismas son correspondientes con sus funciones, sin embargo no se han
comunicado de forma ntegra a todo el personal de la empresa.
CRITERIO%
Desde el punto de vista de la Administracin de Empresas, las organizaciones
deben establecer una misin que debe ser difundida a todo el personal como
un aspecto imprescindible de la planifcacin estratgica para contribuir a
alcanzar las metas establecidas.
CAUSA%
No publicar y colocar en un lugar visible la misin primordial de la empresa y
sus objetivos ha provocado el desconocimiento y no contribucin al alcance de
los mismos por parte de todo el personal de la empresa
E,ECTO%
Carencia de visualizacin de los objetivos de la empresa, ha repercutido en la
no contribucin de esfuerzos del personal a eliminar los obstculos que
provocan producto no despachado o de calidad defciente.
RECOMENDACI/N%
El rbol de misin propuesto debe colocarse en un lugar visible dentro de las
instalaciones de la empresa, publicado para que sea observado por todos los
colaboradores, de tal forma que conozcan la misin y los objetivos
establecidos para el negocio. Se presenta el rbol diseado para tal propsito
732
O#Jeti'o Pri!(i"$
Ad8)irir *rod)c$o' de al$a calidad7 a a(o *recio7
en la' me(ore' condicione' de *a#o 4 #aran$a7
*ara o:recerlo' a lo' clien$e'
2e0ociacin con &roveedores
'olocacin de &edidos
Re0istro de 'ompras
Hestin de %nventario 7 Almac=n
PROCESO DE COMPRAS
Misi;! Pri&ordi"$
Ser )na em*re'a com*e$i$i&a en la comerciali9aci%n de
*rod)c$o' dom+'$ico'7 orien$ada a la 'a$i':acci%n $o$al
de la' demanda' de lo' clien$e'7 en:ocada en la'
e'$ra$e#ia' del mercado 4 en la con$in)a ca*aci$aci%n
del *er'onal
O#Jeti'o Pri!(i"$
Alcan9ar lo' &ol5mene' de &en$a'
*ree'$alecido' *ara lo#rar lo' m;r#ene' de
ren$ailidad de lo' accioni'$a'
'omerciali,acin de &roducto
&romocin de &roducto
Re0istro de Ientas
Atencin al 'liente
O#Jeti'o Pri!(i"$
A*roar cr+di$o' 8)e a'e#)ren la rec)*eraci%n
de la in&er'i%n a *la9o' *ara cada clien$e de la
em*re'a7 a $ra&+' de lo' coro' *eri%dico' del
&alor de la' mercanca'
9valuacin de 'r=ditos
'o(ros &eridicos
Re0istro de 'r=ditos 7 'o(ros
Recuperacin de 'r=ditos
0* PROCEDIMIENTO DE COLOCACI/N DE PEDIDOS
Se detect falta de coordinacin, planifcacin y seguimiento para la colocacin
de pedidos por parte del departamento de compras y almacn.
CRITERIO%
De acuerdo a la teora administrativa un proceso encierra las partes de
planifcacin, organizacin, direccin y control, de tal forma que se logre la
coordinacin de los departamentos involucrados y se alcancen los objetivos
trazados. Multihogar cuenta con un proceso para administracin del inventario.
CAUSA%
Las rdenes de compra se traspapelan por lo cual no se comunican a
tiempo al proveedor.
El almacn no informa de manera oportuna sobre las existencias (punto de
re-orden).
E,ECTO%
Dicha situacin difculta la planifcacin de las compras. Esto ha provocado que
existan faltantes de producto en el momento que el departamento de Ventas lo
requiere y consecuentemente ha impactado en ventas no realizadas, derivado
de dicha situacin, la gerencia para compensar a los clientes autoriz que se
otorguen descuentos que representan el 7.3% para un total de ventas anuales,
segn la siguiente relacin:
-escuento so(re ventas
Ientas netas
RECOMENDACI/N%
J10";3!$.$3
E J1;$5#;"5!.!! ".3"+
734
Lo comunicacin y coordinacin entre los departamentos de compras,
almacn, ventas y con el proveedor debe realizarse de manera efciente; por lo
tanto la Gerencia debe disear instrumentos que permitan establecer canales
de comunicacin apropiados.
Para el proceso administrativo de inventario se propuso un re-diseo, que
enfoca que se confrmen existencias previo a facturar al cliente para evitar
inconvenientes y molestias por producto que no puede ser entregado. El fujo
del proceso propuesto se muestra en el diagrama del ANEHO 7.
6* AUTORIZACI/N DE /RDENES DE COMPRA
Se verifc que las rdenes de compra no tienen las frmas de autorizacin del
Jefe de Compras para todas aquellas rdenes colocadas durante el ao 2007 y
el ao 2008.
CRITERIO%
Todas las rdenes de compra deben estar autorizadas por el gerente de
compras segn lo estipula la normativa de control interno administrativo de la
empresa Multihogar, S.A, lo cual persigue mantener supervisin y control de
las compras.
CAUSA%
El Jefe de Compras explica que esto se debe a una necesidad de acelerar el
proceso de compras, por lo que su frma se omite de los documentos. Sin
embargo, la Gerencia General no provey ningn documento escrito que avale
el incumplimiento de esta poltica.
E,ECTO%
Se solicitaron a los proveedores pedidos que excedan lo establecido por la
cantidad ptima para cada pedido, de la siguiente forma:
En el 85% de los casos, los productos se solicitaron en cantidades que
duplicaban la cantidad ptima de pedido
Para el restante 15% se detect que las cantidades solicitadas excedan
entre un 55% y un 90% las cantidades ptimas.
Como consecuencia, la empresa ha incurrido en un costo de oportunidad por el
capital invertido de forma adicional sin retorno alguno sobre la inversin,
puesto que su inventario rota 1.46 veces al ao.
In&er'i%n adicional *or 'ore-'$ocP
Co'$o de Ca*i$al ac$)al de la em*re'a\
Ca*i$al Ocio'o de la em*re'a
N 3.-7!12
13/!0>
N 0170!0/21
73+
* El costo de capital corresponde a la deuda actual contrada por la empresa,
que es del 13.2%
RECOMENDACI/N%
Debido a que la actividad de compras es la principal salida de efectivo del
negocio, es necesario que el gerente de compras supervise y controle dicha
actividad, por lo tanto debe autorizar todas las compras por medio de su frma.
Es importante fomentar una cultura organizacional efciente en el proceso de
compras, debido a que se trabaja con proveedores confables, por lo cual es
factible implementar la cultura justo a tiempo para las compras de proveedores
locales, lo cual eliminara la inversin y los gastos en el proceso de
almacenaje.
TOMA ,SICA DE INVENTARIOS
2* NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTEO ,SICO
Las normas y procedimientos para el conteo fsico de inventarios no se
encuentran documentadas. Este procedimiento se verifco y describi mediante
la narrativa del encargado y observacin directa del proceso, segn se han
realizado los conteos anteriores.
CRITERIO%
Todos los procesos que se ejecutan dentro de una empresa, deben estar
debidamente documentados, actualizados y aprobados por el nivel directivo
para que sean de observancia obligatoria y que permitan obtener los
parmetros de efciencia esperados.
CAUSA
La experiencia del personal ha permitido realizar tomas fsicas de inventario
sin un documento de soporte, sin obligar a la gerencia a su emisin, sin
embargo se detectaron defciencias por no contar con una metodologa
uniforme y previamente analizada
E,ECTO%
Los recuentos peridicos no han permitido corregir las diferencias de inventario
de manera oportuna segn se describe lo siguiente:
Una lavadora que se encuentra inventariada, no se encontr en el almacn, al
igual que una estufa de cocina; al respecto, el Gerente General afrm que
ambos productos fueron cargados para muestra a dos clientes, sin que exista
un documento que avale la salida, la cual para fnes de muestra, no est
permitida por la poltica de la empresa; el Gerente General afrm que l
llevaba registro de esta salida para su control y posterior devolucin.
La efciencia del conteo fsico de lnea blanca, se situ en un 89% comparado
con el valor en libros. El nivel de aceptacin para este tipo de productos, segn
735
la Gerencia General, es del 95%, por lo cual se califca como defciente la
gestin del inventario de lnea blanca.
LNEA -LANCA
! La&adora di#i$ale' Aarca AABE7 30 L'/
ELECTRODOMBSTICOS
! E8)i*o' de c%m*)$o IP7 In$el Core !AIZ
3 Tele&i'ore' SONJ7 *an$alla *la'ma7 !2K
1 Tele&i'ore' Sam')n#7 LCD7 3!K
3 Re*rod)c$or DVD LF . Re#ione'
0 Iorno' Aicro3onda' di#i$ale'7 FE
- Planc3a' a &a*or FE? . ni&ele'
2 Lic)adora' FE - &elocidade'
MUE-LES
1 Cama Fom$e@ Aa$rimonial
1 Pla$era' e'$ilo colonial7 *alo lanco
738
N 07010
N .7110
N !70!0
N 107-0"
N 107112
N 371-.
N 37!-"
N -"1
N !7!"0
N 30.
N "!0
N 300
N 17"22
N !7123
N C17120D
N !7202
N 111721-
N 117-1!
N 1--73-0
N !2371.0
N 3!7!12
N !-07"11
58<
N 007.01
N .7"01
N 3"7100
5+<
RECOMENDACI/N%
El encargado del almacn debe documentar el proceso, en coordinacin con el
encargado de compras y la gerencia general, para su aprobacin e
implementacin, para lo cual debe tomar en cuenta el fujo actual del proceso:
Pro(edi&ie!to "r" e$ Co!teo ,@si(o de$ I!'e!t"rio Ase>?! e$ "so se(ue!(i"$
"(tu"$.%
Determinar el da de conteo y sus respectivos horarios. Elaborar calendario de
conteo. Comprobar que no interrumpan los das festivos, horarios de
mantenimiento, cambios de turno, etc.
Ubicar todas las instalaciones en donde se encuentre producto.
Nombrar un Supervisor del rea de Contabilidad como encargado del inventario
y hacerle saber a todos quien es el responsable.
Defnir el equipo participante, determinando las parejas para contar artculos
especfcos.
Distribuir la siguiente papelera: Listados manuales con los artculos, clasifcados
por orden, tablas de apoyo, lpices, borrador, calculadora de bolsillo, maskin
tape, marcadores.
Repartir el trabajo entre cada pareja, distribuyendo equitativamente la carga.
Una vez contado, tener la seguridad de que cada grupo no va a repetir el conteo
porque inmediatamente puede iniciar atrs de ellos, la entrada y salida de
mercanca.
Co!tro$ I!ter!o%
Acomodar los artculos a contar. Lograr que el conteo se realice gil, confable y
seguro. Los artculos iguales deben estar en un mismo sitio. Comprobar el
acomodo, orden distribucin, pasillos, fujo del conteo, necesidades para el
conteo: Llaves de acceso, Horario y asistencia del personal del almacn.
Identifcar las mercancas en trnsito de compra y de venta.
Separar mercanca facturada no entregada.
Identifcar mercanca recibida, no registrada.
El da del conteo deben estar registradas todas las entradas y salidas de
Almacn, previas al conteo.
Efectuar antes del inicio un corte de formas, guardando fotocopia de la siguiente
forma en blanco (no utilizada). Comprobando que el ltimo movimiento fue
registrado en almacn. Facturas, Entradas, Salidas, Pedidos, Informes de
Mercanca en Transito.
Marcar previo al conteo, reas que correspondan a cada pareja, con claves que
determinan los grupos de trabajo, separadas por grupos de artculos de tal
manera que no se invadan los territorios de cada uno.
741
Verifcar la autenticidad del producto: Que sea el producto que se menciona y
que est debidamente y en su totalidad (especialmente cuando est cerrado,
cubierto o empacado).
Marcar cada rea que haya sido contada (anaquel, pared, piso, etc. con
etiquetas, maskin tape, marcador, pintura, etc.) para no repetir el conteo.
3* ACCESO AL ALMACBN DE MERCADERAS
En las visitas al almacn se verifc que no existe un control estricto del acceso
a la misma.
CRITERIO
Las medidas de control interno de la empresa deben estar documentadas
para su observacin y cumplimiento obligatorio. Los procedimientos de control
interno deben encontrarse claramente establecidos y autorizados por la
gerencia general de la empresa.
CAUSA%
Los tres empleados gestionan el almacn no cuentan con un procedimiento
escrito o reglamento debidamente autorizado para regular el acceso.
E,ECTO%
No se verifca que los camiones de entrega estn vacos al momento de dejar
el almacn. Los encargados de entrega de productos de los proveedores
tienen acceso al almacn y el guardia no los registra cuando se retiran del
mismo, provocando riesgo de extraccin de mercaderas.
RECOMENDACI/N%
El acceso al almacn debe estar restringido, para lo cual deben contar
nicamente con una puerta de ingreso de mercadera y una de salida, en las
que debe estar asignado un guardia con instrucciones de la gerencia de
controlar el acceso porque es restringido. Se verifco que dicho procedimiento
de seguridad se encuentra entre las funciones del encargado del almacn por
lo tanto debe ser documentado y aprobado por la gerencia para su
cumplimiento obligatorio.
4* SEGURIDAD DE LOS ARCHIVOS DE INVENTARIOS
Se determin que el archivo de rdenes de compra, registros de ingresos y
salida de mercadera del almacn y registros en el sistema no cuentan con un
adecuado nivel de seguridad.
CRITERIO%
La documentacin e informacin de los registro de inventarios de la empresa
son confdenciales, por lo que se deben manejar niveles de seguridad
adecuados.
CAUSA:
La carencia de un procedimiento debidamente documentado y autorizado por
la gerencia de la empresa provoca la inobservancia de medidas de seguridad
de la informacin de la empresa por parte del personal de del rea de
almacn.
E,ECTO%
Los documentos e informacin est sin resguardo, por lo cual cualquier
persona puede tener acceso a dichos registros corriendo el riesgo de ser
modifcados o extrados.
RECOMENDACI/N%
Es necesario implementar un proceso de seguridad para la informacin a
travs del cual se asegure que los registros y documentacin de soporte
tengan acceso restringido nicamente para el personal autorizado. Por tanto el
jefe del almacn debe supervisar que se observe lo siguiente:
Que los encargados de almacn controlen y respeten los correlativos
de las formas pre-numeradas para gestin de inventarios.
Mantener un archivo adecuado (ordenado y con llave) para la
documentacin.
Control de perfl de usuarios y claves de acceso del sistema.
740
+* CARENCIA DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Se estableci que la empresa carece de manuales de Normas y
Procedimientos para la gestin del inventario y el almacenamiento de
mercaderas. Las operaciones en estas reas se realizan basadas en la
experiencia del personal a cargo y segn el fujo normal del proceso.
CRITERIO%
La teora administrativa indica que para que todos los procesos empresariales
para que sean efcientes y efcaces deben estar documentados, con el fn de
estar estandarizados y permitan a la gerencia evaluar el rendimiento a travs
de estndares de calidad y cumplimiento.
CAUSA%
El personal no posee una delimitacin clara de sus atribuciones y
responsabilidades.
E,ECTO%
Incide en que los empleados no se responsabilicen ante los hallazgos que se
detectaron en dicha rea.
RECOMENDACI/N%
En base a los procesos que fueron levantados durante el desarrollo de la
auditoria, se proporciono un borrador el jefe de cada rea, es necesario que
generen manuales formales para que sean aprobados por el gerencia general,
se propuso cambios en los procesos para elevar la efciencia y efcacia de las
operaciones de recepcin, almacenamiento y despacho para lo cual de
adjuntan en el ANEHO 0.
IREA ,INANCIERA
5* EVALUACI/N ,INANCIERA DE RESULTADOS Y PATRIMONIO
El Departamento de Contabilidad de la empresa no realiza ninguna evaluacin
fnanciera para examinar los resultados anuales de ventas y patrimonio. Esto
consta segn se verifc en los registros, documentos contables y fnancieros
del archivo del Departamento Contable.
CRITERIO:
La contabilidad es una herramienta que permite obtener informacin de las
operaciones de la empresa expresado en cifras fnancieras, dicha informacin
es til para el anlisis de la toma de decisiones gerenciales.
CAUSA%
No se encuentra dentro de las funciones del contador, realizar anlisis
fnanciero y presentarlos a la gerencia para la toma de decisiones.
E,ECTO%
Los indicadores de efciencia y efcacia fnanciera son observados por medio
del uso de las principales razones fnancieras, las cueles refejan el descenso
de la rentabilidad de la empresa, y no aplicarlas a tornado inoportuna la
informacin segn se muestra en los anlisis horizontal realizado para los
ltimos cinco aos durante el desarrollo de la auditora.
La prueba cida realizada a los estados fnancieros confrm que existe una
tendencia a la baja en la liquidez de la empresa, dado que, excluyendo el
inventario, el resultado de dicha razn muestra un cambio signifcativo de 21.2
veces de cobertura de pasivos circulantes en 2004, hasta 2.5 veces en el ao
2008, lo cual implica una disminucin de los activos circulantes ms lquidos,
como lo son el efectivo y las cuentas por cobrar.
RESUMEN DEL ANILISIS DE LAS RAZONES ,INANCIERAS
* EMPRESA MULTIHOGAR, S.A. *
742
RAZ/N ,INANCIERA
A. DE LI=UIDEZ
7 Ra9%n de Circ)lan$e
0 Pr)ea Ecida
DE,INICI/N
Ac$i&o' Circ)lan$e'
Pa'i&o' Circ)lan$e'
CAc$i&o' Circ)lan$e' - In&en$ario' D
Pa'i&o' Circ)lan$e'
RESULTADOS
0112 0113 0114 011+ 0115
30/2- 33/1. !!/0" ./-. ./-0
!1/11 12/1! 11/"3 !/1. !/0.
Tesis Auditora
Operacional
$0.00
35.00
30.00
25.00
20.00
15.00
10.00
5.00
0.00
0112
EMPRESA MULTIHOGAR
Tendencia: Ratios de ?i<uide,
0113 0114 011+
Ra,n 'irculante &rue(a Kcida
0115
En cuanto a la rotacin de inventarios, la misma ha disminuido
signifcativamente desde el ao 2004, pasando de 2.50 veces a 1.46 veces en
relacin con el costo de ventas, lo cual es un ndice muy bajo para el tipo de
negocio de la empresa.
-. DE ADMINISTRACI/N DE ACTIVOS 0112 0113 0114 011+ 0115
6 Perodo Promedio de Coro
2 Ro$aci%n de In&en$ario
3 Ro$aci%n de Ac$i&o' Fi(o'
4 Ro$aci%n de Ac$i&o' To$ale'
EMPRESA MULTIHOGAR
C)en$a' *or Corar
Ven$a' a Cr+di$o,3-.
Co' $o de Ven$a'
In&en$ario Promedio
Ven$a'
Ac$i&o' Fi(o' Ne$o'
Ven$a'
To$al de Ac$i&o'
"3/00 12/30 -2/12 1!/.1 1./1"
1/!. 1/30 1/!2 1/!0 1/0-
1/0- 1/"0 1/-3 1/!! 1/0!
0/.2 0/-1 0/11 0/-. 0/13
EMPRESA MULTIHOGAR
3.00
2.50
2.00
1.50
1.00
0.50
0.00
0.00
!0.00
"0.00
#0.00
50.00
$0.00
30.00
20.00
10.00
0.00
2.00
1.!0
1.#0
1.$0
1.20
1.00
0.!0
0.#0
0.$0
0.20
0.00
0112 0113 0114 011+ 0115 0112 0113 0114 011+ 0115
Rotacin de %nventario &erodo &romedio de 'o(ro Rotacin Activos )i*os Rotacin Activos Totales
743
La empresa ha registrado un descenso en los ndices de rentabilidad obtenidos
en el perodo 2004-2008. Al respecto, el margen de utilidad bruta ha
descendido de 52.4% en 2004; a un 47.7% en 2008; la utilidad neta cierra en
(-5.2%) en 2008 cuando en 2004 se ubic en 13.8%; como resultado, el
rendimiento de la inversin de la empresa es negativo para 2008 (-3.8%); y el
rendimiento sobre el capital contable de los propietarios ha descendido
notablemente desde un 8.3% en 2004, a un -4.7% en 2008.
D. DE RENTA-ILIDAD 0112 0113 0114 011+ 0115
71 Aar#en de =$ilidad Br)$a
77 Aar#en de =$ilidad Ne$a
70 Rendimien$o 'ore la In&er'i%n
76 Rendimien$o 'ore el Ca*i$al Con$ale
Ven$a' - Co'$o de Ven$a'
Ven$a'
Ven$a'
Ac$i&o To$al
Ca*i$al Con$ale
.!/0> .!/1> .3/0> .-/!> 01/1>
13/"> 2/0> 11/0> 11/0> -./!>
"/!> -/3> 1/"> 1/!> -3/">
"/3> -/0> "/1> "/1> -0/1>
15.0+
EMPRESA MULTIHOGAR
5!.0+ 10.0+
EMPRESA MULTIHOGAR
10.0+
5.0+
0.0+
52.$+ 52.1+ 53.0+
5#.2+
5#.0+
5$.0+
52.0+
50.0+
$!.0+
$"."+
!.0+
#.0+
$.0+
2.0+
0.0+
.2.0+
0112 0113 0114 011+ 0115
.5.0+
.10.0+
0112 0113 0114 011+ 0115
/ar0en 1tilidad 2eta /ar0en 1tilidad 3ruta
$#.0+
$$.0+
$2.0+
.$.0+
.#.0+
Rendimiento s4%nversin Rendimiento 'apital 'onta(le
744
RECOMENDACI/N%
Se provey de los formularios adecuados al contador general para el anlisis
fnanciero, por lo cual es necesario que la gerencia analice en conjunto las
principales razones fnancieras, como mnimo, una vez al ao. El anlisis de
razones fnancieras ser la herramienta bsica para la deteccin del descenso
en la rentabilidad de la empresa de manera oportuna.
CONTROL INTERNO OPERACIONAL
8* DUPLICIDAD DE ES,UERZOS
Se detect duplicidad de esfuerzos en los registros de inventarios, debido a
que los registros de ingresos y salidas de mercaderas del almacn son
registrados en los kardex del almacn y posteriormente en los registros del
departamento de contabilidad, provocando la necesidad de realizar
conciliaciones diarias para evitar desfases en la informacin.
CRITERIO%
Los registros de inventario de la empresa permiten ser uno evitando desfases
y en trabajo invertido en la realizacin de conciliaciones diarias.
Los registros de inventario de las operaciones de recepcin almacenaje y
despacho de la multihogar cuentan con un kardex computarizado que permite
actualizar en lnea los registros de entradas y salida de mercaderas con el
registro de inventario perpetuo que opera el departamento de contabilidad.
CAUSA%
Se tienen implementados actualmente registros independientes paralelos que
se ven en la necesidad de realizar conciliaciones diarias entre el kardex
computarizado del almacn y los registros de contabilidad.
E,ECTO:
Esto complica tener actualizados los registros en forma paralela para verifcar
la existencia fsica del inventario de la empresa, lo cual repercute en riesgos
de no mantener costos y precios de venta actualizados.
RECOMENDACI/N%
El contador general de la empresa y en encargado del almacn deben
implementar que solo el software del almacn sea la base para los registros
de ingresos y egresos de unidades, los cuales son operados por el almacn, y
lo registros de costos (documentacin contable de soporte) sea registrada por
el departamento de contabilidad, esto provee segregacin de funciones y
agiliza los registros porque todo se trabaja sobre una misma base de datos,
permitiendo mantener registros actualizados en lnea.
74+
PROCESO DE ALMACENAMIENTO%
71*ORGANIZACI/N DEL ALMACBN
El almacn muestra desorden y desorganizacin generalizado en la
disposicin de las mercaderas.
CRITERIO:
Los principios de administracin efciente y efcaz del inventario establecen
que el adecuado orden en el almacenamiento fsico del los productos
permiten agilizar su localizacin y asegurar su calidad.
CAUSA%
La empresa no posee un rea debidamente sealizada que identifque
claramente ubicaciones, cantidades y condiciones fsicas del producto.
E,ECTO%
Mercaderas como la lnea blanca no estn separadas segn cada pedido, sino
que simplemente se acumulan en un rea disponible. Otros productos de
menor valor pero mayor cantidad, son colocados en reas indistintas.
Se torna complicado y engorroso el proceso de despacho debido al tiempo y
distancia que se recorrer para ubicar las mercancas derivado del desorden
generalizado del almacn, se consumen un promedio de 5 minutos y se
realiza un recorrido de 20 metros por producto que es localizado para
confrmar existencia y condiciones fsicas de la mercadera, lo cual provoca
que no se confrme existencia a los clientes previo a facturar e implica el riesgo
de inconvenientes al momento del despacho.
RECOMENDACI/N:
La empresa debe realizar una reorganizacin del inventario fsico y contable
segn el mtodo ABC, se present a los encargados del almacn y gerencia
en el transcurso de la auditoria una sealizacin por colores aplicando
importancia relativa a los inventarios que permita asignar prioridades segn
se muestra en el ANEHO 6. El mismo les permitir monitorear los artculos de
mayor costo.
Adicionalmente el segmento C el encargado del almacn lo debe organizar
segn el movimiento de rotacin de ventas de tal manera que sea el artculo de
mayor requerimiento para venta el que est ms a la mano.
77* MERCADERAS EN MAL ESTADO
En el almacn se detectaron mercaderas daadas sin un reporte especfco
sobre la causa del dao.
CRITERIO%
La teora administrativa indica que la efcaz gestin del almacenaje persigue
mantener en condiciones ptimas el inventario, para mantener un stock que
se encuentre disponible para la venta, por lo se deben mantener condiciones
adecuadas de acuerdo al producto que se almacena
CAUSA%
Los estantes para el almacenamiento no son adecuados. La mayora de
productos se encuentran apilados sin observar medidas que permitan cuidar la
calidad, implicando un riesgo de dao.
E,ECTO:
El encargado de almacn indica que las mercaderas se reciben as del
proveedor, sin embargo no hay una documentacin sobre producto daado,
reclamos a proveedores y solicitud de reemplazo; esto afecta los costos de
almacenaje y costos de venta de la empresa. El control interno sobre el
inventario de lnea blanca muestra defciencias, puesto que se estableci que
una lavadora digital con un costo de Q2587.00 se encuentra en mal estado,
sin poder funcionar; la misma no fue reportada, y se desconocen las causas
del mal funcionamiento. El encargado de almacn afrma que el desperfecto es
de fbrica, por la empresa tendr que realizar el ajuste para registrar la
perdida.
RECOMENDACI/N%
Se debe realizar los siguientes procedimientos para controlar la mercadera
daada en el almacn:
En el rea de recepcin se debe ejecutar el procedimiento de control de
calidad al momento de recibir la mercadera; si se trata de proveedor
local no se recibe el pedido, y si es proveedor del exterior se realiza la
gestin de reclamo por garanta.
Se debe realizar un re-acondicionamiento de los espacios del almacn,
que permita mantener un adecuado resguardo de la mercadera, como
se muestra la fgura siguiente:
Al realizar toma fsica de inventario se debe realizar el ajuste para que
se descarguen los productos daados y se trasladen a un reporte de
inventario daado, tanto fsico como en registros contables. Esto
permitir realizar el procedimiento fscal para la rebaja del inventario y
evitar problemas de despacho por contar con mercadera en mal estado.
La gerencia debe establecer el mecanismo cuando la mercadera
daada se deba a desidia del operario.
7+1
RECEPCI/N DE MERCADERAS
70* INE,ICIENCIAS EN EL PROCESO DE RECEPCI/N DE MERCADERAS
Se detect la realizacin de doble trabajo y el consumo de tiempo innecesario
en el procedimiento de recepcin de mercaderas en almacn.
CRITERIO%
De acuerdo a principios de administracin de inventarios y polticas de
Multihogar, S.A. dictan que el proceso de recepcin es el encargado de
validar que la mercadera que ingresa al inventario de la empresa cumpla con
los requisitos de calidad, cantidad y precios pactados segn orden de compra.
CAUSA%
Carencia de coordinacin, reglas y supervisin de las necesidades del almacn
para agilizar el proceso de recepcin, debido a que el producto que ingresa
es verifcado en la factura y luego en la orden de compra tornndose
complicado.
E,ECTO
Se estableci que la recepcin de mercadera se realiza (segn se observ en
nuestras inspecciones presenciales) sin observar un procedimiento de revisin
y comparacin de documentos, debido a la cantidad de tiempo que invierten en
el proceso, provocando el riesgos de ingresar inventario que difera de calidad,
cantidad y precios pactados en la negociacin, segn lo indica la orden de
compra.
RECOMENDACI/N%
La verifcacin de factura, orden de compra, costos, calidad y cantidad del
producto son procedimientos que pueden ejecutarse paralelamente,
asegurando que la factura contenga el mismo orden o secuencia con la que se
solicitaron los artculos en la orden de compra.
El gerente de compras debe pactar con el proveedor, entre las condiciones de
entrega, las siguientes:
7+7 Ca*$)lo V < Ca'o Pr;c$ico
El orden de las lneas de facturacin deben coincidir exactamente con la
orden de compra.
La factura debe respetar el precio pactado en la orden de compra.
Esto simplifcara el proceso, y el gerente debe supervisar que los ingresos al
almacn cumplan con el proceso de verifcacin establecido.
CONCLUSI/N
Es necesario que la gerencia de Multihogar, S.A. documente y reestructure
sus procesos de compras, toma fsica de inventario, anlisis de rotacin de
inventarios, control interno de inventarios, almacenamiento y recepcin de
mercaderas, tomando en cuenta los hallazgos operativos del presente
informe.
El ciclo de operaciones de inventarios es la parte principal del crecimiento de la
organizacin, de acuerdo a la importancia que encierran la administracin
efciente, efcaz y econmica de este rubro dentro la empresa, elevando el
nivel de servicio se incrementan ventas, se disminuyen costos operativos y
costos fnancieros, segn el cuadro siguiente se ejemplifca como es factible
contra restar la perdida Multihogar.
('i>ras en J)
PERDIDA DEL E:ERCICIO 0115
9?%/%2AR -9A'192TO AO3R9 I92TAA
9AT%/A'%D2 -9 'OATO -9 'A&%TA? O'%OAO &OR AO3R9
ATO'L
&9R-%-A &OR /9R'A-9RMA -ANA-A
GANANCIA POSI-LE MEDIANTE SOLUCIONES INMEDIATAS
*58,507.73
10";3!$.$3
$";020."
2;5!".00
4+,7+7.03
7+0
Es necesario que el gerente general preste el debido seguimiento a los
hallazgos detectados con la presente revisin, as como a la implementacin
de las recomendaciones propuestas que considere convenientes.
Atentamente,
Li(. :o!"t)"! Re9es
Co!t"dor P?#$i(o 9 Auditor
ANEHOS DEL IN,ORME DE AUDITORA OPERACIONAL A LA ADMINISTRACI/N
DEL INVENTARIO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERAS, A COMERCIALI*
ZADORA MULTIHOGAR, S.A.
ANEHO 7. ,LU:O DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE INVENTARIO.
SALA DE VENTAS
%2%'%O
1.Revisa e:istencias 7
conOrma e:istencia con el
encar0ado del almacen.
3.)actura pedido el
cual reali,a re0istro
conta(le.
$.9ntre0a pedido al
cliente
CONTA-ILIDAD ALMACEN
2.'onOma e:istencia.
DEPTO.DE COMPRAS PROVEEDOR
5.Ae actuali,an las
e:istencias
.
#.Revisa diariamente los
puntos de pedido.
".Reali,a tres
coti,aciones
1$.Reali,a re0is.
tro conta(le
)%2
11.Reci(e pedido
contra documentos
reli,a re0istro
conta(le.
12.Revisa si
e:iten
di>erencias
SI
NO
13.9mite contra.
se6a de pa0o
!.9mite orden de
compra
.Reci(e o4c 7
conOma envio
10 .Reali,a envio
7+6
ANEHO 0. DIAGRAMAS DE PROCESOS DE RECEPCI/N, ALMACENA:E Y
DESPACHO PROPUESTOS
DIAGRAMA DE PROCESO DE RECEPCION
2o -9A'R%&'%O2
Aolicita al proveedor <ue se identiO<ue mostrando
>actura
1 7 orden para veriOcar los datos correctos de la
documentacin.
-%AT /TA T%9/&O A9H.
20
2 A(re la persiana 7 solicita a proveedor <ue in0rese
la
unidad de transporte.
3 Reali,a la descar0a de la mercaderia de la unidad
de
transporte.
$ A(re las ca*as 74o empa<ues para veriOcar la mercaderia.
5 &rocede a veriOcar calidad 7 cantidad para lo cual cote*a
inspeccin >sica con orden de compra
IeriOca >ecCa de >actura anotando >ecCa de
in0reso;
# procediendo simultaneamente a Ormar 7 sellar copia del
documento.
Ae traslada a su computador para imprimir compro(ante
de
" recepcin de >acturas la cual entre0a al proveedor como
contrase6a de pa0o
! &rocede a reali,ar el re0istro al Parde: del almac=n
&repara orden de compra 7 >actura la cual envia por
correo interno al departamento de conta(ilidad para su
re0istro.
10 ArcCiva copia de documentcion de soporte de in0reso al
10
5
10
10
20
#0
25
300
20
$5
#0
#0
#0
7+2
almecen.
63 4+1

O

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c
i

n

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n
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o

-

e
m

o

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a

A

l
m

a
c
=
n
DIAGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO
2o. -escripcin
Reci(e copia de documento de in0reso de
acuerdo
1 a orden de compra con
lo cual asi0na la
distri(ucin de la mercadera en el almac=n.
2 &or medio de veCculo montacar0as
car0a
mercaderia para trasladarla a almacena*e
3 Traslada mercadera a las u(icaciones del almac=n
5 &rocede al acomodo de la mercadera esti(ando
ca*as en casos necesarios.
10
30
300
300
300
300
TOTAL 21
DIAGRAMA DEL PROCESO DE DESPACHO
7011
2o. -escripcin
1 9l encar0ado de despacCo reci(e de la sala de ventas
20
orden de despacCo amparado con su respectiva >actura.
15
2 &rocede a la (Bs<ueda del articulo ; comen,ando de la 15
300
primera u(icacin en >orma secuencial.
3 Al encontrar mercadera inspecciona su estado >sico. 00
$ 'oloca la mercadera en el carretn 7 lo traslada a la
puerta de salida.
5 /arca las lneas <ue Can sido completadas se0Bn
30 120
#0
re<uerimiento.
9n (ase a los artculos locali,ados Orma documento de
# salida de traslado a sala de ventas o ruta entre0a para el
cliente.
" Re0istra en el Parde: de (ode0a la salida del articulo.
#0
120
! 'ar0a mercadera a la unidad de transporte para
10 300
despacCo
ArcCiva copia de documentos
7
+
3
TOTA?9A
+1
300
0751

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=

n
ANEHO 6. CLASI,ICACI/N DEL INVENTARIO MBTODO A-C.
C"!tid"d Des(ri(i;! Costo U!it"rio Costo Tot"$ < < A(u& A-C
1. E8)i*o' de c%m*)$o IP7 In$el Core !AIZ
11 Re:ri#eradora' 11L7 Aarca LF
N .73!0
N 37313
N 07010
N 371-.
N 37!-"
N 127"-0 10/"> 1.>
N 107"33 13/1> !">
N -"7!3" 1!/1> 01>
N -17110 1!/-> .3>
N ..7.0" 10/3> -3>
A
A
A
A
A
!0 La&adora' di#i$ale' Aarca AABE7 30 L'/
12 E'$):a' de cocina con 3orno7 11L7 LF
! A)ele de comedor $i*o Carolina
N !7."1
N !70!0
N !7313
N 1710-
N 230
N 17"22
N !7123
N 1!0
N 17120
N !7202
N 120
N !!2
N .10
N ."
N 2!
N 300
N .17100 2/->
N 0-70.- "/.>
N 1"7.00 3/0>
N 11720! !/!>
N 27300 1/1>
N 17.2- 1/0>
N -7.12 1/!>
N -70"0 1/!>
N .7210 1/1>
N .7"2" 1/1>
N .7-!- 1/0>
N .703" 0/2>
N 07.-0 0/">
N !7220 0/->
N !7!"" 0/0>
N !700" 0/0>
13>
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".>
"1>
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20>
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2.>
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2">
2">
22>
22>
A
A
-
-
-
-
-
-
-
-
-
C
C
C
C
C
10 E'$):a de me'a 3 3ornilla' C$amo incl)idoD N !!3 N !7!30 0/0> 100> C
Tot"$ I!'e!t"rio
N 11- N 17".- 0/3> 100>
= 368,628
C
7+4
CONCL USIO NES
7. No aplicar los servicios de auditora operacional de manera oportuna ha
provocado que la empresa objeto de estudio presentara defciencias e
inefcacia en las operaciones del inventario y proceso de almacenamiento,
lo que ha repercutido en prdida para el ejercicio del ao 2008, debido a la
baja rotacin de inventario, inadecuadas condiciones de almacenaje, y
registros inexactos; lo cual ha provocado no llenar la expectativa de los
clientes lo cual la gerencia de la empresa ha venido contrarrestando con
la concesin de descuentos sobre ventas que representan un 7% del
monto total de las ventas netas realizadas.
0. Por la carencia de una evaluacin sistemtica y analtica de la
administracin de inventarios, la empresa Multihogar present las
defciencias operacionales y fnancieras de las cuales se desconocan las
causas, lo cual se lleg a determinar con el desarrollo de la auditora.
6. El conocimiento de los riesgos operativos y fnancieros a los que se
enfrenta la empresa Multihogar, S.A permite a la gerencia de la empresa
tomar medidas preventivas o correctivas, lo cual lograr determinar en la
medida que logre establecer los procedimientos e indicadores que le
permitan medir su efciencia, efcacia y economa.
2. Las operaciones de inventario de la empresa Multihogar, S.A. son la
fuente principal de su renta o de la disminucin patrimonial, debido a que
el giro normal del negocio se basa en estas operaciones.
7++
Concl)'ione'
3. El Contador pblico y auditor es el profesional competente para brindar los
servicios de auditora operacional, debido a que cuenta con la
metodologa y experiencia adecuada para elaborar dicha evaluacin de
manera efciente y efcaz; ya que en casos especiales que as lo
requieran se apoya de la consultora de un especialista que le permite
prestar un servicio profesional que supera las expectativas del cliente.
7+5 Concl)'ione'
RECO ME ND AC IONE S
7. Es necesario que la gerencia de Multihogar, S.A programe realizar
auditora operacional de manera adecuada y oportuna a sus dems ciclos
de operaciones. El seguimiento a los hallazgos presentados permitirn
superar la situacin actual por la que atraviesa la empresa en las
defciencias en las operaciones de inventario y almacenamiento de
mercaderas.
0. La gerencia de Multihogar debe implementar mtodos de evaluacin
sistemtica y analtica en la administracin del inventario y
almacenamiento que le permitan elevar el nivel de servicio en las ventas
de productos de la ms alta calidad y al ms bajo costo, con atencin
inmediata que le permita superar las expectativas de sus clientes.
6. Los riesgos son posibles sucesos negativos que pudieran afectar
fnanciera y operativamente a la comercializadora Multihogar, S.A, por lo
que el gerente de la empresa debe enfocar su planifcacin estratgica en
la prevencin de los mismos, valindose de la herramienta como los
servicios profesionales de auditora operacional.
2. La comercializadora Multihogar, S.A. se tornar competitiva y con la
rentabilidad adecuada en la medida que mantenga una constante
evaluacin y mejora en los procesos de inventario que son la razn de la
existencia del negocio.
7+8 Recomendacione'
3. Es fundamental que actualmente el contador pblico y auditor se
encuentre tcnicamente capacitado para prestar un servicio profesional
de auditora operacional, esto debido a que las exigencias de este mundo
cambiante as lo ameritan.
751
Recomendacione'
-I-LIOGRA,A
757
1. Arens, Alvin A./Loebbecke, James K, AUDITORA UN EN,O=UE
INTEGRAL, Mxico, Editorial Prentice Hall, Sexta Edicin, ao 2000,
918 pp.
2. Chase, Richard/ Jacobs, F.Robert/ Aquilano ,Nicols. ADMINISTRACI/N
DE LA PRODUCCI/N Y DE LAS OPERACIONES PARA UNA VENTA:A
COMPETITIVA. Mxico, Editorial Mcgraw Hill, Dcima Edicin, ao 2005,
817 pp.
6. Congreso de la Repblica de Guatemala, C/DIGO DE COMERCIO,
De(reto N?&ero 0*+1 y sus Reformas, Enero 1970, 178 pp.
4. Congreso de la Repblica de Guatemala, C/DIGO DE TRA-A:O,
De(reto N?&ero 72*27. 180 pp.
5. Congreso de la Repblica de Guatemala, C/DIGO TRI-UTARIO,
De(reto N?&ero 4*87. 72 pp.
6. Congreso de la Repblica de Guatemala, LEY DEL IMPUESTO AL
VALOR AGREGADO, De(reto N?&ero 0+*80. 46 pp.
7. Congreso de la Repblica de Guatemala, LEY DEL IMPUESTO SO-RE
LA RENTA,De(reto N?&ero 04*80. 52 pp.
8. Cuellar M, Guillermo A, 2006. AUDITORIA OPERACIONAL O DE
DESEMPELO. (En Lnea).Colombia. Consultado el 17 de Marzo de 2,009.
Disponible en:http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/audioperacional.htm
9. Fonseca Borja, Ren, AUDITORIA INTERNA% U! e!CoMue &oder!o de
P$"!iCi("(i;!, EJe(u(i;! 9 Co!tro$, Guatemala. Editorial Acrpolis.
Guatemala. Segunda Edicin, ao 2004, 596 pp.
10. Franklin F, Enrique Benjamn, AUDITORA ADMINISTRATIVA, Colombia,
Editorial Mcgraw Hill, Mxico, Segunda Edicin, ao 2000, 565 pp.
11. Horngren, Charles T, CONTA-ILIDAD DE COSTOS CON EN,O=UE DE
GERENCIA, Mxico, Editorial Prentice Hall, ao 2003, 982 pp.
757
Bilio#ra:a
750
12. Instituto Guatemalteco de Contadores pblicos y auditores, comisin de
normas de auditora interna, GUAS DE AUDITORA INTERNA 7 *73.
Guatemala, ao 1997.
13. Instituto Mexicano de contadores pblicos, Comisin de Auditora
Operacional, -OLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL, Mxico.
Dcimo Segunda Edicin, ao 2005, 164 pp.
14. Jos Alejandro, 2,008. EL SISTEMA :USTO A TIEMPO A:UST IN TIME..
(En lnea). Consultado el 22 de Marzo de 2,009. Disponible en:
http://www.barandilleros.com/el-sistema-justo-a-tiempo-just-in-time.html
15. Mas Jordy / Ramio Carles, LA AUDITORIA OPERATIVA EN LA
PRACTICA, TBCNICAS PARA LA ME:ORA ORGANIZATIVA, Mxico,
Editorial Alfa Omega, ao 1998, 392 pp.
16. Perdomo Salguero, Mario Leonel, PROCEDIMIENTOS Y TBCNICAS DE
AUDITORA IV, Guatemala, Ediciones Contables Administrativas,
Primera Edicin, ao 2006. 149 pp.
17. Prez Orozco, Gilberto Rolando, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA, Guatemala, Editorial Ecafya, Tercera Edicin, ao 2003, 202
pginas.
18. Whitlgton O.Ray / Pany, Rurt, AUDITORIA UN EN,O=UE INTEGRAL,
Mxico, Mcgraw Hill, Dcima Segunda Edicin, ao 2003, 615 pp.
750
Bilio#ra:a

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