Bien comprendre les fonctionnalits

d'une GED
StarXpert 2011
STARXPERT - Sige social : 100 rue des Fougres 69009 LYON
SAS au capital de 40 000 ! - Siret : 449 436 732 00035 - NAF : 723Z
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
Table des matires
1 Introduction.............................................................................................................3
2 GED, ECM : quelle diffrence ?.............................................................................4
3 Les fonctionnalits d'une GED et d'une Gestion de Contenu........................... 5
3.1 Acqurir des documents ................................................................................. 5
3.2 Classer des documents ....................................................................................5
3.3 Stocker des documents.....................................................................................5
3.4 Diffuser des documents.................................................................................... 5
3.5 Gestion de Contenus Web................................................................................ 5
3.6 Gestion de l'archivage lgal .............................................................................. 5
3.7 gestion des ressources numriques................................................................. 6
3.8 collaboration...................................................................................................... 6
3.9 workflow ........................................................................................................... 6
3.10 mobilit............................................................................................................ 6
3.11 architecture adapte........................................................................................6
4 Les enjeux .............................................................................................................. 7
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 2 / 7
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
1 Introduction
Accs l'information, gains de productivit, collaboration, les raisons qui motivent les entreprises
envisager un projet de Gestion de Contenu sont multiples. Pour autant, beaucoup ne savent pas par quel
bout aborder le projet. En effet, si tout le monde sait ce qu'est une messagerie, les concepts qui se cachent
derrires les acronymes de GED, ECM, WCM, BPM sont moins clairs. Ce document se propose
d'effectuer un tour d'horizon des concepts matriser.
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 3 / 7
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
2 GED, ECM : quelle diffrence ?
La Gestion lectronique des Documents, abrge en GED, dsigne un procd informatis visant
organiser et grer des documents lectroniques au sein d'une organisation. L'objectif de la GED est de
centraliser l'ensemble des documents et informations de l'entreprise, sous format lectronique, et d'en
grer le cycle de vie, de la cration jusqu' la destruction. Les tapes du cycle de vie du document sont
l'acquisition, le classement, le stockage et l'archivage. La GED fait appel des algorithmes statistiques
afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
Plus rcemment est apparu le concept de Gestion de Contenu d'Entreprise ( ECM en anglais, c'est
dire Enterprise Content Management ). Par rapport la GED classique, la gestion de contenu intgre
l'ensemble des informations de l'entreprise, structures ou non, afin de les rendre disponibles et utilisables
pour les processus fonctionnels.
Les contenus non-structurs (emails, pages web, sons, images...) ne sont pas construits de manire
logique, et pourtant ils reprsentent un volume documentaire important (jusqu' 80% des donnes) pour
l'entreprise.
Enfin la Gestion de Contenu peut tre couple une solution de Business Intelligence pour obtenir un
systme de gestion d'information d'entreprise (EIMEntreprise Information Management).
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 4 / 7
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
3 Les fonctionnalits d'une Gestion de Contenu
Une Gestion de Contenu permet de prendre en compte les diffrentes tapes du cycle de vie du document.
Par consquent, les fonctionnalits d'une GED permettront de :
3.1 Acqurir des documents
" par numrisation des documents sur format papier
" en intgrant des formats lectroniques existants (format bureautique, PDF...)
" par production de documents lectroniques (intgration avec une application tierce : bureautique)
" par change de documents lectroniques avec des organismes extrieurs
3.2 Classer des documents
" les meta-donnes servent indexer les documents (type, auteur, titre, source, date, etc.) pour que
ceux-ci puissent tre recherchs
" l'ajout de mots-cls permettent de faciliter les oprations de recherches
" versionning
3.3 Stocker des documents
" en fonction du contenu des documents, de leurs provenances, tats, types, etc.
" archivage des documents anciens
" sauvegarde et restauration en cas de destruction
" destruction programme
3.4 Diffuser des documents
" via internet, un intranet, un client lger
3.5 Gestion de Contenus Web
" galement appel Web Content Management (WCM)
" permet aux quipes Web de travailler ensemble et de grer le site web de l'entreprise
" publication automatique du contenu
3.6 Gestion de l'archivage lgal
" galement appel Record Management
" organiser de manire efficace et systmatique toutes les informations dont une entreprise peut
avoir besoin pour justifier de son activit
" requiert l'laboration d'un plan de classement et d'une politique de conservation des documents
d'archives
" ncessite un tiers de confiance qui va certifier l'authenticit des contenus des fins lgales
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 5 / 7
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
3.7 gestion des ressources numriques
" galement appel Digital Asset Management (DAM)
" permet de grer les documents multimdia
3.8 collaboration
" fdrer des quipes transverses travers des communauts et faciliter les changes d'informations
et de document
" outils collaboratifs puissants : bibliothques de documents, blogs, wikis, calendriers, workflows
" rseaux sociaux d'entreprise et intgration avec Twitter, Facebook, YouTube...
3.9 workflow
" Fonctionnalits de Procdures d'Entreprise (en anglais : BPM Business Process Management)
# Branches, fusions, conditions
# Scripting
" Gestion du cycle de vie
# Roles, Relecteurs, Securit, Dossiers, Commentaires/Discussions, Status, Audit
3.10 mobilit
" accessible depuis les outils nomades (iPhone, iPad...)
3.11 architecture adapte
" supportant la monte en charge
" rplication et clustering
" sauvegarde et restauration
" accs scuris et gestion des droits
" intgrable avec des application tierces : RH, BI, messagerie, BPM, Gestion des Achats, Portail,
intranet...
" validation du projet sous forme de prototypage
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 6 / 7
DOCUMENT : Bien comprendre les fonctionnalits d'une GED VERSION : 1.0
4 Les enjeux
Les bnfices attendus d'une solution de gestion de contenu sont :
! gain de temps : traitement des donnes acclr, meilleure communication, traitement plus rapide
grce au workflow de validation
! partage de l'information : accrotre les changes par des outils de collaboration, des espaces de
travail regroupant des quipes transverses; stockage centralis des donnes, meilleur accs
! amlioration de la satisfaction des utilisateurs
! viter les erreurs grce au versionning
Par consquent le choix d'une solution de gestion de contenus devra rpondre aux questions suivantes :
! comment amliorer le travail collaboratif et le partage des connaissances ?
! comment grer l'accs aux contenus lectroniques, la recherche avance ?
! comment accrotre l'efficacit des processus fonctionnels (communication interne et externe) ?
! quelle politique de gestion du cycle de vie du document (cration, conservation...) mettre en
place ?
! quels gains de productivit attendre ?
! comment scuriser les flux, la prennit et l'intgrit d'un contenu lectronique
! comment contrler l'inflation de la masse documentaire
Les directions mtier impactes sont multiples : RH, R&D, production, achats, finance, relation client,
vente, marketing, communication... Aussi, aux enjeux ci-dessus s'ajoutent :
! quelle solution permet de s'interfacer avec les solutions mtiers (standards ouverts et capacit de
dveloppement) ?
La russite du projet ncessite de soigner la prparation en amont, c'est dire d'analyser les besoins, de
dfinir clairement le projet et de prendre en compte l'attente des utilisateurs.
La remise en cause des processus organisationnels et mtiers engendre invitablement une certaine
rsistance au changement. Il conviendra de soigner la conduite du changement pour rassurer les
utilisateurs qui auront tendance s'inquiter du projet, de s'assurer du soutien de la Direction Gnrale et
de l'implication des diffrentes directions.
StarXpert 2011 Conception de l'architecture 7 / 7