Curso de Access 2010 Avanzado

Cursos Relacionados:
Word 2010 Bsico

Word 2010 Avanzado

Excel 2010 Bsico

Excel 2010 Avanzado

Excel 2010/2013 Expertos
Access 2010 Bsico

PowerPoint 2010 Bsico

PowerPoint 2010 Avanzado

Organizacin del trabajo con Outlook 2010
Objetos de una base de datos de Access 2010.
Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro
de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos
de tipos o naturalezas diferentes:
Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza
de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es
imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los
elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una
base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que
se puede hacer?

Office 2007: Desde la aparicin de la versin de Microsoft Office 2007, precisamente para
confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un
nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente
nos traslada el programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera
ms rpida y eficaz comencemos a introducir valores en cada tabla que formar parte de nuestra
base de datos.
Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos
almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos
almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que
se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una
o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas
ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.
Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un
formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva,
pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir,
modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un
formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.
Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato
personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las
posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con
una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.
Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en
una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un
lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones
Access.
Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic
para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es
necesario saber programar.


Tipos de Datos en Access.
Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en relacin
a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los
campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza
de los datos a almacenar en los campos, stos, los datos, pueden ser de varios tipos.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.
TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no
vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir
255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una
familia, un telfono (no lo vamos a operar).
MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden
almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el
argumento de una pelcula...
NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn
realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados
de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una
pelcula en una tabla de pelculas...
FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de
alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...
MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta
cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...
AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados
automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el
valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza
la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas
caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede
aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de
empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden...
S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No,
Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos
campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No),
casado (S/No), pagado (S/No)...
OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel,
dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los
empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo
un archivo .jpg nicamente.
HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones
Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que
lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con
archivos documentales respecto a cada piso.

Novedades en los tipos de datos en Access 2010.
La novedad en esta versin de Microsoft Access es un nuevo tipo de datos, y adems, se han
mejorado las prestaciones de otros ya existentes.
Nuevo tipo de datos:
CAMPO CALCULADO.- Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula a
partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el clculo se usa el generador de
expresiones.
NOTA: los datos para el clculo deben estar en la misma tabla, y el generador de
expresiones no admite algunas expresiones.
Mejoras en los siguientes tipos de datos:
Datos adjuntos.- Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes,
archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo
de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn la capacidad de compresin de los datos
adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos
de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamao crezca
innecesariamente. Office Access 2010 comprime de forma automtica los datos adjuntos
cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

NOTA: Se pueden utilizar campos de datos adjuntos en las bases de datos web, pero cada
tabla web puede tener slo un campo de este tipo.
Campos de bsqueda multivalor.- Existe la posibilidad de crear un campo en el que el
usuario seleccione una opcin, un dato, de entre los listados en un desplegable (Tipo de
datos "Asistente para bsquedas"). Pues bien, como mejora o nueva tipologa de campo se
encuentra el campo de bsqueda multivalor que va a permitir al usuario de la base de
datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica
que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos.

Tipo de campo Fecha y Hora: Los campos y controles que usan este tipo de datos
incorporan un calendario interactivo integrado, cuyo botn de acceso se muestra a la
derecha de la fecha. Puede ser desactivado.

Tipo de campo Memo: Los campos de tipo memo en esta nueva versin de Access 2010,
permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos
en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitacin de
utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.
Adems, son compatibles con el historial de revisiones: se puede configurar la propiedad
Slo anexar para conservar un historial de todos los cambios realizados en un campo
Memo.

Ejemplo de un campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato al
texto incluido en el registro.