INFORME N 001-2014 AUDITORA DE GESTIN A LA EMPRESA ANICAMA S.A.
DOCENTE: CPCC. GUSTAVO TORRES ORIHUELA
PRESENTADO POR:
CRUZ PAYE, Alexander NEZ CONDORI, Javier
SEMESTRE: IX
Puno Per 2014
INFORME N 001-2014
AUDITORA DE GESTIN A LA EMPRESA ANICAMA S.A.
Periodo del 01 de enero al 30 de junio de 2014
I. SNTESIS
Introduccin:
- Origen de la auditoria - Naturaleza y objetivos del examen - Alcance de la auditoria - Antecedentes de la empresa
Principales observaciones:
1. Incremento desmesurado de personal. 2. Ingreso de amigos y familiares a la empresa. 3. Incertidumbre e ineficiencia de los empleados. 4. Falta de motivacin y buen trato a los empleados. 5. Incremento excesivo de obligaciones financieras. 6. Problemas con los clientes en la entrega de mercaderas.
Principales recomendaciones:
1. Reestructurar las polticas de contrato al personal, para que la evaluacin de personal sea rigurosa. 2. Tomar en cuenta las polticas de contrato al personal, y ser rigurosos en la evaluacin de aspirantes a un puesto en la empresa, tanto con los que tengan vinculacin familiar con la organizacin y ajenos a ella. 3. Elaborar un programa de incentivos para el personal. 4. La empresa Anicama S.A. debe implementar el rea de recursos humanos. 5. El rea de finanzas de la empresa Anicama S.A. debe formular un plan financiero donde se precise el destino del dinero. 6. La empresa Anicama S.A. debe elaborar su presupuesto de ventas y su presupuesto de compras. De la misma manera debe tener polticas sobre stock mnimo y stock mximo.
II. INTRODUCCIN
2.1. Origen de la auditoria
La presente auditoria ha sido convocada por el presidente del directorio de la empresa Anicama S.A., mediante una solicitud a la Sociedad de Auditora Payes. La accin de control pertenece al tipo de auditora de gestin. Se solicita que se revisen las siguientes reas: Administracin, finanzas, personal y ventas.
2.2. Naturaleza y Objetivos del examen
2.2.1. Naturaleza
La presente accin de control constituye una auditora de gestin a la empresa Anicama S.A., empresa dedicada a la compra y venta de computadoras en el mercado nacional a fin de emitir recomendaciones y planes de accin.
2.2.2. Objetivos
Evaluar las causas de la incertidumbre y la ineficiencia de los trabajadores y la posibilidad de mejora. Evaluar los factores del excesivo endeudamiento y la posibilidad de mejora. Evaluar los motivos de la disminucin de ventas y la posibilidad de mejora.
2.3. Alcance de la auditora
La auditora comprende la evaluacin de las reas personal, finanzas y ventas de la empresa Anicama S.A. con relacin a las funciones de cada gerencia.
El periodo auditado corresponde a los aos 2012 y 2013.
Antecedentes de la empresa La empresa Anicama S.A. fue constituida S.A. fue construida en 1950 por el abuelo del actual Gerente General y estaba ubicada en el jirn de la Unin, en el centro de Lima. Tena principales actividades la venta y mantenimiento de mquinas de escribir y la elaboracin y venta de papel continuo. Actualmente, la empresa se dedica a la compra y venta de computadoras Micron, teniendo como gerente general a Edmundo Anicama. Dentro de la empresa, el rea de personal es un rgano de lnea, cuya funcin es seleccionar, capacitar y administrar a los trabajadores de la empresa. En tanto, el rea de Finanzas tiene como funcin principal captar, administrar e invertir el dinero con que cuenta la empresa. Por otro lado, el rea de ventas se dedica a conducir el proceso de ventas.
III. OBSERVACIONES Condicin Criterio Causa Efecto 1. El rea personal es de mucha importancia en una empresa, ya que administra el buen desempeo de los trabajadores; sin embargo en la empresa Anicama existe un incremento desmesurado de personal, lo cual se debe reducir.
Las polticas de la empresa con relacin a los contratos de personal.
El estatuto de la empresa.
Las causas que generan el incremento desmesurado del personal se encuentran en el desconocimiento de las polticas de la empresa en relacin al contrato de personal, y tambin se debe a la incapacidad de administracin del gerente del rea personal
La empresa incurre en gastos innecesarios al hacer los pagos a empleados sin funciones fijas en la organizacin. 2. En la empresa Anicama se registra el ingreso de amigos y familiares a la empresa, lo cual no es conveniente para la organizacin, por lo que se debera optar por contratar a personal capacitado.
Las polticas de la empresa con relacin a los contratos de personal.
El estatuto de la empresa.
Las causas que generan el incremento desmesurado del personal se encuentran en el desconocimiento de las polticas de la empresa en relacin al contrato de personal, y tambin se debe a la incapacidad de administracin del gerente del rea personal
Los amigos y familiares contratados, generalmente, carecen de idoneidad para maximizar la productividad de la empresa, porque han sido contratados por favores amicales y no a travs de exmenes rigurosos. 3. En la empresa Anicama se observa que los empleados son ineficientes, por lo que se requiere con urgencia medidas correctivas.
Los artculos estipulados en el contrato.
MOF, ROF Entre las causas tenemos la falta de motivacin y el programa de incentivos para el personal. De mismo modo, la falta de capacitacin permanente. La productividad de la empresa disminuye, lo cual afecta la liquidez de la empresa, y no se crea valor para los accionistas. 4. La empresa Anicama S.A. cuenta con trabajadores antiguos y nuevos, donde algunos tienen estudios y otros no lo tienen; sin embargo, la empresa no De acuerdo al D.L. 728 Ley de Fomento del Empleo, donde precisa que el empleador debe incentivar a sus trabajadores La falta de motivacin y buen trato se da a causa de que la empresa no cuenta con el programa de incentivos, por ello no le dan importancia a este La falta de motivacin y buen trato a los empleados trae como consecuencia la ineficiencia e improductividad en sus organiza actividades de motivacin y sensibilizacin, as como charlas para su personal, tampoco cuenta con el programa de incentivos, es decir no existe incentivos, premios, destaques, agasajos, etc. Adems los trabajadores no reciben un buen trato por parte de la alta direccin. de acuerdo a su rendimiento, adems precisa que debe mantener un buen trato. La Constitucin Poltica del Per de 1993 precisa que toda persona tiene derecho al buen trato. rubro. Tambin se debe a que no se destina un presupuesto para fomentar la motivacin y buen trato. La empresa ha descuidado la parte de recursos humanos y ello se demuestra en su organizacin, que no cuenta con un rea de personal. actividades, donde los trabajadores no responden y no cumplen adecuadamente con las funciones que se les designa. 5. La empresa Anicama S.A. mantiene prstamos de entidades financieras para sus inversiones, sin embargo en el ltimo ao la cuenta 45 Obligaciones financieras asciende a una excesiva cantidad de dinero, por lo que existe incremento excesivo de obligaciones financieras. Adems la liquidez de la empresa ha disminuido considerablemente. Poltica de financiamiento de la empresa. El incremento excesivo de las obligaciones financieras se da producto de la mala planificacin de los prstamos, no se elabora un plan donde especifique las inversiones que se deben hacer con el dinero presado. En otros trminos se ha malgastado el dinero, no se decide el destino de los prstamos. El incremento excesivo de las obligaciones financieras trae como consecuencia el endeudamiento de la empresa con las entidades financieras, hasta posiblemente llegar a embargos por parte de los bancos. 6. La empresa Anicama S.A. se dedica a la venta de computadoras, por lo que tiene clientes potenciales y clientes nuevos, sin embargo existe quejas por parte de los clientes respecto al tiempo de demora de entrega de mercaderas; esto quiere decir que la empresa no entrega oportunamente las mercaderas a sus clientes. El contrato suscrito entre la empresa y los clientes, seala que la empresa se compromete a entregar oportunamente las mercaderas solicitadas por su cliente. La inoportuna entrega de mercaderas por parte de la empresa a sus clientes se debe bsicamente a la poca o nula cantidad de computadoras que se tiene en el almacn, lo que es insuficiente para cubrir los pedidos de los clientes.
La inoportuna entrega de mercaderas a los clientes, provoca que los clientes decidan irse donde otros proveedores con la finalidad de satisfacer sus necesidades. Tambin este problema genera una incertidumbre en otros clientes. IV. CONCLUSIONES
1. En la empresa Anicama se registra un incremento desmesurado de personal, debido al desconocimiento de las polticas de la empresa en relacin al contrato de personal; esto genera un gasto innecesario a la empresa, ya que se hacen pagos a empleados que no aportan a la maximizacin de la productividad.
2. En la empresa Anicama se registra el ingreso de amigos y familiares como empleados, lo cual se debe al desconocimiento de las polticas de la empresa en relacin al contrato de personal. Esta modalidad de contrato disminuye la productividad de la empresa, ya que los amigos y familiares contratados, generalmente, no son idneos en sus funciones.
3. En la empresa Anicama encontramos empleados ineficientes e inseguros; esto debido a la falta de motivacin, incentivos para el personal y capacitacin permanente; lo cual afecta la productividad de la empresa, por ende la liquidez disminuye, y no se crea valor para los accionistas.
4. La empresa Anicama S.A. no motiva a sus empleados, no existe incentivos, premios, destaques y agasajos; adems estos no reciben un buen trato por parte de la alta gerencia; esto se debe a que la empresa no considera en su plan estratgico polticas de incentivos ni mucho menos destina presupuesto. Dicho problema trae como consecuencia la ineficiencia e improductividad de los trabajadores.
5. La empresa Anicama S.A. cuenta con un incremento excesivo de obligaciones financieras; esto se debe a la mala planificacin de los prstamos, lo que afecta a un posible endeudamiento y su posterior embargo por parte de las entidades financieras.
6. La empresa Anicama S.A. tiene problemas con los clientes, existe quejas por la demora en el tiempo de entrega de las mercaderas; esto se debe a la insuficiente cantidad de mercaderas que se tiene en el almacn; lo que conlleva a que los clientes decidan irse donde otros proveedores con la finalidad de satisfacer sus necesidades, adems se crea incertidumbre en los dems clientes.
V. RECOMENDACIONES
1. Reestructurar las polticas de contrato al personal, enseguida hacer una evaluacin del personal. Mantener en la empresa a los empleados con mayor rendimiento. Para futuras contrataciones tomar en cuenta las polticas de contrato al personal y ser rigurosos en la evaluacin de expedientes, desempeo laboral y experiencia (ver anexo 1).
2. Tomar en cuenta las polticas de contrato al personal, y ser rigurosos en la evaluacin de aspirantes a un puesto en la empresa, tanto con los que tengan vinculacin familiar con la organizacin y ajenos a ella (ver anexo 1).
3. Elaborar un programa de incentivos para el personal, segn sus rendimientos en la empresa. Del mismo modo, elaborar el plan de capacitaciones y convocar a las sesiones de capacitacin, sensibilizndole a todo el personal (ver anexo 1).
4. La empresa Anicama S.A. debe implementar el rea de recursos humanos, para que sea el responsable de elaborar el programa de incentivos y organizar actividades que fomenten la motivacin de sus trabajadores, adems debe instaurar como poltica el buen trato que debe existir entre todos los miembros de la empresa (ver anexo 1).
5. El rea de finanzas de la empresa Anicama S.A. debe formular un plan financiero donde se precise el destino del dinero, de tal manera que exista inversiones para posteriormente generar liquidez y solvencia (ver anexo 1).
6. La empresa Anicama S.A. debe elaborar su presupuesto de ventas y su presupuesto de compras, con la finalidad de tener conocimiento la cantidad de ventas y compras que se tendrn durante cada mes. De la misma manera debe tener polticas sobre stock mnimo y stock mximo (ver anexo 1).
ANEXO 1
PLAN DE ACCION
RECOMENDACIN ACTIVIDADES CRONOGRAMA 1. Reestructurar las polticas de contrato al personal, para que la evaluacin de personal sea rigurosa.
1. El rea de personal, en coordinacin con la gerencia general, debe reestructurar las polticas de contrato al personal, puntualizando la rigurosidad de los criterios a tomarse en cuenta.
2. El gerente de rea de personal debe elaborar el programa de programa de contratacin de personal y convocar a plazas correspondientes.
3. La convocatoria para la contratacin de personal debe tener alcance amplio, de manera que tenga acogida y se cuente con postulantes preparados.
3 das
1 da
2 semanas 2. Tomar en cuenta las polticas de contrato al personal, y ser rigurosos en la evaluacin de aspirantes a un puesto en la empresa, tanto con los que tengan vinculacin familiar con la organizacin y ajenos a ella.
1. El gerente general debe efectuar una convocatoria de gran alcance y con anticipacin de dos semanas.
2. Los evaluadores deben ser profesionales calificados e imparciales, quienes deben tomar en cuentas los criterios a evaluar.
2 semanas
1 da 3. Elaborar un programa de incentivos para el personal, y elaborar el plan de capacitaciones y convocar a las sesiones de capacitacin. 1. El gerente del rea de personal, en coordinacin con la gerencia general, debe elaborar el programa de capacitaciones.
2. Se debe contratar a expertos para las ponencias correspondientes. 2 das
4 das
3. Se debe convocar a las sesiones de capacitaciones.
4. Se debe incentivar y sensibilizar al personal para que asista a los eventos de capacitacin.
4 das
4 das 4. La empresa Anicama S.A. debe implementar el rea de recursos humanos, para que sea el responsable de elaborar el programa de incentivos y organizar actividades que fomenten la motivacin de sus trabajadores, adems debe instaurar como poltica el buen trato que debe existir entre todos los miembros de la empresa. 1. La gerencia general en coordinacin con el Directorio deben disponer la implementacin de una oficina para que en ello funcione el rea de recursos humanos.
2. La gerencia general debe contratar personal capacitado para que labore en el rea de recursos humanos.
3. El rea de recursos humanos debe elaborar el programa de incentivos con la finalidad de fomentar la motivacin en sus trabajadores.
4. El rea de recursos humanos debe implementar polticas de buen trato.
1 semana
1 semana
1 da
1 da 5. El rea de finanzas de la empresa Anicama S.A. debe formular un plan financiero donde se precise el destino del dinero, de tal manera que exista inversiones para posteriormente generar liquidez y solvencia. 1. En primer lugar se debe saber que este documento debe responder 4 preguntas: 1. Es viable el negocio? 2. Cunto financiamiento requiere y cundo ser necesario? 3. Qu tipo de financiamiento se requiere? 4. Quin proveer el financiamiento? Ser discutido en una reunin entre el gerente general y el directorio.
2 das
2. Se debe identificar los riesgos que conllevara si tomamos el financiamiento.
3. Se debe elaborar el plan financiero.
1 da
2 das 6. La empresa Anicama S.A. debe elaborar su presupuesto de ventas y su presupuesto de compras, con la finalidad de tener conocimiento la cantidad de ventas y compras que se tendrn durante cada mes. De la misma manera debe tener polticas sobre stock mnimo y stock mximo 1. Se debe elaborar el presupuesto de ventas, con la finalidad de conocer la proyeccin de ventas del ao.
2. Se debe formular el presupuesto de compras con la finalidad de conocer la cantidad de compras que se necesitaran para las actividades de la empresa.
3. Se debe implementar las polticas de stock mnimo y stock mximo para conocer la cantidad mnima y mxima de productos que se debe tener en el almacn.