Directiva de Mapros de La Punta

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA
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DIRECTIVA N 005-2008-OPP-MDLP

CONTENIDO

Pg

INTRODUCCION

I. OBJETIVO 1

II. FINALIDAD 1

III. BASE LEGAL 1

IV. ALCANCE 1

V. DISPOSICIONES GENERALES 1

VI. NORMAS DEL PROCESO DE FORMULACION E IMPLEMENTACION 2

VII. CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTO 2

VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 3

IX. DISPOSICIONES FINALES 3

ANEXO 1. INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE
ADMINISTRATIVOS 4

ANEXO 2. DIAGRAMA DE FLUJO METOLOGIA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS 6

ANEXO 3. SIMBOLOGIA UTILIZADA PARA LA SECUENCIA DE ACCIONES 9

ANEXO 4. MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 10


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INTRODUCCION

En cumplimiento al marco normativo correspondiente al Sistema Nacional de Racionalizacin, conforme a la Resolucin Jefatural N
002-77-INAP/DNR que aprueba las "Normas para la Formulacin de los Manuales de Procedimientos", se ha elaborado la presente
Directiva Normas para la Elaboracin, Aprobacin y Actualizacin de los Manuales de Procedimientos (MAPRO) de la
Municipalidad Distrital de la Punta.

La presente Directiva tiene como finalidad establecer criterios homogneos y pautas metodolgicas en las unidades orgnicas que
conforman la estructura orgnica municipal, a fin de que cada una de ellas formule con lineamientos tcnicos los procesos ms
importantes y frecuentes que se ejecutan tomando en cuenta todas las etapas y el personal que interviene en cada una de ellas, a
fin de emitir un Manual de Procedimientos que ofrezca una comprensin clara, precisa y simplificada.

Finalmente, las unidades orgnicas de la Entidad, debern observar su estricto cumplimiento.


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NORMAS PARA LA ELABORACION, APROBACION Y ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
(MAPRO) DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE LA PUNTA

I. OBJETIVO.-

Normar y establecer las pautas metodolgicas para el proceso de formulacin de los Manuales de Procedimientos de la
Municipalidad Distrital de la Punta.

II. FINALIDAD.-

Capacitar a las unidades orgnicas tcnicamente, estableciendo lineamientos uniformes para la formulacin de los
Manuales de Procedimientos (MAPROS) de la Municipalidad Distrital de la Punta en los cuales se describan detalladamente
los procedimientos que pueden ser actos administrativos o actos de administracin que dichas unidades orgnicas
ejecuten.

III. BASE LEGAL.-

Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades.
Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin del Estado
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General
Ordenanza N 015-2007/MDLP/ALC, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones.
Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR 12.05.1977
Directiva N 002-77-INAP/DNR - Normas para la Formulacin de Manuales de Procedimientos en entidades pblicas.
Texto Unico de Procedimientos Administrativos (TUPA) vigente de la Municipalidad de la Punta.

IV. ALCANCE.-

La presente Directiva es de aplicacin obligatoria para todas las unidades orgnicas que conforman la estructura orgnica
de la Municipalidad de la Punta.

V. DISPOSICIONES GENERALES.-

a) El Manual de Procedimientos (MAPRO), es el documento de gestin que describe con detalle y en forma ordenada,
la secuencia de etapas o pasos que deben seguirse en el desarrollo de los procedimientos que una unidad orgnica,
dos ms de ellas ejecuten.

b) El MAPRO describe adems los cargos del personal, as como las unidades orgnicas que intervienen en el
desarrollo del procedimiento, precisando la responsabilidad y el tiempo de participacin.

c) El MAPRO debe contener ejemplos y modelos de formularios, que son los documentos necesarios que se generan a
travs de las diversas etapas secuenciales en la ejecucin del procedimiento.

d) Toda unidad orgnica elaborar su Proyecto de MAPRO en base a los lineamientos dispuestos en la presente
Directiva.


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VI. NORMAS DEL PROCESO DE FORMULACION E IMPLEMENTACION

6.1 ELABORACIN

a) La Oficina de Planeamiento y Presupuesto, tiene responsabilidad bsica en el levantamiento del inventario de
procedimientos, su priorizacin y conduccin del proceso de formulacin de los manuales.
b) En el proceso de formulacin de Manuales de Procedimientos, se realizaran acciones orientadas a capacitar al
personal que interviene directamente, a fin de obtener buenos resultados.
c) La formulacin de los Manuales de Procedimientos, corresponde a los rganos responsables de la ejecucin de los
procedimientos, contando para ello con la asesora de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
d) Los procedimientos de mayor trascendencia figuran en documentos de gestin tales como el Reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF), Plan Operativo Institucional (POI) y Texto Unico de Procedimientos Administrativos
(TUPA) y Tarifario de Servicios No Exclusivos.

6.2 APROBACIN

El Manual de Procedimientos deber contar con la visacin de los funcionarios de la (s) unidad (es) orgnica (s)
responsable (s) de la ejecucin del procedimiento y de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, antes de ser remitido
a la Gerencia Municipal, para la aprobacin mediante la resolucin correspondiente.

6.3 REVISION Y ACTUALIZACIN

Los MAPROS deben ser actualizados cuando la normatividad lo requiera, as como cuando se simplifiquen procesos
mediante una adecuada racionalizacin administrativa, para ello las unidades orgnicas debern de designar a un
responsable que se encargue de dicha actualizacin.

VII CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTO

La elaboracin de los Manuales de Procedimientos, deber contener como mnimo la siguiente estructura:

1. Introduccin
2. Indice
3. Datos Generales
3.1 Objetivo
3.2 Alcance
4. Datos del Procedimiento.
4.1 Unidad Orgnica
4.2 Denominacin del Procedimiento
4.3 Cdigo asignado al Procedimiento
4.4 Finalidad
4.5 Base Legal
4.6 Requisitos
4.7 Etapas del procedimiento (pasos, descripcin de las etapas, cargo, tiempo)
4.8 Duracin
4.9 Flujograma
4.10 Formulario (s)
5. Glosario de trminos

El contenido de cada uno de los rubros del manual, deber sujetarse a las instrucciones contenidas en el Anexo N 1.

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VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

a) La aprobacin de los MAPROs ser por Resolucin de la Gerencia Municipal, previa opinin favorable y visacin de la
Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

b) El control de la aplicacin de los Manuales de Procedimientos es responsabilidad de los funcionarios a cargo de cada
unidad orgnica de la Municipalidad Distrital de la Punta (Gerentes Central, Gerentes, Directores y Jefes).

c) Los Manuales de Procedimientos, se desarrollaran de acuerdo a los resultados obtenidos en el inventario de procesos
de administracin propios de cada unidad orgnica.

IX DISPOSICIONES FINALES

La Oficina de Planeamiento y Presupuesto brindar el asesoramiento tcnico necesario en forma eficaz y oportuna, a las
unidades orgnicas que requieran actualizar los Manuales de Procedimientos que les correspondan.



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ANEXO 1

INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

1. Introduccin

2. Indice:

Integrado por la relacin clasificada del contenido del Manual de Procedimientos, e indicando el numero de pagina en que
se ubica dicho contenido.

3. Datos Generales

3.1 Objetivo
Aqu se seala cual es la razn por la que se debe de contar con un Manual de Procedimientos.

3.2 Alcance:
Aqu se seala el mbito de aplicacin del Manual de Procedimientos, el cual, bsicamente, alcanza a las unidades
orgnicas intervinientes en la ejecucin de los procedimientos contenidos en dicho Manual.

4. Datos del Procedimiento:
Comprende el detalle de cada procedimiento, tal como sigue:

4.1 Unidad Orgnica
Consignar la Unidad Orgnica que es responsable de la ejecucin del procedimiento de acuerdo a sus funciones y
competencias.

4.2 Nombre del Procedimiento
Las unidades orgnicas sealarn los procedimientos a su cargo y de los cuales son responsables, con prioridad
aquellos que figuran en el TUPA y los actos de administracin que ejecutan, para lo cual en el caso, procedern a
asignarle una denominacin a cada uno de dichos acto.

4.3 Cdigo asignado al procedimiento
El Cdigo del Procedimiento comienza con la sigla de la Unidad Orgnica que es responsable del procedimiento o
dnde se desarrolla el mismo, seguido de un guin y el nmero de orden en el que qued dicho procedimiento
durante el proceso de priorizacin de procedimientos.

Ejemplo:

a) Para el procedimiento N 1 de la Oficina General de Administracin: OGA 001.
b) Para el procedimiento N 4 de la Gerencia de Central de Desarrollo Local: GCDL-004.

4.4 Finalidad
Aqu se seala los productos que se pretenden alcanzar con la tramitacin del procedimiento.

4.5 Base Legal
Se indicar las normas legales que regulan la ejecucin del procedimiento.

4.6 Requisitos
Aqu se debe detallar los documentos u otras exigencias que deben de presentarse o cumplirse para la iniciacin del
trmite del procedimiento.

4.7 Etapas del Procedimiento
Tenemos 4 columnas. La 1era columna es para la enumeracin ordinal de los pasos. La 2da columna sirve para
efectuar la descripcin de cada etapa que se genera en la ejecucin del procedimiento, teniendo en cuenta que en
cada una de ellas, debe de detallarse la Gerencia, Departamento o Area que corresponda el desarrollo de la
secuencia de cada etapa. Igualmente, al finalizar cada etapa se debe de puntualizar, cual es la Unidad Orgnica o


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rea consecutiva en la secuencia del procedimiento. Seguidamente, la 3era columna corresponde al llenado del
cargo del personal que efecta la etapa, finalmente la 4ta columna es usada para puntualizar el tiempo que demora
cada etapa, dicho tiempo es efectivo, por cada procedimiento, es decir por cada expediente o acto de administracin
de manera singular.

4.8 Duracin del Procedimiento
Sealar en minutos la sumatoria del tiempo efectivo que demora ejecutar el desarrollo de todas las etapas del
procedimiento.

4.9 Flujograma
En esta parte se graficar, mediante diagrama de flujo (Anexo 2), toda la secuencia de acciones; para tal fin se
emplear la simbologa que se muestra en el Anexo 3.

4.10 Formularios.
Aqu se incluirn copia de los distintos formularios que se emplean durante la ejecucin del procedimiento.

5. Glosario de Trminos
Aqu se definir aquellos trminos tcnicos que guarden relacin con la descripcin del procedimiento.

6. Modelo de Manual de Procedimientos (MAPRO)
(Anexo 4)



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ANEXO 2
DIAGRAMA DE FLUJO
METODOLOGA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS

1. DISPOSICIN DEL DIAGRAMA DE BLOQUES.
a. Primera rea:
Bsicamente conformado por el siguiente encabezado:

b. Segunda Parte:
Mostrar los rganos por donde fluye el procedimiento.

Gerencia Central de Desarrollo Local
Gerencia Central de Servicio a la
Ciudad

En las reas en blanco, se colocar la simbologa correspondiente, que refleje el transito y las acciones del procedimiento.

c. Smbolos de diagramacin:
Mediante smbolos se representar

a. Documentos o formularios
b. Acciones
c. Sentido de desplazamiento.
d. Conexin.
e. Archivo.
f. Decisin.
g. Inicio y termino.

a. Documentos o formularios.
Los documentos o formularios se representaran mediante el siguiente smbolo:

En su interior se anotara el tipo de documento

Si el documento a representar tuviera copias, se graficar la copia en la parte posterior derecha superior, e indicado
en la parte inferior izquierda, el nmero de copias, por ejemplo (3):

b. Acciones.
Para representar una accin se graficar un rectngulo, en el que se describir de forma breve la accin realizada,
ejemplo:

RGANO (s)
EJECUTOR (es):

CODIGO: NOMBRE DEL
PROCEDIMIENTO:

3
INFORME
INFORME
REVISA
EXPEDIENTE Y
PREPARA
INFORME


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Cuando, las acciones a describir sean numerosas, se podr graficar uno o mas rectngulos.

c. Sentido de Desplazamiento.
Mediante flechas se indicar el transito en la ejecucin del procedimiento, ejemplo:

d. Conexin:
Para dar le mayor orden y claridad a la diagramacin y cuando, las acciones a diagramarse sean numerosas, se
podr utilizar el conector de acciones, ejemplo:

Cuando el procedimiento que se este diagramando, exceda una hoja, este podr continuarse en otra, a travs de un
conector de pgina, ejemplo:

De igual forma, las flechas que salen solo debern hacerlo desde la parte inferior o lado derecho del smbolo de
diagramacin y; las flechas que ingresan, solo debern conectarse en la parte superior o lado izquierdo del smbolo
de diagramacin.

e. Archivo.
Para representar el archivo de algn documento se empleara un smbolo de triangulo, ejemplo:

ANALIZA Y
PROYECTA
RESOLUCIN
REVISA Y DA
VISTO BUENO
RECEPCIN,
REGISTRO, Y
CLASIFICACIN 1
Las flechas que
ingresan, solo debern
conectarse en la parte
superior o lado izquierdo
del smbolo de
diagramacin
PROYECTA
RESOLUCIN Y DA
TRASLADO A LA
DIVISIN DE
CONTROL
1
Las flechas que salen,
solo debern hacerlo
desde la parte inferior o
lado derecho del
smbolo de
diagramacin
PROYECTA
RESOLUCIN Y DA
TRASLADO A LA
DIVISIN DE
CONTROL
PAG 11
A
RECEPCIN,
REGISTRO, Y
CLASIFICACIN
A
PAG 12

MEMORANDO

INFORME

MEMORANDO



10
f. Decisin.
Mediante un smbolo de rombo se representar la decisin, ejemplo:

g. Inicio y trmino
El inicio y trmino de la ejecucin de un procedimiento se representar con el siguiente smbolo:

2. A fin de mostrar el empleo correcto de los smbolos de diagramacin se adjunta un modelo de diagrama de flujo (ver anexo 3),
en el que se hace uso de todos los smbolos que se han mostrado.

INICIO
FIN
NO
CUMPLE
CON LOS
REQUISITOS?
SI


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ANEXO 3
SIMBOLOGIA UTILIZADA PARA LA SECUENCIA DE ACCIONES



12
Pag.
1. Introduccin
2. Indice
- Objetivos
- Alcance
4. Datos del Procedimiento
5. Glosario de Trminos
3.1 Objetivo
ANEXO 4

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
1. INTRODUCCION

2. INDICE
3. Datos Generales
3. DATOS GENERALES
3.2. Alcance
MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS



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Paso N Descripcin de las etapas
Cargo del personal que
efecta la etapa
Tiempo en minutos
TOTAL
DURACION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD ORGANICA
BASE LEGAL
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
CODIGO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO
REQUISITOS
DATOS DEL PROCEDIMIENTO
FINALIDAD
FLUJOGRAMA
FORMULARIOS
GLOSARIO DE TERMINOS


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MODELO DE FLUJOGRAMA
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO PARA ESTABLECIMIENTOS

GERENCIA CENTRAL DE RENTAS AREA DE TESORERIA SECRETARIA GENERAL
INICIO
Asistente de comercializacin
orienta al administrado y deriva la
Unidad de Tesorera
10 min.
Expediente
Es conforme?
NO
SI
Asistente de Tesorera gira
comprobante de pago
Asistente de Gerencia recepciona y
registra expediente y eleva al
Gerente

Comprobante de
pago
15 min.
10 min. 10 min.
1
Asistente en tramite documentario
recepciona,
registra y deriva expediente a la
Gerencia Central de Rentas
Gerente Central de Rentas revisa y
deriva al asistente de Gerencia
El asistente de Gerencia deriva al
Jefe de Departamento de Rentas y
Comercializacin
El Jefe de Departamento de Rentas
y Comercializacin analiza, revisa
expediente
1
15 min.
y Comercializacin realiza
inspeccin de notificacin
90 min.
y Comercializacin elabora Informe
Tcnico que adjunta al expediente y
deriva al asistente de
comercializacin
Expediente

Informe Tcnico
El asistente de comercializacin
llena formato y deriva al asistente de
Gerencia

Formato
El asistente de Gerencia recepciona
y registra Autorizacin y eleva al
Gerente
90 min.
45 min.
15 min.
El Gerente Central de Rentas firma
Licencia y deriva al asistente de
Gerencia

Licencia
5 min.
El asistente de Gerencia
registra y descarga
El asistente de
Comercializacin archiva
copia y
entrega la Licencia al
administrado

Copia

Licencia
FIN
15 min.
15 min.
60 min.
15 min.
Duracin del Procedimiento:
6 horas, 50 minutos


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