1

INTRODUCCIN
Para iniciar con la planeacin del tiempo en un proyecto, tomaremos un aparte de la
definicin de proyecto segn el PMBOK
1
:
Esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico que tiene la
caracterstica de ser temporal, es decir que tiene un inicio y fin establecidos
Segn esta definicin, uno de los principales aspectos a considerar durante el desarrollo de
un proyecto, es el tiempo. urante la reali!acin de un proyecto las diferentes acti"idades
tecnolgicas, organi!ati"as y log#sticas $ue se lle"an a ca%o, est&n interrelacionadas de
diferente manera y los recursos para desarrollarlas no son ilimitados. Por esta ra!n se de%e
entender $ue de alguna forma de%e estructurarse una 'agenda( del proyecto para $ue pueda
completarse en un l#mite de tiempo esta%lecido. Para esto es necesario entender la
importancia del tiempo y la planeacin del mismo en un proyecto.
esde el conte)to colo$uial del diario "i"ir, el tiempo es un recurso, $ue una "e!
consumido, no se puede recuperar. Sin em%argo, para un gerente de proyecto, el tiempo se
define como una restriccin y por tanto de%en aplicarse principios efecti"os de gestin del
mismo para $ue este pueda ser utili!ado como un recurso
*
. +om%inando las dos ,*-
definiciones, la importancia de la planeacin del tiempo en proyectos radica en poder
utili!ar este recurso de forma ptima teniendo en cuenta $ue una "e! transcurra no podr&
recuperarse. .n otras pala%ras, la importancia de la planeacin del tiempo, no es e"idente,
/asta $ue la prontitud por completarlo lo e)ige. .ste se con"ierte en el principio del 0)ito o
el fracaso de muc/os proyectos, teniendo en cuenta $ue un proyecto $ue se retrasa, no tiene
pro%lemas en el cierre sino desde la iniciacin.
.n este ensayo se muestra la percepcin del autor so%re la importancia de la planeacin del
tiempo como papel fundamental en la triple restriccin pero teniendo en cuenta su
interrelacin con limitaciones de alcance y costo.
I & D
1
PMBOK. 1ta ed. *21*.
2
Ker!ner. Pro3ect Management. 12a ed. *224.
2
.)iste un "ie3o dic/o acerca de la planeacin de tiempos en gestin de proyectos
5
:
'El primer 90% del cronograma de un proyecto requiere del 90% del tiempo, el 10%
restante del cronograma, requiere el otro 90% del tiempo(
.sto $uiere decir, $ue la planeacin del tiempo de%e tenerse en cuenta a tra"0s del ciclo de
"ida del proyecto y re"isar detallada y continuamente su progreso con el propsito de
"erificar el estricto cumplimiento del cronograma. Para un gerente de proyectos su
concepto de la importancia de la planeacin del tiempo impactar& en los resultados del
mismo. Por esta ra!n la gestin de la planeacin del tiempo, es el proceso mediante el cual
de%e esta%lecerse pol#ticas, procedimientos y documentacin durante la planeacin,
e3ecucin, monitoreo y control del cronograma del proyecto
6
. .ste grupo de procesos
in"olucra todo lo referente a las acti"idades a lle"ar a ca%o, sus recursos y duracin.
7dem&s, incluye entrega%les precisos como la .8
1
y el Plan de 9estin del +ronograma.
:igura 1. 9rupo de Procesos 9estin de la Planeacin del 8iempo
:uente. PMBOK. 1ta ed.
;n gerente de proyectos de%e tener en cuenta dentro de su gestin el %uen mane3o del
tiempo como recurso cla"e de asignacin al proyecto. Para esto de%e distri%uir su tiempo
3
/ttp:<<===.euroi.>tu.lt<lt<images<stories<Pas>aitos<c/2?.pdf. @e#do el 2? de Mayo de *216.
4
PMBOK. 1ta ed. *21*.
5
.structura etallada de 8ra%a3o. ,ABS en ingl0s-.
3
entre reuniones, preparacin de informes, comunicaciones e)ternas e internas y resolucin
de conflictos. .n la medida $ue se ad$uiera e)periencia, el gerente de proyectos de%e
delegar tareas e implementar medidas efecti"as para gestionar el tiempo. Para esto,
Ker!ner
?
,*224-, sugiere contestar las siguientes preguntas y poder identificar pro%lemas en
la gestin.
PREGUNTA RESPUESTA
8iene pro%lemas para la culminacin del tra%a3o dentro del tiempo
esta%lecidoB
+u&ntas interrupciones tiene al d#aB
8iene un procedimiento para mane3ar las interrupcionesB
8iene disponi%ilidad, sin so%retiempo, de un tiempo largo sin
interrupcionesB
+mo re"isa correos electrnicos y cmo atiende llamadas y "isitasB
8iene esta%lecidos procedimientos para el tra%a3o rutinarioB
.st& cumpliendo mayor o menor nmero de metas $ue /ace 5 mesesB
Cue tan dif#cil es para usted, decir $ue noB
e%e re"isar el tra%a3o $ue reali!an sus su%ordinadosB
8iene suficiente tiempo al d#a para atender sus intereses personalesB
Sigue pensando en su tra%a3o, an fuera de la oficinaB
Deali!a usted una lista de tareas y las priori!aB
Su agenda tiene cierto grado de fle)i%ilidadB

.ste m0todo le ayudar& al gerente del proyecto a entender la diferencia entre el tiempo
como recurso y el tiempo como restriccin. .s importante mencionar $ue, la gestin del
tiempo radica principalmente en la planeacin para luego ser e3ecutada y controlada a
ca%alidad. ic/a planificacin de los tiempos del proyecto pro"iene de los pla!os, los
re$uerimientos del cliente, las dependencias de o%ligatoriedad ,o /ard logic-
E
, las
dependencias discrecionales ,o soft logic-
F
, y un poco de prediccin. .n algunos casos, el
tamaGo del proyecto influye en la planificacin desde el punto de "ista del desarrollo de la
.8. ;na "e! definido el alcance, los o%3eti"os y la estrategia, es el momento de comen!ar
6
Ker!ner. Pro3ect Management. 12a ed. *224.
7
+uando la dependencia es in/erente al tipo de tra%a3o reali!ado. .sto se de%e a la forma en $ue se construyen los
entrega%les.
8
+uando la dependencia es determinada por el e$uipo del proyecto. .s una decisin gerencial, ar%itraria, con el o%3eti"o
de ma)imi!ar el uso de los recursos, definir puntos de control o poder reali!ar alguna auditor#a de calidad.
4
a descri%ir cada una de las acti"idades. @a descripcin de cada acti"idad se ampl#a y
completa in"ocando sus atri%utos tales como, el nom%re, su cdigo de identificacin, su
descripcin y los recursos necesarios. espu0s de esto se define la secuencia y la duracin
estimada de las acti"idades al igual $ue sus retrasos y adelantos. Miranda
4
,*212-, descri%e
en seis ,?- pasos el proceso de planificacin del tiempo $ue son, la definicin de las
acti"idades, esta%lecer la secuencia de las acti"idades, estimar los recursos necesarios,
estimar el tiempo de duracin de las acti"idades, desarrollar el cronograma y controlar el
cronograma. Segn mi concepto, los cinco ,1- primeros pueden efectuarse a tra"0s de
di"ersas /erramientas $ue facilitan el desarrollo del plan de tiempos del proyecto, cuya
eleccin est& relacionada en mayor proporcin, con la comple3idad y el tamaGo del
proyecto a reali!ar. Sin em%argo, el uso inadecuado de 0stas, se con"ierte en un pro%lema
mayor a un retraso en el cronograma. ;n mal uso de la /erramienta de programacin se
deri"a en un pro%lema de disponi%ilidad de recursos, de so%recostos y de limitaciones en el
resultado del proyecto, esto sin mencionar adem&s, la reputacin del gerente del proyecto y
de la empresa e3ecutora. .n cuanto al se)to, es necesario $ue el gerente del proyecto
e)ponga sus /a%ilidades gerenciales dentro del marco del PM+
12
, lo $ue le permitir&
cumplir a ca%alidad con los entrega%les y o%3eti"os del proyecto. Para terminar, como dato
rele"anteH las e)periencias recogidas en administracin de proyectos muestran $ue el F1I
de los proyectos falla de%ido a un inadecuado inicio del mismo, deri"ado de una
inapropiada definicin de o%3eti"os. Otra ra!n es la falta de atencin al alcance, errores en
el proceso de integracin del e$uipo, fallas en la comunicacin y de%ilidades en la
estructuracin de contratos
11
.
CONCLUSIONES
.l principal propsito de un gerente de proyecto de%e ir alineado con el enfo$ue $ue de%e
darse a la gestin de la planificacin del tiempo, el cual consiste en la culminacin del
proyecto en la fec/a pre"ista.
9
Miranda, J. .l desaf#o en la gerencia de proyectos. .ditorial MM. 5ra ed. *212.
10
Pro3ect Manager +ompetency e"elopment :rame=or>. *nd ed. *22E.
11
Miranda, J. .l desaf#o en la gerencia de proyectos. .ditorial MM. 5ra ed. *212.
5
+a%e resaltar $ue una %uena planificacin de los tiempos del proyecto no conlle"a a o%tener
me3ores resultados pero s# a cumplir con los o%3eti"os del mismo dentro del pla!o definido
inicialmente. .sto se "e refle3ado directamente en t0rminos monetarios $ue definen la
renta%ilidad del proyecto.
urante la gestin de la planeacin del tiempo de%en tenerse en cuenta otros aspectos
importantes como la gestin de las comunicaciones, el control de cam%ios y el plan de
gestin de riesgos. .stos grupos de procesos fa"orecen la planificacin adecuada del
tiempo considerando su influencia en el desarrollo del proyecto.
;n %uen mane3o de la planeacin del tiempo en la e3ecucin de los proyectos conlle"a a
resultados e)itosos como la satisfaccin del cliente, el me3oramiento de los lineamientos
estrat0gicos de la organi!acin, a la producti"idad del e$uipo, a la estimacin confia%le de
la l#nea %ase, a una %uena estimacin del presupuesto y consecuentemente, al cumplimiento
del alcance definido en el Pro3ect +/&rter.
.s importante recordar $ue el dinero no puede comprar el tiempo, pero el tiempo puede
significar muc/o dinero. @os retrasos refle3ados en el cronograma del proyecto no son
resultado de impre"istos, sino de una mala planificacin del mismo
1*
.
CARLOS ALBERTO SUAREZ PERTUZ
EXCEL PROJECT CON ENFOQUE PMI
COHORTE 7B MGP
UNIVERSIDAD EAN
REFERENCIAS
/ttp:<<===.euroi.>tu.lt<lt<images<stories<Pas>aitos<c/2?.pdf. @e#do el 2? de Mayo de *216.
Gray & C!""#r$. Pro3ect Management. 8/e Managerial Process. 1ta ed. *211
%&r'(&r) H. Pro3ect Management. 12ma ed. *224.
12
Dincn, +. Kotas de +lase. .)cel L Pro3ect con enfo$ue PMM. ;ni"ersidad .7K. *216
6
La *r!+& r&,*r!--!.(. .)tra#do de: /ttp:<<pro3ectmanagement.%logs.ie.edu<*212<25<2?<laL
tripleLrestriccion<
M!ra($a) J. .l desaf#o en la gerencia de proyectos. .ditorial MM. 5ra ed. *212
O-a/a) J0 9estin de proyectos con mapas mentales. Nol. M
PMBO% G1!$&. Pro3ect Management Body of Kno=ledge ,*21*-. Pro3ect Management
Mnstitute. 1ta ed. ;S7
PMI20 Pro3ect Manager +ompetency e"elopment :rame=or>. *nd ed. *22E
R!(-.() C0 Kotas de +lase. .)cel L Pro3ect con enfo$ue PMM. Maestr#a en 9estin de
Proyectos. ;ni"ersidad .7K. *215 O *216