BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Periode 2011-2012
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAKSANAAN KEGIATAN

1. A. Pendahuluan
Seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM HMJ ADPEND merupakan realisasi dari
pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan oleh pengurus, program kepengurusan yang akan
dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis dan terorganisir. Kegiatan ini
melibatkan seluruh anggota BEM HMJ ADPEND terutama divisi serta kepanitiaan sebagai
komponen pendukung berjalannya program kerja BEMJ HM ADPEND.
Setiap unsure yang terlibat dalam kegiatan tersebut harus mengetahui tugas dan fungsinya
masing-masing selama kegiatan tersebut berlangsung . maka, untuk mendukung hal itu
dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis pelaksanaannya yang dituangkan dalam Standar
Operasional Prosedur (SOP) BEM HMJ ADPEND 2011-2012.

1. B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur sistematis dan terorganisir yang
berisi kerja teknis detail dari suatu satuan kerja yang akan dilakukan oleh anggota tim dalam
suatu organisasi atau panitia kegiatan, prosedur tersebut mendiskrifsikan prosedur
pelaksanaan suatu kegiatan dan administrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan
yang dilakukan oleh seluruh pengurus BEM HMJ ADPEND 2011-2012.

1. C. Tujuan
Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) BEM HMJ ADPEND 2011-2012,
adalah untuk:
1. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.
2. Mengawasi kinerja divisi dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3. Memberikan gambaran tugas spesifikasi sesuai dengan kepanitian BEM HMJ ADPEND.

1. D. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan:
1. Dasar Penyelenggaraan;
Pada bagian ini tertung rasionalisasi atau alasan perlunya diadakan kegiatan
1. Kriteria Keberhasilan Kegiatan;
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selam proses kegiatan serta setelah
kegiatan dilaksanakan.
1. Tujuan Kegiatan;
Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan dilakukan dengan dua
tingkatan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
1. Peserta Kegiatan;
Pada bagian inidiuraikan tentang persyaratan, hak serta kewajiban peserta dan jumlah peserta
(bisa perkiraan atau target).
1. Nara Sumber Kegiatan;
Pada bagian inidicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya
termasuk lembaga asal nara sumber.
1. Organisasi/Kepanitiaan;
Berisikan susunan organisasi petugas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan
kegiatan.
1. Strategi Dalam Teknis Kegiatan;
Pada bagian ini ditentukan mengenai kegiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau
teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.
1. Materi Kegiatan;
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan, tujuan dari setiap bagian isi kegiatan.
1. Waktu dan Tempat Kegiatan;
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berupa lama dan
tempat serta penrangkat yang akan digunakan.
1. Biaya;
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah jumlah biaya dan sumber yang diusulkan secara
terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.

1. E. Persiapan Kegiatan
1. 1. Penyusunan Proposal dan Pengajuannya:
1. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan.
2. Sistematika pembuatan proposal kegiatan:
1) Latar Belakang;
Bagain ini berisikan latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan.
2) Dasar Pemikiran;
Bagain ini berisikan dasar pemikiran yang merupakan rasionalisasi diselenggarakannya
kegiatan.
3) Landasan Kegiatan;
Dibagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan, serta
pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang akan diselenggarakan.
4) Nama Kegiatan;
Dibagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.
5) Tema Kgiatan;
Bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
6) Tujuan Kegiatan;
Bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis
tujuan, yakni tujuan khusus dan tujuan umum.
7) Sasaran Kegiatan;
Bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangkanmendukung
pencapaian kegiatan.
8) Peserta Kegiatan;
Bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada
penceramah dan instruktur, maka identitas komponen inipun harus dicantumkan pula.
9) Waktu dan Tempat;
Bagian ini menjelasakan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan.
Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya.
Sebaiknya diusahakan agar dalam penempatan waktu penggunaan tempat tidak terjadi
bentrokan dengan kegiatan lain.
10) Materi Kegiatan;
Pada bagian ini menjelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diadakan dan
ddicantumkan juga pengisi materi kegiatan.
11) Jadwal Acara/ Kegiatan;
Dalam penyusunanjadwal acara sebaiknya tercangkup urutan kegiatan mulai dari persiapan,
pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula seara spesifik urutan/susunan acara
dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
12) Pembiayaan;
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan pada rincian kegiatanyang sesuai dengan
tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran
secara realitas. Sumber dan besar dana harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan
besar pengalokasian biaya.
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
a) Kas BEM HMJ berasal dari iuran kemahasiswaan;
b) Peserta kegiatan
c) Sponsor, donatur dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat.
13) Susunan Kegiatan;
a) Pelindung : Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan & Kemitraan UPI
b) Pembina : Direktur Direktorat Kemahasiswaan UPI
Pembina Kemahasiswaan Jurusan ADPEND
c) Pembimbing : Pembantu Dekan 1 FIP
Ketua Jurusan ADPEND
d) Penanggungjawab : Ketua BEM HMJ ADPEND
e) Panitia Pelaksana :
Panitia terdiri atas ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai kebutuhan.
Personil pelaksana disertakan nama lengkap dan NIM.
14) Anggaran Biaya (Rekapitulasi tiap seksi kegiatan);
15) Penutup;
16) Lampiran;
a) Lembaran Pengesahan
b) Bentuk Kerja sama
c) Rincian detail dana
d) Grafik/bagan atau ketengaran lain yang diperlukan
1. Proprosal dibuat pada kertas ber-kop kepanitiaan dan berlogo BEM HMJ Adpend;
2. Penandatanganan proposal;
Proposal BEM HMJ Adpend ditandangani oleh panitia (ketua pelaksana dan sekretaris)
dengan sepengetahuan ketua BEM HMJ Adpend dan rekomendasi ketua jurusan/pembimbing
kemahasiswaan.
1. Proposal dibuat minimal rangkap 2;
1) Arsip BEM HMJ Adpend,
2) Keperluan panitia.

1. 2. Persiapan Teknis
1. Rapat Panitia,
2. Perencanaan Waktu,
3. Pembagian Tugas,
4. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat,
5. Pemanfatan papan atau buku untuk koordinasi.

Format Persiapan Kegiatan



No Kegiatan Sarana Petunjuk Teknis Pendukung PJ


Catatan: dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada
saat rapat panitia.



1. F. Pelaksanaan Kegiatan
1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang telah dipersiapkan..
2. Ketua divisi yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mecatat hal-hal
yang diangap penting.

Format Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan
Waktu
&
Tempat Sarana
Petunjuk teknis kegiatan
PJ
Pra
Acara Pelaksanaan
Pasca
Acara


Catatan: dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh
ketua pelaksana dan panitia.

1. G. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaliasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan,
2. Membahas penyimpangan-pemnyimpangn yang terjadi saat kegiatan berlangsung,
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya,
4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan

No Kegiatan
Wkt &
Tempat Sarana
Keterangan Pelaksanaan
Evaluasi
Pelaksanaan PJ Terlaksana
Tidak
Terlaksana

1. H. Laporan Kegiatan
1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
pertanggungjawaban dengan bantuan kesekretariatan/sekretaris1 dan bendahara1.
2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada ketua bemj adpend melalui
kesekretariatan dalam bentuk file, yang isinya:
1. Susunan kepanitiaan,
2. Susunan acara,
3. Realisasi anggaran biaya,
4. Proposal kegiatan,
5. Bukti transaksi pembayaran,
6. Daftar hadir peserta dan panitia,
7. Administrasi dan arsip surat menyurat,
8. Famplet dan hasil dokumentasi.
9. Secara khusus dilaporkan pula laporan keuangan kegiatan kepada bendahara
umum,
10. Laporan keuangan divisi dilaporkan kepada ketua BEM HMJ Adpend melalui
bendahara 1.
11. Laporan tersebut harus telah sampai kepada sekretaris/kesekretariatan paling
lambat 2 minggu setelah pelaksanaan.
12. Laporan disusun dengan rapi.






Format Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan (nama kegiatan)
Divisi BEM HMJ ADPEND FIP UPI
Periode 2011-2012

I : Pendahuluan
II : Nama Kegiatan / Desain Kegiatan
III : Tujuan Kegiatan
IV : Waktu dan Tempat
V : Peserta Kegiatan / Sasaran
VI : Nara Sumber
VII : Gambaran Kegiatan/Pelaksanaan
VIII : Realisasi Anggaran Biaya
IX : Hambatan dan Evaluasi Kegiatan
X : Rekomendasi
XI : Penutup
Lampiran-lampiran
1. Susunan Kepanitiaan
1. SK
2. Struktur Organigram
3. Jobdes
4. Susunan Acara
5. Realisasi Anggaran Biaya
6. Notula Rapat/Daftar Hadir
1. Rekap Daftar Hadir Rapat dan Rincian
2. Daftar Hadir Kegiatan
3. Arus Surat Menyurat
4. Daftar Penerimaan Sertifikat dan Pelakat
5. Dokumentasi Kegiatan
1. Image
2. Video

1. I. Penyelenggaraan Kesekretariatan Dan Keuangan
1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan
sekretaris dan bendahara.





BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Periode 2011-2012
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PEMBAKUAN SURAT MENYURAT DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

1. A. Pembakuan Surat Menyurat

1. 1. Pendahuluan
Berkas surat yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan
penomorannya dan yang bertanggungjawab dalam mengatur penyusunan dan pengelolaan
berkas adalah sekretaris dan kesekretariatan.

1. 2. Pedoman Teknis Penyusunan Surat
a) Berkas disusun berdasarkan penomoran surat,
b) Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas untuk
memudahkan penomoran pencarian ulang,
c) Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus kestari yang
menanganinya,
d) Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun kertas berkas lainnya hendaknya disediakan
tempat tertentu dimana dapat disimpan dengan baik dan sedapat mungkin pada tempat yang
terdekat dengan pengurus atau yang mengelola.

1. 3. Jenis Berkas Surat
Jenis erkas dibedakan berdasarkan isi dan urgensinya. Berdasaran isinya surat dapat
dibedakan menjadi:
1. a. Surat Masuk
Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh kesekretaritan.
1) Surat asli harus diarsipkan dalam bentuk file digital pada folder tiap bidang.
2) Sistematika buku kendali surat masuk, terdiri dari: No Urut, No. Surat dan tanggal
penerimaan surat, Nama dan alamat pengirim, perihal, disposisi surat dan keterangan.

Daftar Surat Masuk BEM HMJ Administrasi Pendidikan Periode 2011-2012
1. b. Surat Keluar
Dilihat dari urgensinya, BEM HMJ Adpend mengeluarkan 2 (dua) surat yang terdiri dari:
1) Surat Khusus, yaitu surat keputusan yang di keluarkan oleh Ketua BEMJ Adpend.
2) Surat Umum, yaitu surat ekstern (keluar) BEM HMJ Adpend dan surat intern (kedalam)
BEM HMJ Adpend. Surat umum dibedakan menjadi:
1. Surat Permohonan.
2. Surat Tugas.
3. Surat Berita Acara.
4. Surat Perjanjian.
5. Surat Rekomendasi.
6. Surat Perintah.
7. Surat Pengantar.
8. Surat Undangan.
9. Surat Pemberitahuan.
10. Surat Pengambilan Dana.
11. Surat Usulan.
12. Surat Penghargaan.
13. Surat Keterangan.
14. Surat Pernyataan.
15. Surat Kuasa.
16. Surat Ucapan Selamat.
17. Surat Balasan.

Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat keluar oleh kesekretaritan.
Sistematika buku kendali surat keluar, terdiri dari: No Urut, No. Surat dan tanggal
pengiriman surat, Nama dan alamat tujuan, perihal dan keterangan.
No.
Tanggal
Penerimaan
Surat
No.
Surat Pengirim Perihal Lampiran
Keterangan
Waktu Tempat Tindakan
No. Tanggal No. Pengirim Penerima Perihal Keteranagn

Daftar
Surat Keluar BEM HMJ Administrasi Pendidikan Periode 2011-2012
1. 4. Ketentuan Pembuatan Surat
1. Surat yang dibuat seizin sekum dan kesekretariatan,
2. Surat keputusan dibuat oleh sekretaris 1 atau kesekretariatan atas persetujuan ketua
BEM HMJ Adpend.
3. Surat yang dibuat dalam kertas yang berkop BEM HMJ adpend dan amplop berkop
BEMJ Adpend apabila diperlukan.
4. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip BEM HMJ Adpend
dan disampaikan ke alamat yang dituju.
5. Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua umum BEM HMJ
Adpend dan diberi stempel BEM HMJ Adpend.

1. 5. Kop Surat
Seluruh Kop surat yang dikeluarkan oleh BEM HMJ, baik dalam lingkup struktural
kepengurusan dan atau pelaksanaan kegiatan harus menyertakan logo UPI dan HMJ serta
stempel BEM HMJ Adpend.
Adapun logo HMJ yang dimaksud adalah sebagai berikut :




Dengan filosofi :
- Sosok manusia yang berdiri tegak : menggambarkan mahasiswa Adpend sebagai calon
pemimpin pendidikan di masa depan.
- Pena yang digenggam : menggambarkan mahasiswa Adpend memperjuangkan aspek
pendidikan yang sebagai pena atau belajar sebagai ujung tombak dalam mencapai tujuan
pendidikan.
- Buku yang diproyeksikan sebagai mimbar : menggambarkan buku merupakan sumber ilmu
pengetahuan, mimbar melambangkan tempat seorang pemimpin memberikan arahan atau
wejangan. 3 ruas buku didasari filosofi Ki Hajar Dewantara sebagai Bapak Pendidikan
Indonesia; ing ngarso mangun harjo, ing madyo mangun karso, tut wuri handayani.

Pengeluaran
Surat
Surat
Waktu Tempat

Dan contoh Kop Surat sebagai berikut :
1) Untuk BEM HMJ

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154

2) Untuk Divisi
DIVISI MINAT DAN BAKAT
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154

3) Untuk Kegiatan
PANITIA KEGIATAN WISUDA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Gedung FIP Bandung 40154


1. 6. Kode Bidang dalam Pembuatan Surat
1. D1: Divisi PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia);
2. D2: Divisi ADKESMA (Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa);
3. D3: Divisi MIKAT (Minat & Bakat);
4. D4: Divisi INFOKOM (Informasi & Komunikasi);
5. D5: Divisi ROHIS (Rohani Islam)

1. 7. Format Penomoran Surat
a. Surat Khusus
Surat yang termasuk kedalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap surat keputusan
yang dikeluarkan oleh ketua BEM HMJ memuat urutan-urutan sebagai berikut :
1. Memperhatikan.
2. Menimbang.
3. Mengingat.
4. Memutuskan.
5. Menetapkan.

Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E/F/G:
1. Nomor Surat (Harus berurutan)
2. Kode jenis surat (SKP untuk surat keputusan)
3. Ruang lingkup surat.
4. Pihak yang mengeluarkan.
5. Kode BEM HMJ Adpend.
6. Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi).
7. Kode tahun mengeluarkan surat.

Contoh :
Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua BEM HMJ Adpend. Misalnya tentang
pengangkatan Pengurus BEM HMJ Adpend Periode 2011/2012.

Nomor : 01/SKP/A/A/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

b. Surat Umum
Penomoran surat umum terdiri dari A/B/C/D/E/F/G:
1. Nomor Surat (Harus berurutan)
2. Kode jenis surat.
3. Ruang lingkup surat.
4. Pihak yang mengeluarkan.
5. Kode BEMJ Adpend.
6. Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi).
7. Kode tahun mengeluarkan surat.


Keterangan :
A: Nomor surat (segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada
Kesekretariatan dan Sekertaris Umum).
B: Kode jenis surat.
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus BEM HMJ Adpend adalah :

1. SPM : Surat Permohonan.
2. STG : Surat Tugas.
3. SBA : Surat Berita Acara.
4. SPJ : Surat Perjanjian.
5. SRD : Surat Rekomendasi.
6. SPR : Surat Perintah.
7. SPT : Surat Pengantar.
8. SUD : Surat Undangan.
9. SPB : Surat Pemberitahuan.
10. SAD : Surat Pengambilan Dana.
11. SUL : Surat Usulan.
12. SPH : Surat Penghargaan.
13. SKT : Surat Keterangan.
14. SPN : Surat Pernyataan.
15. SKA : Surat Kuasa.
16. SUS : Surat Ucapan Selamat.
17. SBL : Surat Balasan.

C: Lingkup Surat.
A : Surat ditujukan untuk pengurus & mahasiswa (Internal) BEM HMJ Adpend.
B : Surat ditujukan untuk Ormawa Internal kampus.
C : Surat ditujukan untuk Ormawa luar kampus.
D: Bagian yang mengeluarkan.
Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut :
A : Surat dikeluarkan oleh Ketua BEM HMJ Adpend,
B : Sekertaris Umum
C : Bendahara.
D1 : Divisi PSDM (Pengembangan Sumber Daya Manusia);
D2 : Divisi ADKESMA (Advokasi Kesejahteraan Mahasiswa);
D3 : Divisi MIKAT (Minat & Bakat);
D4 : Divisi INFOKOM (Informasi & Komunikasi);
D5 : Divisi ROHIS (Rohani Islam)
E: Kode Lembaga (BEM.HMJ.ADPEND).
F: Kode bulan pada saat mengeluarkan surat menggunakan angka romawi.
G: Kode tahun mengeluarkan surat
Contoh :
1. Surat yang ditujukan untuk Pengurus dan Organisasi Internal Jurusan. Misalnya, surat
permohonan bantuan dana yang dikeluarkan Divisi PSDM untuk Jurusan Adpend.
Nomor : 01/SPM/A/D1/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. Surat yang ditujukan untuk Ormawa Internal kampus. Misalnya, surat pemberitahuan
yang dikeluarkan Divisi Mikat untuk ormawa di FIP.
Nomor : 02/SPB/B/D3/BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. Surat yang ditujukan untuk ormawa ekstra kampus. Misalnya, surat permohonan
bantuan dana yang dikeluarkan bidang Advokasi dan kesejahteraan untuk Pemerintah
Kota Bandung.
Nomor : 03/SPM/C/D2/ BEM.HMJ.ADPEND/IV/2011

1. c. Surat Kepanitiaan
A : Nomor Surat (dibuat secara berurutan perkegiatan dan dilaporkan kepada
Sekum dan Kesekretariatan).
B : Kode jenis surat.
C : Ruang lingkup surat.
D : Panitia yang mengeluarkan.
E : Kode BEMJ Adpend.
F : Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (Menggunakan angka romawi).
G : Kode tahun mengeluarkan surat.

Contoh :
Divisi PSDM membuat surat undangan untuk melaksanakan kegiatan LDKM bagi
Mahasiswa Adpend angkatan 2011.
Nomor: 01/SUD/A/Pan.LDKM.D1/BEM.HMJ.ADPEND/VII/2011

1. d. Pengarsipan Surat Kepanitiaan
1. Surat keluar dibuat oleh Sekertaris Panitia.
2. Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut.
3. 3. Semua surat harus diarsipkan oleh sekertaris panitia dan disertakan pada laporan
kegiatan.


1. Penandatanganan Surat
Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua umum BEM HMJ
Adpend dan diberi stempel BEM HMJ Adpend. Adapun format tanda tangan sebagai
berikut :
1. Surat BEM HMJ : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris & Ketua BEM HMJ.
1. Surat Divisi : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris divisi, Ketua divisi, dan
menyetujui Ketua BEM HMJ.
2. Surat Kegiatan : dibubuhkan tanda tangan Sekretaris pelaksana, Ketua pelaksana,
mengetahui Ketua BEM HMJ, menyetujui Pembina Kemahasiswaan.
Untuk kondisi tertentu format tanda tangan bisa bersifat fleksibel sesuai dengan
kebutuhan.

1. B. Tata Laksana Divisi

1. 1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas kesekretariatan
untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang
perencanaan, dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi BEM HMJ Adpend.

1. 2. Petunjuk Tata Laksana Divisi
1. a. Berita Acara rapat Divisi
1. Setiap sekretaris divisi wajib membuat berita acara rapat divisi tiap akhir bulan.
2. Sistematika berita acara rapat divisi
i. Nama Divisi
ii. Perihal Pembahasan (Agenda Rapat)
iii. Tempat dan tanggal
iv. Waktu
v. Ketua Rapat
vi. Peserta Rapat
vii. Hasil Rapat
4) Berita acara rapat divisi diserahkan ke sekretaris sebagai lampiran laporan
bulanan tiap Divisi.

1. b. Laporan bulanan Divisi
1. Setiap sekretaris divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang
diserahkan kepada sekretaris untuk selanjutnya diarsipkan di kesekretariatan pada saat
rapat pengurus bulanan.
2. Laporan bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut:
i. Pendahuluan
ii. Laporan perkembangan divisi
iii. Kehadiran dan kinerja anggota divisi
iv. Laporan Keuangan
v. Evaluasi
vi. Saran
vii. Lampiran, berisikan:
i. Laporan keggiatan yang telah dilaksanakan
ii. Berita acara rapat divisi
1. Laporan bulanan dibuat rangkap dua sebagai arsip BEM HMJ Adpend dan untuk
dipublikasikan ke pengurus BEM HMJ Adpend. Laporan dikumpulkan dalam bentuk
print out atau file.



1. c. Laporan Akhir Divisi
Diakhir kepengurusan setiap divisi wajib membuat laporan akhir divisi secara tertulis.
Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut:
1. PROLOG
Pada bagian ini berisi Apresiasi dari divisi berupa gambaran umum divisi, serta
ucapan terimakasih kepada berbgai pihak yang telah membantu kelancaran program
kerja divisi.
1. Kondisi Objektif
Merupakan kondisi riil yang dialami divisi, yang memuat :
Latar Belakang Divisi
Tujuan Program divisi
SDM
Struktur / keanggotaan divisi, serta menjelaskan sasaran program kerja divisi.
1. Realisasi Program
Program yang terealisasi
Program tidak terealisasi
Program pengganti dan tambahan
1. Hambatan
Berisi hambatan yang dialami divisi dalam merealisasikan program kerja yang dapat
diuraikan melalui SWOT analisys.
1. Evaluasi
Berisi hasil evaluasi pasca kegiatan & hasil evaluasi pada rapat kerja bulanan.
1. Rekomendasi
Menguraikan secara umum mengenai Program yang harus di lanjutkan, di
pertahankan atau harus di hilangkan. Serta Masukan-masukan dari divisi dalam
melaksanakan program, serta program inovativ yang harus di lanjutkan.
1. Penutup
LAMPIRAN
1. Profil Divisi
2. Program Divisi 1 taun dtandatangani oleh ketua bem, ketua dpm, kadiv
3. Jadwal
4. Rekap realisasi kegiatan
5. Keuangan (Kas dan Kuitansi faktur)
6. Dokumentasi kegiatan
7. LPJ kegiatan
Laporan akhir divisi diserahkan kepada sekretaris, 4 minggu sebelum MUMAS HMJ
ADPEND 2011-2012 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk file dan print
out bila perlu.


1. Administrasi Rapat Divisi
1. 1. Pendahuluan
Administrasi rapat ini digunakan sebagai ukuran kemajuan kerja divisi selama masa
kepenmgurusan. Hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada
rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus BEM HMJ Adpend dapat
mengetahui hasil rapat tersebut.
1. 2. Pemimpin rapat
1. Rapat pengurus inti dipimpin oleh ketua umum BEM HMJ Adpend atau sekretaris
umum atau pengurus inti yang diberi wewenang.
2. Rapat divisi dipimpin oleh ketua bidang atau sekretaris divisi atau anggota lain yang
diberi wewenang.
3. Rapat kepanitiaan dipimpin oleh ketua pelaksana, didampingi panitia SC, ketua divisi
dan sekretaris divisi.

1. 3. Undangan Rapat
1. Undangan rapat pengurus inti dibuat oleh sekretaris 1 atau 2 kemudian diserahkan
kepada pengurus inti dan selanjutnya diteruskan ke anggota lainnya.
2. Undangan rapat divisi dilakukan oleh sekretaris divisi dan diserahkan kepada
anggotanya.
3. Undangan rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan ke anggota
panitia.
4. 4. Berita acara rapat
1. Berita acara rapat pengurus inti dibuat oleh sekretaris 1 atau kesekretariatan
kemudian diserahkan kepada pengurus inti dan selanjutnya diteruskan ke anggota
lainnya.
2. Berita acara rapat divisi dilakukan oleh sekretaris divisi dan diserahkan kepada
anggotanya.
3. Berita acara rapat kepanitiaan dibuat oleh sekretaris panitia dan diserahkan ke
anggota panitia.

3. Laporan Pertanggung Jawaban BEM HMJ ADPEND

Sistematika LPJ BEM HMJ ADPEND :

Cover
Kata pengantar
Ucapan terimakasih
Daftar isi
BAB 1 : Laporan Ketua BEM HMJ ADPEND
BAB II : Laporan Sekretaris Umum
BAB III : Laporan Bendahara
BAB IV : Laporan divisi PSDM
BAB V : Laporan divisi adkesma
BAB VI : laporan divisi mikat
BAB VII : laporan divisi infokom
BAB VIII : laporan divisi Rohis
Lampiran lampiran
Lampiran I :
1. Profile
2. Standar Operasional Prosedur (SOP)
3. Koordinasi & Mekanisme Kerja
4. Jadwal Rencana Kerja
5. Daftar Kegiatan BEM HMJ Adpend
6. Surat Keputusan

Lampiran II :
1. Pembakuan Surat-Menyurat Dan Administrasi
2. Daftar Surat Masuk
3. Daftar Surat Keluar
4. Data Pribadi Pengurus BEM HMJ Adpend
5. Data Inventaris Sekretariat BEM HMJ Adpend
6. Daftar Hadir Dalam Berbagai Kegiatan

Lampiran III
1. Laporan Keuangan
Rekap Realisasi Anggaran
Rekap Per-Divisi, Per-Kegiatan
Buku Kas
Kwitansi + Faktur.



BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Periode 2011-2012

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGELOLAAN KEUANGAN

1. A. Pendahuluan
SOP keuangan adalah standar operasional dalam mengelola keuangan yang ada di
BEM HMJ ADPEND. SOP ini dirasa penting karena merupakan acuan bagi seluruh
pengelola keuangan yang ada di BEM HMJ ADPEND.
Maksud dan tujuan dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk
menstandarisasikan laporan keuangan yang ada di BEM HMJ ADPEND.

1. B. Pedoman Pengelolaan Keuangan BEM HMJ ADPEND FIP UPI
2. 1. Sumber Pendanaan
Sumber pendanaan merupakan sumber pendapatan keuangan dalam mengelola
seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh BEM HMJ ADPEND UPI.
Sesuai dengan AD-ART HMJ ADPEND FIP UPI Bab VII Pasal 13 menyatakan
sumber pendanaan HMJ ADPEND adalah sebagai berikut:
1. IUK (Iuran Kemahasiswaan)
IUK merupakan iuran yang dibayar oleh mahasiswa baru dan mahasiswa lama di
awal tahun ajaran.

1. Donatur
Donatur adalah seluruh sumber yang berasal dari pihak eksternal organisasi
diantaranya Jurusan, Fakultas, Universitas, dan perusahaan yang diajak kerjasama.

1. Dana Sisa Kegiatan
Seluruh dana sisa dari setiap kegiatan yang dilaksanakan di HMJ ADPEND secara
otomatis masuk ke kas BEM ADPEND.

1. Infak
Dana hasil iuran sukarela dari berbagai pihak yang tidak terikat.

1. Iuran Peserta Kegiatan
Dana yang dibebankan kepada setiap peserta dan panitia dalam setiap kegiatan.

1. Usaha lain
Usaha yang dilaksanakan oleh biro kewirausahaan dan tim danus di setiap kegiatan
yang bersifat tidak mengikat.

1. 2. Proses Pengelolaan Keuangan
2. a. Budgeting/Penganggaran
Setiap divisi berkewajiban menentukan perencanaan anggaran untuk setiap
kegiatan yang ada di divisi masing-masing. Prosentase pendanaan dari organisasi
ditentukan sesuai dengan kesepakatan bersama.
1. b. Accounting/Pencatatan
Pencatatan merupakan seluruh kegiatan yang berupaya untuk mendokumentasikan
semua transaksi yang dilakukan.
Dokumen yang harus ada dalam Accounting/pencatatan adalah:
1. 1. Buku kas
Buku kas merupakan seluruh pencatatan transaksi yang terjadi yang dicatat setiap
harinya.
Format Buku Kas:

No. Bukti
Tanggal Uraian Debet Kredit Saldo
Urut Kode


1. 2. Kwitansi
Bukti transaksi pemasukan sumber pendanaan. Kodefikasi kwitansi adalah sebagai
berikut:
(D. Divisi. Nomer Urut Kegiatan. Abjad. Angka).
Ket:
D : Debet
Divisi : Divisi yang Melaksanakan Kegiatan
No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan
Abjad : Sumber Pendanaan
Angka : Jumlah Transaksi

Ket. Kodefikasi Divisi:
D1 : Divisi PSDM
D2 : Divisi ADKESMA
D3 : Divisi MIKAT
D4 : Divisi INFOKOM
D5 : Divisi ROHIS

Ket. Kodefikasi Kegiatan:
PSDM:
1. Pelatihan Sistem Administrasi Organisasi
2. Pelatihan Karya Ilmiah
3. Pelatihan ICT
4. Mahasiswa Berprestasi
5. Penerimaan Mahasiswa Baru
6. Maping Life For Adpend
7. LDKM dan PAB
8. OPER BEM
9. Pengabdian Pada Masyarakat
ADKESMA:
1. Pelatihan Advokasi
2. Optimalisasi Beasiswa
3. Pengelolaan Dana Abadi
4. SMS Center pengaduan advokasi
5. Advokasi Profesi Administrasi Pendidikan
6. Pengadaan Barang
MIKAT:
1. Futsal In Passion
2. Adpend English Club
3. Be Creative Event Organizer
4. Porang
5. Badminton
6. Wisudaan
7. Latihan Rutin Futsal
INFOKOM:
1. Mading
2. Buletin
3. Media Elektronik
4. Sistem Jarkom (SMS)
5. IPKA, Temu Alumni, dan Job Fair
6. Studi Banding/Komprehensif
7. Database
ROHIS:
1. Buser
2. Motivasi & Spiritual Training
3. Kajian Cinta Keislaman
4. Infak Adpend
5. SMS Hati

Ket. Kodefikasi sumber pendanaan:
A : IUK (Iuran Kemahasiswaan)
B : Donatur
C : Dana Sisa Kegiatan
D : Infak
E : Iuran Peserta Kegiatan
F : Usaha Lain

Contoh:
(D. D1. 9. A. 1) dibaca (Debet. Divisi PSDM. Pengabdian Pada Masyarakat. IUK.
Pendapatan pertama/transaksi pertama).

1. 3. Faktur
Faktur adalah bukti transaksi pengeluaran. Setiap faktur memiliki kode. Kodefikasi
faktur adalah sebagai berikut:
(K. Divisi. No. Urut Kegiatan. Angka Romawi. Angka).
Ket:
K : Kredit
Divisi : Divisi yang Melaksanakan Kegiatan
No. Urut Kegiatan : Urutan Kegiatan yang dilaksanakan
Angka Romawi : Jenis Anggaran
Angka : Jumlah transaksi

Ket. Kodefikasi Divisi:
D1 : Divisi PSDM
D2 : Divisi ADKESMA
D3 : Divisi MIKAT
D4 : Divisi INFOKOM
D5 : Divisi ROHIS

Ket. Kodefikasi Kegiatan:
PSDM:
1. Pelatihan Sistem Administrasi Organisasi
2. Pelatihan Karya Ilmiah
3. Pelatihan ICT
4. Mahasiswa Berprestasi
5. Penerimaan Mahasiswa Baru
6. Maping Life For Adpend
7. LDKM dan PAB
8. OPER BEM
9. Pengabdian Pada Masyarakat
ADKESMA:
1. Pelatihan Advokasi
2. Optimalisasi Beasiswa
3. Pengelolaan Dana Abadi
4. SMS Center pengaduan advokasi
5. Advokasi Profesi Administrasi Pendidikan
6. Pengadaan Barang
MIKAT:
1. Futsal In Passion
2. Adpend English Club
3. Be Creative Event Organizer
4. Porang
5. Badminton
6. Wisudaan
7. Latihan Rutin Futsal
INFOKOM:
1. Mading
2. Buletin
3. Media Elektronik
4. Sistem Jarkom (SMS)
5. IPKA, Temu Alumni, dan Job Fair
6. Studi Banding/Komprehensif
7. Database
ROHIS:
1. Buser
2. Motivasi & Spiritual Training
3. Kajian Cinta Keislaman
4. Infak Adpend
5. SMS Hati

Ket. Kodefikasi Faktur Jenis Anggaran:
I : Pengurus Harian
II : Divisi PSDM
III : Divisi Adkesma
IV : Divisi Mikat
V : Divisi Infokom
VI : Divisi Rohis

Ket. Kodefikasi Faktur Jenis Anggran Kegiatan:
I : Kestari
II : Acara
III : Logistik
IV : PDD
V : Humas
VI :*)
*) : Dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan kegiatan

Contoh :
(K. D2. 5. I. 1) dibaca (Kredit. Divisi Adkesma. Advokasi Profesi Administrasi
Pendidikan. Kestari. Pengeluaran pertama/transaksi pertama).

1. c. Auditing/Pelaporan
Seluruh bentuk pelaporan keuangan harus terdiri dari:
1. Rekapitulasi Pemasukan dan Pengeluaran
Merupakan rekap keseluruhan sumber pendanaan yang berhasil dihimpun serta
rekap pengeluaran secara keseluruhan.

1. Buku kas
Merupakan laporan transaksi yang dicatat setiap harinya oleh bendahara.

1. Realisasi Jenis Anggaran Kegiatan
Rekapitulasi dari setiap jenis anggaran yang dibutuhkan.

Seluruh bendahara divisi diwajibkan memiliki buku kas bendahara sebagai bukti
dokumentasi pengelolaan keuangan. Selajutnya bendahara divisi berkewajiban
melaporkan pengelolaan keuangan divisi ke bendahara umum setiap satu bulan
sekali pada saat rapat kerja bulanan.







BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Periode 2011-2012


KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI

1. A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus
2. 1. Pengantar
Untuk menjalankan fugsi koordinasi , integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka
diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, baik dilakukan dalam lingkup bidang atau
pengurus inti (Ketua BEM HMJ, Sekretaris, Kesekretariatan, Bendahara dan Ketua
Divisi).
1. 2. Macam rapat
1. Rapat Kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal
pembentukan kepengurusan dan awal semester genap periode kepengurusan.
2) Agenda
1. Rapat Kerja I
1. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi.
2. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.
3. Penjelasan AD/ART dan GBPK.
4. Pembuatan, pembahasa dan penetapan program kerja.
5. Pembahasan anggaran Keuangan.
6. Rapat Kerja II
1. Laporan pengurus selama satu semester.
2. Evaluasi program dan kinerja pengurus selama satu semester.
3. Analisis dan pembahasan pada semester genap.
3) Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.
1. Rapat Kerja Bulanan
1) Pelaksanaan rapat kerja bulanan rutin diselenggarakan satu bulan sekali, yaitu
pada akhir bulan.
2) Agenda
i. Laporan pertanggungjawaban panitia setiap kegiatan yang berlangsung selama
satu bulan kebelakang.
ii. Evaluasi kinerja oleh ketua BEM HMJ.
iii. Evaluasi oleh setiap divisi untuk program sebelum dan selanjutnya.
iv. Pembentukan panitia pokja apabila diperlukan.
3) Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.
1. Rapat Pengurus Inti
1) Rutin, dilakukan satu minggu sekali bersamaan dengan piket mingguan.
2) Agenda
1. Silaturahmi pengurus.
2. Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan.
3. Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.
3) Diikuti oleh seluruh pengurus inti.
1. Rapat Divisi
1) Rutin dilaksanakan satu minggu sekali bersamaan dengan piket mingguan.
2) Agenda
1. Silaturahmi anggota divisi.
2. Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
3. Penjadwalan aktivitas bidang dalam satu bulan mendatang.
4. Strategi pencapaian program.
3) Diikuti oleh ketua bidang, sekretaris bidang dan seluruh anggota bidang.
1. Rapat Pokja (Kelompok Kerja)
1) Pokja dibentuk oleh ketua divisi sesuai dengan kebutuhan proyek masing-
masing.
2) Dilaksanakan secara insidentil.
3) Agenda
Rapat pokja bertugas membuat konsep proyek secara keseluruhan, baik konsep
acara, pembiayaan dan lain-lain.
1. Rapat Sosialisasi
1) Dilaksanakan secara insidentil, terutama di rapat kerja bulanan.
2) Agenda
i. Sosialisasi hasil rapat pokja.
ii. Pembentukan atau open recruitment kepanitiaan.
3) Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HMJ Adpend.
1. Rapat Kepanitiaan
1) Dilaksanakan secara insidental.
2) Agenda
i. Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan.
ii. Penyampaian job des oleh ketua panitia.
iii. Pembahasan manajemen kegiatan.
iv. Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3) Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC dan ketua bidang yang bersangkutan.
1. Rapat Besar
1) Dilaksanakan paling lambat seminggu sebelum proyek berlangsung.
2) Agenda, yaitu mensosialisasikan kinerja dan capaian panitia kegiatan serta
konsep kegiatan.
3) Diikuti oleh pengurus BEM HMJ dan perwakilan setiap angkatan.


1. B. Mekanisme Kerja Organisasi
2. 1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job des
yang disusun oleh ketua BEM HMJ Adpend.
1. 2. Hierarki Kepengurusan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan
antar staf kepengurusan adalah koordinasi.
Dalam divisi terdapat biro yang bertujuan untuk spesifikasi program kerja, namun
tidak dicantumkan dalam struktural organisasi.
1. 3. Mekanisme Laporan
1. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan pada ketua BEM HMJ paling lambat 3
minggu setelah kegiatan.
2. Kepengurusan BEM HMJ Adpend wajib melaporkan kegiatan kepada DPM HMJ
paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan kegiatan.
3. Jika dalam waktu yang telah ditentukan BEM HMJ tidak memberikan laporan maka
DPM HMJ berhak mengajukan surat teguran.
2. 4. Mekanisme Surat Teguran, Surat Panggilan Dan Pelaksanaan MUMASLUB
1. Surat teguran akan diberikan apabila kepengurusan BEM HMJ Adpend melakukan
kesalahan dalam kebijakan yang telah ditetapan.
2. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.
3. MUMASLUB akan diberlakukan jika 3 kali surat panggilan diabaikan.