Causas Fundamentais das Dificuldades Encontradas

pelos Laboratrios na Implementao da

Norma ABNT NBR ISO/IEC 17025
Alexandre Dias de Carvalho
1
, Joo Alberto Neves
2
Resumo
O objetivo deste trabalho foi o de apresentar os principais resultados
relacionados Dissertao apresentada ao Curso de Mestrado em Sistemas
de Gesto da Universidade Federal Fluminense Impl ementao da norma
ABNT NBR ISO/IEC 17025: uma proposta para reduzir o tempo de
acreditao. Dentro do contexto da acreditao concedida pela
CGCRE/INMETRO laboratrios vm encontrando dificuldades para atender as
exigncias mnimas de implementao do sistema de gesto segundo os
requisitos da norma ABNT ISO/IEC 17025. Com a avaliao conduzida pela
equipe de avaliadores da CGCRE/INMETRO so evidenciadas no-
conformidades importantes e repetitivas no sistema de gesto do laboratrio
nas diversas etapas do processo de acreditao. A demora para eliminar tais
no-conformidades demonstra uma falta de capacitao do pessoal do
laboratrio, aumentando o tempo de acreditao concedida pela
CGCRE/INMETRO. O autor realizou investigao de causa e efeito com o
objetivo de identificar as causas fundamentais, e, com isso, viabilizar a
definio de aes adequadas para auxiliar a alta administrao do laboratrio
a eliminar ou minimizar os problemas levantados no sistema de gesto do
laboratrio.
Introduo
1
Engenheiro Mecnico, INMETRO/CGCRE, Rua Santa Alexandrina 416, Rio Comprido,
20261-232 Rio de J aneiro RJ .
E-mail: adcarvalho@inmetro.gov.br.
2
Universidade Federal Fluminense, Rua Passos da Ptria 156, Sala 329, 45632-070 Niteri
RJ .
E-mail: neves.cln@uol.com.br.
Laboratrios de metrologia esto encontrando dificuldades para implementar e
manter um sistema de gesto da qualidade segundo os requisitos da norma
ABNT NBR ISO/IEC 17025. Estas dificuldades so evidenciadas durante o
processo de acreditao, levando a um aumento significativo do tempo de
acreditao concedido pela CGCRE/INMETRO. O autor realizou estudo de
tempo de atividades de acreditao e demonstrou que 7,5 meses tempo
suficiente para conceder a acreditao a um laboratrio. Com isso, pode-se
inferir que o tempo demonstrado no grfico abaixo est muito elevado.
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Tempo
Mdi o
(Ms)
2002 2003 2004 2005 2006 2007
Figura 1 Tempo mdio de acreditao.
Fonte: Diviso de Acreditao de Laboratrios do Inmetro - J un/2008
Com base nos fatos levantados no Sistema de Gesto do laboratrio ao longo
do processo de acreditao, so observadas dificuldades encontradas pelos
laboratrios nas seguintes etapas de acreditao:
Solicitao da Acreditao
Os problemas enfrentados pelos laboratrios tm incio quando da
solicitao da acreditao junto a CGCRE/INMETRO, onde o laboratrio
tem que entregar toda a documentao mnima exigida para dar incio
ao processo de acreditao. Acontece que muitas das documentaes
so entregues de forma incompleta como, por exemplo: falta de
procedimento e memria de clculo de incerteza de medio; falta de
demonstrao da rastreabilidade de seus padres ao sistema
internacional de unidades; a proposta de escopo a ser acreditado no
est de acordo com os equipamentos do laboratrio.
Visita de Pr-Avaliao
Etapa que pode ser solicitada pelo laboratrio com o objetivo de tirar
dvidas sobre o processo de acreditao e requisitos de acreditao,
como por exemplo: clculo da incerteza de medio, validao de
mtodo, rastreabilidade ao sistema internacional de unidades,
instalaes e ensaios de proficincia. As discusses feitas durante a
visita so relatadas em um relatrio de pr-avaliao (RPA) e
normalmente sinalizam a necessidade de reviso da documentao do
laboratrio. Muitas das vezes a nova verso da documentao
encaminhada pelo laboratrio ainda possui problemas conceituais
evidenciando uma falta de conhecimento de seu pessoal sobre o
assunto em questo.
Anlise da Documentao
Uma vez que toda a documentao exigida seja encaminhada pelo
laboratrio, os avaliadores, cada qual em sua especialidade, realizam
uma anlise detalhada desta documentao com o objetivo de verificar a
sua adequao em relao aos requisitos de acreditao. As no-
conformidades decorrentes desta anlise normalmente esto
relacionadas rastreabilidade das medies, metodologia da
calibrao/ensaio, ao clculo da incerteza de medio e poltica da
qualidade definida no manual da qualidade. Os resultados desta anlise
so relatados em um relatrio (RED).
Visita de Avaliao
Visita as instalaes do laboratrio com o objetivo de verificar se o
laboratrio possui um sistema de gesto implementado de acordo com
os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025. Eventuais no-
conformidades so relatadas no relatrio de visita de avaliao (RAV).
Apesar das avaliaes feitas nas etapas anteriores a maior parte das
no-conformidades identificadas nesta visita est relacionada
metodologia de calibrao e ensaio.
Realizada pesquisa sobre o tempo de responsabilidade do laboratrio em
solucionar as pendncias levantadas em seu sistema de gesto. A pesquisa
teve como enfoque os processos de acreditao dos 27 laboratrios que foram
acreditados em 2002 (ver figura 2).
Figura 2 Tempo mdio para solucionar as pendncias de cada etapa de
acreditao.
Fonte: (CARVALHO; SANTOS, 2004)
De acordo com a figura 2 os laboratrios que participaram da pesquisa levaram
um tempo mdio de:
351 dias para resolver as no-conformidades identificadas na etapa de
anlise da documentao
119 dias para resolver as pendncias levantadas na etapa de visita de
pr-avaliao
115 dias para resolver as no-conformidades na etapa de visita de
avaliao
89 dias para atender a documentao mnima necessria para iniciar o
processo de acreditao
Considerando que 30 dias um tempo adequado para um determinado
laboratrio, que j possua um SGQ implementado, solucionar qualquer tipo de
no-conformidade levantada durante as etapas de acreditao, os tempos
demonstrados na figura 2 evidenciam uma falta de conhecimento e
experincia por parte do laboratrio em sua rea de atuao. Neste caso, fica
351
119 115
89
0
100
200
300
400
Tempo
(em dias)
RED RPA RAV Solicitao
Etapas
evidenciada a falta de capacitao do laboratrio de atender os requisitos de
acreditao em tempo oportuno.
Esta falta de capacitao do laboratrio esta contribuindo para o aumento do
tempo da acreditao concedida pela CGCRE/INMETRO. Ao somar os tempos
para a soluo das pendncias levantadas na figura 2 tem-se um tempo total
de aproximadamente 22 meses, tempo quase trs vezes maior que o tempo de
7,5 meses considerado adequado para a acreditao de laboratrios.
O autor, tendo como base a sua experincia como avaliador lder, como gestor
do processo de acreditao e como chefe da equipe de avaliao de
laboratrios da CGCRE/INMETRO, realizou estudo de causa e efeito com o
objetivo de identificar as causas fundamentais dessas dificuldades encontradas
pelos laboratrios:
Falha na sistemtica de treinamento e qualificao de pessoal
a causa mais imediata. A falta de capacidade do laboratrio para resolver
as pendncias levantadas pela equipe de avaliadores da
CGCRE/INMETRO em tempo oportuno (ver figura 2), evidencia uma falha
na sistemtica de treinamento e qualificao de pessoal do laboratrio.
Falha na sistemtica de Anlise Crtica pela Direo e na sistemtica de
Auditoria Interna
Estas duas ferramentas gerenciais deveriam apontar eventuais falhas
sistmicas no sistema de gesto do laboratrio. Devido a ineficcia destas
ferramentas de controle no foi possvel apontar problemas na sistemtica
de treinamento e qualificao de pessoal do laboratrio. Foi verificada em
diversas avaliaes uma diferena significativa, tanto em termos
quantitativos quanto de importncia, de no-conformidades identificadas
nas auditorias internas conduzidas pelo laboratrio e as identificadas nas
visitas de avaliaes conduzidas pela equipe de avaliadores da
CGCRE/INMETRO. Como o objeto da avaliao o mesmo (SGQ do
laboratrio) pode-se concluir que a auditoria interna do laboratrio no foi
eficaz.
Falta de capacitao do responsvel pela qualidade
Dando continuidade a investigao de causas, observa-se que a falha nas
ferramentas de controle do sistema de gesto do laboratrio decorrente
da falta de coordenao adequada por parte do representante da
qualidade. Evidenciado pelo autor, em diversas visitas de avaliao, que o
representante da qualidade do laboratrio no possua conhecimento
adequado dos requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, bem como,
no tinha experincia para assessorar a alta administrao nos assuntos
de gesto da qualidade. Um outro aspecto o tempo de dedicao do
representante da qualidade para a funo da qualidade. Grande parte dos
representantes da qualidade so pessoas que se dedicam parcialmente
funo qualidade, exercendo outras atividades tcnicas. De acordo com as
necessidades do laboratrio esta pessoa se volta para as atividades
tcnicas e somente se preocupa com a gesto da qualidade momentos
antes da visita da equipe de avaliadores da CGCRE/INMETRO. Este fato
evidenciado pelas datas de realizao da reunio de anlise crtica pela
direo e de realizao da auditoria interna.
Falta de comprometimento da Alta Administrao
A alta administrao responsvel pela indicao do representante da
qualidade e pela efetividade da sistemtica de anlise crtica pela direo.
A maior parte da alta administrao no consegue perceber a falta de
capacitao do representante da qualidade, bem como no consegue
conduzir uma eficaz reunio de anlise crtica pela direo, tendo como
conseqncia uma falha na principal sistemtica de monitoramento do
sistema de gesto, a auditoria interna. Como os principais dados gerenciais
esto comprometidos, a alta administrao no consegue tomar aes
adequadas para a melhoria contnua do sistema de gesto.
Evidenciado pelo autor, em diversas visitas de avaliao, que a alta
administrao do laboratrio est mais preocupada com o faturamento da
organizao do que com a implementao de um efetivo sistema de gesto
segundo os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025.
Observado tambm a necessidade de uma participao mais atuante da
alta administrao nas reunies de anlise crtica pela direo, permitindo
um monitoramento maior do desempenho do sistema de gesto e do
desempenho da gerncia do laboratrio, incluindo o representante da
qualidade.
Para identificar a origem da falta de comprometimento da alta administrao o
autor faz o seguinte questionamento: Por que a Alta Administrao do
Laboratrio no esta comprometida com a implementao e manuteno
de um eficiente e eficaz SGQ ?
Com base na experincia do autor na rea de gesto da qualidade e nas
diversas entrevistas feitas gerncia do laboratrio durante as visitas de
avaliao, pode-se afirmar que o comportamento da alta administrao est
sendo influenciado pelos fatores a seguir:
Crenas e valores da alta administrao coerentes com a estratgia de
melhoria contnua
De acordo com avaliaes conduzidas nas instalaes de laboratrios o
autor tem observado que a alta administrao no tem tido uma atuao
efetiva no processo de implementao e manuteno do sistema de gesto
segundo os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025. A principal
evidncia de seu comprometimento e liderana sobre o sistema de gesto
a sua participao nas reunies de anlise crtica pela direo,
assegurando uma efetiva anlise de todo o sistema de gesto. Entretanto,
so observados problemas em aproximadamente 80% das anlises crticas
conduzidas.
Em outros momentos, devido s exigncias de clientes e entidades
reguladoras, a alta administrao de grande parte dos laboratrios tem
demonstrado que o aspecto mais importante a obteno do certificado de
acreditao e no a implementao de um efetivo sistema de gesto da
qualidade. A acreditao somente foi solicitada para atender a uma
exigncia de seus clientes ou de entidades de regulamentao.
Disponibilidade de recursos financeiros
A disponibilidade de recursos financeiros fundamental para que o
laboratrio providencie os recursos necessrios para a implementao do
sistema de gesto segundo os requisitos mnimos de competncia tcnica
estabelecidos na norma ABNT NBR ISO/IEC 17025. Evidenciado em alguns
laboratrios que a escassez de recursos financeiros est levando a
contratao de pessoas inexperientes para atuar como gestor da qualidade,
a compra de equipamentos inadequados e/ou a contratao de cursos
incompatveis com os requisitos mnimos exigidos, comprometendo, dessa
forma, a implementao de um eficaz sistema de gesto.
Conscincia de sua capacidade em atender a norma ABNT NBR ISSO/IEC
17025
O terceiro fator que contribui para a falta de comprometimento da alta
administrao na implementao de um efetivo sistema de gesto o
desconhecimento da alta administrao sobre a capacidade do laboratrio
atender os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025. Devido falta
de conhecimento, falta de interpretao adequada dos requisitos e falta de
experincia nos requisitos da norma, muitos laboratrios que solicitam a
acreditao a CGCRE/INMETRO no conseguem perceber a sua falta de
capacitao no atendimento aos requisitos de acreditao.
Concluso
Com o estudo de causa e efeito conduzido pelo autor foi possvel identificar as
principais causas das dificuldades encontradas pelos laboratrios para
implementar o sistema de gesto segundo os requisitos da norma ABNT NBR
ISO/IEC 17025:
Falta de crenas e valores da alta administrao para a melhoria contnua
Falta de recursos financeiros
Falta de conhecimento do laboratrio de sua prpria capacidade de atender
a norma
Antes de desenvolver um projeto de implementao de sistema de gesto da
qualidade, fundamental que a direo do laboratrio tome as seguintes
providncias:
1. A alta administrao deve ter conhecimento dos objetivos, conceitos e
requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025. Se necessrio contratar
instrutor externo que tenha grande experincia em sistema de gesto da
qualidade segundo os requisitos desta norma. A tomada de deciso
somente poder ser realizada em um ambiente onde todas as variveis
sejam conhecidas;
2. A alta administrao deve conscientizar a gerncia para a importncia e os
benefcios da implementao de um eficiente e eficaz sistema de gesto. O
sistema deve atender os requisitos mnimos da norma de forma mais
econmica;
3. A alta administrao deve liderar o processo de implementao do sistema
de gesto participando ativamente das reunies de anlise crtica pela
direo. com base na anlise de todos os relatrios gerenciais, incluindo
relatrios de avaliaes externas, que ser possvel avaliar a adequao do
sistema atual e a necessidade de tomada de aes, tais como: treinamento
de pessoal, substituio do representante da qualidade e compra de
equipamentos;
4. Avaliar a viabilidade financeira do negcio. No existe sustentabilidade para
atividades no lucrativas. Providenciar os recursos necessrios para a
implementao de um sistema de gesto adequado ao tamanho e volume
de trabalho do laboratrio e adequado aos requisitos mnimos estabelecidos
na norma. Com o objetivo de reduzir custos implemente somente os
requisitos mnimos exigidos pela norma;
5. A alta administrao tem que entender que quanto menor o tempo maior
ser o custo para a implementao do sistema de gesto. Portanto,
antecipe os acontecimentos e inicie um planejamento para a implementao
do sistema de gesto. Caso seja necessrio contratar os servios de um
consultor, tenha cuidado na elaborao da documentao do sistema. Esta
atividade deve ser conduzida pelo representante da qualidade, juntamente
com a gerncia tcnica. O consultor, neste caso, deveria atuar como
instrutor, fornecendo treinamento e orientao ao pessoal do laboratrio
para a implementao do sistema. Evite a contratao de pacote completo.
Lembre-se que aps a implementao do sistema de gesto o consultor ir
embora e o representante da qualidade ficar com a responsabilidade por
assessorar a alta administrao na manuteno e melhoria do sistema.
6. Com o objetivo de avaliar o grau de capacitao de seu pessoal, comparar
o resultado de avaliaes externas, conduzidas por avaliadores/auditores
reconhecidamente competentes em avaliao da conformidade segundo os
requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, com o resultado da
auditoria interna conduzida pelo laboratrio. Resultados divergentes podem
sinalizar problemas na sistemtica de auditoria interna ou at mesmo a falta
de capacitao do representante da qualidade. Uma prtica recomendvel
contratar de tempos em tempos auditores externos, de competncia
reconhecida, para realizar a auditoria interna. Implemente as aes
necessrias: treine os auditores e treine ou substitua o representante da
qualidade.
Referncia Bibliogrfica
CARVALHO, A. D. de; SANTOS, J . A. N. dos Implementao da norma NBR
ISO/IEC 17025: uma proposta para reduzir o tempo de acreditao. Rio de
J aneiro, RJ : UFF, 2004. 153p. Dissertao (Mestrado em Sistemas de Gesto)
Universidade Federal Fluminense, 2004.