Pengertian Otomatisasi Kantor (office Automation)

Otomatisasi Kantor (office Automation)

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape /
Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah
direkam dalam pita magnetik secara otomatis

Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
untuk meningkatkan produktivitas.

Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal,
dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar
sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain
adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan
maupun tertulis.
Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan
komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain
di lingkungan perusahaan.





Keterangan Gambar
Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi
informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya).
Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah
kata, e-mail, dan konferensi komputer.
Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan
lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti
konferensi video dan audio
Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan
di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
Tujuan OA masa kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai
yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok
diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan
menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan
telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi
tradisional.

Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang
pengguna OA, yaitu :
1. Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga,
dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja
terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun
dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

Aplikasi OA

1. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang
diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para
pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal
komputer dan alat penyimpanan
3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam
telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice
mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital
dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai
mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan
audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan
manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan
pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan
keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail
menyertakan kemampuan kalender elektronik
5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara
orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon
koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan.
Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua
arah.

Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua
perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang
tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti
konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat
penerimaan.
- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
- Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer
- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi
menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang
membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para
anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan
apa pun.
- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing
mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat
membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung
yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim
yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang
difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang
tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya,
yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk
mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam
alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau
dicetak.
11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip
dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer
mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh
perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam
bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan
salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

KANTOR VIRTUAL
Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama
tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik

Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga

Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

Karakteristik yang harus dimiliki
1. kerja keras : siswa bersungguh-sungguh dalam mengatasi berbagai hambatan dalam belajar dan tugas
serta menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya.
2. kreatif : siswa mampu menciptakan hal hal baru dalam belajarnya baik berupa kemampuan
mengambangkan kemampuan formasi yang di peroleh dari guru dalam proses belajar mangajar yang
berupa pengetahuan sehingga dapat memebuat kombinasi yang baru dalam belajarnya
3. toleransi : siswa dapat berikap dan bertindak yang menghargai perbedaan sikap dan tindakan dari
dirinya baik di lingkungan sekolah maupun di luar sekolah
4. disiplin : siswa dapat menunjukan perilaku tertib dan patuh pada berbagai ketentuan dan peraturan
yang ada di lingkungan sekolah
5. rasa ingin tahu : dapat selalu berupaya untuk mengetahui lebih mendalam dan meluas dari sesuatu
yang dipelajari, dilihat didengar dalam kelas maupun lingkungan
6. semangat kebangsaan : berfikir bertindak dan berwawasan yang menempatkan kepentingan bangsa
dan Negara diatas kepentingan diri dan kelompoknya.
7. cinta tanah air : memiliki rasa bangga menjadi orang Indonesia
8. peduli social : bersikap dan bertindak ingin selalu memberi bantuan pada orang lain dan masyarakat
Metode pembelajaran
Diskusi :
presentasi