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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................. 4
Mejoras de Microsoft Office Project 2003 ............................................................................. 5
Microsoft Project Standard................................................................................................. 6
Instrucciones paso a paso y controles............................................................................. 6
Programar y realizar seguimientos de tareas .................................................................. 6
Ver información de proyecto.......................................................................................... 6
Integrarse con otros productos........................................................................................ 7
Administrar un proyecto de colaboración ...................................................................... 7
Colaborar como integrante del equipo............................................................................ 7
Administrar documentos y problemas............................................................................ 8
Administrar un proyecto de colaboración ...................................................................... 8
Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server............................................ 8
Microsoft Project Professional ........................................................................................... 8
Administración de recursos de empresa ......................................................................... 9
Personalización de la empresa........................................................................................ 9
Especificaciones de Microsoft Project ................................................................................. 10
Plantillas incluidas en Microsoft Project .............................................................................. 11
Plantilla Construcción comercial ................................................................................. 11
Plantilla Ingeniería ....................................................................................................... 11
Plantilla Mudanza de casa ........................................................................................... 11
Plantilla Implantación de infraestructuras .................................................................. 11
Plantilla Implantación corporativa de Microsoft Office XP ....................................... 11
Plantilla Implantación de Microsoft Windows XP ..................................................... 12
Plantilla Desarrollo de la aplicación MSF .................................................................. 12
Plantilla Nuevo negocio .............................................................................................. 12
Plantilla Nuevo producto ............................................................................................ 12
Plantilla Mudanza de la oficina .................................................................................. 12
Plantilla Oficina de proyectos ..................................................................................... 12
Plantilla Construcción residencial .............................................................................. 12
Plantilla Desarrollo de software .................................................................................. 12
¿Qué es la administración de proyectos?.............................................................................. 13
Triángulo del proyecto ......................................................................................................... 13
La estrategia del proyecto..................................................................................................... 14
¿En qué ayuda Microsoft Project?........................................................................................ 14
Planear el proyecto ............................................................................................................... 15
Realizar el seguimiento del proyecto.................................................................................... 16
Comunicar el plan................................................................................................................. 16
Colaborar con el equipo........................................................................................................ 16
Ver la información necesaria................................................................................................ 17
10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard 2003......................................... 18
Activar Microsoft Project 2003 (XP) ................................................................................... 20
Ventana Principal del MS-Project ........................................................................................ 21
Barra de Título.................................................................................................................. 22
Barra de Menús................................................................................................................. 22
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Manual MS-Project 2003 – Nivel Básico – Parte I Autor: Ramón Moreno Malavé
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INTRODUCCIÓN
El trabajo de administrar proyectos es un arte antiguo
y honorable. Alrededor del año 2600 A.C. los egipcios
construyeron la gran pirámide del rey Khufu. El
historiador griego Herodoto proclamaba que 400.000
hombres trabajaron durante 20 años para construir
esta estructura.
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Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus
fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. O bien puede ser
complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos interdependientes con un
presupuesto de un millón de dólares. Sea simple o complejo, un proyecto siempre
consta de cuatro fases principales:
• Crear el plan
• Administrar recursos
• Realizar el seguimiento del proyecto
• Cerrar el proyecto
Cuanto más satisfactorias sean estas fases, mayor será la posibilidad de éxito del
proyecto.
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Planear el proyecto
A medida que va creando el plan del proyecto, Microsoft Project calcula y crea una
programación de trabajo basada en la información que se proporciona sobre las
tareas se han de realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y
suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos ocasionados.
Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los siguientes tipos de
información:
Con esta información, Microsoft Project puede calcular la programación, los costos
y la carga de trabajo de los recursos.
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Comunicar el plan
Después de crear el plan del proyecto y durante la fase de administración, es
posible que necesite comunicar información del proyecto a otras personas, por
ejemplo, a los participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen
el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como:
• Impresión y generación de informes para presentar información del
proyecto en papel a otras personas.
• Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para
que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio
Web.
• Microsoft Project Server o un sistema de correo electrónico para
comunicar información del proyecto a otras personas.
Colaborar con el equipo
Puede coordinar y automatizar los esfuerzos de seguimiento y de comunicación
con los recursos del proyecto mediante la colaboración del equipo en línea que
puede utilizar para conectarse y comunicarse electrónicamente con los recursos.
También puede incorporar la información actualizada al proyecto, lo que facilita
mantener el plan al día. Hay dos métodos de colaboración en línea para Microsoft
Project.
Microsoft Project Server y el componente Web, Microsoft Project Web Access,
son productos complementarios de Microsoft Project que puede utilizar para una
colaboración en línea más completa entre los integrantes del equipo, los jefes de
proyecto y otros participantes.
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Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los integrantes del
equipo pueden ver su propia lista de tareas e el proyecto en su totalidad.
Pueden crear tareas nuevas para el plan del proyecto y delegar tareas en otras
personas.
Como jefe del proyecto, podrá recibir actualizaciones de las tareas e informes de
estado en formato de texto.
Los participantes pueden obtener acceso a la información del proyecto y revisar el
panorama general.
Correo electrónico: Si los requisitos para la colaboración de equipo son sencillos,
puede utilizar el sistema existente de correo electrónico de 32 bits compatible con
MAPI para intercambiar información básica sobre las tareas y el estado con los
integrantes del equipo.
Una vez conectados electrónicamente, usted y su equipo pueden utilizar mensajes
de correo electrónico especiales que genera Microsoft Project para asignar tareas,
enviar actualizaciones de tareas y enviar informes de estado en formato de texto.
Ver la información necesaria
Hoy, su interés se centra en las fechas límite. Mañana, en los costos. La base de
datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento
dado sólo necesita una parte de la misma.
Para tener acceso a la información, utilice las herramientas siguientes:
Como los canales de televisión, cada vista presenta una clase de información
diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información.
Así como el cambio de canales no significa su eliminación, el cambio de vistas,
tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina.
Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.
También puede agrupar y ordenar la información para ver la información del
proyecto clasificada u ordenada de una manera determinada.
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Utilidad mejorada.
Una interfase optimizada para el usuario, uniforme con Microsoft Office 2003 Editions, hace más fácil
la comprensión de Project Standard 2003 y el acceso funcional a las herramientas necesarias. Barras
de tareas, menús y demás características permiten dominar rápidamente los fundamentos de la
administración de proyectos aún siendo un usuario novato de Project Standard.
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Asistencia inmediata.
Project Standard 2003 brinda una sólida asistencia tanto para usuarios novatos como para
experimentados. Project Standard 2003 incluye un potente motor de búsqueda para la ayuda, smart
tags y asistentes. Esto es optimizable mediante una conexión a Internet para acceder a cursos de
entrenamiento, plantillas, artículos y más.
Personalización.
Un amplio rango de características personalizables convierten al Project Standard 2003 en un
programa a medida que resuelve las necesidades específicas de cada proyecto. Elija de una lista los
campos personalizables que pueden ser parte del cronograma de su proyecto. Además es posible
modificar barras de tareas, formulas, indicadores gráficos y reportes. Para una mayor flexibilidad, los
módulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup Language (XML), el Microsoft
Visual Basic para aplicaciones (VBA) y el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipación de
datos y la creación de soluciones personalizadas.
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Barra de Título.
Muestra el nombre de la Aplicación (Microsoft Project) y el nombre del proyecto
activo. A la derecha se encuentran los botones de minimizar, maximizar y cerrar
la ventana.
Barra de Menús.
La barra de menús se utiliza para seleccionar menús y comandos con el fin de
realizar acciones en Project. Es posible agregar, eliminar y modificar los menús
de la barra de menús y los comandos de los menús. También es posible crear
barras de menús personalizadas que mostrar. La barra de menús aparece bajo la
barra de título en la ventana de Project.
• Cuando se selecciona un nombre de menú en la barra de menús, se muestra un menú que contiene una
lista de los comandos relacionados con él.
• Para seleccionar un nombre de menú en la barra de menús, haga clic en él o presione ALT+ la letra
subrayada del nombre.
• Los comandos que aparecen en los menús pueden cambiar según la vista en que se encuentre y las
acciones que haya realizado en Project.
• Los nombres de los comandos seguidos de puntos suspensivos muestran un cuadro de diálogo.
• Los nombres de los comandos seguidos de una flecha muestran un menú en cascada que contiene una
lista de comandos relacionados.
• Algunos nombres de comando van seguidos de una combinación de teclas que se puede utilizar para
ejecutar ese comando rápidamente.
• Para buscar un comando que no aparece, haga clic en las flechas que se encuentran al final del menú o
haga doble clic en el nombre del menú. El menú se ampliará para mostrar más comandos.
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• En una ventana de proyecto maximizada, el cuadro del menú Control aparece a la izquierda de la barra de
menús. En los demás casos, aparecerá en la esquina superior izquierda de la ventana.
• El cuadro del menú Control de Project aparece a la izquierda de la barra de título del programa. El cuadro
del menú Control y sus comandos de menú funcionan en Project. Por ejemplo, si hace clic en el comando
Cerrar del menú Control de Project, se cerrará Project y todos los demás proyectos y ventanas abiertos.
• Haga doble clic en el cuadro del menú Control para cerrar la ventana. Si hace doble clic en el cuadro del
menú Control de Project, se cerrará el programa.
• Cada ventana abierta en Project incluye un cuadro del menú Control que aparecerá cuando se active dicha
ventana.
• Para mostrar el menú Control de Project, haga clic en el cuadro del menú Control o presione ALT+BARRA
ESPACIADORA.
• Para mostrar el menú Control de la ventana activa, haga clic en el cuadro de menú Control o presione
ALT+SIGNO MENOS.
La Barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales
como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo. La
Barra de Herramientas de Formato
Nota: Si desea personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están
disponibles, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y
luego Personalizar.
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Barra Formato.
La barra de herramientas Formato proporciona herramientas para cambiar el
aspecto del texto en las vistas.
Mostrar el nombre del filtro aplicado a la vista activa, así como una
Filtro lista de los filtros disponibles para la vista.
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Barra de Vistas
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas, en
los que puede hacer clic para mostrar la vista. Aparece a lo largo del
borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los
medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los
iconos que aparecen en ella. Si la vista que desea mostrar no aparece
en la Barra de vistas, haga clic en Más vistas en la Barra de vistas y,
después, seleccione la que desee en el cuadro de diálogo Más vistas. Si
no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas, haga clic en
Barra de vistas en el menú Ver.
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Barra de entrada
Use la barra de entrada para escribir o modificar la información de los Campos.
Barra de estado
La barra de estado muestra información acerca de la actividad o el modo actual
en la parte inferior de la ventana de Project. En la siguiente imagen se muestra la
barra de estado.
• El lado derecho de la barra de estado muestra si están activados los modos Extender selección,
Bloq Mayús, Bloq Num, Bloq Despl y Sobrescribir.
• Para mostrar u ocultar la barra de estado, haga clic en Opciones, en el menú Herramientas y,
a continuación, haga clic en la ficha Vista. En el cuadro Mostrar, active o desactive la casilla
de verificación Barra de estado.
• En el centro de la barra de estado se mostrarán, en el caso de situaciones especiales que se
apliquen al proyecto activo, los mensajes siguientes:
Mensaje Descripción
Calcular Supongamos que Cálculo está establecido como manual y que ha cambiado la
información del proyecto. Para calcular, haga clic en Opciones, en el menú
Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Cálculo. Seleccione Todos los
proyectos abiertos o Proyecto activo y, a continuación, haga clic en Calcular
ahora. Si desea que el cálculo sea automático, seleccione Automático en la ficha
Cálculo.
Circular Existe una referencia circular en las dependencias entre tareas que se muestran con
este mensaje. Cambie las dependencias para que Project pueda calcular
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• Las barras de desplazamiento están situadas en el lado derecho y en el extremo inferior de las
secciones desplazables.
• La posición del cuadro de desplazamiento en la barra de desplazamiento indica la parte del proyecto o del
tema que se muestra actualmente en la ventana. Para desplazarse rápidamente a otra parte del proyecto o
del tema, arrastre el cuadro de desplazamiento.
• Use la barra de desplazamiento horizontal para desplazarse hacia la derecha y hacia la izquierda. Use la
barra de desplazamiento vertical para desplazarse hacia arriba y hacia abajo.
• Para desplazar una fila o una columna en una dirección determinada, haga clic sobre la flecha del extremo
correspondiente en la barra de desplazamiento.
• Para desplazar una ventana entera en una dirección determinada, haga clic sobre el área sombreada de la
barra de desplazamiento, en el lado adecuado del cuadro de desplazamiento.
• Para mostrar u ocultar las barras de desplazamiento, haga clic en Opciones, en el menú Herramientas y,
a continuación, haga clic en la ficha Vista. Active o desactive la casilla de verificación Barra de
desplazamiento.
Barra de división
La barra de división divide la vista de sección única horizontalmente para crear
una vista combinada, cierra la vista combinada para crear una vista de sección
única o modifica el tamaño de las partes verticales de una vista. En la siguiente
imagen se muestran la barra de división y el cuadro de división.
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Después de seleccionar toda la hoja, haga clic en el botón secundario del mouse para
mostrar un menú contextual que muestra las tablas que puede aplicar a la hoja.
Escala Temporal.
La escala temporal es la banda gris que contiene la leyenda de la escala
temporal en la parte superior de las vistas Diagrama de Gantt, Gráfico de
recursos, Uso de tareas y Uso de recursos. El área bajo la escala temporal
presenta, de una forma gráfica, la información de las tareas o los recursos.
Cada vista muestra de manera diferente dicha información. En la siguiente
imagen se muestra una escala temporal.
• La escala temporal consta de un nivel superior, uno medio y uno inferior. De manera
predeterminada, sólo se muestran los niveles medio e inferior. Para mostrar el nivel
superior, en el menú Formato, haga clic en Escala temporal, después, haga clic en
la ficha Nivel superior y, por último, desactive la casilla de verificación Ocultar nivel.
• Los niveles de la escala temporal pueden mostrar años, semestres, trimestres,
meses, períodos de diez días, semanas, días, horas y minutos. De forma
predeterminada, el nivel superior muestra meses, el medio muestran semanas y el
nivel inferior muestra días.
• En el Diagrama de Gantt, las bandas grises verticales representan el período no
laborable. Para cambiar el aspecto de dichas bandas, haga doble clic en la escala
temporal y, a continuación, haga clic en la ficha Período no laborable.
• Para dar formato al texto de la escala temporal, haga clic en Estilos de texto en el
menú Formato.
• Para dar formato a las cuadrículas de un Diagrama de Gantt, haga clic en Cuadrícula
en el menú Formato.
• Con el botón secundario del mouse, haga clic en la escala temporal para ver un menú
contextual que enumera los comandos que se pueden usar en la escala temporal.
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Título de campo
Un título de campo (columna) es el área gris de la parte superior de cada columna en
las vistas de hoja de Project.
Encabezados de campo
El título o encabezado del campo también se encuentra donde aparecen las flechas de
Autofiltro. En el ejemplo siguiente se muestra el campo Nombre de tarea con los Autofiltros
activados.
Título de fila
El título de fila es el área gris situada a la izquierda de cada fila. Los títulos de las filas
de las hojas de recursos y tareas incluyen, normalmente, el número de identificación
(Id) de cada una de esas tareas o recursos.
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Crear un proyecto
A la hora de planear el proyecto, seguramente tiene numerosas ideas en mente.
• ¿Cuánto tiempo va a durar el proyecto?
• ¿Tiene suficientes personas para realizar el trabajo?
• ¿Cómo conseguirá terminarlo a tiempo?
Retroceda un momento y piense en el óbjetivo que desea conseguir. Una vez
definido claraMente un objetivo, por ejemplo, Diseñar y construir uno nueva línea
de montaje para el 2 de Enero, sabrá la fecha en la que deberá comenzar y
finalizar el proyecto.
Para insertar un Nuevo Proyecto siga el siguiente procedimiento:
1.- Haga clic en la herramienta Nuevo de la barra Estándar.
Guardar Archivos
Periódicamente, deberá guardar el proyecto para incluir los cambios realizados,
crear una copia de seguridad del proyecto actual o crear una plantilla para
utilizarla en otro proyecto. Microsoft Project proporciona varios modos de guardar
un archivo de proyecto.
Guardar archivos de Microsoft Project 2002 con una versión anterior
El formato de archivo de Microsoft Project 2002 es idéntico al de Microsoft Project
2000. Si utiliza el comando Guardar en el menú Archivo, podrá guardar un archivo
de Microsoft Project 2002, trabajar con el archivo en Microsoft Project 2000, realizar
cambios, volver a guardar el archivo y abrirlo de nuevo en Microsoft Project 2002.
Cuando se guarda un archivo de esta manera, es importante tener en cuenta que
Microsoft Project 2000 no incluye todas las funciones de Microsoft Project 2002.
Por consiguiente, es posible que alguna información no aparezca cuando abra el
archivo en Microsoft Project 2000. No obstante, cuando vuelva a abrir el archivo en
Microsoft Project 2002, se mostrará dicha información.
También se pueden guardar archivos de Microsoft Project 2002 como archivos de
Microsoft Project 98 mediante el comando Guardar como del menú Archivo.
Microsoft Project 98 no incluye todas las funciones de Microsoft Project 2002 y la
información específica de Microsoft Project 2002 no se conserva cuando se guarda
el archivo con formato de archivo de Microsoft Project 98. Se perderá la
información específica de Microsoft Project 2002. Microsoft Project 2002 admite la
consolidación de archivos de Microsoft Project 2000 y Microsoft Project 98, cuando
se insertan archivos con ambos formatos en un proyecto principal. No obstante, no
se debe usar un proyecto almacenado en formato de Microsoft Project 98 como un
fondo de recursos para proyectos de Microsoft Project 2002.
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6. Active las casillas de verificación de los datos que desea quitar del
archivo de proyecto.
7. Haga clic en Guardar.
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Sugerencias
• También puede abrir un proyecto existente almacenado en una base de datos:
o Para abrir un proyecto en una base de datos compatible con ODBC, haga clic en ODBC, seleccione
un nombre de origen de datos (DSN) y, a continuación, conéctese a su base de datos.
o Para abrir un proyecto en una base de datos de Microsoft Access, haga clic en Bases de datos de
Microsoft Access en la lista Tipo de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
o Para abrir un proyecto en una base de datos de Microsoft Project, haga clic en Bases de datos de
Project en la lista Tipo de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
• Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el formato de archivo que
desea en el cuadro Tipo de archivo y, a continuación, haga doble clic en el nombre del
archivo en la lista de carpetas. También puede escribir la extensión en el cuadro
Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para encontrar los archivos de las
plantillas de Microsoft Project).
• Para abrir un proyecto que haya utilizado recientemente, haga clic en el nombre del
archivo en la parte inferior del menú Archivo. Si la lista de archivos utilizados
recientemente no aparece, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, seleccione
la ficha General y active la casilla de verificación Archivos usados recientemente.
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Estándar Este calendario base consta de un día y una semana laborable estándar de
8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, con una hora de período no laborable como
descanso entre las 12:00 p.m. y la 1:00 p.m.
24 horas Este calendario base no tiene período no laborable. Todo el tiempo, de
domingo a sábado y de 12:00 a.m. a 12:00 p.m., se establece como período laborable.
Turno de noche Este calendario base se establece para los turnos de noche. Los
períodos laborables son de lunes por la noche a sábado por la mañana, de 11:00 p.m. a
8:00 a.m., con 1 hora de período no laborable como descanso de 3:00 a.m. a 4:00 a.m.
Nombre de campo personalizado Muestra los campos personalizados o códigos de
esquema de nivel de proyecto que se hayan creado en el cuadro de diálogo
Personalizar campos. Un asterisco (*) ubicado junto el nombre del campo indica que
es obligatorio.
Valor Muestra los valores de los correspondientes campos personalizados o códigos de
esquema personalizados de nivel de proyecto en su totalidad. Puede definir valores en la
barra de entrada o directamente en la tabla. Debe definir valores para todos los campos
requeridos.
Nota En la tabla Campos de empresa personalizados, se puede asignar valores, pero no
modificar, los campos personalizados de empresa ni los códigos de esquema. Los
campos de empresa personalizados y los códigos de esquema personalizados de
empresa se crean en el cuadro de diálogo Personalizar campos de empresa. Para
cambiar estos campos o códigos de esquema (o cambiar los valores de los códigos de
esquema personalizados de empresa que se limitan a valores de la tabla de consulta) se
necesita permiso para modificar la plantilla de la información global de empresa.
Prioridad Indica el modo en que las tareas del proyecto actual se pueden fácilmente
retrasar en caso de que los recursos se redistribuyan a lo largo de varios proyectos.
Escriba o seleccione un número comprendido entre 0 y 1.000 (cuanto mayor sea el
número, más alta será la prioridad de un proyecto). Si se establece la prioridad de un
proyecto en el valor 1.000, los recursos de este proyecto no se redistribuirán. Al
efectuar la redistribución, Project tendrá en cuenta las prioridades de nivel de proyecto
a la hora de establecer las de nivel de tarea.
Estadísticas Muestra el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto relativo al
proyecto actual, en el que se pueden revisar datos de costos, trabajo, duraciones y
fechas de comienzo y fin programados y reales.
Nota Para escribir o revisar información adicional de nivel de proyecto, en el menú
Archivo, haga clic en Propiedades.
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