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PARTE III

AUDITORIA DE GESTION

400 VISION GENERAL

  • 01. La administración de los recursos públicos en el Perú descansa en una

compleja estructura de relaciones que vinculan a las entidades gubernamentales entre sí, quienes para el cumplimiento de sus fines interactúan a todo nivel en el Estado. Las autoridades y funcionarios a cargo de

la administración de recursos en las entidades tienen la obligación de realizar una efectiva rendición de cuentas de sus actividades a sus superiores y ante el público. El ejercicio de esta obligación es denominada responsabilidad por las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público es inherente al proceso gubernamental.

  • 02. La obligación de rendir cuenta de la gestión gubernamental, por su propia

naturaleza, genera una mayor demanda de información sobre el funcionamiento de las entidades y programas gubernamentales. Ello es importante, dado que el Congreso de la República, las autoridades y funcionarios públicos y el público en general, necesita conocer, no sólo si los recursos públicos se administran correctamente, sino también si están cumpliéndose los fines para los que fueron autorizados y, si tales fines, se logran con efectividad, eficiencia y economía.

  • 03. Los funcionarios públicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos

de forma apropiada y de acuerdo a ley, a fin de lograr los objetivos y metas para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios están obligados a establecer, mantener y evaluar periódicamente el sistema de control interno sólido en su entidad, programa y /o proyecto para:

  • - Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previsto.

  • - Proteger apropiadamente los recursos

  • - Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y

  • - Preparar, conservar y revelar información financiera confiable.

    • 04. El término auditoría se aplica en este Manual, tanto para referirse a las

auditorias financieras, como a las auditorias de gestión. La auditoría financiera forma parte del proceso de rendición de cuentas (Responsabilidad), por cuanto permite emitir una opinión profesional independiente, respecto a si los estados financieros en su conjunto, presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otra base contable

aceptada. La auditoría de gestión, constituye también parte importante del proceso de rendición de cuentas, en vista que conduce a una opinión independiente en torno al grado en que los funcionarios cumplen con sus responsabilidades con efectividad, eficiencia y economía.

05. Existen diferencias conceptuales entre la auditoria de gestión y la auditoría financiera; estas pueden apreciarse en el siguiente cuadro:

Características

 

Auditoría Financiera

 

Auditoría de Gestión

1.

Objetivo

Expresar

una

opinión

Promover mejoras en la

 

sobre los

estados

efectividad, eficiencia y

financieros

economía

en

las

operaciones.

2.

Alcance

Sistema

contable

y

Efectividad y eficiencia y

 

libros

principales

y

economía en

las

registros contables

operaciones

3.

Habilidades

Contadores Públicos

 

Interdisciplinario

con

   

entrenamiento continuo

4.

Orientación

El pasado

   

5.

Certeza

Absoluta

Presente y futuro Relativa

 

6.

Usuarios

Poderes

del

Estado

y

Poderes

del

Estado,

 

público

Poder

Ejecutivo

y

Público

7.

Normas

PCGA,

NICS,

NAGU,

NAGU,

principios

de

 

NIAS

Administración

y

prácticas

de

buena

gerencia

8.

Dictamen

Si requiere

No requiere

9.

Resultado

de

la

Dictamen

sobre

los

Informe conteniendo

y

Auditoría

estados financieros

observaciones,

   

Conclusiones

recomendaciones para la entidad examinada

10. Énfasis

 

Los estados financieros

Mejoras positivas en la

 

presentan

gestión,

resultados y

razonablemente

la

controles gerenciales.

situación

financiera,

resultados de

las

operaciones y flujos de

efectivo

11. Enfoque

 

Financiero

Gerencial-Operativo de resultados

y

12. Criterio de éxito

 

Opinión sin salvedades

La

entidad

examinada

 

implementa

las

recomendaciones.

La auditoría de gestión en el sector público

06. Está

relacionada con la efectividad, eficiencia y economía en las

operaciones de una entidad, así como con la maximización de la relación costo/beneficio al alcanzarse los beneficios deseados. Su definición es como sigue:

DEFINICIÓN DE AUDITORIA DE GESTION

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejoras su responsabilidad ante el público.

07. La auditoría de gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Su propósito general puede verse seguidamente:

- Evaluación del desempeño (rendimiento) - Identificación de las oportunidades de mejoras; y - Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

Evaluación del desempeño:

08. Se refiere a la evaluación del desempeño obtenido por una entidad. Esta evaluación implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus

actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislación o por la propia entidad y; b) otros criterios razonables de evaluación.

Identificación de oportunidades de mejoras:

09. El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales puedes clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante

análisis de información, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera d ella, observando el proceso de operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes.

Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas:

  • 10. La naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso

de la auditoria de gestión es variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos específicos; sin embargo, en otros casos, después de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio más profundo del área específica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias.

  • 11. Los criterios referidos al carácter integral de la auditoría, orientada a

evaluar los beneficios económicos/ sociales obtenidos en relación con el gasto ejecutado y su vinculación con las políticas gubernamentales, así como logro de las metas previstas, constituyen postulados que guíen el ejercicio de la auditoria de gestión

  • 12. Los objetivos de la auditoría de gestión son:

Objetivos de la auditoría de gestión

  • - Determinar el grado en que se está logrando los resultados o beneficios previstos por normativa legal, por la propia entidad, el programa o proyecto según sea el caso.

  • - Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.

  • - Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía.

  • - Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.

13.

Tradicionalmente, la literatura técnica ha utilizado una amplia gama de

términos para describir aquel examen cuyo alcance, se extiende más allá de la auditoría financiera. Dentro de la terminología de común uso puede citarse:

  • - Auditoría operacional

  • - Auditoría del desempeño

  • - Auditoría del rendimiento

  • - Auditoría del valor a cambio del dinero

  • - Auditoría operativa

  • 14. En este Manual se utiliza el término “auditoría de gestión”, por considerarse

que es el vocablo más apropiado que refleja con mayor aproximación los resultado que se estima obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar la operaciones (eficiencia y economía), el logro de objetivos y metas establecidos (efectividad), así como los controles gerenciales.

  • 15. La auditoría de gestión comprende cuatro componentes principales como

son:

Efectividad

Eficiencia

Economía

Financiero y de cumplimiento

  • 16. Efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto

gubernamental logran sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendía

alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad.

  • 17. Eficiencia: la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes

o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

  • 18. Economía: la economía está relacionada con los términos y condiciones

bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible.

19. Financiero: Es componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una auditoría de gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada. 20. Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables y políticas y procedimientos internos. 21. Dentro de su alcance, la auditoría gubernamental puede incorporar elementos de carácter financiero, de cumplimiento, efectividad, eficiencia y economía, cuya visualización se aprecia en el siguiente cuadro:

19. Financiero : Es componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados

Normas de Auditoría Gubernamental

22. Las normas de auditoría gubernamental- NAGU emitidas por la Contraloría General de la República son aplicables para el desarrollo de la auditoría de gestión, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su ejercicio, así como permiten evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos realizado. Sin embargo tales guías no contienen toda la información que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para sustentar una observación; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio del auditor.

Metodología para la realización de la auditoría de gestión:

23. Para el mejor entendimiento de la práctica de la auditoría de gestión se ha considerado dividir ésta en tres fases:

Planeamiento

Ejecución; e,

Informe.

Planeamiento

24. Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen, ellas continúan durante la ejecución y aún en la formulación del informe, por cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarán a afinar el planeamiento aún en la fase del informe. La formulación del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisión estratégica, con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la estrategia que utilizará en el caso de la auditoría.

Ejecución

  • 25. Esta fase involucra la recopilación de documentos, realización de pruebas y

análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones, conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecución se aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende: pruebas y evaluación de controles, identificación de hallazgos (condición y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condición, criterio, causa, efecto y evaluación de comentarios de la entidad) y

comunicación de resultado a los funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto examinada.

Informe

  • 26. Durante la tercera fase, el equipo de auditoría formaliza sus observaciones

en el informe de auditoría. Este documento, que es producto final del examen deberá detallar, además de los elementos de la observación (condición, criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluación final de tales comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones. Después del control de calidad mediante el que se confirman los estándares de calidad es aprobado y remitido a la entidad auditada en la forma y modo establecidos por la Contraloría General de la República.

Administración de la Auditoría de Gestión

  • 27. Los equipos de auditoría son de carácter multidisciplinario, está

conformados por profesionales de diversas especialidades, habilidad y niveles

de experiencia. Tales equipos, incluyen generalmente:

Gerente de Auditoría

Supervisor

Auditor encargado

Auditores

Especialistas

Asistentes

28. El Gerente de Auditoría o nivel gerencial equivalente tiene responsabilidad en la auditoría de gestión, dese la selección de la entidad a ser examinada y planeamiento, hasta la formulación del correspondiente informe, así como también en cuanto al cumplimiento de las políticas fijadas para su realización. Sus responsabilidades comprenden:

Adquirir un conocimiento profundo de la entidad bajo examen, coordinar los aspectos relativos al proceso de recopilación y análisis de información. Vigilar que el proceso de planteamiento de la auditoría se haya desarrollado en forma satisfactoria. Cautelar que los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones sean válidas, apropiada y pertinente; Administrar el personal a cargo de la auditoria y los recursos financieros que le asigne; Establecer un flujo de información apropiado con el jefe de equipo y los miembros del equipo y los miembros del equipo de auditoría y funcionarios de la entidad auditada; Efectuar el seguimiento sobre el desarrollo de los trabajos, a fin que se cumplan los plazos establecidos para la culminación de los trabajos. Cautelar el cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental y las disposiciones del Manual de Auditoría Gubernamental- MAGU.

29. Para cada auditoría debe asignarse la responsabilidad de su dirección al Supervisor y un auditor encargado experimentado. Sus responsabilidades comprenden:

Formular y ejecutar el plan de revisión estratégica y preparar el reporte de revisión estratégico Examinar el (las) área(s) y cada actividad en la fase de ejecución Cautelar el cumplimiento de los plazos establecidos para la terminación del trabajo

Supervisar el trabajo realizado por los miembros del equipo de auditoría, asegurando el cumplimiento de las labores fijadas en los programas de trabajo detallados. Cumplir y cautelar el cumplimiento de las normas de auditoría gubernamentales y las disposiciones contenidas en el Manual de Auditoría Gubernamental-MAGU.

30. Los miembros del equipo de auditoría son quienes desarrollan la fase de ejecución y tiene contacto con los funcionarios empleados de la entidad auditada, con el objeto de obtener evidencias, realizar pruebas, elaborar papeles de trabajo y coordinar la labor de los asistentes de auditoria que colaboran en la formación de los archivos corrientes del trabajo. Igualmente tiene participación en el planeamiento y organización de los programas detallados de auditoría a utilizarse en la fase de ejecución.

Comité de Asesoramiento (COA)

31. El comité de Asesoramiento de cada auditoría de gestión (COA). Sirve como un ente interno de consulta, independiente de la auditoría en ejecución. Dentro de sus miembros, se incluyen expertos que cuentan con experiencia en el área auditada. Sus responsabilidades principales son:

Brindar asesoría técnica sobre asuntos específicos en la fase de

planeamiento, especialmente, en cuanto al establecimiento de las líneas generales de revisión, en términos de importancia y significación, respecto de la propuesta efectuada por los auditores. Colaborar en el desarrollo de la metodología a utilizar en la fase de

ejecución. Analizar en forma crítica la lógica y equidad de los hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones elaborada.

Brindar asesoría sobre asuntos relacionados con la elaboración del informe;

Comité de Control de Calidad (COCO)

32. El Comité de Control de Calidad (COCO) está constituido por especialistas del propio Organismo Superior de Control para llevar a cabo revisiones de calidad, con el fin de determinar si:

Durante el proceso de ejecución se obtuvieron evidencias suficientes, competentes y pertinentes, así como se encuentran sustentadas documentariamente ; y Las observaciones, conclusiones y recomendaciones son apropiadas y los informes exactos y equilibrados. 33. Otro aspecto importante para la administración de una auditoría de gestión es el establecimiento de relaciones constructivas con los funcionarios de la entidad auditada. Teniendo en cuenta la complejidad de los asuntos examinados en una auditoría de gestión, el auditor encargado debe efectuar todos los esfuerzos necesarios para promover la existencia de relaciones positivas. Esto puede lograrse:

Estableciendo una buena relación inicial con los funcionarios de la entidad; Efectuando coordinaciones con la administración de la entidad y los auditores internos, para obtener los documentos e información necesaria para el trabajo. Manteniendo contacto con la gerencia, especialmente, en cuanto a los criterios de auditoría a ser utilizados en el examen, las áreas seleccionadas para examinar y la comunicación de los resultados de la auditoría. Comprendiendo y respetando el punto de vista de la administración, en relación a las áreas débiles detectadas en el curso de la auditoría. 34. El establecimiento de una relación constructiva y positiva con los funcionarios responsables de la entidad auditada es un factor importante, en vista que a través de ella puede lograrse su aceptación y disposición para adoptar las acciones para corregir los problemas revelados en los informes de auditoría. En el gráfico siguiente se visualizan los elementos técnicos requeridos para la administración de una auditoría de gestión.

ADMINISTRACIÓN DE UNA AUDITORÍA DE GESTIÓN

Comité Asesoramiento Auditoria

GERENTE DE COA AUDITORIA Comité Control Calidad COCO SUPERVISOR EQUIPO DE AUDITORIA
GERENTE DE
COA
AUDITORIA
Comité Control Calidad
COCO
SUPERVISOR
EQUIPO DE
AUDITORIA

PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION

CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA ENTIDAD O PROGRAMA A EXAMINAR FASE DE
CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS
ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA
ENTIDAD O PROGRAMA A EXAMINAR
FASE DE
ANALISIS PRELIMINAR DE LA ENTIDAD Y
PLANEAMIENTO
PLAN DE REVISION ESTRATEGICA
FORMULACION DEL REPORTE DE
REVISION ESTRATEGICA Y PLAN DE
AUDITORIA
PREPARACION DEL REPORTE DE
REVISION ESTRATEGICA Y PLAN DE
AUDITORIA
FASE DE
EJECUCION
PREPARACION DE PROGRAMA DE
AUDITORIA
APLICACION DE PRUEBAS Y OBTENCION
DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA
ELABORACION DE HALLAZGOS DE
AUDITORIA, OBSERVACIONES,
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
FASE DE
INFORME
APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y
REMIION A LA ENTIDAD AUDITADA
SEGUIMIENTO DE MEDIDAS
CORRECTIVAS ADOPTADAS
POR ENTIDAD AUDITADA

CAPITULO IX

PLANEAMIENTO

410 ASPECTOS GENERALES

01. El planeamiento de la auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales. 02. El planeamiento garantiza que el resultado de la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Su realización cuidadosa reviste especial importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades, o proyectos gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoria. 03. La fase de planeamiento de la auditoria de gestión compre dos etapas:

revisión general y revisión estratégica, cuyos elementos se muestran en el siguiente cuadro:

ETAPAS DE LA FASE PLANEAMIENTO

Revisión General

Conocimiento inicial de la entidad examinar

Análisis preliminar de la entidad

Formulación del plan de revisión estratégica

Revisión Estratégica

Ejecución del plan

Aplicación de pruebas preliminares identificación de criterios de auditoria Identificación de los asuntos más importantes

Formulación del reporte de revisión estratégica

Preparación del plan de auditoria

04. La etapa de revisión general se inicia con la obtención de información sobre la entidad, programa o proyecto por examinar. El equipo de auditoria debe adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones del ente a ser visitado, identificando aspectos tales como:

fines, objetivos y metas, recursos asignados, sistemas y controles gerenciales CLAVE. Para ello, el auditor debe revisar elementos diversos tales como: a) leyes y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre el desarrollo de sus actividades y reglamentos aplicables, publicaciones de la entidad o programa sobre el desarrollo de sus actividades; b) normas de administración financiera y requisitos estipulados en la ley de presupuesto; c) información sobre seguimiento de medidas correctivas derivadas de informes anteriores, y, d) documentación sobre la entidad en el archivo permanente de la Contraloría General de la República o el Órgano de Auditoría Interna, en el caso que sea aplicable.

05. La etapa de revisión estratégica enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad, programa o proyecto a examinar, mediante la recopilación de información y observación de la forma como llevar a cabo sus operaciones. Esta tarea implica el análisis preliminar en la propia entidad sobre diversos asuntos: ambiente de control interno, factores externos e internos, áreas generales de revisión y fuentes de criterio de auditoria. En el grafico N°8 se ilustra la fase de planeamiento en la auditoria de gestión.

06. Las etapas de revisión general y revisión general y revisión estratégica forman parte de la fase de planeamiento de la auditoria de gestión y, son obligatorias para los equipos de auditoria de la Contraloría General. En el caso de los Órganos de Auditoria Interna de las entidades del sector público la fase de planeamiento de los exámenes que programe debe desarrollarse, de acuerdo con cada circunstancia en particular.

07. La fase de planeamiento en la auditoria de gestión diseñada para promover significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado por el órgano auditor por cuanto permite con un número reducido de personal altamente calificado, identificar los asuntos más importantes de la entidad, programa o actividad que serán examinados. Después de prepararse el informe de revisión estratégica y el plan de auditoria,

podrán incorporarse los miembros del equipo de auditoria, obteniéndose mayores niveles de eficiencia en el uso del personal de auditoría.

podrán incorporarse los miembros del equipo de auditoria, obteniéndose mayores niveles de eficiencia en el uso

420 PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

01. El planeamiento se inicia cuando la entidad, programa o proyecto es seleccionada, al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoría Gubernamental. La entidad a examinar puede formar parte del gobierno central, actividad empresarial del Estado, gobierno regional o local o cualquier organismo autónomo. También puede ser objeto de la auditoría de gestión un programa o proyecto especifica de cualquier entidad del Estado.

NAGU 2.10 Planificación general

La Contraloría General de la República y los Órganos de Auditoria Interna conformantes del Sistema Nacional de Control, planificarán sus actividades de auditoria a través de sus planes anuales, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad, y evaluaran periódicamente la ejecución de sus planes.

02. Para la selección de la entidad por auditar pueden adoptarse varios enfoques, dentro de los cuales pueden considerarse las características peculiares de la entidad, su ambiente y la política general adoptada por el Organismo Superior de Control. Los enfoques que pueden utilizarse para la selección de una entidad son: consideración de los problemas y debilidades conocidas e identificación de áreas importantes no auditadas anteriormente.

Consideración de problemas y debilidades cono de partida de cualquier proceso de seleccionadas

03. La identificación de los problemas específicos en determinada entidad constituye el punto de partida de cualquier proceso de selección. La ocurrencia de actos irregulares en la administración de fondos o contratación de personal, así como la detección de gastos presupuestales, en apariencia excesivos, o la sospecha de áreas improductivas o menos eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas; máxime si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los médicos de opinión pública. Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellos: a) medios de comunicación; b) reguladores y, c) indicadores de rendimiento.

Identificación de áreas importantes no auditadas

04. Otra de las razones para seleccionar una entidad, se encuentra dado por el interés de evaluar un programa o actividad gubernamental que no ha recibido atención en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones. Dentro de este enfoque también puede incluirse aquellas áreas en donde se anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

Revisión de informes de otros auditores

05. Los informes elaborados, tanto por los órganos de Auditoria Interna o Sociedades de Auditoria Independiente, representan una fuente adecua para la identificación de problemas potenciales en las entidades programas y/o proyectos. Esto es importante porque adicionalmente permite conocer, no sólo la metodología utilizada y los resultados de la labor ejecutada, sino también otros métodos para enfocar la auditoria a realizar.

06. Comprensión del encargo

Al recibir el encargo de examinar una entidad gubernamental, programa o proyecto el auditor debe, en primer término, orientas sus actividades hacia el conocimiento de la organización y el medio ambiente en el cual desarrolla sus actividades.

425 CONOCIMIENTO INICIAL DE LA ENTIDAD, PROGRAMA O ACTIVIDAD

01. El conocimiento inicial de la entidad, programa o actividad, implica el diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus actividades y operaciones, con el objeto de evaluar la importancia de los objetivos de auditoria probables y factibilidad de lograrlos. Durante la etapa de revisión general deben obtenerse información sobre los aspectos siguientes:

Fines, objetivos y metas.

Recursos presupuestales autorizados

Sistemas y controles gerenciales

Importancia de la auditoría y necesidades de los usuarios del informe

Seguimiento de medidas correctivas de auditorías anteriores,

Fuentes de información para el planteamiento; y,

Información proveniente del Órgano de Auditoría Interna

Fines, objetivos y Metas

02. Los fines representan el resultado o efecto que se desea obtener, los cuales pueden existir sin haber sido expresados en forma concreta. Las leyes de creación u otras normas legales definen en el sector público la autoridad y/o mandato de cada entidad, su propósito, al igual que los programas o proyectos que desarrollan; no obstante, se espera que la alta administración fije los objetivos y a nivel de operaciones.

Recursos autorizados

03. Están referidos a la asignación de fondos autorizados para la entidad, programa o proyecto para el cumplimiento de sus fines, siendo estos:

autorizaciones presupuestales, fondos de endeudamiento externo y/o donaciones. Tales recursos pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales

04. Los sistemas son cruciales para el éxito de los programas o actividades, incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos, por cuanto estos tienen un gran impacto en su desempeño y en las operaciones. Sin ellos un error material podría ocurrir y no ser detectado. Los controles gerenciales constituyen los medios a través de los cuales, la administración se asegura que el sistema es efectivo y manejado en función de los criterios de eficiencia y economía y en armonía con las leyes y reglamentos vigentes. Uno de los pasos más importantes de la etapa de revisión general, es descripción de las actividades clave de la administración. 05. El auditor relaciona su importancia con el rol que desempeña la entidad, programa o proyecto. Debe describir las actividades clave de la administración establecidas para el cumplimiento de sus actividades y aquellas relativas a las funciones de carácter administrativos (personal, presupuesto y otras), que sirven de apoyo para la ejecución de operaciones. La utilización de flujogramas, apoyados con narrativas apropiadas, constituyen un medio razonable de síntesis y registro del conocimiento logrado.

Importancia de la auditoría y necesidades de los usuarios del informe

06. La importancia es un asunto que guarda relación con los objetivos de la auditoria y los usuarios potenciales del informe. Las consideraciones sobre cantidad y calidad representan factores clave para identificar su importancia. Como factores relativos a la calidad pueden identificarse:

Exposición pública y sensibilidad del programa o actividad a

examinar Programa o actividad a examinar de reciente inicio o cambios que

haya sufrido en sus condiciones de operación Rol de auditoría como medio para suministrar información capaz

de facilitar la rendición de cuentas de la gestión (responsabilidad) y la toma de decisiones; y, Alcance del examen a practicar

07. Dentro de los usuarios del informe de auditoría de gestión incluyen:

Comisiones del Congreso dela República, Ministros, Titulares de Región, Presidentes de Directorio de empresas estatales, Jefes de Instituciones Públicas, Alcaldes de Municipalidades. Otro usuario importante es la entidad auditada, quien es responsable de adoptar los correctivos necesarios en base a las recomendaciones formuladas por el auditor. También son usuarios potenciales del informe los medios de comunicación y el público en general. 08. Es posible que tales usuarios tengan interés en el programa o proyecto gubernamental a examinar, en vista de su capacidad para influí en su conducción. Así, el conocimiento de los intereses e influencias de los usuarios potenciales puede ayudar al auditor a efectuar un planeamiento más efectivo de la auditoría.

Seguimiento de medidas correctivas de la auditoría anterior

09. Los informes de auditoría anteriores constituyen una fuente de consulta importante dentro del planeamiento de la auditoria de gestión. El seguimiento de medidas correctivas sobre tales documentos, suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administración y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores. Por lo tanto, esta actividad tiene tres propósitos:

a) ayudar a evaluar la necesidad de reexaminar en profundidad áreas o

actividades que fueron auditadas anteriormente; b) apreciar la razonabilidad y oportunidad de las acciones correctivas adoptadas por la administración y, c) conocer las situaciones no superadas por la entidad, lo que podría determinar su inclusión en el examen.

10. Es probable que en el caso de realizarse por primera vez una auditoría de gestión, no se disponga de la información anterior; sin embargo, para las auditorías posteriores, el trabajo de seguimiento de recomendaciones que se realice será de mayor importancia.

Información proveniente del Órgano de Auditoria Interna-OAI

11. Resulta una buena práctica remitirse al trabajo realizado por los auditores internos de la entidad o informes de auditoría emitidos por auditores externos, lo cual puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminándose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos. Sin embargo, para confiar en el trabajo realizado por otros auditores, es

necesario tener en cuenta los factores siguientes: competencia y objetividad, alcance del examen realizado y la razonabilidad de los criterios utilizados. Por esta razón, la evaluación del funcionamiento operativo del Órgano de Auditoria Interna de la entidad a examinar, constituye un pre-requisito para definir el grado de confianza que pueda depositarse en su trabajo. La obtención de información debe comprender:

Asuntos importantes incluidos en informes de auditoría anteriores.

Áreas importantes examinadas por el OAI

Oportunidad en la adopción de medidas correctivas

Recomendaciones importantes pendientes de implementación por la entidad, programa y/o proyecto.

Fuentes de información para el planteamiento

12. Otra fuente importante de información para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto. El archivo permanente, está constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de información de utilidad para el planeamiento de futuros exámenes (NAGU 2.40). En términos generales, el auditor debe obtener y documentar los

aspectos siguientes de la entidad por auditar:

Leyes y regulaciones aplicables: ley de creación y Reglamento, ley anual del presupuesto y directivas aplicables, presupuesto autorizado y otras normas que afecten la operatividad de la entidad Planeamiento: Plan operativo institucional, informes de evaluación anual, Memoria anual de la entidad u otros documentos relativos al planeamiento institucional. Sistema de información gerencial: estados financieros, informes sobre resultados de gestión, informes de auditoría, funcionarios responsables de su formulación, aprobación y distribución. Normatividad interna: reglamento de organización y funciones, manual de organización y funciones, manuales de procedimientos y otra normatividad interna emitida por la entidad. Organización: Organigrama, identificando los principales centros de responsabilidad, en relación con las actividades que cumple la entidad y personal en actividades claves:

Actividades que lleva a cabo la entidad: componentes del programa y proyecto más significativas, procedimientos utilizados, para la entrega de los bienes y/o servicios a los usuarios, naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios a los usuarios, naturaleza de la demanda de los bienes y/o servicios, grado de aceptación de parte de los usuarios (a través de diarios, denuncias, investigaciones parlamentarias, otros) así como los procedimientos adaptados para medir e informar sobre la efectividad de la entidad, programa y/o proyecto. Recursos utilizados en las actividades: presupuesto autorizado inicial y presupuesto autorizado final, bienes de activo fijo,

equipos de procesamiento automático de datos, detalle de centros de producción, distribución y administración, a nivel nacional, recursos de personal y procedimientos utilizados para administrar y controlar el uso apropiado de los recursos.

13. La

obtención

de

conocimiento

inicial

de

la

entidad

o

actividad

a

examinar, es una actividad que ejecutan los equipos de auditoría designados por la Contraloría General de la República, no siendo de aplicación para los Órganos de Auditoría Interna, salvo que lo consideren necesario para soportar el proceso de planeamiento de sus actividades.