Manual de Usuario - Isys Plus!

Manual del Usuario Isys Sistema de Nmina y Gestin Humana
Manual del Usuario

MANUAL DEL USUARIO........................................................................................1
1. Introduccin...............................................................................................4
Introduccin................................................................................................................ 4
Formatos de ayuda disponibles...................................................................................5
a) Manual del Usuario................................................................................................... 5
b) Ayuda de la forma - Tecla F4 - Ayuda de campos en la etiqueta de ayuda...............5
c) Miempleado.com......................................................................................................
2. Elementos bsicos para iniciar el trabajo.....................................................7
!squema "eneral de la aplicacin...............................................................................#
Inicio de sesin............................................................................................................ $
Men% principal........................................................................................................... &&
Formas de in"reso de informacin.............................................................................&'
(arra de )erramientas...........................................................................................&*
(arra de Ayudas..................................................................................................... &5
+uerpo de la Forma................................................................................................ &,
(arra de -a.e"acin..............................................................................................&,
Ayuda de +ampos................................................................................................... &$
Formas de proceso e informes...................................................................................&$
!mpresas................................................................................................................... '4
+onceptos................................................................................................................. '$
!mpleados................................................................................................................. *'
3. Trabajando...............................................................................................38
Tablas (/sicas........................................................................................................... *,
a) Areas de Traba0o..................................................................................................... *$
b) (ancos................................................................................................................... 41
c) +ar"os.................................................................................................................... 4&
d) +ausales de 2etiro.................................................................................................. 4'
e) +3equeras.............................................................................................................. 4*
- 1 -
f) +iudades................................................................................................................. 44
") 4epartamentos...................................................................................................... 45
3) 4ependencias......................................................................................................... 45
i) !lementos de 5roteccin 5ersonal..........................................................................4
0) !quipos y )erramientas..........................................................................................4#
6) Festi.os.................................................................................................................. 4,
l) +entros o Fincas..................................................................................................... 4$
m) Fondos.................................................................................................................... 51
n) Materiales............................................................................................................... 5&
o) 5eriodos................................................................................................................. 5'
p) 2utas...................................................................................................................... 5*
q) 7ecciones............................................................................................................... 54
r) Tabla de 2etencin.................................................................................................. 55
s) Terceros.................................................................................................................. 5
Tablas de 7e"undo -i.el............................................................................................ 5#
t) Folder........................................................................................................................ 5,
u) (ene8ciarios........................................................................................................... '
.) !9/menes............................................................................................................... 4
:) !mpleado y !lementos...........................................................................................5
9) !mpleado y !quipos...............................................................................................
y) +onceptos Fi0os...................................................................................................... #
;) +onceptos !9clu<dos............................................................................................... ,
aa) !mpleado y +entros +ontables...............................................................................$
bb) =alores Adicionales de 2etencin...........................................................................#1
cc) !mpleados 7ustitu<dos........................................................................................... #&
dd) +3eques................................................................................................................. #'
ee) +uentas +ontables................................................................................................. #*
>) +entros +ontables.................................................................................................. #4
"") 5ro.isiones............................................................................................................. #5
5rocesos.................................................................................................................... #
a) ?iquidacin de nmina...........................................................................................##
=ariables................................................................................................................ ##
)oras !9tras........................................................................................................... #,
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5r@stamos.............................................................................................................. ,1
Abonos a +apital.................................................................................................... ,&
Ausencias e Incapacidades..................................................................................... ,'
Autoliquidacin....................................................................................................... $1
b) ?iquidacin de =acaciones......................................................................................$&
)istrico de =acaciones..........................................................................................$*
c) ?iquidacin de +ontrato.........................................................................................$4
)istrico de ?iquidaciones......................................................................................$5
d) 5rocesos de ?iquidacin.........................................................................................$
?iquidacin de 5rimas............................................................................................$#
?iquidacin de +esant<as e Intereses.....................................................................$,
5a"os especiales y au9ilios....................................................................................$,
A"uinaldos o 5rimas !9trale"ales.........................................................................&11
?iquidacin de Anticipos a +esant<as....................................................................&1&
e) Atros procesos..................................................................................................... &1'
Aumentos............................................................................................................. &1'
+erti8cado de In"resos y 2etenciones..................................................................&1*
+onsolidado Anual................................................................................................ &14
+onsolidado de =acaciones..................................................................................&15
2etencin 5rocedimiento II...................................................................................&1
+onceptos 4e.en"ados........................................................................................&1#
5a"os 0udiciales.................................................................................................... &1,
Bu;"ados.................................................................................................................. &1$
Acumulados por empleado...................................................................................&&1
f) +ierre de nmina..................................................................................................... &&&
") Mantenimiento de 3istricos................................................................................&&'
Atras Apciones........................................................................................................ &&*
3) +onsultas............................................................................................................. &&*
i) Informes.................................................................................................................. &&4
0) Arc3i.o de Iniciali;acin.......................................................................................... &&5
- 3 -
a. Introduccin
Introduccin
+on el 8n de facilitar todo el mane0o administrati.o que representa la nmina de una
empresaC sin importar el n%mero de empleados que poseaC se 3a diseDado un sistema
que partiendo de un esquema secuencialC cronol"icamente 3ablandoC cumple todos los
requerimientos para cubrir las diferentes obli"aciones de la empresa con sus empleados
y con terceros.
!l diseDo est/ pensado en un usuario 8nal no t@cnicoC incluso sin e9periencia en
liquidacin de nmina o en otros paquetes similares. 7e 3an contemplado todas las
opciones que establece la le"islacin colombianaC 0unto a las alternati.as de mane0o que
la costumbre 3a "enerali;adoC siempre teniendo en cuenta que e9isten .ariacionesC por
caracter<sticas administrati.as o pol<ticas internasC de una empresa a otra.
4ado que el enfoque principal de diseDo busca facilitar el traba0o del usuarioC se 3an
discriminado los diferentes procesos de acuerdo con su periodicidad y se 3an
0erarqui;adoC dentro de los procesos del periodoC pasos que cumplen 8nalidades
complementarias.
4e esta forma es posible encontrar procesos catorcenalesC quincenales o mensualesC
criterio relacionado con la forma de pa"o de la empresaC procesos de 8n de mes y
procesos anuales. Todo lo anterior est/ sustentado en la interaccin entre los tres
.@rtices que conforman la base conceptual del aplicati.oC la informacin de empresasC
empleados y conceptos.
!sta or"ani;acin est/ basadaC como di0imos anteriormenteC en la obli"aciones
contra<das por la empresa con sus empleados y terceros. !l pa"o de la nminaC
incluyendo las no.edades E3oras e9trasC .alores .ariablesC pr@stamos y mane0o de
ausencias e incapacidades) que se pueden presentar dentro del periodoC la
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autoliquidacin de los aportes del mesC la interfase contableC la liquidacin de aportes
para8scalesC la prima semestralC las cesant<as e intereses del aDoC los aumentosC los
certi8cados de In"resos y 2etencionesC etc.C son procesos que mane0an periodos y pla;os
establecidosC los cuales necesitan ser cubiertos en un orden espec<8co para as< pro.eer la
informacin necesaria para el paso si"uiente. Adicionalmente 3ay proceso atemporalesC
como las .acaciones o la liquidacin de8niti.a de contrato que no cumplen estos
par/metrosC pero queC i"ualmenteC pueden ser "enerados dentro del aplicati.o.
Formatos de ayuda disponibles
Manual del Usuario
=entana de Ayuda - Ayuda de campos en la etiqueta de ayuda.
Miempleado.com
5ara facilitar el acercamiento del usuario al aplicati.oC se 3an diseDado .arias
estrate"iasC las cuales se complementan entre s<C que incluyen el Manual del Usuario
Eeste documento)C Ayudas en l<nea asociadas a las diferentes formas o .entanas del
aplicati.oC correspondientes a un tema espec<8co que se quiera consultar mientras se
traba0a en la aplicacin y las actuali;aciones a tra.@s del sitio de Internet
:::.miempleado.comC en el cual puede encontrar las %ltimas noticias de la empresaC
el lan;amiento de nue.os productos o acceder a 3erramientas que contribuyan a
darle un .alor a"re"ado al producto central que es Isys 7istema de -mina y Festin
)umana.
1. anual del !suario
!l documento que tiene actualmente en sus manosC se 3a diseDado para ser
consultado ba0o el mismo esquema or"ani;ati.o que se mane0a en la aplicacinC
con la inclusin de todos aquellos aspectos preoperati.os necesarios para la
utili;acin correcta del pro"rama. 7iendo @sta la base inicial de toda la
documentacin y dadas las caracter<sticas din/micas de cualquier proyecto que
est/ en permanente e.olucinC en ocasiones puede encontrar aqu< im/"enes o
informacin que no coincide con la actualidad del aplicati.o. !sto puede deberse a
la inclusin de nue.as caracter<sticas dentro del pro"ramaC a cambios
conceptuales en la forma de abordar determinadas solucionesC a adecuaciones
posteriores de acuerdo con las necesidades le"islati.asC etc. 5or esto es altamente
- 5 -
recomendado consultar permanentemente la Ayuda en ?<nea y el sitio de Internet
:::.miempleado.com .
2. "yuda de la #orma $ Tecla F4 $ "yuda de campos en la eti%ueta de ayuda.
5ara facilitar la consulta de aspectos espec<8cos de una opcin particular del
aplicati.oC ya sea un procesoC informe o datos b/sicosC mientras se traba0a en el
pro"ramaC se 3a implementado la opcin de ayuda por medio del botn GAyuda de
la FormaH de las .entanas est/ndar. !sto con el 8n de proporcionarle al usuario
una 3erramienta /"il y directa al momento de sol.entar las inquietudes que pueda
tener en pleno traba0o. Adicionalmente se 3an inclu<do en las formas de Tablas
(/sicasC ayudas r/pidas asociadas a los campos de la pantallaC para orientar al
usuario sobre el tipo de datos del campoC lon"itud m/9imaC obli"atoriedad y
obser.aciones particulares. 5or otra parteC aquellos campos que tienen una
relacin directa con otras tablasC por e0emplo campos con una descripcinC
permiten al usuario consultar los datos de cdi"o y descripcin de esa tablaC por
medio de la tecla de funcin F4C desple"ando una lista de datosC con las opciones
disponibles para seleccionar.
3. iempleado.com
A la par de las facilidades proporcionadas por los instrumentos anteriormente
descritosC se 3a montado en Internet un sitio de consultaC donde se puede el
usuario informar de las actuali;aciones o 3erramientas nue.as que complementen
el aplicati.o "eneral. Tambi@n podr/ descar"ar los componentes nue.os que
permitan solucionar problemas o me0oren implementaciones anteriores. 5ara ello
teclee la si"uiente direccin en la casilla correspondiente de su e9plorador de
InternetI :::.miempleado.com .
- 6 -
b. Elementos bsicos para iniciar el trabajo
Es%uema &eneral de la aplicacin
?o primero que se encuentra el usuario al entrar a la aplicacin es la pantalla del
men% principalC en ella se desple"ar/n las opciones a las cuales tiene acceso de
acuerdo con su ni.el de se"uridad. !sta pantalla est/ estructurada de manera que
siempre el usuario .ea al lado i;quierdo el men% principal. !l /rea de traba0o se
encuentraC puesC al lado derec3oC sobre esta ;ona aparecer/n tanto las pantallas de
submen%s como las de procesos y tablas.
?as opciones de los diferentes men%s se resaltan al pasar el cursor del mouse sobre
ellas y se acti.an al 3acer clic6 sobre el te9to resaltado. Tambi@n pueden ser
accesadas 3aciendo clic6 sobre el cuadro .erde que se dibu0a a la i;quierda de ellas.
!l aplicati.o propende por el uso del mouse para acceder a las diferentes partes del
pro"ramaC retomando con esto el mane0o t<pico de Microsoft Jindo:sC sin embar"o
en las ocasiones en que se 3ace necesario di"itar los datosC al 8n y al cabo es esta
una aplicacin orientada al mane0o de ellosC el m@todo de introduccin de la
informacin 3ace un uso e9tensi.o del tecladoC permitiendo que el usuario realice sus
labores de di"itacin sin necesidad de recurrir al mouse.
+omo 3emos repetido a lo lar"o de este documento el orden b/sico de e0ecucin de
los procesos de nmina si"ue un orden muy estrictoC el cual debe ser se"uido de
- 7 -
manera consistente para obtener los resultados esperados. !s por ello que reconstruir
el camino 3acia el ori"en de un error que no pro.iene de un aspecto t@cnicoC debe ser
f/cil y l"ico. 4e acuerdo con estoC para re.isar la posible causa de un errorC se deben
mirar los si"uientes puntosI
4atosI Aunque pudiera parecer ob.ioC no sobra resaltar aqu< que un porcenta0e alto
de los errores que se pueden presentar cuando se re.isan los resultados de un
proceso pro.ienen de problemas de di"itacin en los datos de ori"en o de la
parametri;acin que se utili; para "enerar el proceso mismo. !s por eso queC de
acuerdo con el tipo de resultado obtenidoC deben re.isarse los datos de las tablas de
=ariablesC +onceptos Fi0osC 5r@stamosC )oras !9trasC Ausencias e IncapacidadesC etcC
teniendo en cuenta el tipo del concepto y la alimentacin que se 3aya 3ec3o de los
datosC ya sea que se 3ayan di"itado o se 3ayan introducido de manera autom/tica.
+onceptosI !s posible queC como resultado de una necesidad del momentoC se 3aya
creado un concepto nue.o o se 3ayan cambiado los par/metros de uno e9istenteC de
manera que los resultados de liquidacin no sean los esperadosC por esoC si ya se 3an
descartado errores por el lado del ori"en de los datosC el se"undo camino es el de
re.isar la parametri;acin del concepto.
!mpleados y !mpresasI Anteriormente di0imos que el aplicati.o se sustentaba en tres
pilares cuya interaccin produc<a los resultados que esper/bamos del pro"ramaC es
debido a ello que se 3ace l"ico entonces que el si"uiente paso para corre"ir un error
no t@cnico sea la .eri8cacin de los datos del empleado yC yendo un poco m/s all/C
re.isar los par/metros de la empresa en la tabla !mpresas.
7i lo anterior no da resultado o se trata de un error inesperado pro.ocado por la
aplicacinC debe comunicarse entonces el usuario con el departamento de sistemas
de la empresa. 7i el error es presentado por una falla t@cnica del pro"ramaC debe el
usuario anotar los datos que se le presentan en pantallaC relacionados con la
descripcin del errorC mduloC procedimiento y l<neaC para que el soporte t@cnico de la
empresa pueda solucionar el problema de la manera m/s /"il posible. !s importante
recordar que sin estos datos el personal a car"o del soporte t@cnico no puede
determinar la naturale;a del problema de una manera e8cienteC demorando con ello
la solucin esperada.
!n este orden de ideasC dentro de la presentacin del pro"rama se 3a reKe0ado este
- -
concepto linealC de8niendo opciones de men% que "u<en al usuario a tra.@s de todo el
aplicati.o. 4e esta formaC en un bloque inicial encontramos que lo primero que debe
3acerse Ecuando la instalacin del pro"rama 3a sido 8nali;adaC los usuarios ya 3an
sido creados y se 3an establecido los permisos para las diferentes opciones del
sistema) es el poblamiento las diferentes tablas que forman la base de la informacin
que .a ser utili;ada en los diferentes procesos e informes. 5ara ello el sistema
presenta la opcin de acceso a Tablas Bsicas.
+uando dic3a informacin 3a sido in"resada en el sistemaC incluyendo los datos de
los puntos cla.es del pro"rama como son empleadosC conceptos y empresasC lo
si"uiente es "enerar los diferentes procesos relacionados con el mane0o de una
nmina. 5or eso en el men% de Procesos encontramos las diferentes opciones que
posee el pro"rama en cuanto a procesar datos se re8ere ya sea que se mane0en
procesos catorcenalesC quincenalesC mensuales o atemporales. Asimismo se
encuentran los reportes relacionados con estos y tablas que nos permiten alimentar
estos procesos con informacin. 5or otro lado el se"undo bloque lo componen los
procesos que se "eneran al 8nal del mes y que buscan proporcionar informacin a
terceros o a otros mdulos de un sistema inte"radoC entre ellos encontramos la
interfase con los pro"ramas 4ataIss y 7i"aC de autoliquidacin de aportes as< como el
mdulo propio de autoliquidacinC la interfase con el mdulo de contabilidad y los
soportes para el pa"o de aportes a +a0as de +ompensacinC Icbf y 7enaC as< como el
reporte para .eri8cacin de pro.isiones.
A continuacin encontramos las opciones correspondientes a los procesos
semestrales y de 8n de aDoC tales como los aumentosC los certi8cados de In"resos y
2etenciones y el c/lculo de los porcenta0es para procedimiento II de 2etencin en la
FuenteC +esant<asC 5rimasC Anticipos de +esant<asC la "eneracin de +onsolidados y
Acumulados de empleadosC etc.
Tambi@n es posible encontrarC dentro de este men%C accesos a los mdulos de
mantenimiento de Tablas de Soporte y al mdulo de SeguridadC si se tienen los
permisos necesarios.
!n los casos en que se 3ayan 3ec3o desarrollos de acuerdo con las necesidades
particulares de la empresaC se encontrar/n en este men% las opciones para acceder a
- ! -
los mdulos desarrolladosC tal como es el caso de la opcin 2dt y Mano de Abra.
!n el si"uiente men%C OtrosC se presentan las opciones relacionadas con +onsultas
Euna 3erramienta a.an;ada de consulta)C Informes adicionalesC mantenimiento del
Arc3i.o de Iniciali;acin y una opcin para cerrar el aplicati.o.
Inicio de sesin
+uando el usuario requiere 3acer uso de los diferentes pro"ramas que componen el
aplicati.oC puede acceder al men% principal 3aciendo clic6 en la opcin de Microsoft
Jindo:s dispuesta para ello por el pro"rama de instalacinC inmediatamente se
desplie"a una pantalla tal y como se muestra en la "r/8ca anteriorC en la cual puede
seleccionar la base de datos en la que .a a traba0arC di"itar el nombre de usuario que
le fue asi"nado y la cla.e de acceso que esco"i para ase"urar su in"reso.
7i el usuario o la cla.e di"itados no coinciden con los re"istrados en la base de datos
yLo la tabla de UsuariosC un mensa0e se desple"ar/ a.is/ndole al usuario sobre la
ocurrencia de un error de cone9in. !n caso de que el usuario di"ite incorrectamente
la informacin de in"reso tres .ecesC el pro"rama cancela su e0ecucin y debe iniciar
nue.amente el proceso. Tambi@n se 3ace necesario contactar al administrador de la
base de datos para que .eri8que la informacin del usuario dentro del sistema o la
base de datos.
7i se 3ace necesario reasi"nar usuarios o cla.esC el administrador del sistema
proceder/ a actuali;ar primero la informacin del usuario en la base de datosC
- 1" -
reestableciendo inicio de sesinC usuario yLo contraseDa si se 3ace necesario.
5osteriormente debe re"istrar dic3os cambios en el mdulo de se"uridadC de manera
que el usuario pueda acceder al pro"ramaC adem/s de a la base de datos.
en' principal
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!l men% principal de la aplicacin es en s< mismo la 3o0a de ruta del aplicati.oC la
"r/8ca de arriba muestra de manera clara la e9plicacin que sobre la estructura del
pro"rama se 3i;o en el aparte G!squema "eneral de la aplicacinH. As< como en la
parte superior de la forma se presenta la informacin referente a la cone9in acti.a y
el usuario conectadoC tambi@n encontramos en esta pantalla dos elementos presentes
en todas las pantallas de la aplicacinC los botonesI
Minimi;arI 5ermite que la forma sea reducida con el 8n de .isuali;ar me0or
otras aplicaciones que se puedan estar e0ecutando.
7alirI Finali;a la e0ecucin del pro"ramaC tiene el mismo ob0eti.o que la opcin
Salir del men% Otros.
Formas de in&reso de in#ormacin
4entro de la 8losof<a "eneral del ambiente "r/8co de IsysC se 3an incorporado
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elementos que pertenecen al entorno propio de Internet y que buscan facilitar el
mane0o "lobal del aplicati.o.
!stos elementos proporcionan ayuda adicional al momento de sentarse a operar el
pro"rama y entre ellos encontramosI
+ambio de <conos del cursor.
Iluminacin y resalte de te9to de las opciones seleccionadas en el men%
principal y submen%s.
Ayudas .isuales sobre la opcin a utili;ar en las formas t<picas.
+on el ob0eto de mantener la consistencia del soft:are en las diferentes opciones del
mismoC se 3an de8nido cinco elementos b/sicos dentro de una forma t<picaC a saberI
(arra de 3erramientas
(arra de Ayudas
+uerpo de la forma
(arras de -a.e"acin
Ayuda de campos
o (arra de )erramientas
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(arra de
)erramientas
(arra de
Ayudas
(arra de
-a.e"acin
Ayuda de
+ampos
?a barra de 3erramientas proporciona accesos .isuales a las diferentes opciones de
una pantalla t<pica del sistema. !n t@rminos "enerales estas formas se comportan de
la misma manera en todo el aplicati.o y se utili;an para consultarC in"resarC modi8car
o eliminar informacin ya sea de tablas b/sicasC tablas de soporte o tablas
relacionadas directamente con procesos del sistema. !sta barra est/ compuesta de
las si"uientes opcionesI
In&resar un nue*o re&istro+ Al 3acer clic6 sobre esta opcinC el
sistema limpiar/ todos los campos de la formaC permiti@ndole as< in"resar
la informacin requeridaC .alidando autom/ticamente el tipo de dato del
campoC as< como la lon"itud del mismo. 5ara a.an;ar por los campos debe
3acer uso de la tecla !nter de su teclado. !s importante que ten"a siempre
presente esta obser.acinC ya que en al"unos campos pueden ser
necesarias ciertas .alidaciones que se acti.an al presionar dic3a tecla.
+uando 3aya terminado de in"resar toda la informacin podr/ "rabarla
3aciendo clic6 en el <cono correspondiente a GFuardar el re"istroH C si
3a cometido un error al di"itar el dato de un campo determinado o un
campo obli"atorio no 3a sido di"itadoC el sistema no le permitir/ completar
la operacin 3asta que lo corri0aM si decide cancelar la operacin en curso
puede 3acer clic6 en el icono relacionado con G+ancelar la operacin
actualH .
odi,car el re&istro actual+ Al entrar a esta opcinC el sistema
acti.ar/ los campos susceptibles de ser modi8cados. !stos podr/n
entonces ser actuali;ados con la nue.a informacin para ser "uardados en
la base de datos o puede tambi@n cancelar la operacin de i"ual manera
que si estu.iera in"resando un nue.o re"istro.
Eliminar el re&istro actual+ Al seleccionar esta opcinC el sistema le
desple"ar/ un mensa0e de .eri8cacin de accinC que le permite con8rmar
la eliminacin del re"istro que se .isuali;a en pantallaC si desea eliminarlo
3a"a clic6 en el botn marcado con la palabra -iC de lo contrario 3a"a clic6
- 14 -
en aquel que representa el .o.
/uardar el re&istro+ +on8rma los datos di"itados o modi8cados en
la forma y actuali;a la base de datos.
0ancelar la operacin actual+ 5ermite la cancelacin de la
operacin de in"reso o modi8cacin de datos que se est@ reali;ando en ese
momento.
0onsultar un re&istro espec1,co+ 4entro las 3erramientas de
consulta de datos que proporciona el aplicati.oC esta es la m/s simple y
/"il. Al acti.ar esta opcinC el sistema limpia todos los campos de la
pantallaC desbloqueando aquellos que forman parte de la lla.e principal de
la tabla. !n estos campos es posible di"itar los criterios de b%squeda
necesariosC basados en operadores de i"ualdadC que coincidan con los
re"istros que estamos consultando. 5ara reali;ar la consulta puede utili;ar
el botn de +onsulta que se encuentra en el cuerpo de la forma o
presionar la tecla !nter del teclado. !s de anotar que en este caso la tecla
!nter no 3ace las .eces de salto de campo como en los modos de in"reso o
modi8cacin de datos sino de con8rmacin de la consulta. !n caso de
e9istir re"istros en la tabla que coincidan con los criterios de consultaC
estos ser/n mostrados en la formaC en caso contrario esta solo presentar/
los datos di"itados. 7i desea consultar todos los re"istros de la tabla solo es
necesario repetir la consulta sin especi8car nin"%n criterioC es decir con
todos los campos en blanco.
- 15 -
0onsultar los datos de la tabla+ ?a se"unda 3erramienta de
consulta disponible dentro de una pantalla t<pica le permitir/ imprimir la
informacin contenida en la tabla oC en ciertos casos especialesC un reporte
particular dependiendo de la forma donde se encuentre. ?a pantalla
desple"ada le permite .isuali;ar de una manera ordenada todos los
re"istros di"itados en la tablaC de manera que pueda 3acerse un panorama
"eneral de la informacin. !ste reporte puede ser impreso por medio de la
opcin GImprimirH que proporciona el men% desple"able que se acti.a al
3acer clic6 sobre la forma con el botn derec3o del mouse.
- 16 -
-alir al men' principal+ !sta opcin proporciona una manera de
re"resar al men% anteriorC cerrando la formaC tal y como se 3ar<a 3aciendo
clic6 en la GNH que se encuentra en la esquina superior derec3a de la
pantalla.
o (arra de "yudas
)erramienta de 0onsulta+ ?a tercera opcin que el sistema posee
para consultar los datos contenidos en una tablaC sin la necesidad de
conocimientos a.an;ados de consultas en base de datosC es esta
3erramienta de consultaC en la cual puede esco"erse cualquier criterioC y
no solo la lla.e de la tablaC para establecer una condicin de consulta. !n
su .ersin b/sica esta 3erramienta permite seleccionar uno de los campos
de la tablaC cualquiera de ellosC como criterio %nico de la consultaC pero se
ampl<a la "ama de operadores que se pueden utili;arC dependiendo del tipo
de campo. Adem/s se incluyen criterios de ordenamiento que facilitan la
.isuali;acin de los resultados.
- 17 -
?os botones que se encuentran en la parte superior de la pantalla facilitan
el mane0o de la forma.
5or un lado el botn de GAplicar FiltroH con8rma las condiciones y
permite obtener los resultadosC si los 3ayC de la consulta solicitada. ?a
misma accin se e0ecuta siC estando en el campo Valor de la formaC se
presiona la tecla !nter del teclado. !l botn G?impiar condicionesH
limpia la pantalla de manera que sea posible iniciar otra consulta o .ariar
los criterios de la misma. !n todos los casosC ya sea que se encuentre en la
consulta b/sica o la a.an;adaC la pantalla inicial ser/ la misma que se
muestra en la "r/8ca anterior.
)aciendo clic6 en el botn de GApciones A.an;adasH C se desplie"a una
formaC tal y como se .e en la si"uiente "r/8caC que incluye par/metros
adicionales que pueden ser utili;ados para re8nar la consulta que estamos
reali;ando.
- 1 -
+omo se .eC la pantalla se ampl<a y aparecen dos cuadros adicionalesC unoC
G+olumnasHC que permite seleccionar los campos que se .an a mostrar en la
"rilla de resultado y otroC G+ondicionesHC en el cual se pueden establecer
.arios criterios simult/neos para 3acer que la consulta sea m/s efecti.a.
Tanto en esta "rilla de G+ondicionesH como en el campo de GArdenamientoH
se puede arrastrar y soltar con el mouseC tal y como se arrastrar<a un <cono
o un documento dentro de Microsoft Jindo:sC el contenido del campo
G+ampoH. Adem/s en la "rilla de G+ondicionesH pueden arrastrarse los
operadores y los .aloresC para armar las condiciones compuestas.
?os operadores GOH determinan que los re"istros solicitados cumplan
estrictamente con los criterios especi8cadosC mientras que los operadores
GAH de0an abierta la posibilidad para que solo cumplan con al"una de las
condiciones establecidas.
Al seleccionar que el resultado ten"a como destino la impresoraC tanto en la
forma de consulta b/sica como en la a.an;adaC esteC adem/s de
presentarse en pantallaC se "uardar/ en un arc3i.o separado por
- 1! -
tabuladoresC que puede ser importado desde Microsoft !9cel o abierto
desde cualquier editor de te9toC abriendo as< la posibilidad de e9portar la
informacin de las tablas 3acia otras aplicacionesC que posean las
3erramientas para leer arc3i.os planosC o creando reportes adicionales a los
e9istentes en la aplicacin.
-incroni2ar arc3i*o local+ Al traba0ar en un ambiente que permite la
interaccin de m%ltiples usuarios simult/neamenteC es posible que no
dispon"a de los datos m/s actuali;ados de la tabla en su arc3i.o localC esta
opcin le permite sincroni;ar este arc3i.oC de manera que pueda .isuali;ar
los datos que otros usuarios 3an in"resado o modi8cadoC sin tener que salir
de la pantalla o de la aplicacin.

"yuda de la #orma+ !sta opcin muestra en pantalla el contenido de
este documento que est@ relacionado con la forma o tabla que est/
consultando.
o 0uerpo de la Forma
+orresponde a la seccin donde se encuentran los datos que .an a ser
in"resados o modi8cados. !stos campos tienen una estrec3a relacin con los
campos de la tabla que representan. !s por esto que al momento de di"itar los
datos el sistema controla autom/ticamente el tipoC lon"itud y relaciones de los
campos. 7i un campo posee relacin con al"%n otro campo en otra tabla Eya
sea una lla.e for/neaC es decir forma parte de la lla.e primaria de otra tablaC o
sea una relacin simple)C tendr/ a su derec3a un cuadro de te9to que
presentar/ la descripcin del campo al momento de di"itar el dato requerido.
7i al"%n dato no es di"itado y se requiereC el sistema 3ar/ la correspondiente
ad.ertencia para subsanar el error. Al"unos campos no son obli"atorios por lo
tanto la informacin contenida en ellos podr/ ir en blanco si no aplica.
o (arra de .a*e&acin
?a barra de na.e"acin permite recorrer los re"istros de la tabla de
- 2" -
una forma intuiti.a. 4e esta manera es posible a.an;ar o retroceder dentro de
los re"istros o ir directamente al primero o el %ltimo re"istro /"ilmente. 5ara
lo"rar esto se 3abilitaron los botones de los e9tremos de la barra.
o "yuda de 0ampos
!n la parte inferior de la pantalla se encuentra la Ayuda de +amposC donde se
desplie"an te9tos descripti.os de un campo espec<8co o la posicin del
re"istro que se est/ .isuali;andoC dentro del total de re"istros de la tablaC tal y
como se .e en la "r/8ca si"uiente. !sta es otra manera de facilitar y controlar
el in"reso y modi8cacin de la informacin en las tablas.
Formas de proceso e in#ormes
+omo se 3a dic3o en ocasiones anterioresC se 3a utili;ado un enfoque lineal para
sustentar el diseDo del aplicati.o. 4e esta manera se 3abla de pasos espec<8cos con
prerequisitos espec<8cos. ?a "eneracin de procesos e informes dentro del pro"rama
no son la e9cepcin. 5or ello se 3a establecido que un proceso t<pico tiene cinco
opciones b/sicas que sonI
5reparar Informacin
Apciones de 5roceso
5ro"reso de la Aperacin
Informes
Informes Adicionales
!stas opciones determinan el Ku0o b/sico de e0ecucin del proceso que debe se"uirse
para conse"uir los resultados esperados y se basa en la interaccin conceptual entre
la informacin de ori"en del procesoC la "eneracin del mismoC la presentacin de
resultados y la actuali;acin de 3istricos.
4e esta maneraC cada proceso e9plica en s< mismo su propia l<nea de e0ecucinC
- 21 -
solicitando en la primera pestaDa los datos de ori"en m<nimosC adicionales a los
parametri;ados en las tablas b/sicas y de empleadosC conceptos y empresasC
requeridos para procesar. ?a no e9istencia de estos datos no impide la e0ecucin del
mismo. !n el e0emplo de la "r/8ca si"uiente se muestran las di.ersas opciones que
pueden tomar los datos de ori"enC las cuales incluyen aquellos que pueden ser
di"itados directamente en la tablaC insertados autom/ticamente desde un arc3i.o
plano o procesos intermedios que ofrecen 8ltros adicionales a esta informacin inicial.
?a se"unda pestaDa de una forma "eneral de procesoC GApciones de 5rocesoHC nos
permite la di"itacin de los par/metros de "eneracin del mismoC de acuerdo con sus
caracter<sticas particularesC dependiendo en ocasiones del tipo de pa"o que mane0e la
empresa o condiciones espec<8cas de cada uno de ellos. 5or lo tanto es una pantalla
din/micaC que sin embar"oC cumple con los lineamientos de diseDo del aplicati.o en
el sentido de ser intuiti.oC /"il y de f/cil mane0o para el usuario. 4ado lo anteriorC se
rescatan elementos presentes en otras formas ya .istasC tales como el a.ance de
campo con la tecla !nterC la descripcin del campo en un cuadro de te9to adyacenteC
- 22 -
ayuda del campo en la parte inferior de la pantallaC etc.
+on el 8n de Ke9ibili;ar la "eneracin de un procesoC el usuario puede establecer en
los diferentes campos los ran"os inferior y superior de los datos solicitadosC si se 3ace
necesarioC e incluso establecer listas selecti.as como en el caso del campo
EmpleadosC que se encuentra en la mayor<a de procesosC en el cual se di"itan los
cdi"os de empleadosC que pertene;can al ran"o establecidoC que se desea procesarC
separado por comasC de manera que el sistema discrimine solo esos empleados al
momento de "enerar el proceso. !s tambi@n un elemento com%n en este tipo de
pantallasC el cuadro .erde que se encuentra en la esquina inferior derec3a de la
formaC el cual inicia la e0ecucin del proceso.
!s posible acceder a esta pestaDa de dos maneras diferentes. ?a primera se da en los
procesos m/s comple0osC que copan el Ku0o en su totalidad desde la primera pestaDa
3asta la %ltimaC como es el caso de la liquidacin de nminaC que por el .olumen de la
informacin que mane0a y la frecuencia de uso del mismoC "enera "ran cantidad de
informes.
4entro de este esquema solo es necesario 3acer clic6 sobre la pestaDa para que
inmediatemente nos presente los par/metros. ?a otra alternati.a reKe0a el mane0o de
procesos intermedios como G?iquidacin de =acacionesH o G?iquidacin de +ontratoHC
u otros procesos de menor impactoC en los cuales el sistema pasa a esta pestaDa de
manera autom/tica al seleccionar la opcin del proceso.
- 23 -
+uando el proceso 3a comen;ado su e0ecucinC el sistema presenta la pestaDa de
G5ro"reso de la AperacinHC en la cual se reKe0a el accionar interno del pro"ramaC
indic/ndonos el a.anceC medido en t@rminos porcentualesC de la "eneracin. !n este
sentido es posible determinar cual empleado est/ procesando y cuantos faltan para
8nali;ar la e0ecucin total de los c/lculos. Al completar el ciclo de e0ecucin el
pro"rama desplie"a un mensa0e indicando el tiempo transcurridoC y si se 3ace
necesarioC indica el camino que debe tomarse a continuacin.

- 24 -
7i"uiendo el 3ilo conductor establecido en el diseDo conceptual de la aplicacin se
"eneran los informes relacionados con el procesoC los cuales dependiendo de la
cantidad de estosC pueden estar distribuidos en las pestaDas GInformesH e GInformes
AdicionalesHC tal y como se .e en las "r/8cas si"uientes. -o es necesario "enerar
todas las .eces un proceso para sacar un reporte de los datos calculados. 7olo se
requiere que los par/metros de "eneracin concidan para que se puedan .isuali;ar
los resultados.
Adem/s es importante resaltar que todas las opciones relacionadas con un proceso
particular se "eneran a partir de los mismos par/metrosC 3aciendo innecesario el
di"itarlos m/s de una .e; por solicitud. !s decir al momento de parametri;ar una
solicitud de reporteC estos mismos datos son utili;ados para sacar la informacin de
los otros informes que se encuentran en estas pestaDas. !9istir/n casos en los cuales
se 3ar/ necesario di"itar informacin adicionalC de acuerdo con las caracter<sticas
espec<8cas del informeC pero los par/metros b/sicos persistir/n mientras no se .ar<en
en la pestaDa GApciones de 5rocesoH.
- 25 -
Aquellos reportes que necesiten datos adicionalesC los solicitar/n en formas
independientes que se desple"ar/n al seleccionar la opcin correspondiente.
Empresas
Tal y como se 3a establecido en cap<tulos anterioresC los puntales sobre los cuales
descansa la aplicacin son los datos de !mpresasC +onceptos y !mpleados. !l primero
de ellos nos facilita la relacin entre los conceptos que controla el aplicati.oC aquellos
para los cuales tiene un comportamiento espec<8coC y los cdi"os que asi"na
- 26 -
internamente la empresa a sus conceptos de pa"o o deduccin.
!n esta seccin se de8nen los par/metros "enerales y de referencia del pro"rama.
5or medio de las diferentes relaciones se determinan las caracter<sticas de proceso de
las di.ersas liquidaciones. Aqu< se contemplan los conceptos de salariosC las
de8niciones b/sicas de liquidacinC los porcenta0es de aportes al 7e"uro 7ocialC los
conceptos con mane0o especial o pro"ramadoC el salario m<nimoC etc.
Tambi@n esta forma proporciona un acceso a los 2an"os 7alariales para el Aporte de
7ubsistencia 3aciendo clic6 en el botn . 5ara .isuali;ar la totalidad de los
conceptos referenciados en esta tabla puede 3acer clic6 en botn C con ello se
muestra un marco adicional donde se encuentran otros conceptos. 5ara ocultarlo de
nue.o se .uel.e a 3acer clic6 en el mismo botn.
+omponenteI !mpresas
- 27 -
4escripcinI !s la 3o0a de ruta del sistemaC referenciando los cdi"os de los
conceptos de la empresa. Aunque se 3abla de conceptosC no se necesita que estos
est@n de8nidos en el sistemaC solo con la referencia num@rica es su8ciente.
5rerequisitosI +iudadesC Fondos.
+amposI
1) !mpresa
Descripcin: +di"o de la empresa dentro del sistema
&) 4escripcin
Descripcin: -ombre o ra;n social de la empresa
') -it
Descripcin: Identi8cacin tributaria de la empresa
*) 4<"ito =eri8cacin
Descripcin: 4<"ito de .eri8cacin del nit
4) 4ireccin
Descripcin: 4ireccin principal de la empresa
5) Tel@fono &
Descripcin: 5rimer tel@fono de la empresa
) Tel@fono '
Descripcin: 7e"undo tel@fono de la empresa
#) Fa9
Descripcin: Telefa9 de la empresa
,) +iudad
Descripcin: +di"o de la ciudadC tabla +iudades
$) )oras 4<a
Descripcin: )oras ordinarias del d<a
&1) 4<as del Mes
Descripcin: 4<as promedio del mesC *1 para quincenales y mensualesC *1.****** para los
catorcenales
&&) 7alario M<nimo
Descripcin: =alor del salario m<nimo le"al establecido anualmente
&') !ntrada
Descripcin: )ora de entrada de la 0ornada ordinaria
&*) 7alida
Descripcin: )ora de salida de la 0ornada ordinaria
&4) +di"o 7alario
Descripcin: +di"o del concepto de salario ordinarioC utili;ado en el proceso de liquidacin de
nmina
&5) +di"o 7alario '
Descripcin: +di"o del concepto asi"nado a salarioC en caso en que 3ayan dos conceptos que
- 2 -
representen el salarioC utili;ado en el proceso de liquidacin de nmina
&) +di"o 7alario Int.
Descripcin: +di"o del concepto de salario inte"ralC el cual representa el #1P del .alor del
salarioC utili;ado en el proceso de liquidacin de nmina
&#) Factor 5restacional
Descripcin: +di"o del concepto de factor prestacional para salarios inte"ralesC el cual
representa el *1P del .alor del salarioC utili;ado en el proceso de liquidacin de nmina
&,) +d. 7ubsidio Trans
Descripcin: +di"o del concepto de subsidio de transporteC utili;ado en el proceso de
liquidacin de nmina
&$) =alor 7ubsidio
Descripcin: =alor del subsidio de transporte establecido anualmente
'1) +di"o =acaciones
Descripcin: +di"o del concepto de .acaciones disfrutadasC utili;ado en el proceso de
.acaciones
'&) +d =acaciones +om.
Descripcin: +di"o del concepto de .acaciones compensadas o .acaciones pa"adas en la
liquidacin de contrato
'') +di"o =acaciones Ant.
Descripcin: +di"o del concepto de .acaciones anticipadas
'*) +di"o 5rima
Descripcin: +di"o del concepto de prima le"alC utili;ado en el proceso de liquidacin de prima
y de contrato
'4) +di"o +esant<as
Descripcin: +di"o del concepto de cesant<asC utili;ado en el proceso de liquidacin de
cesant<as
'5) +di"o Intereses +es.
Descripcin: +di"o del concepto de intereses de cesant<asC utili;ado en el proceso de
liquidacin de cesant<as y de contrato
') +di"o Indemni;acin
Descripcin: +di"o del concepto de indemni;acinC utili;ado en el proceso de liquidacin de
contrato
'#) +di"o !"m
Descripcin: +di"o del concepto de aportes a saludC utili;ado en el proceso de liquidacin de
nmina
',) Aporte !"m
Descripcin: 5orcenta0e del aporte a saludC utili;ado en el proceso de liquidacin de nmina
'$) +di"o I.m
Descripcin: +di"o del concepto de aportes a pensinC utili;ado en el proceso de liquidacin
de nmina
*1) Aporte I.m
Descripcin: 5orcenta0e del aporte a pensinC utili;ado en el proceso de liquidacin de nmina
*&) +di"o 7olidaridad
- 2! -
Descripcin: +di"o del concepto de aportes a solidaridad pensionalC utili;ado en el proceso de
liquidacin de nmina
*') Aporte 7olidaridad
Descripcin: 5orcenta0e del aporte a solidaridad pensionalC utili;ado en el proceso de
liquidacin de nmina
**) Incapacidad Atep
Descripcin: +di"o del concepto de incapacidad por accidente de traba0o o enfermedad
profesional
*4) Incapacidad !"m
Descripcin: +di"o del concepto de incapacidad por enfermedad "eneral
*5) Incapacidad Maternidad
Descripcin: +di"o del concepto de incapacidad por maternidad
*) Incapacidad !p
Descripcin: +di"o del concepto de incapacidad por !nfermedad 5rofesional
*#) !9tra 4iurna
Descripcin: +di"o del concepto de 3oras e9tras diurnas
*,) !9tra -octurna
Descripcin: +di"o del concepto de 3oras e9tras nocturnas
*$) 4ominical o Festi.a
Descripcin: +di"o del concepto de 3oras dominicales o festi.as
41) Festi.a 4iurna
Descripcin: +di"o del concepto de 3oras e9tras festi.as diurnas
4&) Festi.a -octurna
Descripcin: +di"o del concepto de 3oras e9tras festi.as nocturnas
4') 2ecar"o -octurno
Descripcin: +di"o del concepto de recar"o nocturno
4*) 2ecar"o -octurno Fest.
Descripcin: +di"o del concepto de recar"o nocturno festi.o
44) 2etencin
Descripcin: +di"o del concepto de retencin en la fuente
45) Anticipo
Descripcin: 7e pa"a anticipoQ
4) +di"o Anticipo
Descripcin: +di"o del concepto de anticipoC en el caso que la empresa mane0e el pa"o de
anticipo
4#) 4escuento Anticipo
Descripcin: +di"o del concepto de descuento de anticipoC en el caso que la empresa mane0e
el pa"o de anticipo y lo descuente mensualmente
4,) 5orcenta0e Anticipo
Descripcin: 5orcenta0e del salario que representa el anticipo
4$) A3orro =oluntario
Descripcin: +di"o del concepto por el cual se descuenta el a3orro .oluntario
- 3" -
51) 4esc. 7ubsidio Trans.
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de subsidio de transporte
5&) 5a"o M<nimo
Descripcin: -o aplica
5') Mayor =alor 5ensin
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de mayor .alor descontado del aporte de pensin
5*) Menor =alor 5ensin
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de menor .alor descontado del aporte de pensin
54) Mayor =alor 7alud
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de mayor .alor descontado del aporte de salud
55) Menor =alor 7alud
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de menor .alor descontado del aporte de salud
5) Mayor =alor 7olidaridad
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de mayor .alor descontado del aporte de
solidaridad pensional
5#) Menor =alor 7olidaridad
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de menor .alor descontado del aporte de
solidaridad pensional
5,) Mayor =alor 2etencin
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de mayor .alor descontado de retencin
5$) Menor =alor 2etencin
Descripcin: +di"o del concepto de a0uste de menor .alor descontado de retencin
1) 5rima !9traordinaria
Descripcin: +di"o del concepto de prima e9traordinaria
&) +atorcenal
Descripcin: 7e pa"a catorcenalmente en la empresaQ
') +odi8cacin Autom/tica
Descripcin: ?a codi8cacin de los empleados la controla el sistemaQ
*) Administradora 2ies"os
Descripcin: +di"o de la Administradora de 2ies"os 5rofesionales
4) 5orcenta0e Arp
Descripcin: 5orcenta0e por defecto de 2ies"os 5rofesionales
5) 4ominical
Descripcin: +di"o del concepto de dominicales
) Festi.o
Descripcin: +di"o del concepto de festi.os
#) +ompensatorio
Descripcin: +di"o del concepto de compensatorios
,) 4ominical 7encillo
Descripcin: +di"o del concepto de dominical pa"ado al &11P
- 31 -
$) 7ubsistencia
Descripcin: +di"o del concepto de 7olidaridad y 7ubsistencia
0onceptos
!l se"undo componente del tri/n"ulo es la de8nicin de conceptos. !n esta de8nicin
se incluye la parametri;acin las diferentes caracter<sticas que puede tener un
concepto de acuerdo con el mane0o que se le de en la empresa. 5ara esto se 3a
diseDado una forma sencilla que traba0a con elementos de seleccin e9clusi.aC como
son los indicadores los cuales tienen un comportamiento simpleC si est/n
marcadosC son la respuesta positi.a a la pre"unta de la i;quierdaC de lo contrario
ser/n la respuesta ne"ati.a. !n la mayor<a de los casos se establece la respuesta
ne"ati.a como la m/s "enerali;adaC sin embar"o en al"unas pre"untas particulares la
- 32 -
"eneralidad de las respuestas ser/ positi.a.
?os aspectos m/s rele.antes de esta forma est/ relacionados con los campos Primer
Operando, Operador, Segundo Operando, Orden y Prioridad Desc.. 5ara e9plicar los
tres primeros recurriremos a un e0emploC la de8nicin de un embar"o que tome la
quinta parte de lo de.en"ado por el empleadoC e9ceptuando la parte proporcional del
salario m<nimo. !ste tipo de conceptos est/ muy relacionado con Conceptos FiosC sin
embar"o la parametri;acin de este concepto en dic3a tabla ser/ e9plicada en ese
aparte.
?o primero que 3ay que e9plicar es que la naturale;a de estos campos es similar a la
de8nicin aritm@tica de una operacin. 4el mismo tipo que Ga R bHC con una li"era
diferenciaC es posible utili;ar en el primer operando las palabras G4!=!-FA4AH y
G7A?A2IAH. !sto nos indica que en la formulacin del concepto pueden tomarse como
base para los c/lculos la suma de los conceptos que el empleado 3aya de.en"ado o
solo el salarioC de acuerdo al .alor que se encuentra en su 3o0a de .ida. ?a de8nicin
de un concepto de este tipo e9i"e que al"una de estas palabras .aya en la primera
posicin. !9presiones tales como G' S 4!=!-FA4AH no son ./lidasC lo contrario
G4!=!-FA4A T &111H si es una e9presin permitida.
5or otro lado los operadores permitidos son los aritm@ticos ERC-CSCL). ?a presencia del
campo operador no impide que estos operadores puedan ser incluidos como parte de
operaciones dentro de los operandosC con esto queremos decir que los operandos en
s< mismos pueden ser operaciones completas. +omo en el e0emplo anterior sobre
e9presiones ./lidas.
5ara completar la operacin se necesita el se"undo operandoC en todos los casos solo
se aceptan n%meros u operaciones entre ellos.
5or %ltimo la operacin ya de8nidaC para un empleado quincenalC se .er<a as<I
5rimer AperandoI 4!=!-FA4A T &111
AperadorI L
7e"undo AperandoI 5
- 33 -
5ero esta de8nicin por si sola no presenta los resultados esperadosC se requiere la
participacin del GArdenH de liquidacin. 5ara "aranti;ar que los conceptos se liquiden
en un orden l"icoC se establece para ellos un n%mero que indica su precedencia. ?os
de menor precedencia se calcular/n primero y lue"o los de mayor n%meroC con esto
se "aranti;a que los de.en"ados se calculen primero que las deducciones que basan
sus operaciones en ellosC tales como el embar"o del e0emplo.
+uando se presentan casos en los cuales el empleado suma deducciones por un
monto superior al cincuenta por ciento de lo que de.en" el sistema dispara un
procedimiento de compensaciones que "aranti;a que no se descuente un .alor mayor
de esta proporcin. 5ara ello utili;a el campo G5rioridad 4esc.H. +on este <ndice se
establece la importancia de las deduccionesC %nicamenteC de manera que el sistema
al e.aluar su prioridad decida que conceptos no descontar/. A una prioridad menor el
concepto tiene una mayor importanciaC mientras m/s "rande sea el n%mero dentro de
la listaC menos importante es el concepto. !sto quiere decir que los de menor
importancia no ser/n descontados o lo ser/n parcialmente en la medida que se 3aya
conse"uido la meta del cincuenta por ciento.
!s posible acceder a tra.@s de esta forma a la tabla de Cuentas Contables por medio
del botn . 5or este camino se lle"a tambi@n a la de8nicin de los Centros
Contables.
+omponenteI +onceptos
Forma AsociadaI frm+onceptos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +onceptos.
5rerequisitosI Tiposconcepto.
+amposI
1) +oncepto
Descripcin: +di"o del concepto en el sistema
&) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o del concepto
') 4e.en"oQ
Descripcin: !s un concepto de pa"oQ
*) (ase +esant<asQ
Descripcin: !s base para cesant<asQ
4) (ase 5rimaQ
Descripcin: !s base para primasQ
- 34 -
5) (ase =acaciones +omp.Q
Descripcin: !s base para .acaciones compensadasQ
) (ase 2etencinQ
Descripcin: !s base para retencin en la fuenteQ
#) (ase 5ara8scalesQ
Descripcin: !s base para aportes para8scalesQ
,) (ase AutoliquidacinQ
Descripcin: !s base para los aportes a la se"uridad socialQ
$) (ase =acaciones 4isf.Q
Descripcin: !s base para .acaciones disfrutadasQ
&1) 5rimer Aperando
Descripcin: 5rimer operando de la parametri;acinC se utili;an .alores o palabras como
4!=!-FA4AC 7A?A2IA A 52AM!4IA
&&) Aperador
Descripcin: Aperador de la parametri;acinC se usan los operadores aritm@ticos SCR.-CL
&') 7e"undo Aperando
Descripcin: 7e"undo operando de la parametri;acinC se utili;an .alores
&*) Tipo
Descripcin: Tipo de conceptoI &-AusenciaC '-5r@stamoC *-=ariableC 4-Autom/tico
&4) 5rimera
Descripcin: 7e liquida dentro de la primera quincena o catorcena
&5) 7e"unda
Descripcin: 7e liquida dentro de la se"unda quincenaC catorcena o la liquidacin mensual
&) 5restaciones
Descripcin: 7e liquida dentro de la liquidacin de contrato
&#) Arden
Descripcin: Arden de liquidacin del conceptoC los de menor .alor se liquidan primero
&,) +uenta 4@bito
Descripcin: +uenta contable a la cual suma este concepto en el d@bito
&$) +uenta +r@dito
Descripcin: +uenta contable a la cual suma este concepto en el cr@dito
'1) 5rioridad 4esc.
Descripcin: 5rioridad de descuentoC establecida para el a0uste autom/tico del .alor m<nimo de
pa"o
'&) 7in 7e"uimiento peridicoQ
Descripcin: 7i no se marcaC este concepto se acumula peridicamente 3asta que se descuente
'') 4escuenta 4ominicalQ
Descripcin: Indica si la presencia de este concepto quita el concepto dominical
Empleados
- 35 -
A diferencia de las tablas de !mpresas y +onceptosC la tabla de !mpleados dependeC
para cali8car adecuadamente a los empleadosC de la informacin contenida en otras
tablas. 5or un lado las tablas de usuarioI +iudadesC +ar"osC +entros +ontablesC
+ausales de 2etiroC TercerosC !mpresasC 4ependenciasC +entros y (ancos. 5or el otro
las tablas de soporteI Tipos+ontratoC Tipos5a"oC Tipos7ueldoC Tipos7alarioC
Formas5a"o y Tipos5ensionC que ya .ienen en la de8nicin inicial de la base de datos.
!sta forma 3a sido diseDada con el 8n de facilitar el accesoC en forma simult/neaC a
todos los datos que el sistema requiere para relacionar al empleado con los diferentes
estadios de proceso.
!n este orden de ideas es posible encontrar la informacin "eneral del empleadoC
fondos de pensionesC !psC +esant<asC +onceptos Fi0os Eaquellos que se descuentan o
abonan peridicamente sin l<mite de tiempo espec<8co) y un Folder en el cual se
encuentran datos que referencian al empleado en t@rminos de locali;acin EdireccinC
- 36 -
tel@fonoC etc.)C estudiosC relaciones familiaresC informacin sobre aspectos f<sicosC
documentosC etc.
5ara acceder a esta informacin solo se necesita 3acer clic6 con el puntero del Mouse
en la opcin correspondiente. Al"unos de estos datos es posible actuali;arlosC
consultarlosC eliminarlos o imprimirlosC otros solo son informacin de control o
referencia.
!sta forma nos facilitaC a su .e;C centrali;ar la informacin del empleado con .<nculos
a otras tablas que complementan la informacin b/sica.
!l primer "rupo de .<nculos est/ relacionado con G+ontrol de +ambiosHC
GAumentosHC G+onceptos Fi0osH y G+onceptos !9clu<dosH. ?as dos primeras opciones
solo referencian los cambios que 3a sufrido la 3o0a de .ida del empleado durante el
mane0o cotidiano de la aplicacin. +ualquier modi8cacin reali;ada al contenido de un
campo "enera un re"istro de controlC con datos como campo modi8cadoC estado
ori"inalC estado nue.oC usuarioC fec3aC etc. !9isten campos especiales que disparan
procesos particulares adicionales. +ualquier modi8cacin del campo G+entroH y los
indicadores relacionados con los empleados administrati.os e indirectos representan
un traslado. 5or ello se "enera un re"istro en la tabla de TrasladoEmpleados y se
actuali;an las tablas relacionadas con el empleado. 5osteriormente los acumulados e
3istricos de ese empleado son actuali;ados en el proceso de cierre. !s de anotar que
los traslados solo aplican en caso de e9istir un control autom/tico de la codi8cacin
de empleados tal y como se especi8ca en la forma de !mpresas.
5or otro lado cuando se modi8ca el campo G7alarioH se dispara el proceso de
aumentos. Uueda entonces re"istrado el aumento dentro del sistemaC anotando que
la fec3a que se solicita en la forma de control de cambios corresponde a la fec3a a
partir de la cual ri"e el aumento y no la fec3a en la cual se 3i;o la modi8cacin.
4entro de la aplicacin se mane0anC adem/sC otros dos procesos diferentes de
aumentosC uno relacionado con el incremento anual de salario m<nimo y la
modi8cacin del campo respecti.o en la tabla de G!mpresasHC en el cual se actuali;a
autom/ticamente el salario en la 3o0a de .ida de aquellos empleados que tienen
asi"nado este .alor. Atro proceso actuali;a la tabla salarialC de acuerdo con un
porcenta0e uniforme para los empleadosC teniendo en cuenta unos par/metros dados.
- 37 -
+uando los empleados tienen pa"os o deducciones cuyos .alores permanecen en el
tiempoC deben re"istrarse en la tabla de G+onceptos Fi0osHC estos conceptos pueden
ser re"istrados de diferentes manerasC por un lado se puede establecer un .alor
mensualC quincenal o catorcenalC el cual puede ser descontado en el periodo.
!n casos especiales como los de empleados pensionadosC 3ay una serie de conceptos
que no se toman en cuenta en la liquidacinC como el de aporte a pensin. !stos
conceptos se re"istran en la tabla de G+onceptos !9clu<dosH. 7olo se requieren el
cdi"o del empleado y el concepto a e9cluir.
!n los campos relacionados con se"uridad social se lle.a un control de los traslados
de fondoC los cuales pueden ser consultados por medio del botn . Tal y como
acontece con el proceso de aumentos la fec3a que se re"istra no es la de
modi8cacin sino la del %ltimo d<a del periodo de no.edades a reportar en la
autoliquidacinC de tal manera que pueda ser reportado en ambos fondos en el mes
correspondiente.
!n aquellos casos en que el empleado recibe pa"os por fuera de nmina que
constituyen base para la retencin en la fuente del periodo que se est/ liquidandoC
pueden ser in"resados estos datos accediendo a la tabla correspondiente por medio
del botn C que se encuentra en la parte inferior derec3a de la forma.
!9iste otro .<nculo acti.o en la formaC que puede ser accedido presionando el botn
C que permite la inclusin de los .alores cedidos para aquellos empleados que 3an
in"resado a la empresa por sustitucin patronal.
5ara consultar los datos de contratistas relacionados con la empresaC se 3a 3abilitado
una forma que muestra la relacin de este con el contratista principal. !l botn
locali;ado a la derec3a del campo G+@dulaH nos lle.a directamente 3asta esta forma.
+uando se trata de centros contablesC e9iste la posibilidad de discriminar por centro
la informacin del empleadoC en porcenta0es .ariables entre centros. 5ara lo"rar este
ob0eti.o se 3a diseDado esta formaC a la cual se puede lle"ar por medio del botn
ubicado a la derec3a del campo G+entro +ontableHC en este caso a cada empleado y
- 3 -
centro se asi"na el porcenta0e que corresponda.
Atra informacin que complementa los datos que se publican en esta forma
corresponde a la que se re"istra en la tabla GFolderHC la cual incluye datos para
locali;ar al empleadoC informacin de contactoC 3istoria cl<nicaC etc. 5ara lle"ar a esta
informacin puede 3acer clic6 sobre el botn . !n caso que la informacin que
desea consultar no 3aya sido re"istrada a%nC el sistema autom/ticamente dispone la
pantalla para que se 3a"a el in"reso. 7i 3ay datos ya re"istrados estos se mostrar/n
entonces de la manera como se 3ace en cualquier otra forma.
+omponenteI !mpleados
Forma AsociadaI frm!mpleados
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !mpleados.
5rerequisitosI +iudadesC +ar"osC Tipospa"oC TipossueldoC TipossalarioC Formaspa"oC
+entroscontablesC +ausalesretiroC TercerosC TipospensionC !mpresasC 4ependenciasC
+entrosC (ancosC Tiposcontrato.
+amposI
1) !mpleado
Descripcin: +di"o interno del empleado en el sistema
&) !mpresa
Descripcin: !mpresa a la que pertenece el empleado
') +entro o Finca
Descripcin: +entro o Finca en la cual traba0a el empleado
*) Inacti.oQ
Descripcin: !s un empleado retiradoQ
4) 5ensionadoQ
Descripcin: !s un empleado ya pensionadoQ
5) +ontratistaQ
Descripcin: !s contratistaQ
) +ooperati.oQ
Descripcin: !s asociado cooperati.oQ
#) Administrati.oQ
Descripcin: !s traba0ador de campo o administrati.oQ
,) IndirectoQ
Descripcin: !s empleado de Administracin indirectoQ
$) Apellidos
Descripcin: Apellidos paterno y materno del empleado
- 3! -
&1) -ombres
Descripcin: -ombres del empleado
&&) +@dula
Descripcin: -%mero de c@dula del empleado
&') ?u"ar de !9pedicin
Descripcin: ?u"ar de e9pedicin del empleado
&*) Fec3a de In"reso
Descripcin: Fec3a de in"reso del empleado a la empresa
&4) +ar"o
Descripcin: +ar"o que ocupa el empleado
&5) 7alario
Descripcin: 7alario asi"nado al traba0adorC en caso de ser una nmina catorcenal corresponde
al salario diario
&) Factor 5restacional
Descripcin: Factor prestacional del salario inte"ral o complemento de salario
&#) 5re80o +ontable
Descripcin: 5re80o contable asi"nado al empleado
&,) 4ependencia
Descripcin: 4ependencia asi"nada al empleado
&$) 5roc. 2etencin
Descripcin: 5rocedimiento de retencin que se aplica al empleado
'1) 5orc. 2etencin
Descripcin: 5orcenta0e de retencin que se aplica al empleado
'&) Ali.io Tributario
Descripcin: Ali.io tributario por .i.ienda o salud y educacin que se le 3ace al empleado en el
c/lculo de retencin en la fuente
'') (anco
Descripcin: (anco en el cual se le consi"na al empleadoC si su forma de pa"o es en
consi"nacin
'*) +uenta
Descripcin: -%mero de cuenta bancaria del empleado
'4) Tipo +ontrato
Descripcin: Tipo de contrato del empleadoI &-Inde8nidoC '-?abor +ontratadaC *-A t@rmino 80o
'5) =encimiento +ontrato
Descripcin: Fec3a de .encimiento del contrato en los casos de contratos a t@rmino 80o
') Anterior a ?ey 51Q
Descripcin: !s el empleado anterior a la ?ey 51Q
'#) Tipo 5a"o
Descripcin: Tipo de pa"o asociado a la periodicidad de pa"osI &-UuincenalC '-MensualC *-
+atorcenal
- 4" -
',) Tipo 7ueldo
Descripcin: Tipo de sueldo establecido para el empleadoI &-Mensuali;adoC '-Bornali;ado
'$) Tipo 7alario
Descripcin: Tipo de salario del empleadoI &--ormalC '-Inte"ralC *-+omisionesC 4-4esta0o
*1) Forma de 5a"o
Descripcin: Forma en que se le pa"a al empleadoI &-!fecti.oC '-+onsi"nacinC *-+3eque
*&) +entro +ontable
Descripcin: +entro contable al cual se lle.a la informacin de nmina del empleado
*') Fec3a 2etiro
Descripcin: Fec3a de retiroC la cual se establece para liquidar al empleado
**) +ausal 2etiro
Descripcin: Moti.o por el cual se retira el empleado de la empresa
*4) Fondo 5ensiones
Descripcin: Fondo al cual el empleado 3ace su aporte de pensin
*5) Fec3a In"reso 5ensiones
Descripcin: Fec3a de in"reso al fondo de pensiones
*) Tipo 5ensin
Descripcin: Tipo de pensin del empleadoI &--ormalC '-5eriodistas 4ependientesC *-4asC
(omberos y Aeron/uticaC 4-7er.idores 5%blicosC 5-2ama BudicialC - Miner<aC !9posicin Altas
Temperaturas
*#) Fondo 7alud
Descripcin: Fondo al cual el empleado 3ace su aporte de salud
*,) Fec3a In"reso 7alud
Descripcin: Fec3a de in"reso al fondo de salud
*$) Upc Adicional
Descripcin: =alor del aporte adicional en salud
41) Ips
Descripcin: Ips que atiende al empleado en salud
4&) Administradora 2ies"os
Descripcin: Fondo al cual el empleado 3ace su aporte de ries"os profesionales
4') 5orcenta0e
Descripcin: 5orcenta0e de ries"o del empleado
4*) Fondo +esant<as
Descripcin: Fondo al cual el empleado 3ace su aporte de cesant<as
44) Fec3a In"reso +esant<as
Descripcin: Fec3a de in"reso al fondo de cesant<as
c. Trabajando
- 41 -
Tablas (sicas
)asta el momento se 3a de8nido la informacin que forma la base del aplicati.oC
peroC tal y como se .io con !mpleadosC 3ay un con0unto de tablas que redondean la
cuali8cacin de los procesosC es por ello que se llaman Tablas (/sicas y de 7oporte. A
las anteriormente .istas podemos sumar las si"uientesI
a4 "reas de Trabajo
+omponenteI Areas de Traba0o
Forma AsociadaI frmAreasTraba0o
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Areas de Traba0oC est/ comprendida
dentro del mdulo de Festin )umana.
5rerequisitosI +entros o Fincas.
+amposI
1) Finca
Descripcin: Finca a la cual pertenece el /rea de traba0o
&) Area de Traba0o
Descripcin: Area de traba0o en la que se desempeDa el empleado
') 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o del /rea
*) Befe de Area
Descripcin: Befe del /rea o super.isor de la misma
4) 5roceso
Descripcin: (re.e descripcin del proceso reali;ado en el /rea
- 42 -
1. (ancos
+omponenteI (ancos
Forma AsociadaI frm(ancos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de (ancosC proporciona informacin para la
tabla !mpleados.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del banco en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del banco
') +uenta !mpresa
4escripcinI +uenta de la empresa
*) Identi8cacin
4escripcinI Identi8cacin del banco
4) 4<"ito =eri8cacin
4escripcinI 4<"ito de .eri8cacin del banco
- 43 -
2. 0ar&os
+omponenteI +ar"os
Forma AsociadaI frm+ar"os
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +ar"osC proporciona informacin para la
tabla !mpleados y el reporte 4e.en"ados por +ate"or<a.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
Descripcin: +di"o del car"o en el sistema
&) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o del car"o
') 7ubsidio Transporte
Descripcin: !l car"o tiene derec3o a subsidio de transporteQ
- 44 -
3. 0ausales de 5etiro
+omponenteI +ausales de 2etiro
Forma AsociadaI frm+ausales2etiro
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +ausales de 2etiroC el indicador G?iquidar
sobre el m<nimoH debe acti.arse en aquellas empresas que tienen empleados que
traba0an por comisin y sus promedios pueden no lle"ar al salario m<nimo. 7i la causal
debe calcular indemni;acin el indicador respecti.o debe estar marcado. !n caso de
corresponder a un moti.o de Traslado o 7ustitucin 5atronalC estos campos deben ser
acti.ados. !l campo G5rimaH no aplica con la nue.a le"islacin laboral.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
Descripcin: +di"o de la causal en el sistema
&) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o de la causal
') ?iquidar sobre el m<nimoQ
Descripcin: Indica si la causal "enera una liquidacin con el salario m<nimo
*) Indemni;acinQ
Descripcin: Indica si la causal "enera indemni;acin
4) 5rimaQ
Descripcin: Indica si la causal pa"a prima sin tener derec3o
5) 7ustitucin patronalQ
Descripcin: Indica si la causal corresponde a sustitucin patronal
- 45 -
) TrasladoQ
Descripcin: Indica si la causal corresponde a un traslado entre centros
4. 03e%ueras
+omponenteI +3equeras
Forma AsociadaI frm+3equeras
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +3equeras. 7e 3an establecido dos
formatos especialmente para los c3eques de +olpatriaC el primero totalmente
3ori;ontalC con el comprobanto de pa"o a la derec3a y el se"undo con el
comprobante de pa"o en la parte inferior.
5rerequisitosI (ancos.
+amposI
1) (anco
4escripcinI +di"o del bancoC tabla (ancos
&) +3equera
4escripcinI +onsecuti.o de la c3equera
') Formato
4escripcinI Formato de la c3equeraC & '
*) +3eque Inicial
4escripcinI +3eque inicial de la c3equera
4) +3eque Final
4escripcinI +3eque 8nal de la c3equera
5) +uenta +ontable
4escripcinI +uenta contable asociada a la c3equera
- 46 -
6. 0iudades
+omponenteI +iudades
Forma AsociadaI frm+iudades
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +iudadesC esta informacin se utili;a en
todo el aplicati.o.
5rerequisitosI 4epartamentos.
+amposI
1) 4epartamento
Descripcin: +di"o del departamentoC tabla 4epartamentos
&) +di"o
Descripcin: +di"o de la ciudad en el sistema
') 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o de la ciudad
7. 8epartamentos
- 47 -
+omponenteI 4epartamentos
Forma AsociadaI frm4epartamentos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 4epartamentos.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del departamento en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del departamento
7. 8ependencias
+omponenteI 4ependencias
Forma AsociadaI frm4ependencias
- 4 -
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 4ependencias.
5rerequisitosI +iudades.
+amposI
1) 4ependencia
4escripcinI +di"o de la dependencia dentro del sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o de la dependencia
') 4ireccin
4escripcinI 4ireccin de la dependencia
*) Tel@fono
4escripcinI Tel@fono de la dependencia
4) +iudad
4escripcinI +di"o de la ciudadC tabla +iudades
8. Elementos de 9roteccin 9ersonal
+omponenteI !lementos de 5roteccin
Forma AsociadaI frm!lementos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !lementos de 5roteccin.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del elemento en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del elemento
- 4! -
:. E%uipos y )erramientas
+omponenteI !quipos y )erramientas
Forma AsociadaI frm!quipos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !quipos y )erramientas.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del equipo en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descriptio.o del equipo
1;.Festi*os
- 5" -
+omponenteI Festi.os
Forma AsociadaI frmFesti.os
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Festi.os. Bunto con la tabla de 5eriodos
conforman el calendario interno de la aplicacin.
5rerequisitosI .
+amposI
1) Fec3a
4escripcinI Fec3a del festi.o
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del festi.o
11.0entros o Fincas
- 51 -
+omponenteI Fincas
Forma AsociadaI frmFincas
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Fincas. ?os campos G+ooperati.osH y
G+ontratistasH est/n destinados para el pre80o utili;ado en este tipo de empleados
cuando se 3ace uso de la codi8cacin autom/tica. !l campo G=alor A"uinaldoH es para
el .alor anual del a"uinaldo a pa"ar por la con.encin colecti.a.
5rerequisitosI 4epartamentosC +iudadesC !mpresas.
+amposI
1) !mpresa
Descripcin: +di"o de la empresaC tabla !mpresas
&) Finca
Descripcin: +di"o de la 8nca en el sistema
') 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o de la 8nca
*) )ect/reas
Descripcin: -%mero de 3ect/reas de la 8nca
4) ?<mite )oras
Descripcin: ?<mite de 3oras ordinarias por d<a de la 8nca
- 52 -
5) 4irector Festin
Descripcin: 4irector de Festin )umana de la 8nca
) 4ireccin
Descripcin: 4ireccin de la 8nca
#) 4epartamento
Descripcin: +di"o del departamentoC tabla 4epartamentos
,) +iudad
Descripcin: +di"o de la ciudadC tabla +iudades
$) Tel@fono
Descripcin: Tel@fono de la 8nca
&1) Fa9
Descripcin: Fa9 de la 8nca
&&) +ooperati.os
Descripcin: 5re80o asi"nado al personal de la cooperati.a para esa 8nca
&') +ontratistas
Descripcin: 5re80o asi"nado al personal de contratistas para esa 8nca
&*) =alor A"uinaldo
Descripcin: =alor del a"uinaldo establecido por el pacto colecti.o
12.Fondos
+omponenteI Fondos
Forma AsociadaI frmFondos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Fondos. ?os tipos permitidos son !psC
AfpC ArpC Mi9to para fondos inte"rales como el 7e"uro 7ocial y %ltimo para +esant<as.
- 53 -
5rerequisitosI Tipostercero.
+amposI
1) +di"o
Descripcin: +di"o del fondo en el sistema
&) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o del fondo
') Tipo de Fondo
Descripcin: Tipo del fondoI &-!psC '-AfpC *-ArpC 4-Mi9toC 5-+esant<as
*) -it
Descripcin: Identi8cacin tributaria de la empresa
Descripcin: 4<"ito de .eri8cacin del nit
13.ateriales
+omponenteI Materiales
Forma AsociadaI frmMateriales
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Materiales.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del material en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del material
- 54 -
14.9eriodos
+omponenteI 5eriodos
Forma AsociadaI frm5eriodos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 5eriodos. ?os tipos de periodos que el
sistema controla son MensualC Uuincenal y +atorcenal. !n el campo G?iquidadoQH se
determina si el periodo ya se encuentra cerrado. !l campo G?iquidacinH se aplica al
cdi"o de liquidacin asociado al periodo.
5rerequisitosI .
+amposI
1) ADo
4escripcinI ADo al que pertenece el periodo
&) 5eriodo
4escripcinI +di"o del periodoC consecuti.o del aDo
') Tipo de 5eriodo
4escripcinI Tipo de periodoI &-MensualC '-UuincenalC *-+atorcenalC 4-7emanal
*) Fec3a Inicial
4escripcinI Fec3a de inicio del periodo
4) Fec3a Final
4escripcinI Fec3a de 8nali;acin del periodo
5) Mes
4escripcinI Mes al que pertenece el periodo
) ?iquidadoQ
4escripcinI !s un periodo ya liquidadoQ
#) ?iquidacin
4escripcinI ?iquidacin asociada a este periodo
- 55 -
16.5utas
+omponenteI 2utas
Forma AsociadaI frm2utas
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 2utas. !l campo G=alorH se utili;a para
re"istrar el .alor estimado de la ruta en la 8nca o centro. 7e reKe0a en el reporte
GTransporte por FlorH
5rerequisitosI !mpresasC +entros.
+amposI
1) !mpresa
Descripcin: !mpresa a la que pertenece el empleado
&) Finca
Descripcin: Finca en la cual traba0a el empleado
') +di"o
Descripcin: +di"o de la ruta en el sistema
*) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o de la ruta
4) =alor
Descripcin: =alor mensual de la ruta
17.-ecciones
- 56 -
+omponenteI 7ecciones
Forma AsociadaI frm7ecciones
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 7ecciones.
5rerequisitosI +entrosC Areastraba0o.
+amposI
1) Finca
Descripcin: +di"o de 8ncaC tabla Fincas
&) Area
Descripcin: +di"o de areaC tabla Areas de Traba0o
') 7eccin
Descripcin: +di"o de la seccin en el sistema
*) 4escripcin
Descripcin: Te9to descripti.o de la seccin
4) Aperacin
Descripcin: Aperacin reali;ada en la seccin
17.Tabla de 5etencin
- 57 -
+omponenteI Tabla de 2etencin
Forma AsociadaI frmTabla2etencion
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Tabla de 2etencin.
5rerequisitosI .
+amposI
1) 2an"o Inferior
4escripcinI 2an"o inferior del re"istro
&) 2an"o 7uperior
4escripcinI 2an"o superior del re"istro
') =alor
4escripcinI =alor de retencin para procedimiento I
*) 5orcenta0e
4escripcinI 5orcenta0e a aplicar en procedimiento II
18.Terceros
- 5 -
+omponenteI Terceros
Forma AsociadaI frmTerceros
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Terceros. Aunque se 3an re"istrado en
las tablas de (ancos y Fondos los datos de estosC en esta forma deben re"istrarse
nue.amente estosC ya que en"loba a todos los terceros que tienen relacin con la
empresa. ?os campos rele.antes son G+a0a +ompensacinQH con el cual estamos
indicando que ese tercero es la ca0a de compensacin de la empresa. G+ooperati.aQH
indica que es la empresa que a"rupa a los empleados cooperati.os. !l campo
G+onceptoH establece que es el concepto asociado a ese tercero como en casos como
casinos o descuentos. 5or otro lado el G+entroH relaciona al tercero con un centro
particular. !n casos de mane0ar un tercero espec<8co en relacin con las cuentas
contablesC el tercero de la cuenta se di"ita aqu<. 7i es uno de los terceros del 7e"uro
7ocialC ya sea !ps o AfpC este indicador debe acti.arse.
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del tercero en el sistema
- 5! -
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del tercero o ra;n social
') Tipo de Tercero
4escripcinI Tipo del terceroI &-!psC '-AfpC *-ArpC 4-Mi9toC 5-+esant<asC -+a0a de
+ompensacinC #-Atros
*) Identi8cacin
4escripcinI Identi8cacin del contratista
4escripcinI 4<"ito de .eri8cacin de la identi8cacin del contratista
5) 7olicitud c3equeQ
4escripcinI 7e le solicita c3eque o se "enera directamenteQ
) +entro +ontable
4escripcinI +entro contable por defecto del tercero
#) +uenta
4escripcinI +uenta bancaria del tercero
,) 5orcenta0e
4escripcinI 5orcenta0e de los aportes de la empresa al tercero
$) +a0a +ompensacinQ
4escripcinI !s la ca0a de compensacin de la empresaQ
&1) +ooperati.aQ
4escripcinI !s la cooperati.a de traba0adores de la empresaQ
&&) +oncepto
4escripcinI +oncepto relacionado con el tercero
&') +entro
4escripcinI +entro relacionado con el tercero
&*) Tercero
4escripcinI 4iscrimina si el tercero se asocia a la cuenta de forma "en@rica o
espec<8ca
&4) 7e"uro 7ocialQ
4escripcinI !s un fondo del 7e"uro 7ocialQ
Tablas de -e&undo .i*el
)asta el momento 3emos re.isado la informacin que nos permite empe;ar con los
procesos de liquidacin. Uuiere esto decir que si el ob0eti.o primario es pa"ar a los
empleados ya podemos cumplirlo en este punto. 5ero e9isten otros datos
relacionados con informesC estad<sticasC re"istros de control y mane0oC que se
manipulan en tablas relacionadas con las anterioresC por esto se llaman tablas de
- 6" -
se"undo ni.elC porque pueden ser accesadas a tra.@s de las formas de las tablas
b/sicas. Adicionalmente estas formas de se"undo ni.el proporcionan .<nculos a otras
formasC las cuales tambi@n son contempladas en la si"uiente descripcin.
!l primer acercamiento a estas tablas se dio en la e9plicacin que de las tablas
!mpresasC +onceptos y !mpleados se 3i;o en cap<tulos anteriores. Fueron estas las
tablasI 2an"o 7alarial para Aporte de 7ubsistenciaC +uentas +ontables E+entros
+ontables y 5ro.isiones)C Folder E(ene8ciariosC !9/menesC !lementos Asi"nadosC
)erramientas Asi"nadas)C +onceptos Fi0osC +onceptos !9clu<dosC !mpleados y +entros
+ontablesC !mpleados 7ustituidos y en la descripcin de +3equeras E+3eques).
1:.Folder
+omponente primarioI !mpleados
+omponenteI Folder
Forma AsociadaI frmFolder
- 61 -
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Folder.
5rerequisitosI Areastraba0oC 7eccionesC !mpleadosC +iudadesC !stadoci.ilC
-i.elescolarC +iudadesC 2utasC TipostenenciaC Tipos.i.ienda.
+amposI
1) !mpleado
Descripcin: +di"o interno del empleado
&) Area
Descripcin: Area en la cual desempeDa el empleado sus labores
') 7eccin
Descripcin: 7eccin a la cual est/ asi"nado el empleado
*) Fec3a Traslado a la 7eccin
Descripcin: Fec3a en la cual in"res el empleado en esa seccin
4) Fec3a In"reso Fondo de !mpleados
Descripcin: Fec3a en la cual se a8li al fondo de empleados
5) 4ireccin
Descripcin: 4ireccin permanente del empleado
) Tel@fonos
Descripcin: Tel@fonos del empleado
#) Tel@fono de !mer"encia
Descripcin: Tel@fono en el cual puede locali;arse a una persona responsable en caso de
emer"encia
,) +ontacto
Descripcin: 5ersona responsable en caso de emer"encia
$) Tipo 7an"re
Descripcin: Tipo de san"re y 2)
&1) ?ibreta Militar
Descripcin: -%mero de libreta militar
&&) 5asado Budicial
Descripcin: -%mero del pasado 0udicial
&') Fec3a -acimiento
Descripcin: Fec3a de nacimiento del empleado
&*) ?u"ar -acimiento
Descripcin: ?u"ar de nacimiento del empleado
&4) !stado +i.il
Descripcin: !stado ci.il actual del empleadoI &-7olteroC '-+asadoC *-=iudoC 4-4i.orciadoC 5-
Unin ?ibre
&5) !stado +i.il Ant.
Descripcin: !stado ci.il anterior del empleadoI &-7olteroC '-+asadoC *-=iudoC 4-4i.orciadoC 5-
Unin ?ibre
&) )istoria +l<nica
- 62 -
Descripcin: -%mero de 3istoria cl<nica
&#) -i.el !scolar
Descripcin: -i.el escolar del empleadoI &-AnalfabetaC '-5rimariaC *-7ecundariaC 4-T@cnica o 5-
Uni.ersitaria
&,) T<tulo Abtenido
Descripcin: T<tulo alcan;ado por el empleadoC de acuerdo con el ni.el escolar
&$) F@nero
Descripcin: F@nero del empleadoI F-FemeninoC M-Masculino
'1) Talla +amisa
Descripcin: Talla de la camisa
'&) Talla 5antaln
Descripcin: Talla de pantaln
'') Talla Vapatos
Descripcin: -%mero de ;apatos que cal;a el empleado
'*) (arrio
Descripcin: (arrio en el que .i.e el empleado
'4) Municipio
Descripcin: +iudad o municipio de residencia del empleado
'5) 2uta
Descripcin: 2uta del empleado
') 5aradero 2uta
Descripcin: 5aradero donde toma la ruta el empleado
'#) Tenencia =i.ienda
Descripcin: Indica si la .i.ienda es &-FamiliarC '-5ropiaC *-Arrendada o 4-+edida
',) Tipo de =i.ienda
Descripcin: Indica el tipo de .i.iendaI &-+asaC '-5ie;aC *-ApartamentoC 4-+asaloteC 5-
5refabricada o -Inquilinato
'$) 5acto +olecti.oQ
Descripcin: !st/ a8liado el empleado al pacto colecti.oQ
*1) Fec3a A8liacin
Descripcin: Fec3a de a8liacin del empleado al pacto colecti.oC en caso de estar a8liado a
este
*&) 7indicali;adoQ
Descripcin: !st/ a8liado el empleado al sindicatoQ
*') +arnet !mpresaQ
Descripcin: 7e le 3a entre"ado al empleado el carnet de la empresaQ
- 63 -
**) Fec3a de !ntre"a del carnet de la empresa
Descripcin: Fec3a de entre"a del carnet de la empresa
*4) +arnet !psQ
Descripcin: 7e le 3a entre"ado al empleado el carnet de la !psQ
*5) Fec3a de !ntre"a del carnet de la !ps
Descripcin: Fec3a de entre"a del carnet de la !ps
*) -%mero A8liacin
Descripcin: -%mero de a8liacin a la !ps
*#)+arnet AfpQ
Descripcin: 7e le 3a entre"ado al empleado el carnet de la AfpQ
*,) Fec3a de !ntre"a del Fondo de 5ensiones
Descripcin: Fec3a de entre"a del carnet del Fondo de 5ensiones
*$) A8liacin a8liacin al Fondo de 5ensiones
Descripcin: -%mero de a8liacin al Fondo de 5ensiones
41) +arnet ArpQ
Descripcin: 7e le 3a entre"ado al empleado el carnet de la ArpQ
4&) Fec3a de !ntre"a del carnet de la Arp
Descripcin: Fec3a de entre"a del carnet de la Arp
4') A8liacin a la Arp
Descripcin: -%mero de a8liacin a la Arp
4*) +arnet +a0a +ompQ
Descripcin: 7e le 3a entre"ado al empleado el carnet de la +a0a de +ompensacinQ
44) Fec3a de !ntre"a del carnet de la +a0a de +ompensacin
Descripcin: Fec3a de entre"a del carnet de la +a0a de +ompensacin
45)A8liacin a la +a0a de +ompensacin
Descripcin: -%mero de a8liacin a la +a0a de +ompensacin
4) ?oc6er
Descripcin: -%mero de loc6er asi"nado al empleado
4#) 4escripcin ?oc6er
Descripcin: 4escripcin del loc6er asi"nado al empleado
4,) Fec3a de 5arto
Descripcin: !n caso de embara;o de la empleadaC indica la fec3a probable de parto
2;.(ene,ciarios
- 64 -
+omponente primarioI Folder
+omponenteI (ene8ciarios
Forma AsociadaI frm(ene8ciarios
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de (ene8ciarios.
5rerequisitosI !mpleadosC Tiposbene8ciarioC +iudades.
+amposI
1) !mpleado
4escripcinI +di"o del empleadoC tabla !mpleados
&) Identi8cacin
4escripcinI -%mero de la identi8cacin del bene8ciario
') -ombre
4escripcinI -ombre del bene8ciario
*) Tipo (ene8ciario
4escripcinI Tipo de bene8ciarioI &-+nyu"eC '-)i0oC *-5adreC 4-Madre
4) =i.e con el Traba0ador
- 65 -
4escripcinI =i.e en la misma residencia del empleadoQ
5) 5ensionadoQ
4escripcinI !s pensionadoQ
) Fec3a -acimiento
4escripcinI Fec3a de -acimiento del bene8ciario
Fec3a-acimiento
#) 4ireccin
4escripcinI 4ireccin donde reside el bene8ciario
,) (arrio
4escripcinI (arrio donde reside el bene8ciario
$) Municipio
4escripcinI Municipio donde reside el bene8ciario
&1) Tel@fono
4escripcinI Tel@fono del bene8ciario
&&) A8liado +a0aQ
4escripcinI 7e encuentra a8liado a la +a0a de +ompensacinQ
&') Fec3a In"reso +a0a
4escripcinI Fec3a de a8liacin a la +a0a de +ompensacin
&*) 2ecibe 7ubsidioQ
4escripcinI 2ecibe subsidio familiarQ
&4) A8liado !psQ
4escripcinI !st/ a8liado a la epsQ
&5) Fec3a A8liacin
4escripcinI Fec3a de a8liacin a la eps
&) +arnet !psQ
4escripcinI 7e le 3a entre"ado al bene8ciario el carnet de la epsQ
&#) A8liacion !ps
4escripcinI -%mero de a8liacin !ps
&,) Fec3a 5a"o Au9ilio !ducati.o
4escripcinI Fec3a del %ltimo pa"o de au9ilio educati.o
&$) Ultimo Frado 5a"ado de Au9ilio
4escripcinI Ultimo "rado pa"ado por au9ilio educati.oC el %ltimo "rado debe ser Frado Final
21.E<menes
- 66 -

+omponenteI !9/menes
Forma AsociadaI frm!9amenes
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !9/menes. ?os tipos de e9/menes
contemplados en el sistema sonI AdmisinC +ontrolC 2eubicacin y 2etiro.
5rerequisitosI !mpleadosC Tipose9amen.
+amposI
1) !mpleado
4escripcinI +di"o del empleado al que se le practic el e9amen
&) !9amen
4escripcinI -%mero del e9amen practicadoC puede ser un consecuti.o o un cdi"o especial
') Tipo de !9amen
4escripcinI Tipo de e9amen reali;ado al empleadoI &-AdmisinC '-+ontrolC *-2eubicacinC 4-
2etiro
*) Fec3a de !9amen
4escripcinI Fec3a de reali;acin del e9amen

22.Empleado y Elementos
- 67 -
+omponenteI !mpleado y !lementos
Forma AsociadaI frm!mpleado!lementos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !mpleado y !lementos.
5rerequisitosI !mpleadosC !lementos.
+amposI
1) !mpleado
4escripcinI +di"o de empleadoC tabla !mpleados
&) !lemento
4escripcinI +di"o del elementoC tabla !lementos de 5roteccin
') =alor
4escripcinI =alor asi"nado del elemento
*) =ida Util
4escripcinI =ida %til estimada del elemento
4) Fec3a !ntre"a
4escripcinI Fec3a de entre"a del elemento al empleado

23.Empleado y E%uipos
- 6 -
+omponenteI !mpleado y !quipos
Forma AsociadaI frm!mpleado!quipos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !mpleado y !quipos.
5rerequisitosI !mpleadosC !quipos.
+amposI
1) !mpleado
4escripcinI +di"o de empleadoC tabla !mpleados
&) !quipo
4escripcinI +di"o del equipoC tabla !quipos y )erramientas
') +antidad
4escripcinI +antidad asi"nada del equipo
*) Fec3a !ntre"a
4escripcinI Fec3a de entre"a del equipo
24.0onceptos Fijos
- 6! -
+omponenteI +onceptos Fi0os
Forma AsociadaI frm+onceptosFi0os
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +onceptos Fi0os. !l campo G=alor TotalH
se utili;a para controlar aquellos conceptos que tienen establecido un tope m/9imo
para el descuento. !l G7aldoH es el control de los descuentos pendientes. 7i el
concepto no se .e afectado por las ausencias que el empleado pueda presentarC
entonces el indicador G-o 2eKe0a AusenciasH debe estar acti.ado. ?a combinacin
entre los campos G5rimeraH y G7e"undaH nos permite descontar el .alor total reKe0ado
en el campo G=alorH o su equi.alente entre los d<as del periodo liquidado.
5rerequisitosI !mpleadosC +onceptos.
+amposI
1) !mpleado

&) +oncepto
4escripcinI +di"o del conceptoC tabla +onceptos
- 7" -
') =alor
4escripcinI =alor de 3oras o dinero a pa"ar por este concepto
*) !stado
4escripcinI Indica si se aplica o no el concepto en la liquidacinC A-Acti.oC I-Inacti.o
4) =alor Total
4escripcinI =alor Total del descuento a reali;ar
5) 7aldo
4escripcinI =alor del saldo del descuento a reali;ar
) -o 2eKe0a Ausencias
4escripcinI Indica si el concepto se .e afectado por las ausencias del empleado
#) 5rimera
4escripcinI 7e aplica este concepto en la primera quincena o catorcenaQ
,) 7e"unda
4escripcinI 7e aplica este concepto en la se"unda quincena o la se"unda y tercera catorcenaQ
26.0onceptos E<clu1dos
+omponenteI +onceptos !9clu<dos
Forma AsociadaI frm+onceptos!9cluidos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +onceptos !9clu<dos.
+amposI
1) !mpleado
- 71 -
&) +oncepto
27. Empleado y 0entros 0ontables
+omponenteI !mpleado y +entros +ontables
Forma AsociadaI frm!mpleado+entros
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !mpleado y +entros +ontables. !n
aquellos casos en que la empresa mane0a bloques y Kores la pantalla mostrar/ estos
camposC si la discriminacin se 3ace por centros de costosC el campo G+entro
+ontableH reempla;ar/ a los anteriores.
5rerequisitosI !mpleadosC +entros +ontables.
+amposI
1) !mpleado
&) (loque
4escripcinI (loque al cual se asi"na la distribucin del empleado
') Flor
4escripcinI Flor a la cual se asi"na la distribucin del empleado
*) 5orcenta0e
4escripcinI 5orcenta0e asi"nado al bloque y Kor
27. =alores "dicionales de 5etencin
- 72 -
+omponenteI =alores Adicionales de 2etencin
Forma AsociadaI frm!mpleado2etencion
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de =alores Adicionales de 2etencin. !s de
anotar que cada periodo esta forma debe ser .eri8cada para eliminar los re"istros
que no aplican.
5rerequisitosI !mpleados.
+amposI
1) !mpleado
&) =alor
4escripcinI =alor de base "ra.able de retencin adicional

28.Empleados -ustitu1dos
- 73 -
+omponenteI !mpleados 7ustituidos
Forma AsociadaI frm!mpleados7ustituidos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de !mpleados 7ustituidos. !n caso de que
el empleado 3aya in"resado a la empresa por sustitucin patronal el indicador
G-ue.o in"resoH debe estar acti.adoC si el empleado 3a salido de la empresa por esta
causal el indicador mencionado debe estar apa"ado. !stos campos se reKe0an en los
reportes Ane9os de +esant<as y =acaciones.
+amposI
1) !mpleado

&) +esant<as
4escripcinI =alor de cesant<as sustituidas
') Intereses
4escripcinI =alor de los intereses sustituidos
*) =acaciones
4escripcinI =alor de las .acaciones sustituidas
4) -ue.o In"reso
4escripcinI !ste indicador debe acti.arse si el empleado sustituido in"res a la empresa
2:.03e%ues
- 74 -
+omponente primarioI +3equeras
+omponenteI +3eques
Forma AsociadaI frm+3eques
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +3eques. ?os datos de esta forma se
actuali;an autom/ticamente al "enerarlos en cada procesoC los campos GFec3a
4e.olucinH y GFec3a 2eint +olH se reKe0an en los reportes +3eques 5endientes y
+3eques 2ecibidos.
5rerequisitosI !mpleadosC Terceros.
3;. 0uentas 0ontables
- 75 -
+omponente primarioI +onceptos
+omponenteI +uentas+ontables
Forma AsociadaI frm+uentas+ontables
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +uentas+ontables. !l campo
+omprobante pertenece permite la di"itacin del comprobante al cual est/ asociada
la cuenta ya sea 5 o &*. !n al"unas interfases no es requerido y puede lle.ar un cero.
?a naturale;a de la cuenta 3ace referencia a d@bito o cr@dito. ?os modos permitidos y
controlados por el sistema sonI FlobalC +entroC Tercero y Mi9to ETercero y +entro). !n
caso de ser una cuenta por tercero o mi9toC implica que el tercero relacionado en esta
campo ser/ reKe0ado en el comprobante. 7i el tercero es ceroC corresponder/ a la
c@dula del empleadoC en caso contrario ser/ la identi8cacin del tercero como est/
re"istrada en la tabla terceros. ?os tipos de tercero rele.antes se relacionan con los
tipos de la tabla terceros. ?os tipos de cuenta est/n relacionados con los tipos de la
tabla +uentas +ontables.
- 76 -
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o de la cuenta en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o de la cuenta
') +omprobante
4escripcinI +omprobante al cual se asocia la cuenta
*) -aturale;a
4escripcinI -aturale;a de la cuentaI 4-4@bitoC +-+r@dito
4) Modo
4escripcinI Modo de la cuentaI F-FlobalC +-+entroC T-TerceroC M-Mi9to ETercero y +entro)

5) Tercero
4escripcinI 7i se asi"na a un tercero "en@rico o espec<8co
) Tipo Tercero
4escripcinI Tipo de tercero asociado a los terceros
#) Tipo +uenta
4escripcinI Tipo de cuenta asociado a la tabla de +uentas+ontables
31.0entros 0ontables
+omponente primarioI +uentas +ontables
+omponenteI +entros +ontables
Forma AsociadaI frm+entros+ontables
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +entros +ontables. ?os campos G+entro
+ontableH y G7ub +entro +ont.H son irrele.antes.
- 77 -
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del centro en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del centro contable

') +entro +ontable
4escripcinI !qui.alencia contable del centro
*) 7ub +entro +ont.
4escripcinI 7ubdi.isin contable
32.9ro*isiones
+omponente primarioI +uentas +ontables
+omponenteI 5ro.isiones
Forma AsociadaI frm5ro.isiones
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 5ro.isiones. ?a discriminacin de los
- 7 -
diferentes porcenta0es est/ relacionada con los di.ersos tipos de empleados que
mane0a el sistema y se reKe0an en la interfase contable.
5rerequisitosI .
9rocesos
?os diferentes procesos que el sistema controla y "enera se basan en la informacin
que se 3a recopilado en cada uno de los estadios que 3emos .isto en p/"inas
anteriores. 5or eso se 3ace tan necesario que dic3a informacin sea cuidadosamente
re.isada y probadaC de manera que el ries"o de encontrar errores en el proceso sea
m<nimo.
)emos .isto en el aparte de procesos que el Ku0o pasa por la informacinC el proceso
y los informes. !sto es cierto para todos los procesosC aunque en al"unos de ellos la
informacin inicial est@ re"istrada en tablas que fueron actuali;adas por otros
procesos y en otros la informacin de base es m<nima.
!s importante discriminar en este punto las dos clases principales de procesos que se
3an de8nido en el sistema. ?a primera clase comprende las liquidaciones de nminaC
.acacionesC de contratoC prima y cesant<as e interesesC los cuales recorren los
diferentes conceptos y de acuerdo con sus de8niciones los calculan. ?a se"unda clase
reco"e los .alores liquidados por estos conceptos y los a"rupa de di.ersas manerasC
para presentarlos en informes espec<8cos. !stos procesos sonI AumentosC +erti8cado
de In"resos y 2etencionesC +onsolidado AnualC +onsolidado de =acacionesC +/lculo de
2etencin 5rocedimiento IIC +onceptos 4e.en"ados y Acumulados por !mpleado.
+ada uno de ellos posee par/metros particulares de acuerdo con pautas le"alesC
requerimientos de diferentes empresasC etc. ?a informacin primaria para la mayor<a
de ellos est/ contenida en las tablas de 3istricos de pa"osC por ende las formas para
"enerarlos buscan a8nar los criterios de consulta de estos datos.
?os procesos de la primera clase son i"uales por de8nicin. !s decirC se comportan de
la misma maneraC teniendo en cuenta los indicadores de conceptos que los ubican en
las liquidaciones de prestaciones o primera y se"unda. 5ara reco"er los c/lculos de
los conceptos se basan tambi@n en el orden de liquidacinC el tipo de conceptoC la
parametri;acin de la operacinC las diferentes bases establecidas para el conceptoC
- 7! -
etc. 4e la misma manera se pa"an o deducen conceptos relacionados con un tipo
espec<8co de liquidacin desde la tabla de .ariables. ?os conceptos de pr@stamos
relacionados con abonos a capital de8nidos para primas y cesant<as tambi@n son
tenidos en cuenta. ?a "eneracin de informes de estos procesos es i"ual a la
e9plicada en el aparte de procesos.
?os principales procesosC formas de informacin de ori"en y subprocesos del sistema
sonI
a4 >i%uidacin de nmina
o =ariables
+omponenteI =ariables
Forma AsociadaI frm=ariables
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de =ariables. +on el in"reso de la
informacin de esta tabla se inicia el proceso de liquidacin de nmina.
Aquellos .alores de pa"o o deducin que cambian de periodo a periodo se
re"istran en esta tabla. ?a relacin de un re"istro con un periodo particular se
da a tra.@s del campo GFec3aHC la cual debe corresponder al ran"o de fec3as
del periodo. !l .alor a pa"ar o a descontar se asocia con un tipo de liquidacin
particular. ?os tipos de liquidacin en los cuales pueden incluirse estos .alores
sonI -minaC =acacionesC ?iquidacin de +ontrato y 5rimas
- " -
+amposI
1) !mpleado
&) +oncepto
') Fec3a
4escripcinI Fec3a de pa"o del concepto
*) =alor
4escripcinI =alor de 3oras o dinero a pa"ar por este concepto

4) Tipo ?iquidacin
4escripcinI Tipo de liquidacinI W-W--minaC W=W-=acacionesC W?W-?iquidacin de +ontrato
o )oras E<tras
+omponenteI )oras !9tras
Forma AsociadaI frm)oras!9tras
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de )oras !9tras. +uando se trata de
re"istrar las 3oras e9tras traba0adas por un empleadoC el sistema proporciona una
forma similar a las de tablas b/sicasC para una fec3a determinada el sistema calculaC
- 1 -
de manera informati.a y como base para la liquidacinC las 3oras e9tras
comprendidas entre un 3orario espec<8co. Adicionalmente permite re"istrar las 3oras
del pa"o ordinario del dominical de un empleadoC cuando se pa"a tambi@n el d<a
compensatorio. !ste %ltimo concepto tambi@n puede ser di"itado en esta forma. 4ado
que los c/lculos internos de 3oras e9tras son informati.osC todos los campos referidos
a estos conceptos pueden ser modi8cados.
+amposI
1) !mpleado
&) Fec3a
4escripcinI Fec3a de las 3oras e9trasC d<a en que se "eneraron
') )ora Inicial
4escripcinI )ora inicial de la 0ornada del empleado esa fec3a

*) )ora Final
4escripcinI )ora 8nal de la 0ornada del empleado esa fec3a
4) !9tra 4iurna
4escripcinI -%mero de 3oras e9tras diurnas de la fec3a
5) !9tra -octurna
4escripcinI -%mero de 3oras e9tras nocturnas de la fec3a

) 4ominicalLFesti.a
4escripcinI -%mero de 3oras dominicales o festi.as de la fec3a
#) !9tra Festi.a 4iurna
4escripcinI -%mero de 3oras e9tras festi.as diurnas de la fec3a
,) !9tra Festi.a -octurna
4escripcinI -%mero de 3oras e9tras festi.as nocturnas de la fec3a
$) 2ecar"o -octurno
4escripcinI -%mero de 3oras con recar"o nocturno de la fec3a
&1) 2ecar"o -oct. Festi.o
4escripcinI -%mero de 3oras con recar"o nocturno festi.o de la fec3a
&&) 4ominical 7encillo
4escripcinI -%mero de 3oras dominicales sencillas de la fec3a
&') +ompensatorio
4escripcinI -%mero de 3oras compensadas de la fec3a

- 2 -
o 9r?stamos
+omponenteI 5r@stamos
Forma AsociadaI frm5restamos
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 5r@stamos. Teniendo en cuenta que el
mane0o de los pr@stamos que la empresa puede 3acer a un empleado lle"an a
basarse en di.ersos factoresC la forma diseDada para in"resarlos solicita los
par/metros requeridosC proporcionando alternati.as para proyectar los pa"osC antes
de re"istrar la informacin. !s decir que es posible .isuali;ar en pantalla diferentes
opciones de pa"o para un mismo pr@stamoC con criterios como n%mero de periodos
de pa"o o intereses m/9imos y m<nimos. Al seleccionar al"una de estas opciones se
desplie"a el plan de pa"os y es posible entonces adicionarlo al re"istro "eneral de
pr@stamos. Aunque la plata de un pr@stamo se desembolse en una fec3a espec<8caC
- 3 -
el primer descuento puede ser reali;ado en otro periodo o incluso meses despu@sC
para ello se establecen los datos de los campos GMesH y GMes +ausacinH. !l primero
3ace referencia al mes de descuento y el se"undo al mes en el cual debe re"istrarse
contablemente el descuento. 5ara 3acer abonos e9cepcionales al pr@stamo se tienen
las opciones que se e9plican en la forma de GAbonos a +apitalH. 5ara consultar un
pr@stamo espec<8coC se di"itan los campos de !mpleadoC +oncepto y 5r@stamoC al
salir de este %ltimo campo el sistema .eri8ca la e9istencia de re"istros y si los 3ay los
muestra en la "rilla de la pantalla.
o "bonos a 0apital
+omponenteI Abonos a +apital
- 4 -
Forma AsociadaI frmAbonosA+apital
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Abonos a +apital. Un abono puede ser
de tres tiposI !9traordinarios o por ca0aC 5rima y +esant<as. 7olo los abonos
e9traordinarios se descuentan en esta pantallaC los que est/n relacionados con
primas o cesant<as se actuali;an autom/ticamente dentro del c/lculo de estos
conceptos. 5ara ello se di"ita el .alor del abono en el campo G5a"oH y el sistema .a
descontando de las cuotas pendientes el .alor del abono. 7i se quiere consultar
tambi@n los abonos reali;adosC se acti.a el indicador GAbonosHC para .isuali;ar
nue.amente las cuotas se desacti.a este indicador.
5rerequisitosI !mpleadosC +onceptosC 5r@stamos.
o "usencias e Incapacidades
- 5 -
+omponenteI Ausencias e Incapacidades
Forma AsociadaI frmAusencias
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Ausencias e Incapacidades. Uno de los
mdulos m/s completos del sistema controla las ausencias que puede tener el
empleado. 4entro de la de8nicin de ausencias est/n contemplados los conceptosC de
pa"o o deduccinC que impliquen que el empleado no se encuentre en su puesto de
traba0o E=acacionesC IncapacidadesC 7ancionesC etc). 4e acuerdo con el ori"en y tipo
de ausencia se establece el conceptoC para al"unos de ellos lo 3ace el sistemaC para
otros lo di"ita el usuario. ?as fec3as de inicio y 8nali;acin establecen el ran"o de la
ausencia. ?as incapacidades deben ser autori;adas para ser pa"adasC en estos casos
se requieren el .alor autori;ado y el n%mero de d<as autori;ados. 7i la incapacidad no
fue pa"ada en el momento de su ocurrencia y se .a a pa"ar dentro del periodoC se
acti.a el indicador GA0ustarH. +on 8nes estad<sticos e informati.os se di"itar/n los
datos de las diferentes fec3asC las cuales se reKe0ar/n en los reportes Incapacidades
!n.iadas a la !psC Incapacidades Autori;adasC Incapacidades 4e.ueltasC etc.
4entro del mdulo de Festin )umana se contempla la "eneracin de estad<sticas de
los conceptos de ausenciasC esta opcin se puede accesar a tra.@s del botn . !n
la forma que se desplie"a despu@s es posible "ra8car las diferentes opciones de
consulta de las ausencias y "enerar reportes de las mismasC as< como .er los
resultados de las mismas en pantalla.
+uando se mane0a un ori"en de ausencias distinto a la tabla que estamos
manipulandoC la importacin de estos datos se reali;a a tra.@s de la opcin
proporcionada por el botn .
Tambi@n es posible "enerar el reporte de un accidente de traba0o 3aciendo clic6 en el
botn . !ste se 3ace .isible cuando el re"istro que se est/ .isuali;ando pertenece
al concepto de accidente de traba0oC tal y como se 3a de8nido en la informacin de la
empresa.
+uando se trata de .acaciones compensadas el botn nos permite "enerar la
solicitud de autori;acin de las mismas al ministerioC pero solo despu@s de la
- 6 -
liquidacin de las .acaciones disfrutadas que deben acompaDar a las compensadas.
5rerequisitosI !mpleadosC Ari"enausenciasC TiposausenciaC !nfermedadesC +onceptos.
+amposI
1) !mpleado
&) Ausencia
4escripcinI +onsecuti.o de la ausencia
') Ari"en
4escripcinI Ari"en de la ausenciaI &-+om%nC '-5rofesionalC *-Atras

*) Tipo
4escripcinI Tipo de la ausenciaC relacionado con el ori"en
4) !nfermedad
4escripcinI +di"o de la enfermedad de acuerdo con su ori"en
5) +oncepto
) Fec3a Inicial
4escripcinI Fec3a inicial de la ausencia
#) 4<as
4escripcinI -%mero de d<as de la ausenciaC d<as 3/biles en caso de .acaciones
,) Fec3a Final
4escripcinI Fec3a 8nal de la ausencia
$) )ora Inicial
4escripcinI 7i la ausencia transcurre durante la fec3aC 3ora inicial de la ausenciaC formato
33Imm
&1) )ora Final
4escripcinI 7i la ausencia transcurre durante la fec3aC 3ora 8nal de la ausenciaC
formato 33Imm
&&) !stado
4escripcinI !stado de la ausenciaI 5-5endienteC ?-?iquidada
&') Autori;acin
4escripcinI -%mero de la autori;acin para la incapacidad
&*) 5rrro"a
4escripcinI !s la prrro"a de una incapacidad anteriorQ
&4) Ausencia Ari"inal
4escripcinI 7i es una prrro"aC consecuti.o de la ausencia ori"inal
- 7 -
&5) =alor Autori;ado
4escripcinI =alor de la incapacidad autori;ado por la !ps
&) 4<as Autori;ados
4escripcinI 4<as autori;ados de la incapacidad por la !ps
&#) A0ustar
4escripcinI !s una incapacidad anterior al periodo de pa"oQ
&,) 4ia"nsticoQ
4escripcinI !9iste un dia"nsticoQ
&$) Fec3a !n.<o !ps
4escripcinI Fec3a en la cual se en.<a la incapacidad a la eps
'1) Fec3a 4e.. !ps
4escripcinI Fec3a en la cual la eps de.uel.e la incapacidadC autori;ada o no
'&) Fec3a 4e.. Finca
4escripcinI Fec3a en la cual se de.uel.e la incapacidad a la 8nca para correccin
'') Fec3a 2een.<o
4escripcinI Fec3a en la cual se reen.<a la incapacidad a la 8nca
'*) Fec3a 4escuento
4escripcinI Fec3a de descuento en la autoliquidacin
'4) Abser.aciones
4escripcinI Abser.aciones de la incapacidad
'5) Fec3a 2een.<o !ps
4escripcinI Fec3a en la cual se reen.<a la incapacidad a la eps
7e 3ab<a e9plicado en un p/rrafo anterior que al 3acer clic6 en el botn se
acced<a al informe de accidente de traba0o. !n este mduloC se pueden re"istrar los
datos de dic3o accidenteC con el 8n de lle.ar el arc3i.o de todos los accidentes que
3an sucedido en la empresa y "enerar el reporte de los mismos con el 8n de informar
a la Administradora de 2ies"os 5rofesionales de la empresa las circunstancias en que
se "ener el accidente. 5ara elloC y si"uiendo el formato establecido para las
diferentes administradorasC se pre"untan en diferentes .entanas los datos que deben
ser inclu<dos en el informesC tales comoI
4atos de fec3aC 3oraC ubicacin y lu"ar del accidente
?esiones sufridas
5artes lesionadas
Ab0etos lesionantes
4escripcin del accidente y testi"os
- -
8atos del accidente
?a informacin del encabe;ado del accidente nos proporciona la ubicacin del
empleado cuando se accidentC tanto temporal como espacialmenteC de manera que
podemos establecer en esta forma cu/ndo y dnde ocurri el accidente.
!l comportamiento de estas formas es similar a las formas de tablas b/sicasC con un
elemento adicional que son las Kec3as de despla;amiento entre .entanasC las cuales
nos permiten a.an;ar o retroceder durante el re"istro de la informacin. 7i la
informacin no 3a sido "uardada toda.<a y se a.an;a en el dili"enciamiento del
- ! -
reporteC el sistema se encar"ar/ de "uardar autom/ticamente esta informacinC pero
si se retrocedeC la .entana se descar"a sin "uardar nada de lo di"itado o
seleccionado.
>esiones su#ridas
!n esta forma se re"istran las lesiones sufridas por el traba0ador en el accidenteC para
ello se seleccionan las que sean pertinentes.
9artes lesionadas
4urante el re"istro de las diferentes partes que fueron afectadas por el accidente
sufrido por el traba0adorC se desplie"a una .entana adicional en la cual se puede
seleccionar el lado que sufri el daDoC discriminado de acuerdo con la si"uiente
clasi8cacinI
I;quierdo
- !" -
4erec3o
Ambos
-o especi8cado
4e acuerdo con lo anterior se pueden marcar tantas partes como 3ayan sido
afectadas y la informacin se complementa con los datos del lado o lados afectados.
@bjetos lesionantes
4e i"ual manera ocurre con los ob0etos posibles que pudieran ocasionar una lesinC es
de aclarar que la lista de ob0etos y partes .iene preestablecida por la re"lamentacin
e9istente para el territorio colombiano.
!n las "r/8cas si"uientes se muestran las formas relacionadas con ob0etos
lesionantes y descripcin del accidenteC en esta %ltima forma se re"istra la
informacin complementaria del accidenteC incluyendo a los testi"os del mismoC el
responsable del reporte y la Institucin 5restadora de 7alud que atendi al empleado
accidentado.
- !1 -
8escripcin del accidente y testi&os
- !2 -
- !3 -
- !4 -
o "utoli%uidacin
- !5 -
1. >i%uidacin de =acaciones
- !6 -
Aunque el proceso de liquidacin de .acaciones si"ue los lineamientos b/sicos de
todos los procesosC se diferencia en que solicita las fec3as entre las cuales se
procesar/n las .acaciones.
(asta con di"itar el ran"o de fec3as iniciales de .acaciones en los campos GFec3a
InicialH y GFec3a FinalH. 7olo se toman en cuenta las fec3as de inicio re"istradas en la
tabla de Ausencias e Incapacidades dentro de este ran"oC autom/ticamente el
sistema indica los empleados que salen a .acaciones teniendo en cuenta los
par/metros de centros o 8ncas. ?a posibilidad de re"istrar y pa"ar las .acaciones con
la nmina est/ contemplada cuando se acti.a el indicador GIncluir en -minaQHC en
este caso es requerido que se di"ite la semana o periodo de pa"o de las mismas. !sto
permite pa"ar las .acaciones antes de que el empleado sal"a a disfrutar su periodo
de .acaciones. !n caso contrario el sistema re"istra los conceptos calculados en el
periodo en el cual el empleado est/ destinado a de0ar de traba0ar. 5ara las .acaciones
compensadas el procedimiento es i"ualC con la diferencia del concepto utili;ado para
el re"istro de las .acaciones.
- !7 -
?os re"istros de las .acaciones liquidadas por el sistema quedan consi"nados
simult/neamente en el libro de .acacionesC ya sean disfrutadas o compensadas. !ste
3istrico controla datos de periodos de causacinC de .acacionesC tipo y el estado de
las mismas.
o )istrico de =acaciones
+omponenteI )istrico de =acaciones
Forma AsociadaI frm=acaciones
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de )istrico de =acaciones.
+amposI
1) !mpleado
4escripcinI
&) Fec3a Inicial de =acaciones
4escripcinI

- ! -
') Fec3a Final de =acaciones
4escripcinI
*) 4<as
4escripcinI
4) =alor
4escripcinI

5) Tipo
4escripcinI

) Fec3a Inicial del 5eriodo de =acaciones
4escripcinI
#) Fec3a Final del 5eriodo de =acaciones
4escripcinI
,) !stado
4escripcinI
2. >i%uidacin de 0ontrato
- !! -
?a liquidacin de8niti.a de contratos presenta una forma similar a la de .acacionesC
teniendo un comportamiento similar. !n este caso las fec3as que toma en
consideracin son las fec3as de retiro que se 3an di"itado en la 3o0a de .ida del
empleado o empleados que se .an a retirar. !s importante tambi@n di"itar las
causales de retiro para cada uno de ellos. 7on estos los %nicos prerequisitos que se
3an de llenar para "enerar el proceso. !l indicador GInacti.ar !mpleadosQH 3ace
referencia al campo GInacti.oH de la 3o0a de .idaC y si est/ acti.ado en esta forma
indica que los empleados ser/n de8niti.amente retirados del sistema. ?a GUltima
7emanaH Eo periodo)C establece el periodo que ya 3a sido pa"ado a este empleado o
empleadosC con el 8n de liquidar solo las prestaciones que est/n pendientes a la
fec3a.
+uando se trata de liquidaciones de principio de aDoC en las cuales se contemplan las
cesant<as e intereses del aDo anteriorC que no 3ayan sido consi"nadas toda.<aC los
indicadores G+esant<as AnterioresQH e GIntereses AnterioresQH le a.isan al pro"rama
que incluya estos conceptos dentro del c/lculo "eneral para saldar as< las
prestaciones del empleado.
?as liquidaciones reali;adas dentro del sistema quedan re"istradas en la tabla de
3istricos de ?iquidacionesC la cual conser.a datos adicionales relacionados con el
pa"o 0udicial que de ese re"istro se pueda 3acer.
- 1"" -
o )istrico de >i%uidaciones
+omponenteI ?iquidaciones
Forma AsociadaI frm?iquidaciones
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de ?iquidaciones. ?a informacin re"istrada
en esta forma se relaciona con el control del Ku0o de liquidaciones de contrato no
entre"adas yLo de.ueltasC las cuales pueden ser consi"nadas por medio del mdulo
de 5a"os Budiciales. Adicionalmente se reKe0an estos datos en los reportes de
?iquidaciones 5endientes.
- 1"1 -
3. 9rocesos de >i%uidacin
o >i%uidacin de 9rimas
?os elementos rele.antes de la forma de "eneracin de este proceso sonI
- Fec3a FinalI este campo establece la fec3a 3asta la cual se calculan los d<as
del semestre que se est/ procesando.
- 7emana Inicial y 7emana FinalI o 5eriodo Inicial y 5eriodo FinalC mane0an el
ran"o de periodos que se incluyen en el c/lculo de los promedios para este
proceso.
- Incluir en -minaQ y 7emana de 5a"oI tal y como se e9plic en la liquidacin
de .acacionesC los resultados de este proceso pueden ser inclu<dos dentro del
pa"o de nmina en el periodo especi8cado.
- Actuali;ar estado de abonosQI en caso en que se 3ayan de8nido abonos a
capital a car"o del .alor de prima que se calcule en este procesoC este
- 1"2 -
indicador le dice al sistema que cambie el estado de las cuotas relacionadas
con este concepto.
- Incluir datos aDo anteriorQI cuando el ran"o de periodos para el primer
semestre incluye periodos del aDo anterior este indicador debe ser acti.ado.
o >i%uidacin de 0esant1as e Intereses
!n la liquidacin de +esant<as e Intereses deben tenerse en cuenta los si"uientes
aspectosI
- Fec3a FinalI este campo establece la fec3a 3asta la cual se calculan los d<as
del aDo que se est/ procesando.
- 7emana Inicial y 7emana FinalI o 5eriodo Inicial y 5eriodo FinalC mane0an el
ran"o de periodos que se incluyen en el c/lculo de los promedios para este
proceso.
- Incluir en -minaQ y 7emana de 5a"oI tal y como se e9plic en liquidaciones
- 1"3 -
anterioresC los resultados de este proceso pueden ser inclu<dos dentro del
pa"o de nmina en el periodo especi8cadoC solo que 3ace referencia al
concepto de interesesC el cual queda re"istrado en el aDo inmediatamente
si"uiente al de la fec3a 8nal del procesoC para ser pa"ado con la nmina de los
primeros periodos del aDo.
o 9a&os especiales y au<ilios
+omponenteI 5a"os !speciales
Forma AsociadaI frmAu9ilios
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 5a"os !speciales. 5ara estos pa"os de
tienen en cuenta los par/metros de la con.encin colecti.a como sonI tener un
sueldo menor a dos salarios m<nimosC derec3o se"%n bene8ciarios y tipo de au9ilioC
etc. !n el caso de boni8caciones y otros conceptos que no son au9iliosC que tambi@n
pueden pa"arse por este mduloC el sistema calcular/ autom/ticamente el .alor de la
retencin a que 3aya lu"ar. 5or medio del botn es posible "enerar c3eques o
transferencias de los conceptos di"itados. !l comprobante de pa"o de estos
- 1"4 -
conceptos se "enera a tra.@s del botn . ?a relacin de pa"os de los .alores
transferidos se puede "enerar 3aciendo clic6 en el botn . !stos conceptos
tambi@n se pueden incluir dentro del periodo al que pertenece la fec3a de pa"o.
5rerequisitosI !mpleadosC +onceptosC (ene8ciarios.
+amposI
1) !mpleado
&) Fec3a de 5a"o
4escripcinI Fec3a en la cual se pa"a el incenti.o
') +oncepto
*) =alor
4escripcinI =alor a pa"ar por este concepto
4) (ene8ciario
4escripcinI (ene8ciario por el cual se pa"a este concepto

5) 2etencin
4escripcinI =alor a pa"ar por la retencin de este concepto
) -eto
4escripcinI =alor -eto a pa"ar por este concepto
o "&uinaldos o 9rimas E<trale&ales
- 1"5 -
!n ciertos casos particulares las empresas pueden tener procesos adicionales de
liquidacin de conceptos e9trale"ales o con.encionalesC como a"uinaldos o primas
e9trale"ales. 5ara los a"uinaldos espec<8camente se tomar/ el .alor re"istrado en la
tabla de +entros o Fincas y se pa"ar/ proporcionalmente de acuerdo con los d<as
traba0ados. 5uede pa"arse dentro de la nmina o por fuera de ella.
o >i%uidacin de "nticipos a 0esant1as
- 1"6 -
!n la liquidacin de Anticipos a +esant<asC a los par/metros e9plicados en la
liquidacin de +esant<as e interesesC se suman los si"uientes aspectosI
- 2esolucinI n%mero de resolucin con la cual se autori;a el pa"o del anticipo
de cesant<as.
- Moti.oI ra;n por la cual el empleado solicit el anticipo.
1. @tros procesos
o "umentos
- 1"7 -
Tal y como se e9plic anteriormenteC 3ay un tercer proceso de aumentos dentro del
sistemaC este 3ace una operacin entre el .alor actual del salario re"istrado en la 3o0a
de .ida y el porcenta0e di"itadoC si el indicador GActuali;ar !mpleadosQH est/ acti.ado
el proceso actuali;a autom/ticamente los salarios de los empleados con los .alores
calculados. +on la fec3a de aumento se re"istran en la tabla de Aumentos.
o 0erti,cado de In&resos y 5etenciones
- 1" -
4e acuerdo con la le"islacin colombiana la empresa debe "enerar una impresinC en
papel especialC de los conceptos de.en"ados por el empleado y lo retenido por estos
pa"os. +ampos particulares sonI GFec3a FeneracinHC G?u"arHC GIdenti8cacinH y
G-ombreHC los cuales identi8can a quien 8rma el certi8cado y el lu"ar y fec3a de
e9pedicin del mismo.
- 1"! -
o 0onsolidado "nual
!ste proceso reali;a una consulta de los 3istricos con los par/metros de "eneracin
que se presentan en la forma y los presenta en un informe de formato espec<8coC que
incluye columnas comoI 7alarioC )oras !9trasC 5rimasC (oni8cacionesC etc.
- 11" -
o 0onsolidado de =acaciones
Al 8nali;ar el aDo es posible determinar el total de las .acaciones pendientes de cada
uno de los empleados. 5ara ello este proceso calcula este concepto 3asta la GFec3a
FeneracinHC basado en los par/metros que se 3an di"itado en la forma. !l campo
G4<as 5royeccinH ser/ utili;ado en el futuro para a8nar la proyeccin del dinero
pendiente por pa"ar.
- 111 -
o 5etencin 9rocedimiento II
5ara aplicar el porcenta0e de retencin de aquellos empleados que se 3an aco"ido al
procedimiento IIC se 3a implementado este proceso que permite calcular cada seis
meses dic3o porcenta0eC de acuerdo con los promedios que el empleado 3a tenido en
el %ltimo aDo.
4e acuerdo con la 0urisprudencia actualC se toma el .alor de.en"ado por salarios
E3oras e9trasC recar"osC etc.) m/s primaC menos los .alores de pensin y solidaridadC
por el setenta y cinco por cientoC menos el ali.io mensual a que tiene derec3o el
empleado. !sta base "ra.able se busca en la tabla de retencin del aDo y el
porcenta0e que se encuentra en el ran"o de la base "ra.able se actuali;a en las 3o0as
de .ida si el indicador GActuali;ar !mpleadosQH est/ acti.ado.
- 112 -
o 0onceptos 8e*en&ados
Al i"ual que el proceso de +onsolidado Anual este proceso reco"e la informacin de
3istricos y los presenta en un informeC la diferencia con el anterior radica en los
indicadores adicionales que se presentan en esta forma. +on la acti.acin de al"uno
de ellos se re8nan los criterios de consulta de los conceptos. !stos indicadores est/n
relacionados con aquellos que se encuentran en la tabla de +onceptos. ?a
presentacin del informe se 3ace por empleadoC relacionando los conceptos por mesC
de !nero a 4iciembreC con totales por concepto y mes. !s un reporte que facilita la
re.isin de bases para la liquidacin de contratos.
- 113 -
o 9a&os judiciales
+omponenteI 5a"os Budiciales
Forma AsociadaI frm5a"osBudiciales
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de 5a"os Budiciales. 5ermite al usuario
di"itar las columnas de los arc3i.os planos que se entre"an en los 0u;"ados. 5ara
de8nir los 0u;"ados que se pueden mane0ar en la aplicacin se accede a la forma
respecti.a por medio del botn .
- 114 -
5rerequisitosI !mpleadosC +onceptosconsi"nacionC Bu;"ados.
Juzados
+omponenteI Bu;"ados
Forma AsociadaI frmBu;"ados
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de Bu;"ados.
5rerequisitosI .
+amposI
1) +di"o
4escripcinI +di"o del 0u;"ado en el sistema
&) 4escripcin
4escripcinI Te9to descripti.o del 0u;"ado
') +uenta
4escripcinI +uenta del 0u;"ado

- 115 -
o "cumulados por empleado
!ste proceso se comporta de una manera similar al de conceptos de.en"adosC solo
que presenta los datos por periodosC en .e; de or"ani;arlos por mes y con totales
"enerales por empleado.
- 116 -
2. 0ierre de nmina
+omponenteI +ierre de -mina
Forma AsociadaI frm+ierre-omina
4escripcinI !sta forma facilita el mane0o de +ierre de -mina. !ste cierre puede ser
reali;ado de dos maneras. ?a primera limpia los datos de .ariablesC 3oras e9trasC
actuali;a la tabla de ausencias y de0a el sistema en condiciones para arrancar la
liquidacin de un nue.o periodo. ?a otra manera se da cuando el indicador GActuali;ar
3istricosQH est/ acti.ado. +on ello los 3istricos de pa"os son trasladados a las
tablas de 3istricos del aDo y los datos del mes quedan "uardados solo para
consultas y procesos internos. !l primer tipo de cierre debe 3acerse cada periodoC
mientras que el se"undo se 3ar/ cuando los procesos mensuales 3ayan sido
terminados EInterfase +ontable y Autoliquidacin).
5rerequisitosI .
- 117 -
3. antenimiento de 3istricos
?as opciones de esta pantalla son de acceso restrin"idoC las formas a las cuales se
accede son est/ndares y mane0an la informacin de 3istricosC tablas de soporte y
al"unas tablas que mane0an informacin interna de procesos espec<8cosC tales como
4escuentos 5endientes. 5ara re.isar esta informacin se debe consultar con el
administrador del sistema. 7e relacionan aqu< con el 8n de proporcionar un mapa de
la aplicacin m/s detallado.
- 11 -
@tras @pciones
4. 0onsultas
Atra 3erramienta de consulta que posee el sistema est/ representada en esta formaC por
medio de ella puede un usuario a.an;ado reali;ar consultas con sentencias 7U?
E7tructured Uuery ?an"ua"e)C ampliando as< las posibilidades que tiene el sistema de
presentar la informacin de la base de datos. 5or un lado presenta las tablas y muestra la
de8nicin de las mismas. !n otra seccin se muestran los resultados de la consulta y en
la parte inferior se pueden di"itar las sentencias para 3acer consultas comple0as. !stas
consultas pueden ser "uardadas en disco para utili;arlas todas las .eces que sean
necesarias. )aciendo clic6 con el botn derec3o del mouse sobre cada una de estas
- 11! -
secciones es posible accesar a men%s alternati.os que permiten "uardar los resultados
en el portapapeles o en un arc3i.oC consultar todos los re"istros de una tabla o .er la
estructura de la mismaC etc.
6. In#ormes
Atros informes disponibles dentro del sistemaC no relacionados con un proceso
particularC se encuentran en esta opcin de men%. ?as opciones de "eneracin de
estos reportes son est/ndares a toda la aplicacin y al"unos de ellos solo tienen una
aplicacin pr/ctica en al"unas empresas.
- 12" -
7. "rc3i*o de Iniciali2acin
!sta forma facilita la edicin del arc3i.o GiniH de la aplicacinC en la parte i;quierda
muestra las diferentes secciones que se pueden modi8car y en la derec3a las cla.es
que contienen los datos rele.antes para la e0ecucin del pro"rama. 5ara cambiarlos
se 3ace doble clic6 en la cla.e y nos muestra un cuadro donde debe di"itarse el
nue.o .alorC en caso de no di"itar nada se asume que el .alor es .ac<o.
- 121 -

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