VICERRECTORADO DE COORDINACIN

Servicio de Calidad,
Planificacin
Estratgica y
Responsabilidad Social
















DATA WAREHOUSE


DATA

INTRODUCCIN
El presente documento pretende dar a conocer el alcance y potencialidades informativas del DATA
WAREHOUSE el tipo de informacin y la estructura de los ficheros de datos que incorpora el Sistema. El
documento est basado en la experiencia del Servicio de Calidad, Planificacin estratgica y Responsabilidad
Social como responsable del proceso.

QUE ES EL DATA WAREHOUSE?
Constituye un almacn de datos que rene la informacin histrica generada por los distintos centros de la
Universidad de Mlaga unificada y depurada de errores. Es, por tanto, un sistema general de informacin
orientado especficamente hacia el anlisis y la toma de decisiones. En definitiva se trata de una herramienta
que conceptualiza la realidad universitaria agregando infinidad de datos procedentes de los diversos sistemas
de gestin existentes en la Universidad, independientemente de su naturaleza, en un nico almacn
institucional de datos consolidados, con un interfaz que permite el acceso directo a los destinatarios de la
informacin.
El alcance funcional del Data Warehouse lo decide la propia Universidad en funcin de sus necesidades y de
su conveniencia. Se trata, en cualquier caso, de una base de datos en constante evolucin, del que se pueden
extraer una serie de informes preestablecidos orientados a los colectivos clave en la toma de decisiones:
Equipo Rectoral, Decanos, Directores de Estudios, Responsables de rea.
El Sistema de Informacin para la Direccin que se obtiene del Data Warehouse se estructura en distintas
Mdulos o reas de anlisis (Datamart) que constituyen almacenes de datos de cada una de dichas reas,
con la informacin histrica estructurada de tal manera que permita consultas complejas con un alto
rendimiento:
Datamart de Gestin Acadmica
Datamart de Gestin de RR HH
Datamart de Gestin Econmica

1. MDULO DE GESTIN ACADMICA
El Datamart de Gestin Acadmica permite realizar un anlisis de la gestin del alumnado referente a la
informacin de matriculaciones, expedientes acadmicos y la distribucin docente de la propia Universidad en
cada una de las asignaturas que compone los planes de estudio.
Tambin permite la obtencin de los indicadores acadmicos solicitados por los diferentes Organismos
Externos (CRUE, CCU, etc.)
La temporalidad analtica de los datos de gestin de alumnado es procedente de los sistemas de gestin
acadmica de la UMA, Minerva y Minerva Nova.
En el Datamart se puede distinguir tanto informacin referente a la oferta como a la demanda
universitaria y se compondr de distintos espacios de anlisis:
Acceso/Preinscripcin/Admisin
Matriculacin
Resultados acadmicos
Egresados
Estructura de planes de estudio

2. MDULO DE RECURSOS HUMANOS
El Datamart de Recursos Humanos permite analizar la evolucin a travs del tiempo de la situacin del
personal de la Universidad y la obtencin de los indicadores solicitados por los diferentes Organismos Externos
(CCU, CRUE, INE, etc.). Este Datamart contiene nicamente informacin cuya procedencia ser el sistema
fuente de Recursos Humanos de la Universidad UNIVERSITAS XXI_RRHH.
En el Datamart de Recursos Humanos tambin podemos estudiar la informacin asociada a la plaza que
ocupa cada persona que tiene contrato vigente a una fecha dada con la Universidad.
El Personal Docente e Investigador (PDI) aparece claramente diferenciado del de Administracin y
Servicios (PAS), con indicadores diferentes para cada tipo de colectivo. Adems, cada colectivo tiene una serie
de criterios de anlisis propios; por ejemplo, la informacin del PDI se analiza por el Departamento al cual
pertenece, sin embargo, la informacin del PAS se analiza por su estructura productiva o funcional.



DATA

3. MDULO DE GESTIN ECONMICA
El Datamart de Gestin Econmica permite realizar un anlisis del estado de la liquidacin de los
presupuestos de gastos e ingresos de las universidades.
Tambin permite la obtencin de los indicadores financieros solicitados por los diferentes Organismos
Externos (CRUE, CCU, etc.)
El Datamart se compone de tres espacios de anlisis:
1. Espacio para el anlisis de los Ingresos Presupuestarios: sus indicadores bsicos son los
utilizados para el estudio de la liquidacin de ingresos (Previsiones Iniciales, Previsiones
Definitivas, Derechos Reconocidos, Recaudacin Neta).
2. Espacio para el anlisis de los Gastos Presupuestarios: sus indicadores bsicos sern los
utilizados para el estudio de la liquidacin de gastos, que son (Crditos Iniciales, Crditos
Definitivos, Obligaciones Reconocidas, Pagos Netos).
3. Otros Indicadores: este espacio contendr los indicadores procedentes de otros Datamarts que
son necesarios para la elaboracin de los informes para los Organismos Externos.

Las principales potencialidades y beneficios del DATA son:
Mejora el anlisis y la toma de decisiones de los rganos de direccin de la Universidad.
Facilita el conocimiento de la propia realidad y la comparacin con otras instituciones universitarias.
Ayuda a disear y controlar la informacin a proporcionar para el Modelo de Financiacin.
Ayuda a disear y controlar la informacin a proporcionar para el SIIU.
Permite la obtencin de la informacin necesaria para elaborar las estadsticas solicitadas por los
diversas usuarios.
Ofrece soporte para el clculo y difusin de las mtricas e indicadores asociados a los Sistemas de
Garanta Interna de la Calidad.
Agiliza la emisin de informes mltiples para gestores de nivel intermedio de la Universidad.
Facilita la difusin de informacin a la sociedad de forma transparente respecto a datos universitarios
que se consideren relevante.

PROTOCOLO DE ACCESO Y OBTENCIN DE INFORMES DEL DATA WAREHOUSE
Para el acceso, visualizacin de informacin y elaboracin de informes se deben definir los perfiles de usuarios
en funcin de los siguientes pasos:
PASO 1: Seguridad de acceso a la aplicacin
Existen dos tipos de perfiles de usuarios:





Rol 1: Lectura Rol 2: Lectura/Escritura



Solo consultar informes Consultar informes
No puede crear informes Crear informe
No puede modificar informes Modificar informes





DATA

PASO 2: Seguridad de acceso a datos
Una vez definida la seguridad de acceso a la aplicacin, hay que determinar a nivel de detalle las reas de
anlisis (acadmica, econmica, de RRHH) que puede visualizar cada perfil, as como tambin las tablas,
campos y filtros sobre las mismas:

rea de anlisis Mayor nivel de detalle







Rol 1: Lectura
Rol 2: Lectura/escritura

La obtencin de la informacin contenida en el DATA se establece a continuacin un protocolo en el que deben
intervenir todos los responsables de las distintas reas de informacin contenidas en la base de datos.
En consecuencia, para dar cumplida respuesta a los requerimientos de informacin del DATA se requiere una
estructura organizativa de funcionamiento, con la consiguiente asignacin efectiva de responsabilidades, y sin
la que, difcilmente, se podr llevar a cabo una gestin eficiente del proceso que se compone de dos tareas
fundamentales que definirn los dos tipos de usuarios:
Rol 1: Lectura. Acceso a la informacin y obtencin de informes: Los servicios implicados designarn un
responsable de la carga que tendr acceso al DATA. (se detalla en el cuadro 1.1)
Rol 2. Lectura/escritura: Elaboracin de informes y emisin: Segn la tipologa de informacin de cada
rea de negocio, esta tarea se llevar a cabo por diferentes agentes (tal y como se detalla en el cuadro
1.1).
El Servicio Central de Informtica proporcionar el soporte necesario para la correcta gestin y administracin
de los datos, siendo de crucial importancia su coordinacin con el Servicio de calidad, Planificacin y
Responsabilidad social.

Tablas
Campos
Filtros
Etc.