Observatoire de la Responsabilit Socitale des Entreprises
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Courriel : contact@orse.org - Site : www.orse.org Questionnaires RSE adresss par les donneurs dordre leurs fournisseurs Pratiques des entreprises dans le domaine des achats responsables Fvrier 2013 Etude ralise en collaboration avec le 2 Dans la continuit de ses rflexions sur les achats responsables 1 , lORSE a travaill sur les questionnaires RSE adresss par les donneurs dordre leurs fournisseurs afin de rpondre aux demandes des entreprises qui ont de plus en plus recours ce dispositif.
Daprs notre Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables ralis en 2010, les deux principaux outils disposition des entreprises pour valuer les performances RSE de leurs fournisseurs sont les questionnaires et les audits. Nous avions montr que 59% des entreprises du CAC 40 dclaraient avoir recours des questionnaires RSE.
Le questionnaire sur la Responsabilit Socitale de lEntreprise (RSE) : un des outils du processus achats responsables
Dans le cadre de sa dmarche Achats responsables, une entreprise peut mettre en place diffrentes initiatives 2 :
Lors de la phase de rfrencement du fournisseur, elle peut : - Lui demander de sengager respecter ses principes et ses valeurs en matire de dveloppement durable (le document se prsente souvent sous forme de lettre ou de charte) - Mettre en place une valuation de la politique et/ou des pratiques RSE laide dun questionnaire ou dun audit - Introduire des critres Dveloppement Durable au moment de la consultation.
Lors de la phase de contractualisation avec le fournisseur, elle peut choisir dinsrer des clauses RSE au sein du contrat.
Au cours de la relation commerciale, elle peut effectuer des contrles (questionnaires, audits,) pour vrifier lengagement RSE du fournisseur. Elle peut galement laccompagner pour laider samliorer dans ce domaine.
Notre tude se concentre sur un outil spcifique : les questionnaires RSE qui peuvent tre utiliss dans la phase de rfrencement du fournisseur et/ou au cours de la relation commerciale.
Le questionnaire RSE permet aux donneurs dordre dinterroger leurs fournisseurs sur les thmatiques RSE (informations environnementales, sociales et socitales).
1 Voir liste des travaux de lORSE en annexe 2 Etude Rpertoire Achats et dveloppement durable ralise par lORSE en 2007 3 Constats
La plupart des grandes entreprises, notamment en Europe, ont mis en place un questionnaire pour interroger leurs fournisseurs sur la RSE.
Etude de lORSE, Benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables , 2010
Cette pratique est trs rpandue et continue se dvelopper mais il existe trs peu dinformations sur son fonctionnement : pourquoi les donneurs dordre utilisent-ils les questionnaires RSE ?, comment sont-ils labors ?, quel est leur contenu ?, les rsultats sont-ils exploits et comment ?, etc.
De leur ct, les fournisseurs se trouvent dans lobligation de grer un nombre important de questionnaires RSE envoys par leurs clients (certains fournisseurs reoivent une centaine de questionnaires par an). Face la multiplicit des formats et des types de questions poses, la rdaction des rponses prend beaucoup de temps. Les fournisseurs reprochent dailleurs souvent aux donneurs dordre de les interroger sur des enjeux RSE qui ne sont pas pertinents au regard de leur activit. Par ailleurs, les fournisseurs nont gnralement aucune visibilit sur lutilisation des informations transmises au donneur dordre.
Objectifs de ltude
Cette tude propose un tat des lieux des pratiques des donneurs dordre autour des questions suivantes :
- les raisons qui poussent les donneurs dordre mettre en place un questionnaire RSE
- les modalits dlaboration dun questionnaire RSE
- le type de questions poses
- les modes dadministration internes ou externes mis en place
- les stratgies dexploitation des rsultats
Lapproche fournisseurs est galement aborde de manire voir comment ils sorganisent pour rpondre aux sollicitations et quel rle ils peuvent jouer pour inscrire le questionnaire dans une dmarche de partenariat. 4 Compte tenu de la diversit des approches, lORSE na pas cherch laborer un questionnaire type mais a plutt souhait aider les entreprises structurer leur dmarche. Ltude propose une approche mthodologique la fois destine aux donneurs dordre et aux fournisseurs.
Les objectifs de ce travail sont les suivants :
- pallier le manque de visibilit sur les pratiques des donneurs dordre dans ce domaine
- montrer la diversit des approches entre les diffrents donneurs dordre
- mettre en dbat public ce sujet sur lequel trs peu danalyses ont t menes
- proposer une approche mthodologique de la dmarche
- donner des pistes de rflexion pour faire du questionnaire RSE un outil de dialogue et de progrs dans la relation donneurs dordre-fournisseurs.
En revanche, il na pas pour finalit de promouvoir la mise en place de cet outil. Chaque entreprise est libre de dcider si lutilisation du questionnaire RSE est pertinente pour son activit. Si elle fait le choix dy avoir recours, il lui est propos des recommandations pour laider structurer et optimiser sa dmarche. Chaque entreprise est galement libre dlaborer son questionnaire en interne ou davoir recours un organisme externe de notation des fournisseurs. Nous ne privilgions pas une mthode par rapport une autre.
Modalit de ltude
LORSE sest associ au MEDEF pour mener bien ce projet. Nous avons travaill avec des entreprises adhrentes qui reoivent et/ou mettent des questionnaires RSE. Ce document a t ralis avec le concours du Groupe Adecco France qui a men en 2011 une tude approfondie des questionnaires RSE envoys par ses donneurs dordre.
Lorsque le questionnaire abordait laspect conomique ou/et la qualit, seule la partie RSE des questionnaires a t tudie.
De mme, la plupart des questionnaires analyss taient rdigs en franais. Les questionnaires RSE envoys au niveau international pourraient faire lobjet dune seconde tude. Nous nous sommes focaliss sur le secteur priv. Nous pourrons envisager dans un deuxime temps danalyser les questionnaires RSE envoys par le secteur public.
Enfin, nous parlons de fournisseurs dans ltude mais les sous-traitants sont galement concerns. Nous prenons comme rfrence la dfinition de fournisseur/sous-traitant de la norme SA 8000 : Entit qui fournit lentreprise des biens et/ou services qui font partie intgrante de la production des biens et/ou services de lentreprise, et sont utiliss dans le cadre de cette production ou pour cette dernire .
5 Cls de lecture de ltude
Ltude est structure en 3 parties :
Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE
Vision et rle du fournisseur
Retours dexpriences des entreprises
Pour chacune des parties, des pratiques dentreprises sont prsentes. Des recommandations sont galement proposes tout au long de ltude. Les exemples de pratiques sont prsents de faon non exhaustive, il sagit dun premier tat des lieux qui pourra tre complt par la suite.
Pour raliser cet tat des lieux, nous avons interrog des entreprises de tous secteurs, avec un nombre de fournisseurs plus ou moins important. La pertinence des pratiques prsentes dpend du secteur dactivit du donneur dordre et du profil de ses fournisseurs. 6 Sommaire 1 re partie : Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE ........................................................................... 8 I. Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ? 8 II. Qui labore le questionnaire RSE ? 10 1. Au sein de lentreprise ............................................................................................... 10 2. En dehors de lentreprise .......................................................................................... 11 III. Quel est le contenu du questionnaire RSE ? 20 1. Les thmatiques ........................................................................................................ 20 2. Les questions ............................................................................................................ 22 3. Les pices justificatives ............................................................................................. 29 4. Focus sur les questions qui ouvrent le dialogue avec le fournisseur......................... 30 5. Des questionnaires diffrencis selon les spcificits des fournisseurs ou des produits/services .............................................................................................................. 33 6. Mise jour du contenu du questionnaire .................................................................. 36 IV. Qui est charg dadministrer le questionnaire RSE et comment ? 37 1. La ou les fonction(s) en charge de ladministration et du suivi du questionnaire ....... 37 2. Slection des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire ........................... 38 3. Le ou les destinataires du questionnaire ................................................................... 38 4. Le cadre denvoi du questionnaire ............................................................................ 39 5. Le primtre tudi via le questionnaire ................................................................... 39 6. Le format du questionnaire ....................................................................................... 39 7. Le dlai pour rpondre au questionnaire ................................................................... 40 8. Accompagnement du fournisseur pour laider comprendre et remplir le questionnaire ................................................................................................................... 40 V. Comment exploiter les rsultats des questionnaires RSE ? 49 1. La vrification des informations fournies par le fournisseur ...................................... 49 2. Lvaluation des rsultats .......................................................................................... 50 3. Utilisation des rsultats ............................................................................................. 53 4. Restitution des rsultats auprs des fournisseurs ..................................................... 55 5. Mise en place de plans de progrs RSE ................................................................... 56 6. Mise jour des rsultats des fournisseurs ................................................................ 60 7. Archivage des rsultats ............................................................................................. 60 VI. Comment impliquer les prescripteurs et les acheteurs ? 65 2 me partie : Vision et rle du fournisseur ................................... 66 I. Point de vue des fournisseurs vis--vis de lutilisation des questionnaires RSE 66 II. Anticiper les sollicitations des donneurs dordre 67 III. Etre force de propositions auprs des donneurs dordre 68 3 me partie : Retours dexpriences des entreprises .................. 69 7 Conclusion et pistes de rflexion ................................................ 74 Synthse de ltude ....................................................................... 76 Remerciements .............................................................................. 80 Annexes .......................................................................................... 81 A. Liste des questions traites dans ltude ............................................................... 81 B. Travaux de lORSE sur les achats responsables................................................... 82 8 1 re partie : Analyse du process dlaboration dun questionnaire RSE
Cette partie a pour objectif dtudier en dtails les questionnaires RSE et de mettre laccent sur les questions se poser et les lments prendre en compte lorsque lon souhaite mettre en place cet outil.
I. Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ?
Deux finalits sont principalement voques par les entreprises :
La gestion du risque
- en termes de rputation Le donneur dordre cherchera alors connatre les actions du fournisseur pouvant nuire sa rputation.
- en termes de qualit des prestations dlivres ou de dysfonctionnements dans la chane dapprovisionnement.
La logique messianique 3 : lentreprise donneuse dordre souhaite diffuser les valeurs et les bonnes pratiques sociales et environnementales auprs de ses fournisseurs. Le donneur dordre dfinira les termes RSE utiliss, transmettra sa propre dmarche RSE ou encore fera rfrence des initiatives externes (Pacte Mondial, ISO 26000,) afin, notamment, de les faire connatre. Il aura une approche pdagogique et souhaitera faire monter en comptences ses fournisseurs sur ces sujets.
Dautres raisons peuvent pousser les entreprises mettre en place un questionnaire RSE :
Etre en conformit vis--vis de certains engagements : dans le cadre de la signature dune charte ou pour lobtention dun label, il peut tre demand lentreprise de sensibiliser ses fournisseurs aux sujets de RSE. Par exemple la charte diversit demande aux entreprises de Communiquer auprs de l'ensemble de nos collaborateurs notre engagement en faveur de la non-discrimination et de la diversit des diffrents engagements .
La recherche dinnovations et de partenariats long terme Le donneur dordre interrogera ses fournisseurs sur ses actions/projets lis la RSE afin didentifier des opportunits et dventuelles pistes de collaboration. De cette faon, le donneur dordre pourra par exemple dtecter de futurs partenaires.
Point dattention
Cette dernire approche est utiliser avec prcaution. Le droit de proprit intellectuelle et la confidentialit doivent tre respects.
3 La RSE aux frontires de l'organisation : entre ouverture et protection : exemple du management de la relation fournisseur dans les grands groupes industriels, 2006, Franoise Quairel 9 La recherche dinformation auprs de ses fournisseurs :
- pour rpondre des obligations lgales de reporting Le dcret de larticle L225-102-1 4 publi en 2012 demande aux entreprises concernes de transmettre des informations sur Sous-traitance et fournisseurs : la prise en compte dans la politique dachat des enjeux sociaux et environnementaux. Les entreprises sont alors amenes rendre compte de leur politique dachats responsables. Le tableau suivant prsente les indicateurs utiliss par les entreprises dans leur rapport Dveloppement Durable dans le domaine des achats responsables :
- pour rpondre aux sollicitations de leurs diffrentes parties prenantes (clients, agences de notation,)
Bien entendu, une mme entreprise peut avoir plusieurs raisons qui lamnent utiliser un questionnaire RSE. Les diffrentes finalits ne sont pas opposables, elles peuvent mme tre complmentaires. En revanche, comme nous avons pu le montrer dans le tableau ci-dessous (page 63), le type de questions et lexploitation des rsultats pourront tre spcifiques en fonction de la finalit recherche. Le donneur dordre peut galement avoir une approche diffrente selon le type de fournisseur valu : par exemple avoir une approche gestion des risques pour ses fournisseurs stratgiques et une approche messianique pour ses autres fournisseurs.
Recommandation
Prendre le temps de la rflexion avec les diffrentes fonctions de lentreprise pour dterminer lobjectif du questionnaire RSE qui sera envoy aux fournisseurs
La rflexion autour de lobjectif vis devrait faire lobjet dun ou plusieurs changes avec les acteurs qui pourraient tre impacts et/ou intresss par les informations pouvant tre collectes grce au questionnaire RSE. Par exemple : - La direction RSE ou/et la direction achats responsables - La direction Achats - La direction RH - La direction gestion des risques - La direction qualit La finalit recherche devrait conditionner le contenu du questionnaire.
4 http://www.reportingrse.org/_france-p-22.html#pave241 10 II. Qui labore le questionnaire RSE ?
Lentreprise peut laborer son propre questionnaire RSE ou faire appel un organisme externe.
Certaines entreprises combinent plusieurs solutions : par exemple, elles envoient leur propre questionnaire pour une partie de leurs fournisseurs et, pour les autres, elles font appel un organisme externe.
Pratique
Accor : utilisation de questionnaires RSE internes et externes
Accor peut demander des spcifications RSE aux fournisseurs ds lappel doffre (par exemple pour rpondre celui-ci, les fournisseurs doivent prsenter un label particulier,).
De mme, il peut tre demand aux fournisseurs de remplir : o un questionnaire RSE spcifique leur catgorie dachat : Accor a construit 20 questionnaires spcifiques (exemples : linge, produits dentretien, produits de la mer, ). Ces questionnaires axent les demandes sur les enjeux RSE spcifiques au secteur ou au produit tudi. o un questionnaire RSE plus large : lorsquAccor souhaite avoir une vision plus globale de la dmarche RSE du fournisseur, lentreprise utilise un organisme dvaluation des fournisseurs.
Il est alors possible quun fournisseur soit sollicit deux fois : dans le cadre de lappel doffre pour rpondre au questionnaire RSE spcifique sa catgorie dachat puis, avant ou aprs signature du contrat, via le prestataire externe qui demandera alors des informations sur toute sa dmarche RSE.
1. Au sein de lentreprise
Quelles sont les fonctions en charge de llaboration dun questionnaire RSE ? Quels sont les acteurs impliqus ?
Un questionnaire peut tre labor par :
La direction RSE Questions sous-jacentes : la direction RSE connat-elle les secteurs dactivit des fournisseurs ? Peut-elle savoir si les questions vont tre pertinentes pour le mtier du fournisseur ? Certaines entreprises disposent dune direction Achats Durables qui est en charge de grer la RSE spcifiquement dans le secteur des achats. Quand elle existe, cest gnralement cette direction qui labore le questionnaire RSE.
La direction Achats Question sous-jacente : a-t-elle lexpertise sur les sujets RSE ?
Un questionnaire peut tre galement labor de faon collective afin que chacun puisse apporter son expertise. 11 En plus de la direction Achats et de la direction RSE, dautres fonctions et/ou dautres acteurs pourraient tre impliqus : - la direction juridique, la direction qualit, la direction des risques, la direction commerciale, la direction RH - les syndicats, certains fournisseurs,
Point dattention
Si certains fournisseurs sont impliqus lors de llaboration du questionnaire RSE, lentreprise doit veiller ne pas crer une concurrence dloyale.
2. En dehors de lentreprise
Quels acteurs externes lentreprise peuvent accompagner les donneurs dordre pour valuer les fournisseurs via un questionnaire RSE ?
Diffrents acteurs peuvent tre sollicits par les donneurs dordre pour les aider valuer leurs fournisseurs via un questionnaire RSE. Ils pourront faire appel des organismes de notation RSE des fournisseurs (Ecovadis, Afnor Solution Achats, Sedex, E-tasc,) qui se chargeront de ladministration du questionnaire RSE. Certains acteurs qui travaillent notamment sur la problmatique des audits RSE (par exemple le GSCP) peuvent galement proposer un modle de questionnaire RSE la disposition des donneurs dordre : le questionnaire est alors une tape amont dans la procdure daudit RSE qui permet davoir une premire ide du niveau du fournisseur. Le donneur dordre peut galement souhaiter sassocier des organismes spcialiss sur des sujets donns (par exemple le Carbon Disclosure Project) afin dutiliser le questionnaire quils proposent ou alors pour construire son propre questionnaire avec leur aide. Les branches professionnelles peuvent tre forces de propositions en mettant disposition de leurs membres un questionnaire adapt aux enjeux du secteur.
Les organismes de notation RSE des fournisseurs
Les organismes de notation RSE des fournisseurs prennent en charge le questionnaire RSE. Ils peuvent proposer un modle de questionnaire, ladministrer aux fournisseurs, exploiter les rsultats et proposer des plans de progrs. Le donneur dordre peut choisir que lorganisme se charge dune partie ou de la totalit du process. Le fournisseur peut lui-mme solliciter ces organismes pour se faire valuer afin danticiper les ventuelles demandes de ses donneurs dordre.
De plus en plus dentreprises choisissent cette solution pour diffrentes raisons : - Gain de temps : elles prfrent se concentrer sur lexploitation des rsultats au lieu de passer du temps sur la partie administration du questionnaire - Elles prfrent quun tiers indpendant spcialis sur les questions de RSE se charge de juger des performances de leurs fournisseurs. - Elles souhaitent utiliser un outil standard.
Cette pratique permet de partager les valuations des fournisseurs entre les donneurs dordre : le fournisseur rpond une fois au questionnaire RSE de lorganisme de notation et les rsultats seront transmis aux donneurs dordre qui le demanderont. 12 Exemples dorganismes de notation :
EcoVadis EcoVadis fournit une plateforme collaborative permettant aux entreprises de contrler les performances environnementales et sociales de leurs fournisseurs dans le monde entier. EcoVadis combine nouvelles technologies et expertise RSE pour mettre disposition des acheteurs des informations simples et fiables couvrant 150 catgories dachat et 21 indicateurs (des missions de CO2 au travail des enfants ). Au travers dune plateforme propose en mode SaaS (Software as a Service), les utilisateurs dEcoVadis accdent des Fiches dEvaluation synthtiques, qui permettent une comprhension complte des pratiques de chaque fournisseur. Chaque fiche dvaluation contient notamment une notation de la performance RSE du fournisseur (une note globale et une note sur chacun des 4 grands thmes de la RSE), ainsi que des informations qualitatives (points forts et points damlioration potentiels du fournisseur sur chaque thme). La mthodologie danalyse dEcoVadis, valide par un comit scientifique international, est compatible avec les standards internationaux du Dveloppement Durable (GRI, Pacte Mondial, ISO 26000) Les solutions EcoVadis permettent aux entreprises de rduire les risques et d'encourager leco- innovation dans leur chaine d'approvisionnement, et aux fournisseurs de disposer de tous les outils pour amliorer leurs pratiques. www.ecovadis.com
AFNOR Solution Achats Cre en 2005, AFNOR Solution Achats (anciennement Achats Concept Eco) a pour mission daccompagner les organisations la mise en uvre oprationnelle des dmarches dachats Responsables et de Consommation raisonne. En mai 2011, le Groupe AFNOR est entr au capital social du cabinet. AFNOR Solution Achats propose un cursus de formation, des tudes sectorielles daide la dcision, une valuation de la performance sociale et environnementale des produits et services, des prestations de conseil et une plateforme Web de dialogue, dvaluation et daccompagnement des fournisseurs (plateforme ACESIA). La plateforme ACESIA est conforme aux lignes directrices de la norme ISO 26000, elle sinscrit dans lesprit de la norme NF X50-135-1 et dans la continuit des rfrentiels internationaux et elle est en phase avec la Charte des relations interentreprises. Elle propose un indicateur sur le niveau de risque fournisseur par une approche sectorielle et gographique. Elle est fonde sur 25 indicateurs environnementaux et 13 indicateurs sociaux ainsi quune premire vision sur la sant financire du fournisseur (solvabilit, quilibre du bilan) et sur le niveau de dpendance conomique. Loutil propose un tableau de bord sur le niveau dengagement de chacun des fournisseurs, un instrument de dialogue didactique et daccompagnement qui se caractrise par un plan daction oprationnel, gnr automatiquement par loutil et adapt la maturit de chaque fournisseur. Laccs est gratuit pour les fournisseurs. www.achats-eco.com
Sedex Sedex est une organisation but non lucratif ayant pour vocation dencourager les pratiques dentreprises thiques et responsables dans les chanes dapprovisionnement mondiales. Plateforme collaborative pour lchange des donnes caractre thique sur la chane dapprovisionnement, Sedex est une solution de gestion de la chane dapprovisionnement qui permet de minimiser les risques, de protger la rputation de lentreprise et damliorer les pratiques de la chane dapprovisionnement. Sedex Information Exchange lance une nouvelle socit, Sedex Solutions, qui a pour mission de proposer des services aux entreprises afin de les aider amliorer progressivement leurs programmes dapprovisionnement responsable et apporter plus de transparence leur chane logistique. www.sedexglobal.com 13 E-tasc E-TASC (Electronics - Tool for Accountable Supply Chains) est une solution pour aider les entreprises mettre en place une approche commune dvaluation et de management des risques dans leur chane dapprovisionnement. Elle permet damliorer la performance de la chane dapprovisionnement en matire de sant scurit, dthique, denvironnement et de conditions de travail. Les abonns utilisent E-TASC pour soumettre leurs questionnaires auprs de leur chane dapprovisionnement. Les rponses au questionnaire sont values et les rsultats peuvent donner lieu diffrents rapports pour aider l'abonn valuer les risques de RSE et identifier les amliorations possibles dans sa chane dapprovisionnement. E-TASC n'est pas une solution fixe, il est en constante volution en raction aux besoins des abonns. http://e-tasc.achilles.com/
Points dattention
Beaucoup de donneurs dordre qui utilisent un organisme externe ont recours une ou plusieurs phases pilotes. De cette faon, ils testent loutil choisi sur un chantillon de fournisseurs afin notamment de : - Sassurer que loutil correspond bien leurs attentes - Tester la raction des fournisseurs (notamment lorsquils doivent payer pour se faire valuer) - Comprendre comment utiliser les rsultats - Avoir le temps de former leurs acheteurs
Certaines entreprises font appel des organismes de notation mais elles ont leur propre analyse des rponses des fournisseurs. Pour elles, les agences de notation des fournisseurs sont un outil de rcupration de donnes qui leur permettent de consacrer plus de temps la partie analyse des rsultats .
Lors du recours un organisme externe pour noter ses fournisseurs, le risque est que les acheteurs se contentent dobtenir une note sans essayer de comprendre les enjeux de RSE. Au lieu damliorer limplication des acheteurs, les organismes externes de notation offriraient la possibilit de passer rapidement sur le volet RSE sans avoir se saisir du sujet. Il faut alors veiller former les acheteurs et les impliquer dans le processus.
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Tmoignage dentreprises :
Axa Tech (client) et Econocom (fournisseur) partagent leur point de vue sur les organismes externes dvaluation des fournisseurs
Axa Tech a eu recours un organisme externe dvaluation des fournisseurs pour administrer un questionnaire RSE Econocom. Axa Tech et son fournisseur, Econocom, expliquent dans ce tmoignage quels ont t les points positifs et les points pouvant tre amliors lors de ce process. Cela permet davoir un regard crois sur le recours un organisme dvaluation des fournisseurs.
Quels avantages propose un organisme externe dvaluation des fournisseurs ?
Axa Tech (client) : - Sans aucun doute, cest une alternative des ressources dont nous ne disposons pas en interne et qui, par son expertise sur le sujet, est mme de prendre en charge la complexit de la rdaction et le dploiement dun questionnaire grande chelle. - Cest aussi lopportunit davoir une valuation dun acteur qui nest pas impliqu dans la relation quotidienne et donc une valuation objective et identique pour tous, de par cette indpendance. - Lexpertise mtier apporte par la socit externe sur les aspects rglementaires des diffrentes catgories et diffrents pays, ainsi que sur leur volution.
Econocom (fournisseur) : - En donnant accs aux rponses fournies lorganisme externe plusieurs de nos donneurs dordre, nous gagnons en efficacit puisque nous navons plus rpondre aux multiples questionnaires envoys. - Cela permet davoir une ide des standards attendus et de disposer un tableau de bord externe.
Quels seraient les points amliorer lors du recours un organisme externe dvaluation des fournisseurs ?
Axa Tech (client) : - Il faudrait que le fournisseur puisse mettre jour directement sa fiche dvaluation sur ses points ngatifs et donc avoir une possibilit de suivi dans le temps - Lorsquun autre donneur dordre demande une valuation, il serait bon que les mises jour soient visibles pour tous.
Econocom (fournisseur) : - Econocom a plusieurs mtiers (location, distribution, services) et les enjeux en matire de dveloppement durable ne sont pas identiques dans tous ses mtiers. Ainsi en fonction de notre taille, de la couverture gographique des diffrents mtiers dEconocom et du mtier concern, nous navons pas eu la possibilit dadapter nos rponses, de pouvoir pondrer les notes ou dindiquer quun point ne nous est pas applicable si nous ne sommes pas concerns. Par exemple, Econocom en tant que socit de services na pas dusine, il nous semble donc que le fait de ne pas tre certifi ISO14001 ne devrait pas tre un point ngatif. En revanche, dire que nos partenaires qui nous aident dlivrer ce service le sont est intressant mais nous ne pouvons pas lindiquer ou tout du moins, cela ninflue pas sur la note. - Il est regrettable que nous ne puissions pas mettre jour nos progrs en temps rel afin damliorer notre note. En effet, il est possible de saisir nos actions correctives mais nous devons payer une nouvelle valuation si nous voulons que notre note puisse tre rvise en consquence. Nous comprenons la dmarche mais pour nous, notre budget dveloppement durable doit tre consacr au maximum laction.
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Outils
Questions pour mieux comprendre les organismes de notation de fournisseurs :
Nous avons list de faon non exhaustive les questions se poser lorsque lon souhaite faire appel un prestataire externe pour administrer un questionnaire RSE ses fournisseurs.
Identit de la structure :
- La structure est-elle indpendante ou fait-elle partie dun groupe ? - Quel est son portefeuille clients ? - Quelle est son anciennet ? - Quelle est la taille de la structure (nombre de salaris)? - En quelle(s) langue(s) loutil est-il disponible ? - La structure est-elle prsente/connue au niveau international ? - En plus de lvaluation RSE des fournisseurs, quels sont les services proposs ? Sont- ils compris dans le forfait ? (cartographie des risques pour choisir les fournisseurs interroger, des formations pour les acheteurs, la vrification des donnes transmises par les fournisseurs, propositions de plans dactions correctifs, conseil, tudes)
Contenu du questionnaire :
- Le questionnaire RSE est-il adapt aux spcificits des fournisseurs ? (pays, taille, secteur,) - Peut-on adapter le questionnaire en fonction des attentes du donneur dordre (insrer son rfrentiel, ajouter des questions) ? - Quels sont les rfrentiels utiliss pour laborer le questionnaire ? - Quels sont les enjeux traits ? - Quelles ont t les parties prenantes impliques pour laborer le questionnaire ? - Comment sont labors les questionnaires sectoriels (les fdrations professionnelles ont-elles t impliques ?)
La praticit de loutil pour le fournisseur :
- Laccs technique la plateforme semble-t-il clair ? (demander tester de faon pratique) - La classification des fournisseurs dans les secteurs dactivit est-elle valide auprs de chaque fournisseur ? (afin dviter de le classer dans la mauvaise catgorie) - Existe-t-il un lexique qui explique les termes qui peuvent parfois paratre compliqus ? - Le prestataire propose-t-il un guide pour aider le fournisseur complter le questionnaire ? propose-t-il un contact en cas de problme pour le fournisseur ? - Quelle est la taille du questionnaire ? (nombre de questions, temps demand pour rpondre) - Si plusieurs donneurs dordre sollicitent un mme fournisseur, comment le fournisseur peut-il grer ses rponses : est-il oblig de recommencer lexercice pour chaque donneur dordre ? A-t-il plutt un espace o il peut grer/actualiser les rponses quil souhaite donner en fonction du donneur dordre ? - Le fournisseur peut-il demander la confidentialit de certains documents/rponses? - Quels sont les recours possibles pour un fournisseur sil conteste sa notation ? 16
Outils suite
Exploitation des rsultats :
- Quelles sont les sources de donnes utilises lors de la notation (questionnaire auto- dclaratif, documentation publique, point de vue des parties prenantes,) - Les donnes fournies par les fournisseurs sont-elles vrifies ? Si oui, comment ? - Comment fonctionne la notation des rsultats ? (bien comprendre ce point pour pouvoir analyser les rsultats) - Peut-on adapter la pondration en fonction des attentes du donneur dordre ? - Lorganisme propose-t-il des plans de progrs selon le niveau des fournisseurs ? Quel sera le rle du donneur dordre dans la formulation des plans de progrs ? Comment seront-ils communiqus aux fournisseurs ?
Actualisation des donnes :
- Comment se passe lactualisation des donnes ? . Si le fournisseur veut modifier certaines donnes : peut-il le faire ? Comment ? Cela modifiera-t-il sa note finale ? Son ou ses donneurs dordre sera(ont)-il(s) tenu(s) au courant ? . Si le donneur dordre souhaite que ses fournisseurs actualisent leurs donnes : les fournisseurs devront-ils rpondre intgralement au questionnaire ou auront-ils la possibilit dactualiser les rponses dj transmises ? Le donneur dordre peut-il demander une actualisation exclusivement sur un ou plusieurs points prcis du questionnaire ? - A quelle frquence est prvue lactualisation ?
Cot :
- Quel est le cot pour le donneur dordre ? Quels sont les services qui ncessitent un supplment financier ? - Quel est le cot pour le fournisseur ?
Rsultats fournis :
- Quelle sera la forme des rsultats ? - Est-il possible davoir un classement des rsultats des fournisseurs interrogs (par secteur, par taille,) ? - Le fournisseur aura-t-il accs aux rsultats de son valuation ? Sous quelle forme ? - A qui appartient la notation ? Peut-on rendre publique une notation ?
Autres :
- Comment est assure la dontologie de la structure ? - Existe-t-il un suivi des avis clients pour amliorer continuellement loutil ? Interrogent-ils des fournisseurs pour avoir leur retour sur loutil ? - Comment est assure la confidentialit des rponses ?
Certaines structures qui travaillent notamment sur la problmatique des audits RSE peuvent galement proposer un modle de questionnaire RSE la disposition des donneurs dordre. Ce questionnaire est alors une premire tape dautovaluation dans la procdure daudit RSE.
17 Des rseaux qui travaillent notamment sur le sujet des audits RSE
Lors de la mise en place daudits RSE, une premire tape peut constituer demander aux fournisseurs de sauto-valuer sur leur engagement RSE. Les organismes qui travaillent avec les entreprises sur les audits RSE peuvent alors proposer un modle de questionnaire RSE.
Par exemple :
Le Global Social Compliance Programme (GSCP) Cr l'initiative des acteurs majeurs de la production et de la grande distribution en 2006, le Global Social Compliance Programme (GSCP) est un programme men par et pour les socits multinationales visant amliorer les conditions de travail et la protection de l'environnement travers lensemble de leurs chanes d'approvisionnement. Le GSCP constitue une plateforme d'change des meilleures pratiques intersectorielles, permettant aux entreprises de partager et comparer leurs expriences et de crer des outils communs pour garantir le respect de normes sociales et environnementales dans la ligne des fondations poses par lOIT et lONU. Lobjectif de cette approche collaborative est daider les fournisseurs partout dans le monde en : - harmonisant le contenu des multiples codes de conduite et autres chartes thiques pour simplifier le message et lintgration des exigences sociales et environnementales auxquelles les fournisseurs doivent rpondre, permettant de mettre laccent sur le renforcement des capacits. Ainsi, le Programme contribue la rduction de la redondance des audits. - dveloppant des outils visant les accompagner dans la mise en uvre dactions permettant damliorer concrtement les conditions de travail et la protection de lenvironnement. Dans le cadre du toolkit GSCP disponible pour tlchargement gratuit sur son site web les Outils de Rfrence sur le Procd et la Mthodologie dAudit (social et environnemental) fournissent une interprtation commune des procdures de vrification. Parmi les modles pour leur mise en place, un questionnaire dauto-valuation bas sur le Code de Rfrence du GSCP est propos. Ce questionnaire peut tre demand aux fournisseurs afin davoir une premire ide de leur engagement et de leurs pratiques sociales et environnementales, avant le lancement de laudit. Limplmentation des Outils de Rfrence utiliss ou adopts reste la responsabilit du donneur dordres. Liens directs vers les outils : http://gscpnet.com/working-plan/step-2-audit-process-and-methodology.html http://gscpnet.com/working-plan/environmental-module.html www.gscpnet.com
Le donneur dordre peut faire le choix davoir recours des organismes spcialiss sur un sujet donn afin dutiliser le questionnaire quils ont labor ou alors pour construire son propre questionnaire avec leur aide. En effet, le donneur dordre peut souhaiter bnficier de lexpertise dacteurs externes.
Des organismes spcialiss sur un sujet donn
Certains organismes ont cr un questionnaire sur leur sujet dexpertise afin daider les donneurs dordre.
Par exemple sur le sujet de la matrise et de la rduction des missions de gaz effet de serre :
Le Carbon Disclosure Project Le Carbon Disclosure Project (CDP) est un consortium de 315 investisseurs institutionnels qui interrogent les industriels dans le monde sur leurs missions de gaz effet de serre. Le CDP a lanc linitiative appele CDP Supply Chain Leadership Collaboration ou SCLC . Elle porte sur la matrise et la rduction des missions de gaz effet de serre dans la chane d'approvisionnement. 18 Les socits membres adressent leurs fournisseurs un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour mieux prendre en compte le changement climatique. Le questionnaire est labor par le Carbon Disclosure Project (CDP). Pour les socits membres, l'objectif est de parvenir rduire les missions de gaz effet de serre dans la chane d'approvisionnement et d'inciter leurs fournisseurs adopter des pratiques plus responsables. www.cdproject.net
Les entreprises peuvent galement faire appel des structures externes (ONG, tablissement public,..) en pointe sur certaines thmatiques de dveloppement durable afin de les accompagner dans la construction de leur questionnaire RSE.
Pratique
Carrefour
Carrefour a conu son autodiagnostic dveloppement durable destination des entreprises qui fabriquent les produits Carrefour avec le WWF et lAdeme (lAgence franaise de lEnvironnement et de la Matrise de lnergie).
Des secteurs dactivit
Une branche professionnelle peut identifier les enjeux RSE spcifiques son secteur afin de sensibiliser les donneurs dordre. En effet, elle pourra ainsi leur prsenter les sujets pertinents sur lesquels ils pourraient demander des informations notamment dans le cadre de leur questionnaire RSE. Certains secteurs, soit dans un cadre national ou international, ont construit un outil dvaluation commun pour leurs membres. Un donneur dordre ne sera pas toujours intress par lutilisation dun outil dvaluation construit par une branche professionnelle car il peut souhaiter insrer ses propres enjeux en complment de ceux spcifiques au secteur.
Par exemple :
LEICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) LEICC est une alliance dindustriels leaders du secteur de llectronique qui encourage un code de dontologie dfinissant les normes permettant damliorer les conditions de travail et le respect de lenvironnement au sein de la chaine dapprovisionnement. LEICC propose un questionnaire RSE dautodiagnostic commun aux entreprises du secteur. Il permet de dterminer les potentiels risques RSE dune entreprise. Les membres de lEICC peuvent sadministrer ce questionnaire et/ou lenvoyer leurs fournisseurs. LEICC propose un questionnaire pour lentreprise (le sige social) et un autre pour les sites qui lui appartiennent. Les questionnaires sont labors partir du code de conduite de lEICC 5 et sont en ligne sur le site de la structure. http://www.eicc.info/Self%20Assessment%20Questionnaire.shtml
Les organismes de notations doivent veiller ne pas tre juge et partie Par exemple, viter de poser une question sur le nombre de fournisseurs que lentreprise value par leur propre service (question qui rentre dans lvaluation). Former les acheteurs sur les outils externes Au mme titre que des outils construits en interne, les acheteurs devront tre capables de les comprendre et dexploiter les rsultats quils prsentent Permettre le dialogue entre les acheteurs et les fournisseurs sur les sujets RSE mme si une structure externe se charge de lvaluation. Le donneur dordre ne doit pas se dcharger de toute responsabilit lorsquil fait appel un organisme externe de notation des fournisseurs : le donneur dordre doit tre impliqu tout au long la procdure dvaluation et doit rester lcoute de ses fournisseurs mme si le questionnaire est administr par un acteur externe.
20 III. Quel est le contenu du questionnaire RSE ?
Cette partie intressera plus particulirement les donneurs dordre qui laborent en interne leur questionnaire RSE. Nous navons pas pour objectif de promouvoir llaboration interne des questionnaires RSE par rapport au recours un organisme externe de notation des fournisseurs. Chaque entreprise est libre de choisir la solution qui lui convient le mieux.
Nous avons tudi une cinquantaine de questionnaires RSE envoys par les donneurs dordre aux fournisseurs dans le secteur priv. Nous avons examin diffrents points : les thmatiques traites, la formulation des questions et les documents demands. Il est noter que les questionnaires des donneurs dordre sont trs rarement rendus publics.
1. Les thmatiques
Quelles thmatiques aborder au sein dun questionnaire RSE ?
Nous avons identifi 5 grands thmes dans les questionnaires RSE : social, socital, environnemental, connaissances DD (ensemble des questions relatives la mise en place des politiques de lentreprise en matire de RSE) et la relation avec les fournisseurs (comment les fournisseurs vrifient lengagement RSE de leurs propres fournisseurs). Les questionnaires abordent trs rarement laspect conomique (alors quil sagit dun des piliers du dveloppement durable). En effet, les questions sur la situation financire de lentreprise ne sont pas frquentes (en tout cas dans la partie intitule RSE).
Le donneur dordre est libre daborder les thmes RSE quil souhaite au sein de son questionnaire RSE. Il peut par exemple choisir de :
Sappuyer sur un ou plusieurs rfrentiels RSE tels que :
- les sept questions centrales dISO 26000,
- les principes directeurs de lOCDE,
- les dix principes du pacte mondial.
21
Exemple
Construire son questionnaire en cohrence avec sa propre charte RSE
Exemple
Le donneur dordre peut galement choisir de se focaliser sur un sujet unique afin de recueillir des informations sur cette thmatique.
22
Pratique
Groupe TF1 :
Le groupe TF1 a obtenu le Label Diversit en 2010. Lors de son obtention et de son renouvellement, le groupe TF1 a d attester de son exemplarit en matire de diversit. Il sest notamment engag promouvoir la diversit auprs de ses fournisseurs. Dans un premier temps, la Direction des Achats du groupe TF1 a envoy un questionnaire ax sur le sujet de la diversit 150 fournisseurs environ (tous domaines dactivit confondus, prestataires de service, cabinets dintrim et cabinets de recrutement).
Recommandation
Il est important dexpliquer au fournisseur comment les thmatiques ont t choisies et de lui prsenter le sens de la dmarche.
2. Les questions
Sur un mme thme, les questions peuvent tre trs diffrentes dun questionnaire un autre. Les rponses peuvent alors tre trs diverses. A titre dexemple, nous avons effectu deux focus afin de montrer la varit des approches pouvant exister sur un mme sujet.
Un mme thme, une diversit de question
ATTENTION
Les questions mises en exemple ne sont pas considrer comme les bonnes questions poser , il sagit dillustrations.
23
Exemples de questions poses par les donneurs d'ordre sur les accidents de travail : - Les accidents du travail de l'ensemble des sites et activits sont-ils rpertoris au niveau du sige social ? - Combien d'accidents de travail avec arrt ont t dclars en moyenne ces deux dernires annes par million d'heures travailles ? - Quelle a t l'volution des statistiques d'accidents du travail durant les 2 dernires annes (tous sites confondus) ? - Y a-til eu des dommages mortels, principaux ou significatifs dans lesquels un/ou plusieurs de vos employs taient impliqus, au cours des 5 dernires annes ? - Pouvez-vous confirmer que votre systme de gestion est support par un systme de vrification adquate ? (Exemples : travaux en hauteur, travaux dans des espaces confins, travaux dans des points chauds en gnral tout travail dangereux) - Indicateur de rsultat scurit : TFAA (Taux de Frquence des Accidents avec Arrts sur les 12 derniers mois) et TG (Taux de Gravit sur les 12 derniers mois) ? - Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour le personnel ? - Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour les populations concernes ? - Les consquences des accidents en termes de risques dhygine et de scurit sont-elles values pour l'environnement ? - Taux de frquence des accidents: (nombre total) X 1.000.000/nombre total d'heures travailles) (Anne n-1) - Taux de gravit des accidents : (nombre total de jours perdus cause des accidents/nombre total d'heures travailles) x 1.000 (Anne n-1) - Assurez-vous aux travailleurs des conditions de travail saines et sres afin, notamment, dviter tout risque et accident pouvant nuire leur sant ? - L'entreprise a-t-elle rduit l'occurrence des accidents du travail ? - Quel est le pourcentage daccidents du travail sur lensemble de vos sites de production/stockage sur l'anne passe ? - Pourriez-vous (par exemple lors dune runion chez vous) dmontrer que vous avez mis en place un suivi des accidents de travail Historique du nombre et de la gravit des accidents? (joindre justificatif)
Focus sur les questions relatives aux accidents de travail Focus sur la thmatique lutte contre les discriminations
Comment la thmatique lutte contre les discriminations est-elle aborde dans les questionnaires ?
Rappel des 19 types de discrimination: La loi franaise liste une srie de 19 critres ne devant pas influencer le recrutement ni les dcisions relatives l'volution de carrire (etc.), la sanction, le dpart d'un collaborateur. Ces 19 critres sont : Lorigine, le sexe, les murs, l'orientation sexuelle, l'ge, la situation de famille, les caractristiques gntiques, l'appartenance une ethnie, l'appartenance une nation, l'appartenance une race, les opinions politiques, les activits syndicales ou mutualistes, les convictions religieuses, l'apparence physique, le patronyme, l'tat de sant, le handicap, l'tat de grossesse, lidentit sexuelle. 24
Focus suite
Les termes diffrents utiliss : La majorit des questionnaires parlent de non-discrimination . Nanmoins, dautres termes peuvent tre utiliss : galit des chances, diversit,
Les types de discrimination mentionns : 11 types de discrimination sont principalement mentionns : sexe, handicap, ge, convictions religieuses, origines, appartenance une ethnie, activit syndicale, appartenance une race, murs, orientation sexuelle, opinions politiques Dautres types de discrimination sont plus rarement utiliss dans les questionnaires : . La situation de famille . Les caractristiques gntiques . Lappartenance une nation . Lapparence physique . Le patronyme . Ltat de sant . Ltat de grossesse Certaines entreprises vont au-del des 18 types de discrimination et en proposent dautres tels que : situation sociale, couleur, position sociale, langue, caste, discrimination culturelle
Les questions poses Diffrents types de questions ont t identifis sur cette thmatique. Les questions peuvent concerner : - la politique gnrale de lutte contre les discriminations mise en place par le fournisseur, - la formation mise en place en interne pour lutter contre les discriminations, - les mesures mises en place par le fournisseur - la lutte contre les discriminations du point de vue du fournisseur vis--vis de ses propres parties prenantes - des indicateurs en matire de lutte contre les discriminations
Sur quoi faire porter les questions ?
Les questions peuvent porter sur :
La politique ou lengagement de lentreprise
Le donneur dordre va chercher savoir si le fournisseur a dfini des engagements ou une politique sur la RSE en gnral ou sur une thmatique RSE prcise. Exemple sur le thme de la diversit : Avez-vous mis en place une politique diversit ?
Les moyens mis en place
Le donneur dordre peut demander au fournisseur quels sont les moyens mis en uvre pour respecter son engagement ou sa politique. Exemple sur le thme de la diversit : Avez-vous mis en place un dispositif d'alerte professionnelle ddi aux plaintes et rclamations en matire de discriminations ?
25 Les rsultats
Les questions du donneur dordre peuvent porter sur les rsultats en prcisant les indicateurs renseigner ou en laissant la possibilit au fournisseur de renseigner laide de ses propres indicateurs. Exemple sur le thme de lgalit professionnelle : Pourcentage de femmes dans le comit de direction
Pratique
Carrefour : pas de questions sur les moyens mais uniquement sur les rsultats
Carrefour met gratuitement disposition des fournisseurs qui fabriquent les produits Carrefour un rfrentiel dauto-valuation dtaill : lautodiagnostic dveloppement durable. Il est accessible aux fournisseurs via Internet et comprend 49 critres leur permettant dvaluer leurs pratiques autour de quatre piliers essentiels : management et politique de dveloppement durable, responsabilit environnementale, responsabilit sociale, performance conomique. Carrefour a fait le choix davoir des questions trs pratiques auprs de ses fournisseurs. Lobjectif est dobtenir des informations sur les rsultats et non sur les moyens. Par exemple, au lieu de demander avez-vous une politique sant scurit ? , Carrefour demandera est-ce que vos quipes portent des chaussures de scurit ? . Carrefour ne veut pas se mler de la gestion interne de ses fournisseurs. Lobjectif est de sensibiliser les fournisseurs, de les encourager et de les accompagner dans la mise en place de plan d'amlioration sur les aspects lis au dveloppement durable.
Quelle est la forme des questions ?
Les questionnaires peuvent prsenter :
Des questions fermes (rponse oui/non)
Exemple
Avez-vous mis en place un systme de Management de : - La qualit ? Oui Non - Lenvironnement ? Oui Non - La responsabilit sociale ? Oui Non
Des questions fermes (rponse oui/non) avec demande de justificatifs
Exemple
Avez-vous un manuel Qualit et/ou Environnement ? Oui Non (Si oui, merci den joindre une copie)
26 Des questions fermes (rponse oui/non) avec demande de prcisions
Exemple
Des questions fermes (rponse oui/non) avec possibilit de mettre des commentaires
Exemple
Votre entreprise est-elle engage dans une politique de dveloppement durable ? Si oui, pouvez-vous prciser sa nature ? Oui Non Pas encore Commentaires (facultatifs) Si vous ne disposez pas encore dune telle politique, envisagez-vous son implmentation dans un futur proche ? Si oui, pouvez-vous nous dtailler les moyens Oui Non Pas encore Commentaires (facultatifs)
Exemple
27 Des questions ouvertes laissant la place la rdaction
Exemple
Quelles sont les ONG ou associations avec lesquelles votre socit a dvelopp des partenariats ?
Des questions choix multiples
Exemple
Votre entreprise dispose-t-elle de certifications ou a-t-elle sign une charte pour formaliser son engagement en faveur de lgalit des chances ? Pacte mondial des Nations Unies Label Diversit Label Egalit Charte de la Diversit Charte de la Parentalit en entreprise Autre : Non
Exemple
La possibilit de hirarchiser les rponses laide dune chelle pondre
Exemple
28 Des questions donnant lieu une transmission dlments chiffrs
Exemple
Taux de CDD/CDI (%) Taux de rotation (%) Formation (% de leffectif) Insertion (% de leffectif)
Des questions qui proposent diffrents scnarios
Exemple
3 - Social Gestion des emplois et des comptences Lentreprise na pas formalis de politique de gestion des ressources humaines. Elle na pas tabli de projet dentreprise sur ce sujet. Dans le cadre de sa politique de gestion des ressources humaines, lentreprise a ralis un diagnostic pour identifier limpact de ses orientations sur la situation des emplois, des effectifs et des comptences. Lentreprise a rdig un plan daction dans le domaine de lemploi et de la gestion des comptences qui organise et coordonne le besoin collectif et les attentes individuelles des salaris. Le plan daction est compris et port par tous les membres de lentreprise Lentreprise a mis en place un comit de pilotage et/ou un groupe de projet pour valuer la dmarche, mettre en place les rajustements ncessaires et rpondre aux besoins de transparence exigs par les circonstances.
Des questions qui proposent des exemples de rponse
Exemple
Questions en escalier
Outils - exemples titre indicatif
ENGAGEMENT CORPORATE
1.1 Disposez-vous dun rapport daudit ou dune certification externe sur lensemble de votre dmarche dveloppement durable ? Les outils de certification ou daudit externe sont : - le rating par les agences de notation (FTSE & Good, Ethibel, ASPI, CORERATINGS, SIRI, VIGEO, etc.) - la conformit de la dmarche avec le GRI http://www.globalreporting.org - lindexation (DJSI, SP SUSTAINABILITY,etc.) - laudit externe (PWC, VERITAS, etc.)
1.2 Avez-vous formalis des actions dveloppement durable dans des processus spcifiques ? Processus spcifiques : - Economie dnergie - Filires de rcupration et recyclage : papier, matriel lectrique et lectronique, etc. - Gestion des rejets polluants mission des gaz effet de serre
1.3 Vous tes-vous engag dans une politique de dveloppement durable ? - Adhsion au Global Compact, OIT, etc. - Rapport DD - Actions de formations spcifiques - Actions de lutte contre la corruption - Engagement DD public et communiqu aux stakeholders
29
Recommandation
Sassurer de la pertinence des questions Par exemple, cette question Faites-vous travailler des enfants? , aucun fournisseur qui souhaite continuer travailler avec le donneur dordre ne rpondra positivement. Lintrt de la poser avec ce type de formulation est alors limit. Le donneur dordre pourrait sauto-administrer le questionnaire RSE (afin de savoir combien de temps est ncessaire pour le remplir, dvaluer la complexit et la pertinence des questions, ) Prciser le primtre valu : la question concerne le groupe ou lentit ?
3. Les pices justificatives
Quels documents demander ?
Des documents peuvent tre demands aux fournisseurs pour justifier les informations dcrites ou pour complter la rponse donne.
Les documents demands peuvent varier selon la rponse apporte.
Exemple
Il peut arriver que le donneur dordre ne demande pas de pices justificatives mais spcifie que, si le fournisseur rpond oui des questions, il devra tre en mesure de produire des documents qui peuvent confirmer sa rponse.
30
Exemple de documents demands :
- Le rapport RSE - La ou les charte(s) et code(s) de conduite - La politique dveloppement durable (ou plus prcisment politique sant et scurit , environnementale, qualit,) - Les certifications - Les labels - La synthse daudits ou des rsultats des questionnaires de satisfaction - Des documents attestant de la mise en place dobjectifs ou dindicateurs RSE, - La liste des produits et le pourcentage pouvant tre recycl - Les lments relatifs aux obligations de rfrencement et/ou de conformit rglementaire (cela peut varier selon les spcificits du secteur dactivit, la taille et la localisation gographique du fournisseur).
Une question peut se poser dans un contexte international, en quelle langue demander les documents ?
Recommandation
Proposer au fournisseur que certaines informations ou certains documents soient gards confidentiels.
4. Focus sur les questions qui ouvrent le dialogue avec le fournisseur
Comment faire du questionnaire RSE un outil de dialogue ?
Le questionnaire RSE est un outil dvaluation mais il doit galement tre, dans la mesure du possible, un outil de dialogue entre le donneur dordre et le fournisseur. Nous avons repr les questions qui sinscrivent dans cette finalit :
Les questions qui demandent lavis du fournisseur sur le questionnaire RSE
Cela se traduit gnralement par un espace commentaire o le fournisseur peut donner son avis. Ces informations peuvent tre trs utiles pour le donneur dordre lorsquil met jour le contenu de son questionnaire RSE.
Exemple
31 Les questions qui demandent lavis du fournisseur sur la dmarche RSE du donneur dordre
Certains donneurs dordre demandent lavis de leurs fournisseurs sur leur propre dmarche ou dventuelles suggestions sur les actions quils devraient mener.
Exemple de questions
Quattendez-vous de lentreprise en termes de promotion de la diversit (axes de collaboration) ?
Quelles suggestions et propositions pouvez-vous nous faire pour mieux intgrer le Dveloppement Durable ou amliorer la protection de l'environnement dans nos relations client-fournisseur ?
Les questions qui ouvrent la possibilit de collaborer sur des sujets de RSE
Exemple de questions
Quelles seraient les actions communes que vous proposeriez de mettre en place avec lentreprise. dans le cadre de nos changes sur les produits et ou services que nous vous achetons ou dans un cadre plus gnral ?
32 Il est parfois spcifi que ces questions ne rentrent pas dans lvaluation :
Autre pratique : se faire valuer par ses fournisseurs ou par un tiers
Dans le cadre de sa dmarche achats responsables , le donneur dordre interroge le fournisseur sur la RSE. Si le donneur dordre souhaite aller jusquau bout dune telle dmarche, il doit lui-mme sassurer quil a un comportement responsable. Pour cela, il peut :
- demander le point de vue de ses fournisseurs sur son attitude (par lintermdiaire dun organisme externe). Ainsi, le donneur dordre pourrait alors avoir leur avis sur ses dlais de paiement, son respect de la proprit intellectuelle....
- se faire valuer par un tiers indpendant : par exemple, la mdiation inter- entreprises a mis en place un label relations fournisseurs responsables qui vise distinguer les entreprises franaises ayant fait la preuve de relations durables et quilibres avec leurs fournisseurs. Pour obtenir le label, lentreprise candidate doit au pralable se soumettre une valuation conduite par le cabinet expert. Au vu du rapport dvaluation, lentreprise doit dans un second temps rdiger un plan de convergence pour tenir compte des recommandations de lvaluateur. Enfin, un comit dattribution paritaire se runit afin de dcider de lattribution du label Relations inter-entreprises responsables.
Pratique
SNCF
Mi 2012 la SNCF a travaill avec le Pacte PME 6 sur une valuation 360. Le Pacte PME a t charg de demander un panel de fournisseurs de la SNCF (fournisseurs de 5-6 grandes familles dachat) ce quils pensaient du comportement du donneur dordre.
6 www.pactepme.org 33
Recommandation
Demander lavis des fournisseurs montre que le donneur dordre sinscrit dans une dmarche damlioration continue. De cette faon, lvaluation nest plus unilatrale.
5. Des questionnaires diffrencis selon les spcificits des fournisseurs ou des produits/services
Un mme questionnaire pour tous les fournisseurs ou des questionnaires diffrencis selon leurs spcificits ?
Certains donneurs dordre adaptent leur questionnaire RSE en fonction de diffrents critres de leurs fournisseurs : le secteur dactivit, la taille, les risques quils reprsentent,
Un questionnaire adapt selon le secteur dactivit des fournisseurs ou au segment dachat
Lentreprise peut solliciter ses fournisseurs pour remplir un questionnaire RSE sur les enjeux spcifiques leur secteur dactivit.
Exemple
Par exemple, lentreprise peut faire le choix denvoyer un questionnaire sur les pratiques de recrutement responsable et promotion de la diversit un panel dagences demploi. Ainsi, le donneur dordre identifie les enjeux RSE spcifiques au secteur et axe ses questions sur ces enjeux.
34
Recommandation
Permettre au fournisseur de valider le secteur dactivit dans lequel il est class Avant dlaborer soi-mme des questionnaires par secteur, vrifier si la branche professionnelle du fournisseur a men une rflexion sur la RSE (notamment pour dterminer les enjeux RSE du secteur).
Un questionnaire adapt selon la taille du fournisseur :
Certaines entreprises ont mis en place une version simplifie du questionnaire pour les petites entreprises.
Exemple
Version intgrale de la question 1 :
35
Exemple
Version simplifie de la question 1 destination des PME :
Un questionnaire adapt selon les risques que reprsentent le fournisseur et/ou les produits services achets :
Lvaluation des risques prend gnralement en compte le pays dorigine du fournisseur, le secteur et le type de produits services quil offre.
Lvaluation RSE pourra tre plus ou moins pousse selon les risques que reprsente un fournisseur. Par exemple, le donneur dordre pourra demander des lments justificatifs plus prcis lorsque le fournisseur est considr comme tant risques . Plus les risques du fournisseur sont importants, plus la vrification sera pousse.
Si le donneur dordre ralise en amont une cartographie des risques, il pourra reprer les principaux risques des fournisseurs et poser des questions cibles sur les points qui seraient susceptibles de poser problme.
Un questionnaire ax sur un thme prcis :
Lentreprise peut souhaiter interroger ses fournisseurs sur un thme prcis notamment lorsquelle est elle-mme interpelle pour fournir des informations sur le sujet.
Par exemple :
Le Carbon Disclosure Project (CDP) a cr un outil pour permettre aux entreprises engages dans la dmarche de recueillir des informations sur les missions de gaz effet de serre dans leur chane d'approvisionnement. Les socits membres du CDP adressent alors leurs fournisseurs un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour mieux prendre en compte le changement climatique. Le questionnaire est labor par le Carbon Disclosure Project (CDP), il est en ligne sur le site Internet www.cdproject.net. Le CDP propose galement un questionnaire destination des PME et met disposition diffrents documents pour accompagner les fournisseurs et les aider rpondre aux questions.
Lobtention de labels par le donneur dordre peut galement le conduire sensibiliser le fournisseur sur lobjet du label et obtenir des informations prcises sur le sujet concern. Par exemple, le label diversit demande aux entreprises de sengager promouvoir la diversit auprs de leurs fournisseurs. Le donneur dordre peut alors choisir denvoyer un questionnaire ax sur cette thmatique pour sensibiliser ses fournisseurs.
36 Un questionnaire diffrent selon le primtre tudi :
Le donneur dordre peut faire le choix davoir un questionnaire RSE pour le sige social de lentreprise et un autre questionnaire lorsquil interroge le fournisseur au niveau dun site.
Pratique
EICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) :
LEICC (Electronic Industry Citizenship Coalition) propose un questionnaire RSE dautodiagnostic commun aux entreprises du secteur. Il permet de dterminer les potentiels risques RSE dune entreprise. Les membres de lEICC peuvent sadministrer ce questionnaire et/ou lenvoyer leurs fournisseurs. LEICC propose un questionnaire pour lentreprise (le sige social) et un autre pour les sites qui lui appartiennent.
6. Mise jour du contenu du questionnaire
Comment organiser la mise jour du contenu du questionnaire RSE ?
Le contenu du questionnaire peut par exemple faire lobjet dune runion avec les diffrentes fonctions de lentreprise (RSE, RH, Achats,) afin de voir si des lments sont faire voluer. Pour prparer cette mise jour, une question peut tre pose au sein du questionnaire afin de demander lavis des fournisseurs sur loutil. Le questionnaire peut galement tre amen voluer en fonction des nouvelles lgislations, de lvolution des rfrentiels RSE, de la rvision des objectifs recherchs ou des engagements RSE du donneur dordre,
Pratique
Carrefour : mise jour annuelle
Carrefour optimise rgulirement loutil dautodiagnostic afin de mieux rpondre aux besoins de ses fournisseurs. En 2010, le Groupe y a introduit un module dinitiation au bilan carbone et a intgr des critres de tris plus fins permettant une comparaison des performances dans son secteur dactivit. En 2011, il a enrichi loutil de deux innovations simplifiant son utilisation et offrant de nouvelles possibilits : reprise automatique des rsultats de lanne prcdente afin dallger la saisie, insertion dune fiche pour dclarer une bonne pratique. Le Groupe a galement travaill lharmonisation de lautodiagnostic dveloppement durable avec la norme ISO 26000 sur la responsabilit socitale des entreprises.
Recommandation
Prvoir un processus de mise jour du questionnaire afin de sassurer que les questions poses soient toujours dactualit Demander lavis des fournisseurs sur le questionnaire afin de lamliorer continuellement
37 IV. Qui est charg dadministrer le questionnaire RSE et comment ?
Les modalits dadministration du questionnaire RSE jouent un rle important pour donner un sens la dmarche. Laccompagnement du questionnaire RSE est notamment un lment central.
1. La ou les fonction(s) en charge de ladministration et du suivi du questionnaire
Aprs son laboration, quelle fonction sera en charge de ladministration et du suivi du questionnaire RSE ?
Une ou plusieurs fonctions de lentreprise peuvent tre en charge de grer lenvoi et le retour des questionnaires RSE. Une fonction peut tre galement identifie comme le point de contact si le fournisseur a des questions.
Exemples de fonctions :
- La fonction RSE - La fonction Achats responsables - La fonction Achats - La fonction Qualit - La fonction Gestion des risques
Plusieurs questions peuvent alors tre poses :
- La fonction en charge a-t-elle t forme aux achats, la RSE et aux achats responsables ? - La procdure envisage (nombre de fournisseurs interroger, suivi propos,) est-elle en adquation avec le nombre de personnes qui seront en charge de la mettre en uvre ?
Tmoignage de LOral : la fonction Achats simplique pour encourager les fournisseurs sengager dans lEnvironnement
Membre du Carbon Disclosure Project (CDP) depuis 2003, LOral a rejoint le Supply Chain Program du CDP en 2007, afin dencourager ses fournisseurs mesurer et rduire leurs missions Carbone. Ainsi, les socits membres du Supply Chain Program du CDP invitent leurs fournisseurs rpondre sur la plateforme du CDP un questionnaire spcifique pour recueillir des informations sur leurs missions de gaz effet de serre et les actions menes pour agir dans la lutte contre le changement climatique. 48 fournisseurs ont rpondu favorablement linvitation de LOral participer au CDP en 2011. En 2012, limplication des Achats en tant quambassadeurs du CDP Supply Chain et la proche collaboration avec les quipes Environnement, ont permis de convaincre 133 fournisseurs (sur 156 invits). Une Supplier Scorecard , dsormais prsente aux fournisseurs par la mme fonction qui attribue les marchs, a t cre conjointement avec le CDP. Elle synthtise les rponses de chaque fournisseur et permet dvaluer et de discuter leurs engagements environnementaux. 38 2. Slection des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire
A quels fournisseurs envoyer le questionnaire RSE?
Le questionnaire RSE peut tre envoy :
- A tous les fournisseurs - Aux fournisseurs stratgiques (critres lis la taille, secteur dactivit,) - Aux fournisseurs identifis comme tant risques (en raison de leur localisation, de leur secteur dactivit, du risque financier). Ils pourront tre identifis grce une cartographie des risques ralise en amont - Aux fournisseurs reprsentant un gros volume dachat - Aux fournisseurs prfrs : fournisseurs avec lesquels le donneur dordre lhabitude de travailler - Aux nouveaux contrats - Aux fournisseurs prsentant une forte dpendance vis--vis du donneur dordre.
Plusieurs choix peuvent se retrouver dans une mme entreprise. Lentreprise peut faire le choix de procder par tape : dabord une certaine catgorie de fournisseurs puis une autre. Le donneur dordre peut galement envoyer des questionnaires RSE diffrents selon les spcificits des fournisseurs (voir partie 3).
Point dattention
Selon la localisation des fournisseurs qui devront rpondre au questionnaire RSE, la question de la traduction des questions sera traiter (texte traduit uniquement en anglais ou dans toutes les langues ?).
3. Le ou les destinataires du questionnaire
A qui adresser le questionnaire RSE ?
Le questionnaire RSE peut tre envoy :
- A la direction commerciale - A la direction RSE - A la direction des ressources humaines (par exemple lors de lenvoi dun questionnaire sur la diversit). - A la direction gnrale (notamment au sein des PME)
Pour ce point, le primtre valu sera dterminant : par exemple, si les informations demandes concernent le groupe, la filiale a-t-elle les informations demandes ? La filiale pourra alors transmettre le questionnaire (ou certaines questions) la direction RSE au niveau corporate (ce qui est prendre en compte dans le dlai laiss au fournisseur pour rpondre au questionnaire).
39 4. Le cadre denvoi du questionnaire
A quel moment envoyer le questionnaire RSE?
Il peut tre envoy : - pour constituer un panel de fournisseurs rfrencs - lors dun appel doffre - au cours dune relation commerciale. Certaines occasions spcifiques peuvent amener lenvoi dun questionnaire RSE, par exemple la signature ou lactualisation dune charte/ dun code de conduite RSE.
5. Le primtre tudi via le questionnaire
Sur quel primtre porter la question ?
Une question peut porter sur un pays, sur une filiale ou alors sur lensemble de lentreprise.
Par exemple, si un donneur dordre souhaite travailler avec une filiale dun grand groupe, il pourra chercher avoir des informations locales, propres la filiale.
Cette prcision peut tre donne ds le dbut du questionnaire (dans le prambule) ou alors le donneur dordre peut le prciser au sein du questionnaire en fonction des questions poses.
Recommandation
Prciser et justifier le primtre des questions.
6. Le format du questionnaire
Sous quel format envoyer le questionnaire RSE ?
Il peut sagir dun questionnaire global avec des questions sur la RSE ou dun questionnaire ddi au sujet de la RSE. Le questionnaire peut tre sous format : - Word - Excel - Electronique : courriel dans lequel les questions sont rdiges directement dans le corps du message ou questionnaire en ligne.
40 7. Le dlai pour rpondre au questionnaire
De combien de temps disposent les fournisseurs pour rpondre au questionnaire RSE ?
Le dlai doit tre apprci au regard des lments suivants :
- Le cadre de lenvoi : le dlai est souvent plus restreint lors dun appel doffre par rapport une demande dans le cadre dune relation donneur dordre/fournisseur dj institue - Le nombre de questions auxquelles rpondre - La complexit des questions (prendre notamment en compte le fait que le fournisseur devra solliciter diffrentes fonctions linterne pour obtenir des rponses, ce qui peut prendre un certain temps) - Le primtre : par exemple si la filiale doit obtenir des informations du corporate, cela peut prendre plus de temps - Le niveau de maturit du fournisseur (a-t-il dj publi un rapport RSE ?,)
Recommandation
Lors de la dtermination du dlai, prendre en considration les contraintes que prsente le questionnaire pour le fournisseur.
8. Accompagnement du fournisseur pour laider comprendre et remplir le questionnaire
Laccompagnement du fournisseur lors de ladministration du questionnaire RSE est trs important. Cest une indication sur limplication du donneur dordre dans cette dmarche. Si le questionnaire RSE est envoy sans lment de contexte, sans indications sur les motivations du donneur dordre, sans explication sur lexploitation prvue des rsultats ou encore sans point de contact : le fournisseur pourrait considrer que le donneur dordre ne prend pas au srieux cette dmarche.
Comment accompagner le fournisseur lors de ladministration dun questionnaire RSE ?
Laccompagnement du fournisseur lors de ladministration dun questionnaire RSE peut se faire sous diffrentes formes : joindre une lettre avec des lments dinformation qui expliquent la dmarche du donneur dordre, transmettre des documents pour prsenter lengagement RSE du donneur dordre, proposer des informations complmentaires pour aider le fournisseur mieux comprendre le questionnaire RSE et/ou la finalit recherche, organiser des moments dchange pour expliquer au fournisseur comment remplir le questionnaire et quel est son objectif.
Joindre une lettre signe du donneur dordre au questionnaire RSE
Exemple dlments dinformation pouvant figurer dans la lettre : - Les motivations du donneur dordre pour envoyer ce questionnaire RSE - Les raisons du choix du fournisseur pour rpondre au questionnaire RSE 41 - Les attentes du donneur dordre envers ses fournisseurs - La politique Achat responsable du donneur dordre (les outils utiliss, ) - Les dlais pour rpondre au questionnaire - Le nom et ladresse courriel de la personne qui renvoyer le questionnaire - Lutilisation des rsultats - Les tapes aprs lenvoi des rponses - La confidentialit des informations - La personne contacter en cas de question - Les coordonnes du mdiateur interne
Prsentation de la Charte des relations inter-entreprises 7
Elabore conjointement par la mdiation du crdit et la Compagnie des Dirigeants et Acheteurs de France (CDAF) afin dengager les grands donneurs dordre signataires mettre en place une dmarche de progrs vis--vis de leurs fournisseurs et notamment les petites et moyennes entreprises (TPE-PME), la Charte des relations inter-entreprises compte aujourdhui 247 grandes entreprises et organismes socioprofessionnels signataires. Lintrt dun tel dispositif est double : . permettre aux donneurs dordre signataires de faire savoir et dofficialiser leur volont de sinscrire dans une relation partenariale gagnant-gagnant avec leurs fournisseurs ; . dsigner un Correspondant PME au sein de lentreprise signataire, qui interviendra en tant que mdiateur interne pour faciliter le rglement des ventuels litiges fournisseurs.
Point dattention
Il est important de signer la lettre envoye au fournisseur afin de : - montrer lengagement du donneur dordre dans cette dmarche (faire signer la lettre par une personne avec un niveau hirarchique important marque dautant plus limplication du donneur dordre) - permettre au fournisseur didentifier la personne en charge de cette valuation.
Lettre dans le cadre du Supply Chain Program du CDP
Exemple
Lettre dans le cadre dune valuation par une agence de notation des fournisseurs
43 Transmettre des documents qui expliquent la dmarche du donneur dordre
- La politique achats responsables du donneur dordre et/ sa politique RSE
- La charte ou le code de conduite du donneur dordre.
Le donneur dordre peut choisir de structure son questionnaire RSE en fonction de sa charte, son code de conduite ou de sa politique dachats responsables.
Exemple
- Le rfrentiel dans lequel le donneur dordre sest engag
Exemple
Lettre dans le cadre dune notation par une agence de notation des fournisseurs
44 Proposer des informations complmentaires pour aider le fournisseur comprendre le questionnaire RSE et/ou la finalit recherche
- Des recommandations pour remplir le questionnaire
Exemple
Quelques recommandations pour remplir le questionnaire : - Rpondez toutes les questions. Si pour certaines questions, vous navez de rponses, prcisez pour quelles raisons. - Si vous avez des documents prcisant les rponses, veuillez les joindre ou nous prciser dans quelles conditions nous pouvons y avoir accs. - Si certaines questions ne sont pas claires pour vous, rfrez-vous au glossaire (voir en dernire page) ou nhsitez pas nous contacter. - Si vous souhaitez effectuer des suggestions quant lamlioration de cette dmarche, elles seront les bienvenues. - Les informations que vous nous transmettez ne seront pas divulgues. Elles nous servent dune part, identifier les enjeux environnementaux, sociaux et conomiques lies la production dun produit et/ou service et, dautre part, mesurer les efforts et les rsultats obtenus par nos fournisseurs pour rpondre ces enjeux
- Un document ou une partie annexe au questionnaire qui apporte des prcisions sur les informations demandes
Exemple
GLOSSAIRE I. Aspects environnementaux Question 1 : Impacts et enjeux lis au cycle de vie dun produit : le cycle de vie dun service couvre lextraction et lutilisation des matires premires, la production, le transport, les emballages, son utilisation/ rutilisation/ rparation et son traitement en fin de vie. (du berceau la tombe ). Cette question est destine valuer votre perception des risques et enjeux environnementaux toute au long de la filire du produit ou service concern. Question 2 : Exemple dinformations quantitatives : consommation deau, dlectricit ? Quel pourcentage de dchets tris et revaloriss ? Question 3 : Documents attestant du respect de la lgislation : - Arrts prfectoraux (pour les installations soumises autorisation ou dclaration) - Courrier de la DRIRE - Contrats denlvement des dchets, bordereau de suivi A dfaut de documents attestant du respect de la rglementation, vous pouvez citer les points de la rglementation qui sappliquent votre activit.
- La dfinition des termes utiliss dans les questions
La RSE nest pas connue de toutes les entreprises. De plus, chaque entreprise a tendance utiliser ses propres dfinitions. Rappeler les dfinitions vite des confusions. De mme, il est prfrable de se rfrer une dfinition de la RSE reconnue telle que celle la Commission Europenne ou de la norme ISO 26000. 45
Exemple
1.2. Gnral (Politique/Charte) 1.2.1. Votre socit a-t-elle mis en place une politique RSE (**) globale, dfinissant les axes d'action prioritaires en la matire, se traduisant par exemple dans une charte Dveloppement Durable ? Rponse
1.2.3(**) : Responsabilit Sociale et Environnementale (RSE) : concept dans lequel les entreprises intgrent les proccupations sociales, environnementales et conomiques dans leurs activits et dans leurs interactions avec leurs parties prenantes sur une base volontaire (dfinition de la Commission Europenne) Il s'agit de la dclinaison des proccupations lies au Dveloppement Durable au niveau de l'entreprise
- Les coordonnes dune personne contacter
Les fournisseurs doivent pouvoir trouver facilement les coordonnes de la personne contacter sils ont des questions sur le questionnaire RSE.
Exemple
- La mthode de notation des rponses
Le donneur dordre peut choisir dexpliquer comment il va noter le questionnaire.
Exemple
Dans ce questionnaire, la note est calcule en fonction du nombre de rponses positives du fournisseur.
46 - Des informations sur les tapes venir aprs avoir rpondu ce questionnaire
Le donneur dordre peut choisir dinformer le fournisseur des tapes venir aprs lenvoi de ses rponses. Les actions peuvent tre trs diverses : rendez-vous pour changer autour des rsultats, envoi des rsultats par courrier, ventuelle demande de mise en place de plans de progrs
Exemple
- Un guide dutilisation
Le guide peut prsenter tous les lments prcdemment voqus (les motivations du donneur dordre, la mthode dexploitation des rsultats, les tapes venir aprs lenvoi des rponses,) et/ou il peut expliquer comment rpondre au questionnaire (notamment lorsquil sagit dun questionnaire remplir en ligne).
- Des exemples qui illustrent comment remplir le questionnaire
Le donneur dordre peut remplir son propre questionnaire RSE et le transmettre au fournisseur comme exemple.
Organiser des moments dchange pour expliquer au fournisseur comment remplir le questionnaire et quelle est la finalit recherche
Le donneur dordre peut galement organiser des runions individuelles ou collectives avec ses fournisseurs pour leur expliquer le questionnaire RSE quils devront remplir. Cela permet aux fournisseurs de poser directement leurs questions et de partager leur opinion sur cette dmarche. Ces runions peuvent tre organises notamment dans le cas o le questionnaire demande des informations assez complexes.
47 Certaines entreprises vont privilgier le dialogue et lapproche collaborative la diffusion large de questionnaires RSE.
Pratique
Ferrero France : avec sa dmarche Ensemble Partenaires Responsables , Ferrero France privilgie le dialogue avec ses fournisseurs stratgiques
Ferrero France a institu un rendez-vous annuel ddi la RSE avec chacun de ses 60 fournisseurs stratgiques. Lors de cette rencontre, Ferrero France prsente sa stratgie RSE et invite son partenaire partager la sienne.
Si la dmarche globale Ensemble Partenaires Responsables est pilote par la responsable des achats, ce sont les rfrents achats des directions de Ferrero France qui sont en charge danimer ces rencontres. Le responsable RSE accompagne les acheteurs pour les rendez-vous avec les 10 plus importants fournisseurs. Concernant les 3 fournisseurs majeurs, le directeur gnral de Ferrero France est prsent.
Au-del de renforcer un lien de confiance mutuelle entre partenaires conomiques, lobjectif de ces rencontres est didentifier des synergies pour la mise en uvre dinitiatives RSE communes. Ainsi, Ferrero France privilgie le dialogue la diffusion large de questionnaires RSE.
En complment, tous les 3 ans, Ferrero France mesure avec un institut externe la qualit de sa relation avec ses fournisseurs, et surtout leur taux de satisfaction et leurs engagements RSE.
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Outils
Simplifications techniques pour aider les fournisseurs remplir plus rapidement et plus facilement le questionnaire RSE
- Donner des indications sur le temps ncessaire pour remplir le questionnaire afin de permettre au fournisseur de sorganiser - Traduire le questionnaire en diffrentes langues - Si le fournisseur a dj t interrog, lui permettre davoir accs aux informations quil avait dj renseignes afin quil puisse les actualiser - Avoir un format exportable afin que la personne en charge de rpondre puisse dispatcher les questions au sein de lentreprise (mme lorsquil sagit dun questionnaire o les questions sont conditionnes aux rponses donnes) - Prremplir les rponses avec les informations communiques publiquement par le fournisseur : cela prend plus de temps mais ce travail pralable montre que le donneur dordre sintresse attentivement aux engagements RSE de ses fournisseurs.
Spcifiquement pour les questionnaires RSE remplir en ligne : - Permettre au fournisseur de remplir en plusieurs fois le questionnaire et de pouvoir commencer par la question quil souhaite - Donner la possibilit de passer des questions - Permettre au fournisseur dexporter ses rponses, par exemple, en ayant une version pdf de ses rponses - Indiquer au fournisseur le nombre de questions quil reste renseigner grce une barre de progression :
49 V. Comment exploiter les rsultats des questionnaires RSE ?
Il existe peu dinformation sur ce point dans les supports de communication des entreprises (rapport RSE, document de rfrence, site Internet, ). Les fournisseurs eux-mmes ne sont pas souvent tenus informs des modalits dexploitation des rponses quils envoient. Dans cette partie, nous prsentons un point sur le process dexploitation des rsultats.
1. La vrification des informations fournies par le fournisseur
Comment vrifier les informations ?
Le questionnaire RSE est un outil dauto-dclaration, le donneur dordre doit donc organiser la vrification des informations. Nous avons pu identifier 3 niveaux de vrification :
Niveau 1 : Vrification des pices jointes.
Le donneur dordre peut dcider deffectuer la vrification sur tous les fournisseurs ou se concentrer uniquement sur une partie dentre eux. Il peut galement organiser des vrifications par chantillon (par exemple il peut slectionner au hasard quelques fournisseurs pour vrifier la validit des pices justificatives fournies).
Niveau 2 : Confrontation des rponses avec les dclarations de diffrents acteurs - Les ONG, les syndicats du fournisseur - Les utilisateurs : demander aux acteurs directement sur le terrain avec le fournisseur de vrifier si les dclarations correspondent la ralit. Le donneur dordre peut par exemple mettre en place une liste de points dattention qui sera remise aux personnes qui sont amenes se rendre chez le fournisseur afin quelles puissent signaler dventuels problmes.
Niveau 3 : Mise en place daudits RSE
Le niveau de vrification peut tre diffrent selon le type de fournisseurs : par exemple, sil sagit dun fournisseur identifi comme tant risques , la vrification peut tre plus pousse avec notamment la mise en place daudits.
Qui effectue la vrification ?
Lacheteur et/ou la direction RSE peut tre en charge de la vrification des pices jointes et/ou de la veille des dclarations des diffrents acteurs (ONG, syndicats). Lorganisme de notation des fournisseurs peut galement tre mandat pour cette tche.
50 2. Lvaluation des rsultats
Comment valuer les rsultats ?
Lvaluation des rsultats peut avoir diffrentes formes.
Par exemple, le donneur dordre peut choisir :
- de vrifier certaines attentes incontournables : le donneur dordre dfinit des critres 0 tolrance et si lentreprise ne prsente pas certains critres ou, au contraire, si elle prsente certains problmes, des mesures seront prises (non- rfrencement du fournisseur, rupture de contrat, perte de lappel doffre...).
- dattribuer au fournisseur une note RSE globale ou une note par thmatique RSE.
- de dterminer les points forts et les points faibles du fournisseur en matire de RSE.
Focus sur la notation
Comment effectuer la notation ?
Comment considrer que la rponse donne par le fournisseur est une bonne ou une mauvaise rponse et si elle mrite ou pas la totalit des points prvus ? La notation peut par exemple dpendre des priorits RSE du donneur dordre (il attendra plus dengagement de ses fournisseurs sur les enjeux quils considrent comme prioritaires).
Exemples de systmes de notation :
- Comptabiliser le nombre de oui
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Focus suite
- Proposer des rponses et dfinir le nombre de points attribuer pour chacune delles.
Exemple
Lentreprise peut choisir de donner 3 points si le taux est infrieur 3%, 2 points sil est entre 3 5 %, 1 point sil est suprieur 5% et 0 si le fournisseur ne sait pas.
- Le donneur dordre met parfois en place des points liminatoires qui ont comme consquence le non rfrencement du fournisseur (par exemple ne pas rpondre certaines questions, ne pas prsenter une certaine certification, ne pas avoir dlments justificatifs,).
Comme le contenu du questionnaire RSE, lchelle de notation peut tre la mme pour tous les fournisseurs et pour tous les appels doffre ou alors elle peut varier en fonction de diffrents critres :
- Le secteur dactivit du fournisseur ou de la famille dachats : le donneur dordre peut avoir identifi les enjeux RSE majeurs pour un secteur dactivit ou pour une famille dachats et dcider dadapter la notation en fonction de cela (en changeant le nombre de points attribus ou en changeant la pondration).
- La taille du fournisseur : certains donneurs dordre peuvent dcider daccorder par exemple des bonus aux entreprises en fonction de leur taille (par exemple des points bonus pour les TPE).
Exemple
- La localisation du fournisseur : selon les problmatiques propres au pays, des enjeux vont paratre plus importants que dautres aux yeux du donneur dordre. Il adaptera alors la notation (en changeant le nombre de points attribus ou en changeant la pondration).
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Focus suite
Les pices jointes peuvent fortement impacter la notation. Leur absence peut dailleurs parfois entraner la perte totale des points pour la question concerne.
Exemple de mthode
Nous pouvons voir travers cet exemple que le donneur dordre alloue des points en fonction de la qualit quil attribue la rponse donne par le fournisseur. Il existe galement un systme de pondration consistant multiplier par 1, 2 ou 3 le nombre de points attribu. La pondration est pratique dune part selon les orientations stratgiques du donneur dordre et dautre part, selon le fournisseur, son produit ou sa prestation.
Comment interprter les rsultats ? Les entreprises peuvent attribuer une note aux fournisseurs en fonction de leurs rponses au questionnaire. Ensuite, en fonction de leur note, elles dterminent le niveau davance du fournisseur en matire de RSE. Quelle note correspond un niveau dengagement RSE suffisant ? Un mme fournisseur peut tre considr comme suffisamment engag dans la RSE par un donneur dordre alors quun autre jugera que son engagement est insuffisant. Cela peut galement tre le cas avec une valuation effectue par un organisme externe : par exemple, si lorganisme externe attribue la note de 7/10 un fournisseur, son engagement peut tre jug comme tant passable pour un donneur dordre alors que pour un autre il sera qualifi de satisfaisant .
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Recommandation
Effectuer en amont une cartographie des risques et des opportunits sera trs utile pour valuer les rsultats.
3. Utilisation des rsultats
Comment utiliser les rsultats ?
Parfois, le questionnaire RSE est seulement un moyen pour le donneur dordre davoir une visibilit sur lengagement RSE de ses fournisseurs.
Chez dautres donneurs dordre, lors de lappel doffre, les rsultats des questionnaires RSE (sous forme de note gnralement) peuvent tre pris en compte dans une note globale (la RSE peut peser de 5 20 % environ). Gnralement la part attribue la RSE nest pas fixe, elle peut varier en fonction de la sensibilit de lacheteur, de limportance de lenjeu RSE dans la catgorie Achats ou encore du nombre de fournisseurs qui postule pour lappel doffre (la RSE sera alors un atout de diffrenciation). Les rsultats des questionnaires sont alors utiliss pour slectionner les fournisseurs lors de lappel doffre.
Lorsque des problmes sont dtects chez le fournisseur, le donneur dordre peut :
Lui demander de mettre en place un plan de progrs.
Effectuer un audit RSE.
Dans des cas de manquement avr, le donneur dordre peut aller jusquau non- rfrencement du fournisseur, la rupture de contrat, la perte de lappel doffre.
Points dattention
Les approches seront diffrentes selon quil sagit dun fournisseur qui postule un appel doffre ou dun fournisseur dj sous contrat avec le donneur dordre.
De mme, la svrit des mesures peut varier en fonction du type de problme repr et de ses potentielles consquences sur le donneur dordre (risque de rputation, risque sanitaire, ).
54 Les fournisseurs qui prsentent les meilleurs rsultats RSE peuvent tre valoriss, notamment dans le cadre de trophes.
Pratique
Carrefour : Trophes dveloppement durable
En France, depuis 2009, Carrefour organise des Trophes dveloppement durable pour ses fournisseurs. Les entreprises ayant obtenu les meilleurs rsultats lautodiagnostic font lobjet dune visite sur site par un cabinet daudit indpendant. la suite de ces audits, les gagnants sont dsigns par un jury compos dexperts de lADEME et du WWF, de journalistes spcialiss et de reprsentants du groupe Carrefour. Objectif : valoriser les efforts des fournisseurs en termes de responsabilit environnementale et socitale, rcompenser les dmarches les plus exemplaires et susciter lmulation. Chaque dition des Trophes dveloppement durable couronne quatre entreprises. Certains autres pays du Groupe envisagent galement dorganiser des Trophes dveloppement durable pour leurs fournisseurs de produits marques propres.
Certains donneurs dordre mettent en place des actions de sensibilisation : ils organisent des moments dchange avec leurs fournisseurs sur des sujets de RSE. Par exemple, le donneur dordre peut organiser des moments dchange au cours desquels le donneur dordre prsenterait sa dmarche RSE et couterait les remarques et les propositions de ses fournisseurs. Cela permet galement aux entreprises prsentes dchanger des pratiques en matire de RSE.
Pratique
Groupe TF1
Le groupe TF1 a obtenu le Label Diversit en 2010. Lors de son obtention et de son renouvellement, le groupe TF1 a d attester de son exemplarit en matire de diversit. Il sest notamment engag promouvoir la diversit auprs de ses fournisseurs. Dans un premier temps, la Direction des Achats du groupe TF1 a envoy un questionnaire ax sur le sujet de la diversit 150 fournisseurs environ (tous domaines dactivit confondus, prestataires de service, cabinets dintrim et cabinets de recrutement). TF1 a poursuivi sa dmarche de sensibilisation en organisant depuis janvier 2011 des petits djeuners/ dbat avec ses fournisseurs pour changer sur le sujet de la diversit. Dans ce cadre, TF1 prsente ses propres initiatives en matire de diversit et permet aux fournisseurs dexpliquer leurs actions. Grce ces moments dchange, TF1 recueille lavis de ses fournisseurs sur sa propre dmarche et repre des innovations pouvant aboutir une collaboration donneur dordre / fournisseur sur le sujet de la diversit.
Utiliser linformation rcolte pour le rapport dveloppement durable : certaines entreprises utilisent les rsultats des questionnaires RSE pour rendre compte de la performance RSE de leurs fournisseurs. Par exemple, ils pourront mettre en avant que % de leurs fournisseurs dtiennent la certification ISO 14001.
Montrer que la chane dapprovisionnement est contrle : au sein des relations commerciales, le donneur dordre pourra prsenter lengagement RSE de ses fournisseurs. 55 4. Restitution des rsultats auprs des fournisseurs
Comment restituer les rsultats ?
Les fournisseurs reprochent aux donneurs dordre de ne pas toujours leur faire de retour alors quils passent du temps pour rpondre aux questionnaires RSE. Il est important pour les fournisseurs davoir un retour la mesure de leur investissement.
Les organismes de notation des fournisseurs prvoient gnralement denvoyer les rsultats aux fournisseurs sous forme crite. Le type dinformation remis (comparaison par rapport aux autres entreprises du secteur,) peut dpendre de loption choisie par le fournisseur (un retour dtaill des rsultats est parfois plus onreux). Le donneur dordre qui a recours un organisme externe pour ladministration du questionnaire peut lui-mme organiser un retour oral des rsultats.
Le choix entre la restitution orale ou crite dpendra de plusieurs facteurs, par exemple :
- le contexte : sagit-il dun fournisseur qui postule un appel doffre ou est-il dj sous contrat ? Un retour oral avec tous les fournisseurs qui postulent un appel doffre peut tre difficile organiser. Ainsi, le mode de restitution dpend en partie du contexte de lenvoi du questionnaire : la restitution ne sera gnralement pas organise de la mme faon lors dun appel doffre ou lorsque le fournisseur est dj sous contrat avec le donneur dordre. - les moyens allous: une restitution orale demande plus de temps que lenvoi dun courriel. De mme, les personnes en charge de la restitution orale doivent tre capables de rpondre des questions sur le sujet de la RSE. - les rsultats du fournisseur : le donneur dordre peut souhaiter fliciter un fournisseur, dans ce cas la restitution orale peut tre pertinente si le donneur dordre souhaite collaborer avec le fournisseur sur des sujets de RSE. Si les rsultats du fournisseur ne sont pas satisfaisants, le donneur dordre peut vouloir lalerter et lui demander de mettre en place des plans de progrs. Dans cette situation, la restitution orale permettra dexpliquer avec plus de dtails les attentes du donneur dordre et montrera limportance que cela reprsente pour lui. - le type de fournisseur : le donneur dordre peut dcider dorganiser un rendez- vous pour changer avec ses fournisseurs stratgiques sur la RSE et denvoyer un retour crit aux autres fournisseurs. - les priorits : le donneur dordre peut choisir davoir des catgories dachats sur lesquelles il aura un focus particulier. La restitution orale sera alors plus frquente pour ces catgories.
Le donneur dordre pourra galement choisir entre la restitution collective et la restitution individuelle. La restitution collective aura alors pour objectif de donner une vue densemble des rsultats des fournisseurs, permettre des changes de pratiques et ouvrir le dbat. Par contre, la restitution en face face de manire individuelle sera loccasion de voir en dtails les points forts et les points faibles du fournisseur.
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Recommandation
La restitution des rsultats est importante, elle permettra au fournisseur de voir limplication du donneur dordre dans cette dmarche RSE et pourra laider progresser. Elle doit tre organise : les personnes qui prsenteront les rsultats (sous forme orale ou crite) devront tre capables de rpondre aux questions des fournisseurs. Lobjectif de la restitution est de permettre douvrir le dialogue. Lors de cet change, il est important de donner la possibilit au fournisseur dmettre son point de vue (aussi bien dans le cadre dune restitution collective que lors dune restitution individuelle).
5. Mise en place de plans de progrs RSE
Comment mettre en place un plan de progrs RSE ?
Si les rsultats du fournisseur sont jugs insuffisants par le donneur dordre, il peut lui demander de mettre en place un ou plusieurs plans de progrs.
Ces plans de progrs peuvent tre exigs :
- lors dun appel doffre afin de rester dans la slection - pour faire partie dun panel de fournisseurs - ou au cours dune relation commerciale lorsquun ou plusieurs problmes ont t dtects.
Point dattention
Certaines parties prenantes vont pousser le donneur dordre mettre un terme la relation commerciale lorsque le fournisseur prsente des insuffisances. Dautres souhaiteront que le donneur dordre accompagne le fournisseur dans une dmarche de progrs.
Si le donneur dordre choisit de mettre en place des plans de progrs avec les fournisseurs qui prsentent des difficults, plusieurs questions sont traiter. Par exemple :
Avec quels fournisseurs le donneur dordre mettra-t-il en place des plans de progrs ?
Mettre en place des plans de progrs demande des moyens. Le donneur dordre pourra alors prioriser les fournisseurs avec lesquels il mettra en place de tels plans.
Comment construire le plan de progrs ?
Ce plan doit faire lobjet dune discussion entre le donneur dordre et le fournisseur. Le donneur dordre peut organiser une rencontre avec le fournisseur pour changer sur le plan de progrs. Ils pourront alors fixer ensemble le dlai pour sa mise en place et voir quelles pourraient tre les actions pour atteindre les objectifs fixs.
57 Qui sera charg de rencontrer le fournisseur pour changer avec lui sur le plan de progrs ?
Il peut sagir de lacheteur en charge du fournisseur, la direction RSE et, selon le sujet trait, il serait pertinent davoir une personne qualifie lors de lentretien. Par exemple, si les difficults du fournisseur concernent le domaine de la sant scurit, la personne qui travaille sur cette problmatique chez le donneur dordre pourrait participer lchange.
Quelle sera limplication du donneur dordre dans la mise en place du plan de progrs ?
Ds lors que le plan demanderait une implication en termes de moyens, le donneur dordre pourrait par exemple proposer au fournisseur une aide financire ou une mise disposition de comptences et de temps.
Comment vrifier la mise en place dun plan de progrs ?
Un dlai pour mettre en place le ou les plans de progrs est gnralement fix. A la fin de ce dlai, le donneur dordre peut souhaiter vrifier que les actions prvues ont bien t instaures, Pour cela, il peut prvoir un nouveau rendez-vous avec le fournisseur et/ou le rvaluer.
Points dattention
Il est important de veiller ne pas fixer un dlai qui dpasse la dure du contrat avec le fournisseur.
Le plan de progrs peut tre annex au contrat afin daccentuer limportance de la demande.
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Pratique
VINCI
VINCI a dcid damliorer sa dmarche achats avec une analyse et une prise en compte des risques sociaux, socitaux et environnementaux identifis dans les familles de produits et de services stratgiques. A cet effet une dmarche dvaluation a t dveloppe pour rduire les impacts des risques identifis, changer et apprcier le niveau dengagement des diffrents panels fournisseurs en matire de dveloppement durable.
LIntrim a t la premire famille dachats tre value de manire globale par VINCI lors du lancement de la consultation en 2011 auprs des entreprises de travail temporaire. Cette dmarche est mi-parcours avec le suivi des plans de progrs contractualiss avec les partenaires du Groupe. Ainsi, dans le cadre de la ngociation dun nouveau contrat-cadre Groupe, des critres de slection relatifs la responsabilit sociale et notamment la sant et la scurit des intrimaires ont t mis en place lors de la consultation.
VINCI a valu les socits de travail temporaire selon cinq critres : sant et scurit au travail ; promotion de la diversit et lutte contre les discriminations ; formation et dveloppement des comptences ; lutte contre le travail illgal ; lutte contre la fraude et la corruption.
La pondration s'est effectue 60 % pour des critres ESG et 40 % sur une base conomique. Aprs analyse du questionnaire, chaque entreprise a d proposer un plan de progrs sur les thmatiques juges insuffisantes. Celui-ci a fait lobjet dchanges avec les correspondants des Ressources Humaines pendant la consultation. Une fois le plan de progrs accept, un Comit de pilotage a valid le panel dentreprises retenues lors de la consultation.
Rsultats du panel valu Exemple de rsultats dun fournisseur Exemple de rsultats dun fournisseur
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Exemple de courrier explicatif pour le suivi des plans de progrs
Objet : Rfrencement VINCI 2011 2014 d'Entreprises de Travail Temporaire.
Monsieur, Dans le cadre de la Consultation de VINCI pour les Entreprises de Travail Temporaire 2011 2014, vous avez particip une valuation de votre organisation en termes de responsabilit sociale et socitale et nous vous en remercions. Nous avons apport un grand intrt au dossier que vous nous avez fourni. Aprs une analyse rigoureuse de votre positionnement en termes dengagements sociaux et socitaux, nous vous informons que votre dossier nest pas recevable en ltat actuel. Toutefois, vous avez encore la possibilit titre exceptionnel, de nous soumettre un Plan de progrs . Ce Plan de progrs devra porter sur les thmes pour lesquels votre niveau a t jug insuffisant, cest dire, les thmes marqus dune croix dans la liste des enjeux sociaux et socitaux, ci- aprs pages 2 4. Si vous souhaitez continuer participer la consultation, votre Plan de progrs est envoyer avant le lundi 2 mai 2011 14h par courrier lectronique lattention de Sans rponse de votre part compter de cette date, nous considrerons que vous ne souhaitez plus participer la consultation. Vous allez tre prochainement contact par un responsable des Ressources Humaines de VINCI, afin de convenir dun rendez-vous, lors duquel sera discut votre Plan de progrs et sa mise en uvre. Si, suite ce rendez-vous, et sous rserve du bon positionnement de votre offre commerciale, votre Plan de progrs est jug recevable, alors, il sera annex votre Contrat et devra tre mis en uvre ds la date dentre en vigueur de celui-ci. Les objectifs fixs devront tre atteints au 31 dcembre 2012, conformment larticle 26 du Contrat. Vous serez soumis une nouvelle valuation de votre organisation en termes de responsabilit sociale et socitale et vous devrez alors dmontrer la mise en uvre effective du Plan de progrs. Nous vous prions dagrer, lexpression de nos sincres salutations.
Exemple de thmes de plan de progrs dune socit de travail temporaire
Politique interne en matire de sant et de scurit au travail Objectif au 31/12/2012 : avoir une politique interne en matire de sant et de scurit au travail du personnel intrimaire clairement dfinie et formalise par un document crit. Elle doit tre connue du personnel permanent et du personnel intrimaire. Promotion de la diversit et lutte contre la discrimination - Travailleurs intrimaires de 50 ans et plus Objectif 18 mois : avoir mis en place des actions pour dvelopper lemployabilit des travailleurs intrimaires de 50 ans et plus.
Tmoignage dAXA : que faire quand un fournisseur refuse de se faire rvaluer ?
AXA demande aux entreprises qui ont une note de lorganisme de notation des fournisseurs infrieure 5 de mettre en place des plans dactions puis de se rvaluer pour attester de leur progression. Lorsque des fournisseurs refusent de se faire rvaluer, AXA est en train de structurer un processus descalade : lacheteur dAXA fait une demande de rvaluation RSE son interlocuteur chez le fournisseur. Si la rponse est ngative, le dossier est transmis un niveau hirarchique plus important chez AXA, qui sadressera un niveau hirarchique quivalent chez le fournisseur.
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Recommandation
Echanger avec le fournisseur sur le plan de progrs Le plan daction doit tre dans la mesure du possible ngoci et pas impos au fournisseur. Le donneur dordre doit veiller ne pas tomber dans lingrence. Veiller crer une relation de confiance : la sollicitation des fournisseurs sur des critres extra-financiers ne doit pas devenir un sujet de conflit supplmentaire dans la relation donneur dordre-fournisseurs mais elle doit au contraire amener plus de dialogue Lors du rendez-vous avec le fournisseur pour changer sur le plan de progrs, ne pas hsiter inviter les personnes qui pourraient aider le fournisseur identifier les actions mettre en place pour atteindre les objectifs fixs (par exemple, si les points amliorer concernent la diversit, une personne de la RH pourrait participer lchange avec le fournisseur) Impliquer les acheteurs dans la formalisation des plans de progrs RSE Prvoir un systme de vrification de la mise en place du plan de progrs Veiller la faisabilit du plan de progrs pour le fournisseur : moyens ncessaires, temps allou,Rappel du point 9.12 de la norme SA 8000 : Lentreprise doit identifier la cause premire, prendre rapidement des mesures correctives et prventives et allouer des ressources appropries la nature et la gravit de toute non-conformit identifie avec la politique de lentreprise et/ou la norme . Montrer lexemple : avant de demander la mise en place dun plan de progrs au fournisseur, le donneur dordre devrait pouvoir montrer quil est lui-mme exemplaire sur ce sujet.
6. Mise jour des rsultats des fournisseurs
Comment organiser la mise jour des rsultats ?
Elle peut se faire annuellement ou une autre frquence (tous les deux ans, lors du renouvellement de contrat,).
Lorsque le questionnaire est ralis linterne de lentreprise : - Le mme questionnaire RSE que celui utilis lors de la premire valuation peut tre envoy aux fournisseurs - Un questionnaire allg peut tre utilis (en se focalisant par exemple sur les points o le fournisseur ne prsentait pas de bons rsultats).
Lorsque le questionnaire est ralis lexterne de lentreprise, le donneur dordre doit prendre en compte le cot de lvaluation pour le fournisseur car certains organismes lui demanderont une contribution financire.
7. Archivage des rsultats
Comment archiver les informations fournies par les fournisseurs ?
Aprs avoir attribu une note ou un niveau dengagement RSE au fournisseur, il est ncessaire darchiver linformation. Lacheteur et/ou dautres fonctions (RSE par exemple) doivent pouvoir retrouver rapidement les rsultats de lvaluation des fournisseurs.
Certaines bases de donnes ne vont prsenter que la note finale ou le niveau dengagement RSE attribu alors que dautres vont donner plus de dtails (points faibles, points forts du fournisseur par exemple). 61 Larchivage rpond plusieurs enjeux : - la mmoire de linformation : pouvoir suivre lvolution dun donneur dordre, pouvoir transmettre linformation dun acheteur un autre, - lutilisation de lvaluation lors des rendez-vous avec le fournisseur - la crdibilit de la dmarche - la pdagogie vis--vis des acheteurs.
Exemple de base de donnes
Pour chaque fournisseur, un graphique qui synthtise son valuation :
La base de donnes peut prsenter diffrentes informations. Par exemple : - la notation du fournisseur (en prcisant sil sagit dune notation pas une agence de notation ou par lentreprise elle-mme) - la date de la notation - ses points forts et les points faibles pour chacune des thmatiques RSE - lvolution des rsultats du fournisseur lorsquil a fait lobjet de plusieurs valuations - les pices justificatives apportes par le fournisseur (avec ventuellement une alerte pour signaler leur fin de validit) - la comparaison des rsultats des fournisseurs - le plan dactions que doit mettre en place le fournisseur - des lments pdagogiques (dfinitions,). La question de la langue pourra galement se poser pour la base de donnes : en quelle langue prsenter la synthse des informations sur le fournisseur ?
Recommandation
Archiver les donnes recueillies sur une base de donnes Sur la base de donnes, sassurer de la clart de linformation prsente (les personnes qui consulteront cette base ne seront pas toujours des experts de la RSE). Prsenter simplement linformation RSE des fournisseurs permettra une meilleure appropriation. La base de donnes pourrait galement proposer des fiches pdagogiques sur la RSE (dfinition des termes,).
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Outils
Rcapitulatif des solutions dexploitation des rsultats
Nous avons list les diffrentes possibilits dexploitation des rsultats. En fonction du cadre de lenvoi du questionnaire, nous avons essay de dterminer quel process dexploitation est le plus adquat.
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Outils
Comparaison des approches selon la finalit du donneur dordre
Nous avons pu voir les diffrentes finalits qui poussent les donneurs dordre mettre en place un questionnaire RSE. Selon la ou les finalits choisie(s), le contenu du questionnaire, la faon dont il sera administr et les modalits dexploitation des rsultats ne seront pas les mmes. Nous avons essay de dcrire les diffrentes approches pour 2 finalits : la gestion des risques et la logique messianique.
Finalit : gestion des risques (qualit et rputation) Contenu du questionnaire Avec cette approche, on trouvera plus particulirement : - Des questions fermes avec une demande de justificatifs - Des questions cibles sur les risques identifis (par secteur, par famille dachats, par pays,) - Des demandes dindicateurs chiffrs qui permettront au donneur dordre de dtecter dventuels problmes chez le fournisseur Exemple de question sur le sujet de linsertion des personnes handicapes avec lapproche gestion des risques : Quel est le taux de personnes handicapes dans votre entreprise ? Fournisseurs concerns Avec cette approche, le questionnaire sera gnralement envoy aux fournisseurs qui prsentent des risques particulirement importants pour le donneur dordre (au regard de leur activit ou du lien quils ont avec le donneur dordre) Cadre de lenvoi Avec cette approche, le questionnaire semble plutt tre envoy lors de lappel doffre Recours des acteurs externes Le recours des organismes de notation des fournisseurs est assez frquent avec cette approche afin de bnficier de leur expertise sur les sujets de RSE et ainsi viter de passer ct de certaines problmatiques Accompagnement du questionnaire Avec cette approche, le donneur dordre enverra gnralement ses attentes (sa politique achats responsables, sa charte, son code de conduite,.) Exploitation des rsultats - La vrification des donnes sera particulirement importante lors dune approche gestion des risques - Lexploitation des rsultats est incontournable - Des sanctions pourront tre mises en place en cas de rsultats insuffisants. Elles seront plus ou moins importantes selon limpact que les problmes dtects chez le fournisseur peuvent avoir chez le donneur dordre. Si un plan daction, il sera suivi attentivement. - La restitution des rsultats se fera surtout si des problmes sont dtects (afin notamment de construire un plan daction) Intrt / limite Le simple envoi du questionnaire RSE ne suffit pas grer les risques RSE. Le questionnaire peut servir reprer dventuels problmes mais le donneur dordre doit bien cadrer les dispositifs de gestion des rsultats (sanctions, mise en place et suivi de plans dactions,). Les questionnaires RSE avec une approche gestion des risques peut amener le donneur dordre demander au fournisseur de samliorer sur certains points. Il est alors ncessaire de veiller ne pas tomber dans lingrence.
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Outils suite
Finalit : logique messianique Contenu du questionnaire Avec cette approche, on trouvera plus particulirement des questions choix multiples afin daider le fournisseur se positionner Exemple de question sur le sujet de linsertion des personnes handicapes avec lapproche messianique : Quelles actions avez-vous mis en place pour dvelopper linsertion des personnes handicapes au sein de votre entreprise ? - Signature dun accord handicap - des actions pour sensibiliser lensemble des salaris linsertion des personnes handicapes - Mise en place de rfrents handicap ou dune mission handicap - Autre : Fournisseurs concerns Avec cette approche, le questionnaire sera gnralement envoy tous les fournisseurs pour quils prennent en compte la RSE dans leurs proccupations Cadre de lenvoi Avec cette approche, le questionnaire pourrait tre envoy tout moment (lors de la constitution dun panel de fournisseurs rfrencs, lors dun appel doffre, au cours de la relation commerciale). Le donneur dordre qui sengage dans une dmarche (label diversit, CDP,) peut galement dcider dutiliser le questionnaire pour pousser ses fournisseurs vers cette dmarche Accompagnement du questionnaire Avec cette approche, le donneur dordre enverra gnralement : - La dfinition des termes utiliss dans les questions - Des exemples pour illustrer comment remplir le questionnaire Exploitation des rsultats La sanction nest pas la finalit recherche. Dans le cadre dune approche messianique, lobjectif est de sensibiliser le fournisseur afin de le pousser samliorer. Le donneur dordre pourra alors lui proposer des pistes de progrs pour laider et valoriser ses efforts sans pour autant le sanctionner Intrt / limite La dmarche permet de porter un message auprs de ses fournisseurs. Nanmoins, sans sanction, quelle est la puissance de persuasion du donneur dordre ?
65 VI. Comment impliquer les prescripteurs et les acheteurs ?
Il est important que les prescripteurs et les acheteurs soient associs aux diffrentes tapes : - Cartographie des risques RSE - Choix des fournisseurs valuer - Elaboration du questionnaire ou choix de lorganisme de notation du fournisseur - Analyse des rsultats - Vrification des rsultats - Restitution des rsultats - Construction des plans de progrs - Suivi des plans de progrs
Dans un premier temps, il est important de les former sur la RSE afin quils comprennent en quoi ce sujet les concerne.
Certains donneurs dordre font le choix de confier la RSE exclusivement lquipe en charge des achats responsables. Il est important davoir une quipe dexperts mais, ne pas impliquer les prescripteurs et les acheteurs, limitera leur appropriation du sujet.
Points dattention
Au-del de la formation des prescripteurs et des acheteurs sur les sujets de RSE, il est galement important de sassurer quils comprennent et quils adhrent au sens de la dmarche. Lentreprise peut dcider dinsrer des critres RSE dans la part variable de la rmunration de ses acheteurs. Dans ce cas, pour viter que la RSE ne soit vcue comme une contrainte, lentreprise doit donner les moyens ses acheteurs dassurer ces nouveaux objectifs (temps, formation,).
Pratique
SNCF : impliquer les acheteurs tout au long de la dmarche
Dans un premier temps, la SNCF a fait le choix de prendre le temps de travailler avec ses acheteurs sur les enjeux RSE (quels sont les impacts RSE par familles dachats,). Ils ont ensuite dcid dinclure leurs fournisseurs dans la dmarche. Pour cela, partir dune cartographie des risques, ils ont dtermin quels taient les fournisseurs quils souhaitaient suivre particulirement (500-1000 fournisseurs). La SNCF a alors fait appel un organisme de notation des fournisseurs pour les valuer. Un rendez-vous est prvu systmatiquement aprs chaque valuation afin que lacheteur, le fournisseur et une personne en charge des achats responsables puissent changer ensemble sur les rsultats RSE. La runion permet de construire un plan daction RSE sur les points que le fournisseur doit amliorer. Au bout dun an, il sera rvalu afin de faire le point sur ses avances. La SNCF a choisi dimpliquer les acheteurs dans toutes les tapes de la dmarche achats responsables afin quils intgrent la RSE dans leur quotidien. Actuellement, les acheteurs, avec laide de lquipe achats responsables, continuent lanalyse des risques par catgories dachats, suivent les plans dactions mis en place et lancent de nouvelles valuations fournisseurs.
Recommandation
Prendre en considration la maturit des prescripteurs et des acheteurs sur les sujets de RSE pour dterminer leur rle : ils doivent saisir les enjeux RSE pour pouvoir avoir des responsabilits dans ce domaine. Aller trop vite risquerait de dcrdibiliser la dmarche. 66 2 me partie : Vision et rle du fournisseur
I. Point de vue des fournisseurs vis--vis de lutilisation des questionnaires RSE
L'envoi de questionnaires RSE par les donneurs d'ordre n'est pas sans soulever la problmatique de leur prise en charge par les fournisseurs et notamment :
- La capacit grer leur diversit et leur nombre: certains doivent ddier une personne plein temps ce travail - La difficult y rpondre parfois en l'absence de prise en compte de leur secteur dactivit et de leurs enjeux RSE dans les questions - Le manque de retour suite lenvoi de leurs rsultats. - Le manque d'intrt y rpondre en l'absence de visibilit sur lexploitation des rsultats - Le manque de rciprocit : on me demande dtre irrprochable mais quen est-il du donneur dordre ? - La pression sur les prix qui saccroit alors que les exigences en matire de RSE sont de plus en plus importantes.
LORSE avait travaill avec ses membres sur le dialogue entre les entreprises et les organismes danalyse socitale. Dans ce cadre nous avions ralis en 2002 une charte dengagements rciproques entre les entreprises et les organismes danalyse socitale 8 . La plupart des attentes des entreprises vis--vis des organismes danalyse socitale sont les mmes que celles des fournisseurs vis--vis des donneurs dordre ou des organismes de notation qui leur envoient des questionnaires RSE : - Considrer les spcificits de chaque entreprise, ce qui revient prendre en compte ses valeurs, son mode dorganisation ainsi que les particularits de son secteur dactivit - Prsenter leur mthodologie de collecte des donnes - Indiquer la mthodologie utilise pour valuer lentreprise - Discuter avec lentreprise des dlais ncessaires cette dernire pour lui permettre de fournir les documents exigs - Indiquer leur stratgie de sollicitation des parties prenantes (ONG, syndicats) - Prciser le mode dutilisation et de diffusion des informations recueillies auprs des entreprises.
Le MEDEF a galement ralis un guide qui prsente 6 bonnes pratiques 9 pour optimiser les relations entre les entreprises et les organismes danalyse extra financire. Ces bonnes pratiques pourraient galement sappliquer lorsquun donneur dordre ou un organisme de notation value un fournisseur via un questionnaire : - Comprhension et respect rciproque des rles et contraintes de chacun - Transparence du processus danalyse - Dontologie, indpendance et conflits dintrt - Expriences, comptences, processus de notation et enjeux mthodologiques - Transparence du pr-rapport et droit de rponse - Proprit, confidentialit et responsabilits.
8 Charte d'engagement rciproque agences/entreprises, ORSE, 2002. 9 Guide RSE : 6 bonnes pratiques pour optimiser les relations avec les organismes danalyse extra financire , Medef, 2011 67 II. Anticiper les sollicitations des donneurs dordre
Face aux demandes de ses donneurs dordre, le fournisseur peut mettre en place des outils pour grer les diffrentes sollicitations.
Pratique
Le Groupe Adecco France : une bibliothque de donnes pour une meilleure gestion des questionnaires RSE
Le Groupe Adecco France a mis en place, partir dune analyse dtaille des questionnaires RSE que lui adressaient ses donneurs dordre, une base de donnes informatique associe son CRM (Customer Relationship Management), qui regroupe par thme et par catgorie, la documentation disponible pour rpondre aux demandes dinformations exprimes par ses donneurs dordre.
Les raisons de la mise en place de cette initiative ? - Difficults assurer un circuit strict de traitement et de retour conforme aux exigences des donneurs dordre - Augmenter la productivit de traitement des questionnaires - Mieux valoriser la politique et les engagements de responsabilit sociale de lentreprise Les objectifs de cette initiative ? - Plasticit : avoir la souplesse, la ractivit, le professionnalisme pour sadapter aux demandes diffrencies dvaluation RSE exprimes par nos clients - Professionnalisation des quipes commerciales afin de leur permettre de mieux maitriser les lments de la politique RSE de lentreprise et de renforcer lefficacit et lvaluation de nos rponses par les donneurs dordre. - Conduite du changement : accompagner la migration de la RSE de la phase administrative de la relation commerciale pour lintgrer au cur de la ngociation commerciale. Ne pas seulement en faire un critre de slection mais un critre dexcution du contrat. Les principales tapes du projet ? - Mise en place dun comit de pilotage multi-parties prenantes : direction RSE, direction commerciale et diffrentes parties prenantes (client, universitaires, experts RSE) - Recensement et analyse des diffrents questionnaires RSE envoys par les donneurs dordre sur une priode dun an. - Veille et analyse des solutions externalises dvaluation de la performance des fournisseurs. Collecte, rdaction et codage des informations de la base de donnes. Ralisation dun didacticiel et accompagnement des utilisateurs la prise en main de loutil. Les rsultats ? Intgre au CRM (Customer Relationship Management) utilis par lentreprise, cette base de donnes est aujourdhui ouverte aux quipes commerciales de lentreprise pour leur faciliter la gestion des questionnaires RSE, tout en amliorant la qualit des rponses apportes aux donneurs dordre. Son actualisation est assure par un comit de suivi qui statut, chance rgulire, des ventuels complments lui apporter.
68 La rdaction dun rapport RSE peut aider le fournisseur structurer les rponses aux questionnaires RSE des donneurs dordre. En effet, la rdaction dun rapport RSE inscrit le fournisseur dans un process de collecte des donnes, de regroupement de linformation et de formalisation de ses actions.
III. Etre force de propositions auprs des donneurs dordre
Le fournisseur peut galement tre force de propositions auprs du donneur dordre pour inscrire le questionnaire dans une dmarche de partenariat :
Si vous avez effectu une valuation RSE avec un organisme externe, nhsitez pas le signaler ou mme la communiquer au donneur dordre mme si ce dernier utilise son propre modle de questionnaire.
Le fournisseur peut faire passer des messages lors de la rponse aux questions ouvertes. Il peut par exemple expliquer ses enjeux RSE et pourquoi certaines questions ne sont pas pertinentes pour son activit. Il peut galement tre force de propositions notamment lorsque le donneur dordre cherche savoir comment ils pourraient collaborer sur des sujets RSE.
Le fournisseur peut galement faire connatre ses comptences en matire RSE grce au questionnaire (par exemple faire connatre ses produits ou services en lien avec le dveloppement durable,...).
69 3 me partie : Retours dexpriences des entreprises
Ces entreprises ont mis en place un questionnaire RSE et partagent avec nous leur exprience :
Pratique
France Tlcom Orange :
L'ampleur du sujet nous incite beaucoup de pragmatisme dans la dmarche. Nous avons remont l'analyse des risques RSE trs en amont dans le process.
Celle-ci nous permet notamment :
- de cibler les questions RSE poses aux fournisseurs sur les sujets pertinents dans leur activit - de graduer nos attentes envers les fournisseurs en prenant en compte : . la criticit du risque . la maturit RSE du fournisseur et de ses concurrents sur une mme catgorie d'achats . la taille de l'entreprise - de structurer et de cibler nos actions vers les fournisseurs (jusqu l'audit si l'cart impact RSE / matrise du fournisseur est trop important)
Les valuations et questionnaires sont bass sur des dclarations des fournisseurs et sur lanalyse des documents fournis.
Par ailleurs, nous sollicitons rgulirement les prescripteurs et utilisateurs des contrats pour connatre leur perception des pratiques RSE de nos fournisseurs. En comparant les diffrents lments, nous pouvons tracer la " maturit RSE "du fournisseur qui traduit notre niveau global de confiance sur ces aspects.
La lourdeur de gestion d'un questionnaire d'valuation RSE interne, son ct chronophage pour les fournisseurs, nous a conduit voluer vers une plateforme d'valuation mutualise.
Paralllement, une rflexion est en cours pour remonter plus en amont dans le process nos attentes dans les catgories fort impact RSE :
- critres dterminants dans le choix des fournisseurs - renfort des clauses RSE existantes pour inclure des indicateurs de performance RSE dans les contrats
70 Pratique
France Tlcom Orange :
Evolution et enrichissement apports au questionnaire entre 2004 et 2012 :
2004 2005 2006 2012 Contenu du questionnaire Aspects qualit et environnement Introduction de laspect socital et interpellation sur les localisations des implantations des fournisseurs ainsi que sur la localisation de leurs propres fournisseurs et chane de sous-traitance Introduction de nouveaux sujets tels que les directives D3E,RoHS et REACH et la problmatique des pandmies. "Bas sur 3 axes : Ethique, Environnement, Social Questions gradues en fonction de l'impact RSE de la catgorie d'achat (de "impact faible = pas de question "impact critique = question + demande de pices justificatives")" Forme Questionnaire unique 2 versions : .Questionnaire complet (politique R&D, environnement, socital + zoom sur les zones de production ou de sous-traitance) . Questionnaire allg sur la partie environnement pour les fournisseurs non industriels (part importante de main duvre) 7 types de questionnaires selon la typologie des produits/services fournis 3 types de questionnement selon le stade du process : - la slection des fournisseurs : questionnaire RSE intgr au RFP - en cours de contrat : . valuation RSE des fournisseurs (dclaratif de lorganisme de notation des fournisseurs, questionnaire interne ou sites internet) . retours "terrain" des utilisateurs des contrats (questions de l'axe E du dispositif QREDIC) Moyens techniques mis en uvre Collecte des donnes Ficher Excel Questionnaire on line (logiciel interview) Outil Web permettant de proposer au fournisseur ses rponses faites en 2005 sur les questions identiques Fichier Excel (questionnaire RFP) Questionnaire on line (retours terrain QREDIC) Outil Web ou plateforme de lorganisme de notation des fournisseurs (valuations RSE) Rsultats 477 fournisseurs sollicits 70% de rponses exploitables 555 fournisseurs sollicits 67 % de rponses exploitables 308 fournisseurs valus RSE de 2009 2012 (43 en 2009 ; 40 en 2010 ; 132 en 2011 ; 93 sur le S1 2012) 1277 retours terrain (QREDIC) en 2011 Questions RSE portes en priorit dans les RFPs des catgories risques
71
Pratique
La Socit Gnrale:
Evolution de la dmarche entre 2004 et 2011
2004 Cration dun questionnaire RSE interne. Il est envoy tous les fournisseurs invits aux appels doffres via loutil dE- sourcing. Les rponses des fournisseurs font lobjet dune notation sur 10. Les notes obtenues sont intgres dans les critres de slection de lappel doffre. Les acheteurs sont en charge de vrifier lensemble des pices justificatives transmises par le fournisseur en rponse lvaluation. 2006 1er plan daction Achats Responsables de la Socit Gnrale Ethical Sourcing Program 2006-2007. 4 nouvelles questions spcifiques la catgorie dachat sont ajoutes au questionnaire standard. 2008 2me plan daction Achats Responsables de la Socit Gnrale Ethical Sourcing Program 2008-2010. La Socit Gnrale a dcid de conserver le questionnaire standard mais de supprimer les questions spcifiques. Ainsi, elle a prfr prendre en compte les spcificits par catgorie dachats en amont, grce lintgration de critres RSE dans les cahiers des charges. La vrification des pices justificatives est prsent effectue par chantillon. Tous les mois, la personne charge de la RSE au sein de la Direction des Achats slectionne au hasard des fournisseurs pour vrifier la validit des pices justificatives fournies. 2011 3me plan daction Achats Responsables de la Socit Gnrale Sustainable Sourcing Program 2011-2015 La Socit Gnrale a ralis un tat des lieux de ses pratiques en termes dvaluation des fournisseurs. Des points damlioration ont t identifis : - Un questionnaire unique entraine une limite en termes de pertinence (pas de prise en compte des spcificits et des typologies dentreprises). - Un manque dexploitation et danalyse de lvaluation (peu de retours sont faits aux fournisseurs sur leur valuation). Afin de professionnaliser et dindustrialiser lvaluation de ses fournisseurs, la Socit Gnrale a fait le choix de travailler avec un organisme indpendant, spcialis dans lvaluation RSE des entreprises. Cet organisme propose des questionnaires adapts au secteur dactivit, la taille et la situation gographique des fournisseurs. Une fois valu, le fournisseur reoit une fiche dvaluation complte mettant en avant ses points forts et ses points damlioration sur les 4 thmatiques suivantes : environnement, social, thique et supply chain. Le questionnaire est toujours transmis lensemble des fournisseurs invits aux appels doffre et les notes obtenues sont toujours intgres dans les critres de slection. La RSE intervient ainsi tout au long du processus achats de la Socit Gnrale : - Au niveau du cahier des charges avec lintgration de critres RSE spcifiques aux produits/services achets. - Avec le questionnaire et la prise en compte des rsultats dans la slection des fournisseurs.
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Tmoignage dentreprises :
Retour dexprience dAxa Tech (client) et dEconocom (prestataire) sur lutilit du questionnaire RSE dans leur relation donneur dordre-fournisseur
Axa Tech a demand Econocom (via un organisme externe de notation des fournisseurs) de remplir un questionnaire RSE. Axa Tech et Econocom prsentent dans ce tmoignage en quoi le questionnaire RSE est un outil utile dans la relation donneur dordre-fournisseur et quelles difficults il peut entraner. Ce retour dexprience est un regard crois sur lutilit du questionnaire RSE dans leur relation donneur dordre-fournisseur
En quoi le questionnaire RSE est-il un outil utile dans la relation donneur dordre- fournisseur ?
Point de vue de Axa Tech (qui utilise un questionnaire RSE pour valuer ses fournisseurs) - Cest un point important permettant dutiliser le rsultat pour entamer un dialogue avec nos fournisseurs sur un domaine diffrent et plus tendu que les ngociations en cours. - Cela permet de dtecter de bonnes pratiques et de sengager dans la voie du progrs - Enfin, cest un outil daide la dcision, que ce soit en phase dappel doffres ou dans un panel existant.
Point de vue dEconocom ( qui Axa Tech a demand de remplir un questionnaire RSE) - Le questionnaire RSE donne la possibilit de nous exprimer auprs de nos clients sur ce sujet et dengager avec eux une discussion pour mieux comprendre leurs attentes. - Il permet galement de remettre dans un contexte plus global les plans dactions qui sont spcifiques nos activits.
Quelles difficults peut entraner lutilisation dun questionnaire RSE ? quels seraient les points amliorer ? Point de vue de Axa Tech (qui utilise un questionnaire RSE pour valuer ses fournisseurs) - Une fois le premier rsultat obtenu, il est difficile de suivre lvolution dune note par rapport lvolution du fournisseur, de la rglementation, du contexte, - Il faut pouvoir interprter correctement et de la mme faon les rponses. Par exemple, si la question avez-vous un label ?, lentreprise rpond oui, que veut- dire ce label et quelle valeur lui donner au sein de la note ?
Point de vue dEconocom ( qui Axa Tech a demand de remplir un questionnaire RSE) - Nous sommes rgulirement confronts des demandes de justificatifs qui malheureusement ne peuvent tre communiques vers lextrieur (donnes lies au personnel, processus internes confidentiels, ). Nous aimerions avoir un moyen de pouvoir rpondre ce type de questions sans affecter pour autant notre note par ce dfaut de publication. - Notre volont est davoir des comportements et des actions de plus en plus responsables. Pouvoir changer et trouver des axes de progrs nous parait indispensable. Aussi nous apprcierions, avant mme davoir rpondu au questionnaire, de savoir quel type dchange la note pourra donner lieu et sous quel dlai. Cest une perspective dvolution qui nous permettrait de comprendre le sens du questionnaire et qui contribuerait renforcer les relations que nous avons avec nos clients.
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Tmoignage :
Olivier Menuet, Directeur des Achats Responsables de la SNCF (Dveloppement Durable, Achats Solidaires, Politique PME)
- Le questionnaire RSE permet de montrer que la RSE est un sujet de proccupation pour le donneur dordre nanmoins, il prsente de nombreuses limites : Le questionnaire ne doit pas reprsenter la politique Achats responsable de lentreprise. Le recours au questionnaire RSE pour interroger ses fournisseurs doit faire lobjet dune rflexion amont afin dinscrire cette dmarche dans la stratgie du donneur dordre. - La plupart du temps, les rponses aux questionnaires RSE ne sont pas lues par les acheteurs. Ils doivent dabord monter en comptences sur les sujets de RSE pour pouvoir grer un tel outil. - Les fournisseurs passent beaucoup de temps rpondre aux diffrentes sollicitations de leurs donneurs dordre. De plus, ils nont gnralement aucune visibilit sur lexploitation des rsultats.
Si le donneur dordre na pas une relle stratgie derrire lutilisation des questionnaires RSE et quil lenvoie sans avoir rflchi la finalit recherche, il engendre une perte de productivit de son ct et du ct du fournisseur.
La SNCF a fait le choix de prendre le temps de travailler avec ses acheteurs sur les enjeux RSE (quels sont les impacts RSE par famille dachats,). Ils ont ensuite dcid dinclure leurs fournisseurs dans la dmarche. Pour cela, partir dune cartographie des risques, ils ont dtermin quels taient les fournisseurs quils souhaitaient suivre particulirement (500-1000 fournisseurs). La SNCF a alors fait appel un organisme de notation des fournisseurs pour les valuer partir dun modle de questionnaire standard.
74 Conclusion et pistes de rflexion
Cette tude offre un premier tat des lieux des pratiques des donneurs dordre sur le sujet des questionnaires RSE. Elle na pas pour objectif de promouvoir le recours au questionnaire RSE ou une certaine mthode pour le mettre en place. Elle essaie de mettre en avant les problmatiques autour de cette pratique et de proposer quelques recommandations.
Les questionnaires RSE peuvent tre vcus comme une contrainte par les fournisseurs car ces derniers doivent allouer des ressources pour satisfaire les demandes des donneurs dordre sans savoir si les moyens investis (notamment en termes de temps) auront un rel impact.
Si le donneur dordre na pas une relle stratgie dans lusage qui sera fait des questionnaires RSE, cela gnrera une perte de temps et dargent de son ct et du ct du fournisseur. Cet outil pourrait alors devenir un sujet de conflit dans la relation donneur dordre fournisseur.
Le questionnaire RSE doit servir la stratgie de lentreprise : reprer des risques, sensibiliser, trouver de futurs partenariats, Selon la ou les finalits choisie(s), le contenu du questionnaire, la faon dont il sera administr et les modalits dexploitation des rsultats ne seront pas grs de la mme manire.
Aprs avoir dtermin la finalit recherche via lutilisation dun questionnaire RSE, le donneur dordre doit expliquer clairement sa dmarche ses fournisseurs. Lexploitation des rsultats doit galement tre transparente afin que les fournisseurs comprennent limpact de leurs rponses.
La sollicitation des fournisseurs sur des critres extra-financiers ne doit pas devenir un sujet de conflit supplmentaire dans la relation donneur dordre-fournisseurs. Le donneur dordre ne doit pas tomber dans lingrence ou formuler des exigences quil ne respecte pas lui- mme. Lapproche doit tre vue comme un outil de dialogue et de progrs.
Compte tenu des enjeux diffrencis selon le secteur dactivit, les fdrations professionnelles sont lgitimes pour se mobiliser sur ces questions afin daider les donneurs dordre avoir une meilleure expertise des enjeux RSE pertinents qui leur sont propres.
Les fournisseurs peuvent aussi tre force de propositions auprs des donneurs dordre et montrer leur volont changer sur des sujets de RSE.
Il est noter quune tendance majeure se dessine actuellement chez les donneurs dordre : ils font de plus en plus appel des organismes de notation des fournisseurs pour notamment se dcharger de laspect administratif et se concentrer sur lexploitation et le suivi des rsultats.
75 Cette tude soulve par ailleurs plusieurs questions :
Doit-on standardiser les questionnaires RSE ? Certaines entreprises, en passant par un prestataire externe, ont fait le choix dune standardisation. Celle-ci peut tre dcline par secteurs, par produit, par pays et par taille dentreprise. Lintrt majeur de la standardisation est la possibilit de partager les rsultats : les fournisseurs remplissent une fois un questionnaire RSE et les rsultats sont envoys dautres donneurs dordre qui les sollicitent. Mais elle ne conviendra pas tous : certains donneurs dordre souhaitent garder leur propre outil. De plus, comment standardiser des questions sur des thmes comme la recherche dinnovation ?
Quelle est la place du questionnaire RSE par rapport dautres outils tels que les critres dans le cahier des charges et les clauses contractuelles ? Des critres RSE au sein du cahier des charges peuvent complter un questionnaire standard et mettre en exergue certaines thmatiques par rapport dautres en fonction du type de march ou de la prestation. En ce qui concerne les clauses contractuelles, elles peuvent fixer les objectifs que le fournisseur doit atteindre au regard des rsultats du questionnaire RSE. Ces outils soulvent des questions qui pourront faire lobjet de dveloppements ultrieurs (contenu des clauses, suivi de leur application).
Quelle dmarche de rciprocit des donneurs dordre? Dans le cadre de sa dmarche achats responsables , le donneur dordre interroge le fournisseur sur la RSE. La responsabilit du donneur dordre va au-del de ce seul questionnement. Cest loccasion dengager une dmarche partenariale base sur la loyaut, le respect mutuel et la rciprocit des exigences pour une relation quilibre. Dans un souci de cohrence, il doit sassurer quil a un comportement responsable vis- -vis de ses fournisseurs, par exemple : - En tant transparent sur les rgles du jeu et lutilisation des rsultats et en adaptant ses exigences aux capacits de lentreprise (notamment tenir compte des diffrences entre grandes et petites entreprises) - En dveloppant une dmarche de dialogue sur les enjeux et en accompagnant ses fournisseurs dans la mise en uvre pour un progrs mutuel - En demandant le point de vue de ses fournisseurs sur son attitude : sa gestion des commandes, ses dlais de paiement, son respect de la proprit intellectuelle.... - En se faisant valuer par un tiers indpendant : par exemple, la Mdiation inter- entreprises a mis en place un label relations fournisseurs responsables qui vise distinguer les entreprises franaises ayant fait la preuve de relations durables et quilibres avec leurs fournisseurs.
Cest pourquoi le MEDEF et lORSE suivent, soutiennent et encouragent les actions de lassociation Pacte PME et de la Mdiation Inter-entreprises afin de dvelopper un nouveau modle de partenariat entre les donneurs dordre et les fournisseurs, gage du succs conomique de demain.
76 Synthse de ltude
Dans la continuit de ses rflexions sur les achats responsables et afin de rpondre aux demandes de nombreuses entreprises, lORSE a travaill sur les questionnaires RSE adresss par les donneurs dordre leurs fournisseurs.
Pour mener bien ce travail, lORSE sest associ au MEDEF et a travaill avec des entreprises adhrentes, notamment le Groupe Adecco France qui a ralis une analyse dtaille des questionnaires RSE de ses donneurs dordre.
Cette tude propose un tat des lieux des pratiques des donneurs dordre autour des questions suivantes : - les raisons qui poussent les donneurs dordre mettre en place un questionnaire RSE - les modalits dlaboration dun questionnaire RSE - le type de questions poses - les modes dadministration internes ou externes mis en place - les stratgies dexploitation des rsultats
Lapproche fournisseurs est galement aborde de manire voir comment ils sorganisent pour rpondre aux sollicitations de leurs donneurs dordre et quel rle ils peuvent jouer pour inscrire la rponse ces questionnaires dans une dmarche partenariale dachats responsables.
Compte tenu de la diversit des approches, lORSE na pas cherch laborer un questionnaire type mais a plutt souhait aider les entreprises structurer leur dmarche. Ltude propose une approche mthodologique la fois destine aux donneurs dordre et aux fournisseurs.
Les objectifs de ce travail sont les suivants : - pallier le manque de visibilit sur les pratiques des donneurs dordre dans ce domaine - montrer la diversit des approches entre les diffrents donneurs dordre - mettre en dbat public ce sujet sur lequel trs peu danalyses ont t menes - proposer une approche mthodologique de la dmarche - donner des pistes de rflexion pour faire du questionnaire RSE un outil de dialogue et de progrs dans la relation donneur dordre-fournisseurs.
En revanche, il na pas pour finalit de promouvoir la mise en place de cet outil ; chaque entreprise est libre de dcider si lutilisation du questionnaire RSE est pertinente pour son activit. Si elle fait le choix dy avoir recours, il lui est propos des recommandations pour laider structurer et optimiser sa dmarche. Chaque entreprise est galement libre dlaborer son questionnaire en interne ou davoir recours un organisme externe de notation des fournisseurs. Nous ne privilgions pas une mthode par rapport une autre.
77 Ltude met laccent sur 3 points cls autour des questionnaires RSE :
Les questionnaires RSE ne doivent pas tre vcus comme une contrainte par les fournisseurs Les fournisseurs se trouvent dans lobligation de rpondre un nombre important de questionnaires RSE envoys par leurs clients (certains fournisseurs reoivent une centaine de questionnaires par an). Face la multiplicit des formats et des types de questions poses, la rdaction des rponses prend beaucoup de temps. Les fournisseurs reprochent souvent aux donneurs dordre de les interroger sur des enjeux RSE qui ne sont pas pertinents au regard de leur activit. Par ailleurs, les fournisseurs nont gnralement aucune visibilit sur lutilisation des informations transmises au donneur dordre. Les fournisseurs allouent des ressources pour satisfaire les demandes des donneurs dordre sans savoir si les moyens investis (notamment en termes de temps) auront un rel impact. Les donneurs dordre et les organismes de notation en charge de grer les questionnaires RSE pour le compte de ces derniers doivent donc tre attentifs aux points suivants: tre transparent sur leur mthodologie, dialoguer avec lentreprise sur les dlais de rponse, indiquer les critres dvaluation, communiquer sur les rsultats et leur exploitation. Ainsi les questionnaires RSE apparaitront comme de vritables leviers pour des achats responsables.
La finalit recherche au travers du questionnaire RSE doit tre clairement tablie
Les finalits mises en avant par les donneurs dordre sont :
Deux finalits sont principalement voques par les entreprises : La gestion du risque o en termes de rputation o en termes de qualit ou de dysfonctionnements dans la chane dapprovisionnement La logique messianique : lentreprise donneuse dordre souhaite diffuser les valeurs et les bonnes pratiques sociales et environnementales auprs de ses fournisseurs. Dautres raisons peuvent pousser les entreprises mettre en place un questionnaire RSE : La conformit vis--vis de certains engagements caractre volontaire (charte diversit) La recherche dinnovations et de partenariats long terme La recherche dinformation auprs de ses fournisseurs : o pour rpondre des obligations lgales de reporting o pour rpondre aux sollicitations de leurs diffrentes parties prenantes (clients, agences de notation,) Une mme entreprise peut avoir plusieurs raisons qui lamnent utiliser un questionnaire RSE. Les diffrentes finalits ne sont pas opposables, elles peuvent mme tre complmentaires.
Si le donneur dordre na pas une relle stratgie de lusage qui sera fait des questionnaires RSE, cela gnrera une perte de temps et dargent de son ct et du ct du fournisseur. Cet outil pourra alors devenir un sujet de conflit dans la relation donneur dordre fournisseur.
78 En fonction de la finalit recherche, le donneur dordre doit sinterroger sur : - Le contenu du questionnaire (thmes aborder, type de questions,) : le donneur dordre doit savoir en quoi la rponse chaque question pose lui sera utile. - Le primtre tudi - Les fournisseurs concerns - La faon dont sera administr le questionnaire - Lexploitation et le suivi des rsultats - Limplication des acheteurs/prescripteurs Le donneur dordre pourra galement sinterroger sur le recours ou non un organisme externe de notation des fournisseurs. Un nombre croissant de donneurs dordre font appel ces organismes.
Les questionnaires RSE doivent aider ouvrir le dialogue Aprs avoir dtermin la finalit recherche via lutilisation dun questionnaire RSE, le donneur dordre doit expliquer clairement sa dmarche ses fournisseurs. Lexploitation des rsultats doit galement tre transparente afin que les fournisseurs comprennent limpact de leurs rponses. La sollicitation des fournisseurs sur des critres extra-financiers ne doit pas devenir un sujet de conflit supplmentaire dans la relation donneur dordre-fournisseurs. Le donneur dordre ne doit pas tomber dans lingrence ou formuler des exigences quil ne respecte pas lui- mme. Compte tenu des enjeux diffrencis selon le secteur dactivit, les fdrations professionnelles sont lgitimes pour se mobiliser sur ces questions afin daider les donneurs dordre avoir une meilleure expertise des enjeux RSE qui leur sont propres. Les fournisseurs peuvent aussi tre force de propositions auprs des donneurs dordre et montrer leur volont changer sur des sujets de RSE.
Cette tude soulve par ailleurs plusieurs questions :
Doit-on standardiser les questionnaires RSE ? Certaines entreprises, en passant par un prestataire externe, ont fait le choix dune standardisation. Celle-ci peut tre dcline par secteurs, par produit, par pays et par taille dentreprise. Lintrt majeur de la standardisation est la possibilit de partager les rsultats : les fournisseurs remplissent une fois un questionnaire RSE et les rsultats sont envoys dautres donneurs dordre qui les sollicitent. Mais elle ne conviendra pas tous : certains donneurs dordre souhaitent garder leur propre outil. De plus, comment standardiser des questions sur des thmes comme la recherche dinnovation ?
Quelle est la place du questionnaire RSE par rapport dautres outils tels que les critres dans le cahier des charges et les clauses contractuelles ? Des critres RSE au sein du cahier des charges peuvent complter un questionnaire standard et mettre en exergue certaines thmatiques par rapport dautres en fonction du type de march ou de la prestation. En ce qui concerne les clauses contractuelles, elles peuvent fixer les objectifs que le fournisseur doit atteindre au regard des rsultats du questionnaire RSE. Ces outils soulvent des questions qui pourront faire lobjet de dveloppements ultrieurs (contenu des clauses, suivi de leur application).
79 Quelle dmarche de rciprocit des donneurs dordre ? Dans le cadre de sa dmarche achats responsables , le donneur dordre interroge le fournisseur sur la RSE. La responsabilit du donneur dordre va au-del de ce seul questionnement. Cest loccasion dengager une dmarche partenariale base sur la loyaut, le respect mutuel et la rciprocit des exigences pour une relation quilibre. Dans un souci de cohrence, il doit sassurer quil a un comportement responsable vis--vis de ses fournisseurs, par exemple : - En tant transparent sur les rgles du jeu et lutilisation des rsultats et en adaptant ses exigences aux capacits de lentreprise (notamment tenir compte des diffrences entre grandes et petites entreprises) - En dveloppant une dmarche de dialogue sur les enjeux et en accompagnant ses fournisseurs dans la mise en uvre pour un progrs mutuel - En demandant le point de vue de ses fournisseurs sur son attitude : sa gestion des commandes, ses dlais de paiement, son respect de la proprit intellectuelle.... - En se faisant valuer par un tiers indpendant : par exemple, la Mdiation inter- entreprises a mis en place un label relations fournisseurs responsables qui vise distinguer les entreprises franaises ayant fait la preuve de relations durables et quilibres avec leurs fournisseurs.
Cest pourquoi le MEDEF et lORSE suivent, soutiennent et encouragent les actions de lassociation Pacte PME et de la Mdiation Inter-entreprises afin de dvelopper un nouveau modle de partenariat entre les donneurs dordre et les fournisseurs, gage du succs conomique de demain.
80 Remerciements
Cette tude a t rdige par Mlanie Czepik, sous la direction de Franois Fatoux, dlgu gnral de lORSE.
Un comit de pilotage a accompagn llaboration de ce document : Johan Titren du Groupe Adecco France (et Christophe Perier, tudiant l'ISC Paris, en stage la Direction RSE du Groupe Adecco France au moment de la rdaction de ce guide) ainsi que Michel Laviale et Nomie Chevalier-Delaunay du MEDEF.
LORSE doit beaucoup la contribution des membres du groupe de travail Achats et Dveloppement Durable qui apportent chaque runion leurs points de vue et partagent leurs expriences pour faire progresser la rflexion et les pratiques en matire dachats responsables.
Nous soulignons particulirement limplication de certains membres qui nous ont transmis des informations afin de nous aider construire cette tude : Accor, Air France, Alstom, Areva, AXA, Carrefour, CNP Assurances, CPAM du Hainaut, Crdit Agricole, Econocom, EDF, Ferrero France, Fives, France Telecom-Orange, GDF- Suez, Groupama, Groupe Adecco France, Havas, L'OREAL, Nexans France, RATP, Schneider Electric, SNCF, Socit Gnrale, Syntec, Groupe TF1, Vallourec, Vinci, Vivendi.
Nous remercions galement Catherine Delettang et Dominique Mangematin pour la mise en forme et la relecture du document. 81 Annexes
A. Liste des questions traites dans ltude
Pourquoi mettre en place un questionnaire RSE ?
Qui labore le questionnaire RSE ?
Quel est le contenu du questionnaire RSE ? Quelles thmatiques aborder au sein dun questionnaire RSE ? Sur quoi faire porter les questions ? Quelle est la forme des questions ? Quels documents demander ? (pices justificatives) Comment faire du questionnaire RSE un outil de dialogue ? Un mme questionnaire pour tous les fournisseurs ou des questionnaires diffrencis selon leurs spcificits ? Comment organiser la mise jour du contenu du questionnaire RSE ?
Qui est charg dadministrer le questionnaire RSE et comment ? Aprs son laboration, quelle fonction sera en charge de ladministration et du suivi du questionnaire RSE ? A quels fournisseurs envoyer le questionnaire RSE? A qui adresser le questionnaire RSE ? A quel moment envoyer le questionnaire RSE? Sur quel primtre porter la question ? Sous quel format envoyer le questionnaire RSE ? De combien de temps disposent les fournisseurs pour rpondre au questionnaire RSE ? Comment accompagner le fournisseur lors de ladministration dun questionnaire RSE ?
Comment exploiter les rsultats des questionnaires RSE ? Comment vrifier les informations ? Comment valuer les rsultats ? Comment utiliser les rsultats ? Comment restituer les rsultats ? Comment mettre en place un plan daction RSE ? Comment organiser la mise jour des rsultats ? Comment archiver les informations fournies par les fournisseurs ?
Comment impliquer les prescripteurs et les acheteurs ?
Quelle est la vision et le rle du fournisseur ?
82 B. Travaux de lORSE sur les achats responsables
2010 : Etude sur le reporting des grands groupes internationaux en matire dachats
Cette tude porte sur les pratiques Achats de 125 entreprises asiatiques, amricaines et europennes faisant partie du Global 500. Lanalyse a t ralise partir de rapports dveloppement durable, rapports annuels et documents de rfrence les plus rcents, ainsi que des informations disponibles sur les sites Internet des entreprises.
2010 : tude benchmark sur la communication des entreprises du CAC 40 relative aux achats responsables Cette tude prsente limportance donne par les entreprises du CAC 40 aux achats responsables dans leur communication externe. Ltude a t ralise partir des sites Internet des entreprises et des documents annuels 2008 quelles publient.
2010 : Monographie des entreprises du CAC 40 Ce document prsente la dmarche de chaque entreprise concernant les achats responsables : son mode de dploiement, les outils spcifiques mis en place en fonction des diffrentes phases du processus achats et les dispositifs dinformation et de formation RSE.
2009 : Les pratiques dachat auprs du secteur adapt
LORSE a souhait raliser un benchmark auprs des institutions financires, afin : danalyser les pratiques avec le secteur adapt dans les politiques Achats dtudier lopportunit de mutualiser les bonnes pratiques des institutions financires et didentifier des actions mener en commun.
2008 : Regard critique des fournisseurs sur les politiques achats des grandes entreprises
Egalement disponible en anglais LORSE a men une tude sur le regard des fournisseurs vis--vis de lintgration du dveloppement durable dans les process Achats des grands groupes.
2007 : Rpertoire Achats et dveloppement durable
Egalement disponible en anglais LORSE a labor un rpertoire qui prsente les enjeux et les responsabilits de la fonction Achats au titre du Dveloppement Durable. Cinq retours dexpriences de grandes entreprises (Rhodia, EDF SA, France Telecom, Danone, Adecco) sont galement prsents.
2003 : Laccompagnement des PME par les Trs Grandes Entreprises
Dans sa premire partie ltude aborde diffrentes pratiques qui dans les relations interentreprises sopposent au dploiement dune dmarche socialement responsable et propose un dbut de rponse pour rsoudre les contradictions. En seconde partie, ltude prsente des actions russies de partenariat entre grandes entreprises et PME dans le domaine de la relation daffaires responsable et montre de quelle manire elles peuvent permettre de promouvoir la RSE auprs des PME.
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