OBJETIVO

Suministrar una gua de presentacin de los pasos a seguir y la documentacin necesaria, para
solicitar la Asignacin de Cdigo de Cliente para la venta de cemento, ante el rea Comercial
de Venezolana de Cementos, S.A.C.A

ALCANCE

Este Manual aplica para solicitudes de Asignacin de Cdigos de:

1. Clientes nuevos
2. Clientes regulares que requieran realizar cambio de razn social.
3. Clientes regulares del giro de negocio de Agregados o Concretos que requieran apertura de
sucursales/obras para consumir Cemento.

NORMAS GENERALES

1. Los recaudos necesarios para realizar la gestin ante el rea Comercial de Venezolana de
Cementos, S.A.C.A. Deben ser presentados en una carpeta debidamente identificada, foliada,
legible y organizada con sus respectivos separadores.

2. El expediente consignado debe contener slo una solicitud.

3. Para realizar la solicitud de Asignacin de Cdigo de Cliente, se preparar una (01) carpeta
con los documentos requeridos, los cuales tendrn el siguiente destino:

3.1. La carpeta debe ser entregada en el rea Comercial de Venezolana de Cementos,
S.A.C.A de cada Planta o en la Sede Administrativa ubicada en Caracas slo
aquellas solicitudes correspondientes a la zona Centro-Capital; siendo los das de
atencin para la entrega de expedientes de solicitudes:

PLANTA REGIN QUE ATIENDE
GTE COMERCIAL O
RESPONSABLE PARA LA
RECEPCIN DE
EXPEDIENTES
DA DE ATENCIN
MARA
ZULIA, MRIDA,
TCHIRA, TRUJILLO Y
FALCN
ING. KATSUYUKI AMINO JUEVES
LARA
LARA, PORTUGUESA,
BARINAS, APURE,
YARACUY Y COJEDES
ANA TERESA LEAL DE
CUEVAS
MIRCOLES
MONAGAS MONAGAS NESTOR MARCANO LUNES A VIERNES
PERTIGALETE
SUCRE, ANZOTEGUI,
GURICO
INGRID ARREAZA /JOSMARY
HERNNDEZ
JUEVES
NVA. ESPARTA PORLAMAR ING. DUGGAR RIVAS JUEVES
GUAYANA
BOLVAR, DELTA
AMACURO,
AMAZONAS
ARQ. GLEYDIS TAMARONIS JUEVES
SEDE
ADMINISTRATIVA
MIRANDA, DISTRITO
CAPITAL, VARGAS,
CARABOBO, ARAGUA,
COJEDES
CESAR VILLEGAS
LUNES Y MARTES
(EN LA MAANA)
Manual de Normas y Procedimientos para la
Asignacin de Cdigo de Cliente


3.2. La carpeta debe poseer dos (2) Planillas de Consignacin de Documentos con la
misma informacin. Al momento de entregar el expediente, una le ser sellada por
el rea Comercial como constancia de entrega de la solicitud.

3.3. La entrega de los documentos o solicitud, no implica la aprobacin y/o creacin del
cdigo de cliente. Se validar la informacin.

IMPORTANTE:

NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS, POR LOS GERENTES
COMERCIALES REGIONALES.

LA SOLICITUD SER ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL DE LA SEDE
ADMINISTRATIVA EN CARACAS, PARA SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION AL COMIT DE
EVALUACION CLIENTES, ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR SOBRE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD
E INFORMAR LA DECISION.


4. Las imgenes o dibujos mostrados en el presente Manual son slo de referencia u orientacin
para la conformacin del expediente; por lo tanto no obliga a que sean exactos a dichos
dibujos o imgenes.
NORMAS ESPECFICAS

1. De la presentacin de la carpeta
La carpeta a ser consignada para realizar el trmite, debe contemplar siguientes
caractersticas:
1.1. Tamao oficio marrn

2. Identificacin de la carpeta del cliente:

2.1 Primera etiqueta: Debe estar colocada en la cara principal externa al centro con la
informacin que se detalla:
2.1.1 Nombre de la Razn Social
2.1.2 N de R.I.F: Indique el nmero de Registro de Informacin Fiscal.
2.1.3 Ubicacin Geogrfica: Indique estado y localidad.
2.1.4 Nmero de Cliente (para solicitudes de cambio de razn social o activacin de
cdigos).

2.2 Segunda Etiqueta: Debe estar colocada en el cuadrante inferior derecho de la carpeta,
sealando el nombre de la razn social.




Primera etiqueta Segunda Etiqueta


NOTA: Los dibujos presentados son de referencia para el usuario, con el objetivo de ilustrar la
informacin.
3. Identificacin de las hojas: Todas las hojas, deben estar enumeradas (inclusive los
separadores) en el cuadrante superior derecho de forma vertical, en tinta negra, en letras y
nmeros, sin tachaduras ni enmendaduras, a excepcin de la Hoja de Consignacin de
Documentos.

4. Los separadores (pueden ser: hoja de papel bond, cartulina o cualquier material que pueda
ser utilizado para tal fin). Deben identificarse con el nombre del documento que antecede (en
forma impresa o manuscrita en letra legible). Esta identificacin debe estar colocada en forma
legible en la parte central del mismo.


5. La Hoja de Consignacin de Documentos la cual se anexa en este Manual, debe ser el primer
documento que se incorpore a la carpeta (sin enumerar).




6. Los recaudos deben ser presentados en carpeta tipo oficio de color marrn, y sujetados con
un gancho N 22, en el margen izquierdo, centrado y en la parte interna de la carpeta; evitando
daar la informacin del expediente o la prdida de la misma.


IMPORTANTE

Si por alguna razn el expediente es devuelto a la zona es para que el solicitante complete
o consigne algn requerimiento. ste cuenta con un plazo de 7 das hbiles posterior a la
notificacin para retirar el expediente. Posterior a ese plazo ser desechada la solicitud.

En el caso de consignar expedientes duplicados o correspondientes a solicitudes que ya se
encuentran en curso, se anular una de las solicitudes.

Es de carcter obligatorio, que el prospecto coloque su cuenta de correo electrnico (E-
mail) en la planilla de consignacin de documentos, ya que es la va expedita para notificar
cualquier decisin.
Cuando el prospecto es cliente del giro concreto o agregado y requiera la creacin de una
obra de cemento, se tramitar como cliente nuevo, igualmente esta condicin aplicar para
cambio de razn social y reactivacin cdigo de cliente.

Todas las solicitudes provenientes de las comunidades, consejos comunales u otras formas
de organizacin social que demanden producto para la Gran Misin Vivienda Venezuela
(Cemento Gris Portland Tipo I), debern ser canalizadas a travs de PDVSA Industrial
quien es el rgano controlador y ejecutor de las polticas de asignacin y distribucin del
producto a los entes ejecutores, los cuales son atendidos directamente por los centros de
distribucin ubicados en todo el territorio nacional coordinados por Construpatria.













DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIN DE
CDIGO DE CLIENTE
(Cliente Nuevo y Cambio de Razn Social)
Orden Presentacin de documentos por separador Detalles sobre la presentacin del expediente
1 Hoja de Consignacin de Documentos Original
2 Carta de Solicitud de Creacin de Cdigo de Cliente
Especificar el uso del producto, el volumen y
cronograma de consumo semanal requerido.
En caso de ser BLOQUERA: comentar caractersticas y
capacidad de produccin del equipo.
Para los casos de Cambios de Razn Social, la carta
debe indicar el motivo del cambio e indicar el nombre,
RIF y cdigo de la razn social que es cliente de la
empresa.
3
Carta de Autorizacin de Traspaso de Saldos
(Slo para solicitudes de Cambio de Razn Social)
Carta donde se autorice a la empresa a realizar el
traspaso de saldo que hubiese en la cuenta/cdigo
activo al nuevo cdigo asignado, en caso de que la
solicitud sea aceptada.
4
Acta Constitutiva o Registro Mercantil
(No se procesan Firmas Personales)
Copia de su original
Debe verse completo, legible y sin ningn tipo de cortes
5
Constancia de Inscripcin en SUNACOOP
(Para solicitudes provenientes de Cooperativas)
Copia de su original
(Legible)
6 ltima Acta de Asamblea
Copia de su original
(Legible)
7 Cdula de Identidad de todos los accionistas
Copia de su original
(Legible)
8 Registro de Informacin Fiscal (RIF)
Copia VIGENTE de su original
(Totalmente legible todos los datos y sin ningn corte
por copiado)
9
ltimo estado de Ganancias y Prdidas y Balance
General. (Visado por Contador)
Copia de su original.
(Ao 2011)
10
Registro fotogrfico

- Deben ser a color (obligatoriamente).
- Deben ser a color (obligatoriamente) y un mnimo de
(6) fotografas (2) por cada hoja.
Para Comercializadores:
- Toma de la fachada donde se vea claramente el
nombre de negocio, su ubicacin, Registro de
Informacin Fiscal e infraestructura.
- rea de Despacho de Materiales
- rea de Atencin a Clientes
Las tomas deben ser de da y en el caso de locales con
la Santamara o portones debern estar abiertos.
Para Contratistas/Constructores/ Bloqueros/
Concreteros:
- Tomas de la obra y/o planta, de ser posible hacer
tomas de sealizaciones que validen la ubicacin o
identificacin de la obra/planta, imgenes de antes y
durante el proceso de ejecucin o en su defecto de la
preparacin del lugar.
- Las imgenes que evidencien montajes, no se
procesaran.
11
Inventario de Bienes
(emitido por Servicio Especial de Contadores Pblicos
denominado SECP-4)
Copia de su original / Actualizado
12 Memoria Descriptiva
Para Constructores y Contratistas: Descripcin o detalle
de la obra para la cual se solicita el producto
13 Contrato
Copia del original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
14 Acta de Inicio
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
15 Acta de Extensin
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)

DOCUMENTOS A CONSIGNAR PARA SOLICITAR ASIGNACIN DE
CDIGO DE OBRA-SUCURSAL

Orden Presentacin de documentos por separador Detalles sobre la presentacin del expediente
1 Hoja de consignacin de documentos
Original, (firmada y sellada por el Gerente Comercial de la
zona).
2 Carta de solicitud de creacin de cdigo
Especificar el uso del producto, el volumen y cronograma
de consumo semanal requerido.

En caso de ser BLOQUERA: comentar caractersticas y
capacidad de produccin del equipo.
3 Ficha de cliente
Especificar la informacin de la razn social y la obra
solicitada.
4 Memoria descriptiva de la obra
Para Constructores y Contratistas:
Descripcin o detalle de la obra para la cual se solicita el
producto: objeto de la obra, localizacin, funcionamiento,
materiales a emplear, estimacin del producto requerido
(TN) y otras especificaciones.
5 Contrato
Copia del original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
6 Acta de Inicio
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
7 Acta de Extensin
Copia de la original, si la solicitud es para suministro de
Obras del Estado o Asociaciones Civiles (O.C.V)
8 Registro fotogrfico
Para constructor, comercializador y/o transformador:

- Registro fotogrfico de la obra que visualice el rea de
construccin. De haber iniciado la obra colocar imgenes
actualizadas.

- Deben ser a color (obligatoriamente) y un mnimo de (6)
fotografas (2) por cada hoja.

- Las imgenes que evidencien montajes, no se
procesaran.
9 Registro Mercantil o ltima acta de asamblea
Para comercializador y/o transformador:
-Consignar copia de su original (Legible) donde se
evidencia la razn social del cliente
Ciudad y Fecha:
PLANILLA DE CONSIGNACIN DE DOCUMENTOS
Solicitud de Asignacin de Cdigo para Cliente Nuevo y Cambio de Razn Social
Ubicacin Geogrfica:
Planta / Centro de Distribucin:
Estado:
Localidad:
Datos del Representante Legal de la empresa, que consigna los documentos
Nombre y Apellido:
C.I.:
R.I.F. :
Telfono:
Correo electrnico (obligatorio):

Recaudos (Marque con una "x" los documentos a consignar)
Carta de Solicitud de Cdigo
Carta de Autorizacin de Traspaso de Saldos
(Slo para solicitudes de Cambio de Razn Social)
Copia del Acta Constitutiva o Registro Mercantil (No se procesan firmas personales)
Constancia de Inscripcin en SUNACOOP (Para solicitudes provenientes de Cooperativas)
Copia del la ltima Acta de Asamblea
Copia del Estado de Ganancias y Prdidas (Visado al ltimo cierre del ao fiscal)
Copia del Balance General (Visado al ltimo cierre del ao fiscal)
Copia de la Cdula de Identidad de todos los Accionistas
Copia del Registro de Informacin Fiscal (RIF)
Inventario de Bienes ((emitido por Servicio Especial de Contadores Pblicos denominado SECP-4))
Registro Fotogrfico: (A color)
Para Comercializadores:
Toma de la Fachada donde se lea claramente el nombre del negocio, R.I.F., ubicacin e infraestructura
rea de despacho de materiales / almacn/ rea de atencin al cliente
Nota: Las tomas deben ser de da y en el caso de locales, deben tener abiertos la Santamara o portones.
Para Contratistas / Constructores / Bloqueras / Concreteras
Imgenes fotogrficas de la obra y/o planta, de ser posible hacer tomas de sealizaciones que validen la
ubicacin o identificacin de la misma. Bloqueras: Imgenes fotogrficas de la identificacin de la empresa, las
maquinarias y muestra de la operacin.
Para Asociaciones Civiles (O.C.V.)
Copia del Contrato con la Contratista
Copia del Acta de Inicio
En el caso de constructores, contratistas y concreteros agregar:
Si la solicitud corresponde para suministro de obras del Estado consignar:
Copia del Contrato
Copia del Acta de Inicio
Por la presente declaro que los documentos contenidos en esta carpeta son verdicos y reflejan con tal precisin
la
Situacin de la empresa.
Para ser llenado por Gerente Comercial de Venezolana de Cementos, S.A.C.A.
Fecha de recepcin:
Nombre y Apellido del Gerente Comercial:

Firma: Sello:

IMPORTANTE:
NO SE PROCESARAN SOLICITUDES QUE NO ESTEN RECIBIDAS, NI VALIDADAS POR LOS GERENTES COMERCIALES
REGIONALES.

LA SOLICITUD SERA ENVIADA POR CADA GERENTE REGIONAL AL AREA COMERCIAL CORPORATIVA EN CARACAS, PARA
SU CERTIFICACION Y CONSIGNACION AL "COMIT DE EVALUACION DE CLIENTES", ENTE RESPONSABLE DE DECIDIR
SOBRE LA PROCEDENCIA E INFORMAR LA DECISION CORRESPONDIENTE.