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Automatizacin de Procesos Administrativos 3

EJERCICIO 1
CAPITULO 1- ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA


Complete el siguiente esquema de acuerdo a lo estudiado en el captulo.



EJERCICIO 2
CAPITULO 1 ANALISIS SITUACIONES DE LA EMPRESA

CADENA DE RESTAURANTES COMIDA CHAPINA, S. A.

Cuando ngel Aragn ocup el puesto de director general de la cadena de restaurantes Comida
Chapina, S. A. en el 2001, se encontr con importantes problemas. Esta cadena cuenta con 45
restaurantes en todo el pas, tanto en la ciudad capital como en los departamentos.

Cada restaurante de la cadena ofreca diferente men. Aun dentro de la misma ciudad capital, los
restaurantes ofrecan cartas diferentes porque cada tienda compraba los ingredientes a diferentes
proveedores lo cual le preocup.

En una reunin a gerentes de restaurantes platic con varios de ellos quienes se mostraban
dispuestos a firmar con la Embotelladora del Sur, la cual les ofreca varios beneficios a diferentes
cadenas de restaurantes. Durante esta reunin Aragn mencion que haba realizado visitas a los
diferentes restaurantes de la cadena y observ que en la mayora de ellos, la infraestructura se
encontraba descuidada, por ejemplo, la pintura se desprenda de las paredes, los hornos no
funcionaban, los espacios de parqueo tenan baches y no tenan sealadas las lneas, entre otros
problemas.


Aragn analiz la situacin y se percat que deba centralizar la toma de decisiones en cuanto a
publicidad y compras.

Cada restaurante cuenta con un sistema de informacin aislado. No se consolida la informacin
de todos los restaurantes y no se cuenta con estados financieros consolidados. Un sistema de
informacin comn que permita consolidar informacin apoyara el proceso de toma de
decisiones gerenciales.
Se le solicita tomar el rol de consultor del Sr. Aragn y preparar un Anlisis FODA para la cadena
de restaurantes. Recuerde que debe responder a las siguientes interrogantes.

1. Cules son las fortalezas y debilidades de empresa?
Fortalezas: Ubicaciones en todo el pas
Debilidades: No hay procesos unificados, no existen procesos automatizados
2. Cules son las oportunidades y amenazar de la empresa?
Oportunidades: Remodelacin, ofrecer los mismos mens en todos los restaurantes
Amenazas: Competencia, mal servicio.
3. Qu ventajas representa para la empresa la solucin de estos problemas? Mejor produccin,
mejor servicio, obtener utilidades, llevar un mejor control.
4. Qu estrategias necesita el Gerente para tomar decisiones respecto al problema planteado?





Factores
Internos
Factores
Externos FORTALEZAS (F)
Ubicaciones en todo el pas DEBILIDADES (D)
No existen procesos unificados
Nos existe automatizacin de procesos

OPORTUNIDADES (O)
Remodelacin, unificar productos ESTRATEGIAS (FO)
Maxi Maxi
Remodelacin
Invertir en la modernizacin ESTRATEGIAS (DO)
Mini-Maxi
Unificar procesos y automatizarlos
AMENAZAS (A)
Competencia y mal servicio
ESTRATEGIAS (FA)
Maxi-Mini
Promocionar ofertas ESTRAGEGIAS (DA)
MiniMaxi
Quedarse con el personal con mejor desempeo


EJERCICIO 3
CAPITULO 2 DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS


Luca Ruz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la cuota
mensual de membresa a los clientes para envirselas al lugar donde laboran. El sistema genera un
cargo a la tarjeta de crdito o dbito autorizada por el cliente en su contrato. Ella sigue los pasos
siguientes:

1. Revisa si los clientes nuevos ya estn ingresados en el sistema o bien si espir el contrato de
algn cliente y no renov su membresa para eliminarlo del sistema
2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membresia a las tarjetas de crdito o dbito
autorizadas
3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema de
clientes, para verificar que toso estn incluidos.
4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes
5. Revisa el listado generado de facturas
6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los cambios
pertinentes y procede a imprimir las facturas
7. Imprime los sobres y cartas de envo a los clientes
8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente
9. Imprime el listado de recepcin de facturas
10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepcin y los sobres con
las facturas y cartas para los clientes.


Elabore el diagrama de este procedimiento administrativo.





EJERCICIO 4
CAPITULO 2 DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS


Complete la tabla a continuacin, indicando las ocasiones en que a su criterio, se recomienda el
uso de cada tipo de diagrama






Publicado por Mirna en 23:38 29 comentarios:

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Cuestionarios



CUESTIONARIO CAPITULO 1

1. Qu es un anlisis FODA? Es una herramienta que nos permite ver la situacin actual de la
empresa.
2. Qu significa FODA? Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
3. Describa que significa Fortalezas? Son todos aquellos elementos positivos que me diferencian
de la competencia.
4. Describa que significa Oportunidades? Son situaciones positivas que se generan en el medio y
que estn disponibles para todas las empresas, que se convertirn en oportunidades de mercado
para la empresa cuando sta las identifique y las aproveche en funcin de sus fortalezas.
5. Describa que significa Debilidades? Son los problemas presentes que una vez identificado y
desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
6. Describa que significa Amenazas? Son situaciones o hechos externos a la empresa o institucin
y que pueden llegar a ser negativos para la misma.
7. Qu es necesario establecer en el anlisis de los factores externos? Las fortalezas y debilidades
internas de la organizacin, puntos fuertes y debilidades. Encontramos ventajas y desventajas,
puntos negativos y positivos.
8. En que nos debemos enfocar cuando se realiza en anlisis de factores externos? En las
situaciones que actualmente estn ocurriendo y no es las situaciones pasadas o futuras.
9. Qu componentes se ven en las Fortalezas? Positivo y es determinante para alcanzar los
objetivos.
10. Qu componentes se ven en las Debilidades? Los recursos, habilidades y actitudes de la
organizacin que nos obstaculizan o crean una barrera el logro de los objetivos de la organizacin.
Son los factores que nos sitan en un lugar desfavorable frente a la competencia.
11. Qu componentes se ven en las Oportunidades? Oportunidades que podemos utilizar para
mejorar, aprovechar para alcanzar los objetivos de la organizacin.
12. Qu componentes se ven en las Amenazas? Evitar el efecto negativo que nos genera un
obstculo para alcanzar los fines de la organizacin.
13. Qu es una ventaja competitiva? Es estar a la vanguardia en innovacin, servicios y costos
Es ofrecer calidad de servicios o productos
14. Qu es una estrategia? Es el plan que se pondr en marcha para tomar las medidas lograr los
mejores resultados frente al entorno externo
cosedera en el mercado como exclusivo
Liderazgo en costo: Tener mejores costos Concentracin

15. Qu es una Matriz FODA? Es el anlisis del FODA que ayuda a las personas que tiene a su
cargo la empresa para desarrollar cuatro tipos de estrategias.
16. Qu es una estrategia FO Es utilizar las fuerzas internas de la empresa para beneficiarse de la
ventaja de las oportunidades externas.
17. Qu es una estrategia DO Es superar las debilidades internas y aprovechar las debilidades
externas.
18. Qu es una estrategia FA Es aprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las
repercusiones de las amenazas externas.
19. Qu son las estrategias DA Son formas defensivas que tratan disminuir las debilidades
internas y evitar las amenazas del entorno.


CUESTIONARIO CAPITULO 2

1. Qu es un diagrama? Es la expresin de un evento, situacin, hecho, operacin, movimientos,
inspeccin, decisiones en forma grfica.

2. Para qu le es til a la Administracin? Para comunicar reglas, analizar situaciones y proponer
mejoras.

3. Para qu son utilizados los diagramas? Para representar operaciones o procesos que se llevan
a cabo en las empresas.

4. Cules son las ventajas de los diagramas? Presentan la informacin en forma sencilla, fuente
de consulta oficial en la empresa, gua para anlisis organizacionales, se representa la informacin
en un solo lugar, permite centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo
intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos omisiones, ciclos de
revisin, demoras y concentracin del papeleo.

5. Por su importancia, cuales son los tipos diagramas?
De Formas
De flujo del proceso
Informacin
Movimiento
Detallado

6. Por su importancia que tipo de diagrama se ocupa del flujo de los documentos o formas? De
formas

7. Con que otro nombre son conocidos los diagramas de formas? De Flujograma de trmite

8. En qu se centra del Flujo del proceso: ? Se centra en el proceso y la secuencia de operaciones
necesarias para llevarlo a cabo.

9. De acuerdo a que parte del proceso que se desea resaltar se pueden elaborar diversas clases de
diagramas? Los ms utilizado son: de labores, de mtodo, analtico, de lugar, mixto y los
cursogramas analticos y sinpticos.

10. En qu consiste el diagrama de informacin? El flujo de los datos puede ser diagramado y
combinado con el resto de flujo de los procesos.

11. En qu consiste el diagrama de movimientos? Se registran los movimientos De qu? Puede
ser casi de cualquier cosa. Por ejemplos los movimientos que tiene que realizar un operario para
poder llevar a cabo una tarea.

12. Por el detalle de la informacin que presenta, cuales son los tipos diagramas?
Bloque
Detallado

13. Para que es utilizado el diagrama de Bloque? La informacin que presentan es en forma
general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes a una audiencia

14. Para que es utilizado el diagrama Detallado? La informacin es rica en detalles que permiten
capacitar personal y mostrarles cmo realizar sus labores.

15. Por el formato utilizado, cuales son los tipos diagramas?
Vertical
Horizontal
Tabular o Columnar
Matricial
Arquitecto
Representacin por figuras

16. Qu significa ASME? American Society of Mechanical Engineers (Asociacin Americana de
Ingenieros Mecnicos)

17. Qu significa ANSI? American National Standards Institute (Instituto Americano de
Estndares Nacionales)

18. Qu significa ISO? International Organization for Standrizarion (Organismo internacional para
la estandarizacin)

19. Cul es el diagrama de flujo ms utilizado? el de norma ASME

20. Cul es el diagrama de procedimiento ms utilizado? El de Norma ISO-9000

CUESTIONARIO CAPITULO 3
1. Con que se debe iniciar a la modelizacin del sistema? Dar un nombre a los sistemas que
hemos identificado.
2. A que es similar el diseo de sistemas? Al diseo de un edificio
3. Qu tipo de modelos de diseo de sistemas se pueden elaborar? Funcionales, de procesos,
objetivos, y modelos de datos.
4. Cul es el objetivo del modelo de sistema funcional? Es demostrar que actividades son
realizadas en una actividad y flujo de informacin entre dichas actividades.
5. Cul es el objetivo del modelo de sistema de procesos? Estos modelos son secuenciales,
indican donde inicio y termina el proceso.
6. Cul es el objetivo del modelo de sistema por objetivos? Pretenden identificar los objetivos,
sus caractersticas, y relaciones existentes entre ellos
7. Cul es el objetivo del modelo de sistema de datos? Se centra en la visualizacin lgica de
datos, este es uno de los puntos ms difciles de obtener.
8. En que se enfoca el anlisis d datos recopilacin y determinacin de requerimientos? Se debe
analizar la informacin que se ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o
cambiarse.
9. Cules son los requerimientos que deben determinarse al llegar a un consenso para establecer
claramente los requerimientos del sistema? Que informacin debe producir, cuando y quienes la
usaran y cambios en la forma actual de producirla.
10. Que son las reuniones de trabajo? Son una herramienta poderosa puesta a nuestra
disposicin.
11. Cules son los componentes de modelizacin de un sistema? Recopilacin de datos,
entrevistas, modelos de sistemas.
12. Para qu se tiene que analizar la informacin respecto a volmenes, frecuencias, controles,
necesidad de informacin? Para ser analizada y determinar las estrategias del diseo.
13. Cules son las reas que se tiene que se tienen que examinar para establecer los
requerimientos del usuario? Capacidad, control, disponibilidad de informacin, simplicidad
14. Cules procesos son necesarios haber efectuado antes de las reuniones de trabajo?
Recopilacin de datos, hechas las entrevistas y las observaciones pertinentes para tener una idea
clara de lo que se puede esperar en las reuniones de trabajo
15. Qu es metodologa de ingeniera de software? Es un proceso para producir software de
forma organizada
16. Qu es una metodologa? Es el conjunto de procedimientos, tcnicas, herramientas y un
soporte documental que ayuda a los desarrolladores a realizar nuevo software.
17. Cules son las metodologas de diseo existentes? Prototipos, Diseo estructurado,
Orientada a Objetivos (OO) y Desarrollo rpido de aplicaciones (RAD)
18. Qu es un proceso? Conjunto de actividades que deben realizarse en un determinado orden
que identifican qu hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y el motivo por el cual debe hacerse
19. Qu es un proceso unificado de desarrollo (PUD)? Es un proceso de desarrollo de sistemas;
es un proceso marco, debido a que no existe un proceso universal que resuelva los problemas
que resuelva los problemas de todo tipo de organizacin
20. Cul es el ciclo de vida del software en el proceso unificado? Concepcin, elaboracin,
construccin y transicin
21. A qu se refiere al decir Vida de un sistema? Consiste en una serie de ciclos que incluyen
desde su nacimiento los ciclos intermedios hasta su muerte.

CUESTIONARIO CAPITULO 4
1. Qu tipo de realidad representan los diagramas de flujo de datos (DFD)? Representan
grficamente los procesos, flujo y datos en un sistema.
2. Qu representa el diagrama de flujo de datos (DFD)? Representa el camino, recorrido de los
datos y los procesos a que estos tiene que ser sometidos hasta llegar a producir las salidas
esperadas.
3. Cmo se puede elaborar los diagramas de flujo de datos (DFD)? Por niveles o capas y entrar en
mayor detalle en cada nivel
4. Cmo se puede representar el flujo de datos? En el sistema actual o bien cmo deseara que
fuese el flujo en el nuevo sistema.
5. Cul es la simbologa ms utilizada en los DFDs? La simbologa de Yourdon y Gane y Sarson
6. Qu muestra el flujo de datos? El movimiento de datos de un punto a otro dentro del sistema
7. Qu representa los procesos? Un proceso de transformacin de la informacin.
8. Cul es la base para la elaboracin los DFDs? Primero se recolecta la informacin y es la base
9. Qu es recomendable al elaborar los DFD? Utilizar el enfoque TOP-DOWN (arriba hacia abajo
10. Cul es el propsito de un diagrama de contexto? Es ilustrar cmo el sistema est conectado
e interacta con su ambiente
11. Qu provee el sistema DFD al nivel ms alto? Una descripcin ms detallada del mismo,
identifica los procesos ms importantes y cmo los datos fluyen entre ellos las entidades externas
y los almacenes de datos.
12. Cul es el concepto de diseo? Es entrarse al terreno de organizacin y mtodos.
13. Qu se especifica durante el diseo? Se especifican procedimientos concretos (Cmo se
deben hacer las cosas y Quines intervienen)
14. A que equivale el diseo? A la elaboracin de los planos, donde se muestran al cliente las
diversas opciones de que dispone para llenar sus requerimientos.
15. Con que se inicia el diseo de sistemas? Se inicia con las salidas
16. Para qu nos sirven las salidas? Nos sirven como brjula para determinar si se alcanzan o no
los objetivos del sistema
17. Cules son los objetivos del diseo? Asegurar el logro de los objetivos que la organizacin ha
definido para el sistema
18. Mencione un objetivo del diseo as? Apoyar actividades de la empresa
19. Cules son las etapas del diseo? Se toma como base el diseo general que se ha preparado
(IPO), se disean y describen en detalle todos los componentes.
20. Cules son los siente principios de los sistemas bien diseados? Funcionar correctamente,
llenar las especificaciones de requerimientos, ser confiable, de fcil mantenimiento y evolucionar
con simplicidad, ser fcil de usar, sencillo de probar e implementar y utilizar los recursos
eficientemente