Universidad de San Carlos de Guatemala Escuela de Auditoria

INTRODUCCION
Hoy en da la mayora de las empresas se basan en informes o la informacin
producida por las aplicaciones de computacin personal, basada en Excel de
Microsoft Como !erramienta es un producto muy "til #ebido a su adaptabilidad
$ue !a encontrado su camino en todos los rincones de la vida empresarial %ero
como todas las !erramientas tiene $ue ser usado correctamente, y si no es as,
entonces su ne&ocio podra estar en ries&o
A continuacin un pe$ue'o (nfasis sobre dic!a !erramienta de traba)o $ue el
auditor en lo esencial de su profesin tiene $ue conocer y adaptarse a ellas ya $ue
constantemente se si&uen innovando
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Historia de las Hojas de Clculo
Microsoft *ffice Excel, mas conocido como Microsoft Excel, es una aplicacin para
mane)ar !o)as de c+lculo Este pro&rama es desarrollado y distribuido por
Microsoft, y es utili,ado normalmente en tareas financieras y contables
Hace un tiempo atr+s los i$ue'os utili,amos soft-are o pro&ramas $ue nos
permitan crear de una manera f+cil planillas o cuadros estadsticos, estos
pro&ramas fueron evolucionando !asta lle&ar a lo $ue !oy conocemos como Excel
estos pro&ramas fueron el .ortran, multical, /otus 012 , 3uatro tambi(n conocido
como 3pro y as sucesivamente !asta $ue aparece los pa$uetes de *ffice una
versin me)orada el Excel 41
Office
Es un pa$uete donde tiene diferentes aplicaciones como el 5ord, Excel, %o-er
point, Access una de las primeras versiones fue *ffice 41 lue&o aparecieron el
*ffice 67, *ffice 68 , *ffice 1999 , *ffice :p !abiendo otros en el mercado como el
Star *ffice entre otros la diferencia es $ue cada uno de ellos tiene diferentes
aplicaciones y sus im+&enes y sonidos todos no son i&uales
%ara nuestro estudio aprenderemos el *ffice 68;1999;:% de a$u es de donde
proviene la palabra *fim+tica
Microsoft Excel
Es una Ho)a electrnica $ue nos permite construir planillas, cuadros estadsticos,
re&istros de asistencias de notas etc
%ara in&resar tenemos $ue<
Ejecucin del Prograa
0=Clic> en el ?otn @nicio
1= Seleccionar Aodos los %ro&ramas
2 = Clic> en Microsoft Excel
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Bos mostrara la ventana de ?ienvenida de Microsoft Excel
El entorno de Microsoft Excel
Ceconocimiento de la !o)a Electrnica
Consta de D772D .ilas
E /as columnas est+n en forma de letras de A !asta @F
Contiene Celdas cada una de ellas son separadas
%uedes traba)ar y &rabar varias !o)as de traba)o en un mismo arc!ivo
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El !uditor Excel
!uditor"a a#a$ Comprender la estructura de !o)as de c+lculo /as
c(lulas se caracteri,an por lo $ue contienen, todas las escalas se ponen de
relieve, y la salida puede incluir una lista completa de nombres de ran&o
%ares & 'otones$ Gestiona tus barras de !erramientas Editar informacin
de !erramientas con el editor de texto de ayuda, y editar im+&enes de los
botones
!nali(ador de la c)lula$ Sepa cmo las frmulas est+n vinculadas a otras
celdas en la misma !o)a, otras !o)as, y otros arc!ivos
ra"ces de la c)lula$ Generar listas de los precedentes y las c(lulas
dependientes
Circular Referencias$ Arace las referencias circulares en su libro actual, y
donde existen referencias circulares entre los libros abiertos
DocIt$ #atos esenciales para su arc!ivo permanente
Pro#iedades dinicas de o'jetos$ Control de ob)etos, tales como
&r+ficos Administrar sus posiciones
*ister$ /as listas ordenadas de datos esenciales sobre su traba)o,
incluidos los nombres de la !o)a y el ran&o namesSort sus listas
alfab(ticamente antes de pe&arlos S!ift sus !o)as a nuevas ubicaciones
dentro de un libro o clasificarlos por tipo
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O#ciones$ Saber $u( !ay detr+s de una !o)a de c+lculo !aci(ndolos
visibles las barras de despla,amiento, pesta'as de !o)a de c+lculo, las
lneas de divisin y muc!os m+s
%+s,ueda$ %robablemente el me)or motor de b"s$ueda de Excel
disponible *ri&inalmente desarrollado en respuesta a la cuestin del a'o
1999 como una manera para los usuarios, personal de apoyo y los
desarrolladores de verificacin para el uso de frmulas de formatos de
fec!a y en su traba)o, adem+s de un surtido de formatos de celda
-oo$ Centrarse en +reas importantes de una !o)a de c+lculo interactiva
a)ustar la confi&uracin de ,oom y ver el efecto de reali,ar los cambios
/os filtros Excel facilitan la b"s$ueda de un subcon)unto de datos dentro de un
ran&o para poder traba)ar con el mismo Este subcon)unto de datos o ran&o filtrado
muestra las filas $ue cumplen el criterio $ue se especifi$ue para una columna
Al utili,ar un filtro este no reor&ani,a el resultado mostrado, pero s permite aplicar
formato, representar en &r+ficos e imprimir dic!o ran&o El filtrado oculta
temporalmente las filas $ue no se desean mostrar
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos<
!utofiltro & .iltro !/an(ado
!utofiltro
Ayuda a administrar f+cilmente !o)as de c+lculo de &ran tama'o, $ue re$uieran de
filtros con criterios simples
.iltro a/an(ado
Utili,ado para reali,ar filtros con criterios m+s comple)os Se diferencia del
Autofiltro al tener $ue escribir los criterios se&"n los cuales desea filtrar los datos
en un ran&o de criterios independiente situado sobre el ran&o
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Hay momentos en $ue se reali,an al&unas interro&antes, cuando desconocemos
esta !erramienta b+sica para desarrollar nuestro traba)o
G3u( importancia tienen las aplicaciones de !o)a de c+lculoH
GSon los resultados en $ue se bas en las decisiones empresarialesH
G3u( ocurrira si la interrupcin $ue no estaban disponibles por cual$uier
motivoH
G/o considera como un sistema de ne&ocio, o como una extensin de un
sistema existenteH
G/as medidas para la sustitucin de ellos, en un pla,o aceptable escala,
existeH
GSon llevadas a cabo sobre una base re&ularH
GSi est+ presente, sera errores $ue no conducen a la p(rdida financiera, la
ver&Ien,a o decisiones incorrectasH
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C!0O PR1CTICO 2#lanilla3
Co detectar las referencias de una frula
O4 #or el contrario4 a ,u) ecuacin a#orta sus datos una celda
Un )todo #rctico #ara reconocer & su'sanar errores
/ue&o de un tiempo, esa planilla de Excel, car&ada de datos y frmulas comple)as,
debe ser modificada
El problema sur&e de inmediato< Gcu+les son las celdas $ue le aportan a cada
frmula los valores de c+lculoH /a respuesta es la !erramienta Auditora de
frmulas
%ara comen,ar, abra una planilla $ue conten&a frmulas /ue&o, proceda a activar
una celda con una ecuacin y corra el comando Herramientas>Auditora de
frmulas Esto abre un men" con varias opciones
A$u $ueremos conocer las celdas $ue aportan datos a la frmulaJ por lo tanto,
seleccione el tem Rastrear precedentes #e inmediato, desde cada una de estas
celdas Excel tra,a flec!as a,ules $ue conver&en en la $ue contiene la frmula
As, de forma &r+fica, sabemos cu+les son los datos de ori&en de (sta, cuya
sintaxis, adem+s, puede observarse en la Barra de frmulas
/o inverso, es decir, a partir de una celda con datos ubicar las frmulas $ue nutre,
tambi(n es factible %ara eso, seleccione una celda de datos y corra la instruccin
Herramientas>Auditora de frmulas >Rastrear dependientes Una ve, m+s, Excel
expondr+ en pantalla flec!as a,ules desde la celda activa !acia a$u(llas con
frmulas Es m+s, si estas celdas son, a su ve,, fuente de otra ecuacin, si vuelve
a e)ecutar el mencionado comando, Excel dibu)ar+ nuevas flec!as para indicar
este se&undo nivel de dependencia
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Antes $ue !aya demasiadas lneas, ten&a en cuenta $ue para eliminarlas Klo malo
es $ue no de)a nin&unaL debe e)ecutar la instruccin Herramientas>Auditora de
frmulas>Quitar todas las flechas
0in e,ui/ocaciones
Al traba)ar con una planilla suelen producirse errores Un cl+sico< eliminar los
valores de una celda $ue forma parte de una frmula y $ue (sta muestre al&"n
mensa)e de error %or e)emplo, #DI!"#
GCmo saber r+pidamente $u( pasaH Una ve, m+s, active la celda $ue contiene
la ecuacin y corra Herramientas>Auditora de frmulas> Rastrear error En este
caso, adem+s de se'alar con las flec!as a,ules las celdas precedentes, la
aplicacin desplie&a un cartel emer&ente explicando la causa del problema En
este caso, una divisin por cero
Si !a traba)ado con !o)as de c+lculo financieras comple)as, especialmente en
colaboracin con otras personas, ya sabr+ $ue las !o)as de c+lculo m+s
impresionantes y atractivas en ocasiones ocultan los errores m+s boc!ornosos
%or suerte, Excel incluye muc!as !erramientas y trucos $ue ayudan a &aranti,ar la
exactitud de los datos y operaciones
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En este e)emplo, los errores en varias frmulas producen resultados inesperados
/a frmula de esta celda contiene un ran&o de celdas errneo /a !erramienta
Castrear precedentes lo destacara
Este valor parece correcto, pero si se miran todas las frmulas de la p+&ina, se
observar+ $ue se !a introducido un valor $ue sobrescribi la frmula
Esta celda contiene una frmula incorrecta Excel puede encontrar errores como
(ste mediante la !erramienta Comprobacin de errores
Excel muestra esta referencia cuando una frmula contiene una referencia de
celda errnea
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CONC*U0ION
Excel puede ayudar en el control, auditoria y documentar sus libros contables Bo
es un sustituto para el control y atencin $ue usted y sus cole&as ponen en el
traba)o ori&inal, pero puede darle la venta)a en mantener un me)or control
%ero es una !erramienta muy importante !oy en #@A dado $ue con ello se a!orra
tiempo o sea !oras !ombre, insumos como papel y la informacin se puede
consultar en cual$uier momento, lu&ar $ue se re$uiera
En la carrera de formacin del Contador %ublico y Auditor, es muy importante tener
un conocimiento amplio sobre esta !erramienta, ya $ue esto nos ayuda muc!o en
el desarrollo de nuestro traba)o sea independiente o a nivel corporativo
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%I%*IO5R!.I!
%a&inas consultadas<
!ttp<;;es-i>ipediaor&;-i>i;MicrosoftMExcel
!ttp<;;---mono&rafiascom;traba)os07;traba)o=excel;traba)o=excels!tml
!ttp<;;officemicrosoftcom;es=!n;excel
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RE0UMEN
INTRODUCCION
HI0TORI! DE *!0 HO6!0 DE C1*CU*O
E* !UDITOR E7CE*
C!0O PR1CTICO
CONC*U0IONE0
%I%*IO5R!.I!