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1.- INTRODUCCIÓN
• No recuperable
• Equitativo
• Imprescindible
La curva del gráfico siguiente, está referida al trabajo intelectual y para períodos
largos con horarios regulares.
A = 0 horas de trabajo
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B = Entre 1 y 3 horas de trabajo
Son los límites máximos o aceptables. Dentro de estos límites se distinguen los
siguientes niveles:
C – 1 = 4 a 5 horas de trabajo
C – 2 = 5 a 8 horas de trabajo
C – 3 = 8 a 9 horas de trabajo
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EL NIVEL ÓPTIMO DE TRABAJO
CURVA DEL BIENESTAR (Dr. SHELDON)
TRABAJO INTELECTUAL
NIVEL DE BIENESTAR
LIMITES MÁXIMOS
LIMITES OPTIMOS
A B C C2 C D E F
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
HORAS DE TRABAJO
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D = 9 a 10 horas de trabajo
E = 10 a 11 horas de trabajo
La curva sube regularmente en las primeras cuatro horas de trabajo, para caer
luego en las siguientes horas. Sube un poco en las primeras horas de la tarde,
para descender fuertemente en las últimas horas de la jornada.
Esta curva, con pequeños cambios, es válida para todo individuo y puede ser de
gran utilidad para el Directivo para programar sus actividades. Reservará los
mejores momentos (puntos altos de la curva) para realizar las tareas más
importantes o delicadas.
De esta forma, se logra una mayor cantidad de energía para poder alcanzar los
objetivos propuestos.
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EL NIVEL ÓPTIMO DE TRABAJO
CURVA DEL BIENESTAR (Dr. SHELDON)
TRABAJO INTELECTUAL
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3. EMPLEO ÓPTIMO DEL TIEMPO
Peter Drucker describe el tiempo como “el recurso más importante” y sostiene
que “quien no puede administrar su tiempo no podrá administrar ninguna otra
cosa”.
Una regla común, que permite enjuiciar el grado de efectividad en el empleo del
tiempo, es preguntarse cuando se va a hacer algo, si existe otra cosa más
importante que se pudiera hacer en su lugar. Si la respuesta es positiva, hacer la
primera cosa sería una pérdida o un empleo inadecuado del tiempo.
Sin embargo, en la práctica, las cosas no son tan simples, en ocasiones los
acontecimientos nos arrastran y reaccionamos a las cosas urgentes e
ignoramos las más importantes: respondemos al trabajo mal hecho por un
colaborador, pero no tenemos tiempo para darle un entrenamiento adecuado;
nos movemos por la urgencia de un plazo a punto de vencer, pero no
encontramos el tiempo para planificar; reaccionamos a los conflictos o
problemas que se repiten periódicamente, pero raramente encontramos el
tiempo para analizar lo que está mal y resolverlo de raíz; tenemos tiempo para
rehacer algo mal hecho, pero no lo tenemos para realizar bien de principio; …
etc.
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En las encuestas realizadas a Directivos de todo el mundo, aparecen una serie
de “causas” de pérdida de tiempo que podríamos calificar de universales, que
las recogemos clasificadas en dos grupos:
Sin embargo, es muy importante saber que casi todas las causas, tanto
exógenas como endógenas, de pérdida de tiempo, tienen como “culpable” al
propio Directivo, ya que es él mismo quien con sus decisiones y con sus hábitos
de trabajo, propicia y permite un inadecuado empleo de su tiempo.
• FALTA DE METAS
• FALTA DE MOTIVACIÓN
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• FALTA DE CONTROL
METAS 1 2
MOTIVACIONES 3 4
CONTROL 5 6
• Funciones no claras
• Objetivos del puesto desconocidos
• Fatiga/baja forma
• Aplazamiento de determinadas cosas
• Poca autodisciplina
• Resistencia al cambio o al riesgo
• Falta de motivación, indiferencia
• Falta de autoanálisis o autocrítica
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• Falta de estímulos por parte de la organización
• Tareas y funciones no motivantes
• Entorno / “atmósfera” inadecuada
• Teléfono
• Visitas inesperadas
• “Urgencias” permanentes
• Mobiliario inadecuado
• Incapacidad de subalternos o del equipo ( objeción de los jefes que no
delegan )
• Falta de información
• Exceso de reuniones
• Liderazgo deficiente (jefe no es igual a líder)
• Burocratización excesiva
• Flujos de comunicación en la empresa inadecuados
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1) DECIDIR QUE ES LO REALMENTE IMPORTANTE
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VOY A HACER “X”
SI ¿HAY ALGO NO
MÁS IMPORTANTE
QUE HACER EN LUGAR
DE “X”?
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4 . TÉCNI C AS PARA EL APRO VE CHAM I EN TO DEL TI EM PO .
4.1. LA PLANIFICACIÓN
4.1.1. Introducción
Hay Directivos que utilizan sólo un 10% de su tiempo para asuntos imprevistos,
mientras que otros requieren hasta un 90%. Lo deseable, para un uso eficaz de
nuestro tiempo, sería que los asuntos imprevistos no agotaran más allá de un
25% del tiempo total.
Lo grave del uso del tiempo para imprevistos, es que en general se utiliza en
asuntos urgentes que no siempre, más bien casi nunca, coinciden con los
asuntos importantes.
La Planificación requiere tiempo para planificar. Para muchos Directivos que “no
tienen tiempo”, es como “un pez que se muerde la cola”, si no planifican no
tienen tiempo para hacer las cosas… pero no tienen tiempo para planificar.
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4.1.2. Pasos en el proceso de Planificación
Aquí se trata de elegir la metodología más apropiada para adecuar los medios a
nuestro alcance con los objetivos fijados.
4. PLAN DE ACCIÓN.
Una vez fijados los objetivos y los planes de acción (ver PROCESO DE
PLANIFICACIÓN), EL Directivo tiene una muy clara referencia para fijar sus
prioridades de acción. Sabe lo que es “importante”.
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• ESTABLECER UN CALENDARIO
Instrucciones de uso:
1º Con antelación (el día anterior), programar las actividades del día siguiente,
anotando en cada hora, en la línea PREVISTO, la actividad a desarrollar.
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“A”: para actividades de máxima importancia o prioridad, en definitiva las más
directamente ligadas a los objetivos y que tienen mayor impacto o resultado
sobre los mismos.
Al finalizar la semana se realizará un control del uso del tiempo, utilizando los
formularios “Control semanal de actividad” y “Previsto versus imprevisto”.
Del mismo modo, las actividades del tipo “A”, deberían alcanzar un mínimo del
60% del tiempo del Directivo.
a) Las actividades del tipo “A” deben tener absoluta prioridad. Si por cualquier
causa, hay que relegar alguna actividad para el día siguiente, es
recomendable que ésta sea del tipo “C” o “B” (por este orden). La
costumbre, bastante habitual, de dejar lo más importante para después,
resulta siempre nefasta en aras de la eficacia.
Quiere decir que si asignamos por ejemplo una hora para realizar una tarea,
es muy probable que consumamos como mínimo una hora realizando dicha
tarea, pero que si sólo asignamos media hora, posiblemente podremos
realizarla en poco más o menos de esa media hora.
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c) Tener en cuenta, al establecer prioridades, el Principio de Pareto: “Los
elementos críticos de cualquier conjunto, constituyen, por lo general, una
minoría de los mismos”. Es la también llamada regla del 80/20. El 80% del
valor total de un conjunto procede del 20% de sus elementos.
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FECHA:
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SEMANA TIEMPO TIEMPO TIEMPO TOTAL
DEL… AL…. “A” “B” “C” JORNADA
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
TOTAL
% S/ TOTAL
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
TOTAL
% S/ TOTAL
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4.2. LA HORA DE CALMA
La HORA DE CALMA debe calificarse como una actividad de tipo “A”, que sin
duda potencia la eficacia del resto de actividades que desarrolla el Directivo.
4.3.1. Introducción
El éxito es un hábito. Se dice que “las personas de éxito, lo son por haber
adquirido el hábito de hacer aquellas cosas que a los fracasados no les gusta
hacer”.
El Directivo que administra bien su tiempo, hace las cosas que los Directivos
ineficaces no quieren o no les gusta hacer.
Un hábito nos favorece o nos perjudica. El Directivo de éxito debe “fabricar” los
hábitos que le favorecen. La Técnica de fabricar hábitos consiste en:
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1º- Detectar el hábito o pauta de conducta
En general, un hábito desplaza al otro. Es más fácil crear un nuevo hábito que
eliminar de raíz un mal hábito.
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Este tipo de ejecutivo no sabe hacer frente a los “TRAGA TIEMPOS”, ya que su
actitud es como si dijese “estoy disponible”.
A / POSTERGACIONES
Sea selectivo, pero de forma constructiva, con las cosas que sí hará.
Posiblemente le sea difícil dar prioridad a las cosas apuntadas en su primera
lista. En verdad, esta lista es una recopilación de todo lo que se prometió a sí
mismo y a otros. También descubrirá que tarda más tiempo del que pensó.
Deberá evitar sus métodos de trabajo para llegar a hacer el trabajo más
fácilmente y mejor al mismo tiempo, no sacrificar la calidad y cantidad.
2.- Debe concentrar sus esfuerzos en las cosas que debe realizar de inmediato,
dejando las menos importantes para más tarde.
Una guía general para ello, será actuar de inmediato con las cosas que afecten a
los resultados u objetivos de la Agencia.
3.- Una vez conocidas las prioridades, entonces, uno debe meterse de lleno en
ellas.
Determine su trabajo más difícil para ese día, y no haga nada más hasta que
haya terminado. La única manera de vencer la postergación, es actuar de forma
decisiva.
Muchos hombre prósperos tienen colgados letreros en sus oficinas que dicen:
“¿cuándo?”, “hágalo ahora”. Desarrolle la costumbre de apuntar sus objetivos
día a día y por semana, y marque cada uno que realice.
5.- Frecuentemente las personas tienen tendencia a hacer lo que hacen bien.
Si Vd. está postergando un área de su trabajo, tal vez sea porque se siente
inseguro en esa área. Trate de ampliar conocimientos y destreza en esa
determinada área y cuando lo logre, obtendrá confianza en sí mismo y el hábito
de hacer ese trabajo con frecuencia.
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6.- Desarrolle la disciplina en hacer cosas pequeñas… y difíciles
Otra inclinación natural es la de hacer la cosas que son fáciles en lugar de las
que son difíciles y necesarias para tener éxito. Para contrarrestar tal inclinación,
impóngase la obligación de hacer algo difícil cada día. Puede ser una cosa tan
simple como levantarse un poco más temprano.
B/ DELEGACIÓN
Para emplear el tiempo más eficazmente, uno nunca debe hacer lo que otra
persona puede hacer en su lugar.
Métodos de ataque:
5. Delegue esos trabajos que Vd. sabe hacer a otras personas y quédese con
los que no está muy seguro de cómo hacerlos para así poder perfeccionarse.
C/ DEMORAS
Métodos de ataque
1.- Planifique un horario para estar seguro de terminar los proyectos dentro de
un tiempo determinado.
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2.- Deberían anticiparse las demoras en su planificación. No deje que las
demoras le molesten. Haga lo que pueda y empiece otra cosa sino puede
resolver la demora. Cada ejecutivo tiene siempre varias cosas pendientes para
solucionar a un mismo tiempo.
D/ COMBATIENDO URGENCIAS
Métodos de ataque
1.- Fije cierto tiempo del día para esto, puede ser una hora al día o el tiempo que
sea preciso, siempre basándose en la experiencia.
3.- Cada vez que termine una urgencia, determine por qué empezó; determine
cómo y si podría ser tramitada de distinta manera en el futuro. Haga una relación
apuntando todas las “urgencias” que ha habido durante un período de tiempo y
establezca métodos de prevención. Una de las razones por las que hay tantas
urgencias, puede ser porque resulta fácil a los vendedores pedirles su ayuda. Si
todos los miembros del departamento conocen bien sus responsabilidades, el
director no sería interrumpido frecuentemente con problemas que otra persona
podría resolver.
E/ TELÉFONO
a) No desearía
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Métodos de ataque
1.- Llamadas que usted hace. Cuando sea posible, determine un aspecto de
tiempo sólo para hacer llamadas telefónicas.
a) Las llamadas a la oficina central deberán hacerse a una hora del día en que
sepamos que todas las personas, con las que tiene que hablar, estarán
disponibles.
d) Para todas las llamadas, tanto las que Vd. hace como las que llegan a Vd.,
sírvase de un reloj para controlar el tiempo transcurrido, un reloj de arena de
tres minutos sería de mucha ayuda.
2. Llamadas exteriores
F/ INFORMACIÓN
Métodos de ataque
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Los informes que la central solicita, deben ser completos, concisos y
presentados a tiempo. Intente saber no solamente lo que le piden, sino además
por qué. Un informe bien hecho tanto indica los puntos positivos como los
negativos.
a) Exija que los informes que solicita de sus colaboradores estén redactados de
forma clara y concisa para su completo entendimiento.
G/ LECTURA – ESTUDIO
El problema puede ser ¿qué debe leer?. Es casi imposible leer todo el material
que un Director recibe, pero también es necesario estar al día sobre métodos
nuevos.
Métodos de ataque
1.- Dedique una hora al día para la lectura, preferiblemente una hora que no sea
productiva, y así avanzará con las otras tareas. Lea según el orden de
importancia. Decida sobre unos temas o libros en lugar de atascarse con mucho
material, por ejemplo:
b) Entre 30 minutos y una hora al final de la jornada laboral, para así dar lugar a
que el tráfico disminuya antes de salir para irse a su casa.
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H/ VISITAS
El tener que recibir visitas y tener que dedicarles una parte de su tiempo, puede
resultar un engorro. El objetivo principal será enfocar el tema de la entrevista de
manera directa y precisa, es decir, sin rodeos y a fin de determinar cuanto antes
y lo más cortésmente posible.
Desde luego, los días dedicados a recibir informes, el Director debe estar
dispuesto, pero de no ser así, resulta un buen sistema concertar citas, con lo
que ahorraría mucho tiempo. En el caso de tener siempre “la puerta abierta”, el
promotor o subordinado puede tomar la costumbre de hacerle muchas
preguntas que en realidad no son muy importantes o son innecesarias, y con
ello Vd. perdería parte de su valioso tiempo.
1.- Cuando sea posible, fije la visita mediante citas previamente concertadas.
4.- Desarrolle técnicas para poder acabar la entrevista con personas que no sean
de un interés primordial.
a) Mire su reloj
b) Dígale a su secretaria o colaborador que le llame por teléfono a una
hora determinada
I/ DETALLES – CORRESPONDENCIA
Métodos de ataque
Desde luego, requiere práctica y mucho trabajo, pero si dedica una o dos horas
diarias a la correspondencia y a eliminar detalles pequeños, pronto se dará
cuenta de que tiene más tiempo disponible para otras cosas.
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2.- Lo importante y lo urgente
Muchas veces resulta difícil pasar de una tarea a otra sin que las precauciones
de la primera afecten a su concentración para la segunda.
Suponga por un momento que acaba de regresar de una entrevista que no fue
muy bien, y empieza a dictar una carta o a trabajar con algún asunto complicado.
Muy fácilmente, su pensamiento se volcará hacia la entrevista que tuvo hace
unos momentos. La administración es un trabajo que abarca muchas funciones
y si Vd. no posee capacidad de concentración para la tarea que está realizando a
cada momento, constantemente estará preocupado pensando en la tarea
anterior, en lugar de pensar en lo que está haciendo en ese momento. Gastará y
perderá mucho tiempo pensando y pasando de una cosa a otra. Por ejemplo,
pasando de lo importante a lo urgente y, lo urgente siempre le preocupará
mucho más que lo importante.
CONCLUSIÓN
DIRIGIR MOTIVANDO
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