ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV BOLETINES DE AUDITORA OPERACIONAL Del No. 1 al No. 5 Boletn No.1 Esquema bs!"o #e la au#!to$!a o%e$a"!onal Int$o#u""!&n Desde fines de los aos setenta, algunos contadores pblicos han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, reponderantemente, Auditoria !peracional. "n diciembre de #$%& la 'omisin de Auditor(a !peracional emiti su primer bolet(n, con el propsito de identificar el trabajo de auditor(a !peracional realizado por el 'ontador blico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoci )ue este tipo de trabajo, dada su naturaleza )ue implica un alto contenido de creatividad, est* sujeto a una din*mica )ue implica )ue su conceptualizacin y metodolog(a fueren afin*ndose a base de aproximaciones sucesivas. "s este el origen de esta nueva versin del +olet(n ,o.# de la 'omisin de Auditor(a !peracional. P$o%&s!to #el Boletn "ste bolet(n persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la auditoria operacional, as( como su relacin y diferenciacin con la auditoria interna, la externa, la consultor(a y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza an*loga. -os criterios a)u( expuestos, pretenden eliminar las divergencias )ue sobre el tema han existido, adoptando una posicin pr*ctica de identificacin de conceptos y apart*ndose de pol.micas y acad.micas est.riles. Con"e%to #e Au#!to$!a O%e$a"!onal or auditoria operacional debe entenderse/ el servicio )ue presta el contador pblico cuando examina la entidad. Pgina 1
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Ob'et!(o #e la au#!to$!a o%e$a"!onal "l objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones )ue tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a )ue se practi)ue. La Au#!to$a Inte$na ) La Au#!to$!a O%e$a"!onal "n los ltimos aos se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos, de adoptar el t.rmino 0Auditor !peracional1. "sto obedece a )ue tradicionalmente la auditor(a interna se ha ligado a la auditor(a financiera. Actualmente se considera )ue el auditor interno, )ue no es tambi.n operacional, se ha rezagado en su pr*ctica profesional. Desde luego debe entenderse )ue el auditor interno siempre deber* estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de informacin financiera, particularmente cuando en esta *rea se detecten fallas de consideracin. La Au#!to$a E*te$na + La Au#!to$!a O%e$a"!onal -as normas de auditor(a )ue rigen el examen de estados financieros, obligan al contador pblico independiente a 0...efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente, )ue le sirvan de base para determinar el grado de confianza )ue va a deposita en .l2 Asimismo, )ue le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad )ue va a dar a los procedimientos de auditor(a1. 3+olet(n "45& de la 'omisin de ,ormas y rocedimientos de Auditoria del 67'8. La Consulto$a A#m!n!st$at!(a + la Au#!to$!a O%e$a"!onal -a consultor(a administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del contador pblico. 'omo ha )uedado mencionado, el diseo e implantacin de sistemas y procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo subsecuente al diagnstico de problemas y obst*culos administrativos2 sin embargo, es frecuente )ue el propio consultor diagnosti)ue los problemas y posteriormente disee e implante las soluciones. Pgina 2
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV -a fase de diagnstico )ue realiza el consultor, por su propsito 9 detectar obst*culos de la eficacia y la eficiencia 9 y su metodolog(a, coincide con el examen de la auditoria operacional, y consecuentemente, cuando .ste es realizado por el contador pblico, se recomienda se rija por los lineamientos de este bolet(n. La Au#!to$!a O%e$a"!onal + Ot$os T$aba'os P$o,es!onales -as diferencias existentes con otras denominaciones con )ue se conoce la auditoria operacional, son exclusivamente de grado y de forma. Ahondar en pol.micas )ue resultan m*s gramaticales )ue t.cnicas, es est.ril. "n la pr*ctica, los usuarios de este tipo de trabajos profesionales, no encuentran diferencias substanciales entre ellos y utilizan sus beneficios indistintamente. -o )ue es m*s, el usuario poco le importa el t(tulo con el )ue se le designe, lo )ue le interesa es )ue satisfaga el propsito de diagnosticar obst*culos a la eficiencia de su entidad. Asimismo, los prestadores de este servicio, tanto internos como externos, en un alto porcentaje, no encuentran tampoco diferencias concretas entre ellos. Boletn no.- .eto#olo/a #e la au#!to$!a o%e$a"!onal Int$o#u""!&n "ntendi.ndose el objetivo de la auditoria operacional y poseyendo la capacidad profesional adecuada, lo necesario para ejercerla, independiente de cual)uier posible metodolog(a, es la actitud mental de s( )ueda constante de oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin misma de las operaciones. ,o obstante el poseer una metodolog(a claramente definida )ue permita sistematizar todos y cada uno de pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. "l m.todo por s( mismo no garantiza una eficiente auditoria operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A la metodolog(a de la Auditoria !peracional se refiere este bolet(n. Pgina 3
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV P$o%&s!to "s exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor operacional, su h*bito de trabajo la metodolog(a )ue debe emplearse en el desarrollo de una auditoria operacional. "n otros boletines )ue traten de operaciones espec(ficas 3compras, ventas, etc.8 se discutir*n procedimientos de examen aplicados a casos concretos. 'on el objeto de lograr este propsito, el bolet(n se ha divido en las siguientes secciones/ D!$e"t$!"es #e A"tua"!&n -a auditoria operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene )ue ser desarrollada por un profesional independiente. :in embargo el concepto de mantener una actitud objetiva es v*lido. "sto evitar* influencias o presiones por parte de las personas a )ui.n se va a informar o de las personas )ue tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. "n este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor externo, aun)ue no es un re)uisito, si resulta conveniente. Debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del contador pblico a fin de )ue est. en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales. Al igual )ue en cual)uier otro trabajo profesional, cuando se delega por parte de su ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores. or ltimo, es necesario indicar )ue el contador pblico deber* obtener evidencia suficiente )ue respalde las opiniones o sugerencias )ue contenga su informe, debiendo )uedar en los papeles de trabajo del auditor de operaciones. O%e$a"!ones "n auditoria operacional se define como operacin al conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como Pgina 4
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV vender, comprar, producir, etc. "n el enfo)ue de trabajo de la auditoria operacional, las operaciones )ue realiza una empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de )ue en la mayor(a de los casos la ejecucin de una operacin en particular est. asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias. -a investigacin deber* determinar si el personal encargado de la operacin tiene capacidad para ejecutar las operaciones. .eto#olo/a #e la Au#!to$!a O%e$a"!onal -a metodolog(a )ue se comenta en este +olet(n )ue se simplifica en tres pasos fundamentales/ familiarizacin, investigacin y an*lisis, y diagnstico, tiene un car*cter gen.rico y deber* adecuarse a las situaciones espec(ficas )ue se encuentren en el desarrollo de la revisin. In,o$me "l informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico )ue conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. :u contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo )ue coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. "ste enfo)ue permitir* as( mismo, )ue de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades )ue coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ltima instancia en la productividad. ara )ue la auditoria operacional sea til a la empresa, el informe debe ser *gil y orientado hacia la accin. Adem*s siempre )ue sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y de los posibles cambios. Pgina 5
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Boletn no.0 Au#!to$a O%e$a"!onal #e Com%$as1 "s el conjunto de actividades )ue desarrolla una empresa para ad)uirir los recursos necesarios, principalmente de car*cter material para la realizacin de sus objetivos. -a operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades/ #. roponer objetivos, pol(ticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos. &. ;ormular el plan general de compras y programar las ad)uisiciones de acuerdo a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc. <. 'oordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y t.cnicos )ue integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes. =. "stablecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos art(culos, )ue de manera repetitiva, se re)uieren en la empresa y mantener informacin histrica de estos art(culos. >. ?ecibir y tramitar las solicitudes y re)uisiciones para ad)uirir los art(culos y servicios )ue las diversas *reas de la empresa re)uieran. @. Aigilar )ue los departamentos )ue solicitan la ad)uisicin de algn art(culo lo hagan cumpliendo con los re)uisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los art(culos re)ueridos y con la oportunidad )ue permita su abastecimiento normal. %. !btener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los art(culos diversos. Pgina 6
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV B. Analizar las posibilidades y alternativas en la ad)uisicin de cada art(culo re)uerido. $. :eleccionar al proveedor )ue por sus condiciones de venta del art(culo re)uerido, as( como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el abastecimiento ptimo de los art(culos adecuados. #5. Aigilar )ue los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dem*s condiciones de entrega. ##. resentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolucin de art(culos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cual)uier tipo )ue presenten los proveedores. #&. articipar en el establecimiento de las pol(ticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Cesorer(a de la empresa para aprovechar al m*ximo las posibilidades de negociacin de las compras. #<. 'oordinar sus actividades con *reas relacionadas, principalmente, produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorer(a. Ob'et!(o #e la Au#!to$a O%e$a"!onal #e Com%$as1 "l objetivo de la auditor(a operacional de compras es examinar las actividades )ue la integran 3p*rrafo ## al &<8 con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades. .eto#olo/a1 -a metodolog(a general para el examen de las operaciones est* contenida en el bolet(n & de esta 'omisin. "n esta +olet(n se dan algunas orientaciones concretas Pgina 7
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV para llevar a cabo la Auditor(a !peracional de 'ompras. -os procedimientos )ue se describen a continuacin deber*n adecuarse y complementarse en cada caso particular. Boletn no.2 Au#!to$!a #e (entas "ste bolet(n seala la metodolog(a )ue podr(a utilizarse para efectuar la auditoria operacional de ventas. "ste da orientaciones acerca de algunos instrumentos, t.cnicas y procedimientos de )ue puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de ventas. 'on el fin de promover la eficiencia en las operaciones. ,os seala la manera en )ue se puede informar los resultados obtenidos de dicha auditoria operacional de ventas. Con"e%to + al"an"e #e la o%e$a"!&n #e (entas1 :e dice )ue las ventas es el conjunto de actividades )ue realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. -a operacin de Aentas comprende las siguientes actividades/ #.4roponer los objetivos y aplicar las pol(ticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. "stas pol(ticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc. &4'oordinar en forma eficiente los elementos materiales, t.cnicos y humanos con )ue cuenta la empresa en el departamento de ventas y as( mismo proponer los cambios pertinentes. <.4 lanear las actividades para )ue se vendan los productos adecuados, en el lugar en )ue se necesitan, en las cantidades convenientes y a los precios correctos. Pgina 8
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV =.46dentificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la 'ompa(a y coordinar con los dem*s departamentos. 6nvolucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. ara lograr esto se debe aprovechar el resultado de investigaciones de mercadeo efectuado para conocer sus preferencias y las condiciones de dicho mercado. >.4"star enterados de las caracter(sticas de sus competidores y como tambi.n las condiciones de venta )ue estos ofrecen a los clientes. @.4articipar en el establecimiento de las listas de precios de los productos. %.4articipar en el establecimiento de las pol(ticas de cr.dito y respetar su cumplimiento. B.4Aerificar la correcta secuencia de la venta, desde el momento en )ue se coloca un pedido, hasta )ue se hace la entrega del art(culo en cuestin, con oportunidad y satisfaccin del interesado. Dicha secuencia incluye la distribucin f(sica de los productos y la seleccin de los canales m*s adecuados de entrega. $.4'oordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambas funciones. #5. !tra cosa )ue es muy importante para alcanzar los objetivos es la de realizar promociones de ventas. ##. -levar registros de clientes )ue incluyan la historia, las necesidades presentes y potenciales y otras caracter(sticas convenientes. #&.4 !tro punto importante es la elaboracin del pronstico de ventas. Pgina 9
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV #<.4:ometer a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones )ue se hayan suscitado en el transcurso de su ejecucin. "stas explicaciones pertinentes nos permitir*n tomar medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin de ventas. #=.4:e deben establecer las estad(sticas necesarias por zonas, l(neas, art(culos, agentes u otros criterios de clasificacin, para poder contar con informacin oportuna y suficiente )ue nos permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado. #>.4 De debe tomar en cuenta tambi.n el tiempo )ue se utilizara para el adiestramiento del personal de ventas para la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las pol(ticas de comercializacin, cr.dito y su respectiva aplicacin. "n resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades )ue previa investigacin y an*lisis del mercado, permite la adaptacin de las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los art(culos y servicios )ue produce la empresa, en las cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactoria, obteniendo con eso el rendimiento deseado. Ob'et!(o #e la Au#!to$!a O%e$a"!onal #e 3entas :u objetivo radica en examinar aspectos administrativos )ue constituyen el conjunto de actividades )ue comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, esto con el propsito de detectar y corregir problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin pueden surgir disminucin de costos yDo aumentos de la eficiencia operacional. Pgina 10
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Boletn no.5 Int$o#u""!&n "ste bolet(n se refiere a los lineamientos b*sicos )ue deben tomarse en cuenta, para llevar a cabo la auditor(a operacional de cobranzas en las empresas industriales y comerciales y est* en relacin con la revisin misma de la operacin, independientemente de las personas o departamentos involucrados. or su naturaleza, los lineamientos b*sicos establecidos en este bolet(n no prev.n ciertas situaciones espec(ficas )ue pueden presentarse en la pr*ctica. 'omo se seala el +olet(n ,o. & de esta 'omisin, el auditor operacional debe tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia especializada para efectuar o supervisar la auditor(a de la operacin )ue vaya a examinar2 en este caso espec(ficamente de la operacin de cobranzas. Adem*s debe tener personal igualmente calificado. Con"e%to + al"an"e #e la o%e$a"!&n #e "ob$an4as :e puede definir como !peracin de 'obranzas al conjunto de actividades )ue se hacen en una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios )ue fueron brindados a sus clientes a trav.s del uso de su cr.dito. "sto incluye la coordinacin con los objetivos, pol(ticas y actividades de la operacin de otorgamiento de cr.dito. "ste bolet(n no cubre el an*lisis de la ltima operacin mencionada. A continuacin se mencionan algunas actividades b*sicas )ue integran la operacin de cobranzas/ #. articipar en la fijacin de objetivos y pol(ticas de cobranzas tomando en cuenta los objetivos generales de la empresa y los establecidos particularmente para la operacin del cr.dito. Pgina 11
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Ob'et!(o #e la au#!to$a o%e$a"!onal #e "ob$an4as -a auditor(a operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades )ue integran esta operacin, las cuales fueron descritas anteriormente. -a eficiente operacin de cobranzas, puede ser examinada considerando, los siguientes aspectos/ #. Eue al establecer las pol(ticas de cobranza se considere la repercusin en otras pol(ticas de la empresa. &. Eue al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes. <. Eue el per(odo de cobro sea el m(nimo. =. Eue la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de cr.dito concedido a los clientes. >. Eue las cuentas incobrables sean las m(nimas. @. Eue la cobranza se realice al menor consto posible. %. Eue exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines. .eto#olo/a ara realizar la auditor(a operacional de cobranzas, como para la de cual)uier otra operacin, la metodolog(a y los instrumentos y t.cnicas de )ue dispone el auditor son similares, sin embargo en este apartado solamente se comentan aspectos particulares aplicables a esta operacin, de conformidad a los pasos )ue se establecen en forma general en el +olet(n ,o.&. Pgina 12
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Con"lus!&n -as anteriores actividades son de suma importancia para todas las empresas debido a )ue a)u( se llevan a cabo las fortalezas de las mismas en lo )ue se refiere a formas, estrategias, controles y otros, )ue van desde el criterio de elaborar una actividad, sea de control, venta, cobro, etc. Cambi.n la coordinacin de objetivos, pol(ticas y procedimientos, tendientes a lograr la eficiencia de cada operacin )ue se lleve a cabo en las empresas. 'on lo descrito anteriormente, hacemos mencin de la tarea del 'ontador blico y Auditor en la ejecucin de este trabajo, tarea )ue va dirigida a evaluar los objetivos, pol(ticas y procedimientos antes mencionados, para determinar si estos est*n siendo efectivos o considerar el mejoramiento a los mismos. -os boletines de Auditoria !peracional son herramientas de gran utilidad para el 'ontador blico y Auditor, ya )ue le muestran de una forma pr*ctica los lineamientos )ue deben cubrir los rubros a ser evaluados. ara realizar de una manera eficiente el informe de Auditoria a la Ferencia, se debe contar con personal capacitado y con las herramientas b*sicas para la elaboracin del trabajo a realizar. Pgina 13
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV Re"omen#a"!ones "l 'ontador blico y Auditor debe contar con las herramientas necesarias para llevar a cabo la auditor(a de esta actividad, con lo cual debe poseer experiencia y conocimiento de la misma, as( tambi.n contar con las personas idneas )ue lo asistir*n. :e debe considerar en la realizacin de la auditor(a operacional los distintos departamentos de la empresa, el alcance de la misma, definir los objetivos, considerando la ubicacin )ue guarda cada operacin con los objetivos generales de la empresa, as( tambi.n considerar la metodolog(a, instrumentos y t.cnicas )ue el 'ontador blico y Auditor dispone en el momento de la ejecucin del trabajo. Pgina 14
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV B!bl!o/$a,a GGG.monografias.comDboletines4auditoria4operacional.com ;echa ## de octubre de &5#& Pgina 15