Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca

SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 1 de 9




PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS



LABORATORIO DE SALUD PBLICA




SECRETARIA DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL CAUCA

















CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin de la modificacin
1 Creacin



CONTROL DE DISTRIBUCIN DE COPIAS CONTROLADAS

N COPIA DESTINATARIO FIRMA
AUTORIZACIN
FIRMA RECIBIDO





CONTROL DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN

Revisado por:
Responsable Calidad
Aprobado por:
Coordinadora LSP
Firma

Firma




1. OBJETIVO
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 2 de 9


Describir los pasos para el control de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio de
Salud Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca.


2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos y externos del Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio de
Salud Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca.


3. RESPONSABILIDAD

El control de los documentos es responsabilidad del Responsable del Sistema de Gestin de Calidad, sin embargo es
responsabilidad de todo el personal del Laboratorio de Salud Pblica de la Secretaria de Salud del Cauca la aplicacin
del mismo.


4. REFERENCIAS: No aplica


5. DEFINICIONES

5.1 DOCUMENTO: es el medio de soporte de informacin, incluye manuales, procedimientos,
instructivos, caracterizaciones de procesos, fichas tcnicas de reactivos, hojas de vida de equipos, listados
maestros de documentos y de registros, actas y formatos de registro.

5.2 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.

5.3 COPIA CONTROLADA: es aquella que est bajo manejo exclusivo de los cargos especficamente
definidos en la lista de distribucin. Se controlan los documentos internos del Sistema de Gestin de
Calidad.

5.4 COPIA NO CONTROLADA: es aquella de uso libre por todas las personas dentro y fuera de la
organizacin emitida con carcter informativo.

5.5 DOCUMENTO OBSOLETO: es aquel documento que se encuentra desactualizado.

5.6 DIAGRAMA DE FLUJO: Ilustra de forma grafica la descripcin de las actividades de un proceso, se
aplica a los procesos de realizacin.


6. CONTENIDO

6.1 ELABORACIN, MODIFICACIN Y ELIMINACIN DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD





Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 3 de 9


DOCUMENTOS INTERNOS
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1

Revisa con los involucrados del proceso, la necesidad de elaborar o modificar
un documento evaluando el grado en que afecta el sistema de gestin, su
pertinencia, utilidad, necesidad real de la norma y el impacto en la
productividad, entre otros y en consenso definen las actividades que se
realizan para llevarlo a cabo. Si es pertinente se elaboran los Registros
requeridos para el documento.

Al tener listo el documento elabora la solicitud en el formato GDC - FO - 09
Solicitud para la elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos, y lo
entrega al Responsable de Calidad Junto con el documento a ingresar o a
modificar en el Sistema.

Lderes del
Proceso

2
Para un documento nuevo, el CoordinadorResponsable de Calidad asigna el
cdigo documental.
3
Revisa la solicitud y la documentacin para garantizar que cumpla con los
estndares definidos en el procedimiento para elaboracin de documentos
GDC - PR - 02.

Si el documento tiene observaciones por parte del Responsable de Calidad o los
encargados de Revisin o Aprobacin, lo devuelve al lder del proceso para que
haga los ajustes necesarios.

Si el documento no tiene observaciones imprime original y lo enva para firmas.

Responsable
de Calidad
Personal
asignado de
revisin y
aprobacin
4
Las personas responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de
documentos, asienta su firma y fecha en manuscrito, en los campos de
Elaborado por, Revisado por y Aprobado por; debe estar acorde a los
niveles de aprobacin y elaboracrevisin definidas por el Laboratorio.
Personal
asignado para
la elaboracin,
revisin y
aprobacin
5
Recoge las firmas en Elaborado por, Revisado por y Aprobado por y
actualiza GDC- FO - 11 Bitcora de Cambios para el control de las solicitudes
documentales
Responsable
de Calidad
6
Definen a travs de lo establecido para la distribucin del documento, a
quienes se les debe dar a conocer dicho documento.
Lderes del
Proceso
7
Recibe el documento firmado y actualiza el control de cambios
Coloca en todas las pginas del documento el sello de Copia Controlada.

Distribuye los documentos a las personas correspondientes haciendo firmar el
Registro de entrega de documentos del Sistema de Gestin de Calidad GDC- FO
- 12 como constancia de entrega.

Relaciona el documento en el Listado Maestro de Documentos Internos del
Sistema de Gestin de Calidad GDC- FO - 07
Responsable
de Calidad
8
Conserva los documentos originales y los archiva en las carpetas identificadas
con el nombre del proceso respectivo.

Responsable
de Calidad
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 4 de 9

La copia original electrnica se guardara en la carpeta del Sistema de Gestin
de Calidad del Laboratorio ubicada en el computador asignado al responsable
de Calidad. sta ser la nica copia electrnica vlida y nicamente tendrn
acceso los lderes de proceso
9
Realiza la promulgacin del documento y diligencia el Registro Acta de
Reunin GDC- FO - 13 y la hace firmar del personal asistente.
Lderes del
Proceso

10
Si se trata de modificacin o eliminacin de documentos, solicita la versin
anterior y conserva el ltimo original del documento identificndolo como
Documento Obsoleto con sello en una carpeta debidamente identificada
como Documento Obsoleto y destruye todas las copias que recoge del
documento.

Consigna la eliminacin realizada en el Registro GDC- FO - 14 "acta de
eliminacin de documentos". En medio magntico se elimina del sistema, si
por alguna razn decide guardarla, se identifica como obsoleta.

Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos del Sistema de Gestin de
Calidad GDC- FO - 07, dejando escrito el cdigo del documento y eliminando el
nombre.

Los cdigos de los documentos o Registros dados de baja quedan disponibles
para cuando sean solicitados nuevos documentos o Registros.

Para los documentos del Sistema de Gestin requeridos por proveedores o
clientes, imprime el documento y coloca el sello de Copia No Controlada.
Responsable
de Calidad
DOCUMENTOS EXTERNOS
11
Identifica los documentos externos del proceso a su cargo.

Solicita actualizacin del Registro GDC- FO - 08 Listado Maestro de
Documentos externos al SGC
Lderes del Proceso
12
Actualiza el Registro GDC- FO - 08 Listado Maestro de Documentos
externos al SGC e informa de la actualizacin del documento al lder del
proceso.
Responsable de
Calidad
13
Da a conocer los documentos externos de su proceso al personal a su
cargo y les hace firmar el Registro Acta de Reunin GDC- FO - 14 y la
hace firmar del personal asistente

NOTA: Es responsabilidad de cada lder del proceso revisar y actualizar los
documentos a su cargo cada ao o cada vez que tenga modificaciones
alguna de las etapas del proceso.
Lderes del Proceso
APROBACIN DEL DOCUMENTO
14
La persona responsable de la elaboracin, revisin y aprobacin de
documentos, asienta su firma y fecha en manuscrito, en el recuadro con
su nombre y cargo; debe estar acorde a los niveles de aprobacin y
elaboracin definidas por el Laboratorio y presentados en el cuadro
RESPONSABLES DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE
DOCUMENTOS
Personal asignado
para la elaboracin,
revisin y
aprobacin
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 5 de 9

CORRESPONDENCIA
15
Para el control de la correspondencia recibida se diligencia el Registro
GDC- FO - 15 Registro de Correspondencia Recibida SecretariaLderes del
Proceso
16
Para el control de la correspondencia enviada se diligencia el Registro
GDC- FO - 16 Registro de Correspondencia Enviada


RESPONSABLES DE ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS

PROCESO REVISA APRUEBA
Direccionamiento
estratgico
DirectoresResponsable
tcnicos de las reas del
laboratorio
Coordinador del laboratorio
Programacin del
servicio
Responsable de calidad Coordinador del laboratorio
Recepcin de
muestras
Responsable de calidad Coordinador del laboratorio
Realizacin, ensayo
y aseguramiento de
la calidad
Responsable Tcnicode
calidad
Coordinador del laboratorio
Revisin y anlisis
de datos
Responsable de calidad Coordinador del laboratorio
Elaboracin
informes de
resultados
Responsable de calidad Coordinador del laboratorio
Gestin documental
Responsable de
calidadDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de compras
y contratacin
Responsable de
calidadDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin metrolgica
Directores tcnicos de las
reas del
laboratorioResponsable
tcnico
Coordinador del laboratorio
Gestin del talento
humano
Responsable de
calidadDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Instalaciones y
condiciones
ambientales
Responsable
tcnicoDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de
materiales
Responsable
tcnicoDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio
Gestin de mejora
Responsable
tcnicoDirectores tcnicos
de las reas del laboratorio
Coordinador del laboratorio

6.2 DIAGRAMA DE FLUJO

Formatted Table
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 6 de 9

ELABORACIN, MODIFICACIN O ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 7 de 9


INICIO
DILIGENCIAMIENTO DE
SOLICITUD DE ELABORACIN /
MODIFICACIN / ELIMINACIN
DOCUMENTODE NORMA
ELABORACION O MODIFICACIN
DEL DOCUMENTO Y SUS
FORMATOS O ANEXOS /O
RECOPILACIN DE
DOCUMENTACION A ELIMINAR
ENTREGA DE SOLICITUD Y
DOCUMENTOS ANEXOS (NUEVOS
O MODIFICADOS) AL
RESPONSABLE DE CALIDAD
NORMA ADOCUMENTO
ADECUADAO ?
REVISION DE LA
DOCUMENTACIN
OBSERVACIONES
EN LA REVISIN?
APROBACIN Y FIRMA DE LA
DOCUMENTACIN O DEL ACTA
DE BAJA DE DOCUMENTOS
IMPRESION DE LOS
DOCUMENTOS
No
Si
Si
No
CONSCENSO CON PERSONAL DEL
PROCESO PARA ELABORACIN O
MODIFICACIN O ELIMINACIN DE
DOCUMENTOS
ES VIABLE?
Si
RECHAZA
FIN
No
1
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 8 de 9








7. REGISTROS

GDC - FO 07 Listado Maestro de Documentos Internos del SGC
GDC - FO 08 Listado Maestro de Documentos externos al SGC
GDC - FO 09 Solicitud para la elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos
GDC - FO 10 Lista de Registros a Controlar
GDC - FO 11 Bitcora de Cambios para el control de las solicitudes documentales
GDC - FO 12 Registro de entrega de documentos del Sistema de Gestin de Calidad
GDC - FO 13 Acta de Reunin
GDC - FO 14 Acta de eliminacin de documentos
GDC - FO 15 Registro de correspondencia recibida
GDC - FO 16 Registro de correspondencia enviada
GDC - FO 17 Listado Maestro de Registros del SGC









ACTUALIZACIN DE LISTADOS
MAESTROS
DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTACIN ACTUALIZADA
Y RECOLECCIN DE OBSOLETOS
SI LO REQUIERE
DIFUSIN DE CAMBIOS EN
DOCUMENTOS
CONTROL DE ESTADO DE
DOCUMENTOS
FIN
1
Repblica de Colombia

Gobernacin del Cauca
SECRETARIA DE SALUD
LABORATORIO DE SALUD PUBLICA
Cdigo: GDC - PR - 02
Versin: 1
PROCEDIMIENTO PARA
EL CONTROL DE DOCUMENTOS Pgina: 9 de 9