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Manual de Usuario del Software

ERP OpenBravo POS












Manual de Usuario para Software ERP Openbravo
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ndice de Contenidos

Introduccin ........................................................................................................................................ 2
Ingreso al Sofware ............................................................................................................................. 3
Ingreso de Categoras .......................................................................................................................... 4
Ingreso de Productos .......................................................................................................................... 6
Movimiento de Caja .......................................................................................................................... 18
Ventas ................................................................................................................................................ 19
Cerrar Caja ......................................................................................................................................... 24
Informes ............................................................................................................................................ 26


















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Introduccin

El Sofware OpenBravo es un ERP (planicacin de recursos empresariales) de uso gratuito, que
le servir para llevar la gestn su negocios ya sea desde una tenda hasta un restaurante.

Al implementar y utlizar el sofware este nos ayudara en nuestras Ventas, devoluciones,
reportes, administracin de efectvo, almacn y muchas funciones ms que seguro beneciarn a
su negocio, al mejorar su imagen, mejorar la atencin a tus clientes y hacer ms eciente el
trabajo de tus empleados.

Nos ofrece herramientas muy tles como:

1. Administracin de inventarios. Altas, bajas y actualizacin de los productos que quiera manejar.
2. Interfaz para manejo de clientes. Manejo de toda la informacin de tus clientes registrados,
datos generales, de compras, de contacto, etc.
3. Reportes Grcos de ventas. Por empleado, rango de fechas, etc.
4. Balance nanciero diario. Informes donde se detalla claramente, las ganancias del da, (ingresos
menos egresos).
5. Administracin de usuarios. Cada usuario de Openbravo puede tener acceso a los mdulos de
acuerdo al cargo que ocupa, y todos acceden al sistema por contrasea.








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Ingreso al Software

1. El sofware se ejecuta desde la ventana que se muestra en el escritorio de su computador
o notebook.


2. Al ingresar se despliega la siguiente pantalla con las opciones de ingreso bajo los
siguientes perles. Se utlizara siempre el ingreso como Administrador (punto 1)




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Ingreso de Categoras

3. Visualizacin de la Interfaz del Sofware



4. Ingresar al rea de navegacin Administracin clickear en nombre Inventarios la cual
desplegara el Modulo de Inventarios





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En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla que se
est detallando en cada momento de la siguiente manera:
Administracin Inventario Categoras
5. Visualizacin del rea modulo de Inventario, se debe ingresar a la Opcin Categoras,
sealizado en la imagen de abajo


6. rea de trabajo sobre las categoras, ya sea el ingreso de las categoras, modicacin o
eliminacin de alguna.




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Ingreso de Productos

Para comenzar a ingresar productos bajo las categoras denidas por el usuario, hay que
determinar el impuesto (IVA) sobre estos. A contnuacin, se detallar los pasos a seguir para
realizar sta operacin (esta operacin solo se realiza una vez y se mantendr ja a travs del
tempo).


1. En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla
que se est detallando en cada momento de la siguiente manera:

Navegacin: Administracin -> Inventario -> Categoras de Impuestos:

2. Ingresar al Botn Categoras de Impuestos para crear la nueva categora del nombre
IVA



3. Se crea la categora llamada IVA, como se muestra en la siguiente imagen:


Agregar Nuevo
Guardar



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4. Luego de haber denido IVA en la categora, se ingresar (ingresar) a Botn Impuestos
dentro del Modulo Inventario:




5. En los apartados siguientes, se indicar la navegacin necesaria para acceder a la pantalla
que se est detallando en cada momento de la siguiente manera:

Navegacin: Administracin -> Inventario -> Impuestos:

Denir Impuestos, Ingrese los datos como se ven en la pantalla para registrar el impuesto
al valor agregado (IVA) y mrquelo con un 19%. Cuando termine, presione el botn de
Guardar que es el ltmo de izquierda a derecha, representado por un disco (IMAGEN).
Note que su nuevo impuesto se agrega a la lista de la izquierda.








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Luego de denir el IVA como Categora de Impuesto, pasamos al ingreso de Productos, para
esto hay que ubicarse en la siguiente ruta:
Administracin Inventario Productos
6. Nos situamos en modulo Inventario, y seleccionamos el Botn Productos



7. Por el momento, slo nos concentraremos en la parte inferior (Sealada con recuadr
negro en imagen) para ingresar una bebida con datos ctcios (la imagen de dicho ejemplo
se encuentra en la prxima pgina).

Dichos datos son:

Referencia: 001. (Control interno de su negocio)
Nombre: Coca-Cola. (El nombre del producto)
Cdigo de Barras: 001. (Un nmero ctcio para demostrar el uso)
Compra: $100. (Costo de este producto por la unidad)
Venta: $150. (Precio al que usted vende este producto)
Impuesto: IVA. (Marque los impuestos a cobrar)
Categora: Bebidas. (Categora a la que corresponde su producto)








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8. Imagen que graca los datos ctcios sealados en la pgina anterior con el ejemplo de
producto coca-cola de la categora Bebidas. En la Proxima pgina se vera el ejemplo
paso a paso de cmo ingresar un nuevo producto.



9. Ingrese a la pestaa Inventario y seleccione la opcin En Catalogo, esto es para que
aparezca despus el producto en ventana de ventas:


Parte Inferior de Trabajo


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- Los pasos secuenciales para ingresar un producto son los siguientes:
a) Pinchar botn de ingresar nuevo Producto:


b) Agregar el nombre al Producto que queremos ingresar:





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c) Agregar el Numero de referencia y de Cdigo de Barras (estos deben ser los mismos
nmeros)


d) Se ingresa El precio de compra del producto (el precio que nosotros pagamos por la
adquisicin de este producto), sin el signo $ (peso)





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e) Ingresamos el precio de venta:


Y automtcamente el sistema nos arroja el porcentaje de ganancia y tambin nos arroja
automtcamente el precio de venta ms el impuesto
f) Luego seleccionamos la categora del impuesto en este caso sera la que creamos con
anterioridad llamada IVA




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g) Luego seleccionamos la Categora la cual pertenece el Producto estas fueron
previamente denidas en pasos anteriores.



h) Se denen atributos si es que estuvieran previamente denidos (esta opcin no es
obligatoria de llenar).










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i) Si se quiere se puede agregar una imagen caracterstca para el producto en cuestn, se
clickea el botn con la carpeta azul y se busca la imagen en disco duro.



j) Se selecciona imagen del disco duro y se selecciona abrir.





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k) Y la imagen seleccionada quedar agregada al producto en cuestn:



l) Luego de Haber completado la pestaa General se pasa a la prxima ventana llamada
Inventario






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m) Se agrega el coste anual del producto, volumen (estas opciones no son obligatorias de
seleccionar)


n) Es importante dejar marcado el recuadro de En el Catlogo para que aparezca en
nuestra lista al momento de realizar una venta.




Si se desea se pueden marcar las Opciones Auxiliar y Balanza dependiendo del caso.





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o) En la pestaa nal llamada Propertes (Propiedades) se agrega informacin relevante al
producto.



p) Para nalizar se marca Guardar, el cual es sealizado con disquete azul en esquina
superior derecha.



Con esto el producto se agregara a su lista de productos, para contnuar con el ingreso de
productos nuevos se Marca la Pestaa Nuevo sealizado por el dibujo estrella con hoja blanca
de fondo.




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Movimiento de Caja

Navegacin: Principal -> Movimientos de Caja
La funcin de esta utilidad es poder ingresar y/sacar dinero de la caja sin haber
efectuado alguna venta. Las razones podran ser:
- Al iniciar la caja (Ingreso de sencillo al iniciar el da)
- Compra de productos sacando dinero directamente de la caja.
- Otros.
Vamos a suponer que usted necesita retrar $10.000 de su caja de dinero: llene los datos como se
ven en la imagen y presione el botn de guardar. Para reponer ese peso use esta misma pantalla
pero en Razn seleccione (Entrada) Efectvo. Utlizando el botn de Calendario enseguida
del campo Fecha usted puede indicar el tempo exacto en que se realizo la transaccin.
1. Ingreso a esta opcin:



2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin:


Se entrega la opcin de ser entrada / salida de efectvo.


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Ventas

Navegacin: Principal -> Ventas:


Existen varias formas de agregar artculos a su venta:

1. Haga click sobre el icono de Coca Cola para agregar una bebida de marca Coca Cola.












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2. Escriba 001 (cdigo de ingreso de este producto) seguido de Enter para agregar Coca
Cola. Use el botn de bsqueda (una lupa) para buscar entre los parmetros. Como se
muestra en la siguiente imagen.



3. Se busca por el nmero del producto en este caso Cdigode Barras y ejecutamos fltro



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4. De esta forma se puede buscar un productos ya sea por Nombre, lista de categoras,
precio de compra y precios de ventas.


Se clikea Aceptar para terminar con la bsqueda y se ha seleccionado el producto deseado.








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Creacin Pedro Garay U.

5. Para borrar un artculo, seleccione de la lista de los artculos agregados y presione el botn
de Borrar marcado con un icono de una x. <COMO SE USA PESO/BALANZA?>



6. Cuando termine de agregar artculos presione el botn = para cobrar. Seleccione el tipo
de pago (efectivo, cheque, vale, tarjeta o gratis) y presione Aceptar. En caso de efectivo
puede ingresar la cantidad entregada para que se calcule el cambio.












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7. Cuando queramos nalizar la venta y presionamos el botn =, se desplegar la siguiente
ventana de pago.

Seleccin forma de pago, Ingreso de nmero con que nos pagan, el sistema nos entrega
lo entregado y el cambio.




Para nalizar la venta se clikea el botn aceptar







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Cerrar Caja

Navegacin: Principal -> Cerrar Caja
1. Ingreso a Opcin:



2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin, si estamos seguros de cerrar la caja
clikear opcin Cerrar Caja ubicado en esquina derecha abajo (seleccionada con crculo
rojo en imagen):




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3. Nos consultara a travs del siguiente cuadro de aviso si estamos seguros:



4. Si aceptamos cerrar caja nos arrojara el siguiente cuadro de aviso:






















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Informes

Ya vimos como manejar su inventario, vender sus productos y manipular la caja de efectvo.
Ahora recuperaremos informacin de su negocio.
A futuro, el Sofware ser muy tl para tomar decisiones para su negocio.
Tambin podr visualizar las Caja por vendedor (ms adelante ver como tener varios usuarios)
Informe cierre de caja:

1. Navegacin: Principal -> Cierres de Caja -> (Botn) Ejecutar Informe:




2. Visualizacin de Interfaz de trabajo sobre esta opcin

Por fecha en especco:







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3. Este es un informe tpico (imagen abajo) En la parte superior de la pantalla encontrar
dos fechas (no se muestran en la imagen). Con el paso del tempo tendr varios cierres
de caja y tal vez quiera ver reportes de cierto rango de das. Experimente varios cierres
de caja con varias ventas, varios productos y retros y reposiciones de efectvo.

















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Varios Informes:
Utlice lo aprendido en ejemplos anteriores con las siguientes navegaciones:

Navegacin: Administracin -> Inventario:
Catlogo (catlogo general)
Diario de existencias (diferencia entre entradas y salidas de productos)
Productos (productos general)
Existencias bajo mnimos (ver cuales productos estn bajo el mnimo)
Existencias (unidades contra limites)
Almacenes (unidades por almacn)


1. Imagen generada por el Informe Productos





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2. Imagen generada por el informe Catlogo
















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Navegacin: Administracin -> Ventas:
Caja por vendedor (mas adelante ver como tener varios usuarios)
Ventas de productos (detecte ganancias por producto)
Impuestos (reporte de impuestos)
Grco de ventas (grca general de ventas)



1. Imagen generada por el informe Caja por Vendedor: Se graca lo que vendi cada
vendedor por especico.










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2. Imagen generada del Informe Venta de Productos



3. Imagen generada por el informe Impuestos




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4. Imagen generada por el Informe Grco de Ventas















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5. Imagen Generada por el Informe Venta de Productos






Ahora que termino de leer el manual, le rogamos poner manos a la obra ya que
como dice el refrn

La prctica hace al maestro



FIN DEL MANUAL