BASES DE DATOS.

En este mdulo vamos a ver los elementos bsicos que conforman una Base de Datos: datos e
informacin, estructura, y diseo. Todo esto nos ser de gran utilidad para poder implementarlo en las diferentes situaciones
que se nos presenten en el desarrollo de la profesin.
Datos e informacin. Es importante poder tener en claro la diferencia entre el concepto de datos y el de informacin. Los
datos se refieren generalmente a situaciones reales, que se pueden representar mediante smbolos. Cuando se los elabora
e interpreta, adquieren un significado por el cual se les llama informacin. Para obtener informacin de un conjunto de datos,
se debe conocer el contexto en el cual stos adquieren significado.
En sntesis, podramos decir que para poder obtener cierta informacin, se utilizan una secuencia de smbolos y las reglas
necesarias para su interpretacin.
Por ejemplo, cuando damos la informacin de un nmero telefnico, que podra ser la siguiente: 5451-156323148, tenemos
una secuencia de smbolos correspondientes a los datos, pero nos estn faltando las reglas para su interpretacin, por
ejemplo, los dos primeros nmeros corresponden al cdigo DDI de discado internacional para Argentina, luego sigue el
cdigo de ciudad y, finalmente, el nmero telefnico. Con estas reglas, los datos cobran sentido y la informacin adquiere
utilidad.
Podramos decir que el dato es la base de la informacin y su procesamiento consta de las siguientes etapas:
1. Ingreso al sistema: Entrada de Datos.
2. Procesamiento de los datos.
3. Obtencin del resultado: Salida de la Informacin.

Tipos de datos, ndices Para resolver las situaciones menos complejas, vamos a utilizar una aplicacin como Microsoft
Excel, perteneciente al paquete de Office.
Excel puede manejar dos tipos de datos:
1. Valores constantes, los que se introducen directamente en la hoja y no dependen de ningn otro valor. Nos damos
cuenta de que una celda contiene un valor constante si, estando activa, aparece su valor en la Barra de Frmulas.
Dentro de los valores constantes tenemos:
Nmeros.
Fechas y Horas.
Textos.
Valores lgicos y de error: los primeros se utilizan para trabajar con funciones lgicas y slo hay dos posibles: Verdadero o
Falso; los valores de error se producirn cuando se realice una operacin no definida, como por ejemplo una divisin por
cero.
2. Las frmulas, que son un conjunto de valores, operaciones y referencias a las celdas con las que debe operar. Estas
operaciones dependen exclusivamente de los valores de otras celdas. Al estar activa una celda que posee una frmula, en la
Barra de Frmulas se la puede visualizar.

Cuando uno de los datos de la Base de Datos se utiliza para ordenarla, se denomina ndice.

Estructura de almacenamiento: campos y registros. Una base de datos es un formato estructurado para organizar y
mantener informaciones que pueden ser fcilmente recuperadas. Un ejemplo simple de base de datos es una hoja de
clculo. Una base de datos completa, es como un contenedor, donde se guardan diferentes objetos, como tablas, consultas,
formularios, informes, etc. Contiene diferentes objetos, la informacin primaria (datos sin procesar) se almacena en tablas,
se organiza en registros y, cada registro, est conformado por campos.
Un registro se refiere a toda la informacin sobre un individuo. Por ejemplo, todos los datos de un alumno, legajo, edad,
carrera, etc., conforman el registro. Por su parte, un campo se refiere a un tipo o atributo de informacin. Por ejemplo, el
campo edad, permite almacenar la edad del individuo.
TablaCampoRegistro

A continuacin le presentamos, tal como aparecen en la pantalla de su computadora, los distintos elementos que conforman
la estructura de almacenamiento.


Bases de Datos: definicin, caractersticas. Como vimos en el punto anterior, una Base de Datos es una
estructura ajustada a reglas, que permite organizar y mantener los datos, permitindole al usuario acceder a la informacin
fcilmente. Una hoja de clculo, como Excel, es un ejemplo simple de base de datos, que nos permite manejar los datos y
obtener la informacin. Una base de datos ms compleja, es una especie de contenedor, donde se guardan diferentes
objetos, como tablas, consultas, formularios, informes, etc.
Las aplicaciones de hoja de clculo como Microsoft Excel, nos ofrecen una serie de funciones, clculos y grficos a los
fines de poder visualizar y manipular datos de tablas. Tambin se utilizan para almacenar listas de informacin, como listas
de distribucin de correo o inventarios. Es importante tener presente que, a medida que los requisitos y reglas de una lista
se tornan cada vez ms complejos, estas aplicaciones pueden resultar insuficientes para su manejo.
-Cuando se utiliza una tabla, y no es necesario relacionar datos de sta con otras, conviene utilizar una aplicacin para
Hojas de clculos como esMicrosoft Excel.
Para Excel, una Base de Datos equivale a una Tabla.
-Cuando se utilizan ms de una tabla y es necesario relacionar datos de una, con datos de la otra (Base de Datos
Relacional), conviene utilizar una aplicacin especfica para Base de Datos como es Microsoft Access.
Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.
Realizar la eleccin correcta es de suma importancia para poder acceder a la informacin, actualizarla, y mantener su
integridad, con eficiencia y precisin

Luego de ver los mdulos correspondientes a Base de Datos, usted seguramente estar en condiciones de decidir qu tipo
de aplicacin es la ms conveniente para sus datos y la proteccin de los mismos.

Implementacin de una Base de Datos en Excel. En Excel, cuando diseamos una tabla, si cumplimos con ciertas
premisas, la misma es reconocida como Base de Datos, y permite trabajar con todas las funciones orientadas a tal fin. Para
ello, cuando disee una Base de Datos en Excel, tenga en cuenta los siguientes consejos:
a. Cada columna de Excel corresponde a un campo. Escriba en la primera fila de cada columna el nombre del campo
correspondiente. Diferencie esta fila asignando el estilo Negrita.
b. Cada fila corresponde a un registro. A partir de la fila que est debajo de los ttulos, comience a ingresar los datos de cada
campo.
c. El conjunto comprendido por la fila de ttulos y los registros corresponden a una Tabla o Base de Datos.
d. Puede haber campos en blanco, pero no un registro completo en blanco. Es decir al menos un campo de cada registro
debe tener dato. Para Excel el final de la base de datos est cuando encuentra un registro totalmente en blanco.
e. Para activar la base de datos, se selecciona una sola celda que pertenezca a la misma. Es importante este punto, ya que
todas las opciones de Base de Datos, requieren que la misma est activada.

Actualizacin de datos y administracin de la Base de Datos
Seguridad e Integridad. Seguridad significa la capacidad que pueden tener los usuarios para tener acceso a los datos y
poder modificarlos dentro de las reglas establecidas por la organizacin. Las tablas que contienen los datos, deben ser
protegidas de todo tipo de mal intencin o modificacin por error.
La integridad de una base de datos se refiere a los mtodos incorporados a la misma para asegurar el contenido, evitando
que se rompan las reglas establecidas para su organizacin.
Por ejemplo, una empresa establece como regla que, cuando se ingresan los datos de clientes a una tabla, el sistema
compruebe que el cdigo que lo identifica no est repetido. Adems, al emitir una factura a nombre de un cliente, deber
verificarse que la misma lleve un cdigo de cliente existente. Se establece que, en el campo edad, no se ingresen valores
negativos o mayores de 70, etc.

Ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos. Estas son en general, las etapas principales a seguir para
implementar una Base de Datos. Es importante que usted comprenda que no son estrictamente secuenciales, y algunas
inclusive deben repetirse, lo cual se conoce como ciclo de realimentacin.
Por ejemplo, al llegar al diseo es probable que se necesite recolectar nuevas especificaciones y requisitos adicionales.

Las etapas del ciclo de vida de una aplicacin de bases de datos son las siguientes:
1. Planificacin del proyecto.
2. Definicin del sistema.
3. Recoleccin y anlisis de los requisitos.
4. Diseo de la base de datos.
5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD).
6. Implementacin.
7. Conversin y carga de datos.
8. Prueba.
9. Mantenimiento.

Para entender mejor estos puntos, vamos a utilizar como ejemplo el proyecto para la administracin de una clnica, la cual
est dividida en varias reas, como Administracin, Farmacia, Turnos, Consultorios e Internado.
La Base de Datos requerida se utilizar para el rea Farmacia, a los fines de tener un catlogo actualizado con los datos de
todos los medicamentos que se venden, y una lista de precios.
Veamos cmo se entiende.
1. Planificacin del proyecto. Qu tareas debo hacer, cmo y cundo?
Debemos planificar cmo vamos a llevar a cabo cada una de las etapas del ciclo de vida de manera eficiente y confiable.
En la planificacin, se debe especificar cmo recolectar los datos, cmo ser su formato y la documentacin que se
necesitar. Se puede convenir los nombres de los datos, a los fines de evitar redundancia y definir las reglas estructurales
de la Base de Datos.
Sin dudas, sta es una etapa sumamente importante y que, si se le dedica el tiempo necesario, permitir trabajar con
seguridad en el resto de las etapas.
Es conveniente, ordenar toda la informacin en una carpeta destinada para su Proyecto, que mejor utilizar el procesador de
texto Word. Comience escribiendo todas las tareas que deber realizar para alcanzar el objetivo, para cada una de ellas
planifique cmo piensa hacerla, qu necesita, dnde obtener la informacin, a quin se la debe solicitar, etc.
2. Definicin del sistema. Dnde y quin utilizar la Base de datos
En esta etapa se especifica el mbito y los lmites de la aplicacin, teniendo en cuenta al usuario y el rea de aplicacin.
Para nuestro ejemplo, se puede especificar que el sistema ser utilizado en una Clnica, donde el usuario y operador son los
empleados de la farmacia, limitando la aplicacin al rea Depsito de la Farmacia.
3. Recoleccin y anlisis de los requisitos. Qu datos requiere el usuario. En esta etapa se recogen y analizan los
requerimientos de los usuarios y de las reas de aplicacin. Es aqu cuando se entrevista al personal de la empresa con
experiencia en el tema de inters y se observa el funcionamiento de la empresa.
De esta forma, se obtiene un documento donde se especifican los requerimientos del usuario.
De las entrevistas realizadas, obtendr los requerimientos del Depsito de la farmacia, por ejemplo, llevar el Stock de los
productos que se comercializan, drogas que lo componen, laboratorio que lo fabrica, datos relacionados al laboratorio,
precio, descuentos especiales, etc.
4. Diseo de la base de datos. Cmo organizo la Base de datos? Los objetivos del diseo de la base de datos son los
siguientes:
Representar los datos que requieren las principales reas de aplicacin y los grupos de usuarios, y representar las
relaciones entre dichos datos.
Proporcionar un modelo de datos que soporte las transacciones que se vayan a realizar sobre los datos.
Especificar un esquema que alcance las prestaciones requeridas para el sistema.
Especifica las tablas que se van a utilizar, y las relaciones entre ellas. Los datos que se van a almacenar.
En nuestro ejemplo, necesitamos una tabla donde se almacenarn en cada registro los datos de cada producto que se
comercializan en la farmacia. Cada tipo de dato del registro se denomina campo, como vimos anteriormente, y lo
identificamos con un nombre a nuestra eleccin: nombre comercial, nombre genrico, droga, laboratorio, stock actual, costo,
precio de venta, etc.
5. Seleccin del Sistema de Gestin de Base de Datos. (SGBD) Qu programa uso para implementar el sistema?
Dependiendo de la complejidad del sistema, se deber seleccionar el programa a utilizar para desarrollar la Base de Datos.
Como hemos visto, si es algo simple, con tablas no relacionales, se puede elegir una hoja de clculo como Excel, de lo
contrario, deberemos usar una aplicacin especfica como Access. Aqu, ya estamos en condiciones de decidirnos por
Excel, ya que es un sistema con una sola tabla, que no requiere buscar informacin en otras.
6. Implementacin. A trabajar en la aplicacin. En esta etapa se implementan las tablas, los formularios y los informes de la
Base de Datos. Debemos asegurarnos que todas las especificaciones recolectadas en los puntos anteriores se apliquen
correctamente. Y no olvidar disear las interfaces de usuarios, de manera simple y segura, a los fines de darle un entorno de
trabajo fcil y confiable. Tambin se implementan en esta etapa todos los controles de seguridad e integridad.
Para este punto, en una hoja de clculo de Excel, creamos nuestra Base de datos, de acuerdo al diseo que especificamos
en el punto 4, y cumpliendo con las reglas que vimos bajo el ttuloImplementacin de una Base de datos en Excel.
7. Conversin y carga de datos Cmo realizo la carga de datos antiguos? Esta etapa es necesaria cuando se est
reemplazando un sistema antiguo por uno nuevo. En general, cuando existen datos antiguos, se los puede importar, es decir
adaptar al nuevo diseo, a los fines de que se carguen automticamente. Se puede pensar que en el futuro, si el sistema se
ampla, con nuevas tablas y relaciones, existe la posibilidad de migrar a Access, esta aplicacin permite importar toda la
informacin almacenada en Excel, sin mayor inconveniente.
8. Prueba Funciona correctamente? En esta etapa se prueba y valida el sistema con los requisitos especificados por los
usuarios.
Es importante, que los datos que se utilicen sean lo ms reales posibles, esta fase de prueba, no es para definir el xito del
trabajo, es para encontrar todas las posibles fallas que puede presentar. Esta etapa nos dar una idea de la fiabilidad y
calidad de nuestro trabajo.
9. Mantenimiento Hay nuevos requerimientos? Finalizadas todas las etapas, el sistema comienza a ser usado
regularmente. Con el tiempo, aparecen nuevos requerimientos, o modificaciones a los originales, surgidos de la experiencia
en su uso. En este punto, cuando sea necesario se hacen las actualizaciones necesarias.

Con lo visto en este mdulo, contamos ya con las herramientas necesarias para implementar una Base de Datos en Excel,
justificando el uso de esta aplicacin. En el siguiente mdulo, veremos su mantenimiento, y las funciones necesarias para
extraer la informacin que necesitamos.