Base de Datos

Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de
informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar
fcilmente. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin
relacionada que se encuentra agrupada estructurada.
Desde el punto de vista informtico, la base de datos es un sistema formado por un
conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un
conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o ms tablas que guarda un conjunto de
datos. Cada tabla tiene una o ms columnas y filas. Las columnas guardan una parte
de la informacin sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de
la tabla conforma un registro.

Definicin de base de datos
Se define como una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas de informacin de una empresa o negocio
en particular.
Caractersticas
Entre las principales caractersticas de los sistemas de base de datos podemos
mencionar:
Independencia lgica y fsica de los datos.
Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso y auditora.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de programacin estndar.

Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD)
Los Sistemas de Gestin de Base de Datos (en ingls DataBase Management System) son
un tipo de software muy especfico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos,
el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definicin de
datos, de un lenguaje de manipulacin de datos y de un lenguaje de consulta.

Ventajas de las bases de datos
Control sobre la redundancia de datos:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros
distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, adems de provocar
la falta de consistencia de datos.
En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros estn integrados, por lo que no
se almacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no
se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria
para modelar las relaciones entre los datos.

Consistencia de datos:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el
riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato est almacenado una sola vez, cualquier
actualizacin se debe realizar slo una vez, y est disponible para todos los usuarios
inmediatamente. Si un dato est duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el
propio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienen
consistentes.

Comparticin de datos:
En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los
departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de
datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estn
autorizados.
Mantenimiento de estndares:
Gracias a la integracin es ms fcil respetar los estndares necesarios, tanto los
establecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos
estndares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su
intercambio, pueden ser estndares de documentacin, procedimientos de
actualizacin y tambin reglas de acceso.

Mejora en la integridad de datos:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos
almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas
que no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a
sus relaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.

Mejora en la seguridad:
La seguridad de la base de datos es la proteccin de la base de datos frente a usuarios
no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integracin de datos en los
sistemas de bases de datos hace que stos sean ms vulnerables que en los sistemas de
ficheros.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que
permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea
necesario que un programador escriba una aplicacin que realice tal tarea.

Mejora en la productividad:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estndar que el programador necesita
escribir en un sistema de ficheros. A nivel bsico, el SGBD proporciona todas las rutinas
de manejo de ficheros tpicas de los programas de aplicacin.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la
funcin especfica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles
de implementacin de bajo nivel.

Mejora en el mantenimiento:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los
programas de aplicacin que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio
en su estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere
cambios importantes en los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es
lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el
mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.
Aumento de la concurrencia:
En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder
simultneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de
modo que se pierda informacin o se pierda la integridad. La mayora de los SGBD
gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran
problemas de este tipo.

Mejora en los servicios de copias de seguridad:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas
necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los
usuarios tienen que hacer copias de seguridad cada da, y si se produce algn fallo,
utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la ltima copia
de seguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales
funcionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce
un fallo.
Desventajas de las bases de datos
Complejidad:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una
gran funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder
realizar un buen uso de ellos.

Coste del equipamiento adicional:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario
adquirir ms espacio de almacenamiento. Adems, para alcanzar las prestaciones
deseadas, es posible que sea necesario adquirir una mquina ms grande o una
mquina que se dedique solamente al SGBD. Todo esto har que la implantacin de
un sistema de bases de datos sea ms cara.

Vulnerable a los fallos:
El hecho de que todo est centralizado en el SGBD hace que el sistema sea ms
vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse
copias de seguridad (Backup).
Tipos de Campos
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o
diferentes. Entre los ms comunes podemos nombrar:
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar
enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente
de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar
fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das
entre una fecha y otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una unidad
su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya
que resultan exclusivos de un registro.
Diseo de bases de datos

El diseo de una base de datos es de suma importancia ya que de ello depender que
nuestros datos estn correctamente actualizados y la informacin siempre sea exacta. Si
hacemos un buen diseo de base de datos podremos obtener reportes efectivos y
eficientes. No importa la herramienta que se utilice para almacenar la informacin,
puede ser Excel, Access o sistemas gestores de bases datos ms complejos como
Microsoft SQL Server pero siempre debes disear y modelar una base de datos antes de
tomar la decisin de crearla.
Conceptos bsicos sobre el diseo de bases de
datos
En cualquier base de datos la informacin est
almacenada en tablas las cuales a su vez estn
formadas por columnas y filas. La base de
datos ms simple consta de una sola tabla
aunque la mayora de las bases de datos
necesitarn varias tablas.
Las filas de una tabla tambin reciben el
nombre de registros y las columnas tambin
son llamadas campos.

Disear y modelar una base de datos

Al disear una base de datos determinamos las tablas y campos que darn forma a
nuestra base de datos. El hecho de tomarnos el tiempo necesario para identificar,
organizar y relacionar la informacin nos evitar problemas posteriores.
Es por eso que para disear una base de datos es necesario conocer la problemtica y
todo el contexto sobre la informacin que se almacenar en nuestro repositorio de datos.
Debemos determinar la finalidad de la base de datos y en base a eso reunir toda la
informacin que ser registrada. A continuacin los 5 pasos esenciales para realizar un
buen diseo y modelo de una base de datos.
1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos
que tengamos para la creacin
de nuestra base de datos,
debemos identificar
adecuadamente los elementos
de informacin y dividirlos en
entidades (temas principales)
como pueden ser las sucursales,
los productos, los clientes, etc.
Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos
los objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces
tendremos una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos
principales son los libros, autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en
nuestra base de datos.
2. Determinar los campos
Cada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen
y que lo hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern
nuestros campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por
ejemplo, una tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.
3. Determinar las llaves primarias

Una llave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La
llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros.
Por ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es
nico para cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que
los identifique de manera nica.
4. Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando
encontramos que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de
relacin. Por ejemplo, en una base de datos de productos y categoras existir una
relacin entre las dos tablas porque una categora puede tener varios productos
asignados. Por lo tanto el campo con el cdigo de la categora ser el campo que
establezca la relacin entre ambas tablas.
5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y
verifica que no exista informacin repetida. El
tener informacin repetida puede causar
problemas de consistencia en los datos
adems de ocupar ms espacio de
almacenamiento.
Por ejemplo, una tabla de empleados que
contiene el cdigo del departamento y el
nombre del departamento comenzar a repetir
la informacin para los empleados que
pertenezcan al mismo departamento.
Qu pasara si el nombre del departamento cambiara
de Informtica a Tecnologa? Tendramos que ir
registro por registro modificando el nombre
correspondiente y podramos dejar alguna
incongruencia en los datos. Una mejor solucin es
tener una tabla exclusiva de departamentos y
solamente incluir la clave del departamento en la
tabla de empleados.
De esta manera dejamos de repetir el nombre
del departamento en la tabla de empleados y
ahorramos espacios de almacenamiento. Y en
caso de un cambio de nombre de
departamento solamente debemos realizar la
actualizacin en un solo lugar.
Cmo crear una Base de Datos simple para listar productos o
servicios
como realizar una mini base de datos en Excel para enumerar un listado de productos (o
servicios). Esta utilidad es ideal para pequeos comerciantes, vendedores web,
vendedores de terreno etc.
La idea es armar una especie de programita en Excel que nos permita acceder a datos o
detalles extras con solo tener el cdigo del producto que nos interesa.
Como primera medida vamos a organizarnos, abrimos un archivo en excel y vamos a
cambiar los nombres de las pestaas: a la Hoja 1 la renombraremos como Formulario
y la Hoja 2 ser Listado. La Hoja 3 pueden eliminarla o dejarla tal cual como est.
Comenzaremos trabajando en la hoja que denominamos Listado. Esta hoja contendr
nuestra BASE DE DATOS, es decir, es la que usaremos para cargar los datos de nuestros
productos/servicios/artculos o lo que sea.

El ejemplo tiene 6 columnas bsicas:
Cdigo/Key. Es el campo en el cual definiremos el cdigo que denominar nuestro
producto. En l puede incluirse cualquier tipo de datos (texto, nmero, alfanumerico)
pero hay dos cosas muy importantes a tener en cuenta: esta columna debe ESTAR
ORDENADA DE MAYOR A MENOR y el dato de cada celda debe ser nico e irrepetible,
es decir no podemos tener dos productos o artculos con el mismo cdigo key. Presten
especial atencin a estas dos condiciones ya que de no hacerlo nuestro formulario de
bsqueda de datos no va a funcionar.
Nombre Producto. El nombre especfico del producto.
Stock. La cantidad de unidades que tenemos en stock.
Costo. El precio de costo de cada unidad
PVP. El precio de venta al pblico
Observaciones. Cualquier dato que consideremos importante (nombre y/o direccin
proveedor, datos relevantes, ultimo pedido etc.)
Recuerden que esto es lo ms bsico y es a modo de ejemplo hasta que agarren
prctica, no obstante uds. pueden agregar las columnas que quieran por ejemplo:
colores, peso, medidas, links etc.
3 Luego de definir las columnas y aplicarle el diseo que ms nos guste (esto es
opcional) procederemos a cargar todos los productos que incluiremos en nuestra base
de datos. Como les dije es necesario que el Cdigo/Key sea nico e irrepetible para
cada registro y esta columna DEBE ESTAR ORDENADA DE MAYOR A MENOR. Para esto
simplemente se posicionan en cualquier fila (dentro de la columna CODIGO/KEY) y le
dan el orden haciendo click en este botn:
4 Una vez cargados los datos en nuestra base vamos a crear una especie de formulario
que nos permitir acceder de manera rpida y sin grandes complicaciones a los detalles
de cada registro que hemos cargado. El diseo es a gusto de cada uno.
En este formulario podemos ver (a modo de campos) las 6 columnas que se incluyo en
los listados, 5 de las cuales van a completarse automticamente y de acuerdo al cdigo
de producto que se ingrese en el campo Cdigo/Key. De esta manera las celdas
correspondientes a Producto, Stock, Precio de Costo, PVP y Observaciones se
completarn con los datos que yo cargu en mi hoja Listados. Como logramos esto?
Con la funcin BUSCAR de Excel.
Como se usa la funcin BUSCAR de Excel 2010?

La funcin BUSCAR permite traer desde otra planilla los datos que correspondan al
registro al cual nosotros nos estamos refiriendo, en este caso, nosotros utilizaremos el
campo Cdigo/Key como referencia para que la propia frmula nos complete los
campos restantes con los datos de la nuestra base de datos (hoja Listado)

La funcin BUSCAR en Excel 2010 tiene 2 Modalidades:
valor_buscado; vector de comparacin; vector resultado
valor_buscado; matriz

Para este caso en particular usaremos la primera opcin donde indicaremos:
a) un valor_buscado (En este caso sera el Cdigo/Key),
b) un vector de comparacin (comparamos la columna Cdigo/Key de la hoja Listado)
y
c) un vector resultado (la columna que contenga los datos que estamos buscando.
As, la frmula correcta y completa sera:

=BUSCAR($D$2;Listado!A:A;Listado!B:B)
$D$2: es el valor buscado, es decir el valor que nosotros ingresemos en la celda
Cdigo/Key

Listado!A:A: es el vector de comparacin es decir, la columna que contiene los
Cdigos/Keys en la hoja Listados

Listado!B:B: es el vector resultado, es decir la columna que contiene el dato que
necesitamos vincular. Esta columna variara en funcin al dato que estemos solicitando.

Por ejemplo: si deseo traer el NOMBRE DEL PRODUCTO este dato se encuentra en la
columna B de nuestro listado, por ello la estamos indicando en la frmula.

Repetimos la frmula en cada uno de los campos cuyos datos necesitemos (recordando
que siempre variara la columna indicada como vector resultado) guardamos y listo!
A partir de ahora tienes un pequeo (pseudo) programita que te permite crear una
base de datos con todos los productos y/o servicios que comercialices.