Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1. Diseo del programa de auditoras 1 : el programa de auditora que disee debe contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA. OBJETIVO Disear la metodologa para realizar las auditoras internas de la seccin con el fin de verificar si actividades del rea pertenecientes al SGC se estn gestionando adecuadamente, si se actualiza a y si est conforme a las polticas administrativas y legales, evaluando los procesos y procedimientos, el grado de cumplimiento de los objetivos para detectar oportunidades de mejora.
ALCANCE
Se tiene previsto desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras para el cumplimiento de los objetivos y su relacin con el SGC institucional
B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO
C. CRITERIOS DE AUDITORA
PROVEEDOR Alta direccin Dependencias de la entidad Organismos de control ENTRADAS Programa de auditoria Plan de auditoria Procesos internos Plan de mejoramiento Auditorias anteriores ACTIVIDADES Elaborar el programa de auditoria Elaborar el planes de auditoria Preparar la auditoria Realizar reunin de apertura Recoleccin de informacin Preparar conclusiones de auditoria Reunin de cierre Informe de auditoria Distribuir informe Realizar seguimiento
SALIDAS Evidencias de auditoria Hallazgos Acciones correctivas y preventivas Informe de auditoria Plan de mejoramiento CLIENTE Alta gerencia Dependencias o secciones RESPONSABLE Lder de grupo auditor
D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.
ELABORO REVISO APROBO NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
E. RECURSOS NECESARIOS.
RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de Calidad de la Universidad, Papelera y tiles
TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software: internet, aplicativos, office
INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores
F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA
2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo siguiente:
A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.
Ejercer el control sobre la informacin de la gestin realizada en la dependencia
ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2013 por el concepto de gastos generales.
B. PROCESOS A SER AUDITADOS
Procesos estratgicos:
Prstamo de material bibliogrfico
Prstamo otros servicios
Procesos misionales:
Calidad en el servicio al cliente
C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
Elaborar el plan de visitas de auditora. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de SGC Generar comunicaciones necesarias. Abrir archivo documental de la auditoria.
D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA.
Cronograma
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.
Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:
Preparacin del Plan de Auditora Asignacin de las tareas al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin. Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las conclusiones de la auditora Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin. Preparacin del informe de auditora Aprobacin y distribucin del informe de auditora
E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.
Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:
Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptacin. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicacin de normas generales a situaciones especficas Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto
F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.
Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros. Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.