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Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras




Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras


Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora
continua determine y desarrolle el programa y plan de auditora que
contribuya a la determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin
de la Calidad de su empresa.


Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto
en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:

1. Diseo del programa de auditoras
1
: el programa de auditora que
disee debe contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA. OBJETIVO
Disear la metodologa para realizar las auditoras internas de la seccin
con el fin de verificar si actividades del rea pertenecientes al SGC se estn
gestionando adecuadamente, si se actualiza a y si est conforme a las
polticas administrativas y legales, evaluando los procesos y
procedimientos, el grado de cumplimiento de los objetivos para detectar
oportunidades de mejora.

ALCANCE

Se tiene previsto desde la planificacin, programacin, ejecucin y
documentacin, as como el seguimiento a las acciones correctivas y
preventivas que resulten de las auditoras para el cumplimiento de los
objetivos y su relacin con el SGC institucional

B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO


C. CRITERIOS DE AUDITORA

PROVEEDOR Alta direccin
Dependencias de la entidad
Organismos de control
ENTRADAS Programa de auditoria
Plan de auditoria
Procesos internos
Plan de mejoramiento
Auditorias anteriores
ACTIVIDADES Elaborar el programa de auditoria
Elaborar el planes de auditoria
Preparar la auditoria
Realizar reunin de apertura
Recoleccin de informacin
Preparar conclusiones de auditoria
Reunin de cierre
Informe de auditoria
Distribuir informe
Realizar seguimiento

SALIDAS Evidencias de auditoria
Hallazgos
Acciones correctivas y preventivas
Informe de auditoria
Plan de mejoramiento
CLIENTE Alta gerencia
Dependencias o secciones
RESPONSABLE Lder de grupo auditor

D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.

ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE
CARGO
FECHA
FIRMA


E. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de Calidad de la
Universidad, Papelera y tiles

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras
Software: internet, aplicativos, office

INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores

F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE
AUDITORA








2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe
contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.

Ejercer el control sobre la informacin de la gestin realizada en la
dependencia

ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2013
por el concepto de gastos generales.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS

Procesos estratgicos:

Prstamo de material bibliogrfico

Prstamo otros servicios

Procesos misionales:

Calidad en el servicio al cliente

C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE
REFERENCIA.

Elaborar el plan de visitas de auditora.
Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina
de SGC
Generar comunicaciones necesarias.
Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS
ACTIVIDADES DE AUDITORA.

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la
auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como
por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia
adecuada sera la siguiente:

Preparacin del Plan de Auditora
Asignacin de las tareas al equipo auditor
Preparacin de los documentos de trabajo
Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su
celebracin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Generacin de hallazgos de la auditora
Preparacin de las conclusiones de la auditora
Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.
Preparacin del informe de auditora
Aprobacin y distribucin del informe de auditora

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto


F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO
AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito
asignado, en coordinacin con las unidades administrativas
correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las
condiciones tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin,
nmero de auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre
otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el
propsito de lograr el objetivo general propuesto para la auditora
especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del
trabajo, la asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de
reas crticas


3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras
el desarrollo de esta actividad.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la
misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin
en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques,
normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la
empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos
mercados. Por lo tanto una auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo
interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no
una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratacin.