PROYECTO FINAL TEORIA

ADMINISTRATIVA Y COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL
Anlisis de fallas en el manejo y control de Inventario de
la Empresa Computer Connection Panam.



2014
Andrea Betancourt - Ced. 52529620
Gabriela Mesa Ced. 062211422
Christine Fbrega Ced. 8-846-2397
Erika Chamorro - Ced.
Irwing Solrzano Ced. 8-742-1449

06/02/2014
INTRODUCCIN

El objeto del presente Proyecto, consiste en un estudio detallado con la finalidad de desarrollar
mejoras dentro de los procesos de inventario que permita mejorar dentro de la empresa Computer
Connection Panam. Al proceder con una reingeniera de los procesos se minimizaran las fallas
detectadas en cuanto a la cantidad de trabajo al realizarse ms rpido y con mayor seguridad.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia
del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa
mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado
confiable de la situacin econmica de la empresa.



































Captulo No. 1
ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO

1.1. Antecedentes del problema

El control de inventario es el proceso de adoptar procedimientos para limitar el costo total
del inventario. Los procedimientos de control concluyen pedidos de balances contra fondos
que estn disponibles para elementos o productos en el inventario, salidas de despensa de la
mercadera que ya no es necesaria y mantener un nivel de almacenamiento adecuado para
cumplir con los pedidos. El control de inventario es una operacin principal de una compaa
u organizacin logstica que maneja la recepcin almacenamiento y distribucin de
elementos.
Computer Connection Panam es una pequea empresa donde existen fallas en el registro y
control de mercanca, este se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo,
por ello la empresa requiere de mejor algunos procesos para lograr el control real de la
mercanca que entra en el depsito como la que sale, con este estudio de procesos se quiere
resolver los problemas que se presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia de
algn producto y esto ocasione caos para el rea donde se est necesitando, como tambin se
evitara que cualquier mercanca fuera hurtada y no se note su ausencia, como pasa
actualmente por la forma como es llevada el control.
1.2. Situacin actual del problema

En este punto no se tienen datos claros ya que la empresa en su momento no ha podido darnos
dicha informacin como datos numricos sustentativos del problema.

Preliminarmente se tiene que la afectacin en cuanto al objeto de estudio es que por la falta
efectiva del manejo del inventario hay demoras en las entregas lo que produce problemas
de captacin de nuevos clientes, atrasos en proyectos especficos, problemas que incurren
en gastos extras a nivel de recursos humanos y transporte, as como la baja produccin en la
venta de determinados productos.

1.3. Supuesto(s) General(es)

En primera instancia se ha podido recolectar que entre la posible causa del problema de
Control de Inventario se debe a:

Falta de Experiencia en el manejo control de inventario.
Falta de motivacin del personal involucrado.
Posiblemente falta de una Herramienta Tecnolgica para el manejo de inventario
Posiblemente problemas en orden de los procesos internos.


1.4. Objetivo (s) General(es) (Son los objetivos generales de la investigacin.
Comnmente ser conocer las causas reales del problema y solucionarlo)

Mejorar los procesos de Manejo y Control de Inventario con el fin aumentar la
productividad de la empresa

1.5. Objetivo (s) Especfico (s) (Son los pasos especficos para completar el objetivo
general u objetivos generales)

Explicar el proceso actual para el control de inventario de la Empresa
Elaborar nuevos procesos que permita llevar el control del inventario en la Empresa., el cual
permitir realizar un efectivo control en tiempo real de los productos existentes dentro del
almacn o depsito de la empresa.
Implementar las recomendadas para el control del inventario en la Empresa.
1.6. Delimitacin, Alcance o Cobertura

Por el momento se ha establecido realizar la investigacin en la oficina administrativa de la
Empresa Computer Connection Panam, ubicada en la Ciudad de Panam, Va Espaa.

Se va a investigar los procesos efectuados por el Departamento de Almacn, Compras y
Administracin

1.7. Restricciones y/o Limitaciones

Por el momento la empresa nos ha dicho que la investigacin se tiene que limitar al estudio
de los procesos y que no podemos obtener informacin comercial relacionada al manejo y
control de inventario.

1.8. Justificacin del Proyecto

Como ya sabemos la base de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y
salen; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. El efectivo manejo
permitir a la empresa mantener el control oportunamente.
Actualmente la empresa reconoce que tiene problemas para el manejo y control de inventario, que
ha intentado en algunas ocasiones cambiar el esquema utilizado para trabajar dichos procesos
relacionado con el problema pero que no ha obtenido los resultados deseados.
Realizando un anlisis del problema tomando en cuenta todos los ngulos posibles de las
situaciones, se puede hacer recomendaciones acertadas que podrn mejorar la productividad de la
empresa, mejorando los tiempos de entrega, la existencia de la mercanca necesaria y otros problemas
comunes que la dicha organizacin tiene.



1.8.1. Importancia

Es necesario saber cul es la causa que motiva este problema para poder tomar los
correctivos necesario a fin que la organizacin pueda planificar cules sern los cambios y
como se realizan para que el impacto dentro de la misma sea mnimo.

1.8.2. Aportes
El aporte principal de esta investigacin es conocer a fondo las fallas especficas de porque
el problema dentro del manejo y control de inventario y su cuales son los pasos certeros que
se deben seguir para transformar las fallas.



































Captulo No. 2:
ASPECTOS METODOLGICOS

2.1. Definicin operacional de variables y conceptos (Nos limitaremos a la definicin de
la variable independiente y la dependiente; el problema ser la variable dependiente y el
supuesto la independiente).

2.2. Instrumentacin

2.2.1. Informacin documental

En este punto la empresa an no ha proporcionado documentacin relacionada con el
manejo y control de inventario.

La informacin presentada fue por una entrevista informal realizada al Gerente
General y a otro personal relacionado.

2.2.1.1. Fuentes especficas

La fuente de informacin se encuentra en los archivos del Departamento de Compras,
Almacn y en la oficinas administrativas estas ubicadas en el local comercial en Ciudad de
Panam, Va Espaa

2.2.2. Encuestas.

2.2.2.1. Poblacin

Para el efecto de la investigacin tendramos que encuestar al personal administrativo,
compras, almacn y ventas.

En este caso el total de personas uniendo estos tres departamentos son de un aproximado
de 35 personas.

2.2.2.2. Muestra

Para efecto del anlisis serian un total de 12 personas las que necesitamos entrevistar.

La muestra a tomar en este caso sern de los tres Cuatro jefes de departamento y de 2
personas por cada departamento.








2.2.2.3. Tipo de muestreo

Para el caso de investigacin que estamos llevando el tipo de muestreo que vamos hacer es
aleatorio.

Como lo dice su definicin

Es la extraccin de una muestra de una poblacin finita, en el que el proceso de extraccin
es tal que garantiza a cada uno de los elementos de la poblacin la misma oportunidad de
ser incluidos en dicha muestra. Esta condicin garantiza la representatividad de la muestra
porque si en la poblacin un determinado porcentaje de individuos presenta la
caracterstica A, la extraccin aleatoria garantiza matemticamente que por trmino medio
se obtendr el mismo porcentaje de datos mustrales con esa caracterstica.

Para la investigacin consideramos que la muestra como se ha propuesto nos llevara a
obtener algunos resultados necesarios para poder proponer una solucin acorde a las
necesidades encontradas.

2.2.3. Entrevista.
2.2.3.1. Seleccin de elementos a entrevistar

Como el objeto de la investigacin es la problemtica que existe en el manejo y control de
inventario se ha seleccionado entrevistar al personal responsable del Departamento
Administrativo, Almacn, compra y ventas.

Se decidi por este estos Departamentos porque son los que directa o indirectamente
estn relacionados con el Control y Manejo del Inventario, son los que sufren el impacto
directo de lo que suceda con los clientes externos e internos.

2.2.4. Observacin.
2.2.4.1. Observaciones

Se va a observar los diferentes procesos que involucran o justifican tener un inventario
en la empresa.

En este sentido observaremos como son los movimientos de ventas de los productos, como
son los procesos con los proveedores para la adquisicin de los mismos despus como es
la llegada de esos productos o insumos a la empresa como es su entrada y su salida.

Es importante destacar que la administracin juega un papel importante ya que son ellos
lo que toman la decisin de comprar un producto para ser comercializado, son ellos los que
invierten en ese producto y son ellos los que designan los lineamientos internos de los
procesos de la empresa.


2.2.4.1.1. Registro a usarse
Hasta el momento no hemos definido la forma de registro, se est evaluando.











































Captulo No. 3:
RESULTADOS


3.1. Anlisis de los Resultados

3.1.1. De las Encuestas

3.1.2. De las Entrevistas

3.1.3. De las Observaciones
(Aqu se presentan los resultados de cada medio utilizado para recolectar datos)


Captulo No. 4:
PRESENTACIN Y DESARROLLO DE LA PROPUESTA

4.1. Referencias Generales

Dentro del anlisis preliminar que se ha realizado se ha concluidos algunos aspectos
relacionados a solucionar los problemas del manejo de control de inventario.

Unos de los problemas encontrados es en los procedimientos internos los cuales se
resolveran haciendo una reingeniera de procesos en donde incluiremos la
implementacin de una herramienta tecnolgica para el control y manejo del inventario.

Hemos realizado una lista de algunos aspectos identificados para solucionar:

Se identifica que el procedimiento en cuanto los tiempos de entrega a clientes no se
cumplen.
Las autorizaciones de salida de mercanca son muy demoradas.
Se evidencia Roces entre las reas involucradas.
No se utiliza una herramienta tecnolgica amigable en el proceso.
No se cuenta con inventario de stop.
El rea de bodega est mal distribuida.
El cliente final no est satisfecho al final del proceso.
Analizar si los colaboradores de estas reas estn claros en cuanto a procesos y
procedimientos, ratificar que tengan el conocimiento adecuado para su labor.







4.2. Anlisis de los Costos de Implantacin (cunto costar, con un cuadro que detalle
las cifras)

Por definir.


4.3. Anlisis de los beneficios de Implantacin (cunto aportar, con un cuadro que
proyecte y detalle las cifras, a 6 o 12 meses)

Actividad Costo Beneficios % IUA
Implementacin
Herramienta
Tecnolgica
Por Definir Actualizacin, eficiencia y efectividad 15%
Manual de
Procedimientos en salida
de mercanca
Auditor Interno Costo
Interno
Orden, Control, Procedimientos Claros 5%
Capacitacin Externa Por Definir Motivacin, colaboradores ms
dedicados y comprometidos
10%
Capacitacin Interna rea de Recursos
Humanos CI
Concientizar a todos de la importancia
de las labores que hacen y la que los
dems tambin hacen
5%
Anlisis de Indicadores Comit Gerencial Herramienta Gerencial para corregir y
estar pendiente de cada proceso en la
empresa mostrando resultados
5%
Negociaciones con
Proveedores
rea Financiera CI Tener Stop de mercanca para
aprovechar ms oportunidades de
negocio
10%
Manual de
Procedimientos por
reas
Auditor Interno CI Que cada rea este segura de que est
haciendo las labores adecuadamente
rigindose por unos parmetros
establecidos
5%
Asesora Externa Por Definir Punto de vista desde afuera del
negocio. Visualizando a un futuro,
incluyendo pautas actualizadas de
acomodacin de mercanca para mayor
eficiencia
5%

Nota:
El ingreso en ventas puede incrementar en un 60% anual
Definicin de % IUA : Incremento de la Utilidad Anual.

4.4. Presentacin de la Propuesta

Para efecto de solucionar algunos de los problemas encontrados proponemos lo siguiente:

Implementar una Herramienta Tecnologa adecuada para el rea de salida de almacn
y de igual forma para hacer las rdenes de salida por parte de los vendedores, para
que sea en tiempo real va intranet.

Establecer en manuales de procedimientos los tiempos de entrega de mercanca a
clientes de acuerdo a la existencia en almacn o espera de mercanca por despacho de
proveedores para dar datos con certeza. Capacitaciones de motivacin al personal.

Disear capacitaciones de Importancia de Roles Empresariales, orienta al rea de
ventas para que conozca las funciones de su competencia t tambin de otras reas
relacionada como lo son la de almacn con el fin de entender ambos lados lo
importantes que son para la empresa.

Disear una evaluacin trimestral o semestral de desempeo de labores de reas para
determinar fallas o deficiencias y poderlas corregir, por medio de reuniones,
actividades e indicadores de cada rea.

Establecer criterios de evaluacin nuevas negociaciones con proveedores para poder
contar con mercanca en stop y que los vendedores puedan ofrecer la mercanca a
tiempo ms cort.

Establecer Procedimientos Claros por cada rea.

Redisear y reorganizar el rea de almacn.



















4.4.1 Marco Terico Aplicado a la Propuesta (la definicin de las teoras en las que se
base la propuesta)

Qu son los inventarios?

Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en
existencia en un momento determinado.
Importancia del control de inventarios

La importancia del control de inventarios radica en el objetivo primordial de toda
empresa, que es obtener utilidades, la obtencin de ests reside en gran parte en ventas,
por lo que si no hay un control de inventarios adecuado, ventas no tendr material
suficiente para trabajar; aparte de esto al no tener un adecuado control de inventarios se
presta al robo hormiga, a mermas y desperdicios y estos a su vez pueden causar un fuerte
impacto en las utilidades.

Problemas frecuentes en el control de inventarios

Falta de registros: La gran mayora de microempresarios difcilmente encuentran tiempo
para llevar acab todos las funciones que en el recaen; Los empresarios dedican ms su
tiempo en cuestiones operativas que en labores de orden estratgicos.

El objetivo de contar con registro de inventarios no es slo hacerlo porque las empresas
grandes lo hacen o porque el contador los solicita, es para contar con informacin suficiente
y til para minimizar nuestros costos de produccin, mantener un nivel de inventarios ptimo,
comenzar a utilizar tecnologa con la consecuente disminucin de gastos y aumentar la
liquidez.

Exceso de inventarios: Los empresarios por lo general se centran en tener altos niveles
de inventarios y as asegurar su venta, lo que tiene como consecuencia fundamental
el aumento de mermas y la disminucin de la calidad en cuanto a productos
perecibles. En las empresas dedicadas al comercio el exceso de inventarios lleva al
descontrol y a una disminucin de liquidez, debido a que para tener alto nivel de
mercanca en la empresa estos recuren al crdito con sus proveedores, la recuperacin
del efectivo pues sirve para pagar estas cuentas.

Insuficiencia de inventarios: Sin el nivel suficiente de inventarios no slo se puede
perder la vente sino tambin al cliente, debido a que al no contar con el producto el
cliente puede acudir a la competencia.

Baja calidad de la materia prima dada su caducidad: En el caso de productos
perecibles, pueda que el cliente no sepa cunto tiempo lleva en refrigeracin o en
anaqueles, pero sin lugar a duda este se dar cuenta cuando el producto no cumpla
con sus expectativas.

Robo: Al no haber un adecuado control los propios empleados pueden incidir en el
robo, ocasionando aumento de costos.

Mermas. Estas constituyen un considerable aumento de los cost de ventas algunos
autores consideran que una merma aceptable es del 2% hasta 30% del valor de
inventario, pero sin embargo la nica merma que debemos de aceptar es la del 0%.

Desorden: Este provoca graves prdidas a la empresa, podemos desconocer lo que
tenemos en existencias en almacn y comprar dems, en el caso de productos
perecibles este pierde su vida til.

Polticas de control: El acceso a la bodega o almacn debe ser restringido a una o dos
personas como mximo, slo debe entrar ms personal cuando sea necesario llevar
acabo inventarios fsicos. Debe destinarse un rea especfica para guardar las
mercancas y materia prima. El costo del material faltante se reparte entre las personas
que tengan acceso al rea de bodega y/o preparaciones, resultando ser prcticamente
todo el personal, de esta manera la empresa no se perjudica.

La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la tcnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.


4.4.2. Diseo y Anlisis de la Propuesta

4.4.3. Mecanismos para la Implantacin de la Propuesta

4.5. Cronograma de Actividades (cuadro con las fechas y horas de los pasos de la
implementacin)
Fase 1: Se presentan las propuestas y las posibles soluciones al problema.
Fase 2: Reuniones diarias. Es necesario que los desarrolladores se renan diariamente y
expongan sus problemas, soluciones e ideas de forma conjunta. Las reuniones tienen que ser
fluidas y todo el mundo tiene que tener voz y voto.
Fase 3: Presupuesto
Fase 4: Pruebas del programa sistematizado del control de inventario, y anlisis de las nuevas
polticas establecidas para el mejor funcionamiento de este.