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03.02 - Planificacin estratgica de sistemas de informacin y de comunicaciones.

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03.02. Planificacin estratgica de sistemas
de informacin y de comunicaciones
Autor: Luis Carlos Moro Gonzlez
Sumario
03.02.01. Introduccin.
03.02.02. Concepto y definicin de estrategia.
03.02.03. La planificacin estratgica en la organizacin.
03.02.04. La planificacin estratgica de sistemas de informacin y comunicaciones como factor de productividad y
competitividad.
03.02.05. El enfoque de servicio en las organizaciones de carcter pblico.
03.02.06. Factores determinantes de una planificacin estratgica.
03.02.07. Algunas reglas para la aplicacin de la planificacin estratgica en las tecnologas de la informacin.
03.02.08. La participacin de la organizacin en la planificacin y direccin estratgica.
03.02.09. Planes para la aplicacin de la estrategia concebida.
Bibliografa
- How Information Gives You Competitive Advantage. Michael Porter and Victor E. Millar
- Managing Information Systems by Committee. Richard L. Nolan.
- The information Archipelago-maps and bridges. James L. McKenedy and E. Warren Mcfarlan.
- Making Distributed data processing work. Jack R. Buchanan and Richard G. Linowes.
- MAP. Metodologa METRICA V.2 1982.
- Planificacin Estratgica De Tecnologas y Sistemas de Informacin en la Empresa. Rafael Andreu y otros.
- Strategic and Long-Range lnformation Resource Planning Philips N. James.
- Planificacin, Direccin y Control de Grandes proyectos de Instalacin de Sistemas Informativos. Carlos Moro.
Tecnimap. Noviembre de 1990.
- Planificacin de la informtica en la Administracin del Estado. Carlos Garca Copeiro del Villar.
03.02.01 Introduccin
El concepto de planificacin estratgica de los sistemas de informacin y comunicaciones no ha sido definido hasta fe-
chas relativamente recientes. As como la planificacin en la empresa tiene amplios antecedentes, el concepto, tal cual lo
queremos exponer en este capitulo, ha tenido una reducida aplicacin.
En 1948 ya hablaban Von Neuman y Morgenstern en su teora de juegos de la aplicacin de la estrategia, y en el terreno
militar estos conceptos fueron acuados de antiguo.
La aplicacin a las organizaciones empresariales de forma especifica y efectiva tiene su auge en la poca de los aos 60.
Su aplicacin a la Administracin Publica llega poco despus, aunque con connotaciones matizadamente distintas.
En la concepcin de las organizaciones en los aos 60 y 70, todava se contempla a las nuevas herramientas informti-
cas y telemticas, como meros elementos instrumentales para ayuda a la gestin. En esta poca eran instrumentos a
considerar en los planes de las empresas y organizaciones, pero como unidades de carcter horizontal, aunque muy
ligada a determinados departamentos de la organizacin, donde surgieron, como son las reas de personal (por las
nminas), o las reas de gestin econmica o financiera (por la contabilidad), y posteriormente a la facturacin, o en los
bancos la gestin de cuentas.
Con la evolucin de la informtica y su introduccin en todas las esferas de la actividad de las empresas, inducidas por la
voluntad de reduccin de costes, extensin de conocimientos, mejora de herramientas, fsicas y lgicas, aparicin de la
informtica distribuida e integrada, la ofimtica, los sistemas CAD/CAM, el CAE, CIM (computer integrated manufactu-
ring), u otras muchas tcnicas y elementos de tratamiento de la informacin, se comienza a hablar de los sistemas de
informacin, y de la ntima interrelacin entre esta y la propia actividad y estrategia de las empresas u organizaciones.
Desde este punto de vista, la planificacin estratgica de los sistemas de informacin y comunicaciones se encuentra
directamente entroncada en la planificacin y estrategia de las empresas.
03.02.02. Concepto y definicin de estrategia
La estrategia es el arte o traza para dirigir un asunto, y en su concepto derivado de la matemtica se entiende como la
accin en un proceso regulable, del conjunto de las reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento.
La estrategia es diferente a la poltica, ya que esta ltima se basa en una decisin contingencial, mientras que la estra-
tegia es un conjunto de normas o reglas para tomar decisiones.
La estrategia es una actividad que aparece ligada a la toma de decisiones de la alta direccin de las organizaciones en
todas sus actividades, de forma permanente. Es tan fuerte su incidencia en los resultados de las mismas que determina
su xito o su fracaso, y su propia permanencia.
En la Administracin no es tan importante este ltimo punto, como el de la consecucin del servicio de los ciudadanos y
la optimizacin de las decisiones polticas tomadas. Se establece bajo condiciones de ignorancia parcial, es decir cuando
no se conocen el conjunto de los parmetros resultantes y existen diversas opciones para conseguir los objetivos.
03.02.03. La planificacin estratgica en la organizacin
Es el conjunto de actividades mediante los cuales una organizacin define los parmetros bsicos a utilizar para conse-
guir los objetivos fijados por ella misma, dentro de su situacin en un marco de relacin con el exterior
Es uno de los principales elementos de que dispone la alta direccin para tratar de conseguir el futuro de acciones de-
seables para una organizacin que le permitan conseguir sus objetivos.
Un concepto fcilmente entendible de la planificacin estratgica es aquel en el que se circunscriben dos circunstancias
posibles, la circunstancia A que representa la posicin actual o presente de la organizacin, y la circunstancia B que
supone la posicin futura de la organizacin, la cual incluye las metas y objetivos deseables. Entre estas dos situaciones
est la estrategia para conseguir pasar de la situacin A a la situacin B lo mas rpidamente y con la mayor eficacia
posible.
La planificacin estratgica no es ms que un conjunto de decisiones que toma la organizacin, representada por su alta
direccin, y que responden a las siguientes cuestiones:
- Cual es la posicin futura deseable
- Cual es la situacin Actual.
- Cuales son los escalones que necesitamos establecer para pasar de donde estamos a donde queremos llegar.
Dentro del conjunto de decisiones que debe de tomar una organizacin para establecer su planificacin estratgica hay
que citar los siguientes:
- Establecimiento de los objetivos y metas principales
- Formulacin de los diferentes programas y proyectos orientados a conseguir los objetivos.
- Definicin del marco econmico presupuestario y del mbito de actuacin de la organizacin.


03.02.04. La planificacin estratgica de sistemas de informacin y comunicaciones como factor de
productividad y competitividad
Hasta hace poco tiempo los sistemas de informacin, o ms bien la informtica, venia concibindose como una herra-
mienta ms al servicio de la organizacin, con un carcter mas instrumental, que propiamente la de elemento consus-
tancial con los fines de la propia organizacin. La reticencia de las fuerzas conservadoras de las propias organizaciones
tiende a limitar la funcin y el poder emergente de las nuevas formas, por principio supervivencias.
A veces no es fcil para la alta direccin concebir y discernir el matizado elemento progresivo del paso de lo puramente
instrumental a lo realmente estratgico y nuclear de las organizaciones.
La tecnologa de la informacin y comunicaciones esta transformando la naturaleza de los productos, procesos, compa-
as, industrias, e incluso la competencia misma.
En la actualidad, las organizaciones, arrastradas por las ms modernas y evolucionadas, que suelen coincidir con las ms
competitivas y por lo tanto ms rentables, estn comprendiendo el amplio efecto y las aplicaciones de la nueva tecnolo-
ga, y como es capaz de crear una sustancial y sustantivo ventaja competitiva y xito en la organizacin.
Los sistemas de informacin estn cambiando el modo de funcionamiento de las compaas internamente, tanto como
estn alterando las relaciones entre ellas y sus suministradores, clientes y rivales.
Michael Porter y Victor E. Millar identifican en su articulo How information gives you competitiva advantage tres aspec-
tos concretos en los cuales la tecnologa de la informacin afecta directamente a la competitividad. y en su concepto a la
propia esencia de las empresas, como son:
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- Alteracin o cambio de las estructuras de las industrias.
- Afecta a los costes y a la diferenciacin estratgica.
- Expande las actividades haciendo que se puedan crear nuevos negocios.
Cada vez ms, los Directores Generales conocen la revolucin que esta implcita en la evolucin y cambio de estos con-
ceptos. Esto hace que progresivamente se invierta ms tiempo y medios en las tecnologas de la informacin y sus efec-
tos. Los ejecutivos tienen una creciente conciencia de que esta tecnologa ya no es la que se encerr en los departamen-
tos de proceso de datos, y se mantuvo relativamente alejada y encerrada en preciosos y todava poco productivos cen-
tros, en relacin con las posibilidades de explotacin de los mismos en su concepcin integral de la empresa.
Las organizaciones se han dado cuenta que la informacin no es algo que se trata especficamente en un modo autno-
mo y separado de la organizacin, sino que esta formando parte de la propia actividad de la misma y se convierte en un
sistema que va desde el corazn hasta las partes perifricas de la organizacin, y la invade, la transfunde, y capilariza.
Es algo as como el sistema sanguneo en el cuerpo humano.
La inversin en sistemas de informacin ya no es un coste del proceso, que hay que soportar para realizar otras activi-
dades. La informacin es usada para sacar u obtener la competitividad en trminos empresariales o la eficiencia en tr-
minos Administrativos, de las Organizaciones.
Todos estos aspectos debern tenerse en cuenta a la hora de disear los planes estratgicos de los sistemas de infor-
macin, ya que estos no lo sern en si mismos si no se incardinan en los planes estratgicos de la propia organizacin, o
no se someten a los planes de actuacin poltica en el caso de las organizaciones Administrativas, haciendo que dichos
planes puedan ser llevados de forma rpida, gil y eficiente hasta la percepcin de los ciudadanos, o bien a la mejora de
los propios procesos internos de la Administracin.
A estos efectos se entiende por sistema de informacin y comunicaciones al conjunto de personas, manuales, procedi-
mientos, redes y equipos de proceso de datos que seleccionan, almacenan, procesan, comunican y localizan datos para
reducir la incertidumbre en la toma de decisiones, mediante el suministro de informacin en el lugar y tiempo oportuno.
Los Sistemas de Informacin deben garantizar al menos las siguientes funciones:
- La recogida de informacin en el Subsistema Fsico.
- Su almacenamiento.
- Integracin
- Su tratamiento.
- Intercomunicacin.
- La consulta a la misma por el Subsistema de Control.
El sistema de informacin es el interface entre los subsistemas operativos y estratgicos aparte de ser soporte a la toma
de decisiones y herramienta de trabajo en el nivel operacional.
03.02.05. El enfoque de servicio en las organizaciones publicas
As como en las organizaciones de carcter mercantil, que son la mayor parte de las empresas, los objetivos principales
pasan por la rentabilidad econmica y por la viabilidad en trminos financieros de los objetivos definibles, en las Admi-
nistraciones Publicas se parte de tres parmetros bien diferenciados:
En primer lugar el no sometimiento a la cuenta de resultados, y por tanto la falta de sentido en si mismo de la rentabili-
dad econmica de los planes. En segundo lugar el sometimiento a las decisiones polticas. Y en tercer lugar el carcter
de servicio a la sociedad y al conjunto de los ciudadanos en particular. Sin embargo, tienen otras restricciones que les
impone la propia Constitucin Espaola, estas son:
- Eficacia
- Eficiencia
- Igualdad de oportunidades
Por lo dems la planificacin estratgica de los sistemas de informacin y de comunicaciones son muy similares o no se
aprecian diferencias notables entre las organizaciones pblicas y privadas. Precisamente este es un campo en el que se
manejan tecnologas y sistemas absolutamente equivalentes en ambos tipos de organizaciones. La tecnologa de equipos
y sistemas fsicos y lgicos es la misma, la tecnologa de comunicaciones es idntica, y la organizacin interna y funcio-
nes de los distintos tipos de servicios son anlogas.
Quiz la principal diferencia estriba en la obligatoriedad de acomodacin presupuestara de la planificacin de los siste-
mas de informacin y comunicaciones, que introduce un mbito de rigidez y de encorsetamiento a las acciones relacio-
nadas con ella, aunque, sin embargo, obliga todos los aos a la realizacin de una planificacin en base al consumo de
recursos econmicos y humanos previstos y con los que se va a disponer para realizar los objetivos pedidos por la orga-
nizacin poltica.
Por ultimo, es significativo hacer referencia las diferencias existentes en el sistema de contratacin y gestin econmica.
Estos son dos aspectos significativamente diferentes, en relacin con las organizaciones privadas. As como en stas
ltimas hay una libertad de materializacin de su gestin, por el contrario, en la Administracin se est sometido a las
normas y al derecho pblico, con la ventaja de una seguridad jurdica en todos los procedimientos y actuaciones, y con
el inconveniente de unos trmites, a veces excesivamente procelosos, aunque necesarios para salvaguardar los procesos
en el sometimiento a los principios Constitucionales y del Derecho Administrativo.

03.02.06. Factores determinantes para una planificacin estratgica
Son muchos los elementos que aqu podramos considerar, pero citaremos solo algunos de los de singular importancia:
Un aspecto importante para realizar la planificacin es el establecimiento de unos comits que se encarguen de asegurar
de la forma ms eficiente posible el ajuste de los sistemas de informacin a las necesidades de la organizacin. En la
actualidad, como ya hemos mencionado, la tecnologa de los ordenadores ha sido integrada con las tecnologas de las
comunicaciones, grficos, tecnologas pticas y de reconocimiento de voz, lo que produce unas posibilidades de aplica-
cin altamente sofisticado a las funcionalidades de las empresas. Ante ello las compaas han visto incrementada su
dificultad para realizar sus opciones y tomar determinaciones que sean las ms convenientes para sus propias empresas.
Por lo tanto, la dificultad de la diversidad de opciones tecnolgicas viene a sumarse a las ya diversas opciones de estra-
tegia pura de empresa, tanto en sus factores externos como internos. Para ajustar estas actividades de estrategia y
toma de decisiones de empresa y de los sistemas de informacin se necesita la creacin de los comits de direccin, que
aseguran el enlace de las estrategias de negocio con las estrategias de los sistemas de informacin y comunicaciones, y
por supuesto, con la tecnologa utilizada. Esta organizacin es el foro en el que los directivos con mayor experiencia y los
usuarios pueden discutir y contrastar las decisiones estratgicas corporativas con las de los sistemas de informacin a
implantar en las compaa. Estos comits tienen cinco funciones principales:
- Direccin
- Racionalizacin
- Estructuracin de la organizacin y de las actividades
- Actividades relacionadas con el personal.
- Auditora y dictmenes o recomendaciones.
Es evidente que el objetivo de un sistema de informacin depender del sistema, debiendo estar al servicio de los obje-
tivos de la organizacin para que sea eficaz.
As, el objetivo ser reducir la incertidumbre, mediante el suministro de informacin sobre los distintos procesos que
rigen el funcionamiento de la organizacin, para alcanzar la mxima eficacia en la toma de decisiones.
Estos procesos pueden ser:
- De coordinacin de acciones: estas se reducen normalmente a una simple transmisin de datos de un lugar de la
organizacin a otro y, a veces, puede ser necesario un pequeo tratamiento de datos.
El objetivo perseguido en este tipo de procesos consiste en desencadenar una accin cuando se produce un
acontecimiento determinado previsto en el funcionamiento de la organizacin.
- Para la realizacin de Control: este tipo de procesos necesita un tratamiento de datos ms complejo que los ante-
riores y, su resultado una vez transmitido al lugar de la organizacin correspondiente, puede o no dar lugar al ini-
cio de una accin de control.
- Para la toma de decisiones: estos procesos pueden suponer la realizacin de acciones en la organizacin confor-
me a las reglas que en ellas se rigen, pero que pueden dar lugar a introducir modificaciones en las mismas, como
respuesta a un cambio de entorno, o a variaciones en las definiciones de estrategias establecidas.
Los sistemas de informacin basados en la toma de decisin, que se pueden llamar sistemas de informacin a direccin,
tienen mucha importancia dada las aplicaciones que las informaciones definidas tienen en la toma de decisin.
Adems de ello hay que tener en cuenta, en una planificacin estratgica, y siguiendo a Philips N. Names, el anlisis de
empresa o de organizacin, el anlisis del entorno y la sntesis estratgica de ambos. Para guiar a una organizacin
hacia el futuro, deben considerarse los siguientes elementos:
- El mercado: Bsico en las organizaciones de carcter comercial.
- La Misin: Las muchas misiones de la gestin de los recursos de informacin, pueden a veces, entrar en conflic-
to Muchas de las necesidades de informacin estn todava en la actualidad cubiertas por grandes aplicaciones
soportadas en mainframes, siendo la columna vertebral de la organizacin informtica. Hoy da, sin embargo,
muchas organizaciones necesitan incorporar nuevas formas y sistemas a su realidad.
- Situacin de los competidores: Es necesario conocer como estn los sistemas de informacin en otras
organizaciones y empresas.
- Visin estratgica: Supone el establecimiento de la filosofa de los distintos departamentos y el futuro carcter
que se quiere lograr.
- Metas y objetivos: Las metas son previstas a largo plazo por la organizacin y es hacia donde deben dirigir sus
esfuerzos. Los objetivos son especficos, cuantificables en el medio y corto plazo y son necesarios para llegar a
las metas definidas.
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- Puntos clave: Son puntos bsicos establecidos en el calendario de actuacin y suponen un control del progreso
en el camino hacia la consecucin de los objetivos.
- Puntos crticos: Son los actuales o potenciales obstculos que habr que diagnosticar y prever su resolucin.
- Clientes, competidores y accionistas: Todas estas figuras deben contemplarse en la relacin con la organiza-
cin pues son usuarios o beneficios de ella y su visin es definitiva.
- Puntos dbiles y fuertes: Se debe tener claro conocimiento para sacar partido de ello.
- Oportunidades y riesgos o amenazas: Factor crtico de competitividad.
- Factores determinantes: Pueden incidir en el desarrollo del plan.
- Factores crticos para el xito del plan.
- Escenarios: Posibilidad de encuadre de la situacin, con ayuda de grficos, cuadros, etc.
- Planes de accin: El plan no esta completado hasta la realizacin del plan de accin para cada Unidad.
03.02.07. Algunas regias para la aplicacin de la planificacin estratgica en las tecnologas de la in-
formacin
El xito de las soluciones sobre tecnologas de la informacin es el producto y el proceso del enlace de las aplicaciones
tecnolgicas a la estrategia de negocio de las empresas (o a las estrategias de funcin de los servicios pblicos). Pero
para llegar a esta situacin es necesario recorrer un camino lleno de obstculos.
El mayor obstculo es la cultura corporativa y frecuentemente ningn tipo de cambio cultural va a cambiarla. Para
llevar a cabo un cambio con xito el Director General de la Organizacin o empresa debe ser consciente que el xito o la
fortuna de la organizacin bascula sobre el xito de la aplicacin de la tecnologa -John Wyman-.
Para la formulacin de una estrategia en materia de tecnologas de la informacin hay que tener en cuenta toda una
serie de aspectos que vamos a hacer referencia muy someramente:
Puntos crticos en la preparacin de la estrategia de IT.
Seleccin del equipo de trabajo:
- Responsable
- Equipo de trabajo
- Colaboracin de los usuarios responsables de alto nivel
- Director de Sistemas de Informacin y Comunicaciones
- Eventualmente consultores externos
Reglas de decisin:
- El plan debe de ser viable
- Debe contener las aspiraciones de la Direccin
- Considerar las tecnologas de la IT como estrategia y no tctica.
- Debe de realizarse en un lenguaje conciso
- Debe considerarse a la estrategia como resultado de un estudio.
Contenidos de la propuesta:
- Estar dentro del sentido del negocio o de las funciones de la organizacin.
- Debe de contener soluciones tcnicas.
1. Requerimientos de los sistemas de informacin y de las Comunicaciones.
2. Prioridades de los sistemas
- Incluir las aplicaciones de todo tipo que conlleve el plan.
1. Costes estimados
2. Recursos humanos
3. Otras actividades a realizar
4. Etapas sucesivas
Actividades preliminares.
Plan de desarrollo de la estrategia.
Los sistemas de informacin, considerados como un autntico sistema nervioso de la organizacin, tienen, bsicamente.
los siguientes objetivos:
1. Suministrar a los distintos niveles de la direccin datos, esto es, la informacin necesaria para el control y ges-
tin, en la forma, volumen y plazos necesarios.
2. Permitir la realizacin de los objetivos de la organizacin.
3. Extraer ventajas competitivas con su entorno.
El logro de estos objetivos bsicos condiciona el que el sistema de informacin deba considerar en primer lugar las dife-
rentes interdependencias entre las reas funcionales existentes en la empresa, sin olvidar en ningn momento que la
informacin es un recurso de la misma. Este planteamiento obliga a una poltica de gestin de la informacin que sopor-
te todas las necesidades informticas. a corto y largo plazo.
La necesidad de una poltica de informacin acorde con las polticas generales de la empresa, plantea la necesidad de
una metodologa de preparacin del plan, como etapa bsica para su desarrollo y puesta en marcha.
El establecimiento de una planificacin estratgica de sistemas y tecnologa de la informacin y las comunicaciones de-
ber basarse en los siguientes anlisis:
- Conocimiento de las polticas generales a corto, medio y largo plazo, profundizando en la situacin de todos
aquellos aspectos que ayuden a conocer la situacin general de la misma.
- Catalogacin de los procesos o actividades de la empresa para el cumplimiento de sus objetivos generales con
independencia de sus orgenes y destinos, as como la forma en que tales informaciones se utilizan o generan.
- Estudio de la organizacin, y del flujo de datos, as como las actividades que permiten la consecucin de los obje-
tivos de la organizacin.
03.02.08. La participacin de la organizacin en la planificacin y direccin estratgica.
La planificacin es la primera actividad de la direccin, que debe de empezar fijando objetivos, e incluye los pasos nece-
sarios para alcanzarlos.
Al ms alto nivel los objetivos son los de la organizacin en su totalidad, pero, como ya dijimos, en el ms alto nivel hay
que fijar objetivos para cada segmento de la misma.
Dale y Michelson consideran bsica la funcin de planificacin, y no la limitan al mas alto nivel de la organizacin sino a
los diferentes segmentos, ni la limitan a la formulacin de objetivos, sino al establecimiento de pasos para conseguirlos,
y estos pasos, siguiendo a Loen, son muchos y todos ellos decisivos para disponer los medios necesarios para el logro de
los resultados deseados; algunos de los ms significativos, son:
- Diagnostico y previsin de las magnitudes del entorno y del entorno.
- Formulacin de estrategias.
- Programacin de acciones.
- Establecimiento de presupuestos.
- Remodelacin de la estructura de la organizacin.
- Definicin de polticas.
- Establecimiento de procedimientos.
- Fijacin de estndares.
La planificacin, que en sntesis y segn Dale y Michelson, es la que determina que hay que hacer, cuando y por quien,
para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Para que los planes puedan ser asumidos por la organizacin, adems de ser de inters par la empresa es necesario
hacerlos compartir con la organizacin. Se necesita toda una red de cuadros y mandos absolutamente identificados con
los planes globales de la organizacin y de sus objetivos especficos de departamento.
En la actualidad muchas de las nuevas tcnicas de manejo de personal y de optimizacin de los rendimientos, o de crcu-
los de calidad pasan, no solo por la participacin de la fuerza de trabajo sino por la comparacin de objetivos e intere-
ses.
A su vez, para que estos sean asumidos deben ser explicados en forma fcilmente entendible, y debe procederse a
realizar unos planes de formacin y de implantacin de acciones y nuevos procedimientos sin los cuales los planes tienen
muchos riesgos de fracaso.
La realizacin de cualquiera de las etapas del modelo general de planificacin, entre los que se encuentran: los planes
directores informticos, planes informticos, proyectos informticos, etc., requiere una dinmica en la cual una serie de
rganos, con competencias perfectamente definidas, colaboran y participan en la definicin y realizacin de dichos pla-
nes.
Los rganos que suelen ser necesarios, de forma ms habitual en la realizacin de estos planes son los siguientes:
a) Comit de direccin:
Deben asegurarse de la traslacin de la poltica estratgica de la organizacin al plan estratgico de Sistemas de
Informacin y las Comunicaciones.
Este comit tiene como misin principal la de tomar decisiones a lo largo de las distintas etapas/fases en la que
se descompone el plan.
El comit de direccin aprueba la propuesta de nombramiento del Director del Estudio, as como las personas in-
tegrantes del equipo de proyecto y, en su caso, del consultor. Decide la finalizacin de cada una de las fases en
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que se descompone la realizacin del estudio informtica, estableciendo la forma de difusin del estudio una vez
terminado. Adems, designa al responsable de la implantacin y del seguimiento del estudio, quien informar pe-
ridicamente de los resultados que se vayan obteniendo.
El comit director es, pues, la instancia que establece las orientaciones del desarrollo con los controles de su rea-
lizacin, la validacin de los trabajos efectuados, y la toma de decisiones al final de cada fase del estudio.
b) Equipo de proyecto:
El grupo de proyecto desempea la funcin ejecutiva dentro de los rganos de realizacin del estudio, dado que
su papel fundamental es el de ejecutar el mismo.
En el equipo de proyecto se Integra el director de proyecto, persona de mxima cualificacin para la realizacin
del estudio, y personal especializado en la realizacin de las distintas tareas o funciones en que se descompone
aqul. En su caso, tambin se integrar el personal del consultor que colabore en la realizacin del estudio, apor-
tando la metodologa o los recursos de los que nos dispone el organismo en cuestin.
El grupo de proyecto realiza la programacin del estudio, define la administracin, procedimiento, y organizacin
del trabajo. Asimismo, realiza todas las actividades necesarias para completar el estudio, formaliza los anlisis
realizados en documentos constitutivos del proyecto y participa finalmente en la difusin e implantacin del estu-
dio.
c) Grupo de usuarios:
Los grupos de usuarios definen las funcionalidades que necesitan y, adems, representan la funcin consultiva y
de reflexin del estudio a realizar, siendo su papel el de realizar la definicin funcional y colabora en la solucin
funcional de los problemas planteados.
Los grupos de usuarios constituyen las instancias consultivas y participan de esta forma en las diferentes tareas y
actividades llevadas a cabo por el grupo de proyecto. Toman parte en la definicin de las estructuras de los pro-
cedimientos para obtener los requerimientos del estudio, y en difundir e implantar el estudio una vez terminado.
d) otros especialistas:
Dependiendo del estudio a realizar, se requiere a veces la colaboracin de determinados especialistas que, por
sus conocimientos tcnicos, aportan propuestas para la obtencin de las soluciones buscadas.
Entre los distintos especialistas que se pueden necesitar figuran:
- Expertos en sistemas de informacin: dominando determinados aspectos de la concepcin de sistemas y
de la tecnologa informtica.
- Ofimticos: especialistas en esta tecnologa de la informacin.
- Expertos en Telecomunicaciones
- Expertos en organizacin: conocedores de las tcnicas modernas de organizacin y direccin por sistemas.
- Expertos presupuestarios: especializados en las tcnicas de elaboracin de presupuestos por programas.
03.02.09. Planes para la aplicacin de la estrategia concebida.
Al objeto de adoptar un criterio de homogeneidad con el proyecto METRICA que se est elaborando en el seno del Con-
sejo Superior de Informtica, vamos a seguir las grandes lneas estructurales del mismo, si bien los comentarios y defini-
ciones incorporan otras experiencias.
En el plan de sistemas de informacin y comunicaciones se pueden resear 8 actividades principales, que a su vez estn
divididas cada una de ellas en diversos epgrafes, vamos a desarrollar cada uno de ellos:
ACTIVIDAD 1. Gestin del Proyecto
Especificacin de objetivos
Ya nos hemos referido ampliamente a este aspecto que a nuestro juicio es uno de los ms importantes para el
logro efectivo de los resultados, no del plan, sino de la propia empresa u organizacin. Aqu habr que identificar
los objetivos principales de la corporacin, teniendo en cuenta aquella funcin instrumental y estratgica de los
sistemas y tratando de buscar la ventaja competitiva de los sistemas propios de organizacin y uso de la informa-
cin para el xito de la empresa.
Esta fase tiene como finalidad el correcto entendimiento de los objetivos estratgicos, as como la fijacin de prio-
ridades entre los objetivos estratgicos. Ayuda tambin a establecerlas prioridades entre los distintos sistemas de
informacin.
Identificacin de las reas afectadas.
Habr que conocer cual es el papel de los sistemas de informacin en nuestra organizacin y discernir cuales son
las reas especialmente afectadas, en lo que se refiere al corazn del proceso productivo, estratgico, comercial,
etc.
En estas reas habr que dirigir especialmente el sistema corporativo de informacin.
Aparte de ello, muchos sistemas complementarios, integrados, o no, como pueden ser los sistemas ofimticos,
burticos, etc., tendrn una dimensin global y unas estrategias generales.
Organizacin de los participantes
En el apartado 8 hemos citado la importancia de la eleccin del grupo de trabajo, as como de su responsable.
Por tanto no vamos a insistir en la importancia del mismo. Adems ser conveniente establecer el sistema de to-
ma de decisiones en los grupos de trabajo y la organizacin y sistemtica de funcionamiento de los mismos.
Planificacin del proyecto
Es una actividad en si misma de planificacin pero para el desarrollo del propio proyecto.
Se supone que previamente se cuenta con el respaldo de la Direccin General o del mximo responsable de la
organizacin o parte de la misma afectada. Ser necesario disear los trminos de referencia, que se esta
haciendo y con quien se quiere hablar, contactar, o que personas hay que incluir en algunos de los grupos o
equipos de desarrollo del plan. Habr que definir el campo de actuacin, amplitud y profundidad del mismo. Por
ultimo ser indispensable acordar la estrategia de desarrollo del plan. En la planificacin del plan debern quedar
claramente establecidas las etapas y su finalizacin, el encadenamiento de actividad y el acuerdo o firma de reali-
zacin conforme a lo previsto y lo especificado por los usuarios, as como los mtodos de revisin y de resolucin
de las discrepancias.
ACTIVIDAD 2. Identificacin de las necesidades de informacin de las reas afectadas
Identificacin de funciones y objetivos
De cada una de las reas afectadas se establecern cuales son los objetivos propios de la misma, aunque parcia-
les de la organizacin. Este paso requiere de la aportacin de los usuarios y responsables senior que conocen
cuales son los puntos fuertes y dbiles del sistema actual, y cuales seran sus necesidades previsibles ante un
plan de cambio o mejora de la actividad.
Identificacin de requisitos
Todos los sistemas tienen una serie de elementos mnimos y fundamentales de informacin y una sistemtica de
tratamiento, as como una definicin de nmero de actuaciones, de personas, de requerimientos futuros, etc. En
definitiva todos los parmetros bsicos que van a definir el sistema lgico y cuantificar los sistemas fsicos,
Identificacin de las necesidades de Informacin
Supone la definicin concreta de las necesidades de informacin, de los distintos subsistemas de informacin y de
su interrelacin.
ACTIVIDAD 3. Identificacin de las directrices de gestin y Tcnicas
Identificacin de Directrices de Gestin
Derivado de los objetivos corporativos y de las necesidades funcionales que se pretenden cubrir se establecen las
principales directrices, de carcter ms concreto e inmediato para la gestin.
Identificacin de las directrices de carcter tcnico
Previamente al establecimiento de criterios tcnicos concretos se identificaran, si existen, los criterios de carcter
tcnico de alcance general a utilizar en el plan. Estos criterios pueden ser de carcter estratgico de la organiza-
cin, por alianzas establecidas, por pertenecer a algn tipo de corporacin, de carcter comercial, etc. O bien
pueden venir condicionadas por decisiones anteriores o equipamientos preexistentes.
ACTIVIDAD 4. Arquitectura de la informacin
Diseo del modelo conceptual de datos
Consiste en la definicin de los elementos de informacin susceptibles de ser tratados, as como de la interrela-
cin entre los mismos. Es el primer paso para la definicin del sistema lgico de aplicacin, y representa el es-
quema organizativo bsico de la informacin.
Diseo de jerarqua de funciones
Supone el establecimiento del encadenamiento jerarquizado de las funcionalidades requeridas por los usuarios.
Diseo de la Arquitectura de informacin
Es la plasmacin del diseo lgico, antes mencionado, en el diseo fsico que llevara a la prctica el anterior.
Aqu ser necesario definir el tipo de organizacin de la informacin, desde un punto de vista fsico, plasmndola
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de acuerdo con bases de datos elegidas y dentro de estas en el tipo de organizacin ms conveniente de las mis-
mas.
ACTIVIDAD 5. Revisin de la Situacin actual de los sistemas de informacin y comunicaciones exis-
tentes
Identificacin y descripcin de los sistemas existentes
La primera labor y requerimiento para definir el futuro es conocer perfectamente el presente, para ello se situara
y se expondr con claridad y concisin los elementos bsicos que definen la situacin actual.
Anlisis del entorno tecnolgico actual
En el campo de los sistemas y tecnologas de la informacin los cambios se producen de forma vertiginosa, y la
situacin es sumamente fluida en cuanto empresas, equipos, tecnologas e incluso el propio lgicas y las funcio-
nalidades evolucionadas de un mismo logical, por eso es bsico tener clara conciencia de las posibilidades actua-
les y potencialidades futuras.
Igualmente, en el campo de las comunicaciones la evolucin es rapidsima y habr que conocer y determinar la
situacin del entorno.
Diagnstico de la situacin Actual
En base a los dos parmetros anteriores, y por comparacin entre lo existente en la organizacin y lo disponible
en el mercado se establecer la situacin en el momento actual, siendo muy prudente con los planteamientos re-
ferenciales, pues muchas situaciones actuales son producto de la situacin o estado tecnolgico del pasado o de
determinadas restricciones o posibilidades anteriores. Tambin habr que contemplar cuidadosamente entre lo
que son anuncios de futuras funcionalidades y las realidades posibles en la actualidad.
Por el contrario habr que tener en cuenta la posible situacin futura, para poder tomar decisiones estratgicas
para un perodo determinado de tiempo. Una cifra prudente puede ser de cinco aos.
ACTIVIDAD 6. Especificacin de los nuevos sistemas
Identificacin de mejoras en los sistemas actuales
Supondr la introduccin de los complementos de informacin, nuevos programas o procesos, la variacin en el
enfoque de los mismos o en alguna parte de ellos.
Identificacin de nuevos sistemas
Una vez analizado el modelo conceptual de datos de acuerdo con las definiciones derivadas de las necesidades
funcionales, y contrastados con los sistemas de informacin existentes, habr que incorporar los que no estn
comprendidos hasta el momento.
La duda principal llegado este punto es, si es ms conveniente, la renovacin de los sistemas o la construccin de
un nuevo sistema integrado que comprenda todas las funcionalidades definidas.
Determinacin de prioridades de desarrollo
Supone el establecimiento de un orden jerrquico con arreglo a las necesidades en el tiempo, pero tambin con
arreglo a las posibilidades de interactuacin entre ellos, y las aplicaciones externas e internas.
Especificacin de los sistemas
En esta fase se determinan las caractersticas de los sistemas que fueron decididos anteriormente.
El objeto de esta etapa es determinar la estructura general de los sistemas de informacin. De esta forma se po-
dr establecer la composicin funcional y las caractersticas de cada uno de ellos, identificando las relaciones en-
tre los distintos sistemas.
Esta etapa surge como consecuencia de la necesidad de establecer un modelo conceptual de los sistemas de in-
formacin, al que se pueda aplicar los requerimientos determinados en la etapa anterior, y sobre el que se pueda
plantear distintas alternativas de informatizacin, que es el objeto de la etapa siguiente.
ACTIVIDAD 7. Anlisis de alternativas tecnolgicas.
Identificacin de necesidades tecnolgicas futuras
Habr que prever a un plazo al menos de 5 aos cuales van a ser las necesidades funcionales y su plasmacin a
los sistemas fsicos y lgicos posibles. Con ello la planificacin acertada deber contemplar la posible evolucin o
compatibilidad con los sistemas actuales.
Definicin de opciones tecnolgicas
El objeto de la presente etapa es establecer las alternativas informticas que satisfagan los requerimientos de-
terminados en la primera etapa y que estn integrados en la arquitectura general de los sistemas de informacin
diseada en la segunda etapa. Su principal fin es proporcionar toda la informacin necesaria para poder seleccio-
nar la alternativa que sea la ms adecuada.
Es aqu donde entra la informtica a formar parte del plan, ya que se realiza el planteamiento informtica del pro-
blema, y es el momento de definir soluciones tcnicas a los requerimientos.
ACTIVIDAD 8. PLAN de accin
Elaboracin de un plan de implantacin.
Estrategia de implantacin: Esta fase tiene por objeto desarrollar la estrategia de implantacin del Plan de Siste-
mas de informacin a desarrollar.
Mantenimiento del plan de sistemas.
Este aspecto suele ser considerado menos relevante, aunque la experiencia de muchas organizaciones nos indica
que en muchas ocasiones los cambios y las modificaciones de los sistemas fsicos, lgicos o de comunicaciones se
producen antes de que estn operativas todas las funcionalidades, por lo que es preciso prever los sistemas de
modificacin y actualizacin constante del plan.
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