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EL CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS

1. SU IMPORTANCIA
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han
dado siempre importancia a controlar fsicamente sus principales
activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes
dependen para el funcionamiento normal de la empresa.
No obstante, una empresa cuenta con una inversin que sin ella sera imposible operar
normalmente y sta es: los Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la
debida atencin en su control fsico.
2. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
Histricamente, siempre se pens que la responsabilidad del
Contro F!sico "# os Activos Fijos deba recaer en el
epartamento !ontable, quien no respondi adecuadamente a
la importancia que tiene un control de los mismos, limit"ndose
a un registro contable global de las adquisiciones y al
prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del
c"lculo apro#imado de sus costos.

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Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Contro "#
os Activos Fijos salga de su destino slo contable y pase a la $erencia de %dministracin
y &inan'as como encargada y responsable de un control fsico y contables, pues con ello
podr":
(ener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y asignar la
responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.
!alcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de
depreciacin al estar focali'ados individualmente, se pueden asignar a cada producto
o servicio.
)ejorar la negociacin de sus primas de riesgo con !ompa*as de +eguros, al
conocer el estado real actual de los Activos Fijos.
!onocer perfectamente la necesidad de inversin que se necesita en %ctivos &ijos,
para iniciar o continuar una operacin sin problemas.
). INICIO DEL CONTROL
,l control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inv#nt'rio F!sico al
barrer- es decir, tomando todo lo e#istente, durante el cual se identifica
fsicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que ser"
su identificacin definitiva. .a identificacin se hace en el lugar donde se
encuentre el activo, asign"ndole de este modo el %rea /suaria y el !entro de
!osto !ontable al que pertenece. %dicionalmente se consignar" tambin el
estado fsico en que se encuentra cada activo fijo.
,ste primer inventario servir" para la elaboracin de la 0ase de atos
inicial de los activos fijos e#istentes en la empresa.
(. CONCILIACION CON LIBROS CONTABLES
.a 0ase de atos 1nicial resultante del 1nventario &sico no es suficiente,
pues debe relacionarse a los costos de adquisicin de acuerdo al documento
contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. % esta fase se le llama
Concii'ci*n y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo
inventariado fsicamente.
+. CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
.a 0ase de atos de un buen Sist#,' "# Contro "# Activos Fijos, debe
contener la siguiente informacin:
a2 !digo de 1dentificacin fsica de cada activo
b2 !digo de ,quipo y )odelo
c2 escripcin amplia del activo
d2 &echa de adquisicin
e2 ocumento contable de adquisicin y n3mero de registro contable
f2 %rea /suaria a la que pertenece
g2 !entro de !osto !ontable al que pertenece
h2 !osto de adquisicin
i2 epreciacin anual y acumulada
j2 4alor neto del activo
52 ,stado actual
l2 4ida 3til estimada

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!on estos datos, se podr" iniciar el Sist#,' "# Contro "# Activos Fijos, el cual
normalmente se carga en un +istema !omputari'ado, aunque tambin se puede llevar en
forma manual.
-. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
!omo es normal, los Activos Fijos tendr"n movimiento
futuro por:
Nuevas adquisiciones
6etiros por ventas
6etiros por bajas
onaciones
(ransferencias a otros departamentos
6etiros y posteriores ingresos por reparaciones
7or lo que, para tener actuali'ado el Sist#,' "# Contro "# Activos Fijos, se debera
efectuar los debidos registros de las operaciones en el +istema, cualquiera fuera l.
7ara tener un control del Sist#,' "# Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el
sistema, deber" reali'arse dentro de un procedimiento definido, que indique:
.os documentos a utili'ar a cada movimiento
.as rutas que debe seguir el documento
.as autori'aciones que debe tener el documento
%hora bien, como los Activos Fijos tienen una ra'onable permanencia en una empresa y
que con toda seguridad, diversas personas manejar"n el sistema, la %dministracin
moderna ha compilado cada movimiento, llevando un M'n.' "# Proc#"i,i#ntos, que
contiene el dise*o tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los
movimientos de los activos.
/. SISTEMA COMPUTARI0ADO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
,n la actualidad, e#isten muchos +oft8ares que permiten un control
individual del Activo Fijo, el cual contempla todas las opciones
descritas en el M'n.' "# Proc#"i,i#ntos. ada la agilidad y la
rapide' de los +oft8ares, la $erencia %dministrativa y9o la $erencia
!ontable podran mantener actuali'ado el +istema !omputari'ado, el
cual podran consultar en cualquier momento.

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1. INVENTARIOS PERMANENTES
+i bien como se ha descrito:
/n 1nventario
/n )anual de 7rocedimientos
/n +oft8are
+on la base de un buen Sist#,' "# Contro "# Activos Fijos, es
imprescindible que cada cierto tiempo, la $erencia
%dministrativa y la $erencia de !ontabilidad ambas
involucradas, revisen cada cierto tiempo la valide' del Sist#,'
"# Contro "# Activos Fijos, mediante:
1nventarios peridicos rotativos parciales
1nventarios totales cada cierto tiempo
,stos controles adecuados permitir"n efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el
Sist#,' "# Contro "# Activos Fijos est siempre actuali'ado.

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