EL PROTOCOLO NOTARIAL

Antecedentes: en comienzos de la va jurdica los hombres estipulaban verbalmente, el cual era

empleado a modo de texto, y rito como expresin litrgica, eran las nicas huellas que quedaban de
las declaraciones de voluntad jurdica, puramente verbales. Luego la oralidad se sustituy por la
prueba escrita pero los hombre no se conformaban con un escrito xq decan q no era seguro xq el
documento poda extraviarse y los testigos desaparecer x lo q se materializo la prueba de recurrir a
la grabacin grafica sobre un elemento fsico para ser visible x lo se idearon q se hiciera
solemnemente sobre un objeto material impregnado de la voluntad creadora, de una primera
decisin del espritu, conservador e una creacin del hombre, primera fuente de la gnesis del acto
jurdico llamado PROTOCOLO.
PROTOCOLO ha sido creacin derivada de q el hombre necesito llevar ala papel escrito la voluntad
creadora de las relaciones jurdicas sin riesgo de prdida. El protocolo es alta conveniencia mediante
el cual se guardan en lugar seguro los instrumentos pblicos y no sufren el riesgo de perderse. Es
necesaria para la funcin notarial guatemalteca, asegurando los derechos de los otorgantes.
ETIMOLOGIA: segn Justiniano Kul=Reunir, Depositar. Kolla= cola o engrudo xq se pegaban las hojas
de los libros.
ORIGEN: algunos lo remota en la prctica de los Tabelliones romanos de conservar copia de los
documentos. Otros indican que fue en el Fuero Real de Espaa= notas primeras o resmenes
imbreviaturas.
QUE ES EL PROTOCOLO? Volumen o serie de ellos en que el escribano colecciona ordenadamente y
conforme a la ley los documentos matrices de oficio, sometidos a su custodia.
Es un Instrumento pblico notarial
Libro anual formado con los instrumentos pblicos autorizados por un Notario.
Formulario que contiene reglas de etiqueta y diplomacia, con q se tratan recprocamente los
Gobiernos.
Registro donde se inscriben deliberaciones y acuerdos de los Congresos y negocios
Diplomticos.
Guate: se conoce como protocolo al tomo empastado de los instrumentos autorizados durante un
periodo de tiempo (1 ao) tambin al papel sellado especial q se venden exclusivamente a los
Notarios para faccionar escrituras; y al conjunto de escrituras q llevan faccionadas en el ao.
DEFINICION LEGAL DE PROTOCOLO: es la coleccin ordenada de las escrituras matrices, de las actas
de protocolacion, razones de legalizacin de firmas y documentos que el notario registra de
conformidad con la Ley. Art. 8 C de N.
Cmo se Apertura el Protocolo?
Se abre cada ao, con la primera escritura que se facciona, la cual llevara siempre el nmero uno, la
que principiara en la primera lnea del folio inicial. Art. 12 C de Not.
Obligatoriamente se debe pagar Q. 50.00 en la Tesorera del Orga. Judicial x derecho de apertura.
Dichos fondos se destinan para encuadernacin y conservacin de protocolos depositados en
Archivo General de Protocolos. Art. 11
En qu consiste el CONTENIDO DEL PROTOCOLO? Debe contener las escrituras pblicas o matrices,
las actas de protocolizacin, razones de legalizacin, razn de cierre, ndice y atestados.
Cules son las FORMALIDADES DEL PROTOCOLO?
1. Los Instrumentos deben redactarse en espaol, escribirse a mquina o a mano legible y sin
abreviaturas.
2. Instrumentos deben llevar numeracin cardinal, uno a continuacin de otro, orden riguroso
de fechas, y entre cada instrumento solo debe quedar espacio para las firmas.
3. Debe llevar foliacin cardinal, escrita en cifras.
4. En cuerpo del Instrumento, las fechas, nmeros o cantidades, se expresan con letras. Caso
de discrepancia prevalece lo escrito en LETRAS.
5. Documentos que deben insertarse o las partes conducentes q se transcriban, se copian de
manera textual.
6. Numeracin fiscal del papel sellado no podr interrumpirse, salvo caso se hubiere terminado
la serie y se inicie nueva.
7. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran con una lnea antes d q sea
firmado el instrumento Art. 13
Cmo se realiza el CIERRE DEL PROTOCOLO? Debe hacerse cada ao, el ltimo da del ao natural,
pero puede hacerse antes si el Notario dejare de cartular.
CIERRE debe hacerse mediante razn notarial, la cual se hace en papel especial de protocolo y
contener: FECHA, NUMERO TOTAL DE INSTRUMENTOS AOTORIZADOS, indicar cuntos de ellos son
escrituras pblicas, Numero de actas de Protocolizacin, de razones de legalizacin, nmero de
escrituras canceladas, si lo hubieran, total de folios utilizados, observaciones, y Firma del Notario.
COMO SE REALIZA EL INDICA DEL PROTOCOLO? Despus de cierre, se redacta el ndice, se elabora
en papel corriente o bond. Segn el C de N. hacerse en papel sellado mismo valor del papel de
protocolo, pero queda a criterio. Indice contenido en columnas separadas.
1. Numero de Orden del Instrumento.
2. Lugar y fecha de su otorgamiento
3. Nombres de los Otorgantes, si fuere el Notario debe anotar su nombre.
4. Objeto del Instrumento
5. Folio en el q se inicia.
Q son los ATESTADOS? Son los documentos que el Notario Agrega al final de su protocolo y tienen
relacin con los instrumentos autorizados y debe constar principalmente el recibo del pago de
apertura, comprobantes de entrega de testimonios especiales, copias de avisos, recibos, solvencias
Art. 17.
Q es el EMPASTADO? Cosiste en que el Notario dentro de los 30 das posteriores al cierre del
protocolo debe mandar a empastar su protocolo. Art. 18. Puede hacerse en 1 o ms tomos segn el
volumen.
CUALES SON LOS CASOS DE DEPOSITO DEL PROTOCOLO?
1. Por Ausencia del pas x tiempo menor de 1 ao
2. X Ausencia del pas x ms de 1 ao
3. X inhabilitacin
4. X Entrega Voluntaria
5. X Fallecimiento
X AUSENCIA DEL PAIS X TIEMPO MENOR DE 1 AO: Notario deja depositado su protocolo en otro
Notario hbil, dando aviso firmado y sellado x ambos al Archivo General de protocolos Art. 27. El
Notario al cual le queda el deposito puede extender copias o testimonios q fueran necesarias, pero
no podr autorizar escrituras en ese protocolo q le ha sido depositado.
X AUSENCIA DEL PAIS X MAS DE UN AO: el protocolo debe depositarse en el Archivo General de
Protocolos, directo si es en la Capital o x medio de Juez de Primera Instancia en los departamentos,
quien lo remitir al Archivo. Art. 27 el Director del Archivo es el nico q puede extender copias y
testimonios.
X INHABILITACION: caso Notario quedare inhabilitado debe entregar sus protocolos al Archivo
General de Protocolos en la Capital, y al Juez de Primera Instancia en Departamentos y estos lo
remitirn al Archivo Art. 26. Director de Archivo nico facultado para extender copias y testimonios.
X ENTREGA VOLUNTARIAMENTE: si el Notario decide dejar de cartular tambin puede hacer la
entrega de los protocolos al Archivo Art. 26. Podra darse x su edad, enfermedad, o xq simplemente
no desee seguir ejerciendo tome tal decisin.
X FALLECIMIENTO: del Notario, los albaceas, herederos, parientes o cualquier persona q tuviera en
su poder protocolos de un Notario Fallecido deben depositarlos dentro de 30 das siguientes al
fallecimiento al Archivo General de Proto. Si es en departamento al juez de Primera Instancia, si es
en un municipio al Alcalde, dichos funcionarios debern remitirlo dentro de 8 das al Archivo.
CUALES SON LAS GARANTIAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN AL PROTOCOLO?
a. Permanencia documental en las relaciones jurdicas: xq los protocolos evitan q se pierdan
instrumentos pblicos.
b. Garanta de Ejecutoriedad de los Derechos: los actos y negocios jurdicos q se consignan ante
Notario tienen una cierta durabilidad q se prolonga en el tiempo, para lo cual es conveniente
q los interesados puedan tener a su disposicin en cualquier momento una prueba
fehaciente sobre los derechos y relaciones jurdicas incorporados.
c. Autenticidad: correlacin de nmeros en relacin a los documentos para evitar suplantacin
de documentos autorizados.
d. Publicidad de los Derechos: Solo los interesados podrn verlo y saber de su contenido, salvo
caso otorgamiento de testamento o donacin x causa de muerte. Si vive el otorgante solo el
podr ser enseado.
DE QUE FORMA SE DA LA REPOSICION DEL PROTOCOLO? En caso se pierda, destruye o deteriore y
sea necesario reponerlo el Notario debe dar aviso al Juez de Primera Instancia de su domicilio.
Cualquier persona puede denunciar un delito pblico as como de poner en conocimiento del Juez,
el hecho de reposicin del Protocolo. Juez debe instruir averiguacin y terminada la misma resolver
declarando procedente la reposicin.
Caso de delito mandara se abra procedimiento penal contra responsables o contra mismo Notario.
Al declarar procedente Reposicin Juez pedir a la Corte Sup. De Justicia, copias de los testamentos
especiales enviados x el Notario al Archivo General de Pro.
EN Q CONSISTE LA ISNPECCION Y REVISION DEL PROTOCOLO? Su objeto es comprobar si en el
mismo se han llenado los requisititos forales establecidos en la ley. En la capital lo hace el Director
del Archivo Gen. De Proto. Y en departamentos Jueces de 1era instancia o el Predidente del Org.
Judic. Puede nombrar a Notarios colegiados activos para q practiquen la inspeccin.
DE QUE FORMA PUEDE SER LA INSPECCION O REVISION DEL PROTOCOLO?
a) Ordinaria: se realiza cada ao. Notario est obligado a presentar protocolo y comprobantes
debindose practicar inspeccin y revisin en su presencia.
b) Extraordinaria: podr hacerse en cualquier tiempo segn ordene la CSJ.
c) Especial: caso de averiguacin sumaria por delito, caso especial.
COMO ESTAN INTEGRADOS LAS ORGANIZACIONES NOTARIALES?
A Nivel Nacional:
Colegio de Abogados y Notarios de Guatemala
Instituto Guatemalteco de Derecho Notarial
Internacional:
Unin Internacional del Notariado.