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CONTRATO No 5209394 CONSULTORA PARA LA GERENCIA

INTEGRAL DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA


SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS DE LA VICEPRESIDENCIA
DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A. PARA LAS VIGENCIAS
2010 A 2013

ESPECIFICACIN QAQC

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OBRAS DE REFORZAMIENTO ESTRUCTURAL EN LAS INSTALACIONES DE LAS
PLANTAS AYACUCHO, RETIRO, NEIVA Y GUALANDAY DE LA VICEPRESIDENCIA
DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A.


ANEXO


GESTION DE CALIDAD QAQC








CONTRATO No 5209394 CONSULTORA PARA LA GERENCIA
INTEGRAL DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA
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DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A. PARA LAS VIGENCIAS
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OBJETIVO
Definir las obligaciones del Contratista y funciones del Gestor QAQC como
representante de Ecopetrol, para garantizar el desarrollo del Proyecto bajo una filosofa
de Aseguramiento de la Calidad que satisfaga las necesidades y expectativas del
Cliente.

Asegurar que los procesos que implementen el Contratista y el Gestor QAQC, para
garantizar la conformidad y trazabilidad del producto, cumplen los requisitos de
Ecopetrol S.A., reglamentarios de Ley, Normatividad Tcnica aplicable y los que se
acuerden entre las partes formalmente antes y durante el desarrollo del proyecto.

1. ALCANCE
Esta especificacin tiene como alcance el proyecto OBRAS DE REFORZAMIENTO
ESTRUCTURAL EN LAS INSTALACIONES DE LAS PLANTAS AYACUCHO, RETIRO,
NEIVA Y GUALANDAY DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE DE
ECOPETROL S.A. y los procesos que formen parte durante su ejecucin en el
contrato.

2. DISTRIBUCION, INTENTO DE USO Y CONSIDERACIONES REGLAMENTARIAS
La distribucin de este documento est confinada a la compaa o empresa que
suscriba el contrato con ECOPETROL S.A

En el evento en que las Leyes Nacionales o Locales existentes, sean ms exigentes a
lo especificado en ste documento, ellas primaran, en concordancia con las Polticas
de HSE, Calidad y Directrices Administrativas. En todos los casos el Contratista deber
informar a ECOPETROL o su Representante (ITANSUCA S.A.) principal de cualquiera
de las desviaciones a los requerimientos de esta especificacin, la cual se considera
deber cumplir con las leyes nacionales de la Repblica de Colombia, o locales dentro
de los Territorios de influencia del proyecto.



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3. GLOSARIO
As Built: Documento de ingeniera donde se refleja la configuracin real y sus
dimensiones como qued instalado en el campo
Certificacin: Documento emitido por un funcionario autorizado para validar el
cumplimiento de los requerimientos tcnicos establecidos.
Construccin: Etapa que comprende las actividades de manufactura, instalacin,
montaje, inspeccin y pruebas no destructivas.
Cumplimiento: Aseguramiento de que el producto o servicio alcanza los
requerimientos de las especificaciones, normas e ingeniera establecidas.
Dossier de Construccin: Documento que registra las actividades de adquisicin de
materiales, fabricacin, montaje, pruebas y ensayos no destructivos, aplicables a cada
proyecto.
END: Ensayos no destructivos.
HSE: Salud, Seguridad, Medio Ambiente.
PDT: Programa Detallado de Trabajo.
Pregunta Tcnica (TQ): Documento en el cual se solicita informacin y aprobacin
sobre una desviacin a una norma, una especificacin, un plano, o un estndar.

4. CONDICIONES GENERALES
En el presente documento se designa a ITANSUCA S.A. Proyectos de
Ingeniera como representante del Cliente y/o Gestor QAQC.
En el presente documento se entender a ECOPETROL S.A como
ECOPETROL
A la palabra Deber se le entender como un requisito u obligacin a cargo del
Contratista o el Representante del cliente, segn se indique.
El contratista deber acatar las disposiciones emanadas de este documento y el
gestor tcnico del contrato realizara el seguimiento de acuerdo a sus
obligaciones contractuales a lo especificado en este documento.


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Se entender por hallazgos los siguientes tipos:
Critico. Incumplimiento a las obligaciones contractuales. Hecho
identificado por ECOPETROL o su representante en el que el Contratista
o sus empleados (incluye los subcontratistas y proveedores) incumplan
las especificaciones contractuales.
Repetitivo. Hecho que se genera nuevamente por la(s) misma(s)
causa(s).
No atendido oportunamente. Hallazgo no atendido por el Contratista
totalmente o en los plazos acordados entre las partes.
No eficaz. Situacin en la que se identifica que la medida o plan de
accin definido para eliminar las causas del hallazgo, no ha garantizado
la correccin total del hecho, de forma tal que se de cumplimiento cabal a
los requisitos Contractuales, legales o normativos aplicables.

La certificacin de Calidad bajo la norma ISO 9001 (Versin vigente) presentada
por el Contratista en el proceso de seleccin, deber ser emitida por un ente
Acreditado por la ONAC si es nacional, si es extranjera por la autoridad
competente en su pas de emisin y su alcance debe ser coherente con el
alcance u objeto del proyecto para el cual participa.
Si el alcance de la certificacin presentada por el Contratista, es coherente de
forma parcial con el objeto del proceso de seleccin, el comit evaluador
decidir su validacin o no, segn la criticidad de las actividades u objeto no
certificado sobre todo el marco del proyecto. El Contratista podr aclarar
cualquier duda al respecto, por medio de notificacin expedida por el ente
certificador.
El Contratista deber tener en obra toda la informacin de la Gestin QAQC que
pueda ser auditable por parte de ECOPETROL o su representante.


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El Gestor QAQC, deber implementar las directrices del Sistema de Gestin de
la Calidad de su organizacin.
Para los contratos en que aplique dentro del alcance Ingeniera (diseo), esta
actividad no debe de estar excluida de la certificacin ISO 9001 que presente el
Contratista durante el proceso de adjudicacin (numeral 7.3) y debe de
reflejarse en el alcance de la misma actividades de Ingeniera para la(s)
especialidad(es) que demande el contrato en su alcance, para poder ser tomada
en cuenta, dentro de los criterios de evaluacin de la oferta.
Se considerara exclusin a esta obligacin si dentro del alcance del contrato se
ha autorizado la subcontratacin y el Contratista la implemente con un tercero,
para lo cual ste, debe de estar certificado bajo la Norma ISO 9001(Versin(es)
vigente(s)) considerando dentro de su alcance actividades de Ingeniera para la
especialidad que demande el contrato y no exclusin del numeral 7.3.
El Contratista deber adaptar su Plan de Calidad a los requerimientos
contractualmente estipulados, identificando claramente para cada Gestin los
documentos relacionados en los DPS.
Parmetros de Red Line
En los planos y/o documentos Red Line se debe utilizar las siguientes
convenciones en colores:
Amarillo: Para confirmar aquello que no sufri cambio con respecto al plano o
documento aprobado para construccin.
Rojo: Para representar los cambios efectuados a la construccin con respecto al
plano o documento aprobado ltima revisin
Azul: Para representar lo que no se hizo con respecto al plano o documento
aprobado para construccin.

5. DOCUMENTOS DE ENTRADA PARA LA GESTIN
a. REQUISITOS CONTRACTUALES


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Contrato.
Minuta del contrato.
Especificaciones Tcnicas.
Ingeniera: Planos, esquemas.
Documentos tcnicos complementarios.
Directrices en Procedimientos y Manuales del Cliente aplicables al contrato.
Procedimiento de coordinacin.
Dems DPS.

b. NORMATIVIDAD APLICABLE
Norma ISO 9001:2008. Requisitos del Sistema de Gestin de la calidad.
Norma ISO 10005:2005. Directrices para los Planes de la Calidad.
NORMA NTC ISO 10006:2003. Directrices para la Gestin de la Calidad en
Proyectos.
NORMA NTC ISO 9004:2000. Directrices para el mejoramiento continuo.
NORMA NTC ISO 19011:2002. Directrices para la auditoria del sistema de
Gestin de la Calidad y Sistema de Gestin Ambiental.
Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de gestin de la Calidad. Fundamentos y
vocabulario.
Normas NIO y NIP aplicable a las actividades del Proyecto.
Normatividad Tcnica referenciada en los DPS, emitida por organizaciones
internacionales, tales como: ASME, API, ASTM, ASTN, NEC, AASHTO, AGA,
AISC, ANSI, AWS, NACE, NEMA, NFPA, UL, sin limitarse a ellas.
Normas nacionales e internacionales que garanticen las buenas prcticas de
ingeniera.
Normas reglamentarias de orden Nacional tales como: RETIE, NSR-10, y dems
que apliquen sin limitarse a ellas.


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Normas Tcnicas, de adopcin idntica por traduccin respecto a su documento
de referencia por el ICONTEC (Instituto colombiano de Normalizacin Tcnica).
Job Instructions.

Nota: Se deber implementar la versin vigente de las normas enunciadas
anteriormente y ser objeto de revisin por parte del Gestor QAQC.

6. APREMIOS
Ecopetrol podr hacer efectiva la clausula penal de apremio al Contratista (aparte
de las dems causales sealadas en la minuta del contrato EPC) por los
incumplimientos o desviaciones no atendidas con la eficacia pertinente, para
asegurar la conformidad del producto y/o servicio a satisfaccin del cliente.
Por lo anterior el Gestor Tcnico del Contrato en campo o quien Ecopetrol o su
representante delegue para verificar el cumplimiento de las especificaciones
tcnicas y de la Especificacin QAQC por parte del Contratista, podr emitir de
manera formal Hallazgos no conformes, documentados en los formatos acordados
entre las partes para tal fin (ver procedimiento de Coordinacin).

Para el caso, todo hallazgo no conforme documentado y puesto en conocimiento
del contratista se considerara como un ENTREGABLE a cargo del Contratista.
Por lo anterior, si el Contratista no atiende de manera efectiva, a conformidad de
Ecopetrol o su representante, el hallazgo No Conforme documentado y entregado
formalmente al Contratista, Ecopetrol podr proceder de la siguiente manera:
o Se considerar por Ecopetrol como criterio de evaluacin al desempeo
peridico o definitivo del contratista, la efectividad para atender e
implementar los planes de accin derivados del anlisis de causas por los
hallazgos no conformes generados. Ver procedimiento ECP-DAB-P-32-


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V3 Procedimiento de Gestin de Contratistas, criterio Cumplimiento de
especificaciones tcnicas.
o Ecopetrol podr hacer efectiva la clausula de apremio definida en el
contrato, si durante el desarrollo del contrato no se atienden los hallazgos
formales emitidos. El Contratista tendr 5 Das Hbiles para emitir el plan
de accin o justificar porque no acepta el hallazgo. De ratificarse el
hallazgo el contratista tendr 2 Das hbiles para presentar el plan de
accin.
El anlisis de causas y medidas correctivas definidas por el Contratista
como los tiempos de ejecucin una vez sean aprobados a satisfaccin de
Ecopetrol, debern cumplirse, de no hacerlo se considera no corregido el
hallazgo y Ecopetrol podr proceder a hacer efectiva la clausula de
apremio.
o Para el cierre y liquidacin del contrato, el Contratista deber haber
cerrado todos los hallazgos No conformes remitidos formalmente. Por lo
anterior Ecopetrol mantendr el porcentaje de retencin del valor del
Contrato fijado en la minuta del Contrato, hasta su cierre a Satisfaccin.

En los casos en que se presenten No conformidades que atenten contra la
Seguridad y Bienestar del personal, el Medio Ambiente o la Calidad del producto
o servicio y que el contratista no gestione los planes de accin que corrijan a
satisfaccin oportunamente, Ecopetrol se reserva el derecho de notificar al ente
certificador sobre la situacin presentada, para que este, bajo la metodologa
que estime conveniente realice la verificacin y validacin del Plan de Accin.

Con la Suscripcin del Contrato, el Contratista manifiesta su total acuerdo con las
obligaciones establecidas en este numeral y en especial con la aceptacin que los
recursos adicionales dispuestos por ECOPETROL sern a su exclusiva cuenta.


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7. REQUISITOS FUNDAMENTALES DE LA GESTION QAQC

a. RECURSO HUMANO COMPROMISO Y LIDERAZGO
El Contratista deber mantener desde el inicio hasta la finalizacin de las obras, el
liderazgo de los trabajos de Aseguramiento y Control de la Calidad, con un Gestor
QAQC, quien hace parte del Equipo mnimo de trabajo. El perfil del Gestor de QAQC y
de su equipo de trabajo, est definido en el siguiente cuadro:

CARGO CANT EDUCACION EXPERIENCIA FORMACION ESPECIFICA HABILIDADES
Profesional
QA/QC
1 Profesional
en
ingeniera
Cinco (5) Aos de
experiencia general
como ingeniero, tres
(3) aos de
experiencia especifica
en implementacin de
sistemas de calidad
en proyectos de la
industria del petrleo
Debe contar con por
lo menos un curso de
40 horas en la norma
ISO 9001-2008 y ser
auditor interno en ISO
9001-2008.
Su dedicacin ser
del 100% al proyecto y
deber tener
presencia permanente
en cada una de las
plantas en ejecucin.
Liderazgo,
comunicacin
empata,
predispuesto
al cambio.

El Contratista debe dar cumplimiento a la Tabla Salarial aplicable, para los cargos
QAQC definidos como equipo mnimo de trabajo.

El profesional designado, deber capacitar a todos los involucrados en el plan de
calidad, adems deber asegurar el compromiso y la competencia de sus supervisores
y personal que realice pruebas que aseguren la conformidad de los productos, el
personal deber saber realizarlas e interpretar los resultados de los estndares de
estas.


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El Contratista deber mantener mnimo un Profesional QAQC el cual atender todos
los frentes de trabajo para el control de las actividades y su pertinente Aseguramiento
de la Calidad.

b. PLAN DE CALIDAD QA
El Contratista deber documentar y presentar para comentarios y/o aprobacin del
Gestor QAQC un Plan de Calidad que de cumplimiento a todas las directrices
establecidas en la Norma ISO 10005:2005 aplicables a la Gestin del Contrato.
En el Plan de Calidad se deber reflejar todos los documentos (procedimientos,
manuales, instructivos, formatos, etc.), bajo los cuales el Contratista garantizar el
cabal cumplimiento de las directrices definidas en la Norma ISO 10005:2005 y deber
adjuntarlos para Revisin y comentarios del Gestor QAQC.

El Plan de Calidad, deber presentarse con las firmas del Director del Proyecto y
Gestor QAQC (responsable de la Gestin QAQC para el proyecto) por parte del
Contratista, para ser revisado y aprobado por el Cliente o su representante.

El Plan de Calidad debe contemplar cuando ECOPETROL as lo exija, la
implementacin de sus directrices.
El Plan de Calidad, podr ser presentado en fases, si as lo estima conveniente el
Contratista. Las fases podrn ser, Ingeniera (E), compras (P) y construccin (C).

El Plan de Calidad deber reflejar como mnimo:
Alcance
Elementos de entrada
Definir la planeacin estratgica para el Proyecto (Poltica de calidad, Objetivos,
ndices de gestin y metas).


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Definir los Procesos que el Contratista implementara durante el desarrollo del
proyecto y presentar las caracterizaciones de cada uno.
Responsabilidades especificas del Director o Jefe de obra
Metodologa para el Control de documentos y datos y registros. Incluye
metodologa para estructuracin y entrega de dossiers.
Asignacin de recursos (establecer un presupuesto) para garantizar el cabal
desempeo de la Gestin QAQC. Este presupuesto en ningn caso es adicional
a la propuesta Econmica que presenta el Contratista para ser seleccionado.
Definir los recursos logsticos (infraestructura y ambiente de trabajo), suministros
(materiales, equipos) y humanos crticos para el proyecto.
Requisitos y entregables.
Si es UT o Consorcio definir claramente (adjuntar acta de acuerdo) bajo qu
sistema de Gestin de la Calidad se controlar el proyecto o si se implementara
uno en particular.
Metodologa para la comunicacin con el cliente
Metodologa para el control del diseo y desarrollo (Ingeniera). Actividades de
revisin, verificacin, validacin.
Metodologa para el Control de cambios en la Ingeniera durante las
actividades de construccin y/o montaje
Estrategia para la Produccin y prestacin del servicio. Incluye control de la
construccin y montaje, y procedimientos y estrategia para la Terminacin
mecnica, precommissioning, commissioning y puesta en marcha (alcance
contractual).
Identificacin y trazabilidad de los productos
Directrices para garantizar el recibo, devolucin, manejo y cuidado a la
propiedad de ECOPETROL o terceros.
Estrategia para garantizar la preservacin del producto, previo su entrega
definitiva a satisfaccin de ECOPETROL


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Estrategia para el manejo, control y seguimiento a las compras o suministros
crticos a cargo del Contratista.
Definir un Plan de compras y suministros aplicable al proyecto (si es parte
del alcance contractual), el cual indique como mnimo:
Descripcin del suministro.
Responsable del suministro.
Intermediarios.
Fechas de disposicin en sitio de los suministros crticos (equipos,
materiales).
Fechas de llega a puertos nacionales (aplica para suministros de
importacin).
Metodologa para identificacin y control del Producto no conforme.
Metodologa para el establecimiento, implementacin y seguimiento a los planes
de accin.
Metodologa bajo la cual garantizara la disposicin, cuidado y conformidad de los
equipos de seguimiento y medicin. Incluye acreditacin del laboratorio o
trazabilidad con el equipo patrn.
Metodologa para la implementacin de auditoras internas al proyecto
Metodologa para elaboracin y presentacin de informes

El Contratista determinar, de acuerdo a su Sistema de Gestin, la manera como
presentar y cumplir las metodologas exigidas.

El Plan de Calidad deber presentarse por parte del Contratista para revisin a mas
tardar 8 das calendario despus de la firma del Contrato, el Gestor del Contrato por
Ecopetrol o su Representante deber en un lapso de 8 das Calendario revisar y emitir
con comentarios o para aprobacin el documento. El Contratista deber entregar a


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ms tardar en la reunin de inicio del contrato o Kick off Meeting, el documento
corregido para revisin y aprobacin por parte de Ecopetrol o su representante.

c. PLAN DE INSPECCION Y ENSAYO (ITP) QC
El Contratista deber documentar y presentar para comentarios y/o aprobacin del
Gestor QAQC un Plan de inspeccin y ensayo que rena todos los requisitos
contractuales definidos en los DPS, con el fin de garantizar la conformidad del producto
o servicio prestado.

El Plan de Inspeccin y Ensayo deber referenciar como mnimo los siguientes
criterios:
Actividad: Describe la especialidad (elctrica, mecnica, civil, instrumentacin y control)
y actividad constructiva que ser objeto de verificacin y validacin.
Prueba-ensayo-mtodo: De acuerdo a las obligaciones definidas en las
Especificaciones Tcnicas o en la Normatividad tcnica aplicable, referenciar el
mtodo, prueba o ensayo reconocido en estos, a implementar para garantizar la
conformidad del producto. Ej: Toma de densidades, Prueba hidrosttica, ensayo de
compresin de concretos, medicin de aislamiento, inspeccin visual, etc.
Variable a controlar: describe la unidad de medida a controlar. Ej: Pulgadas, PSI, % de
compactacin, grados de inclinacin, ohmios, integridad (condiciones identificadas por
inspeccin visual), etc.
Frecuencia: Define la cantidad de veces que realizar la prueba o cada cuantas
unidades la realizar. Ej: cada 240m
2
, cada 40m
3
, diaria, 100% de las unidades, etc.
Referencias tcnicas aplicables: Referencia la normatividad tcnica aplicable a la
prueba, ensayo o medicin. Ej: ASME B31.3, NTC 396, NSR-10.
Criterio de aceptacin o rechazo: Define la tolerancia o rango de aceptacin del
producto, de acuerdo a los criterios definidos contractualmente o establecidos en las
normas de referencia.


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Procedimiento y formato: Enuncia el procedimiento aceptado por ECOPETROL o su
representante, donde refiere la metodologa que usara para garantizar la conformidad
del producto.
Equipos de medicin o ensayo a usar: Describa el tipo y modelo de equipo a usar para
la medicin prueba o ensayo. Ecopetrol o su representante podr exigir la ficha tcnica
del equipo y el certificado de calibracin o verificacin emitido por una entidad
acreditada por la ONAC o el certificado del equipo patrn usado.
Cargo responsable: Especifique el responsable de realizar la prueba, ensayo o
medicin. Si es un proveedor o subcontratista referenciarlo.

El Contratista deber presentar el da JUEVES para revisin y visto bueno, al Gestor
QAQC el Programa de Inspeccin y ensayo a realizar a partir del da lunes de la
semana siguiente, el cual tendr vigencia hasta el da domingo.

El Gestor QAQC junto con el Contratista deben de definir en el Plan de Inspeccin y
ensayo o en el Programa semanal de inspeccin y ensayo las siguientes condiciones
para su implementacin:
Pruebas, mediciones o ensayos que deben de contar con la presencia de un
representante del cliente para ser llevadas a cabo.
Pruebas, mediciones o ensayos que deben de notificarse (fecha, hora, lugar) al
representante del cliente para que este determine su presencia o no.
Pruebas, mediciones o ensayos que no requieren ser notificados al
representante del cliente para su implementacin.

Para todos los casos, el reporte o registro de los resultados de las pruebas, ensayos o
medicin, debern presentar la firma de aceptacin del representante de
ECOPETROL, en caso de rechazo, deber realizarse nuevamente la prueba, ensayo o
medicin.


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Las actividades de Terminacin Mecnica, Precommissioning, Commissioning y
Puesta en marcha debern de referenciarse en el Plan de Inspeccin y ensayo, cuando
sean aplicables o presentar un procedimiento especfico para cada actividad que le
aplique.

El Plan de Inspeccin y ensayo deber presentarse para revisin y/o aprobacin por
parte del Gestor QAQC en la reunin de inicio del contrato o Kick off Meeting.

Toda No conformidad identificada producto de una prueba, medicin o ensayo definida
en el Plan de Inspeccin y ensayo del Contratista, deber ser notificada por este al
Representante del cliente documentando el hallazgo no conforme, el anlisis de
causas y plan de accin pertinente.

d. INFORMES QAQC
El Gestor QAQC por parte del Contratista, deber presentar un informe semanal de la
gestin desarrollada a su cargo. El formato de informe ser el acordado con el Gestor
QAQC y ser controlado por el Contratista.
Este informe deber contener como mnimo los siguientes aspectos:
Fecha de corte.
Estado de procedimientos, manuales, instructivos y formatos. En elaboracin,
revisin, correccin o aprobacin.
Pruebas implementadas. Descripcin de la cantidad aceptada y/o rechazada.
Relacin de Hallazgos no conformes identificados por el Contratista y los
identificados por el representante del cliente.
Relacin Planes de Accin correctivos y preventivos.
Recursos QAQC disponibles y retirados. Recursos humanos, tcnicos (equipos
usados), logsticos, proveedores de pruebas y ensayos.


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Seguimiento al presupuesto QAQC.
Estadsticas de los aspectos referenciados y su anlisis respectivo.
Registro fotogrfico de las actividades de la semana.
Firma del responsable, del director de obra y visto bueno de un representante
del Gestor QAQC.

El informe se deber presentar a ms tardar en la reunin sistemtica de obra.
El Gestor QAQC podr solicitar copia de este informe para su consulta y archivo.

Como complemento al informe mensual emitido por el Programador de obra por parte
del Contratista, se adjuntar un informe resumen mensual de la gestin QAQC que
deber contener como mnimo los aspectos referenciados para el informe semanal.

Al finalizar el contrato, el Contratista deber adjuntar al informe final de obra, un
informe final de la gestin QAQC que referencie como mnimo los aspectos definidos
para los informes semanal y mensual.

e. MEDIOS PARA EL REGISTRO Y ACEPTACION DE LA CALIDAD
El Contratista en la fase de planeacin del contrato, debe presentar los formatos, que
implementara para registrar la informacin resultante de los controles de calidad
realizados, ya sea por Inspeccin, medicin, pruebas o ensayos. El contratista debe
asegurar la disposicin de estos con suficiente anticipacin al inicio de las actividades y
debe garantizar que se disponen en sitio y son implementados por los responsables del
control de calidad.

8. RELACION DEL PLAN DE CALIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTION



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El Contratista deber definir en su Plan de Calidad, las estrategias de control
aplicables a otros sistemas de gestin, segn la interrelacin definida entre las normas,
como, ejecucin de auditoras internas, presentacin y control de documentos.
El Plan de Calidad para el Contrato, debe estar alineado con las directrices y polticas
definidas por la organizacin en su Manual de Calidad. Si el contratista est
conformado por dos o ms empresas, se debe asegurar que el Plan de Calidad, este
alineado al manual de calidad del sistema de gestin acogido, o si el Sistema de
Gestin es independiente, se debe emitir un manual de calidad que integre los
procesos aplicables al proyecto.

9. GESTION DOCUMENTAL

El Contratista deber mantener actualizado un Listado Maestro de documentos
propios del proyecto y externos aplicables al proyecto, disponible para consulta del
Gestor QAQC, el cual debe referenciar como mnimo: Cdigo y nombre del documento,
Versin vigente y ubicacin.
El Contratista deber presentar para revisin y visto bueno del Gestor QAQC un
procedimiento documentado que garantice un manejo y control adecuado de la gestin
documental que refleje los siguientes aspectos como mnimo:

a. PRESENTACION, REVISION Y APROBACION DE DOCUMENTO
El Contratista es el responsable de generar y controlar toda la informacin relacionada
con el proyecto, para ser entregada o verificada por ECOPETROL, que permita
garantizar la trazabilidad y validacin de las obligaciones administrativas y tcnicas
establecidas contractualmente, a su cargo.



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Se entender por documentos todos los manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, hojas de datos, certificados de calidad, etc., que sean requeridos para la
adecuada ejecucin del Proyecto.

8.1. Estructura de los documentos.
El procedimiento de control de documentos deber definir claramente la estructura
jerrquica e interrelacin de los documentos que implementar el Contratista.

8.2. Elaboracin, revisin y aprobacin de documentos
Ser responsabilidad del Contratista elaborar y revisar todos los documentos que
requiera el proyecto.
La revisin de estos documentos, debe ser avalada con su firma por los Ingenieros
residentes de cada especialidad que demande el proyecto y/o por el Director del
mismo.
La aprobacin de los documentos, estar a cargo de ECOPETROL o su representante.

El Contratista deber incluir un cuadro en el que se relacionen los cargos autorizados
para elaborar, revisar y aprobar los documentos internamente de acuerdo a lo
acordado con el Gestor QAQC.

No se aceptara la presentacin de documentos (incluye formatos), con tachones, no
legibles parcial o totalmente, enmendaduras, alteraciones o cualquier otro aspecto que
no garantice su validez original o aprobada.

8.2.1. Aprobacin de registros de pruebas, ensayos y mediciones.
Para la certificacin de cualquier trabajo, se deben usar los formatos que sean
aplicables en cada disciplina segn el alcance del Proyecto. Una vez ejecutada cada
prueba se har la certificacin respectiva, se firmar por cada uno de los


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representantes autorizados (Contratista y Cliente) y se anexar al Dossier respectivo.
Los registros o formatos QC son inherentes a cada contratista y debern ofrecer
informacin bsica sobre la prueba, ensayo, inspeccin o medicin realizada.

Para todos los casos, el reporte o registro de los resultados de las pruebas, ensayos o
medicin, debern presentar la firma de aceptacin del representante de
ECOPETROL, en caso de rechazo, deber realizarse nuevamente la prueba, ensayo o
medicin.

8.2.2. Presentacin y entrega de los documentos
El Contratista y el equipo de aseguramiento de Calidad debern dar un manejo
adecuado a los documentos que se entreguen para distribucin y archivo, siguiendo los
requisitos establecidos en el procedimiento de coordinacin especfico para el
proyecto. Los documentos debern ser entregados en medio fsico (original y copia) y
magntico (CD o correo electrnico o por hardware extrable) para archivo del personal
de Aseguramiento de la calidad o del Contratista.

Medios fsicos. Se deber entregar un documento original y copia de cada
documento.
Medios magnticos. Se deber entregar una copia en medio magntico en
formato PDF, de todos los documentos recibidos en medio fsico.

Se debe recibir cada documento por cualquiera de las partes, dejando registrado como
mnimo los siguientes aspectos:
Fecha de recibido.
Hora de recibido.
Lugar de recibido (si es diferente al proyecto donde se manejan las
comunicaciones).


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Firma y nombre de quien recibe.
Condicin de recibido: Aceptada, recibida para revisin.

8.3. CONSERVACION Y ARCHIVO TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS
Se debern definir la metodologa, medios de archivo de los registros (magntica y/o
fsico) y los mecanismos que permitan garantizar su conservacin, as como tambin la
metodologa de identificacin del archivo para poder acceder fcilmente a ellos por
cualquiera de las partes o funcionarios que lo requieran.
El Contratista debe definir una metodologa que garantice evitar la prdida de
informacin relevante para el proyecto en caso de incendio, inundacin o cualquier otra
amenaza a la que pueda estar expuesta.

El Contratista a su costo deber entregar a ECOPETROL o su representante, copia
(fsica y magntica en formato .pdf) de todos los procedimientos y registros (informes,
pruebas, ensayos, medicin, etc.) previamente aprobados para archivo.

Los entregables del Proyecto por parte del Contratista e ITANSUCA, hacia
ECOPETROL, debern cumplir lineamientos definidos en el manual ECP-GEA-M-05
Manual de Gestin Documental de la Gerencia Administrativa.

8.4. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS
El Contratista deber controlar los cambios en los documentos y para ello debe definir
una metodologa que permita realizar la trazabilidad a estos, por lo menos en los
siguientes aspectos: fecha de implementacin del nuevo documento y fecha de
derogacin del antiguo, versin a la que cambia y causa que motiv el cambio.
Esto incluye los cambios o modificaciones que se hagan al plan de calidad.

8.5. DIVULGACION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS


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El Contratista debe de establecer una estrategia que garantice la divulgacin de los
procedimientos, instructivos y formatos a ser usados para construccin y pruebas o
ensayos, de tal forma que el personal que lleve a cabo las actividades, las realice de
acuerdo al documento aprobado para construccin.
El Contratista debe definir una estrategia que garantice que se distribuyan e
implementen los documentos vigentes o la ltima actualizacin de estos al personal
que los implementen. Se debe tener especial cuidado con los planos aprobados para
construccin, para evitar no conformidades en el proceso.

8.6. DOSSIER DE COMPLETAMIENTO O CONSTRUCCION

El Expediente (Dossier) de construccin registra todas las actividades de
adquisicin, fabricacin, montaje, pruebas y ensayos no destructivos, aplicables a cada
proyecto, este documento est alineado con el documento ECP-GTD-P-001 DOSSIER
DE CONSTRUCCION.
La fabricacin o construccin se considera terminada cuando se haya ejecutado lo
siguiente (si aplica):
Todos los trabajos de concreto incluyendo sus pruebas (Deformacin, resistencia
de los concretos, etc.)
Los equipos mecnicos que hayan sido instalados, nivelados y alineados en su
posicin final, el Grouting que haya sido aplicado.
La tubera ha sido instalada en su posicin final, los alivios trmicos y los END
(Ensayos No Destructivos) han sido ejecutados, aprobados y se hayan registrado
adecuadamente.
Toda la soporteria ha sido instalada.
Los pneles elctricos, motores y sistemas de control hayan sido instalados.
Los cables han sido instalados e identificados (etiquetados -TAG). Se incluyen los
bancos de ductos y bandejas porta cables.


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Los sistemas de puesta a tierra y proteccin contra descargas atmosfricas
(Pararrayos) hayan sido instalados.
Los instrumentos y vlvulas han sido calibradas, documentados los resultados y
aprobados.
Los cambios de Ingeniera que hayan surgido durante la construccin y las
desviaciones de los cdigos o especificaciones aplicables han sido documentados y
aprobados por Ingeniera a travs de los documentos de manejo del cambio y los
reportes de no conformidad estn debidamente cerrados.
Se haya conseguido la certificacin de materiales.
Los chequeos preliminares de las tuberas instaladas hayan sido ejecutados para
verificar que los E.N.D, los alivios trmicos, el lastrado y el recubrimiento cumplen
con las especificaciones aplicables.
La preservacin de las instalaciones antes, durante y al final de la instalacin, han
sido ejecutados con resultado satisfactorio.
Los dossiers o construccin hayan sido emitidos por los proveedores y aceptados
por ECOPETROL o su representante.


El Contratista deber conformar y presentar para revisin y aceptacin de manera
organizada un Dossier de construccin de acuerdo a los siguientes lineamientos:
Folders de pasta dura, de color blanco, con tres argollas, de tamao tal que no
permita la salida por ninguno de sus lados de los documentos en l archivados.
El lomo debe ser apropiado para la cantidad de documentos que se pretenda
archivar en cada folder sin pasar de 3 o inferior a 1 . Deber tener bolsillos
plsticos en la cubierta y el lomo, en los cuales el Contratista incluir la
identificacin aprobada por ECOPETROL o su representante. Cada folder debe
ir identificado mnimo con:
Numero del tomo.
Especialidad del dossier.


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Nombre del proyecto.
Ubicacin. Planta, lnea, etc.
Nmero y objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Cliente. ECOPETROL S.A.
Una imagen fotogrfica representativa de la especialidad en el proyecto.
Se debe acordar en una etapa temprana del proyecto el ndice para el dossier
asegurando su conformacin bajo el alcance especfico del contrato, Cada tomo
tendr su propio ndice y deben estar identificados de una manera secuencial.
Cada documento que conforma el dossier, debe de tener un margen izquierdo
de por lo menos una pulgada 1, para evitar perdida de informacin. Se debe
tener especial cuidado con este aspecto desde el momento en que se disee o
fotocopien los formatos y dems documentos.
Todos los documentos externos que no cumplan el requisito anterior debe ser
archivados usando bolsas plsticas tamao carta para planos.
Todos los documentos archivados, deben ser completamente legibles y estar en
buen estado. No se aceptan registros con tachones, rotos o con enmendaduras.
El papel a usar para los documentos o registros que conformarn el dossier,
ser mnimo de 80gr/m2, para garantizar su conservacin a largo plazo. El
contratista debe prestar atencin a este aspecto desde el inicio de la generacin
de documentos o registros en el proyecto.
Todos los documentos deben ser originales, con sus firmas originales. De no
poder incluir un documento o registro original, con el aval de ECOPETROL o su
representante, el contratista incluir una copia que tenga un sello con las letras
COPIA ACEPTADA y la firma del Gestor QAQC del contratista y la del
representante de ECOPETROL o un funcionario de este.
No se permite el uso de marcadores para resaltar, diferenciar, destacar, etc., en
los documentos que conformen el dossier.


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El orden de los documentos ser el siguiente, en caso que por las condiciones
del proyecto no se ajuste o deba variar, se asemejara a la estructura aqu
presentada.
a. ndice.
b. Planes y Procedimientos.
c. Personal.
Organigrama.
Lista de firmas autorizadas
Listado de soldadores. WPQ.
Listado de tcnicos y operadores de equipos para toma de
pruebas, medicin y ensayos en sitio.
Lista de laboratorios y laboratoristas usados.
Listado de subcontratistas.
d. Materiales y equipos suministrados.
Listado por especialidad. Tuberas, estructuras, mecnicos, civil,
elctrico, instrumentacin, control.
Certificados de calidad.
Requisicin de materiales MR,s.
Remisin del proveedor
Ingreso e inspeccin de almacn y aceptacin de suministros.
Protocolos de pruebas de equipos.
Fichas tcnicas.
Hojas de seguridad de productos qumicos.
e. Registros especialidad civil.
Registros de ensayos.
Planos Layout.
Registros de inspeccin.
Registros de liberacin por QC.


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f. Registros de estructuras.
Sistema y subsistema Nmero: Cada paquete debe contener:
Planos de ubicacin de los materiales y registros de
soldadura.
Registros de ensayos no destructivos
Tratamientos trmicos
Registros de reparaciones y otros
Registro de planos
Planos de taller
g. Fabricacin de tubera
Planos de certificacin ubicacin de materiales y registros de
soldadura.
Listado de procedimientos de soldadura WPS,s y calificacin de
procedimientos PQR,s.
ndice de registros NDT / Matriz para ensayos no destructivos
Inspeccin visual
Inspeccin radiogrfica
Inspeccin por ultrasonido
Inspeccin por partculas magnticas
Inspeccin por lquidos penetrantes
Registro de alivios trmicos
Registro de reparaciones
Documentacin en soporte de tuberas registros de
llenado pruebas hidrostticas fichas tcnicas de
prueba hidrosttica
Referencia planos red line

h. Especialidad mecnica
Planos de certificacin ubicacin de materiales y registros de
soldadura
Registros NDT
Inspeccin visual
Inspeccin radiogrfica
Inspeccin por ultrasonido
Inspeccin por partculas magnticas
Inspeccin por lquidos penetrantes
Inspeccin torque de esprragos
Control rotacin / alineacin ejes de bombas
Registros control nivelacin topogrfica


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Registro de alivios trmicos
Registro de reparaciones
Referencia planos red line
Listas de chequeo

i. Fabricacin de tanques.
ndice de paquetes
Hoja de datos tcnicos
Certificacin / Dossier de Fabricacin

j. Instalaciones elctricas.
Sistema y subsistema Nmero: Cada paquete debe contener:
Lista de cables
Lista de carretes
Programa de instalaciones en sitio
Lista de reas peligrosas
Lista de transito
Lista de caja de empalmes
Lista de luminarias
Lista de tableros y accesorios
Planos de referencia
Listado de preguntas tcnicas
Registros de inspeccin

k. Instalaciones de instrumentacin
Sistema y subsistema Nmero: Cada paquete debe contener:
Lista de cables
Lista de carretes
Programa de instalaciones en sitio
Lista de reas peligrosa.
Lista de cajas de empalmes
Listado de tableros y accesorios de control instalados
Listado de Instrumentos Instalados
Planos de referencia

l. Instalacin de detectores de fuego y gas
m. Instalacin de control
n. Preparacin de superficies y recubrimiento


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Revestimiento de tubera
Registros de inspeccin de limpieza de superficies,
revestimientos y pintura
Registros de pruebas de espesores y adherencia.
o. Generalidades
Listas de preguntas tcnicas
Lista de reportes de No conformidad identificados en obra
Lista de planes de accin por no conformidad, prevencin y
mejora.
Registros de inspecciones diarias o peridicas en general.
Catlogos y manuales de instalacin y mantenimiento.
Manual de operacin de los sistemas y subsistemas (aplica segn
obligacin contractual).
p. Radiografas
Reporte de radiografas
ndice de cajas de radiografias. El contratista las debe presentar en
una o varias cajas de madera, metlica o plstica no flexible, con
cajones de acuerdo al tamao de las placas radiogrficas.
q. Planos y documentos Red line y As built.
P&ID
Diagramas de flujo
Listado de cables
Planta y perfil de las lneas de flujo
Lazos de control
Sistema de proteccin catdica
Diagramas de conexionado
Diagramas unifilares
Tendido y recorrido de cables


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Malla a atierra y sistemas enterrados
Edificios y bases en concreto

8.7. CERTIFICACION ENTREGA DE OBRA

Luego de finalizar las obras en cada planta se deber realizar un recorrido con el
Gestor del contrato y el coordinador de planta para generar el listado de pendientes.
Si en el recorrido se generan pendientes se deber dejar registro de la inspeccin y el
contratista proceder a realizar los pendientes producto de la visita.

Luego de terminar los pendientes y de aprobar el Dossier de Construccin
Se deber realizar el acta de entrega de reas a ECOPETROL, esta acta deber ser
firmada por el gestor del contrato y ECP en donde conste que ECP recibe las reas
intervenidas sin pendientes y a satisfaccin segn el alcance de las obras.

9. PROCEDIMIENTOS CONSTRUCTIVOS Y DE PRUEBAS

Es responsabilidad del Contratista elaborar y presentar firmado para aprobacin todos
los procedimientos constructivos y de pruebas que sean requeridos para la adecuada
ejecucin de las actividades que forman parte del alcance del contrato. El Contratista
deber presentar los procedimientos para revisin, comentarios y/o aprobacin por el
Gestor Tcnico por lo menos con tres das de anticipacin al da en que se tenga
definida la ejecucin de la actividad. El Gestor Tcnico deber emitir sus comentarios
al respecto y clasificar el documento en los siguientes aspectos:
Aprobado para construccin. Indica que el documento no tiene comentarios y
esta probado para implementacin.


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Aprobado con comentarios. Indica que el documento cumple los requisitos
fundamentales para la actividad y puede ser implementado, pero deben ser
atendidos los comentarios para emitirlo como Aprobado para construccin.
Devuelto con comentarios. Indica que el documento aun no esta listo para
implementacin y deben de tomarse las correcciones identificadas por el Gestor
QAQC.

El Contratista no podr iniciar actividades sin que se haya aprobado el procedimiento
por parte del Gestor QAQC. Esta condicin no aplica en los casos en que por manejo
del proyecto no haya presencia permanente en el frente de trabajo por parte de por lo
menos un representante del cliente.

El Gestor QAQC representante de ECOPETROL, deber identificar por medio de un
sello APC (Aprobado para construccin), todos los documentos que hayan sido
aprobados por su parte. El uso y custodia del sello ser responsabilidad del Gestor
QAQC.

Todos los procedimientos debern de adjuntar como mnimo los siguientes aspectos
para su aprobacin:
Formatos.
ATS.
Hoja de datos de equipos de pruebas, medicin o ensayo a usar.

Si el Contratista inicia actividades crticas sin un procedimiento aprobado o en trmite,
el equipo auditor podr suspender la actividad y ser objeto de No conformidad, la cual
deber ser evaluada en la reunin sistemtica de obra.

10. RECURSOS


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El Contratista debe determinar su estrategia para proveer los recursos (humanos,
logsticos y tcnicos) necesarios que garanticen la adecuada ejecucin del proyecto.

10.1. RECURSOS HUMANOS
El Contratista debe proporcionar un procedimiento documentado en el cual se defina
su estrategia para proveer y reponer oportunamente el personal mnimo exigido en los
DPS (equipo mnimo de trabajo) y garantizar la competencia de los cargos que no
formen parte del equipo mnimo de trabajo pero que tengan incidencia directa o
significativa sobre la calidad del producto. El Contratista deber adjuntar al
procedimiento o relacionar en este las competencias (educacin, experiencia,
habilidades y formacin y entrenamiento) definidas internamente. Estas competencias
sern objeto de auditora por parte de ECOPETROL o su representante.
El Contratista deber documentar las funciones y responsabilidades de cada uno de
los cargos que afecten directamente la calidad del producto.

10.2. RECURSOS TECNICOS
El Contratista deber proporcionar todos los recursos tcnicos necesarios a sus
trabajadores para garantizar un adecuado trabajo y por ende la conformidad del
producto.

11. REQUISITOS Y ENTREGABLES

El Contratista deber identificar en su Plan de Calidad, los entregables exigidos
contractualmente y las fechas tentativas de presentacin en concordancia con el PDT.
Estos entregables hacen referencia a manuales de operacin, Dossier, ingeniera
bsica, ingeniera de detalle Hojas de datos (data sheet), Plan de compras,


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Procedimientos, hojas de vida, plizas, Plan de Calidad, Plan de inspeccin y ensayo,
estudios tcnicos, etc.

12. COMUNICACIONES CON EL CLIENTE

El Gestor QAQC deber documentar y presentar para la Reunin de inicio o Kick off
Meeting un procedimiento de coordinacin que ser divulgado en esta. Este
documento establece como mnimo el manejo a dar a las comunicaciones
(codificacin, archivo, trazabilidad) y el conducto regular que se puede seguir para ello.
Ser responsabilidad del Contratista atender las disposiciones definidas en este
documento para el manejo de las comunicaciones y deber verse reflejado en el Plan
de Calidad del proyecto.

13. DISEO Y DESARROLLO

El Contratista deber presentar un procedimiento documentado que garantice el
cumplimiento de los requisitos del cliente definidos en los DPS y si no estn definidos
en estos, como mnimo debern cumplirse los que establece la norma ISO 9001 en el
numeral 7.3 Diseo y desarrollo. Para todos los casos se debe de identificar
formalmente los responsables de la revisin, verificacin y validacin de la Ingeniera,
de acuerdo a los requisitos contractuales definidos en los DPS por ECOPETROL.

El Contratista deber ceirse para la gestin a los siguientes procedimientos de
Ecopetrol:
VIT-GDD-I-004 Codificacin de documentos de Ingeniera, equipos,
instrumentos, tuberas, ductos, cajas y cables.
CIT-I-012 Normalizacin de Entrega de MTD al CIT.
VIT-I-034 Ingeniera Bsica


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VIT-I-035 Ingeniera Detallada
ECP-DPY-P-003 Procedimiento para el control de cambios en proyectos

14. COMPRAS

El Contratista deber garantizar una adecuada gestin de compras.
Para ello deber cumplir los siguientes aspectos:
Definir un Plan de compras y suministros aplicable al proyecto (si el suministro
es parte del alcance contractual).
Establecer una metodologa escrita que asegure que los productos comprados
son inspeccionados antes de ser enviados a campo, para su instalacin y
montaje.
Establecer una metodologa escrita que asegure que los productos que llegan al
proyecto son inspeccionados antes de su ingreso al almacn.
Definir un lugar apropiado e identificado para ubicar el producto no conforme y
evitar su uso no intencional. Se debe de identificar por medio de stickers u otro
mecanismo avalado por ECOPETROL o su representante, que garantice el uso
no intencional del producto.
El contratista debe recopilar y presentar para verificacin antes de la instalacin
de los materiales y equipos las Requisicin de materiales MR,s., Remisin del
proveedor, inspeccin de almacn y aceptacin de suministros, certificados de
calidad de materiales, protocolos de pruebas de equipos, fichas tcnicas y
dems documentos que estime conveniente ECOPETROL o su representante
para asegurar su conformidad.
El uso intencional de materiales, equipos o consumibles identificados como no
conformes por parte del Contratista, se considera una no conformidad crtica y
amerita la disposicin de un recurso a servicio de ECOPETROL o su


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representante a costo del contratista, por el tiempo que estos lo estimen
conveniente.
Garantizar que las condiciones de almacenamiento temporal cumplen los
requisitos definidos en las normas de ECOPETROL u otro documento
contractual que sea especificado.
Establecer una metodologa escrita que asegure el control de todos los
materiales y equipos que salen del almacn para ser instalados en campo. La
metodologa que defina el Contratista debe de garantizar la trazabilidad de todos
los materiales y equipos instalados por lo menos en: descripcin del elemento,
lugar de instalacin, fecha de salida de almacn para instalacin y trabajador
que lo solicit para su instalacin.
Cuando no sea evidenciable la conformidad de los suministros del Contratista
por medio de la trazabilidad de documentos, ECOPETROL o su representante
podr exigir las pruebas que estime conveniente de acuerdo a la normatividad
tcnica de Ecopetrol, nacional o internacional aplicable. En todos los casos
ECOPETROL podr exigir las pruebas ms rigurosas si as lo estima
conveniente a todo costo del Contratista. El Contratista ser responsable de
toda la gestin pertinente bajo el aval de ECOPETROL o su representante.
El contratista debe de acogerse al Vendor list de Ecopetrol para la aceptacin
de materiales y equipos crticos, segn en este se establezcan.
El Contratista debe tener un listado actualizado de los proveedores que
suministran: materiales, equipos, consumibles, equipos alquilados para
construccin y pruebas, ensayos y mediciones, que de una u otra forma tengan
incidencia sobre la calidad del producto.
El Contratista debe de garantizar que sus proveedores de materiales, equipos o
consumibles crticos (que afecten significativamente la calidad del producto) han
sido seleccionados de acuerdo a criterios aceptados por ECOPETROL o su
representante.


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El Contratista debe garantizar que durante el transporte su proveedor de
transporte y/o proveedor de producto asegure los siguientes aspectos:
Cumplimiento de la normatividad legal para transporte en carretera de
carga, carga extra pesada y extra dimensionada, mercancas peligrosas,
etc.
El embalaje de la mercanca transportada es adecuado y avalado por
ECOPETROL o su representante, de tal forma que garantice su
integridad.
Los mtodos de cargue y descargue deben de cumplir con toda la
normativa en HSE definida por Ecopetrol y adems deber garantizar que
no existe riesgo de dao o avera.
Las gras y equipos usados para movimientos de cargas o elevacin de
personas deber estar certificado por una empresa reconocida para
garantizar la operatividad del equipo.

15. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ANTES Y DURANTE LA EJECUCION DE
ACTIVIDADES Y LIBERACION Y ENTREGA DE OBRA POR QA

15.1. Aseguramiento de la calidad QA.
El Contratista deber asegurar que las obras ejecutadas dan pleno cumplimiento a los
requisitos definidos en las especificaciones tcnicas, para ello deber generar
herramientas por medio de su sistema de Gestin de la Calidad para registrar la
conformidad y/o cumplimiento de dichas especificaciones, las cuales no puedan ser
evidenciables por medio de reportes, informes o registros generados por pruebas o
ensayos realizados por terceros o por el mismo contratista bajo condiciones
controladas y aval del gestor Tcnico del Contrato.
Todos estos registros de conformidad deben describir de manera clara, que es
conforme o no, la ejecucin de la actividad de acuerdo a los requerimientos de la


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especificacin tcnica o norma tcnica reconocida cuando as sea aplicable, de igual
forma cada registr que evidencie la conformidad, deber contar con el aval de
Ecopetrol o su representante.

15.2. Liberacin de obras.
El contratista deber generar registros que permitan evidenciar la liberacin de las
obras construidas de manera parcial y total, para ello deber generar por medio de sus
Sistema de Gestin de la Calidad las herramientas de registro pertinentes que
permitan asegurar que se dio pleno cumplimiento a todos los requisitos contractuales y
as Ecopetrol o su representante dar el aval pertinente. Dentro de los criterios que se
debe verificar para la liberacin de obra estn los siguientes, pero sin limitarse a ellos:
o Ensayos de laboratorio y calificacin de procedimientos para inicio de
actividades.
o Conformidad de los suministros a cargo del contratista o terceros.
o Cumplimiento de estndares y especificaciones tcnicas, no
evidenciables con pruebas y ensayos.
o Ejecucin de ensayos, pruebas y ensayos de acuerdo al plan de
inspeccin y ensayo aprobado.
o Presentacin de todos los documentos requeridos contractualmente.


16. IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

El Contratista deber identificar y controlar la trazabilidad de los materiales y equipos
que deba suministrar. La trazabilidad deber ser verificada por el Gestor en campo.

Todos los materiales usados deben de tener su certificado de calidad en el cual sea
evidenciable su relacin con el material suministrado e instalado por el Contratista.


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Todos los equipos y mquinas suministradas por el Contratista, deben de presentar los
protocolos de prueba de fbrica. Estas pruebas de fabrica deben ser como mnimo las
exigidas en los DPS o las que el proveedor haya establecido como mnimas para
garantizar la conformidad del producto.
Cuando el Gestor QAQC identifique que los materiales suministrados por el Contratista
no cumplen cabalmente los requisitos contractuales o de las normas tcnicas
reconocidas para ello o no cuentan con la documentacin que soporte su conformidad
expedida por el fabricante, los declara e identificara en Cuarentena y exigir
formalmente al Contratista, a su costo, llevar a cabo en un laboratorio acreditado las
pruebas necesarias a una muestra representativa de los materiales identificados en
cuarentena, la cual ser la que defina el representante del cliente. Quedar a criterio
del especialista que forme parte del Gestor QAQC, validar con el resultado de las
pruebas emitidas por el laboratorio acreditado, la conformidad de los materiales
identificados en cuarentena y determinar su liberacin para uso, instalacin o entrega.

El uso no autorizado de materiales identificados en cuarentena por parte del
Contratista, podr acarrear el retiro a todo costo del Contratista del sitio donde fue
instalado el material y su reposicin por uno que si cumpla los requisitos contractuales.

El Contratista deber asegurar que la identificacin de las tuberas y equipos cumplan
el cdigo de colores establecido por ECOPETROL, para ello deber ceirse al
procedimiento ECP-DHS-G-009 Cdigo de Colores RAL.

17. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y PLANES DE ACCION

El Contratista deber presentar para revisin y visto bueno del Gestor QAQC un
procedimiento documentado para garantizar la identificacin y tratamiento del producto
no conforme identificado. De igual forma deber presentar para revisin y visto bueno


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un procedimiento que defina la metodologa a implementar para el establecimiento
seguimiento y cierre de los planes de accin necesarios por hallazgos no conformes o
medidas de prevencin.

El Gestor QAQC por medio de inspecciones peridicas o a travs de auditoras
planeadas, podr identificar el producto no conforme generado por el Contratista en las
diferentes fases del contrato.

El Contratista deber identificar el producto no conforme de forma adecuada
(materiales, equipos, mquinas, sistemas o subsistemas) cada vez que el Gestor
QAQC lo identifique y notifique formalmente, para evitar su uso no intencional.
Su liberacin se autorizar dando cierre al hallazgo no conforme, validado con la firma
por uno de los especialistas del Gestor QAQC.
El Contratista deber, para corregir las No conformidades, documentar los Planes de
accin (implementando su metodologa) en el cual se identifiquen claramente todas las
causas que propiciaron la No conformidad y la estrategia que se plantea para corregirla
de forma efectiva y eliminar sus causas.

Cuando los hallazgos se identifiquen repetitivos por las mismas causas, evidenciando
que los planes de accin no son eficaces, el Gestor QAQC, podr exigir al Contratista
que sustente formalmente los hechos que han conllevado a esta situacin y se definir
un Plan de accin en conjunto para Garantizar la eficacia de las medidas correctivas a
implementar.
Si persiste el hallazgo No conforme repetitivo por parte del Contratista, el Gestor
QAQC, podr determinar el reproceso del producto y/o su rechazo definitivo a todo
costo por parte del Contratista.



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Si se presentan No conformidades a los productos o instalaciones entregadas al
Contratista para la ejecucin de los trabajos por hechos derivados de su labor, ser
responsabilidad del Contratista documentar y presentar las acciones pertinentes para
corregir a satisfaccin de ECOPETROL el dao y propender porque no se repita.

18. VALIDACION DEL PRODUCTO CONFORME

La conformidad del producto o suministros, ser avalada por el Gestor QAQC.
Si se identifican no conformidades a un producto ya aprobado, el Gestor QAQC, podr
exigir su correccin puntual, a lo cual deber documentarse la No conformidad y darle
cierre.
Si se identifican hallazgos no conformes repetitivos en un sistema o productos de
iguales caractersticas ya aprobados como conforme, el Equipo de Aseguramiento de
Calidad, podr exigir al Contratista realizar nuevas pruebas en los puntos aleatorios
que estime conveniente a costo del Contratista hasta garantizar su conformidad. Todo
hallazgo No conforme que se derive de esta gestin deber ser documentado y
establecido el anlisis de causas y plan de accin pertinente.

El Contratista debe asumir todos los costos por las pruebas que se implementen y por
las medidas correctivas a que haya lugar para corregir la No Conformidad.

19. EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

El Contratista deber presentar para ECOPETROL o su representante una relacin de
los equipos de seguimiento y medicin a usar en el proyecto adjunta al Plan de
Calidad. Esta lista debe de referenciar como mnimo:
Marca del equipo
Modelo


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Caractersticas. Rango de medicin, unidades.
Estado de calibracin o verificacin.
Fecha prxima calibracin.
Laboratorio que emite el certificado de calibracin o verificacin.

Cada vez que se actualice el listado se deber notificar por escrito a ECOPETROL o su
representante.

El rango de medicin del equipo de seguimiento y medicin, debe ser coherente con el
rango a medir, garantizando la menor incertidumbre posible en la medicin.
Los certificados de Calibracin y Verificacin, debern ser expedidos por laboratorios
acreditados por la ONAC, lo cual debe ser evidenciable. Si el laboratorio no cuenta con
acreditacin de la ONAC, se debe exigir el certificado de calibracin del equipo patrn
con el cual se calibr o verific el equipo propuesto por el Contratista, para comprobar
su vigencia.

Todo equipo nuevo debe ser calibrado y verificado para determinar si es conforme para
uso.

Todo equipo antes de ser usado debe ser aprobado por un representante del Gestor
QAQC. Si el Contratista cambia el equipo aprobado para pruebas, medicin o ensayo
por otro no presentado al Gestor QAQC, deber de notificar a uno de los
representantes del cliente para ser aprobado su uso.
El Contratista deber mantener actualizado el listado de equipos de seguimiento,
medicin o ensayo presentado. Este aspecto podr ser auditado.

20. PROVEEDORES PARA PRUEBAS, MEDICION Y ENSAYOS



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El Contratista debe de garantizar la idoneidad del proveedor que vaya a realizar
pruebas, mediciones o ensayos segn su necesidad.

Para esto el Contratista deber poder evidenciar los siguientes aspectos:
Competencia del personal que lleve a cabo la prueba y ensayo.
Conformidad de los equipos que utilice para las pruebas.
Un procedimiento (y sus formatos) aprobado por el Gestor QAQC para la
ejecucin de la actividad.
Informe de resultados avalado por un profesional competente en la materia.

21. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y VALIDACION DE LA GESTIN

Los auditores que utilicen cualquiera de las partes deben ser competentes, para lo cual
su competencia deber ser avalada por medio de una o varias certificaciones emitidas
por organismos reconocidos.

21.1. AUDITORIAS POR PARTE DEL CONTRATISTA

El Contratista deber implementar auditoras internas al proyecto, con la frecuencia
que estime conveniente. Para ello se deber presentar al Gestor QAQC, adjunto al
Plan de Calidad un Programa de auditoras internas.
De los reportes de hallazgos que genere el Contratista se deber enviar una copia al
Gestor QAQC, adjuntando los planes de accin e identificacin de causas pertinentes
para seguimiento. El cierre de estos hallazgos los realizar el Contratista directamente.
Para todos los casos se deber notificar por escrito las fechas, hora y lugar de
auditora y fechas de seguimiento y cierre por parte del Contratista, a lo cual el Gestor
QAQC determinar si asiste.


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21.2. AUDITORIAS POR PARTE DEL GESTOR QAQC

El representante del cliente o el cliente podrn realizar auditoras a cualquier frente de
trabajo con la frecuencia que considere pertinente.
Sern auditables los siguientes aspectos de gestin que implemente el Contratista,
pero sin limitarse a ellos:
Plan de Calidad.
Plan de inspeccin y ensayo (ITP). Pruebas a la conformidad del producto o
servicio.
Conformidad y trazabilidad de suministros (materiales, consumibles, equipos,
mquinas).
Desempeo laboral.
Desempeo HSE.
Gestin documental.
Plan detallado de trabajo.
Acuerdos y compromisos definidos en Actas e informes.
Procedimientos.
Preservacin del producto.
Cumplimiento de requisitos contractuales de orden general.
Todo lo relacionado con la ejecucin del proyecto.

El Gestor QAQC, deber enviar el Plan de auditora al Contratista por lo menos con
tres das calendario de antelacin a la fecha en que se haya definido implementarla.
Una vez finalice la auditora el Contratista ser notificado del resumen de los hallazgos
No conformes, los cuales se conciliarn entre las partes y se establecer una fecha no
mayor a cinco das hbiles para formalizar el informe de hallazgos.


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Ser obligacin del Contratista identificar las causas de los hallazgos y generar los
planes de accin pertinentes, los cuales sern enviados al equipo auditor para su visto
bueno. Por lo menos un representante del equipo auditor deber dar cierre a los
hallazgos identificados verificando en sitio o solicitando el envi de las evidencias que
garanticen la efectividad del Plan de Accin.

21.3. INSPECCIONES DIARIAS

El equipo de aseguramiento de la Calidad podr llevar a cabo inspecciones diarias a
las actividades que desempee el Contratista, para lo cual dejar evidencia en las
listas de chequeo por actividad que disee e implemente internamente. Como
resultado de estas inspecciones el Representante del cliente podr identificar aspectos
no conformes y comunicrselos al Contratista para su correccin inmediata. Si el
hallazgo es crtico o repetitivo podr documentar una No conformidad y exigir al
Contratista un anlisis de causas y plan de accin formal.

El Contratista es libre de implementar las inspecciones que estime convenientes, como
complemento o preparacin para la ejecucin de las pruebas, mediciones o ensayos
definidos en el Plan de Inspeccin y Ensayo. Podr tomar las medidas correctivas
frente hallazgos que identifique sin tener que notificar al Representante del cliente
mientras toma los correctivos que estime convenientes.

22. ACTUALIZACION Y DIVULGACION DEL PLAN DE CALIDAD

Sera deber del Contratista actualizar el Plan de calidad de acuerdo a las
recomendaciones que genere ECOPETROL o su Representante, por cambios en el
Contrato (alcance, tiempo, costo) o cuando el mismo lo estime conveniente. Para todos
los casos el Plan de Calidad deber de ser revisado y validado nuevamente por


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Ecopetrol o su Representante y se deber asegurar su divulgacin a las partes
interesadas.