UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PROGRAMA DE PRCTICAS ESTUDIANTILES EN LA COMUNIDAD PROPEC-
PRCTICA INTEGRADA 2014
CAPTULO IV
INFORME DIAGNSTICO REA FINANCIERA CONTABLE
4.1. REA DE CONTABILIDAD
4.1.1 Sis!"# $! C%&#'i(i$#$ I&!)*#$# SICOIN
Es el conjunto de procedimientos aplicados para operar, registrar, proveer y facilitar
informacin sobre las operaciones que se realizan en la Direccin Departamental de
Educacin de Chiquimula DIDEDC!, dando a conocer la situacin financiera de la
entidad mediante estados financieros, as" como lo relativo al plan de cuentas,
comprobantes y formularios, libros de contabilidad, controles y en general cuanto sea
necesario para el mejor funcionamiento de la entidad a nivel p#blico$
4.1.2 M+$,(%s $!( SICOIN
El %IC&I', incorpora las transacciones econmico financieras, que son alimentadas
en sus principales mdulos( )resupuesto, Contabilidad y *esorer"a+ derivado de ello
genera la informacin necesaria y eficiente para el control y la toma de decisiones, a
su vez, permite que todo servidor p#blico que se vea involucrado en la actividad
financiera de la Entidad, sin distincin alguna, asuma plena responsabilidad sobre la
gestin y a todos los niveles que se requiera de ella$
Incorpora en su programacin, clasificadores presupuestarios y planes de cuentas
integrados, de acuerdo a metodolog"as establecidas para el sector p#blico
guatemalteco, y en el momento de cada registro relaciona dichos clasificadores para
capturar los aspectos de cada transaccin$
#- E( M+$,(% P*!s,.,!s#*i%/ en virtud que el presupuesto es una visin anticipada
de lo que se va a producir en un per"odo determinado y de los insumos que dicha
produccin e,ige, dicho mdulo permite la formulacin del presupuesto de ingresos y
egresos, basado en metodolog"a de un presupuesto por programas y enfocado a los
resultados que prev- alcanzar, definiendo en t-rminos f"sicos y financieros, las metas
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que se deben cumplir y los insumos que se deben aplicar, establece la estructura
program.tica y de acuerdo a ella programa los recursos financieros asignados para
un ejercicio fiscal$
'-. E( M+$,(% $! C%&#'i(i$#$/ permite el registro sistem.tico de las transacciones
econmico financieras de la Entidad, cuyos efectos presupuestarios, patrimoniales y
en los flujos de fondos, hacen de -l un sistema com#n y transparente que genera
informacin del destino y fuente de los gastos y recursos e,presado en t-rminos
monetarios, de manera oportuna y confiable /estados financieros, reportes de la
ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos, de flujos de fondos, conciliacin
bancaria, informes gerenciales, etc$0, para la toma de decisiones a los distintos
niveles de la administracin, as" como de los diversos interesados de la direccin en
general$
0-. E( M+$,(% $! T!s%*!*1#/ permite la administracin, uso y control del proceso de
percepcin, depsito y colocacin de los recursos que de acuerdo a la ley le
corresponden a la %uperintendencia de 1dministracin *ributaria, por medio de la
utilizacin de la cuenta #nica o fondo com#n+ as" como la correcta canalizacin para
el pago oportuno de las obligaciones de las entidades del Estado$
4.1.2 A*03i4%
El t-rmino archivo se puede definir como( 2El lugar que tiene como finalidad la
recopilacin y conservacin de documentos, usualmente producidos en otro lugar y
como resultado de la concrecin de sus respectivas actividades, que pueden ser,
documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan
una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstruccin
histrica de una nacin por ejemplo$3
4
4.1.2.1 N%*"#s $! A.(i0#0i+& G!&!*#(
Dentro de -stas 'ormas se encuentran(
1
).gina de internet http(55666$definicionabc$com5historia5archivo$php$
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#- N%*"#s G!&!*#(!s $! C%&*%( I&!*&% G,'!*&#"!&#(
Con el fin de cumplir con las atribuciones que tiene la Contralor"a 7eneral de
Cuentas, se han emitido las 'ormas de 1plicacin 7eneral, las cuales se refieren a
la 28filosof"a de control interno, estructura de control interno, rector"a del control
interno, funcionamiento de los sistemas, separacin de funciones, tipos de controles,
evaluacin del control interno y archivos$3
9
Dentro de -stas 'ormas se encuentra el inciso 'o$ 4$44, denominado 1:C;I<&%, el
cual indica que 5Es responsabilidad de la m.,ima autoridad de cada entidad p#blica,
emitir, con base en las regulaciones legales respectivas, las pol"ticas administrativas
para que en todas las unidades administrativas de la organizacin, creen y
mantengan archivos ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de manera
que sea f.cil localizar la informacin$
=a documentacin de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que
realice la entidad, deber. estar archivada en las unidades establecidas por los
rganos rectores, siguiendo un orden lgico, de f.cil acceso y consulta, de tal
manera que facilite la rendicin de cuentas$
)ara su adecuada conservacin deben adoptarse medidas de salvaguarda contra
robos, incendios u otros riesgos, manteni-ndolos por el tiempo establecido en las
leyes espec"ficas+ independientemente del medio de informacin que se trate, es
decir, por medios manuales o electrnicos$3
>
'- N%*"#s G!&!*#(!s $! C%&*%( I&!*&% 6S!),&$# E$i0i+&-
De igual manera en -stas normas se aplican conceptos importantes para el buen
funcionamiento del archivo$
2
Contralor"a 7eneral de Cuentas de la :epublica de 7uatemala, 'ormas 7enerales de Control Interno 7ubernamental,
)royecto %I1?!%17 @unio 9,AAB$ ).g$ 9$
3
Contralor"a 7eneral de Cuentas de la :epublica de 7uatemala, 'ormas 7enerales de Control Interno 7ubernamental,
)royecto %I1?!%17 @unio 9,AAB$ ).g$ C y B$
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En el inciso 'o$ 4$4D, denominado 1:C;I<& DE D&CEE'*1CIF' indica que(
2=a documentacin de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que
realice la entidad, deber. ser archivada siguiendo un orden lgico, de f.cil acceso y
utilizacin$ Deber. ser conservada adecuadamente, preserv.ndola de cualquier
contingencia, por el tiempo m"nimo que seGalan las disposiciones legales sobre la
materia$
Como producto de los sistemas integrados de administracin y finanzas, el archivo
de informacin tendr. recipientes magn-ticos, por lo que se deber.n tomar las
providencias necesarias para dar la seguridad y proteccin necesarios, que eviten la
p-rdida, deterioro, sustraccin o daGo intencional$3
D
De igual manera en el inciso 4$9>, con el nombre 1:C;I<&%, revela que las
unidades administrativas de la entidad 28deben crear y mantener archivos
ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de manera que sea f.cil
localizar la informacin$
Complementariamente, deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,
incendios u otros riesgos, manteni-ndolos por el tiempo establecido en las leyes
especificas+ independientemente del medio de informacin que se trate, es decir, por
medios manuales o electrnicos$3
C
*ambi-n dentro de las 'ormas de Control Interno de Contabilidad Integrada, en el
inciso C$49 hace referencia a los 1:C;I<&% DE %&)&:*E, indicando que las
entidades p#blicas 58deben archivar la documentacin de soporte de los registros
de las transacciones financieras, siguiendo un orden lgico, de manera que sea f.cil
su localizacin, en un lugar adecuado$ %e adoptar.n las medidas de seguridad
4
Contralor"a 7eneral de Cuentas de la :epublica de 7uatemala, 'ormas 7enerales de Control Interno /%170, febrero
4HHH$ ).g$ B$
5
Contralor"a 7eneral de Cuentas de la :epublica de 7uatemala, 'ormas 7enerales de Control Interno /%170, febrero
4HHH$ ).g$ I y H$
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contra robos, incendios u otro riesgo, manteni-ndolos por el tiempo que establezca el
acuerdo respectivo que emita la Contralor"a 7eneral de Cuentas$3
B

1dem.s en -ste inciso indica que todas las nidades de 1dministracin ?inanciera
de las entidades p#blicas 28 deben conservar la evidencia documental que respalda
las operaciones que dieron origen a los registros contables, evitando que no salga de
la institucin por el tiempo que seGalan las disposiciones legales, con la finalidad de
que al efectuarse revisiones, e,.menes de auditor"a e investigaciones, la
documentacin se encuentre en las unidades respectivas, y se evite, adem.s, que
sean utilizados dos veces$3
J
6
Contralor"a 7eneral de Cuentas de la :epublica de 7uatemala, 'ormas 7enerales de Control Interno /%170, febrero
4HHH$ ).g$ 9H$
7
Idem$