Actualidad Empresarial

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rea Auditora
N 261 Segunda Quincena - Agosto 2012
Concepcin del control interno de la gestin
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C o n t e n i d o
INFORME ESPECIAL Concepcin del control interno de la gestin V - 1
Autor : C.P.C.C. Jos Luis Garca Quispe
Ttulo : Concepcin del control interno de la
gestin
Fuente : Actualidad Empresarial N 261 - Segunda
Quincena de Agosto 2012
Ficha Tcnica
1. La gestin objeto de auditora
Se entiende como gestin a las activida-
des, tareas y acciones consolidadas en
programas, proyectos u operaciones, a
cargo de una organizacin o agrupacin
sectorial de estas, dirigida a la produccin
de bienes o servicios para cumplir una
misin o satisfacer propsitos, metas u
objetivos previamente determinados.
Para que resulte efectiva la gestin debe
tener liderazgo, en cada uno de los nive-
les de la gerencia, sea a nivel estratgico
(establece polticas y planifca), tctico
(implementa planes y establece priori-
dades) u operativo (ejecuta las tareas).
Un liderazgo efcaz har que se cumplan
las metas planeadas y que los bienes o
servicios producidos o prestados con crite-
rios de calidad, lleguen oportunamente a
los usuarios o benefciarios, administran-
do los recursos disponibles con economa
y efciencia.
2. Gestin
En general la gestin implica el ejercicio
de las siguientes funciones:
3. Elementos conceptuales del
control interno
Desde una visin amplia el control es
la medicin y las acciones de ajuste del
desempeo de la organizacin, para ase-
gurarse que se cumplan los fnes de las
disposiciones normativas y los contenidos
en planes, objetivos y metas diseados
para alcanzarlos.
En la doctrina del control gubernamental
se admite que el control interno bajo el
enfoque del Informe COSO, comprende
el plan de organizacin y el conjunto de
mtodos y medidas adoptadas dentro
de una entidad para salvaguardar sus
recursos, asegurar la exactitud y vera-
cidad de su informacin fnanciera y
administrativa, promover la efciencia y
la calidad de las operaciones, estimular
la observancia de las polticas formuladas
y del marco normativo vigente y lograr
el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
En una organizacin cada funcionario es
responsable del cumplimiento, dentro
de su mbito de desempeo y ante su
superior inmediato, de los deberes de
observar las normas, actuar conforme
con los principios acordados y cumplir
los planes institucionales.
La gerencia es responsable de la supervi-
sin constante en cada nivel de la orga-
nizacin, con el objeto de verifcar que
esta funcione de acuerdo a lo planeado
y defnido e implantar ajustes, cuando las
condiciones y circunstancias as lo requie-
ran. En la autoridad o gerencia superior
descansa la responsabilidad por el efcaz
funcionamiento del sistema de control
interno de la organizacin.
El control interno, como instrumento,
debe facilitar a los administradores la
medicin de los resultados obtenidos en
el desempeo, el grado de cumplimiento
de las metas y objetivos y la efectiva cus-
todia del patrimonio. El control interno
Planifcacin
Organizacin
Direccin
Ejecucin
Control
Toma de decisiones correctivas o reajustes
de la programacin
Gestin
de cada organizacin debe ordenarse
con arreglo a principios generalmente
aceptados y estar constituido por pol-
ticas y normas formalmente adoptadas,
mtodos y procedimientos efectivamente
implantados y mecanismos efcientes de
coordinacin entre los recursos humanos,
fsicos y fnancieros involucrados.
Para alcanzar los objetivos descritos,
los sistemas de control interno deben
estar estructurados segn las siguientes
premisas:
- La mxima autoridad jerrquica de
cada organismo debe establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de
control interno, y en general vigilar su
efectivo funcionamiento.
- El sistema de control interno forma
parte de los sistemas financieros,
presupuestarios, contables, adminis-
trativos y operativos del organismo
o entidad y no puede segregrselo
como un rea independiente, indivi-
dual o especializada.
Las directrices establecidas para las nor-
mas de control interno contemplan un
conjunto de los planes, mtodos, proce-
dimientos y otras medidas, incluyendo
la actitud de la direccin, que posee una
institucin para ofrecer una garanta ra-
zonable de que se cumplan los siguientes
objetivos:
- Promover operaciones metdicas,
econmicas, eficientes y eficaces,
capaces de suministrar o prestar
bienes y servicios de calidad acorde
con la misin que el organismo debe
cumplir.
- Preservar los recursos frente a cual-
quier prdida por despilfarro, abuso,
mala gestin, errores, fraude e irregu-
laridades.
- Respetar las leyes, reglamentos,
regulaciones y en general todo el
marco normativo relacionado con las
actividades del organismo.
Instituto Pacco
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Informe Especial
N 261 Segunda Quincena - Agosto 2012
- Elaborar y mantener datos fnancieros
y de gestin confables, oportunos y
con la exposicin adecuada para la
toma de decisiones.
Por su parte, el Enfoque COSO agrega
un control y seguimiento de los puntos
crticos de la planifcacin estratgica del
organismo y de la ejecucin de su plan
de accin.
El control interno como sistema es un
proceso efectuado por la direccin y el
resto del personal de un ente, diseado
con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la
consecucin de objetivos dentro de las
siguientes categoras:
Efcacia y efciencia de las operacio-
nes.
Confabilidad de la informacin fnan-
ciera.
Cumplimiento de las leyes y normas
aplicables.
Esta defnicin refeja los siguientes con-
ceptos fundamentales:
- El control interno es un proceso. Es un
medio utilizado para la consecucin
de un fn, no un fn en s mismo.
- El control interno lo ejecutan los
agentes de un ente. No se trata so-
lamente de manuales de polticas y
formularios, sino de personas en cada
nivel de la organizacin.
- El control interno solo puede aportar
un grado de seguridad razonable, no
la seguridad total, a la direccin de la
entidad.
- El control interno est pensado para
facilitar el logro de objetivos en una
o ms categoras que haya defnido
alcanzar la organizacin auditada.
El concepto de control interno no solo
se refere a temas fnancieros, contables
y a la custodia de los activos, sino que
incluye controles destinados a mejorar
la eficiencia operativa y asegurar el
cumplimiento de las polticas de la
organizacin.
El control interno es una expresin uti-
lizada con el objeto de describir todas
las medidas adoptadas por la direccin
superior para dirigir y controlar las ope-
raciones sustantivas y de apoyo en los
organismos a su cargo.
La esencia del control interno est en las
acciones tomadas para dirigir o llevar a
cabo las operaciones. Dichas medidas
incluyen corregir las defciencias y me-
jorar las operaciones, para que estn de
conformidad con las normas prescritas y
con los objetivos planteados.
La evaluacin del sistema de control
interno refejar la capacidad productiva
de una organizacin para el cumplimiento
de las metas y objetivos planifcados y
programados dentro del marco legal que
lo regula.
Para auditar la efcacia, efciencia y efec-
tividad del sistema de control interno
en operacin, se utilizarn las tcnicas
y prcticas recomendadas, como entre-
vistas, cuestionarios, guas de anlisis y
evaluacin, entre otras.
4. Componentes de la estructura
del control interno
Como herramienta para evaluar el sistema
de control interno, el Informe COSO, pro-
vee una estructura segn la cual el control
interno consta de cinco componentes
relacionados entre s:
- Ambiente de control.
- Sistema de comunicacin e informa-
cin.
- Actividades de control.
- Evaluacin de los riesgos.
- Supervisin.
5. Descripcin de cada uno de
los componentes
Ambiente de control
El primero de los cuestionarios correspon-
de al ambiente de control, acorde con
la defnicin de primer componente del
sistema de control interno bajo el enfoque
adoptado. Tal como podr observarse
existen una serie de factores claves que se
reiteran a lo largo de todos los aspectos
tratados y que deben considerarse en la
evaluacin. Estos son:
- Que el procedimiento exista.
- Que haya sido apropiadamente noti-
fcado.
- Que sea conocido.
- Que sea adecuadamente compren-
dido.
- Que exista evidencia que se aplica.
Actividades de control
Las actividades de control es el tercer
componente de evaluacin y son los
procedimientos, tcnicas, prcticas y
mecanismos que permiten a la direccin
superior y nivel medio jerrquico de la
estructura mitigar los riesgos identifcados
durante el proceso de evaluacin de los
mismos y cuyo anlisis se considerar en
el punto anterior.
Las mismas se desarrollan en todos los
niveles de la organizacin y son inheren-
tes a cada una de las funciones. Incluyen
una amplia gama de actividades, tales
como aprobaciones, autorizaciones, ve-
rifcaciones, reconciliaciones, revisiones
de desempeo, actividades tendientes
a garantizar la seguridad, generacin de
archivos y documentacin.
En la evaluacin del sistema de control
interno no solo debe considerarse si
fueron establecidas las actividades rele-
vantes para los riesgos identifcados, sino
tambin si las mismas son aplicadas con
los resultados esperados.
La variedad de actividades de control
que pueden emplearse, las aqu incor-
poradas lo son a ttulo indicativo. Son
desarrolladas al solo efecto de ilustrar la
variedad de controles tpicos que deben
utilizarse en cualquier organizacin y que
el auditor debe tomar en consideracin
para su evaluacin. Cabe remarcar que
es solo un punto de partida, hallndose
sujetas a mejoras e incorporacin de
aquellos aspectos no contemplados en
ellas.
Evaluacin de riesgos
La estructura de anlisis de esta seccin
responde a una serie de factores claves
que responden a las siguientes reglas:
- Que los objetivos hayan sido apropia-
damente defnidos.
- Que los mismos sean consistentes con
los objetivos institucionales.
- Que hayan sido oportuna y debida-
mente comunicados.
- Que se hayan detectado y analizado
adecuadamente los riesgos.
- Que se los haya clasifcado de acuer-
do a su relevancia y probabilidad de
ocurrencia.
Informacin y comunicaciones
El cuarto componente del sistema de
control interno es el sistema de informa-
cin y comunicacin implementado tanto
para los hechos y transacciones internas
como las externas de relevancia para la
organizacin.
Consecuentemente, se incorporan a con-
tinuacin los cuestionarios pertinentes a
la evaluacin que deber llevar a cabo
el auditor.
De la misma manera que en los casos an-
teriores, debe sealarse que no pretende
incluir todos los aspectos a considerarse
sino que es meramente orientativa.
Supervisin
El quinto y ltimo componente del sis-
tema de control interno es el de supervi-
sin, que debe entenderse a los efectos
del siguiente con sentido amplio del
monitoreo de la gestin que deben prac-
ticar los responsables de la organizacin,
en la ejecucin de sus tareas habituales.
Tambin comprende las evaluaciones,
posteriores a su ejecucin, realizadas por
los mismos responsables.