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El proceso administrativo

Autor: Lic. Adm. Sabino Ayala Villegas



OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIN
09-2006
La gestin de una empresa, obtendr resultados favorables en la medida que
sistemticamente use e implemente el proceso administrativo, ya que este considera a la
Administracin como la ejecucin de ciertas actividades llamadas funciones administrativas,
llamase Planeacin, Organizacin, Direccin y Control, que en definitiva constituye un proceso
que se denomina PROCESO ADMINISTRATIVO .

Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organizacin si no se ha establecido
la planificacin, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y as
sucesivamente hasta que no se podr controlar si antes no se planifica, organiza, y dirige las
actividades, tareas, operaciones y acciones.

El proceso administrativo consiste en:
La Planificacin
La Organizacin
La Direccin
El Control

En forma grafica el proceso administrativo estara representado:

A pesar de que la Administracin es un proceso, constituye una unidad indisoluble, pues
durante su aplicacin, cada parte, cada acto, cada etapa se realiza al mismo tiempo y una con
la otra estn relacionadas mutuamente.
Por lo dicho, el proceso administrativo, es imposible dividirlo, sin embargo con el propsito de
estudiar, comprender y aplicar mejor la administracin, es necesario separar las funciones que
comprende; aunque en la prctica, no siempre es posible separar una funcin de otra. La
clasificacin puede hacerse entre mecnica, y dinmica administrativa.
Dentro de la Mecnica Administrativa estn incluidas las siguientes funciones:

Previsin especifica............................................... Qu puede hacerse?
Planificacin especifica.......................................... Qu se va hacer?
Organizacin especifica......................................... Como se va hacer?
Dentro de la dinmica Administrativa se encuentran las siguientes funciones:
Integracin especifica............................................. Con que se va hacer?
Control especifico................................................... Como se ha realizado?

Las funciones bsicas del proceso administrativo son:

FUNCION DE PLANEACION.- Es la primera funcin del proceso administrativo, que consiste
en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el
fin de poder alcanzar los fines propuestos
La planificacin administrativa, es un proceso de seleccin de objetivos, alternativas, recursos
y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un pas, institucin o empresa de
que se trate.

Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa,
aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos
negativos. La planificacin en sntesis es un proceso de proyeccin al futuro.

La planificacin comprende en la prctica desde el nivel de ideas, pasando por el diseo de
objetivos, metas, estrategias, polticas y programas, hasta los procedimientos.
Por lo dicho podemos aseverar que constituye una TOMA DE DECISIONES, ya que incluye la
eleccin de una entre varias alternativas.

FUNCION DE ORGANIZACIN.- Es la relacin que se establece entre los recursos humanos
y los recursos econmicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas
propuestas en el plan.
Organizar, es conjugar los medios a disposicin (hombre-tcnica capital y otros recursos) para
alcanzar la produccin.

En una forma mas prctica implica la implementacin de una estructura de funciones, va la
determinacin de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de
cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignacin respectiva a uno
de los miembros de la empresa, la delegacin de autoridad para ejecutarlas, la provisin de
los medios para la coordinacin horizontal y vertical, de las relaciones de informacin y de
autoridad dentro de la estructura orgnica, constituye la funcin de organizacin.

Lgicamente hay empresas en que el propietario hace todo, ejecuta todas las funciones, no
hay delegacin de autoridad.

FUNCION DE DIRECCIN EJECUCIN.- Comprende la mstica de la subordinacin y no
de sometimiento. Los subordinados son debidamente orientados y el superior tiene una
continua responsabilidad para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor
desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y
confianza. Para esto el superior har uso de sus mtodos especficos, con la tnica de
liderazgo.

En otras palabras la funcin de ejecucin, es hacer que los miembros de la organizacin
contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, por que
ellos quieren lograrlo; la ejecucin significa realizar las actividades establecidas en el plan,
bajo la direccin de una autoridad suprema.

Consiste tambin en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. En
sntesis significa poner en accin o actuar (dirigir el recurso humano)

La gestin significa creacin, aporte, imaginacin, iniciativa, criterio direccional para tomar
decisiones extendindolas las ordenes e instrumentos, el director sabr elegir la ubicacin
estratgica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia

FUNCION DE CONTROL.- Consiste en la evaluacin y correccin de las actividades del que
hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.
Por lo tanto sirve para medir el desempeo en relacin con las metas, detecta las
desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de cumplir
con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el presupuesto
para gastos controlables, los registros de inspeccin para verificar y comprobar el objetivo
trazado.

En sntesis se trata de una comprobacin o verificacin de los resultados, contrastados con lo
que se planeo previamente.

Antes de finalizar este breve anlisis, es importante sealar el papel que juega en cada uno de
las funciones administrativas la COORDINACIN, a la cual muchos la consideran como una
funcin separada del administrador. Sin embrago lo ms exacto, es considerarla como la
esencia de la administracin, ya que el logro de la armona en los esfuerzos individuales
encaminados hacia la consecucin de las metas del grupo, es el propsito de la
Administracin.

BIBLIOGRAFIA

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