AUDITORIA DE EFECTOS FINANCIEROS

CONTROL INTERNO

QUE ES?
Es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y
mtodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el
objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una empresa.
El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es
decir, que las actividades de produccin, distribucin, financiamiento, administracin, entre otras son
regidas por el control interno.
Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar
proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las
cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o pblicos, con
o sin fines de lucro.
COMPONENTES
El control interno, segn se discute en el boletn 3050, consta de los siguientes componentes:

1) El ambiente de control:
El ambiente de control representa la combinacin de factores que afectan las polticas y
procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los
siguientes:
Actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos:
El hecho de que una entidad tenga un ambiente de control satisfactorio depende ms bien de la
actitud y las medidas de accin que tome la gerencia que de cualquier otra cosa. Si el compromiso
para ejercer un buen control interno es deficiente seguramente el ambiente de control ser
deficiente.
Estructura de organizacin de la entidad:
Si el tamao de la estructura de la organizacin no es apropiada para las actividades de la entidad o
el conocimiento y la experiencia de los gerentes claves no es la adecuada puede existir un mayor
riesgo en el debilitamiento de los controles.
Funcionamiento del Consejo de Administracin y sus Comits:
Las actividades del consejo de administracin y otros comits pueden ser importantes para fortalecer
los controles, siempre y cuando estos sean participativos y sean independientes de la direccin.
Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad:
Es importante que la asignacin de autoridad y responsabilidad este acorde con los objetivos y
metas organizacionales, y que estos se hagan a un nivel adecuado, sobre todo las autorizaciones
para cambios en polticas o prcticas.
Mtodos de control administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las
polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditora interna:
El grado de supervisin continua sobre la operacin que lleva a cabo la administracin da una
evidencia importante de si el sistema de control interno est funcionando adecuadamente y de si las
medidas correctivas se realizan en forma oportuna.
Polticas y prcticas de personal:
La existencia de polticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y compensar a los
empleados, as como la existencia de cdigos de conducta u otros lineamientos de comportamiento,
fortalece el ambiente de control.
Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad:
La existencia de canales de comunicacin con clientes, proveedores y otros entes externos que
permitan informar o recibir informacin sobre las normas ticas de la entidad o sobre cualquier
cambio en las necesidades de la misma, as como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalece
los controles de una entidad.
La calidad del ambiente de control, es una clara indicacin de la importancia que la administracin de
la entidad le da a los controles establecidos.

2) Proceso de evaluacin de riesgos:

Una evaluacin de riesgos de una entidad en los reportes financieros es la identificacin, anlisis y
administracin de riesgos relevantes en la preparacin de estados financieros que pudieran evitar
que stos estn razonablemente presentados de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados o cualquier otra base aceptada. Por ejemplo, la evaluacin de riesgos
puede contemplar como la entidad considera la posibilidad de transacciones no registradas o como
identifica y analiza estimaciones o provisiones importantes en los estados financieros. Los riesgos
relevantes para la emisin de reportes financieros confiables tambin se refieren a eventos o
transacciones especficas.
Riesgos relevantes a los reportes financieros incluyen eventos o circunstancias externas e internas
que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el registro, procesamiento, agrupacin o
reporte de informacin consistente con las aseveraciones de la administracin en los estados
financieros. Estos riesgos podrn surgir o cambiar derivado de circunstancias como las que se
mencionan a continuacin:
Cambios en el ambiente operativo: Cambios en regulaciones o en la forma de realizar las
operaciones pueden resultar en diferentes presiones competitivas y por lo tanto en riesgos
diferentes.
Nuevo personal: El nuevo personal puede tener un enfoque diferente en relacin con el
control interno.
Sistemas de informacin nuevos o rediseados: Cambios significativos y rpidos en los
sistemas de informacin pueden cambiar el riesgo relativo al control interno.
Crecimientos acelerados: Un crecimiento acelerado en las operaciones puede forzar
demasiado los controles y crear el riesgo de que estos no se lleven a cabo o se ignoren.
Nuevas tecnologas: La incorporacin de nuevas tecnologas dentro de los procesos
productivos o los sistemas de informacin pueden cambiar los riesgos asociados con el
control interno.
Nuevas lneas, productos o actividades: El incorporarse en negocios o transacciones en
donde la entidad tiene poca experiencia puede introducir nuevos riesgos asociados con el
control interno.
Reestructuraciones corporativas: Las reestructuraciones pueden estar acompaadas de
reduccin de personal y cambios en la supervisin y segregacin de funciones que pueden
traer cambios en los riesgos asociados con el control interno.
Cambio en pronunciamientos contables: La adopcin de un nuevo pronunciamiento contable o
un cambio en los ya existentes puede afectar los riesgos relacionados con la preparacin de
los estados financieros.

3) Sistemas de informacin y comunicacin:
Los sistemas de informacin relevantes a los objetivos de los reportes financieros, los cuales
incluyen el sistema contable, consisten en los mtodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las
operaciones que realiza una entidad econmica. La calidad de los sistemas generadores de
informacin afectan la habilidad de la gerencia para realizar las decisiones apropiadas en
controlar las actividades de la entidad y en preparar reportes financieros confiables.
Para que un sistema contable sea til y confiable, debe contar con mtodos y registros que:

a) Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales querenan los criterios
establecidos por la administracin.
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle necesario que permita su
adecuada clasificacin.
c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros
Los sistemas de comunicacin incluyen la forma en que se dan a conocer las funciones y
responsabilidades relativas al control interno de los reportes financieros, por lo que el auditor debe
obtener un entendimiento de las formas que la entidad utiliza para informar las funciones,
responsabilidades y cualquier aspecto importante en relacin con la informacin financiera.

4) Procedimientos de control:

Los procedimientos y polticas que establece la administracin y que proporcionan una seguridad
razonable de que se van a lograr los objetivos especficos de la entidad, constituyen los
procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de
control no necesariamente significa que stos estn operando efectivamente. El auditor debe evaluar
la manera en que la entidad ha aplicado las polticas y procedimientos, su uniformidad de aplicacin,
qu persona las han llevado a cabo y finalmente, basado en dicha evaluacin, concluir si estn
operando efectivamente.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de la
organizacin y del procesamiento de las transacciones.
Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente de control, de la
evaluacin de riesgos y de los sistemas de informacin y comunicacin. Atendiendo a su naturaleza,
estos procedimientos pueden ser de carcter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para evitar errores durante el desarrollo
de las transacciones.
Los procedimientos de control de carcter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las
desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los
procedimientos de control preventivos.
Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:
Debida autorizacin de transacciones y actividades.
Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades.
Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro
de las operaciones.
Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.





5) Vigilancia:

Una importante responsabilidad de la administracin es la de establecer y mantener los controles
internos, as como el vigilarlos, con el objeto de identificar si estos estn operando efectivamente y si
estos deben ser modificados cuando existen cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a travs del tiempo e incluye
la asignacin y el diseo de procedimientos de control en forma oportuna as como el realizar
medidas correctivas cuando sea necesario. Este proceso ser llevado a cabo a travs de actividades
en marcha (en el momento que se llevan a cabo las operaciones normales), evaluaciones separadas
o por la combinacin de ambas. La existencia de un departamento de auditora interna o una
persona que realice funciones similares contribuye en forma significativa en el proceso de vigilancia.
Este proceso debe incluir el uso de informacin o comunicaciones pertenecientes a entidades
externas como pueden ser cartas donde los clientes se quejan o un registro de comentarios, los
cuales pueden indicar problemas o subrayar reas donde se necesita mejorar.
El auditor debe obtener un entendimiento de los tipos de actividades que la entidad utiliza para vigilar
el adecuado funcionamiento del control interno sobre la informacin financiera, incluyendo, como
esas actividades son utilizadas para iniciar acciones correctivas y en el caso de que requiera evaluar
la funcin del departamento de auditora interna deber aplicar los procedimientos establecidos en el
Boletn 5040 Procedimientos de auditora para el estudio y evaluacin de la funcin de auditora
interna de esta misma comisin.

OBJ ETIVOS:
Proteger los recursos de la empresa o negocio evitando prdidas por fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales, son
utilizados por la Direccin para la toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotacin de los recursos con que cuenta la empresa o negocio.
Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Velar porque todas las actividades y recursos de la empresa o negocio estn dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las operaciones.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se
presenten en la empresa o negocio y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificacin y evaluacin.
Velar porque la empresa o negocio disponga de procesos de planeacin y mecanismos
adecuados para el diseo y desarrollo organizacional.
CARACTERISTICAS:
El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de
planeacin, de informacin operacional de la empresa o negocio.
Corresponde a la mxima autoridad de la empresa o negocio la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno.
En cada rea de la empresa o negocio, el funcionario encargado de dirigir es responsable del
control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en
la empresa o negocio.
La unidad de control interno, o quien haga sus veces, es la encargada de evaluar en forma
independiente el sistema de control interno de la empresa o negocio.
Todas las transacciones de la empresa o negocio debern registrarse en forma exacta y
oportuna.

TIPOS DE CONTROL:
CONTROL ADMINISTRATIVO
Los controles administrativos comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y
procedimientos relacio-nados principalmente con eficiencia en operaciones y adhesin a las polticas
de la empresa y por lo general sola-mente tienen relacin indirecta con los registros financieros.
Incluyen ms que todos controles tales como an-lisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo,
reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de calidad.

En el Control Administrativo se involucran el plan de organizacin y los procedimientos y registros
relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorizacin de transacciones por parte de
la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observacin de polticas establecidas en todas las reas de la organizacin.

Ejemplo: Que los trabajadores de la fbrica lleven siempre su placa de identificacin. Otro control
administrativo sera la obligatoriedad de un examen mdico anual para todos los trabajadores. Estos
controles administrativos interesan en segundo plano a los Auditores independientes, pero nada les
prohbe realizar una evaluacin de los mismos hasta donde consideren sea necesario para lograr
una mejor opinin.

CONTROL CONTABLE

Los controles contables comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos
relacionados principal y directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la
confiabilidad de los registros finan-cieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema de
autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes de operacin y
custodia de activos y auditora interna.
Ejemplo: La exigencia de una persona cuyas funciones envuelven el manejo de dinero no deba
manejar tambin los registros contables. Otro caso, el requisito de que los cheques, rdenes de
compra y dems documentos estn prenumerados.

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Se deben cumplir las tres fases siguientes:
Planificacin
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Direccin y la constitucin de un Comit responsable
de conducir el proceso. Comprende adems las acciones orientadas a la formulacin de un
diagnstico de la situacin en que se encuentra el sistema de control interno de la entidad con
respecto a las normas de control interno establecidas, que servir de base para la elaboracin de un
plan de trabajo que asegure su implementacin y garantice la eficacia de su funcionamiento.

Ejecucin
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles
secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las polticas y
normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales bajo el marco de
las normas de control interno y componentes que stas establecen; mientras que en el segundo,
sobre la base de los procesos crticos de la entidad, previa identificacin de los objetivos y de los
riesgos que amenazan su cumplimiento, se procede a evaluar los controles existentes a efectos de
que stos aseguren la obtencin de la respuesta a los riesgos que la administracin ha adoptado.
Evaluacin
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementacin
del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a travs de su mejora continua.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO:
Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas
las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos
tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros
mediante:

Divisin del trabajo
Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en
un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja
Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas.

La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:Caja y Banco

La caja se divide en dos:

Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que
no requiere uso de un cheque.

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que
excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su
eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los
Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del
mismo.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en
los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente
por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.


La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los
cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta
de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en
la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando
adecuadamente.

Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para
ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta
de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta
denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los
sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
"Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".

La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros
con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que
emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros
de la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en
su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos

Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Mercanca
que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades
productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras,
que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)


Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de
inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se
compra es la primera en venderse o salir.

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)


Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar
son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos fsicos peridicamente.
Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los
robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.




Control Interno de las Inversiones

Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco.
El registro debe estar al da, cotejado peridicamente con los certificados de acciones.
Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto.
Las transacciones de valores deben ser autorizadas por el Consejo Administrativo.
Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin de cuando menos dos
funcionarios.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en
el mayor general.
La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.

Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para:

Otorgar descuentos especiales
Pagar saldos acreedores

Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

Todas las funciones de efectivo.
Verificacin de facturas y Notas de crditos.
Pases a cuentas control.
Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.


Control Interno de Documentos por Cobrar
Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos,
renovarlos o darlos de baja.

Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar peridicamente los pagos vencidos.

El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de
manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:


Control de los pedidos de los clientes
La aprobacin del crdito
La entrega de mercanca
La funcin del despacho
La funcin de facturacin
La verificacin de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas
la autorizacin de castigos en cuentas incobrables

Control Interno Propiedad Planta y Equipos
Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.
Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta.
Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento de contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisicin sustituyen activos existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos miscelneos para
detectar recibos de venta de activos.
Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar
Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas, de las de
autorizacin de pagos y emisin de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a
cada operacin: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuo de pagado, al
efectuarse su liquidacin), una copia del informe de recepcin y el cheque pagado o la
referencia a su fecha, numero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por submayores, habilitados por suministradores, y
en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento
actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.
Control Interno de Capital
Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos.
Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.