MATERIA: Gestin de Proyectos

Unidad I
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Qu es la gestin de proyectos?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico.
La gestin de proyectos es una disciplina de gestin que se est implantando de forma
generalizada en el entorno empresarial y consiste en la aplicacin de conocimientos,
metodologas, tcnicas y herramientas para la definicin, planificacin y realizacin de
actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades.
De forma general, se puede considerar a la gestin de proyectos como una aproximacin
sistemtica y estructurada a como las organizaciones gestionan sus actividades no
recurrentes.
INTRODUCCIN DE LA GESTIN DE PROYECTOS
Es una disciplina que no se puede saber con exactitud (se realizan proyectos desde el
inicio de la humanidad) es a partir de 1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizar
sistemticamente tcnicas y herramientas de direccin de proyectos en proyectos
complejos de ingeniera.
No cabe duda que el director de proyecto no slo debe conocer las herramientas ms
tcnicas de la direccin de proyectos sino que debe utilizar sus habilidades humanas para
alinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del proyecto.
1.1. CONCEPTOS BSICOS PARA LA GESTIN DE PROYECTOS
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades de un proyecto, con el fin de cumplir sus requerimientos.
Se puede describir como un proceso de planteamiento, ejecucin y control de un proyecto,
desde su comienzo hasta su conclusin, con el propsito de alcanzar un objetivo final en
un plazo de tiempo determinado, con un coste y nivel de calidad determinados, a travs de
la movilizacin de recursos tcnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas reas
del conocimiento, su objetivo final es el de obtener el mejor resultado posible del trinomio
coste-plazo-calidad.
En resumen, la gestin de proyectos suma reas tan distintas como la incorporacin
del proyecto, la gestin de costes, la gestin de calidad, la gestin del tiempo, la
gestin de recursos humanos o la gestin de la comunicacin (entre los miembros y el
exterior).
As, la gestin de proyectos forma un ciclo dinmico que transcurre del planteamiento
a la ejecucin y control.
Tcnicas y Herramientas de Gestin de Proyectos
Hay una gran variedad de tcnicas utilizadas en el planteamiento y control de proyecto, a
saber, los Grficos de Gantt (incluyendo cronogramas, grficos de carga, entre otros), el
PERT (Programe Evaluation and Review Technique) y el CPM (Critical Path Method). A
nivel informtico tambin han sido desarrolladas varias aplicaciones de apoyo al proceso
de gestin de proyectos.
PMBOK
En el mundo de la Gestin de Proyectos, el PMBOK puede ser considerado como la Biblia de la Gerencia
de Proyectos. Sin embargo, si uno no ha profundizado mucho en el rea de proyectos pero busca
direccionar su carrera hacia esta rea de especializacin, conocer qu es el PMBOK es el paso inicial
para poder comprender la amplitud de la gestin de proyectos y su importancia para una organizacin.
PMBOK es el estndar para la Administracin de Proyectos y cuyas siglas significan en ingls Project
Management Body of Knowledge. ste a su vez puede ser entendido como una coleccin de sistemas,
procesos y reas de conocimiento que son universalmente aceptado y reconocidos como los mejores
dentro de la gestin de proyectos.
El comprendido de informacin proveda en el PMBOK provee a todo profesional que desee especializarse
en sta rea de los fundamentos de la administracin de proyectos para poder aplicarlo en campos
tan disimiles como la electrnica, el desarrollo de software, construccin, proyectos web, proyectos en
industrias alimentarias, etc.
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1.2. Fases de la gestin de proyectos
Existen diversos enfoques de la gestin de las actividades del proyecto, incluyendo agilidad, enfoque
interactivo, incremental y progresivo.
Independientemente del mtodo empleado, la consideracin cuidadosa debe darse en torno a aclarar los
objetivos del proyecto, objetivos, y sobre todo, las funciones y responsabilidades de todos los
participantes e interesados.
Un enfoque gradual tradicional identifica una secuencia de pasos para que el proyecto sea completado.
Se pueden distinguir 5 componentes de un proyecto:
1. Iniciacin
2. La planificacin del proyecto o la etapa de diseo
3. La ejecucin del proyecto o fase de produccin
4. Seguimiento y control del proyecto
5. Etapa de finalizacin del proyecto
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Fase de Iniciacin
La fase inicial determina la naturaleza y el alcance del desarrollo. Si esta etapa no se realiza bien,
es poco probable que el proyecto tenga xito en satisfacer las necesidades de la empresa. El
proyecto clave aqu son los controles necesarios, la comprensin del entorno empresarial y
asegurarse de que todos los controles necesarios se incorporen al proyecto. Las deficiencias
deben ser notificadas y una recomendacin que debe hacerse para solucionarlos.
La fase inicial debe incluir un plan coherente que abarca las siguientes reas:
Estudio que analiza las necesidades del negocio y requisitos en los objetivos mensurables
Examen de las operaciones en curso
Diseo conceptual de la operacin del producto final
Equipos y los requisitos de contratacin, incluida una evaluacin de tiempo
Anlisis financiero de los costos y beneficios, incluyendo un presupuesto general
Anlisis de los interesados, incluidos los usuarios, y personal de apoyo para el proyecto
Carta del proyecto incluidos los gastos, tareas, los resultados, y el calendario.
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Fase de Planificacin
Despus de la etapa de iniciacin, se disea el sistema de trabajo. En ocasiones, un pequeo prototipo
del producto final est construido y probado. La prueba se realiza generalmente por una combinacin de
los examinadores y los usuarios finales, y puede ocurrir despus de que el prototipo est construido o
simultneamente. Los controles deben ser en el lugar que garantiza que el producto final debern cumplir
las especificaciones de la carta del proyecto. Los resultados de la fase de diseo debe incluir un diseo
de producto que:
Satisface el patrocinador del proyecto, el usuario final, y necesidades de los negocios
Funciones como estaba previsto
Puede producirse dentro de las normas de calidad
Puede ser producido en el tiempo y las limitaciones presupuestarias
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Fase de Ejecucin
Consiste en la ejecucin de los procesos utilizados para completar los trabajos definidos en el plan de
gestin de proyectos para lograr los requisitos del proyecto. El proceso de ejecucin implica la
coordinacin de personas y recursos, as como la integracin y la realizacin de las actividades del
proyecto, de conformidad con el plan de gestin del proyectos. Los productos son producidos como
resultado de los procesos realizados tal como se define en el plan de gestin de proyectos
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Fase de Cierre
El cierre incluye la aceptacin formal del proyecto y la terminacin de la misma. Las actividades
administrativas incluyen el archivo de los documentos e informar de las conclusiones.
Esta fase consiste en:
Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de proceso para cerrar
formalmente el proyecto o una fase del proyecto.
De cierre del contrato: Completar y resolver cada contrato (incluyendo la resolucin de las partidas
abiertas) y cerca de cada contrato, aplicable al proyecto o fase del proyecto.
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Fase de Seguimiento y control
El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la ejecucin del proyecto para
que los problemas potenciales se puedan identificar en forma oportuna y se puedan adoptar medidas,
cuando sea necesario, para controlar la ejecucin del proyecto. El beneficio clave es que el rendimiento del
proyecto es observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestin de
proyectos.
Incluye:
Medicin de las actividades en curso del proyecto.
Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc) contra el plan de gestin del
proyecto y la lnea de base los resultados de l.
Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos.
Influenciar en los factores que podran eludir el control.
En proyectos multi-fase, el proceso de supervisin y control tambin proporciona retroalimentacin entre las
fases del proyecto, a fin de implementar acciones correctivas o preventivas para que el proyecto cumpla con
el plan de gestin del proyecto.
El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:
Continuar con el apoyo de los usuarios finales
Correccin de errores
Actualizaciones del software a travs del tiempo
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En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una parte normal y esperada del
proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de modificaciones de diseo necesarias, diferentes
condiciones ambientales, la disponibilidad de materiales, efectos de terceros, etc. Ms all de realizar el
cambio en el campo, el cambio normalmente necesita ser documentado para demostrar lo que realmente se
construye. Esto se conoce como Gestin del Cambio. Cuando se introducen cambios en el proyecto, la
viabilidad del proyecto tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante no perder de vista los objetivos
iniciales y los objetivos de los proyectos. Cuando los cambios se acumulan, el resultado previsto no puede
justificar la inversin propuesta.
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Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas La planificacin es un proceso
continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Es el
proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de
emprender la accin global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto, realizado
a la consecucin de un fin
Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y
los desarrollos futuros probables, da como resultado un
curso de accin recomendado: un plan Planificar
significa que los ejecutivos estudian anticipadamente
sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en
corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica.
Los planes establecen los objetivos de la organizacin y
definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Adems los planes son la gua para que:
1.2.1. Planificacin de proyectos
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La organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; Los miembros de la
organizacin desempeen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y
procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan
resultados. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar
prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de
cambios en el entorno externo, entre otros aspectos
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Todos los proyectos tienen un ciclo vital; es decir, su realizacin comprende una serie de etapas lgicas
que comienza con la formulacin de la idea original y el desarrollo de un plan de actividades, contina con
la identificacin y la comprobacin de las capacidades y necesidades de las partes interesadas y, por
ltimo, comprende las etapas de diseo, ejecucin y evaluacin.
1.2.2. Propuesta
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Puesto que la ejecucin de un proyecto de informatizacin puede requerir una dedicacin de tiempo del
personal de la cooperativa y un gasto considerables, su prxima tarea ser convencer a los
administradores, comit de administracin o directiva elegida de la idoneidad de la propuesta. Antes de
continuar, necesitar su apoyo decidido. Para ello, deber elaborar una propuesta de proyecto breve,
de una o dos pginas, donde se resuman los fines y objetivos, las ventajas y costos previstos, y los
riesgos potenciales del proyecto, para que la estudien las personas mencionadas. Aunque pueda parecer
una prdida de tiempo, realmente no lo es ya que le ayudar a responder a muchas de las preguntas que,
con toda probabilidad, le plantearn.
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Seleccin del Personal
Tradicionalmente, la seleccin de personal se define como un procedimiento para encontrar al hombre que
cubra el puesto adecuado, es decir escoger entre los candidatos reclutados a los ms adecuados, para
ocupar los cargos existentes en la empresa, tratando de mantener o aumentar la eficiencia y el rendimiento
del personal.
Pero, qu significa adecuado? Para contestar, esta pregunta cabra considerar las diferencias individuales
o sea, tener en cuenta las necesidades de la organizacin y su potencial humano as como la satisfaccin
que el trabajador encuentra en el desempeo del puesto.
Como paso previo a la seleccin tcnica de personal, resulta obligado conocer la filosofa y propsitos de la
organizacin, as como los objetivos generales departamentales, secciona les etc de la misma. Esto
implica, entre otras cosas, la valoracin de los recursos existentes y la plantacin de los que van a ser
necesarios para alcanzar esos objetivos, y que comprende la determinacin de las necesidades presentes
y futuras en cuanto a cantidad y calidad.
1.2.3. Seleccin y Evaluacin de personal
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La seleccin del Personal tiene como objetivos:
Definir polticas y programas para garantizar la incorporacin del personal idneo a la entidad.
Seleccionar candidatos adecuados para el acceso, los traslados, las promociones
y las actividades de formacin y desarrollo.
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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Principio bsico Idoneidad demostrada.
Necesario, factible y costearle. Es una inversin
Debe ser permanente y planificado, tanto para el nuevo ingreso como los movimientos internos y
los planes de formacin.
Proceso estructurado, flexible, dinmico y especfico para cada puesto y entidad.
Se realiza por personal calificado y entrenado.
Considera junto a los requisitos califica torios y extraterritorial los relativos a los riesgos y
exigencias fisiolgicas y psicolgicas.
Esta integrado al resto de los subsiste mas del Sistema de Direccin de los Recursos Humanos.
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La supervisin es la regular observacin y registro de actividades que se llevan a cabo en un proyecto o
programa. Es un proceso rutinario de recogida de informacin sobre todos los aspectos del proyecto.
Supervisar es comprobar cmo progresan las actividades del proyecto. Es observacin: observacin
sistemtica y pertinente.
La supervisin tambin implica informar sobre el progreso del proyecto a los donantes, ejecutores y
beneficiarios del proyecto.
1.2.4. Supervisin y Revisin del proyecto
La supervisin es muy importante en la planificacin e
implementacin de proyectos.
Es como mirar al camino cuando se va en bicicleta: puede
ajustar el recorrido para asegurarse de que no se desva.
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Objetivos de la supervisin:
Mejorar la productividad de los empleados.
Desarrollar un uso ptimo de los recursos.
Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada.
Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral.
Monitorear las actitudes de los subordinados.
Contribuir a mejorar las condiciones laborales.
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1.2.5. Informes
En trminos generales un informe es un trabajo escrito, cuyos resultados o cuyo producto es esperado por
personas distintas a quien lo realiza, o bien el mismo es encargado por terceros (un jefe, o ejecutivo).
En cualquier caso siempre es necesario preparar todo el material que permita escribir un informe. Lo
esencial es darse cuenta de algo que sucedi, con una explicacin que permita comprenderlo.
El informe es un documento escrito en prosa informativa (cientfica, tcnica, o comercial) con el propsito
de comunicar informacin a un nivel ms alto en una organizacin. Por consiguiente, refiere hechos
obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Adems,
aporta los datos necesarios para una cabal comprensin del caso, explica los mtodos empleados y
propone o recomienda la mejor solucin para el hecho tratado.
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Tanto el informe como otros medios de comunicacin poseen sus respectivas partes:
Portada: Datos personales del escritor o autor y el ttulo del informe.
ndice: En esta parte van sealadas todas las partes del informe y el total de pginas que contiene.
Introduccin: Es una breve resea de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
Cuerpo: Es la informacin principal y completa del tema.
Conclusiones: Aqu se presentan los resultados ms importantes que permiten responder las
interrogantes planteadas.
Bibliografa: Es el ordenamiento alfabtico y por fecha de la literatura usada para responder todas las
inquietudes y plantear las ideas del trabajo
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1. Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:
Cientficos:
Se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categora de
memorias cientficas.
Tcnicos:
Se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas de sociologa, antropologa,
psicologa social, etc; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigacin cientfica.
Divulgacin: Destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana
cultura.
Mixtos: Destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje se adapta al de ambos
grupos de destinatarios.
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2. Por las caractersticas textuales los informes se clasifican en:
Expositivos: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas instrucciones. No es necesario
incluir conclusiones, interpretacin, o evaluacin; a veces, reciben el nombre de dossier.
Analticos: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya realizada o, al menos, proyectada.
(Ibdem). Se denominan tambin propuesta o proyecto.
Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin en la lnea de lo que se
expone en el informe. Proponen un plan de accin (es el informe ms utilizado en consultora).
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1.3 Fundamentos de P.M.I.
El Project Management Institute (PMI) es una de las asociaciones profesionales de miembros ms
grandes del mundo que cuenta con medio milln de miembros e individuos titulares de sus
certificaciones en 180 pases.
Es una organizacin sin fines de lucro que avanza la profesin de la direccin de proyectos a travs de
estndares y certificaciones reconocidas mundialmente, a travs de comunidades de colaboracin, de
un extenso programa de investigacin y de oportunidades de desarrollo profesional.
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La Produccin ms Limpia (P+L) es la aplicacin continua de una estrategia ambiental preventiva
integrada a procesos, productos y servicios para incrementar sobre estos la eficiencia y reducir el riesgo
para el ser humano y el medio ambiente.
La Produccin ms Limpia puede ser aplicada a procesos usados en cualquier tipo de industria, a los
mismos productos y a distintos servicios ofrecidos a la sociedad.
Se ha comprobado que la inversin en prevencin resulta menos costosa para las empresas, que las
prdidas que stas pueden encarar derivado de la aplicacin de procesos ineficientes.
La comunidad identificada con la Produccin ms Limpia certifica esta afirmacin, sin embargo, una
gran parte de las instituciones financieras que son las que otorgan los crditos para los proyectos,
desconocen o no estn lo bastante convencidas en este punto.
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Por lo cual mientras que, durante los ltimos diez aos, la Produccin ms Limpia ha sido muy bien
vista y adoptada por la comunidad de Ingeniera, la obtencin de crditos contina siendo uno de los
obstculos ms grandes para una aplicacin ms amplia de la P+L.
A pesar de todo ha habido algunos resultados positivos en este sentido. Se han incrementado las
investigaciones y publicaciones relacionadas con la sostenibilidad financiera, entre donantes han
emprendido proyectos de demostracin, y en los ltimos aos han surgido mecanismos especiales de
financiamiento para la Produccin ms Limpia en algunos pases.
En adicin, los mercados financieros estn volvindose ms sensibles hacia el medio ambiente y la
sostenibilidad.
Los costos del capital dependen principalmente de los resultados de la evaluacin de riesgos y
beneficios esperados, mientras que los asuntos relacionados con sostenibilidad inciden en ambos
elementos.
Asimismo hay evidencia reciente de que inversionistas institucionales estn apoyando cada vez ms la
sostenibilidad.
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Fuente: Aprovechando la Produccin ms Limpia. Listados de Chequeo. Programa de las Naciones
Unidas para el Medio Ambiente. Divisin de Tecnologa, Industria y Economa.
Principios de la Produccin Ms Limpia
- Buenas Prcticas de Manejo: mejoras en las prcticas utilizadas y un mantenimiento apropiado pueden
producir beneficios significativos. Estas opciones son de bajo costo.
- Mejor Control de Proceso: modificacin y optimizacin de procedimientos de trabajo, operacin de la
maquinaria y parmetros de operacin para operar los procesos a mayor eficiencia y minimizar las
razones de generacin de desechos y emisiones.
- Sustitucin de Materias Primas: cambio de materias primas por otras menos txicas, materiales
renovables o con mayor vida de servicio.
- Modificacin de Equipo: modificacin del equipo de produccin existente y su utilizacin, por ejemplo,
aadiendo dispositivos de medicin y control, de modo que el proceso opere a mayor eficiencia.
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- Cambios de Tecnologa: reemplazo de tecnologa, cambios en la secuencia de los procesos y/o
simplificacin de procedimientos de modo que se minimice la generacin de desechos y emisiones
durante la produccin.
- Recuperacin in-situ y reutilizacin: reutilizacin de materiales de desecho en el mismo proceso u
otras aplicaciones dentro de la empresa.
- Produccin de subproductos tiles: transformacin de materiales de desecho en materiales que
puedan ser reutilizados o reciclados para otras aplicaciones fuera de la empresa.
- Modificacin de Productos: modificacin de las caractersticas del producto de forma que se
minimicen los impactos ambientales del mismo derivados de su uso o posterior a ste (disposicin) o
los impactos causados durante la produccin del mismo.