Introduccion Al Ms Project

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN

AGUSTN DE AREQUIPA
Escuela Profesional de Ingeniera
Indus!rial
AD"INISTRACION DE PRO#ECTOS
TE"A
INTRODUCCION A "ICROS$T PRO#ECT
INTEGRANTES%
C&APARRO C&ILI' (udi!) *a!!+
GUTIERRES QUISPE' Le+da
SILVA VALDIVIA' Dani!,a Veroni-a
VARGAS TORRES '(uan Carlos
#ANA QUISPE' Edi!) .ianca
UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN
0
Are/ui0a 1 Per2
1
DEDICATORIA.
A Dios, porque sin n!"! "e es#o $!%r&! si"o posi%e' !
nues#ros p!"res, que (o)pren"ieron os s!(ri*(ios que
"e%&!)os re!i+!r p!r! (u)pir (on nues#ro o%,e#i-o .
que nos !en#!ron (u!n"o !s (os!s se pon&!n "i/&(ies
nos !po.!ron "ur!n#e #o"o es#e #ie)po0
1
INDICE
In!roducci3n 4
O56e!i7os 8
"arco Te3rico 9
Par!es de un 0ro+ec!o :
&erra;ien!as diagra;<!icas ==
Carac!ers!icas de "S Pro6ec!> =?
E6ecu!ar la 0resen!aci3n de "S Pro6ec!> @?
"ane6o de arc)i7os de 0ro+ec!os> 4@
"ane6o de 7is!as de 0ro+ec!os 4A
"ane6o de infor;es de 0ro+ec!os 8B
Definici3n de las !areas de un 0ro+ec!o> 94
Crear en "S Pro6ec! el e6e;0lo de a0licaci3n B8
.i5liografa BB
2
INTRODUCCION
El Microsoft Project es un Software para administracin de proyectos, el cual
esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseo de
planes, asignacin de recursos a tareas, rastreo de progresos y anlisis de
cargas de trabajo.
MS Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos.
Utiliza esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y
otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms
informacin se proporcione, ms preciso ser el plan.
Pretendemos en el presente trabajo de mostrar las ventajas de este programa y
la utilizacin de algunas de sus herramientas de una forma sencilla y clara, as
como tambin la aclaracin de algunos tecnicismos.
3
PRCCTICA =
INTRODUCCIDN A "S PRO(ECT
Objetivos:
Conocer las caractersticas generales de una herramienta softare para la
gestin de proyectos.
!prender el manejo b"sico de #$ Project.
4
Marco Terico:
El Microsoft Project es un Software para administracin de proyectos
desarrollado y vendido por #icrosoft el cual esta creado para asistir a los
administradores de proyectos en el dise%o de planes, asignacin de recursos a
tareas, rastreo de progresos y an"lisis de cargas de trabajo. &a primera versin
de #icrosoft Project fue lanzada para '($ en )*+, por una compa%a -ue
trabajaba para #icrosoft. .sta ultima, ad-uiri todos los derechos del softare
en )*+/ y liber la versin 0. &a primera versin para 1indos fue liberada en
)**2, y fue llamada versin ) para 1indos. Un dato interesante es notar -ue
la primera versin para '($ introdujo el concepto de &neas de dependencia
3lin4 lines5 entre tareas en la gr"fica de 6antt. !un-ue este softare ha sido
eti-uetado como miembro de la familia #icrosoft (ffice hasta el momento no ha
sido incluido en ninguna de las ediciones de pa-uete de (ffice 3-uiz" por ser
un programa muy especializado5 y se encuentra disponible en dos versiones,
$tandard y Professional.
Una versin para #acintosh fue liberada en 7ulio de )**) y su desarrollo
continu hasta Project ,.2 para #ac en )**8> .n )**,, #icrosoft detuvo el
desarrollo para la mayora de las aplicaciones #ac, y no ofreci nuevas
versiones de (ffice hasta )**+, despus de la creacin del nuevo #icrosoft
#acintosh 9usiness Unit el a%o anterior. .l #ac9U nunca lanz una versin
actualizada para Proyect, y la versin anterior de )**8 no es ejecutada
nativamente en #ac ($ :.
Pues bien, en cuanto al uso en #icrosoft Project los tres factores -ue
conforman cada proyecto son;
iempo; el tiempo para completar el proyecto, -ue se refleja en la
programacin del mismo.
5
!inero; el presupuesto del proyecto, -ue se basa en el costo de los
recursos< personas, e-uipamiento y materiales necesarios para realizar las
tareas.
"mbito; los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario
para realizarlos.
.ste tro de tiempo, dinero y "mbito forman el tri"ngulo del proyecto. !l ajustar
uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. !un-ue los tres
elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendr" m"s influencia en
el proyecto. &a relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y
determina la clase de problemas -ue encontrar" y las soluciones -ue puede
implementar. $i sabe dnde encontrar" delimitaciones y dnde podr" ser
fle=ible, le ser" m"s f"cil planear y administrar el proyecto.
MS Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos.
Utiliza esa informacin para calcular y controlar la programacin, los costos y
otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan. Cuanta ms
informacin se proporcione, ms preciso ser el plan.
Como si se tratara de una hoja de c"lculo' #icrosoft Project muestra los
resultados de los c"lculos inmediatamente
Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la informacin
esencial acerca de todas las tareas. $lo entonces se ver" cu"ndo finalizar" el
proyecto o las fechas en las -ue est"n programadas las tareas.
#icrosoft Project coloca la informacin -ue se introduce y la -ue calcula en
campos -ue contienen tipos de informacin especficos, como nombres o
duraciones de tareas. .n #icrosoft Project, generalmente cada campo aparece
en una columna. &a base de datos del proyecto contiene gran cantidad de
informacin, pero en un momento dado slo necesita una parte de la misma.
Para tener acceso a la informacin, se utilizan la herramienta >istas.
6
#istas, presenta un subconjunto de informacin del proyecto en un formato f"cil
de interpretar. Por ejemplo, el 'iagrama de 6antt muestra informacin b"sica
de tareas en columnas y un gr"fico de barras. &a opcin ablas define las
columnas mostradas y $iltros, permite centrarse en tareas o recursos
especficos. Cada vista presenta una clase de informacin diferente. &as tablas
y los filtros ajustan la informacin. .l cambio de vistas, tablas o filtros puede
ocultar informacin, pero no la elimina. $eguir" estando en la base de datos y
seguir" actualiz"ndose.
.s decir la herramienta >istas, es las combinacin de una o m"s vistas
3'iagrama de 6antt, ?oja de recursos, etc.5 y, si procede, una tabla y un filtro.
&as vistas permiten especificar, organizar y e=aminar la informacin en diversos
formatos. .=isten tres tipos de vistas; &os diagramas o los gr"ficos representan
la informacin gr"ficamente. &as vistas 'iagrama de 6antt, 'iagrama de red,
6r"fico de recursos y Calendario son diagramas o gr"ficos.
#$ Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta
muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y
las interrupciones, como das festivos y vacaciones. &o -ue es m"s importante,
#icrosoft Project programa cada tarea utilizando la frmula duracin @ trabajo A
esfuerzo de recurso, donde;
'uracin es la cantidad de tiempo -ue transcurre antes de -ue la tarea
est realizada.
Brabajo es el esfuerzo necesario durante un perodo de tiempo para
realizar una tarea.
.sfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados
a la tarea y su asignacin.
Por ejemplo;
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$i tres pintores trabajan dos das en una tarea, con un esfuerzo de + horas
diarias, el trabajo de cada recurso es )C horas 30 das = + horas5.
.l esfuerzo total de los recursos es 0, horas al da 38 pintores = + horas5.
.l trabajo total en la tarea es ,+ horas 30 das = + horas = 8 pintores5.
&a duracin es 0 das; ,+ horas A 38 pintores = + horas5. &a comprensin de
esta frmula es importante para saber en -u forma los cambios -ue realiza en
las tareas afectan a la programacin del proyecto.
.n lo personal prefiero el #$ Project para realizar la administracin de
proyectos, ahora bien, si por ah encuentras otra alternativa debes tener en
cuenta -ue muchas de las opciones de trabajo son similares a los de #$
Project. !s -ue si tienes la oportunidad, no dejes de echarle un vistazo a esta
prestacin de #icrosoft.
8
Ac!i7idades%
=E Re0asar los conce0!os 5<sicos de ges!i3n de 0ro+ec!os>
aE Par!es de un 0ro+ec!o%
iE Tareas>
Una tarea es un tem -ue contiene un conjunto de actividades afines
entre si, cuya ejecucin concluye en la realizacin de dicha tarea.
&as tareas son partes diferenciadas entre si -ue forman el proyecto
Para la programacin de un proyecto se deber" planificar las tareas
del mismo, tiempo estimado de duracin de las mismas, las
relaciones de tiempo y los recursos -ue se utilizar"n para completar
el proyecto.
iiE &i!os>
&os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Un hito es un evento claramente verificable por otra persona y -ue
re-uiere verificacin antes de poder proseguir con la ejecucin del
proyecto. Por ejemplo, la obtencin y formalizacin de los re-uisitos
de usuario constituye un hito en la realizacin de un proyecto de
ingeniera softare.
&a utilidad de los hitos se basa en la buena seleccin de los mismos.
Pero al igual -ue los diagramas de 6!DBB, la programacin con
hitos no aporta o refleja informacin acerca de la interdependencia
entre tareas o actividades.
.ntonces una tarea con una duracin cero se llama ?ito. Puede
utilizar hitos para identificar hechos significativos de la programacin,
10
as como para medir el avance del proyecto. $i introduce una
duracin de cero das para una tarea, #icrosoft Project mostrar" un
smbolo de hito en el diagrama de barras de 6antt al comienzo de
ese da. ! la derecha del smbolo de hito aparecer" la fecha de
comienzo de la tarea.
.ntonces una tarea con una duracin cero se llama ?ito. Puede
utilizar hitos para identificar hechos significativos de la programacin,
as como para medir el avance del proyecto. $i introduce una
duracin de cero das para una tarea, #icrosoft Project mostrar" un
smbolo de hito en el diagrama de barras de 6antt al comienzo de
ese da. ! la derecha del smbolo de hito aparecer" la fecha de
comienzo de la tarea.
iiiE Recursos>
Para realizar las tareas son necesarios recursos. &os recursos -ue
re-uiere la realizacin de un proyecto son de cuatro tipos; tiempo,
personas, dinero y e-uipo, instalaciones o instrumentos
Para determinar los recursos del proyecto se debe definir cu"les se
necesitaran para cada una de las tareas o acciones por realizar. .s
decir, para cada accin; %u& tiempo, %u& personas, %u& gastos, %u&
e%uipo, instrumentos o instalaciones, se necesitan.
$i no se asigna recursos a las tareas, ser" m"s difcil controlar la
terminacin de las mismas y habr" menos fle=ibilidad en la
planificacin.
Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los
recursos necesarios para llevar se acabo. &os nombres de recursos
pueden ser genricos o especficos en sus descripciones. Un recurso
11
-ue realiza labores administrativas puede llamarse Eau=iliar
administrativo o 7uan Prez E
Cuando se incorpora un recurso en #$ Project, se introduce por
omisin una unidad o )22F, en el campo capacidad m"=ima del
recurso< por omisin las unidades de recursos muestran como
porcentajes< tambin pude mostrar las unidades de recursos en
decimales.
.ntonces, uno de los aspectos m"s importantes es la asignacin de
cada uno de los recursos, para -ue pueda e-uilibrar de forma eficaz
sus cargas de trabajo. .s posible -ue algunos recursos se
encuentren sobre asignados mientras -ue otros pueden estar infra
asignados.Puede revisar la eficacia con la -ue se est"n usando los
recursos en el proyecto y si necesita realizar algGn ajuste viendo sus
cargas de trabajo y disponibilidad en #icrosoft (ffice Project.
5E &erra;ien!as diagra;<!icas%
iE Diagra;as de Gan!!>
&os cronogramas de barras o Egr"ficos de 6anttH fueron concebidos
por el ingeniero norteamericano ?enry &. 6antt, uno de los
precursores de la ingeniera industrial contempor"nea de Baylor.
6antt procuro resolver el problema de la programacin de
actividades, es decir, su distribucin conforme a un calendario, de
manera tal -ue se pudiese visualizar el periodo de duracin de cada
actividad, sus fechas de iniciacin y terminacin e igualmente el
tiempo total re-uerido para la ejecucin de un trabajo. .l instrumento
-ue desarroll permite tambin -ue se siga el curso de cada
actividad, al proporcionar informacin del porcentaje ejecutado de
cada una de ellas, as como el grado de adelanto o atraso con
respecto al plazo previsto. .l gr"fico de 6antt permite identificar la
actividad en -ue se estar" utilizando cada uno de los recursos y la
11
duracin de esa utilizacin, de tal modo -ue puedan evitarse
periodos ociosos innecesarios y se d tambin al administrador una
visin completa de la utilizacin de los recursos -ue se encuentran
bajo su supervisin.
.ste gr"fico consiste simplemente en un sistema de coordenadas en
-ue se indica;
En el eje 'ori(ontal; Un calendario, o escala de tiempo definido
en trminos de la unidad m"s adecuada al trabajo -ue se va a
ejecutar; hora, da, semana, mes, etc.
En el eje #ertical; &as actividades -ue constituyen el trabajo a
ejecutar. ! cada actividad se hace corresponder una lnea
horizontal cuya longitud es proporcional a su duracin en la cual
la medicin efectGa con relacin a la escala definida en el eje
horizontal conforme se ilustra.
Carac!ers!icas%
Cada actividad se representa mediante un blo-ue rectangular
cuya longitud indica su duracin< la altura carece de significado.
&a posicin de cada blo-ue en el diagrama indica los instantes de
inicio y finalizacin de las tareas a -ue corresponden.
&os blo-ues correspondientes a tareas del camino crtico
acostumbran a rellenarse en otro color 3en el caso del ejemplo, en
rojo5.
12
.l gr"fico de 6antt es la forma habitual de presentar el plan de
ejecucin de un proyecto, recogiendo en las filas la relacin de
actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos -ue
estamos manejando, mientras la duracin y situacin en el tiempo de
cada actividad se representa mediante una lnea dibujada en el lugar
correspondiente.
&a utilidad de un gr"fico de este tipo es mayor cuando se a%aden los
recursos y su grado de disponibilidad en los momentos oportunos.
Como ventajas tendramos la facilidad de construccin y
comprensin, y el mantenimiento de la informacin global del
proyecto. I como desventajas, -ue no muestra relaciones entre
tareas ni la dependencia -ue e=iste entre ellas, y -ue el concepto de
F de realizacin es un concepto subjetivo.
Ven!a6as + Des7en!a6as de los Gr<ficos de Gan!!>
&a ventaja principal del gr"fico de 6antt radica en -ue su trazado
re-uiere un nivel mnimo de planificacin, es decir, es necesario -ue
haya un plan -ue ha de representarse en forma de gr"fico.
&os gr"ficos de 6antt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales
de la planificacin. $in embargo, despus de iniciada la ejecucin de
la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el
13
gr"fico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la
representacin gr"fica del plan, en tanto -ue los ajustes
3replanificacin5 re-uieren por lo general de la formulacin de un
nuevo gr"fico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos
mec"nicos, tales como cuadros magnticos, fichas, cuerdas, etc.,
-ue permite una mayor fle=ibilidad en las actualizaciones. !Gn en
trminos de planificacin, e=iste todava una limitacin bastante
grande en lo -ue se refiere a la representacin de planes de cierta
complejidad. .l 6r"fico de 6antt no ofrece condiciones para el
an"lisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. .s
fundamentalmente una tcnica de pruebas y errores. Do permite,
tampoco, la visualizacin de la relacin entre las actividades cuando
el nGmero de stas es grande.
.n resumen, para la planificacin de actividades relativamente
simples, el gr"fico de 6antt representa un instrumento de bajo costo
y e=trema simplicidad en su utilizacin. Para proyectos complejos,
sus limitaciones son bastantes serias, y fueron stas las -ue llevaron
a ensayos -ue dieron como resultado el desarrollo del CP#, el P.JB
y otras tcnicas cone=as. .stas tcnicas introdujeron nuevos
conceptos -ue, asociados m"s tarde a los de los gr"ficos de 6antt,
dieron origen a las denominadas EredesKcronogramasH.
.ntonces concluimos -ue el gr"fico de 6antt se presta para la
programacin de actividades de la m"s grandes especie, desde la
decoracin de una casa hasta la construccin de una nave. 'esde su
creacin ha sido un instrumento sumamente adaptable y de uso
universal, dada su f"cil construccin.
.n el desarrollo de un proyecto es comGn -ue se disponga de
recursos limitados para la ejecucin de actividades. .l gr"fico de
6antt permite identificar la actividad en -ue se estar" utilizando cada
14
uno de los recursos y la duracin de esa utilizacin, de tal modo -ue
puedan evitarse periodos ociosos innecesarios y se d tambin al
administrador una visin completa de la utilizacin de los recursos
-ue se encuentran bajo su supervisin.
.n #icrosoft (ffice Project es la vista 'iagrama de 6antt 3vista
'iagrama de 6antt; vista predefinida -ue muestra tareas de proyecto
en su lado iz-uierdo y barras gr"ficas correspondientes a las
duraciones de las tareas en el lado derecho.5 -ue muestra las tareas
del proyecto en el lado iz-uierdo de la vista y las barras gr"ficas
correspondientes a las duraciones de esas tareas en el lado derecho.
?ay muchos otros tipos de vistas de 6antt en Project, como 6antt
detallado, 6antt de redistribucin, 6antt con varias lneas de base o
6antt de seguimiento. Puede personalizar la parte del diagrama de
estas vistas en #icrosoft (ffice Project a fin de adaptarla mejor a sus
necesidades. Por ejemplo, puede cambiar cmo se muestra el
perodo no laborable, o aplicar formato a la vista de 6antt para -ue le
permita identificar r"pidamente determinadas tareas, o es posible
-ue desee agregar te=to a algunas barras concretas para
identificarlas mejor.
$ugerencia Puede aplicar formato a las vistas de 6antt
autom"ticamente mediante un asistente. Puede cambiar de manera
instant"nea el formato de los elementos, como la ruta crtica 3ruta
crtica; serie de tareas -ue deben completarse segGn la
programacin para -ue un proyecto finalice a tiempo. Cada una de
las tareas de la ruta crtica es una tarea crtica.5, mostrar lneas de
vnculo 3lnea de vnculo; en un diagrama de 6antt y en un diagrama
de red, lnea -ue aparece entre dos tareas para indicar una
dependencia.5 entre las tareas dependientes 3dependencias entre
15
tareas; relacin entre dos tareas vinculadas< el vnculo se establece
por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. .=isten
cuatro tipos de dependencias entre tareas; Lin a comienzo MLCN,
Comienzo a comienzo MCCN, Lin a fin MLLN y Comienzo a fin MCLN.5 o
seleccionar opciones de color y tramas para las barras de 6antt -ue
representan tareas de resumen 3tarea de resumen; tarea -ue se
compone de subtareas y -ue las resume. Utilice el es-uema para
crear tareas de resumen. Project determina autom"ticamente la
informacin de la tarea de resumen 3por ejemplo, la duracin y el
costo5 mediante la utilizacin de informacin procedente de las
subtareas.5, subtareas 3subtarea; tarea -ue forma parte de una tarea
de resumen. &a informacin de la subtarea est" consolidada dentro
de la tarea de resumen. Puede utilizar la funcin de es-uema de
Project para designar subtareas.5 o hitos 3hito; punto de referencia
-ue marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para
controlar el progreso del proyecto. Boda tarea con una duracin cero
se muestra autom"ticamente como hito. Bambin puede marcar
cual-uier otra tarea de cual-uier duracin como hito.5. Para iniciar el
asistente, en el menG Lormato haga clic en !sistente para diagramas
de 6antt.
16
iiE Diagra;as PERT>
.l mtodo Pert est" basado en la teora de las redes y circuitos,
donde las tcnicas tratan de conseguir la mejor utilidad de los medios
empleados en la produccin durante el desarrollo y realizacin de
proyectos y trabajos complejos. .l planteamiento de cual-uier
problema Pert, bajo el punto de vista de la funcin de planificacin y
control de la produccin e=ige el planteamiento de las siguientes
etapas;
'ividir el trabajo en las actividades o tareas -ue lo forman. .l
grado de detalle -ue se debe alcanzar en este fraccionamiento
depende de la magnitud del proyecto .as por ejemplo si se trata
de analizar una red general, como la utilizada para estudiar las
fases fundamentales de una obra es suficiente con dividir por
secciones. $i se desea dibujar redes detalladas para considerar
piezas o tareas se tendr" -ue reducir la magnitud del proyecto a
representar con objeto de hacer viable su diagrama y posterior
estudio.
.stablecer las relaciones e=istentes entre las diversas actividades
indicando en cada una de ellas las -ue le siguen3determinar el
tiempo -ue se necesita para realizar cada una de las actividades,
'ibujar el grafo correspondiente, 'efinir el camino critico5
.s importante determinar la eficacia y las duraciones reales de las
tareas. OCmo programa una tarea cuando sus recursos e=pertos
generan diferentes duraciones estimadasP
Para ayudar a resolver discrepancias o modelar escenarios
alternativos, se puede ejecutar un an"lisis de Bcnica de Jevisin,
.valuacin y Programa 3an"lisis P.JB5. .l an"lisis P.JB es un
proceso mediante el cual puede evaluar un resultado probable a
17
partir de tres situaciones; el mejor caso, el caso esperado y el peor
caso. Un an"lisis P.JB utiliza un promedio ponderado de duraciones
optimistas, pesimistas y esperadas para calcular la duracin de las
tareas y, por lo tanto, el calendario del proyecto. .ste an"lisis puede
ser una herramienta eficaz para la gestin de riesgos.
Carac!ers!icas%
.s un grafo, o sea, un conjunto de puntos 3nodos5 unidos por
flechas.
Jepresenta las relaciones entre las tareas del proyecto, no su
distribucin temporal.
&as flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto.
&os nodos del grafo, representado por crculos o rect"ngulos,
corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede
representar hasta dos instantes distintos, el inicio mnimo de las
tareas -ue parten del nodo y el final m"=imo de las tareas -ue
llegan al mismo.
.s una herramienta de c"lculo, y una representacin visual de las
dependencias entre las tareas del proyecto.
@E Presen!ar las carac!ers!icas de "S Pro6ec!>
#icrosoft Project es un programa de la suite #icrosoft (ffice usado para la
gestin de proyectos.
#icrosoft Project 3o #$P5 es un softare de administracin de proyectos
dise%ado, desarrollado y comercializado por #icrosoft para asistir a
administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de
recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.
18
.l softare #icrosoft (ffice Project en todas sus versiones 3la versin 022Q
es la m"s reciente5 es Gtil para la gestin de proyectos, aplicando
procedimientos descritos en el P#9oR 3#anagement 9ody of Rnoledge5
del P#S 3Project #anagement Snstitute5.
.st" disponible en dos versiones, $tandard y Professional.
&a aplicacin crea calendarizacin de rutas crticas, adem"s de cadenas
crticas y metodologa de eventos en cadena disponibles como addKons de
terceros. &os calendarios pueden ser resource leveled, y las gr"ficas
visualizadas en una 6r"fica de 6antt. !dicionalmente, Project puede
reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales pueden contar con
distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos. &os objetos
personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son
almacenados en un servidor -ue comparte la informacin a todos los
usuarios.
#icrosoft Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz
y fle=ible -ue puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos.
.sta herramienta ayudara a programar y realizar un seguimiento de todas
las actividades para supervisar su progreso.
.n este sentido #s Project toma a cuenta factores -ue conforman cada
proyecto -ue son;
)ecursos; &os cuales son los elementos asignados ya sea en
personas, e-uipamiento y materiales necesarios para realizar las
tareas.
iempo; .l tiempo para completar el proyecto , -ue se refleja en la
programacin del mismo
10
!inero; .l presupuesto del proyecto, -ue se basa en el costo de los
recursos, personas, e-uipamiento, y materiales necesarios para
realizar las tareas.
"mbito; &os objetivos y las tareas del proyecto, asi como el trabajo
necesario para realizarlos.
&a relacin entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina
la clase de problemas -ue encontrara y las soluciones -ue se pueden
encontrar son variadas.
11
Carac!ers!icas de "s Pro6ec!
'entro de las caractersticas propias del programa se pueden mencionar;
*ase de !atos de Ms Project
#icrosoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de
datos. Utiliza esa informacin para calcular controlar la programacin, los
costos y otros elementos del proyecto, mediante la creacin de un plan.
Cuanta m"s informacin se proporcione, m"s preciso ser" el plan.
Como si se tratara de una hoja de c"lculo, #icrosoft Project muestra los
resultados de los c"lculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se
crea mientras no se introduce la informacin esencial acerca de todas las
tareas. $olo entonces se ver" cuando finalizara el proyecto o las fechas en
las -ue se est"n programadas las tareas.
P)+,)M-C.+/ !E MS P)+0EC
#$ Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta
muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones
y las interrupciones, como das festivos y vacaciones. &o m"s importante
#$ Project programa cada tarea utilizando la formula
'uracin@trabajoAesfuerzo de recurso
'uracin es la cantidad de tiempo -ue transcurre antes de -ue la tarea
este realizada
Brabajo es el esfuerzo necesario durante un periodo de tiempo para
realizar una tarea.
.sfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos
asignados a la tarea y su asignacin.
11
SE,1.M.E/+ 2 C.E))E
Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la informacin de
programacin, se genera el plan. $e podr" ver un modelo completo del
proyecto, con su fecha de finalizacin y las fechas de comienzo y fin de
cada tarea.
$e podr" revisar el camino critico para detectar posibles problemas , en
este sentido entendemos como camino critico uan serie de tareas
vinculadas -ue deben realizarse a tiempo para -ue el proyecto finalice en
la fecha programada . $i se retrasa cual-uier tarea del camino critico puede
retrasarse la fecha de finalizacin del proyecto.
!E$./.) 3+S +*0E.#+S !E3 P)+2EC+
Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el =ito del proyecto
vendr" determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un
objetivo claro es especfico y mesurable, estos pueden incluir.
Una lista de resultados del proyecto
Lechas de cumplimento especificas
&imites de costo -ue no pueden sobrepasar
!E$./.) 3-S S1P+C.S.+/ES !E3 P+)2EC+
'urante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgir"n
muchas cuestiones importantes sin repuestas, por ejemplo, cuando estar"n
disponibles los recursos claves para iniciar el trabajo y cuanto tiempo llevara
el nuevo proceso. Para comenzar la planificacin, se hacen conjeturas
hipotticas y a continuacin se utilizan esas estimacin es para crear la
programacin. .s importante hacer el seguimiento a estas suposiciones
para poder criticarlas y corregirlas.
12
!E$./.) 3-S !E3.M.-C.+/ES !E3 P)+2EC+
&as delimitaciones de un proyecto son factores -ue pueden restringir las
opciones del administrador del proyecto , normalmente las tres
delimitaciones principales son;
Programacin, como una fecha lmite para un hito principal.
Jecursos 3materiales, instalaciones, e-uipamiento y personal asi como
los costos asociados5 como un presupuesto preestablecido.
Tmbito como un re-uisito de realizacin de tres modelos del producto.
Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras
dos y tambin afecta a la calidad total del proyecto
CREAR UN PLAN DE PRO#ECTO
Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y definido sus fases
principales, se pude comenzar a crear el plan
Primero de especifica y organiza la lista de tareas -ue se deben realizar, asi
como la duracin de cada tarea, ! continuacin, se agrega al plan personas,
e-uipamiento, materiales y recursos. 'espus se agregan estos recursos a
las tareas. Con esta informacin #$ Project crea una programacin. $e
puede comprobar la programacin y ajustarla segGn sea necesario.
13
#icrosoft (ffice Project $tandard 022Q ofrece unas slidas herramientas de
administracin de proyectos con la dosis adecuada de funcionalidad,
potencial y fle=ibilidad, con el fin de administrar los proyectos con mayor
eficacia y eficiencia. Podr" mantenerse informado y controlar el trabajo, la
programacin y las finanzas del proyecto, mantener la sintona entre los
e-uipos de proyecto y mejorar la productividad gracias a la integracin con
los conocidos programas del sistema #icrosoft (ffice, las eficaces opciones
de elaboracin de informes, el planeamiento asistido y las herramientas
fle=ibles.
Dota; #icrosoft (ffice Project Professional 022Q incluye toda la
funcionalidad de (ffice Project $tandard 022Q. !dem"s, (ffice Project
Professional 022Q ofrece la funcin de administracin de proyectos
empresariales de colaboracin cuando se utiliza con #icrosoft (ffice Project
$erver 022Q.
!escripcin general sobre los re%uisitos del sistema
Para actualizar de #icrosoft (ffice 0228 a la versin 022Q no debera ser
necesario actualizar su hardare, aun-ue puede -ue necesite instalar un
sistema operativo compatible. !l actualizar de #icrosoft (ffice 0222 u (ffice
:P a la versin 022Q tendr" -ue asegurarse de -ue el hardare y el
sistema operativo cumplen los re-uisitos mnimos para 022Q #icrosoft
(ffice system.
14
$e recomienda realizar una evaluacin del e-uipo antes de instalar los
productos de 022Q #icrosoft (ffice system para comprobar -ue cumple o
supera los re-uisitos de sistema mnimos.
Dota; .l cliente de programas de 022Q #icrosoft (ffice system es una
aplicacin de 80 bits y puede ejecutarse en una plataforma 1indos de C,
bits 31indos :P, 1indos $erver 0228 y 1indos >ista5, aun-ue pueden
darse algunas limitaciones de sus caractersticas tal como se describe a
continuacin en los re-uisitos del sistema.
#icrosoft (ffice Professional 022Q
Para usar #icrosoft (ffice Professional 022Q, necesitar";
Componente Je-uisito
.-uipo y
procesador
Procesador de /22 megahercios 3#?z5 o superior
)

#emoria 0/C megabytes 3#95 de J!# como mnimo
), 0
'isco duro 0 gigabytes 3695< una parte de este espacio se liberar" despus de la
instalacin si se elimina el pa-uete de descarga original del disco duro.
Unidad Unidad de C'KJ(# o '>'
Pantalla #onitor con una resolucin de )20,=QC+ o superior
$istema
operativo
$istema operativo #icrosoft 1indos :P con $ervice Pac4 3$P5 0, 1indos
$erver 0228 con $P) o posterior
8
(tros !lgunas caractersticas de entrada manuscrita re-uieren la ejecucin de
#icrosoft 1indos :P Bablet PC .dition o posterior. &a funcionalidad de
reconocimiento de voz re-uiere un micrfono para hablar de cerca y un
dispositivo de salida de audio. &as funciones de Snformation Jights
#anagement re-uieren acceso a un servidor 1indos 0228 $erver con $P) o
posterior -ue ejecute los $ervicios de 1indos Jights #anagement.
Para algunas funciones avanzadas de (utloo4 022Q, se necesita conectividad
a #icrosoft .=change $erver 0222 o posterior. Para la bGs-ueda instant"nea,
se necesita #icrosoft 1indos 'es4top $earch 8.2. &os calendarios din"micos
re-uieren conectividad al servidor.
Para algunas funciones de colaboracin avanzada, se necesita #icrosoft
1indos $erver 0228 con $P) o posterior ejecutando #icrosoft 1indos
$harePoint $ervices. Para algunas funciones avanzadas se re-uiere #icrosoft
(ffice $harePoint $erver 022Q. &a biblioteca de diapositivas de PoerPoint
re-uiere (ffice $harePoint $erver 022Q. Para compartir datos entre varios
e-uipos, el e-uipo host tiene -ue ejecutar 1indos $erver 0228 $P),
1indos :P Professional $P0 o posterior.
Snternet .=plorer C.2 o posterior, slo e=ploradores de 80 bits. &a funcionalidad
de Snternet re-uiere acceso a Snternet 3puede estar sujeto a cuotas5.
!dicional &os re-uisitos y la funcionalidad reales del producto pueden variar en funcin
del sistema operativo y la configuracin del sistema.
15
)
Para 9usiness Contact #anager, se recomienda un procesador de ) gigahercio o superior y /)0 #9
de J!# como mnimo. 9usiness Contact #anager no est" disponible en todos los idiomas.
0
Para la 9Gs-ueda instant"nea de (utloo4, se recomienda /)0 #9 de J!# como mnimo. .l
corrector gramatical y ortogr"fico conte=tual de 1ord no se activa si el e-uipo no tiene ) 69 de
memoria como mnimo.
8
.l !sistente para limpieza de (ffice no est" disponible en los sistemas operativos de C, bits.
De!alles r<0idos
16
aE E6ecu!ar la 0resen!aci3n de "S Pro6ec!>
Para ejecutar una macro autom"ticamente al
utilizar el icono de #icrosoft Project para iniciar
el programa, se tiene -ue editar la lnea de
comando del icono de manera -ue se a%ada el
nombre de un proyecto -ue contenga una macro
!utoU!brir.
Con los siguientes pasos se ejecutar" una macro al hacer un doble clic
$obre el icono de #icrosoft Project.
i5 Crear un proyecto nuevo.
ii5 'esde el menG herramientas, elegir #acros, y hacer clic sobre el
botn Dueva. .n (pciones, elegir 6uardar #acro en !rchivo del
Proyecto !ctivo.
iii5 .n el Dombre de la macro, teclear V!utoU!brirV 3sin las comillas5, y
elegir !ceptar.
iv5 .n el editor de mdulos, teclee el cdigo -ue desea -ue se ejecute
cada vez -ue inicie #icrosoft Project.
D(B!; &a macro !utoU!brir puede llamara a otras macros.
v5 'esde el menG !rchivo, elija 6uardar Como y guarde el archivo con
el nombre SDSCS(.#PP. .ste nombre se puede cambiar al -ue usted
desee. $alir de #icrosoft Project.
vi5 #odificar el acceso directo de #icrosoft Project, en Propiedades en
la lnea de comando poner c;WinprojWinproj.e=e
c;WSnicio.mpp, suponiendo -ue #$ Project est instalado en
c;Winproj y el archivo Snicio.#PP lo hayamos guardado en C;.
$i en algGn momento no -uiere -ue se ejecute la macro al iniciar
#icrosoft Project, mantenga pulsada la tecla $?SLB al dar doble clic
sobre el icono.
$i -uiere cerrar SDSCS(.#PP despus de ejecutar #icrosoft Project
a%ada el siguiente cdigo a su macro;
Proyectos3VSnicio.mppV5.!ctivar
Cerrar !rchivo 325
Como abrir un arc4i5o6
&os siguientes son los elementos contenidos en el cuadro de di"logo
A5rir.
.uscar en .n la lista, haga clic en la ubicacin donde se almacena
el archivo -ue desea abrir. Utilice la lista .uscar en para subir uno o
varios niveles en la estructura de carpetas.
Carpeta anterior !l desplazarse por la estructura de carpetas
de la lista !rchivos, este botn le permite volver a la carpeta anterior
-ue ha visto.
20
Su5ir un ni7el ?aga clic en este botn para buscar en la carpeta
-ue se encuentra un nivel por encima en la estructura de carpetas
actual.
Eli;inar ?aga clic en este botn para eliminar el archivo o la
carpeta seleccionados.
Crear nue7a car0e!a ?aga clic en este botn para crear una
nueva carpeta dentro de la carpeta actual.
Vis!as ?aga clic en la flecha situada junto a este botn para
mostrar las opciones de vista de archivos y carpetas.
Arc)i7os .sta lista muestra las carpetas y los archivos contenidos
en la carpeta -ue aparece en la lista .uscar en.
No;5re de arc)i7o .scriba o seleccione el nombre del archivo -ue
va a abrir.
Arc)i7os de !i0o .n la lista, haga clic en el nombre del formato del
archivo -ue desea abrir. &a mayora de los programas de #icrosoft
(ffice pueden abrir archivos de m"s de un formato, por lo -ue puede
tener -ue especificar el formato del archivo -ue desea.
"is direcciones ?aga clic en un acceso directo de la barra "is
direcciones para ir a la ubicacin representada por el acceso
directo.
No!a &a barra "is direcciones puede ser diferente de lo -ue se
muestra, ya -ue se pueden agregar, -uitar o reorganizar los accesos
directos. Para obtener m"s informacin, vea (rganizar el acceso r"pido
a los archivos usando la barra #is direcciones.
21
9arra "is direcciones. .l acceso directo "is docu;en!os est"
seleccionado.
&erra;ien!as ?aga clic en &erra;ien!as para mostrar una lista de
tareas -ue puede realizar.
A5rir ?aga clic en A5rir para abrir el archivo seleccionado. #uchos
programas de #icrosoft (ffice agregan opciones para abrir archivos al
botn A5rir. Una flecha junto a A5rir indica -ue hay una lista de
opciones disponibles. ?aga clic en la flecha para mostrar las opciones.
'istintos programas de #icrosoft (ffice tienen diferentes opciones.
o A5rir Para abrir el archivo con el acceso de lecturaKescritura
completo, haga clic en A5rir.
o A5rir co;o de s3lo lec!ura Para abrir el archivo en un modo
-ue evite -ue realice cambios en el archivo, haga clic en A5rir
co;o de s3lo lec!ura.
o A5rir co;o co0ia Para crear una copia del archivo conforme lo
abre, haga clic en A5rir co;o co0ia. &os cambios -ue realiza al
archivo se realizan a la copia y no al original.
21
Cancelar Para regresar al programa sin abrir un archivo, haga clic en
Cancelar.
5E "ane6o de arc)i7os de 0ro+ec!os>
!l crear un nuevo proyecto, puede optar por programar el proyecto a
partir de una fecha de comienzo 3fecha de comienzo; fecha en la -ue
est" programado el comienzo de una tarea. .sta fecha se basa en la
duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas predecesoras
y sucesoras. &a fecha de comienzo de una tarea tambin se basa en sus
propios calendarios y delimitaciones.5 o una fecha de fin 3fecha de fin;
fecha en la -ue est" programado -ue se complete una tarea. .sta fecha
se basa en la fecha de comienzo, la duracin, los calendarios, las fechas
de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las
delimitaciones de la tarea.5, y puede definir propiedades de archivo
especficas -ue ayuden a organizar o buscar el proyecto.
Crear un nuevo proyecto
?aga clic en Duevo .
$ugerencia Bambin puede crear un nuevo proyecto haciendo clic en
Duevo en el menG !rchivo. .n el panel de tareas, en Duevo, haga clic en
Proyecto en blanco.
.n el menG Proyecto, haga clic en Snformacin del proyecto.
Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo, escriba o
seleccione la fecha en la -ue desea -ue comience el proyecto en el
cuadro Lecha de comienzo.
22
Para programar un proyecto desde la fecha de fin, haga clic en Lecha de
fin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin,
escriba o seleccione la fecha en la -ue desea -ue finalice el proyecto en
el cuadro Lecha de fin.
Dotas
Bambin puede usar la 6ua de proyectos para guiarle durante todo el
proceso de configuracin de un nuevo proyecto. 9us-ue vnculos a
informacin adicional sobre la 6ua de proyectos en la seccin >ea
tambin.
$i tiene -ue averiguar la fecha lmite en la -ue puede comenzar un
proyecto y aun as terminarla en una fecha determinada, puede
programar el proyecto desde la fecha de fin. $in embargo, cuando el
trabajo comienza en el proyecto, le recomendamos -ue cambie esta
configuracin para programar desde la fecha de inicio.
$i cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del
proyecto, en cual-uier momento, haciendo clic en la opcin Snformacin
del proyecto del menG Proyecto. $in embargo, si tiene datos reales,
como las fechas de comienzo o de fin reales, aplicadas a tareas, stas
no se reprogramar"n en funcin de la informacin del proyecto
actualizada. !dem"s, si tiene delimitaciones en las tareas, el
desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazar"
necesariamente todas las tareas bas"ndose en la nueva fecha. 9us-ue
vnculos a informacin adicional sobre cmo desplazar la fecha de
comienzo de un proyecto en la seccin >ea tambin.
'efinir las propiedades del archivo para el proyecto
23
Para ayudarle a organizar o buscar sus proyectos, puede especificar en
ellos propiedades del archivo, como un ttulo descriptivo, un asunto, un
jefe de proyecto o un comentario.
Para especificar las propiedades b"sicas del archivo en el proyecto
activo, en el menG !rchivo, haga clic en Propiedades y, a continuacin,
en la ficha Jesumen.
.scriba la informacin pertinente del proyecto en los cuadros de
propiedades del archivo.
Para agregar propiedades del archivo personalizadas en el proyecto
activo, haga clic en la ficha Personalizado.
.scriba la informacin pertinente en los cuadros Dombre, Bipo y >alor y,
a continuacin, haga clic en !gregar.
Dota; $i desea imprimir el proyecto, tambin puede agregar estos
detalles del proyecto en el encabezado 3encabezado; te=to -ue aparece
en la parte superior de una p"gina impresa. Por lo general, un
encabezado contiene informacin del tipo; nombre del proyecto o de la
compa%a y fechas de comienzo y de fin del proyecto.5, pie de p"gina
3pie de p"gina; te=to -ue aparece en la parte inferior de una p"gina
impresa. Por lo general, un pie de p"gina contiene informacin del tipo
nGmero de p"gina, nGmero total de p"ginas y fecha.5 o leyenda
3leyenda; lista e=plicativa de smbolos impresa en un diagrama o
gr"fico.5 de la vista 3vista; combinacin de una o m"s vistas M'iagrama
de 6antt, ?oja de recursos, etc.N y, si procede, una tabla y un filtro.
Utilice las vistas para trabajar con informacin en distintos formatos.
.=isten tres tipos de vistas; diagramas o gr"ficos, hojas y formularios.5 o
informe 3informe; formato en el -ue se puede imprimir informacin de la
programacin adecuada a los destinatarios en cuestin. Puede utilizar
24
los informes predefinidos -ue se proporcionan con Project o crear
informes personalizados.5 de dicho proyecto.
$eleccionar varios archivos
Puede realizar una accin 3como copiar, mover o eliminar5 en m"s de un
archivo a la vez, siempre -ue todos los archivos se encuentren en la
misma carpeta. Jecuerde -ue algunas tareas, incluidas las de mover y
eliminar, slo pueden realizarse en archivos -ue no estn abiertos
actualmente en ningGn programa. $i los archivos son archivos
compartidos, deber"n estar adem"s protegidos.
$iga los procedimientos siguientes en los programas de 022Q #icrosoft
(ffice system -ue se indican;
1ord, .=cel, PoerPoint o !ccess
?aga clic en el botn de #icrosoft (ffice y, a continuacin, haga clic
en !brir.
#todo abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de di"logo
!brir, presione CBJ&X!.
SnfoPath, (neDote, (utloo4, Project, Publisher, $harePoint 'esigner o
>isio
.n el menG !rchivo, haga clic en !brir.
#todo abreviado de teclado Para mostrar el cuadro de di"logo !brir,
presione CBJ&X!.
$iga uno de estos procedimientos;
25
Para seleccionar archivos no adyacentes en el cuadro de di"logo !brir,
haga clic en un archivo, mantenga presionada la tecla CBJ& y, a
continuacin, haga clic en cada archivo adicional.
Para seleccionar archivos adyacentes en el cuadro de di"logo !brir,
haga clic en el primer archivo de la secuencia, mantenga presionada la
tecla #!IY$ y haga clic en el Gltimo.
$ugerencia $i selecciona un archivo -ue no desea, mantenga
presionada la tecla CBJ& y haga clic en el archivo de nuevo.
cE "ane6o de 7is!as de 0ro+ec!os>
.n el menG >er, haga clic en la vista 3vista; combinacin de una o m"s
vistas M'iagrama de 6antt, ?oja de recursos, etc.N y, si procede, una
tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con informacin en
distintos formatos. .=isten tres tipos de vistas; diagramas o gr"ficos,
hojas y formularios.5 -ue desea utilizar. .l menG >er incluye varias de las
vistas -ue se usan con m"s frecuencia.
$i no ve la vista -ue desea, en el menG >er, haga clic en #"s vistas. .n
el cuadro de di"logo #"s vistas, haga clic en la vista -ue desea usar en
la lista >istas y, a continuacin, haga clic en !plicar.
Dotas
.l cambio de vista no agrega informacin ni la -uita del proyecto. $lo
modifica la forma de presentacin del proyecto.
Puede mostrar otra informacin de fase temporal 3fase temporal;
informacin sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el
transcurso del tiempo. Puede revisar la informacin de fase temporal en
cual-uier perodo de tiempo disponible en los campos situados en el
lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.5 en las
26
vistas Uso de recursos y Uso de tareas. 9us-ue vnculos a informacin
adicional en la seccin >ea tambin.
Dar for;a!o a la 0ar!e del diagra;a de una 7is!a de Gan!!
&a vista predeterminada en #icrosoft (ffice Project es la vista 'iagrama
de 6antt -ue muestra las tareas del proyecto en el lado iz-uierdo de la
vista y las barras gr"ficas correspondientes a las duraciones de esas
tareas en el lado derecho. ?ay muchos otros tipos de vistas de 6antt en
Project, como 6antt detallado, 6antt de redistribucin, 6antt con varias
lneas de base o 6antt de seguimiento. Puede personalizar la parte del
diagrama de estas vistas en #icrosoft (ffice Project a fin de adaptarla
mejor a sus necesidades. Por ejemplo, puede cambiar cmo se muestra
el perodo no laborable, o aplicar formato a la vista de 6antt para -ue le
permita identificar r"pidamente determinadas tareas, o es posible -ue
desee agregar te=to a algunas barras concretas para identificarlas mejor.
Sugerencia Puede aplicar formato a las vistas de 6antt
autom"ticamente mediante un asistente. Puede cambiar de manera
instant"nea el formato de los elementos, como la ruta crtica, mostrar
lneas de vnculo entre las tareas dependientes o seleccionar opciones
de color y tramas para las barras de 6antt -ue representan tareas de
resumen, subtareas o hitos. Para iniciar el asistente, en el menG
$or;a!o haga clic en Asis!en!e 0ara diagra;as de Gan!!.
Benga en cuenta -ue cual-uier cambio -ue realice en una vista de 6antt
no modificar" el aspecto de las dem"s vistas de 6antt.
Ca;5iar el color' la for;a o la !ra;a de las 5arras de Gan!!
Para llamar la atencin sobre las barras de tareas en una vista de 6antt,
como una tarea de resumen o hito, puede modificar su color, forma o
trama para diferenciarlas de las dem"s barras de un tipo determinado.
27
i5 !pli-ue una vista de 6antt.
ii5 .n el menG $or;a!o, haga clic en Es!ilos de 5arra.
iii5 Bambin puede hacer doble clic en la parte del diagrama de una vista
de 6antt, pero no en barras individuales.
iv5 .n el campo No;5re, haga clic en el tipo de barra de 6antt 3por
ejemplo, Tarea o Progreso5 al -ue desee dar formato y, a
continuacin, haga clic en la ficha .arras.
$i el tipo de barra de 6antt no aparece en la tabla, puede crear una
barra de 6antt nueva para el tipo de tarea al -ue desee dar formato.
v5 .n Par!e inicial, Par!e cen!ral y Par!e final, haga clic en las formas,
los tipos o tramas y los colores -ue desee aplicar a la barra.
!lgunas categoras slo tienen una forma inicial 3por ejemplo, los hitos5
mientras -ue otras tienen forma inicial, barra central y forma final 3como
las tareas de resumen5.
Bambin puede modificar el color, la forma o la trama de una barra de
6antt individual en lugar de un tipo de barra, si lo -ue desea es resaltar
una tarea concreta del plan.
ii5 .n el campo No;5re de !area, seleccione la tarea cuya barra de
6antt desea cambiar.
iii5 Bambin puede hacer doble clic en una barra individual en el lado
derecho de una vista de 6antt, pero no en el espacio situado entre
las barras.
iv5 .n el menG $or;a!o, haga clic en .arra y, a continuacin, en la
ficha $or;a de la 5arra.
28
v5 .n Par!e inicial, Par!e cen!ral y Par!e final, seleccione las formas,
los tipos o tramas y los colores -ue desee aplicar a la barra.
?aga doble clic en las otras barras para darles formato, teniendo
cuidado de elegir las barras y no el espacio de alrededor. $i se muestra
m"s de una barra para cada tarea, slo se podr" dar formato a la barra
-ue se encuentre en la parte superior al hacer clic en .arra en el menG
$or;a!o.
No!as
!l dar formato a una barra individual se reemplaza el formato de la
barra de 6antt correspondiente a una categora de tareas
determinada. Por ejemplo, si hace clic en Es!ilos de 5arra en el
menG $or;a!o y da formato en color negro a las barras de 6antt de
las tareas no crticas, podr" hacer clic en .arra en el menG $or;a!o
y dar formato en color rojo a la barra de tareas no crtica -ue
seleccione. .l comando .arra afecta Gnicamente a la barra
seleccionada.
.l formato -ue se aplica a una barra individual no se puede copiar ni
pegar a otros proyectos.
Crear un !i0o nue7o de 5arra de Gan!!
$i desea resaltar una categora de tarea en particular -ue no est
representada por su propia barra de 6antt, puede crear una nueva barra
de 6antt. Por ejemplo, puede crear un tipo de barra de 6antt -ue
muestre el margen de demora disponible o -ue resalte las tareas
retrasadas.
30
Bambin puede hacer doble clic en la parte del diagrama de una vista
iii5 .n la lista de barras de 6antt, seleccione la fila bajo la -ue desea
insertar un nuevo estilo de barra de 6antt y, a continuacin, haga clic
en Inser!ar fila.
iv5 .n la columna No;5re de la nueva fila, escriba el nombre del nuevo
estilo de barra.
v5 .n la columna "os!rar 0ara !areas de la nueva fila, escriba o
seleccione el tipo de tarea -ue desea -ue represente la barra.
$i desea e=cluir las tareas con un tipo de barra especfico, escriba no
delante del tipo de tarea. Por ejemplo, puede definir un tipo de barra
como No de )i!o -ue muestre slo las tareas -ue no sean hitos.
$i desea mostrar una barra de 6antt para tareas de distintos tipos,
como tareas -ue son hitos y crticas, escriba una coma 3,5 despus
de la categora de tareas en el cuadro de entrada de te=to y
especifi-ue o seleccione una segunda categora de tareas en el
campo "os!rar 0ara !areas.
vi5 .n las columnas Desde y &as!a, escriba o seleccione los campos
-ue desee utilizar para situar los puntos de comienzo y fin de la
nueva barra de 6antt.
vii5 $i desea crear un smbolo -ue represente una Gnica fecha, escriba o
seleccione el mismo campo en las columnas Desde y &as!a.
viii5 ?aga clic en la ficha .arras y, a continuacin, en Par!e inicial,
Par!e cen!ral y Par!e final, seleccione las formas, las tramas o los
tipos y los colores de la barra.
Sugerencia Para ahorrar tiempo, puede copiar un estilo de barra de
6antt e=istente -ue tenga muchos de los atributos -ue desee y pegarla
31
en el lugar -ue desee. .n el cuadro de di"logo Es!ilos de 5arra,
seleccione la fila -ue desee copiar y, a continuacin, haga clic en Cor!ar
fila. ?aga clic en Pegar fila para restaurar la fila -ue ha cortado,
seleccione la fila bajo la -ue desea insertar la -ue ha copiado, haga clic
en Pegar fila otra vez y, a continuacin, modifi-ue la copia.
31
Agregar !eF!o a las 5arras de Gan!!
Puede agregar informacin especfica del proyecto, como nombres de
tareas o de recursos, porcentajes de finalizacin y fechas de comienzo,
a las barras en una vista de 6antt.
.n la mayor parte de los casos ser" conveniente agregar te=to a algunos
tipos de barras de 6antt.
iii5 Bambin puede hacer doble clic en la parte del diagrama de una vista
iv5 .n la tabla, haga clic en el tipo de barra de 6antt 3como Tarea o
Progreso5 a la -ue desee agregar te=to y, a continuacin, haga clic
en la ficha TeF!o.
v5 .n los cuadros I,/uierda, Derec)a, Arri5a, A5a6o y Den!ro, escriba
o seleccione el campo -ue contiene los datos -ue desee mostrar en
la barra de 6antt.
$i desea agregar te=to e=clusivo a cada tarea, escriba o seleccione un
campo de te=to personalizado, por ejemplo Be=to), Be=to0 o Be=to8. .l
te=to -ue se especifica en estos campos desde otras vistas se agrega
autom"ticamente a las barras de 6antt.
Bambin puede agregar te=to a una barra de 6antt individual.
ii5 .n el campo No;5re de la !area, seleccione la tarea cuya barra de
6antt desea comentar.
32
iii5 .n el menG $or;a!o, haga clic en .arra y, a continuacin, en la
ficha TeF!o de la 5arra.
iv5 Bambin puede hacer doble clic en una barra individual en la parte
del diagrama de una vista de 6antt, pero no en el espacio situado
entre las barras.
v5 .n los cuadros I,/uierda, Derec)a, Arri5a, A5a6o y Den!ro, escriba
o seleccione el campo -ue contiene los datos -ue desee mostrar en
la barra de 6antt.
$i desea agregar te=to e=clusivo de cada tarea, escriba o seleccione un
campo de te=to personalizado, por ejemplo Be=to), Be=to0 o Be=to8. .l
te=to -ue se especifica en estos campos desde otras vistas se agrega
autom"ticamente a las barras de 6antt. Do se puede agregar te=to
individual a las barras de 6antt sin especificarlo en los campos de te=to
personalizados.
No!as
Para cambiar el formato de las fechas en las barras de 6antt, haga
clic en DiseGo en el menG $or;a!o y, a continuacin, haga clic en el
formato de fecha -ue desee en el cuadro $or;a!o de fec)a.
?aga clic en las otras barras para agregar informacin, teniendo
cuidado de elegir las barras y no el espacio de alrededor. $i se
muestra m"s de una barra para cada tarea, slo se podr" mostrar la
informacin de la barra -ue se encuentre en la parte superior al
hacer clic en .arra en el menG $or;a!o.
"os!rar los no;5res de las !areas corres0ondien!es a las 5arras de
Gan!! indi7iduales en la 5arra de !areas de resu;en
$i desea mostrar nombres de tareas o hitos de tareas importantes en
una barra de tareas de resumen, puede resumir Gnicamente las tareas
33
especificadas. !l resumir las tareas de esta manera, Gnicamente
aparecen las barras de tareas de resumen con sus subtareas resumidas<
las tareas -ue no se especifi-uen como resumidas no aparecer"n en la
barra de tareas de resumen.
ii5 .n el campo No;5re de !area, seleccione la tarea -ue desea
resumir en su barra de tareas de resumen.
iii5 ?aga clic en Infor;aci3n de la !area y, a continuacin, haga clic
en la ficha General.
iv5 !ctive la casilla de verificacin A6us!ar 5arras de Gan!! a resu;en
y haga clic en Ace0!ar.
Puede ver r"pidamente un resumen de las fechas de fin
programadas para las subtareas seleccionadas. .n la barra de tareas
de resumen, las tareas resumidas se representan mediante barras y
las fechas de los hitos se representan mediante rombos. $i desea
resumir m"s informacin para incorporarla a la tarea de resumen,
continGe con este procedimiento.
v5 .n el menG &erra;ien!as, elija "acro y, a continuacin, haga clic en
"acros.
vi5 .n la lista No;5re de ;acro, haga clic en $or;a!oHResu;en y
haga clic en E6ecu!ar.
vii5 .n el cuadro de di"logo $or;a!o de resu;en, haga clic en el tipo de
formato -ue desee.
Para mostrar las subtareas como barras encima de las barras de
tareas de resumen, haga clic en .arras.
Para mostrar las subtareas como hitos encima de las barras de
tareas de resumen, haga clic en &i!os.
34
&a macro aplica la vista Snforme de barras o la vista Snforme de hitos con
las tareas de resumen y las subtareas resumidas -ue haya
seleccionado.
No!as
Para e=cluir las tareas de modo -ue no aparezcan en la barra de
tareas de resumen, desactive la casilla de verificacin A6us!ar
5arras de Gan!! a resu;en.
Para mostrar los nombres de las tareas adem"s de sus fechas de
comienzo con las barras de tareas de resumen, apli-ue la vista
Snforme de fechas de hitos. ?aga clic en "<s 7is!as en el menG Ver,
haga clic en Infor;e de fec)as de )i!os en la lista Vis!as y, a
continuacin, haga clic en A0licar.
$i una barra de tareas de resumen muestra las fechas de fin de las
subtareas y presenta un aspecto desordenado, puede ocultarla y
mostrar slo las subtareas resumidas. $eleccione la tarea de
resumen, haga clic en Infor;aci3n de la !area , haga clic en la
ficha General y, a continuacin, active la casilla de verificacin
Ocul!ar 5arra de !areas.
Para resumir todas las subtareas en sus barras de tareas de
resumen, seleccione DiseGo en el menG $or;a!o y, a continuacin,
active la casilla de verificacin Resu;ir sie;0re 5arras de Gan!!.
Ca;5iar el al!o de las 5arras de Gan!!
Para facilitar la revisin de las barras en la parte del diagrama de la vista
'iagrama de 6antt, puede ser m"s f"cil ajustar el alto de las barras de
6antt.
ii5 .n el menG $or;a!o, haga clic en DiseGo.
35
iii5 .n el cuadro Al!o de 5arras, haga clic en el tama%o -ue desee
aplicar.
Ca;5iar el as0ec!o de las lneas de 7nculo en!re las 5arras de
Gan!!
!l vincular tareas, Project muestra lneas de vnculo en las vistas de
6antt< estas lneas indican las dependencias entre tareas de las tareas
vinculadas. Puede cambiar cmo se muestran las lneas de vnculo, u
ocultarlas.
ii5 .n el menG $or;a!o, haga clic en DiseGo.
iii5 .n Vnculos, haga clic en el tipo de lnea de vnculo -ue desee
utilizar. $i elige el primer tipo de vnculo, no aparecer"n lneas de
vnculo.
No!a $i desea cambiar la relacin entre las tareas 3por ejemplo,
cambiar una dependencia entre tareas de fin a comienzo por una de
comienzo a comienzo5 deber" modificar el tipo de dependencia entre
tareas.
36
dE "ane6o de infor;es de 0ro+ec!os>
Cuadro de di"logo Snformes
Utilice el cuadro de di"logo Snformes para seleccionar el informe -ue
desea generar. Puede;
$eleccionar la categora del informe -ue desea ejecutar.
$eleccionar el informe especfico dentro de la categora seleccionada.
>er una vista previa del informe -ue imprimir.
#odificar la definicin y los detalles de un informe especfico.
Ubicacin del cuadro de di"logo
.n el menG Snforme, haga clic en Snformes.
'etalles
Cuadro de di"logo Categoras de informes
6enerales !bre el cuadro de di"logo Snformes generales, -ue puede
utilizar para seleccionar, modificar y generar un informe general como,
por ejemplo, Jesumen del proyecto o Bareas crticas.
!ctividades actuales !bre el cuadro de di"logo Snforme de las
actividades actuales, -ue puede utilizar para seleccionar, modificar y
generar un informe acerca de las tareas actuales. .ntre los ejemplos se
incluyen los informes Bareas -ue comienzan pronto y Bareas en curso.
37
Costos !bre el cuadro de di"logo Snformes de costos, -ue puede
utilizar para seleccionar, modificar y generar un informe de costos como,
por ejemplo, Llujo de caja y Presupuesto.
!signaciones !bre el cuadro de di"logo Snformes de asignaciones, -ue
puede utilizar para seleccionar, modificar y generar un informe de
asignaciones como, por ejemplo, el informe Bareas y recursos humanos
y el informe &ista de tareas pendientes.
Carga de trabajo !bre el cuadro de di"logo Snformes de carga de
trabajo, -ue puede utilizar para seleccionar, modificar y generar el
informe Uso de tareas o Uso de recursos.
Personalizado !bre el cuadro de di"logo Snformes personalizados, -ue
puede utilizar para adaptar un informe e=istente o crear un informe
totalmente nuevo.
9otones de comando del cuadro de di"logo Snformes
$eleccionar !bre el cuadro de di"logo -ue contiene la lista de informes
para la categora seleccionada. (curre lo mismo cuando se hace doble
clic en la categora del informe.
Cerrar Cierra el cuadro de di"logo Snformes.
Snformes organizados por categoras
Una serie de cuadros de di"logo de informes de organizados por
categoras, por ejemplo, Snformes generales e Snforme de las actividades
actuales, est"n disponibles cuando se hace doble clic en una de las
categoras de informe en el cuadro de di"logo Snformes. Por ejemplo,
cuando se hace doble clic en Costos en el cuadro de di"logo Snformes,
aparece el cuadro de di"logo Snformes de costos, -ue enumera botones
38
para todos los informes generales integrados, incluidos Llujo de caja y
Presupuesto.
! su vez, haga doble clic en uno de los informes organizados por
categoras y aparecer" una vista previa del informe tal como se
imprimir". Puede e=plorar el informe, cambiar la configuracin de p"gina
e imprimir el informe.
9otones de comando de informes organizados por categoras
$eleccionar #uestra la vista previa de impresin del informe
seleccionado.
#odificar !bre un cuadro de di"logo -ue controla la definicin y los
detalles del tipo de informe seleccionado. Por ejemplo, si est"
seleccionada la opcin Snforme presupuestario, aparece el cuadro de
di"logo Snforme de tareas, -ue contiene toda la informacin -ue define el
Snforme presupuestario. $i est" seleccionada la opcin Jecursos
sobreasignados, aparece el cuadro de di"logo Snforme de recursos. $i
est" seleccionado el informe Bareas, recursos humanos y fechas,
aparece el cuadro de di"logo Snforme general. Utilice el cuadro de
di"logo para modificar la definicin y los detalles del informe
seleccionado.
Cerrar Cierra el cuadro de di"logo categora de informe, -ue vuelve a
mostrar el cuadro de di"logo Snformes, -ue enumera todas las
categoras de informes.
40
>entana >ista previa de informe
Cuando se hace doble clic en el botn para uno de los informes
organizados por categoras, aparece la ventana de vista previa del
informe -ue muestra el informe tal como se imprimir".
9otones de e=ploracin
P"gina a la iz-uierda .n un informe multiKp"gina, muestra la p"gina a
la iz-uierda de la p"gina mostrada actualmente. $i no hay ninguna
p"gina a la iz-uierda o si es un informe de una p"gina, el botn est"
atenuado.
P"gina a la derecha .n un informe multiKp"gina, muestra la p"gina a la
derecha de la p"gina mostrada actualmente. $i no hay ninguna p"gina a
la derecha o si es un informe de una p"gina, el botn est" atenuado.
P"gina hacia arriba .n un informe multiKp"gina muestra la p"gina -ue
hay sobre la p"gina mostrada actualmente. $i la ventana de vista previa
ya muestra la p"gina superior del informe, o si se trata de un informe de
una p"gina, el botn est" atenuado.
P"gina hacia abajo .n un informe multiKp"gina muestra la p"gina -ue
hay debajo de la p"gina mostrada actualmente. $i la ventana de vista
previa ya muestra la p"gina inferior del informe, o si se trata de un
informe de una p"gina, el botn est" atenuado.
9otones de vista
Zoom !umenta el tama%o del informe. .sto se puede hacer
simplemente haciendo clic en la propia vista previa del informe en la
ubicacin en la -ue desea ver el zoom. .l puntero del mouse 3ratn5 es
una lupa con un signo m"s antes de hacer clic para ampliar el informe.
41
.l puntero cambia a un signo menos en un informe ampliado. ?aga clic
en el informe para volver a reducirlo.
Una p"gina #uestra una Gnica p"gina en un informe multiKp"gina. $i el
informe est" ampliado, este botn tambin devuelve el informe en vista
previa a su tama%o original.
>arias p"ginas #uestra varias p"ginas en un informe multiKp"gina en
una ventana de vista previa Gnica. .n un informe de una sola p"gina,
este botn est" atenuado.
9otones de comando
Configurar p"gina !bre el cuadro de di"logo Configurar p"gina -ue
muestra las fichas y controles aplicables al informe seleccionado. Utilice
este cuadro de di"logo para establecer la orientacin de p"gina, el
escalado, los m"rgenes, el encabezado y el pie de p"gina, etc.
Smprimir !bre el cuadro de di"logo Smprimir, en el -ue puede especificar
el nGmero de copias, las p"ginas especficas -ue se van a imprimir, etc.
Cerrar Cierra la ventana de vista previa del informe y vuelve al cuadro
de di"logo Snformes, -ue enumera todas las categoras de informe.
41
4E Definici3n de las !areas de un 0ro+ec!o>
aE Incor0orar !areas + sus duraciones 0re7is!as>
Puede crear tareas 3tarea; actividad con un comienzo y un fin. &os
planes de proyectos se componen de tareas.5 para desglosar el trabajo
3trabajo; en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total
necesaria para completar una tarea. .n las asignaciones, la cantidad de
trabajo -ue se ha asignado a un recurso. .n los recursos, corresponde a
la cantidad total de trabajo para la -ue est" asignado un recurso en
todas las tareas. Brabajo no e-uivale a duracin de tarea.5 del proyecto
en partes m"s pe-ue%as. Para definir con m"s eficacia las tareas, tenga
en cuenta las pautas siguientes;
i5 'esglose las tareas en el nivel de detalle en el -ue desee realizar el
seguimiento. 'ebera desglosarlas en un mayor detalle en las "reas
de m"s riesgo.
ii5 !segGrese de -ue las tareas tienen claros criterios para su
finalizacin.
iii5 'efina las tareas -ue son sean breves comparadas con la duracin
total del proyecto. &as tareas m"s breves le permiten calcular m"s
f"cilmente el tiempo y los recursos.
iv5 .vite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas.
Crear una tarea nue5a
i5 .n el menG >er, haga clic en 'iagrama de 6antt.
ii5 .n el campo Dombre de tarea, especifi-ue un nombre de tarea al
final de la lista de tareas.
42
Para insertar una tarea entre tareas e=istentes, seleccione la fila donde
desee -ue aparezca una nueva tarea. .n el menG Snsertar, haga clic en
Dueva tarea y, a continuacin, especifi-ue el nombre de la tarea en la
fila insertada. &os identificadores de la tarea se reenumeran
autom"ticamente despus de la insercin.
iii5 Presione .DBJ!J.
Puede usar un es-uema 3es-uema; estructura jer"r-uica de un proyecto
-ue muestra cmo algunas tareas se ajustan en agrupaciones m"s
amplias. .n Project, las subtareas se sitGan con una sangra en tareas
de resumen.5 para organizar la planeacin 3programacin; medicin del
tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una
programacin se compone principalmente de tareas, dependencias entre
tareas, duraciones, delimitaciones e informacin del proyecto en funcin
del tiempo.5 a medida -ue especifi-ue las tareas< o bien, puede esperar
hasta haber especificado todas las tareas del proyecto. Cuando cree el
es-uema de una programacin del proyecto, simplifica la organizacin
de tal forma -ue el proyecto es m"s sencillo de crear, administrar y
mantener.
Crear 5arias tareas nue5as
$i est" agregando varias tareas con asignaciones 3asignacin; recurso
especfico asignado a una tarea concreta.5 de recursos y dependencias
de tareas 3dependencias entre tareas; relacin entre dos tareas
vinculadas< el vnculo se establece por una dependencia entre sus
fechas de comienzo y fin. .=isten cuatro tipos de dependencias entre
tareas; Lin a comienzo MLCN, Comienzo a comienzo MCCN, Lin a fin MLLN y
Comienzo a fin MCLN.5 al mismo tiempo, puede resultar Gtil especificar
esta informacin en el proyecto mediante la vista Lormulario de tareas.
43
ii5 .n el menG >entana, haga clic en 'ividir.
iii5 &a ventana se divide para mostrar la vista 'iagrama de 6antt en la
parte superior y la vista Lormulario de tareas en la inferior.
iv5 .n la vista 'iagrama de 6antt, haga clic en la primera fila vaca al
final de la lista de tareas.
v5 .n la vista Lormulario de tareas, especifi-ue el nombre de la tarea
-ue est" creando en el cuadro Dombre.
vi5 .n el cuadro 'uracin, especifi-ue la duracin de la tarea.
$i desea -ue la duracin de la tarea permanezca fija,
independientemente de las asignaciones de recursos, active la casilla de
verificacin Condicionada por el esfuerzo para -ue la tarea est
condicionada por el esfuerzo.
vii5 .n las columnas del formulario, especifi-ue la informacin detallada
sobre la tarea 3como los recursos asignados y las tareas
predecesoras5.
viii5 ?aga clic en $iguiente para guardar la nueva tarea y desplazarse
a la fila siguiente de la vista 'iagrama de 6antt.
D(B!; Do puede usar la vista Lormulario de tareas para especificar las
subtareas en el proyecto. [stas se crean aplicando o anulando la
sangra a las tareas mientras crea el es-uema del proyecto.
.l campo 'uracin prevista muestra el perodo de tiempo original
planeado para completar una tarea.
5E Definici3n de )i!os>
Un hito es un punto de referencia -ue marca un evento importante de un
proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Bodas las
44
tareas -ue tengan una duracin cero se muestran autom"ticamente
como un hito. Bambin puede marcar como hitos otras tareas de
cual-uier duracin.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas e=ternas 3tarea
e=terna; tarea -ue representa la tarea vinculada en el otro proyecto y
constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas
vinculadas sin tener -ue cambiar de proyecto. Una tarea e=terna slo se
puede cambiar en el proyecto de origen.5. Por ejemplo, una de las tareas
del proyecto re-uiere una aplicacin -ue otra empresa est"
desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el proyecto para
representar la finalizacin de esa aplicacin.
$ugerencia; Bambin puede realizar el seguimiento de tareas en el
proyecto con las dependencias entre tareas 3dependencias entre tareas;
relacin entre dos tareas vinculadas< el vnculo se establece por una
dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. .=isten cuatro tipos de
dependencias entre tareas; Lin a comienzo MLCN, Comienzo a comienzo
MCCN, Lin a fin MLLN y Comienzo a fin MCLN.5. #icrosoft (ffice Project
Professional 022Q ofrece la capacidad de crear dependencias entre los
proyectos para realizar el seguimiento de los hitos asociados a las
entregas 3resultado; elemento o producto medible y tangible -ue debe
producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto.
Dormalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los
resultados del proyecto antes de -ue ste comience.5 e=ternas.
Crear un 4ito con duracin cero
ii5 .specifi-ue el nombre del nuevo hito en el campo Dombre de tarea
de la primera fila vaca de la lista.
45
3)5 $i est" convirtiendo una tarea e=istente en un hito, omita este
paso.
iii5 .specifi-ue 2 en el campo 'uracin del hito y, a continuacin,
presione .DBJ!J.
3)5 Cuando especifi-ue una duracin cero en una tarea, (ffice
Project Professional 022Q muestra autom"ticamente el smbolo
del hito en la vista 'iagrama de 6antt en ese da.
Crear un 4ito con una duracin mayor %ue cero
&os hitos por lo general tienen una duracin 3duracin; perodo total de
tiempo de trabajo activo -ue es necesario para completar una tarea.
Dormalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de
recursos.5 cero< sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra
duracin. Por ejemplo, un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de
una fase 3fase; grupo de tareas relacionadas -ue completan el paso
principal de un proyecto.5 y sabe -ue el proceso de aprobacin tardar"
una semana.
ii5 .specifi-ue el nombre del nuevo hito en el campo Dombre de tarea
de la primera fila vaca de la lista.
$i est" convirtiendo una tarea e=istente en un hito, omita este paso.
iii5 Una vez seleccionado un hito en la cuadrcula, haga clic en
Snformacin de la tarea.
iv5 .n la ficha !vanzadas, especifi-ue la duracin del hito en el cuadro
'uracin.
v5 !ctive la casilla #arcar la tarea como hito y, a continuacin, haga clic
en !ceptar.
46
(ffice Project Professional 022Q muestra el smbolo del hito en la vista
'iagrama de 6antt en el Gltimo da de la tarea.
Un hito es, generalmente, una tarea sin ninguna duracin 3cero das5
-ue se usa para identificar eventos significativos de la programacin,
como la finalizacin de una fase principal o la entrega de material listo
para ser entregado. Cuando se especifica una duracin cero para una
tarea, Project muestra el smbolo de hito 3 5 en el diagrama de 6ana de
dicha tarea. $i lo desea, puede cambiar el icono -ue Project muestra
mediante el comando .stilos de barra del menG Lormato. !simismo,
puede transformar una tarea, incluso aun-ue tenga una duracin distinta
de cero, en un hito seleccion"ndola y haciendo clic en Snformacin de la
tarea, en el menG Proyecto. ?aga clic en la ficha !vanzado y, acto
seguido, en #arcar la tarea como hito.
&os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. &a m"s f"cil es escribir el hito como
una tarea 3Por ejemplo; construccin primer piso completo5 y ponerle
una duracin de cero 325, por ejemplo; .ntrega de Planos. $in embargo
el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una
tarea un hito, de la siguiente forma;
$obre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para -ue
aparezca el recuadro con la informacin de la tarea
.n la pesta%a !vanzado, se activa la casilla #arcar la tarea como un
?ito
47
,rfica de 4itos
Un hito es un evento claramente verificable por otra persona y -ue
re-uiere verificacin antes de poder proseguir con la ejecucin del
proyecto. Por ejemplo, la obtencin y formalizacin de los re-uisitos de
usuario constituye un hito en la realizacin de un proyecto de ingeniera
softare.
&a utilidad de los hitos se basa en la buena seleccin de los mismos.
Pero al igual -ue los diagramas de 6!DBB, la programacin con hitos no
aporta o refleja informacin acerca de la interdependencia entre tareas o
actividades.
&os hitos aparecer"n en la fecha lmite de la tarea, aun-ue las fechas de
inicio y fin permanecer"n en la base de datos del programa sin sufrir
alteraciones.
48
$e debe tener en cuenta -ue una tarea con subtareas 3o sea, cuando se
le haya aplicado sangra5, aun-ue se se%ale como hito no aparecer" en
la pantalla con la convencin de hito.
podr" e=pandir y contraer el es-uema o las secciones de ste para ver
la lista de tareas en diferentes niveles de detalle. Por ejemplo, podra
mostrar slo las tareas de resumen del nivel superior para ver
Gnicamente las principales fases del proyecto< despus, podra e=pandir
por completo una fase para ver los detalles del trabajo -ue se realizar"
en dicha fase. Jecuerde esta posibilidad cuando dise%e la lista de
tareas. Bambin debera considerar los niveles -ue desee -ue la lista de
tarea muestre y dise%arla de modo -ue satisfaga todas sus necesidades.
ii5 .scriba 2 en el campo 'uracin de la tarea 3tarea; actividad con un
comienzo y un fin. &os planes de proyectos se componen de tareas.5
-ue desee cambiar.
iii5 Presione .DBJ!J.
!l introducir el valor 2 como duracin 3duracin; perodo total de tiempo
de trabajo activo -ue es necesario para completar una tarea.
Dormalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo
hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de
recursos.5 de una tarea, #icrosoft (ffice Project 0228 muestra el
smbolo hito 3hito; punto de referencia -ue marca un evento importante
en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Boda
tarea con una duracin cero se muestra autom"ticamente como hito.
Bambin puede marcar cual-uier otra tarea de cual-uier duracin como
hito.5 en el diagrama de 6antt 3diagrama; vista o parte de una vista -ue
representa la informacin del proyecto de forma gr"fica. Por ejemplo, la
vista 'iagrama de 6antt consta de una hoja y de un panel gr"fico donde
50
las tareas se representan en forma de barras horizontales.5 del da en
cuestin.
Dotas
! veces, se producen eventos e=ternos al proyecto -ue considera
oportuno seguir. $i no puede crear vnculos 3vincular; en un proyecto,
establecer una dependencia entre tareas. &a vinculacin de tareas
define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. .n
(&., establecer una cone=in entre programas de modo -ue la
informacin de un documento se actualiza siempre -ue cambia la
informacin del otro.5 a ellos por-ue no se encuentran en un plan de
Project, puede crear un hito -ue los represente en el propio proyecto.
Por ejemplo, no se puede comenzar cierta tarea hasta -ue otra
empresa termine una aplicacin de softare -ue necesite usar.
Puede crear un hito en el proyecto -ue represente la finalizacin de
esa aplicacin y le recuerde llevar un seguimiento de su progreso.
!lgunos hitos -uiz"s necesiten una duracin. Por ejemplo, el
proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase 3fase; grupo
de tareas relacionadas -ue completan el paso principal de un
proyecto.5 y se sabe -ue el proceso de aprobacin dura una semana.
Para marcar una tarea como un hito con una duracin de m"s de 2
das, haga clic en Snformacin de la tarea y, a continuacin, haga clic
en la ficha !vanzado. .n el cuadro 'uracin, escriba la duracin de
la tarea y, a continuacin, active la casilla de verificacin #arcar la
tarea como hito.
Un hito es, generalmente, una tarea sin ninguna duracin 3cero das5
-ue se usa para identificar eventos significativos de la programacin,
como la finalizacin de una fase principal o la entrega de material
listo para ser entregado. Cuando se especifica una duracin cero
para una tarea, Project muestra el smbolo de hito 3 5 en el diagrama
51
de 6ana de dicha tarea. $i lo desea, puede cambiar el icono -ue
Project muestra mediante el comando .stilos de barra del menG
Lormato. !simismo, puede transformar una tarea, incluso aun-ue
tenga una duracin distinta de cero, en un hito seleccion"ndola y
haciendo clic en Snformacin de la tarea, en el menG Proyecto. ?aga
clic en la ficha !vanzado y, acto seguido, en #arcar la tarea como
hito.
cE Edici3n de la lis!a de !areas>
!espu&s de especificar las tareas 7tarea6 acti5idad con un comien(o y
un fin. 3os planes de proyectos se componen de tareas.8 en la lista de
tareas y de agregar estructura al proyecto mediante la aplicacin de
es%uemas 7es%uema6 estructura jerr%uica de un proyecto %ue muestra
cmo algunas tareas se ajustan en agrupaciones ms amplias. En
Project, las subtareas se sit9an con una sangr:a en tareas de resumen.8,
puede usar el es%uema para ocultar o mostrar las subtareas 7subtarea6
tarea %ue forma parte de una tarea de resumen. 3a informacin de la
subtarea est consolidada dentro de la tarea de resumen. Puede utili(ar
la funcin de es%uema de Project para designar subtareas.8 de una
tarea de resumen 7tarea de resumen6 tarea %ue se compone de
subtareas y %ue las resume. 1tilice el es%uema para crear tareas de
resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea
de resumen 7por ejemplo, la duracin y el costo8 mediante la utili(acin
de informacin procedente de las subtareas.8 o para mostrar la
agrupacin de tareas relacionadas.
Por ejemplo, puede %ue le interese ocultar las subtareas para mostrar
9nicamente las tareas de ni5el superior y despu&s imprimir esa 5ista
para crear un informe de resumen del proyecto.
ambi&n le puede interesar mostrar una tarea de resumen del proyecto
7tarea de resumen del proyecto6 tarea %ue resume la duracin, el trabajo
51
y los costos de todas las tareas de un proyecto. 3a tarea de resumen
aparece en la parte superior del proyecto, su n9mero de identificacin es
; y representa la l:nea de tiempo del proyecto de principio a fin.8 o
n9meros de es%uema 7n9mero de es%uema6 n9meros %ue indican la
posicin e<acta de una tarea en el es%uema. Por ejemplo, una tarea con
el n9mero de es%uema =.> indica %ue se trata de la segunda subtarea
bajo la tarea de resumen de s&ptimo ni5el.8 o ambos en su lista de
tareas.
52
+cultar y mostrar todas las tareas de resumen
En el men9 'erramientas, 4aga clic en +pciones y, a continuacin, 4aga
clic en la fic4a #ista.
En +pciones de es%uema, acti5e o desacti5e la casilla de 5erificacin
Mostrar tareas de resumen para mostrar u ocultar todas las tareas de
resumen.
Cuando se ocultan las tareas de resumen, slo las subtareas estn
5isibles.
Mostrar todas las subtareas de todas las tareas de resumen
Para mostrar todas las subtareas de todas las tareas de resumen, 4aga
clic en Mostrar y, a continuacin, 4aga clic en odas las subtareas . 3as
subtareas se pueden ocultar slo en una tarea de resumen de cada 5e(.
+cultar y mostrar todas las subtareas de una 9nica tarea de resumen
'aga clic en la fila de la tarea de resumen %ue contiene las subtareas
%ue desea mostrar u ocultar.
'aga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en +cultar
subtareas para ocultarlas.
ambi&n puede mostrar y ocultar las subtareas 4aciendo clic en el
s:mbolo de es%uema de la tarea de resumen. 3os s:mbolos de es%uema
indican si una tarea de resumen muestra las subtareas o no las muestra
1n s:mbolo de es%uema %ue muestra un signo ms 7?8 indica una tarea
de resumen con sus subtareas ocultas.
53
1n s:mbolo de es%uema %ue muestra un signo menos 7@8 indica una
tarea de resumen mostrando todas sus subtareas.
+cultar y mostrar todas las subtareas 4asta un ni5el de es%uema
determinado
Para mostrar slo una parte del es%uema, 4aga clic en Mostrar y, a
continuacin, en el n9mero de ni5el del es%uema 4asta el %ue desea
5er.
+cultar y mostrar la tarea de resumen del proyecto
ambi&n puede mostrar un proyecto como tarea de resumen en la lista
de tareas. 1na tarea de resumen del proyecto 7tarea de resumen del
proyecto6 tarea %ue resume la duracin, el trabajo y los costos de todas
las tareas de un proyecto. 3a tarea de resumen aparece en la parte
superior del proyecto, su n9mero de identificacin es ; y representa la
l:nea de tiempo del proyecto de principio a fin.8 muestra el proyecto
completo en una 9nica fila con su propia barra de tareas de resumen.
/ota 6Cuando aplica recursos del presupuesto a un proyecto, debe
mostrarse la tarea de resumen del proyecto.
En el men9 'erramientas, 4aga clic en +pciones y, a continuacin, 4aga
clic en la fic4a #ista.
En +pciones de es%uema, acti5e o desacti5e la casilla de 5erificacin
Mostrar tarea de resumen del proyecto para mostrar u ocultar la tarea de
resumen del proyecto.
+cultar y mostrar n9meros de es%uema
Cuando muestra los n9meros de es%uema en su lista de tareas, puede
5er la estructura de es%uema como cdigos num&ricos, tambi&n
54
conocidos como estructura detallada del trabajo 7E!8 7E!6 AEstructura
detallada del trabajoB Estructura jerr%uica %ue se utili(a para organi(ar
tareas de cara a generar informes de programaciones y reali(ar un
seguimiento de los costos. Con Project se puede representar la
estructura detallada del trabajo mediante la utili(acin de identificadores
de tareas o mediante la asignacin de cdigos E! personali(ados a
cada tarea.8. Project asigna n9meros de es%uema e<clusi5os a cada
tarea en funcin de su ni5el en la jerar%u:a de la lista de tareas.
En una 5ista de 4ojas, seleccione la columna situada a la derec4a de
donde desea mostrar la columna /9mero de es%uema. Si desea mostrar
la columna /9mero de es%uema como 9ltima columna, debe insertarla
antes de la 9ltima columna y, a continuacin, mo5erla arrastrando su
encabe(ado.
En el men9 .nsertar, 4aga clic en Columna.
Seleccione /9mero de es%uema en la lista /ombre de campo.
Para cambiar el n9mero de es%uema de una tarea, debe subir o bajar la
tarea en la lista de tareas o cambiar su lugar en la estructura de
es%uema del proyecto mediante los botones de es%uema.
Es importante tener en cuenta %ue cuando reorgani(a una lista de
tareas, cambiarn los n9meros de es%uema de los elementos listados.
3os n9meros de es%uema se actuali(an automticamente cuando
mue5e, agrega o elimina tareas, por%ue reflejan la estructura actual de
la lista de tareas.
/ota6 Si est usando un sistema de numeracin personali(ado %ue
especifica manualmente, los n9meros no se actuali(an de forma
automtica. /ecesita ajustar manualmente los n9meros para reflejar la
nue5a ubicacin de la tarea si la despla(a.
55
Cuando mue5e algunas tareas 7tarea6 acti5idad con un comien(o y un
fin. 3os planes de proyectos se componen de tareas.8, cambian las
dependencias entre tareas 7dependencias entre tareas6 relacin entre
dos tareas 5inculadasC el 5:nculo se establece por una dependencia
entre sus fec4as de comien(o y fin. E<isten cuatro tipos de
dependencias entre tareas6 $in a comien(o A$CB, Comien(o a comien(o
ACCB, $in a fin A$$B y Comien(o a fin AC$B.8.
Causa
Cuando copia o mue5e una tarea completa o un recurso 7recursos6
personas, e%uipamiento y material %ue se utili(an para completar las
tareas de un proyecto.8, la informacin asociada se copia o se mue5e
con ellos. Esta informacin incluye6
Subtareas 7subtarea6 tarea %ue forma parte de una tarea de
resumen. 3a informacin de la subtarea est consolidada dentro de la
tarea de resumen. Puede utili(ar la funcin de es%uema de Project para
designar subtareas.8 7si la seleccin es una tarea de resumen 7tarea de
resumen6 tarea %ue se compone de subtareas y %ue las resume. 1tilice
el es%uema para crear tareas de resumen. Project determina
automticamente la informacin de la tarea de resumen 7por ejemplo, la
duracin y el costo8 mediante la utili(acin de informacin procedente de
las subtareas.88
/otas
+bjetos incrustados 7objeto incrustado6 informacin Ael objetoB
insertada en un arc4i5o Ael arc4i5o de destinoB. 1na 5e( incrustado, el
objeto forma parte del arc4i5o de destino. Cuando se 4ace doble clic en
un objeto incrustado, &ste se abre en el programa en el %ue se cre Ael
programa de origenB.8 o 5inculados
56
-dems, Project, de manera predeterminada, crea automticamente
dependencias entre tareas para las nue5as tareas %ue inserte dentro de
una serie de tareas 5inculadas consecuti5amente. Si se cumplen todos
los criterios siguientes, las dependencias cambiarn para incluir la tarea
insertada en las series 5inculadas6
3as tareas adyacentes forman parte de una serie de tareas
5inculadas consecuti5amente.
3as dependencias para las tareas subyacentes son de tipo comien(o
a fin.
Se acti5a la casilla de 5erificacin #incular automticamente las
tareas insertadas o despla(adas en la fic4a Programacin del cuadro
de dilogo +pciones 7men9 'erramientas8.
Cuando mue5e una tarea dentro de un grupo de tareas 5inculadas,
Project 5incula esa tarea dentro de la secuencia del grupo 7por ejemplo,
-D*DCD! se con5ierte en -D*D!DC8.
Cuando mue5e una tarea de un grupo de tareas 5inculadas a otro, la
tarea se inserta en la secuencia del nue5o grupo 7por ejemplo,
-D*DEDCD!8 y se ajustan las tareas restantes 7FD2DG8.
Cuando mue5e una tarea de un grupo de tareas 5inculadas a un rea
sin tareas 5inculadas, la tarea %ue se 4a despla(ado se des5incula y las
tareas restantes se ajustan 7por ejemplo, -D*DCD! se con5ierte en
-D*D!8.
Cuando se mue5e una tarea desde un rea sin tareas 5inculadas a un
grupo de tareas 5inculadas, la tarea %ue se 4a despla(ado se inserta en
la secuencia 7por ejemplo, -D*DEDCD!8.
)esolucin
57
Puede mantener dependencias entre tareas entre cual%uier tarea
predecesora 7predecesora6 tarea %ue debe comen(ar o finali(ar antes
de %ue otra tarea comience o finalice.8 y sucesora 7sucesora6 tarea %ue
no puede comen(ar ni finali(ar 4asta %ue no comience o finalice otra
tarea.8, con independencia de a dnde se mue5e la tarea, si se cumple
al menos uno de los criterios siguientes6
3a tarea no se est mo5iendo o se pega en una serie de tareas
5inculadas consecuti5amente.
3a tarea %ue se est mo5iendo contiene dependencias de tareas %ue
no sean de tipo fin a comien(o.
/o se acti5a la casilla de 5erificacin #incular automticamente las
tareas insertadas o despla(adas en la fic4a Programacin del cuadro
de dilogo +pciones 7men9 'erramientas8.
Edicin de tareas 5inculadas
'a 5inculado las tareas 7tarea6 acti5idad con un comien(o y un fin. 3os
planes de proyectos se componen de tareas.8, pero a4ora la tarea
sucesora 7sucesora6 tarea %ue no puede comen(ar ni finali(ar 4asta %ue
no comience o finalice otra tarea.8 no se mue5e.
Causa
Puede 4aber 5arias causas6
Si a la tarea no se le 4an aplicado datos reales 7real6 informacin %ue
muestra lo %ue 4a ocurrido realmente. Por ejemplo, la fec4a de
comien(o real de una tarea es el d:a en %ue 4a comen(ado la tarea
realmente.8, como una fec4a de comien(o 7fec4a de comien(o6 fec4a en
la %ue est programado el comien(o de una tarea. Esta fec4a se basa
en la duracin, los calendarios y las delimitaciones de las tareas
predecesoras y sucesoras. 3a fec4a de comien(o de una tarea tambi&n
58
se basa en sus propios calendarios y delimitaciones.8 real o un
porcentaje del trabajo completado, la tarea no se puede reprogramar a
ning9n punto anterior de la fec4a en la %ue comien(a realmente. Si no
se especifica ning9n progreso y la tarea tiene una delimitacin
7delimitacin6 restriccin establecida en la fec4a de comien(o o fin de
una tarea. Puede especificar %ue una tarea comience o %ue no finalice
despu&s de una fec4a determinada. 3as delimitaciones pueden ser
fle<ibles Ano ligadas a una fec4a concretaB o infle<ibles Aligadas a una
fec4a concretaB.8 infle<ible, la delimitacin tiene precedencia sobre las
dependencias de tareas 7dependencias entre tareas6 relacin entre dos
tareas 5inculadasC el 5:nculo se establece por una dependencia entre
sus fec4as de comien(o y fin. E<isten cuatro tipos de dependencias
entre tareas6 $in a comien(o A$CB, Comien(o a comien(o ACCB, $in a fin
A$$B y Comien(o a fin AC$B.8.
Por ejemplo, si una tarea tiene la delimitacin /o comen(ar antes del
establecida en H de junio, la tarea se 5incula a esa fec4a y no se
reprogramar a una fec4a anterior, aun%ue su predecesora
7predecesora6 tarea %ue debe comen(ar o finali(ar antes de %ue otra
tarea comience o finalice.8 finali(a el >I de junio y la tarea sucesora
pueda comen(ar antes del H de julio.
En Project, si crea una tarea arrastrando el puntero en la parte del
grfico de una 5ista !iagrama de ,antt 75ista !iagrama de ,antt6 5ista
predefinida %ue muestra tareas de proyecto en su lado i(%uierdo y
barras grficas correspondientes a las duraciones de las tareas en el
lado derec4o.8, la delimitacin /o comen(ar antes del se establece en la
tarea para a%uellos proyectos %ue estn programados desde la fec4a de
comien(o. En el caso de proyectos %ue estn programados desde una
fec4a de fin 7fec4a de fin6 fec4a en la %ue est programado %ue se
60
complete una tarea. Esta fec4a se basa en la fec4a de comien(o, la
duracin, los calendarios, las fec4as de tareas predecesoras, las
dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea.8, se
establece la delimitacin /o finali(ar despu&s del en la tarea.
Si la tarea sucesora se completa, no se mo5er para reflejar el 5:nculo.
Si establece Modo de clculo para el proyecto en Manual, la tarea
sucesora no se mo5er.
)esolucin
Para restablecer la delimitacin de la tarea con objeto de %ue sea ms
fle<ible, 4aga clic en la tarea, 4aga clic en .nformacin de la tarea y, a
continuacin, en la fic4a -5an(ado. En la lista ipo de delimitacin, 4aga
clic en 3o antes posible. Project programa a continuacin la fec4a de
comien(o de la tarea en funcin de la dependencia de la tarea.
Para %ue las dependencias de tareas sobrescriban las delimitaciones
infle<ibles en todas las tareas, en el men9 'erramientas, 4aga clic en
+pciones y, a continuacin, en la fic4a Programacin. En la seccin
+pciones de programacin, desacti5e la casilla de 5erificacin 3as
tareas siempre respetan las fec4as de delimitacin.
Para establecer los clculos en automtico, en el men9 'erramientas,
4aga clic en +pciones y, a continuacin, en la fic4a Clculo. En la
seccin +pciones de clculo para Microsoft +ffice Project, junto a Modo
de clculo, 4aga clic en Manual.
dE Tareas re0e!i!i7as>
.n algunos casos, se da cuenta de -ue hay tareas -ue se repiten
durante todo un proyecto. 'ependiendo de su naturaleza, puede
especificarlas como tareas regulares o como tareas repetitivas 3tarea
61
repetitiva; tarea -ue se produce repetidamente durante el transcurso de
un proyecto. Por ejemplo, podra definir la reunin semanal sobre el
estado del proyecto como una tarea repetitiva.5. $i la tarea no se repite a
intervalos regulares, especif-uela como hara con cual-uier otra tarea
cada vez -ue aparece. $i no se repite a intervalos regulares,
especif-uela como una tarea repetitiva.
ii5 $eleccione la fila debajo de donde desea -ue aparezca la tarea
repetitiva.
iii5 .n el menG Snsertar, haga clic en Barea repetitiva.
iv5 .n el cuadro Dombre de tarea, especifi-ue el nombre de tarea.
v5 .n el cuadro 'uracin, especifi-ue la duracin de una Gnica
repeticin de la tarea.
vi5 .n Patrn de repeticin, haga clic en 'iariamente, $emanalmente,
#ensualmente o !nual.
vii5 .specifi-ue la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificacin
junto a cada da de la semana en el -ue debera tener lugar la tarea.
viii5 .n Sntervalo de repeticin, especifi-ue una fecha de comienzo en
el cuadro Comienzo. $i no especifica ninguna fecha en el cuadro
Comienzo, Project usa la fecha de comienzo del proyecto.
i=5 ?aga clic en Berminar despus de o Berminar el.
3)5 $i ha hecho clic en Berminar despus de, especifi-ue el nGmero
de repeticiones de la tarea.
305 $i ha hecho clic en Berminar el, especifi-ue la fecha en la -ue
desea -ue finalice la tarea repetitiva.
61
=5 .n Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario
de recursos si desea aplicar un calendario a la tarea.
$i no desea aplicar un calendario, asegGrese de -ue se ha seleccionado
Dinguno en la lista Calendario.
$ugerencia; $i desea aplicar un calendario, pero no lo une a la
programacin de la tarea, active la casilla de verificacin &a
programacin omite los calendarios de recursos.
Dota;
&os identificadores de la tarea se renumeran autom"ticamente
despus de insertar la tarea, y los indicadores 3indicadores; pe-ue%os
iconos -ue representan informacin de una tarea o un recurso y -ue se
muestra en el campo Sndicadores. .l campo Sndicadores est" situado a
la derecha del campo Sdentificador y aparece en diversas tablas.5 de la
tarea repetitiva aparecen en la columna Sndicadores.
$i la tarea repetitiva tiene lugar en cual-uier da no laborable
3perodo no laborable; horas o das designados en un calendario de
recursos o de proyecto en los -ue Project no debera programar tareas
por-ue no se realiza trabajo alguno. .l perodo no laborable puede
incluir horas de comida, fines de semana y das festivos, por ejemplo.5,
Project le pregunta si desea volver a programar esas repeticiones.
$i asigna recursos directamente a una tarea de resumen repetitiva
especificando los nombres de recursos en el campo Dombre de los
recursos, el recurso se asignar" al trabajo total en la tarea repetitiva y
no a las tareas repetitivas individuales cuando se producen.
62
8E Crear en "S Pro6ec! el e6e;0lo de a0licaci3n>
aE Tu!orial%
$e trata de preparar una reunin anual de accionistas. &as caractersticas del
proyecto se describen a continuacin;
Proyecto; Jeunin de !ccionistas. Lecha de Comienzo; ) #arzo de 022,.
!sunto del Proyecto; Snforme !nual de 022,. Jesponsable y !utor; Dombre del
!lumno.
\ Lis!a de Tareas Inicial%
No;5re Duraci3n
Programar fecha de la conferencia ) da
Smprimir carta 0 das
9uscar Conferenciante 0 das
Preparar Carta ) da
Preparar menG con empresa catering 8 das
Smprimir #enG ) da
Celebracin de la reunin 2 das
\ "odificaci3n de la lis!a de !areas inicial%
] Snsertar nueva tarea EJeservar centro de conferenciasH, duracin 0 das,
antes de la
tarea Smprimir Carta.
63
] 'esplazar la tarea 8, ESmprimir CartaH, detr"s de la tarea /, EPreparar CartaH
3arrastrar y colocar5
] .liminar la tarea Q ESmprimir #enGH.
\ Es/ue;a!i,aci3n de las Tareas del Pro+ec!o%
] #odificar el Proyecto !ctual para incluir la siguiente lista de actividades;
Id No;5re Duraci3n
) Planificacin preliminar ) da
0 Programar fecha de la conferencia 0 das
8 Jeservar centro de conferencias ) da
, 9uscar conferenciante 8 das
/ Planificacin preliminar completa 2 das
C Carta de notificacin ) da
Q (rdenar lista de envo ) hora
+ Preparar carta ) da
* Jevisar carta ) da
)2 !probar carta ) da
)) Smprimir carta 0 das
)0 .nviar carta 2 das
)8 'etalles de la reunin ) da
64
), Preparar menG con empresa catering 8 das
)/ Preparar salas de reunin del comit ) da
)C Preparar e-uipamiento necesario 0 das
)Q Preparar programa 8 das
)+ Smprimir programa ) da
)* Celebracin de la reunin 2 das
UC&#K.$S P6$S
) ^ Sntroduccin a #$ Project 8
] Snsertar una nueva tarea ), Jeunin de !ccionistas, y luego aplicar sangra a
las
tareas de la 0 a la 02.
] .s-uematizar la lista de tareas en tres grupos;
\ $angra a las tareas de la 8 a la C
\ $angra a las tareas de la + a la )8
\ $angra a las tareas de la )/ a la )*
] (cultar las subtareas de la tarea de resumen Q, Carta de Dotificacin, y de la
tarea
de resumen ),, detalles de la reunin.
] #ostrar el es-uema completo
65
] Inser!ar una !area re0e!i!i7a IJ .n paralelo, durante la realizacin del
proyecto
se programar"n reuniones de seguimiento todos los lunes cada semana con
los
responsables de la planificacin 3de una duracin de , horas5 para un
seguimiento
de los avances en los preparativos de la reunin de accionistas. Por otro lado,
se
programan pe-ue%as reuniones en la segunda semana de cada mes 3los
lunes5 con el
directivo jefe de la empresa 3C horas de duracin5 para presentar el
seguimiento del
proyecto. .stas reuniones se mantienen hasta -ue el proyecto ha finalizado.
5E Caso Pr<c!ico
Jealizar el apartado ) del caso pr"ctico.
66
.i5liografa%
#icrosoft Press, Microsoft Project >;;; paso a paso< #c6raK?ill
Snteramericana, 0222.
J.'.$ y P.JB A CP#, #todo del camino crtico.
http;AA.geocities.comAUpeartAaddKons.htm
http;losconstructores.comA9ancoConocimientoApAprojectAplantilla)2a.htm
http;AA.espe.edu.ecAcursosKeAcivilAconstruccionAconstruc2C.htm
http;AA.chilesat.netAuchileAapuntes0222Am8c)gant.doc
http;AA.monografias.comA
http;AA.yahoo.com
http;AAgestiopolis.com
http;AAiteso.m=A_carloscApaginaAcursoU!?SAU!?SU**U)Arecursos.htm
http;AA.i4ite4a.esAapuntesAdiagramaKpertA
http;AAsupport.microsoft.comA4bA//2QC0Aes
!puntes del manual de ayuda del #s project
http;AAes.i4ipedia.orgAi4iA#icrosoftUProject
67

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