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PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL


PARA LICITACION PUBLICA
1. E T A P A D E P L A N E A C I O N
INICIO
1.2.2 Verificar si el proyecto esta
inluido dentro del presupuesto de la
presente vigencia fiscal.
1.2.1 Verificar si encaja dentro de la
Misin, la Visin, el Plan de Desarrollo
y el Plan Estrategico de la Terminal.
1.2 Evaluar la viabilidad de la futura
contratacin.
1.3.1 "Analisis de Conveniencia y
oportunidad"
1.3.5 Formulacion del proyecto.
1.3.2 Elaborar los estudios
econmicos
"Solicitud de cotizaciones"
1.1 Identificar y programar las
necesidades de contratacin
1.3 Elaborar estudios claros y
completos de la futura contratacin.
(Diseos y planos para obra pblica)
1.3.2.1 Hacer estudios de mercado
"Cuadro comparativo"
1.1.1 Incluir el proyecto en el plan de
compras y de contratacin
1.3.3 Solicitar Certificado de
Disponibilidad Presupuestal
1.3.2.2 Elaborar presupuesto oficial
del valor de las obras, bienes o
servicios a contratar
1.3.5.2 Establecer especificaciones
tcnicas de las obras, bienes o
servicios a contratar
"Formato Dos"
1.3.5.1 Precisar las condiciones de
objeto, plazo y lugar de ejecucin
1.3.3.1 Expedir el CDP
1.3.6 Elaborar cronograma
2
1.3.5.3 Solicitud de contratacin
1.3.4 Certificado de recursos
humanos.No hay personal de planta
(Si es prestacin de servicios)
1.3.7 Publicacin en diario de alta
circulacin y en la Cmara de
Comercio
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PARA LICITACION PUBLICA
2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L
2.1 Elaborar el pliego de Condiciones
2.1.2.1 Establecer Factores
Tcnicos: Describir cantidades,
calidades y caractersticas de las
Obras, Bienes y/o Servicios.
2.1.2.3 Establecer factores
econmicos: Indicar el presupuesto
oficial de la licitacin
2.1.1 Determinar factores de
cumplimiento por parte del
proponente
2.1.1.2 Determinar condiciones de
experiencia
2.1.1.3 Determinar requisitos de
capacidad administrativa
2.1.1.4 Determinar requisitos de
capacidad operacional
2.1.1.1 Determinar requisitos de
capacidad jurdica
2.1.1.5 Determinar requisitos de
capacidad financiera
2.1.2 Determinar factores de
escogencia y calificacin de la oferta
2.1.2.2 Determinar y ponderar los
factores tcnicos de seleccin
2.1.2.4 Determinar y ponderar los
factores econmicos de seleccin
2.1.4.1 Publicar en Intermet el
proyecto de pliego de condiciones
2.1.4.2 Recibir observaciones y
sugerencias al proyecto de pliego de
condiciones
2.1.4 Establecer y coordinar la gestin
de cada una de las areas
2.1.4.3 Analizar las observaciones y/o
sugerencias recibidas para
determinar si se ajusta el pliego de
Condiciones.
2.1.2.5 Establecer criterios de
desempate
2

2.1.5 Ajustar el pliego de Condiciones
si se requiere.
"Pliego de condiciones definitivo"
2.2.1 Efectuar la apertura de la
licitacin publica
2.2.1.1. Dar publicidad al pliego de
condiciones definitivo en Intermet
2.2 Adelantar el proceso licitatorio
2
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2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L
2.2.2.1 Preparar logsticamente la
audiencia
2.2.2.2 Preparar tcnicamente la
audiencia
2.2.3.1 Recibir preguntas y
observaciones
2.3.3 Dar respuesta a observaciones
y aclaraciones y preparar adendos
2.3.3.1 Efectuar reuniones
interdisciplinarias para preparar
respuestas y adendos
2.3.3.2 Publicar y entregar
respuestas y adendos
2.3.4 Efectuar el cierre de la
licitacin o concurso pblico
2.3.4.1 Recibir las propuestas y
firma del pacto de integridad
2.3.6.2 Determinar los oferentes que
pueden continuar en el proceso de
seleccin
2.3.5.1 Solicitar, recibir y revisar
aclaraciones de los proponentes.
2
2.3.4.2 Abrir las propuestas
2.3.4.5 Asegurar la custodia y
conservacin de las propuestas y
2.3.4.3 Examinar frente a los
proponentes de manera preliminar
los documentos que acompaan las
propuestas:se dicta el valor de la
oferta, el numero de folios, numero
de la poliza y su vigencia y se firma
por quien asiste a la audiencia.
2.3.4.4 Levantar el Acta de cierre de
la licitacin
2.3.5 Verificar el cumplimiento de
requisitos y condiciones que
acrediten la capacidad jurdica
2.2.2 Realizar la visita obligatoria a
las instalaciones del lugar donde se
ejecutar el contrato
2.2.3 Celebrar la audiencia o
audiencias pblicas de
observaciones o aclaraciones
2.3.5 Verificar el cumplimiento de
requisitos y condiciones que
acrediten la capacidad financiera
2.3.5 Verificar el cumplimiento de
requisitos y condiciones tecnico
economicas
2.3.6.2 Determinar los oferentes que
pueden continuar en el proceso de
seleccin
2.3.6 Publicacin de los informes de
evaluacin preliminar
2.3.7.2 Solicitar, recibir y revisar
aclaraciones y observaciones de los
oferentes.
2.3.5 Verificar el cumplimiento de
requisitos y condiciones tecnico
economicas
2
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2.3.7.1 Estudiar las observaciones
por parte del Comit Evaluador
2.3.7.2 Elaborar la respuesta a las
observaciones presentadas por los
proponentes
2.3.7.3 Establecer nuevo orden de
elegibilidad de acuerdo con los
anlisis realizados
2.3.8 Efectuar la audiencia pblica
de adjudicacin
2
3
2.3.7 Recepcin de Observaciones a
los informes de evalucion preliminar
Se inicia proceso de
solicitud Pblica de Oferta
SI
NO
2.3.8.1 Presentar
las Respuesta a las observaciones
presentadas a los informes de
evaluacin preliminar
2.3.8.2 Escuchar a los oferentes en
relacin con la falta de respuesta a
observaciones
2.3.8.3 Resolver todas las
observaciones acerca del informe
de evaluacin
2.3.8.4 Efectuar ajustes, si es del
caso, al informe de evaluacin
2.3.8.5 Establecer el Orden de
Elegibilidad definitivo
2.3.8.6 Dar lectura a la "Resolucin
Motivada de Adjudicacin o
Declaracin de Desierta"
2.3.8.7 Notificar a todos los
proponentes la Resolucin
Motivada de Adjudicacin o de
Declaratoria de Desierta
Adjudica?
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3. E T A P A C O N T R A C T U A L
PARA LICITACION PUBLICA
3.1.2.2 Efectuar el registro
presupuestal del contrato
3.1.2.3 Aprobar las plizas
presentadas por el contratista
3.1.2.4 Pagar la publicacin y los
impuestos (Pago impuesto de
timbre).
Suscribe el
contrato?
3.1.2.5 Hacer efectiva la garanta
de seriedad de la oferta
3.1.2.6 Entablar las acciones
conducentes al reconocimiento de
perjuicios causados
3.1.2.7 Adjudicar el contrato al
oferenente calificado en el segundo
lugar
3.1.1 Elaborar el contrato
"Contrato"
3.1.1.1 Determinar la naturaleza del
contrato, identificar el objeto
contractual, los derechos y
obligaciones de las partes, precio y
forma de pago, garantas, etc.
3.1.2 Perfeccionar y legalizar el
contrato
3.1.2.1 Firmar el contrato por las
partes y radicarlo en el listado
maestro
3.1 Contratar
4
3
SI
NO
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4. E T A P A D E E J E C U C I O N
FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL
PARA LICITACION PUBLICA
4.1. Ejecutar el contrato
4.1.1 Certificado de requisitos de
ejecucin
Designa al
supervisor o
interventor
Manual de
Interventora
4.1.1.1 Nombrar a travs del
memorando interno firmado por el
Gerente General
4.1.1.2 Contratar a travs de
Solicitud Pblica de Oferta o
directamente
4.1.1.3 Elaborar acta de iniciacin del
contrato
4.1.2 Supervisar la ejecucin del
contrato
4.1.2.2 Verificar estado de ejecucin
de avance de las obras bienes o
servicios contratados
El estado de
ejecucin de
avance esta de
conformidad con lo
programado y
acordado?
4.1.2.3 Recibir y aprobar informes de
ejecucin
4.1.3 Adoptar las medidas
necesarias para garantizar la efectiva
ejecucin del objeto contractual
4.1.2.4 Autorizar los pagos segn lo
pactado en el contrato
Surten
efecto las
medidas?
4.1.2.1 Adoptar las medidas
necesarias para mantener las
condiciones tcnicas, econmicas y
financieras existentes al momento de
proponer o contratar: medidas de
ajuste o revisin de precios
4
SI
NO
Pasa al flujograma
correspondiente dependiendo
del proceso
NO
SI
SI

4.1.2.5 Hacer uso de la garanta
nica o clusula penal pecuniaria
4.1.2.6 Promover las acciones de
responsabilidad
B7
4.1.4 Recibir las obras, bienes o
servicios.
"Certificado de entrada al almacen,
inventario, aseguramiento"
4.1.3.2 Elaborar el informe final
4.1.3.3 Aprobar el informe final
4.1.3.4 Autorizar el pago final
4.1.3.1 Elaborar acta de entrega y
recibo de bienes, obras o servicios
contratados
4.1.3.5 Exigir la extensin de las
garantas para avalar las
obligaciones que se deban cumplir
con posterioridad a la extincin del
contrato
4.1.3.6 Aprobar la modificacin de
las garantas
Ultimo
Informe
5
NO
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5. ETAPA DE TERMINACION Y LIQUIDACION y 6. SOSTENIBILIDAD DE LAS OBRAS, BIENES O SERVICIOS
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5.1 Liquidar el contrato
5.1.2 Elaborar el acta de liquidacin
del contrato
5.1.2.1 Citar al contratista y al
interventor para acordar ajustes,
revisiones y reconocimientos a que
haya lugar
5.1.2.4 Firmar el acta por las partes
5.1.2.2 Citar al contratista y al
interventor o supervisor para firma
del acta
5
6.1.1 Supervisar cada seis meses,
durante el trmino de vigencia de la
garanta, el estado de los bienes,
obras o servicios recibidos
Cumple con las
condiciones de
calidad
ofrecidas
6.1.2 Archivar todos los documentos
del Proyecto
6.1.1.2 Hacer exigibles las garantas y
promover las acciones de
responsabilidad
6.1 Supervisar la calidad de las
obras, bienes o servicios recibidos
FIN
SI
NO
A9
5.1.1 Elaborar el acta de terminacin
IMPACTO DEL
PROYECTO
7 Informes, video y resgistro
fotografico
6.1.1.1 Formular y contratar el
mantenimiento
5.1.2.3 Solicitar el estado de cuenta
del C.D.P. al Dpto Financiero
REALIZAR LA CONTRATACION
DIRECTA O INICIAR UN NUEVO
PROCESO DE SELECCIN
DEPENDIENDO DE LA CUANTIA
DEL MANTENIMIENTO

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