PARA LICITACION PUBLICA 1. E T A P A D E P L A N E A C I O N INICIO 1.2.2 Verificar si el proyecto esta inluido dentro del presupuesto de la presente vigencia fiscal. 1.2.1 Verificar si encaja dentro de la Misin, la Visin, el Plan de Desarrollo y el Plan Estrategico de la Terminal. 1.2 Evaluar la viabilidad de la futura contratacin. 1.3.1 "Analisis de Conveniencia y oportunidad" 1.3.5 Formulacion del proyecto. 1.3.2 Elaborar los estudios econmicos "Solicitud de cotizaciones" 1.1 Identificar y programar las necesidades de contratacin 1.3 Elaborar estudios claros y completos de la futura contratacin. (Diseos y planos para obra pblica) 1.3.2.1 Hacer estudios de mercado "Cuadro comparativo" 1.1.1 Incluir el proyecto en el plan de compras y de contratacin 1.3.3 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal 1.3.2.2 Elaborar presupuesto oficial del valor de las obras, bienes o servicios a contratar 1.3.5.2 Establecer especificaciones tcnicas de las obras, bienes o servicios a contratar "Formato Dos" 1.3.5.1 Precisar las condiciones de objeto, plazo y lugar de ejecucin 1.3.3.1 Expedir el CDP 1.3.6 Elaborar cronograma 2 1.3.5.3 Solicitud de contratacin 1.3.4 Certificado de recursos humanos.No hay personal de planta (Si es prestacin de servicios) 1.3.7 Publicacin en diario de alta circulacin y en la Cmara de Comercio PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L 2.1 Elaborar el pliego de Condiciones 2.1.2.1 Establecer Factores Tcnicos: Describir cantidades, calidades y caractersticas de las Obras, Bienes y/o Servicios. 2.1.2.3 Establecer factores econmicos: Indicar el presupuesto oficial de la licitacin 2.1.1 Determinar factores de cumplimiento por parte del proponente 2.1.1.2 Determinar condiciones de experiencia 2.1.1.3 Determinar requisitos de capacidad administrativa 2.1.1.4 Determinar requisitos de capacidad operacional 2.1.1.1 Determinar requisitos de capacidad jurdica 2.1.1.5 Determinar requisitos de capacidad financiera 2.1.2 Determinar factores de escogencia y calificacin de la oferta 2.1.2.2 Determinar y ponderar los factores tcnicos de seleccin 2.1.2.4 Determinar y ponderar los factores econmicos de seleccin 2.1.4.1 Publicar en Intermet el proyecto de pliego de condiciones 2.1.4.2 Recibir observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones 2.1.4 Establecer y coordinar la gestin de cada una de las areas 2.1.4.3 Analizar las observaciones y/o sugerencias recibidas para determinar si se ajusta el pliego de Condiciones. 2.1.2.5 Establecer criterios de desempate 2
2.1.5 Ajustar el pliego de Condiciones si se requiere. "Pliego de condiciones definitivo" 2.2.1 Efectuar la apertura de la licitacin publica 2.2.1.1. Dar publicidad al pliego de condiciones definitivo en Intermet 2.2 Adelantar el proceso licitatorio 2 PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L 2.2.2.1 Preparar logsticamente la audiencia 2.2.2.2 Preparar tcnicamente la audiencia 2.2.3.1 Recibir preguntas y observaciones 2.3.3 Dar respuesta a observaciones y aclaraciones y preparar adendos 2.3.3.1 Efectuar reuniones interdisciplinarias para preparar respuestas y adendos 2.3.3.2 Publicar y entregar respuestas y adendos 2.3.4 Efectuar el cierre de la licitacin o concurso pblico 2.3.4.1 Recibir las propuestas y firma del pacto de integridad 2.3.6.2 Determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de seleccin 2.3.5.1 Solicitar, recibir y revisar aclaraciones de los proponentes. 2 2.3.4.2 Abrir las propuestas 2.3.4.5 Asegurar la custodia y conservacin de las propuestas y 2.3.4.3 Examinar frente a los proponentes de manera preliminar los documentos que acompaan las propuestas:se dicta el valor de la oferta, el numero de folios, numero de la poliza y su vigencia y se firma por quien asiste a la audiencia. 2.3.4.4 Levantar el Acta de cierre de la licitacin 2.3.5 Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones que acrediten la capacidad jurdica 2.2.2 Realizar la visita obligatoria a las instalaciones del lugar donde se ejecutar el contrato 2.2.3 Celebrar la audiencia o audiencias pblicas de observaciones o aclaraciones 2.3.5 Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones que acrediten la capacidad financiera 2.3.5 Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones tecnico economicas 2.3.6.2 Determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de seleccin 2.3.6 Publicacin de los informes de evaluacin preliminar 2.3.7.2 Solicitar, recibir y revisar aclaraciones y observaciones de los oferentes. 2.3.5 Verificar el cumplimiento de requisitos y condiciones tecnico economicas 2 PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L 2.3.7.1 Estudiar las observaciones por parte del Comit Evaluador 2.3.7.2 Elaborar la respuesta a las observaciones presentadas por los proponentes 2.3.7.3 Establecer nuevo orden de elegibilidad de acuerdo con los anlisis realizados 2.3.8 Efectuar la audiencia pblica de adjudicacin 2 3 2.3.7 Recepcin de Observaciones a los informes de evalucion preliminar Se inicia proceso de solicitud Pblica de Oferta SI NO 2.3.8.1 Presentar las Respuesta a las observaciones presentadas a los informes de evaluacin preliminar 2.3.8.2 Escuchar a los oferentes en relacin con la falta de respuesta a observaciones 2.3.8.3 Resolver todas las observaciones acerca del informe de evaluacin 2.3.8.4 Efectuar ajustes, si es del caso, al informe de evaluacin 2.3.8.5 Establecer el Orden de Elegibilidad definitivo 2.3.8.6 Dar lectura a la "Resolucin Motivada de Adjudicacin o Declaracin de Desierta" 2.3.8.7 Notificar a todos los proponentes la Resolucin Motivada de Adjudicacin o de Declaratoria de Desierta Adjudica? PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL 3. E T A P A C O N T R A C T U A L PARA LICITACION PUBLICA 3.1.2.2 Efectuar el registro presupuestal del contrato 3.1.2.3 Aprobar las plizas presentadas por el contratista 3.1.2.4 Pagar la publicacin y los impuestos (Pago impuesto de timbre). Suscribe el contrato? 3.1.2.5 Hacer efectiva la garanta de seriedad de la oferta 3.1.2.6 Entablar las acciones conducentes al reconocimiento de perjuicios causados 3.1.2.7 Adjudicar el contrato al oferenente calificado en el segundo lugar 3.1.1 Elaborar el contrato "Contrato" 3.1.1.1 Determinar la naturaleza del contrato, identificar el objeto contractual, los derechos y obligaciones de las partes, precio y forma de pago, garantas, etc. 3.1.2 Perfeccionar y legalizar el contrato 3.1.2.1 Firmar el contrato por las partes y radicarlo en el listado maestro 3.1 Contratar 4 3 SI NO PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES
4. E T A P A D E E J E C U C I O N FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 4.1. Ejecutar el contrato 4.1.1 Certificado de requisitos de ejecucin Designa al supervisor o interventor Manual de Interventora 4.1.1.1 Nombrar a travs del memorando interno firmado por el Gerente General 4.1.1.2 Contratar a travs de Solicitud Pblica de Oferta o directamente 4.1.1.3 Elaborar acta de iniciacin del contrato 4.1.2 Supervisar la ejecucin del contrato 4.1.2.2 Verificar estado de ejecucin de avance de las obras bienes o servicios contratados El estado de ejecucin de avance esta de conformidad con lo programado y acordado? 4.1.2.3 Recibir y aprobar informes de ejecucin 4.1.3 Adoptar las medidas necesarias para garantizar la efectiva ejecucin del objeto contractual 4.1.2.4 Autorizar los pagos segn lo pactado en el contrato Surten efecto las medidas? 4.1.2.1 Adoptar las medidas necesarias para mantener las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de proponer o contratar: medidas de ajuste o revisin de precios 4 SI NO Pasa al flujograma correspondiente dependiendo del proceso NO SI SI
4.1.2.5 Hacer uso de la garanta nica o clusula penal pecuniaria 4.1.2.6 Promover las acciones de responsabilidad B7 4.1.4 Recibir las obras, bienes o servicios. "Certificado de entrada al almacen, inventario, aseguramiento" 4.1.3.2 Elaborar el informe final 4.1.3.3 Aprobar el informe final 4.1.3.4 Autorizar el pago final 4.1.3.1 Elaborar acta de entrega y recibo de bienes, obras o servicios contratados 4.1.3.5 Exigir la extensin de las garantas para avalar las obligaciones que se deban cumplir con posterioridad a la extincin del contrato 4.1.3.6 Aprobar la modificacin de las garantas Ultimo Informe 5 NO PROCESOS SUBPROCESOS ACTIVIDADES 5. ETAPA DE TERMINACION Y LIQUIDACION y 6. SOSTENIBILIDAD DE LAS OBRAS, BIENES O SERVICIOS FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL PARA LICITACION PUBLICA 5.1 Liquidar el contrato 5.1.2 Elaborar el acta de liquidacin del contrato 5.1.2.1 Citar al contratista y al interventor para acordar ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar 5.1.2.4 Firmar el acta por las partes 5.1.2.2 Citar al contratista y al interventor o supervisor para firma del acta 5 6.1.1 Supervisar cada seis meses, durante el trmino de vigencia de la garanta, el estado de los bienes, obras o servicios recibidos Cumple con las condiciones de calidad ofrecidas 6.1.2 Archivar todos los documentos del Proyecto 6.1.1.2 Hacer exigibles las garantas y promover las acciones de responsabilidad 6.1 Supervisar la calidad de las obras, bienes o servicios recibidos FIN SI NO A9 5.1.1 Elaborar el acta de terminacin IMPACTO DEL PROYECTO 7 Informes, video y resgistro fotografico 6.1.1.1 Formular y contratar el mantenimiento 5.1.2.3 Solicitar el estado de cuenta del C.D.P. al Dpto Financiero REALIZAR LA CONTRATACION DIRECTA O INICIAR UN NUEVO PROCESO DE SELECCIN DEPENDIENDO DE LA CUANTIA DEL MANTENIMIENTO