Gestin Documental II

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TALLER 2
GESTIN DOCUMENTAL



Presentado por:
MILEN YOHANA RAMIREZ A.
MONICA ANDREA SUAREZ ESCOBAR
AROBY VEGA TOVAR



GESTIN DOCUMENTAL
IV SEMESTRE
GRUPO 4





BOGOTA. D. C.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGA
2014



Gestin Documental II
2

TALLER 2
GESTIN DOCUMENTAL



Presentado por:
MILEN YOHANA RAMIREZ A.
MONICA ANDREA SUAREZ ESCOBAR
AROBY VEGA TOVAR


GESTIN DOCUMENTAL
IV SEMESTRE
GRUPO 4



Presentado a:
LUZ MARINA ARIAS GONZALES


BOGOTA. D. C.
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN, GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVISTICA Y BIBLIOTECOLOGA
2014


Gestin Documental II
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CONTENIDO


Introduccin 4


Solucin del taller 5

Conclusiones 25


Web grafa 26












Gestin Documental II
4
INTRODUCCIN

Podemos decir que con este taller buscamos encontrar las respuestas a lo que se esconde
en todo lo que tiene que ver con Gestin documental, lo que trae este tema de organizacin
y cules son sus leyes y sus bases fundamentales. El trmino organizacin implica una
estructura intencional y formalizada de papeles puestos. Las personas que trabajan juntas
deben desempear ciertos papeles y deben disearse racionalmente para asegurar que las
actividades requeridas se adecuen entre s de modo que se pueda trabajar grupalmente con
eficiencia y eficacia.

La finalidad de este trabajo es guiar a los dems en la organizacin y en la forma de crear
sistemas de organizacin con funciones ptimas.





















Gestin Documental II
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1. Qu son las agrupaciones Documentales?

Los principios de procedencia y orden original, los documentos de forma natural
que se agrupan en:
Fondos: Es el resultado de una primera aplicacin del principio de
procedencia y vincula a la totalidad de los documentos producidos por una
institucin.
Subfondos y/o secciones: Conjunto de documentos relacionados entre s
que se corresponde con las subdivisiones administrativas del a institucin y
organismo que lo origina.
Subsecciones: Divisin de la seccin realizada en virtud de la estructura
orgnica y las lneas de accin de entidad generadora del fondo.
Series: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subseries: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos.

Unidad documental compuesta (expediente): Unidad organizada de
documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de
organizacin archivstica. El expediente es generalmente la unidad bsica
de la serie. Algunas agrupaciones parecida al expediente son: Registro:
Reunin de documentos que no tiene relacin con el otro, si no que han
sido agrupados slo por su funcin de control. Ejemplo: los minutarios



Gestin Documental II
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Unidad documental simple (documento singular o suelto): unidad
archivstica ms pequea intelectualmente indivisible, por ejemplo: una
carta, una memoria, un informe, una fotografa, una grabacin sonora, etc.

2. Defina, clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin.



Clasificacin: segn el diccionario de terminologa archivstica (1995), es el
conjunto de operaciones intelectuales efectuadas en el momento del
tratamiento de un fondo, fundamentadas en el principio de respeto al fondo
y en el principio de respeto al orden primitivo.
Antonia Heredia Herrera (1995), por su
Parte, remarca que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos
estableciendo clases o grupos dentro de un archivo o los fondos de un
archivo, y destaca su carcter de operacin fundamentalmente intelectual.




Antoni M. Arag (1979), la clasificacin engloba tres actividades:

La actividad consistente en reconocer, definir y concretar los grandes
grupos que forman el archivo (secciones, series, secuencias por materias y
colecciones), considerando la morfologa y la configuracin pre-archivstica
del fondo y diseando el plan que se debe seguir provisionalmente para
organizar el conjunto documental (estructuracin general del archivo).
La clasificacin propiamente dicha, en el sentido concreto de constituir unas
determinadas clases dentro del archivo, que pueden responder a una
realidad o a una convencin.
La operacin de poner en orden (topogrfico, cronolgico, alfabtico) las
unidades dentro de las series o grupos constituidos.


Gestin Documental II
7
La ordenacin: es la operacin manual consistente en instalar fsicamente
los documentos en los estantes, cajas, carpetas, etc. siguiendo un criterio
preestablecido. En este sentido, podemos decir que ordenar un expediente
no es ms que colocarlo en un orden alfabtico, sistemtico, cronolgico o
numrico.

Antonia Heredia (1995) define ordenar como la operacin que consiste en
unir los elementos o unidades de un conjunto relacionndolos unos con
otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida anteriormente.

Tipos de ordenacin: ordenacin cronolgica, ordenacin alfabtica, la
ordenacin numrica o correlativa, la ordenacin sistemtica.

En ocasiones es conveniente aplicar sistemas mixtos de ordenacin, como el
orden cronolgico y alfabtico. Por ejemplo: Correspondencia: orden cronolgico
por aos con divisin alfabtica por nombres de instituciones.

Descripcin documental: Es un proceso archivstico que consiste en identificar,
analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la
finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos, sus objetivos
principales son: facilitar la localizacin de los documentos, garantizar el control del
patrimonio documental, brindar un eficaz y eficiente servicio de informacin.


3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos

Que la ordenacin: implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos
subconjuntos, y rene o relaciona los distintos elementos de cada clase o grupo
creados inicialmente, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano.

Que la organizacin: tiene como funcin esencial facilitar el acceso a los
documentos que se consigue con instrumentos de descripcin y bsqueda de los
fondos documentales y van precedidos de las tareas de clasificacin y ordenacin.
La organizacin tiene como objetivo principal tener un archivo totalmente
organizado.

4. Qu se refleja con la clasificacin?

Con la clasificacin podemos ver reflejado una organizacin sistemtica o por
partes de cualquier tipo de documentos, como proceso comprende la distribucin
de los objetos de cualquier gnero de clases, sobre la base de rasgos
diferenciales correspondientes, propias de este objeto.

5. Qu implica la clasificacin?


Gestin Documental II
8
Implica mayor compromiso siguiendo unos parmetros o principios fundamentales
para una adecuada clasificacin y que son:

La organizacin
Control
Ordenamiento

Y que su objetivo nico es recuperar la informacin contenida en los documentos.
Aparte de esto, implica una recoleccin, un procesamiento analtico-sinttico,
bsqueda difusin y utilizacin de la informacin. La clasificacin es, separar por
grupos documentales siguiendo el principio de procedencia respetando su
contenido y a qu fondo pertenece.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos?

Principio de procedencia: Es aqul segn el cual cada documento debe
estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta
que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la
integridad y carcter seriado de las secciones, series y expedientes.

Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad
productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones
desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series.
Debe hacerse una clasificacin documental reconstruyendo la estructura de fondo
documental.

Principio de orden natural: Hace referencia al orden en que se conservan
los documentos dentro de cada carpeta o expediente, estas deben estar
ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se
fueron conformando.


Segn Theodore Roosevelt schellenber (1903-1970). Se tienen los siguientes
principios de notable consideracin a la hora de realizar una correcta clasificacin
documental.

La clasificacin es anterior a la ordenacin.
Que sean sucesivos y consistentes, que en un mismo nivel se han de incluir
slo funciones o actividades o materias.
Los documentos se pueden clasificar por funciones: la funcin determinar
la clase y no al contrario.
Puede rehacerse si existen defectos, despus de un estudio concienzudo
de las funciones de la entidad. Pero la reclasificacin se adoptar en un

Gestin Documental II
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cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica que de antiguo tengan las
unidades de instalacin.
La clasificacin se dividir en igual nmero de subclases (secciones y
subsecciones funcionales).
Los documentos deben clasificarse slo en casos excepcionales por
materias o asuntos.
Los documentos tambin pueden clasificarse con relacin a los rganos de
una entidad (organigrama), (secciones y subsecciones orgnicas).

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la clasificacin?
Las funciones comunes de una organizacin en la clasificacin, son las que
brindan un apoyo a la actividad competente de una entidad tanto pblica como
privadas en cualquier rea en la que se desempee.
Y las especficas: Es basada en la misin de cada organizacin o entidad que
hace que todas estas entidades tengan su propia identidad estas funciones son
delegadas en las reas tcnicas.


8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Identificacin, estructura orgnica series documentales, tablas de retencin
documental.
Identificar las Agrupaciones documentales: Fondo, Seccin, Subseccin.
Identificar las subsecciones y Secciones documentales relacionadas con
la documentacin producida por cada una de las dependencias de
mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.
Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los
objetivos propuestos.

9. Qu son unidades documentales?
Unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su
posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin. Esta puede ser
simple o compuesta de pendiendo de los documentos que hagan parte de esta
unin.

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10. Defina Unidad Documental Simple, y Unidad Documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.

Unidad Documental Simple: Est conformada por una sola tipologa, ya que
su funcin es la misma y un tanto repetitiva como por ejemplo: Actas de
Reunin, Memorandos, Circulares, cartas.





Unidad Documental Compuesta: Es la que posee varios tipos documentales
que van relacionadas con algo comn, por ejemplo: Historias Acadmicas,
Historias Clnicas, Contratos.

11. Defina Tipos Documentales y de 3 Ejemplos:
Es la Unidad producida por un organismo en el desarrollo de su competencia,
concreta, regulada, por una norma de procedimiento cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogneos.

Carta de recomendacin
Memorando

Gestin Documental II
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12. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia,
Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin.


P
l
a
n
e
a
c
i

n

Analizar funciones y
procesos de la entidad
de tal forma que se
identifique los
documentos requeridos
para el cumplimiento
administrativo y legal.

Identificar dependencias
productoras de
documentos.

Determinar el uso y la
finalidad de los
documentos.

Determinar los
parmetros bajo los
cuales se elaborarn,
modificarn o eliminarn
los documentos.
P
r
o
d
u
c
c
i

n

Creacin y diseo de
documentos.

Medios y tcnicas de
produccin y de
impresin (mquinas de
escribir y procesadores
de texto).

Determinacin y
seleccin de soportes
documentales (cintas
magnticas, CD-ROM,
discos pticos,
disquetes, discos duros,
microfilme, video).

Instructivo para el
diligenciamiento de
formularios.
G
e
s
t
i

n

y

T
r

m
i
t
e

Identificacin de
dependencias
destinatarias segn su
competencia.

Clasificar, ordenar y
enrutar de forma
controlada (planillas
fsicas o software) los
documentos a los
destinatarios.

Identificacin del trmite.

Definir tiempos de
respuesta.

Anlisis y recopilacin de
informacin.

Elaboracin de la
respuesta.

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O
r
g
a
n
i
z
a
c
i

n

CLASIFICAR
Identificacin de unidades
administrativas.
Aplicacin de TRD de la
dependencia.
Conformacin de series y
subseries.

ORDENAR
Relacionar las unidades
documentales.
Conformar y abrir
expediente.
Determinar el sistema de
ordenacin.
Organizar la serie
documental
Foliar

DESCRIBIR
Analizar la informacin y
extraer contenidos
Crear instrumentos de
recuperacin como
inventarios, guas, ndices,
etc.
T
r
a
n
s
f
e
r
e
n
c
i
a

Identificar los periodos de
transferencia segn TRD.

Validar que la
documentacin est
conservada de acuerdo a
los parmetros
establecidos garantizando
principio de conservacin
y procedencia
independiente del formato
en que se haya
desarrollado.

Crear instrumentos para
registrar, controlar y
consultar la informacin
que se transfiere.

Verificar las condiciones
de espacio, seguridad,
mantenimiento de las
unidades de conservacin
(archivos o software).
D
i
s
p
o
s
i
c
i

n

d
e

d
o
c
u
m
e
n
t
o
s

Revisar la disposicin final de
los documentos estipulada en
TRD: conservacin, eliminacin,
seleccin, microfilmacin,
digitalizacin.

Identificar los documentos que
tienen valor permanente,
organizarlos para su posterior
consulta .

Eliminar documentos que han
perdido sus valores, levantar
acta del procedimiento Segn
indique TRD recoger muestras
representativas de
determinadas series segn la
metodologa adoptada por la
entidad, conservacin total o
reproduccin en otro medio.

Microfilmar o Digitalizar
determinando protocolos que
garanticen la validez del
proceso.

Gestin Documental II
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Son la expresin de las actividades tanto personales como administrativas,
reflejadas en un determinado soporte, con los caracteres internos especficos para
cada uno, los cuales determinan su contenido.
ACTIVIDADES PERSONALES:
Por ejemplo: ensayos, cartas, discursos, memorandos,
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS:
Por ejemplo: Acuerdos, Informes, Ordenanza, Hojas de Vida.

P
r
e
s
e
r
v
a
c
i

n

a

l
a
r
g
o

p
l
a
z
o


Capacitar al funcionario sobre la
responsabilidad y cuidados con
el documento no importa su
formato.

Apoyo a la produccin
documental y manejo de
correspondencia

Determinar unidades y espacios
de almacenamiento adecuados
Establecer medidas preventivas
y planes de recuperacin de la
informacin.

Asegurar la informacin en
diversos medios
V
a
l
o
r
a
c
i

n

Conservacin total aplica a
aquellos documentos que tienen
valor permanente.

Eliminacin de documentos
resultante de la disposicin final
que se seala en las TRD o
TVD para los documentos que
han perdido su valor primario y
secundario.

Seleccin documental sealada
en las TRD o TVD con el fin de
escoger una muestra de
documentos de carcter
representativo, para su
conservacin permanente.

Gestin Documental II
14
13. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas?
R/.El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos
que atraviesan los documentos desde su proceso de creacin hasta su
disposicin final, siendo esta su eliminacin o su conservacin permanente.
Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su
creacin por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento
(valor primario es cuando el documento es de utilidad para la administracin y
valor secundario es el que pueden tener para la investigacin histrica).

Primera fase: elaboracin de documentos.
Esta fase la gestin de documentos tiene como objetivos:
Evitar la produccin de documentos no esenciales Disminuir el volumen de los do
cumentos Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios Ase
gurar el empleo adecuado de las tcnicas reprogrficas y de automatizacin.

Segunda fase: utilizacin y conservacin de documentos.
Esta segunda fase comprende la seleccin, utilizacin, control y almacenamiento,
se caracteriza
por: Disponibilidad de la informacin y de los documentos necesarios Utilizacin a
bajo costo de la informacin y de los documentos Seleccin de material auxiliar,

Gestin Documental II
15
equipos y lugar de almacenamiento de los documentos, adecuados a la naturaleza
y a la frecuencia de uso.

Tercera fase: la eliminacin de documentos.
Solo despus del proceso de evaluacin, se puede determinar qu documentos
deben ser conservados y cules pueden eliminarse. Todo procedimiento eficaz
para suprimir documentosdebe cumplir con las siguientes
actividades: Identificacin y descripcin de los documentos por series Clasificaci
n de estas series con miras a su conservacin o eliminacin Determinacin de los
documentos que se justifica conservar en los archivos.



14Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en
una organizacin?
Qu es una Unidad de correspondencia?
R/. La unidad de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar
y distribuir la documentacin de carcter administrativa que ingresan,
proveniente de diferentes fuentes externas, as como la generada por todas las
dependencias que conforman al organismo.

Gestin Documental II
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Cul es su importancia de la unidad de correspondencia en una
organizacin?
R/. En las empresas se considera que la unidad de correspondencia es
el alma del comercio y de la industria; en los negocios por lo general siempre se
utilizan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de
compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de
reclamacin, de remesas, etc.
Relaciones Pblicas. Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o
recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones,
los agradecimientos, los nombramientos, etc.
Comercios Varios. En este tipo estn las cartas de recomendacin, informes,
memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.
La unidad de informacin tambin tiene la capacidad de gestionar, controlar,
gestionar, conserva los procesos de gestin documental para promover la
conservacin adecuada de documentacin haciendo eficiente los
procedimientos archivsticos en la entidad.

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15. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Central e
Histrico).



R/. ARCHIVO DE GESTIN
Est compuesta por todos los documentos que estn sometidos a constante
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas que los producen u otras que
la requieran.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos de un programa de gestin
documental:
*Produccin
*Recepcin
*Distribucin
*Tramite
*Organizacin
*Consulta
*Conservacin
*Disposicin final

Gestin Documental II
18


ARCHIVO CENTRAL
Est es la continuacin de la segunda fase del ciclo archivstico donde se
concentran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestin
de la entidad respectiva, una vez que han finalizado su trmite, pero que siguen
siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en
general.

ARCHIVO HISTORICO
Disposicin y organizacin final de la documentacin del archivo central o del
archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y
patrimonio histrico.

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16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde
su produccin.
R/.
CICLO VITAL
TIPO DE
DOCUMENTO

ORDEN DE PAGO DE CHEQUE

DEFINICION DEL
DOCUMENTO
Es un comprobante de contabilidad porque ordena un
pago. Se cataloga como documento de archivo porque
fue producido por el departamento de tesorera de la
entidad a la cual pertenece, en razn de sus funciones.

PRIMERA EDAD:

MOMENTO DE
GESTIN

Tambin llamado
pre-archivo
PLANEACIN
Informacin La informacin que contiene
cumple con los requisitos
establecidos en el Cdigo del
Comercio para los comprobantes
de contabilidad.

Soporte Papel
Recorrido Hace su recorrido por las oficinas
que le aportan datos o ejercen
control sobre l.
ELABORACIN: Es la fase de la edicin
Normalizacin La normatividad tcnica NTC
4436 Informacin y
documentacin Papel para

Gestin Documental II
20
documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia
y durabilidad
Normatividad Administrativa:
La entidad productora tiene
normalizada la estructura y el
formulario es estndar, ya que
ha sido prediseado por una
entidad dedicada a la
elaboracin de formatos
comerciales, teniendo en cuenta
el tamao de campos para el
registro de operaciones, el tipo
de impresora a utilizar, y los
colores para que contraste el
logotipo institucional con el resto
del cheque.
TRAMITACIN: Funciones archivsticas
Una vez elaborados los formatos por la entidad externa,
son enviados a la entidad productora, donde son recibidos
por el Departamento de Suministros, para ser entregados
posteriormente al Departamento de Tesorera, por su
parte, el Departamento de Contabilidad procesa y le enva
al Departamento de Tesorera, la informacin
correspondiente a los pagos a realizar.

Una vez se actualiza dicha informacin en el sistema, el
Departamento de Tesorera lo edita y lo imprime junto con
el cheque, (pues contiene todo lo referente al proveedor y
el pago) anexa los soportes y los enva luego al
Departamento de Revisora. Este ltimo, realiza una
comparacin entre la transaccin realizada y la
informacin que contiene, verifica los conceptos para el
pago y efecta la respectiva retencin si es del caso.

La persona responsable de la revisin dar su aprobacin
mediante su firma y lo pasar finalmente para recoger la
firma, de una de las personas autorizadas, trtese del
Contador, el Director del Departamento Financiero, o
cualquier otra persona autorizada.

Tanto el cheque como la orden de cheque, que es su
comprobante regresan al Departamento de Tesorera,
esta vez a la seccin que se encarga de la atencin y
pago a proveedores, all es ordenado en orden

Gestin Documental II
21
alfabtico, de acuerdo con la razn social o personera
jurdica del proveedor.

El proveedor o la persona autorizada por ste, segn la
fecha de pago fijada, se acerca a la ventanilla de
tesorera, reclaman el cheque, lo firma y lo devuelve,
finalizando la fase de tramitacin. Es en este momento
donde se inicia la vigencia.
Funciones Archivsticas:
Preservacin: Puesto que se tiene en cuenta las NTC,
adems se est generando cultura en los empleados,
para que el cuidado en su manipulacin.
Acopio: Es decir reunin de todos los comprobantes de
pago. Este se realiza a medida que van siendo devueltos
por los proveedores a la hora del pago, cada comprobante
es grapado con sus respectivos soportes.
Organizacin: Se clasifica los comprobantes de acuerdo
al banco que haya efectuado el pago despus son
ordenados por consecutivo.
Conservacin: El departamento de tesorera al reunir un
nmero considerable de comprobantes de pago los
almacena en cajas desacidificadas abiertas, con el fin de
facilitar la consulta si fuese necesaria.
Transferencia: Se trasladan al departamento de archivo
de acuerdo a inventario.

SEGUNDA EDAD:
MOMENTO
INTERMEDIO O
CENTRAL
Vigencia

Es respaldo a las partidas
asentadas en los libros
contables. Por lo tanto, la
vigencia es establecida por el
Cdigo de Comercio dispone en
su artculo 60 que: Los libros y
papeles a que se refiere este
captulo debern ser
conservados cuando menos por
diez aos, contados desde el
cierre de aquellos a la fecha del
ltimo asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este
lapso, podrn ser destruidos por
el comerciante, siempre que por
cualquier medio tcnico
adecuado garantice su
reproduccin exacta...


Gestin Documental II
22
En este momento del ciclo vital
es almacenado en un medio
magntico, es decir es
digitalizado. Para efectos de
recuperacin, las copias digitales
de rdenes y soportes son
almacenada en carpetas segn
el banco, ao mes y nmero de
orden generada. As el usuario
podr tener un rpido acceso a
estos.
Plazo precaucional

No lo requiere ya que es
digitalizado. cumplidos 10 aos
el soporte papel es destruido.

Para efectos de destruccin la
ley establece que se debe
elaborar un acta de destruccin.

TERCERA
EDAD:MOMENTO
PERMANENTE -
HISTORICO
Memoria Institucional
Historia
Ciencia
Cultura
Investigacin
Como se explic anteriormente
fue digitalizado mediante
proceso de seleccin (muestras).

En las muestras de las rdenes
de pago se pueden evidenciar la
variedad de formatos utilizados,
modelos de formas de pago
realizados y el comportamiento
de la moneda a travs de la
historia de la entidad productora.




Gestin Documental II
23


17. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
R/.
ARCHIVO DE GESTION: (etapa # 1)
Tiene valoracin primaria (administrativa, legal, fiscal) su consulta es de carcter
permanente. (Activa).
ARCHIVO CENTRAL: (etapa # 2)
Recibe las transferencias del archivo de gestin su conservacin es semiactiva
en esta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar si los
documentos pueden ser conservados permanentemente o si se eliminan segn
lo estipulado en las TRD.
ARCHIVO HISTORICO: (etapa # 3 ciclo vital)
Recibe las transferencias del archivo central, su valoracin es secundaria,
conservacin permanente, la consulta es inactiva, evidencial, testimonial,
informativo.

18. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular
externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo
15 de 2013.

Circular Externa No. 002 de 2012Adquisicin de Herramientas Tecnolgicas
de Gestin Documental
*La Circular 002 de 2012 habla sobre las herramientas tecnolgicas de gestin
documental en ella nos indican que teniendo la importancia que tiene el querer
modernizar los sistemas en las diferentes entidades y que teniendo en cuenta los
sistemas que existen como por ejemplo Orfeo y otros.
*El AGN prosigue realiza un tipo de recomendaciones y realiza los lineamientos
consignados en la circular 004 de COINFO de 2010, que establece los estndares
en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos,

Gestin Documental II
24
conjunto con la gua de lineamientos para la gestin de archivos electrnicos en la
administracin pblica.
* Las entidades pblicas que quieran gestionar el SGDEA, deben atender las
recomendaciones que haga el AGN, en desarrollo de sus atribuciones legales,
todo lo anterior con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales
producidos o recibidos por las diferentes entidades del estado.
Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
Se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el
Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan
otras disposiciones.
Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013
Se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e
implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de
Valoracin Documental.
Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013
Contiene criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se
dictan otras disposiciones
















Gestin Documental II
25
CONCLUSIONES


Las organizaciones tambin tienen vida til, el cual es determinado por factores que provocan
obsolescencia, el crecimiento de la misma estructura.
La Organizacin documental trae muchas ventajas a cualquier entidad bien sea Pblica o Privada
ya que son indispensables y adems podemos ver mejoras en los procesos de trabajo documental,
muestra agilidad y muchas ventajas mas.





















Gestin Documental II
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Webgrafa


http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/modulo_4.pdf. Instructor Francisco O.
Acevedo Gutirrez.

http://www.ua.es/es/servicios/ayr/archivo_general/gest_doc/manual/manual_organi
zacion_archivos.html.

http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental .
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958 . DECRETO 2609 DE 2012.,
Consultado el 31 de Agosto de 2014. Propiedad de la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot D. C. Consultado el 02 de Septiembre de 2014.
http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/unidad-documental-y-tipologia.html . Jos Luis
Vargas Forero. Consultado 31 de Agosto de 2014.
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www.procuraduria.gov.co actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com
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