1

GESTIN DOCUMENTAL II
Actividad No 3







Alexandra Loaiza Zamora
Edilberto Umaa Ortiz
Paula Andrea Velzquez Snchez

Grupo G -4











UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
ARMENIA, SEPTIEMBRE DE 2014






2





GESTIN DOCUMENTAL II



ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


Actividad No 3







Alexandra Loaiza Zamora
Edilberto Umaa Ortiz
Paula Andrea Velsquez Snchez

Grupo G -4





FACILITADOR

Luz Marina Arias Gonzlez





UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
ARMENIA, SEPTIEMBRE DE 2014


3






TABLA DE CONTENIDO


NDICE



1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVOS
3. ACTIVIDAD 3
4. CONCLUSIONES
5. WEBGRAFIA












4




INTRODUCCIN

La importancia de los documentos de archivo, radica en la informacin contenida en
ellos independientemente del soporte que estos tengan, un documento adems de ser
fuente de informacin para la ciencia, la investigacin y la cultura, es indispensable para
el bienestar de los ciudadanos, la existencia de un documento bien administrado se debe
traducir en confianza ciudadana, en tranquilidad colectiva. Pero esto solo se logra cuando
se hace una adecuada valoracin de los documentos desde el momento de la planeacin y
en todo el ciclo vital del documento, una adecuada valoracin garantiza la vida de un
documento o su desaparicin y con ella la desaparicin de las historias institucionales y
de paso se pone en riesgo la historia de una nacin.

Las tres grandes etapas de vida de un documento: (produccin, administracin y
disposicin final) asociadas con el archivo de gestin, archivo central y archivo histrico,
constituyen el concepto de archivo total y se debe entender como el ciclo vital del
documento.

En este trabajo pretendemos clarificar conceptos y aplicar conocimientos tcnicos vitales
en el desarrollo de los programas de gestin documental y en particular sobre el ciclo
vital del documento evidenciado en los ejercicios propuestos.











5


OBJETIVO GENERAL
Describir las etapas del Ciclo Vital de los documentos y poder relacionar los procesos de un
programa de gestin documental que se desarrollan en una entidad pblica o privada con
funciones pblicas.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
Analizar el Ciclo vital de los documentos
Aplicar la importancia de los procesos de la gestin documental que se desarrollan
en una entidad.
Determinar la clasificacin de los documentos segn su ciclo vital y como se
desarrollan en cada fase.
















6



1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

La Agrupaciones Documentales Son el conjunto de documentos generados por una
unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua
ilustrada en el organigrama, originan

Los fondos,
Las secciones,
Las subsecciones,
Las series,
Las subseries documentales,
Los tipos Documentales





Fondo Documental Es la documentacin producida y recibida por una institucin
o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
Seccin Documental Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin
documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin
que produce el fondo.


7

Su seccin Documental Es una subdivisin de la seccin documental (divisin
administrativa). En algunos casos la su seccin recibe el nombre de Oficina,
Divisin o Seccin. La su seccin tiene a su cargo funciones y actividades
especficas dentro de la seccin.
Serie Documental Es el testimonio documental continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin
determinada. Cada seccin y subseccin est constituida por documentos agrupados
en series.
Subseries Documental Es una subdivisin de la serie documental. Est conformada
por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas
semejantes.
Unidad Documental La unidad documental, archivsticamente es el elemento
fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.

2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.

Clasificacin documental: es la Fase del proceso de organizacin documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o
asuntos). Acuerdo No. 027-2006

















8

Ordenacin Archivstica: es la fase del proceso de organizacin documental, que
consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de
las categoras o grupos definidos en la clasificacin

Disposicin fsica coherente de la documentacin.
Hallar las relaciones existentes entre los documentos
Indagar por los procedimientos administrativos o trmites que les dieron origen.














Descripcin:

Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de los instrumentos de
informacin para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos

Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y determinar los
caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos (guas, inventarios, catlogos), que permitan
conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos
permitir brindar adems un eficiente y eficaz servicio de informacin



9




3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

La diferencia es que la organizacin rene un conjunto de acciones (clasificar, ordenar y
describir) que se orientan como parte integral de los procesos archivsticos con base en
las normas y el sistema de gestin documental utilizado internacionalmente que permitan
dar un lugar fsico y temtico a cada material dentro de su unidad de informacin; en
cambio en la ordenacin se establece una secuencia dentro de las agrupaciones
documentales de forma coherente donde se halla la relacin existente entre ellos; en la
ordenacin se debe tener en cuenta el principio de procedencia (conservacin del fondo
documental a donde originalmente pertenecen los documentos) y el principio de orden
original (es el orden que llevan los documentos en cada carpeta y de manera
consecutiva).


DESCRIPCIN
DOCUMENTAL


10









11



4. Qu se refleja con la Clasificacin?
La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes que conforma la institucin. Clasificar implica
identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura y las
funciones desarrolladas por la institucin a lo largo de su gestin. Refleja en la Estructura
Orgnica, el organigrama, los manuales de funciones y los manuales de procedimientos.
La Estructura Orgnica est conformada por niveles de autoridad y responsabilidad,
los cuales estn agrupados, por jerarqua, en divisiones administrativas creadas para
el desempeo de funciones especficas.
El Organigrama es la representacin grfica de la Estructura Orgnica de una
entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela:
La divisin de funciones
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicacin
La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada
departamento o seccin.

El organigrama es la base fundamental para la identificacin de las Secciones y
Subsecciones Documentales, puesto que la clasificacin es el reflejo de la estructura
orgnica de la entidad o Series Documentales y Asuntos.

En los archivos las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento
cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcin o
actividad repetida durante un tiempo relativamente largo. Es decir, las series
documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las
dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Las series documentales son el conjunto de las unidades documentales de
caractersticas homogneas de acuerdo a la estructura orgnica de la empresa y las
funciones que esta realiza en cada dependencia.




12




5Qu implica la clasificacin?

Una labor intelectual y fsica que consiste en separar la documentacin de acuerdo
con unos criterios predeterminados.

Clasificacin de Fondos
Clasificacin de Secciones y Subsecciones
Clasificacin de Series y Subseries
Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales.
Sigue el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la imagen de la
misma, la estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha clasificacin.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de
respeto de orden original.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de
ellos?

La Clasificacin documental debe basarse en las aplicaciones de los siguientes principios
de notable consideracin a la hora de realizar una correcta clasificacin documental.
Principios de procedencia y orden original para identificar las categoras y grupos que
reflejan la estructura jerrquica del fondo, la identificacin de las funciones asignadas a
las dependencias, los asuntos que tramita cada divisin administrativa.


13


PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: En el proceso de la clasificacin, la procedencia
(productor) permite identificar los creadores de documentos que pueden ser:

Institucionales (fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los
documentos producidos por una entidad.
Administrativos (Secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia
est dada por las dependencias llamadas unidades administrativas, divisiones o
secciones en que estn organizadas las instituciones de acuerdo con la estructura
orgnica.

Aplicacin del principio de procedencia: El concepto de procedencia debe aplicarse a
toda la entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y
determinadas sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes
aspectos:

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

El siguiente ejemplo es la aplicacin del principio de procedencia:






14


En el ejemplo de esta dependencia se encarga de administrar, conservar, incrementar y
actualizar el patrimonio municipal. En este orden de ideas los documentos generados por
dicha dependencia por procedencia conforman una seccin documental en la que se
integrarn los documentos producidos en el desarrollo de las funciones. Los documentos
que testimonian el cumplimiento de esas funciones delegadas, conformarn las
subsecciones documentales correspondientes.


Fuente: Sena, Fundamentos de organizacin documental.


Ventajas de la aplicacin del principio de procedencia:

Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales
Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de
acuerdo con la actividad o funcin que lo genera.
Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer archivstico



15

El orden original permite saber cules son los pasos a seguir en tal produccin (los
procedimientos) para determinar con qu documento se inicia y cuales le siguen a este
hasta finalizar.


PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que hace relacin al orden que conservan
los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los
documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin
administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la
competencia especfica. En consecuencia debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.

Aplicacin del principio de orden original: Este principio en la clasificacin se aplica
a partir del conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el orden
en que los documentos se producen para el desarrollo de un mismo trmite. Al clasificar
conviene restablecer en lo posible el orden primitivo de los documentos, atendiendo la
secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo. Esto se puede
lograr si todas las unidades administrativas productoras de los documentos conocen sus
funciones y su participacin en los diferentes trmites administrativos.
En el orden original (secuencia administrativa de produccin) se relaciona con las
unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin
del asunto que por funcin le es asignado a una dependencia para el logro de los
objetivos para que fue creada.

Para que el principio de orden original cumpla su objetivo, debe preservar las
interrelaciones documentales que le son inherentes, que se respete el nivel de cada
documento de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite determinado. De esta forma
cada unidad documental deber estar conformada por los documentos que le
corresponden de acuerdo con el trmite de tal manera que al revisar la unidad
documental, en ella se vea reflejada la creacin y el uso de los documentos, as como la
razn por los que fueron creados.

Ejemplo: teniendo en cuenta el ejemplo anterior por principio de procedencia en la
dependencia de presupuesto tiene como propsito dirigir y controlar el manejo
presupuestal del municipio con las instrucciones de otras dependencias. Para lograr su
propsito el rea de presupuesto tiene asignadas funciones, una de ellas es efectuar las
modificaciones al presupuesto anual para ellos debe cumplir con los trmites
establecidos en su manual de procedimientos que sealan los documentos necesarios
para la gestin administrativa e indican el orden en que deben agruparse segn su
produccin, estos documentos son:

Copia de acuerdo de modificacin presupuestal


16

Justificacin econmica
Certificado presupuestal


Una vez se agrupan estos documentos de acuerdo al trmite establecido, se est
respetando el principio archivstico de orden original, preservando la ordenacin fsica de
los documentos producidos en dicho trmite, dado que el presupuesto puede ser
modificado en diferentes ocasiones. La reunin de todos estos documentos da como
resultado la serie documental modificaciones presupuestales



El principio de procedencia permite saber quin produce los documentos (las
divisiones administrativas) y porque razones lo hace (por asignacin de funciones).

7Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la
Clasificacin?
En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin
documental, ya que estas son el resultado de agrupaciones reguladas por norma de
procedimiento en cumplimiento con los objetivos encomendados a cada dependencia.
En toda Institucin hay funciones comunes y especficas:


17

Las comunes: son aquellas funciones administrativas y genricas que sirven de
apoyo para el ejercicio de las competencias en cualquier entidad personal,
contabilidad, sistemas, almacn, entre otras).
Las especificas se desarrollan la misin de la entidad y construye su razn de ser
hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son de llegadas a las reas
tcnicas.
8Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Clasificacin de Fondos
Clasificacin de Secciones y Subsecciones
Clasificacin de Series y Subseries

Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue
el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la imagen de la misma, la
estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha clasificacin.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto
de orden original.


9Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Son un conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en
desarrollos de sus funciones o actividades, que tienen una agrupacin orgnica de
documentos generados por una institucin o persona fsica o jurdica que constituye la
expresin del conjunto de las actividades desarrolladas.


Los criterios que utiliza un fondo documental para la identificacin en los organismos
productores pblicos son:

Existencia legal
Funciones propias establecidas
Posicin jerrquica dentro de una estructura administrativa
Autonoma para el desarrollo de sus funciones
Estructura interna oficialmente establecida

Para la identificacin de un fondo documental es necesario recopilar la informacin
sobre el origen y evolucin del organismo productor a partir de:

Fecha de creacin


18

Fecha de supresin, si es del caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han procedido en el desempeo de las funciones anlogas
Organismos que heredan competencias

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es conservada en al
entidad productora, sin embargo cuando la informacin es transferida a otra entidad
adquiere la categora de un fondo ms de la entidad que lo recibe.

El fondo tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una
limitacin cronolgica que depende de la vida de la misma, cada fondo exige una
organizacin independiente.

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los
siguientes fondos documentales.



Cada fondo debe clasificarse por separado, dado que la informacin concierne el origen y
evolucin de la entidad productora es pertinente a cada fondo.



19

Es importante tener en cuenta que algunas entidades asumen funciones de otras que se
suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando las actividades
correspondientes para adelantarlas, deben conocer los antecedentes que estn contenidos en la
documentacin precedente.

En lo que respecta a la definicin de Fondos cerrados y Fondos abiertos, en el caso de que
pueda haber duda sobre la continuacin o cesacin de la existencia de un organismo es
necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Si hay una evidente y total continuidad de competencias entre el organismo suprimido y el nuevo
organismo que lo sucede, se considera que los Fondos del ente suprimido no son cerrados sino
que cambian simplemente de nombre y se le debe dar tratamiento de Fondos abiertos.

Los fondos de organismos suprimidos que han sido trasladados a los organismos que los han
sucedido, son evidentemente Fondos cerrados, pero en la medida que pierdan su individualidad
en razn de su relacin con el nuevo fondo (abierto), no pueden ser tratados como fondos
autnomos sino como parte de los nuevos Fondos (aunque la documentacin no debe
mezclarse) en razn de la utilidad que presten al organismo que los asume. Es decir que son
cerrados por procedencia pero abiertos por utilidad.


Fuente: http://www.i3television.com/pide.html


20




10 Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos
ejemplos de cada una?
Series con unidades documentales simples

Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de
caja, recibo, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas,
comits, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias
.Pasos metodolgicos para su ordenacin:
Anlisis de las caractersticas formales de las unidades documentales para
comprobar su
Pertenencia a la serie documental.
Seleccin del sistema de ordenacin: numrico simple o numrico-cronolgico que
convenga de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin acordado.
Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de
conservacin.
Foliacin de los documentos en cada unidad de conservacin.
Identificacin de cada una de las unidades de conservacin




21


Series con unidades documentales complejas

Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido
mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Cada
expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades
de conservacin (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicndolos en diferentes unidades de
conservacin Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, los contratos, las
rdenes de pago, las historias laborales, las historias clnicas, las investigaciones
disciplinarias, los procesos jurdicos, Resoluciones, Supervisiones, Legajos de personal,
Planillas, rdenes de compra, etc.
Pasos metodolgicos para su ordenacin:
Anlisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia
al trmite o proceso ya sea administrativo o tcnico.
Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden
original del trmite.
Seleccin del sistema de ordenacin de acuerdo con las caractersticas de la serie.
Aplicacin del sistema de ordenacin de la serie.
Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservacin de
acuerdo con el sistema de ordenacin seleccionado.
Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservacin.


22

Foliacin de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.
Identificacin de las diferentes unidades de conservacin.





11Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

El tipo documental es la unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.

RESOLUCIONES
DOCUMENTO DE IDENTIDAD
ACTA


12Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague
paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de dichos procesos,
teniendo en cuenta lo indicado en el Decreto 2609, ilustre con fotografas cada uno de los
procesos.

La entidad investigada y que realiza y ejecuta el programa de gestin documental es la
Contadura General de la Nacin.



23

Dando cumplimiento al artculo 21 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos,
sobre la elaboracin de programas de gestin de documentos en las entidades pblicas o las
privadas que cumplan funciones pblicas, La Unidad Administrativa Especial Contadura
General disea este Programa De Gestin Documental, como instrumento de apoyo para el
desarrollo de sus procedimientos manuales y automatizados de Correspondencia, Archivo
de Gestin, Central e Histrico.

Los objetivos que tiene la empresa para ejecutar de manera eficiente el PGD son los
siguientes:

Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la
entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.
Fortalecer la seguridad en los sistemas de informacin de la CGN para garantizar la
obtencin de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial
de la informacin.
Conocer el correcto manejo de un sistema de informacin, siguiendo las pautas
estipuladas para ello, basados con la informacin obtenida principalmente del
Archivo General de la Nacin (Ley 594, ley general de archivos).
Preservar correctamente la documentacin siguiendo cnones como el manejo de
temperatura, y humedad en el lugar donde se estn almacenando.

Marco Normativo del proceso
Ley 43 de 1913
Ley 57 de 1999 (Articulo 7)
Ley 594. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 6 Articulo 74 Valor probatorio de las imgenes pticas no modificables.
Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado
y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que presten servicios
pblicos.
Cdigo penal Captulo Tercero Falsificacin de documentos pblicos (Artculos
286 al 292)
Decreto 2363 de 2012 Sobre la firma electrnica. Decreto 2578 de 2012 por el cual
se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de 2012 Por el cual
se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art.
3, 5, 8,11 y12) Establece pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y las privadas.
Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la
elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental.
Acuerdo AGN 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas.


24

Circular Externa 005 2012.

Tablas de Retencin Documental
Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable
en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial que permite la
racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, stas, deben ser
elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa de Gestin Documental,
siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:

Primera Etapa: Investigacin preliminar sobre la entidad y fuentes documentales
(encuestas documentales).
Compilar la informacin de la entidad contenida en disposiciones legales relativas a la
creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
actos administrativos de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de
procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las
unidades documentales que producen y/o tramitan.

Segunda Etapa: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos,
legales, jurdicos, contables y/o fiscales, (determinar valor para dar tiempos de
conservacin).
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de
racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de
la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin
final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total,
seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra
registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservacin total.

Tercera Etapa: Actualizacin elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin
Documental para su aprobacin.


25

El Secretario General preparar la propuesta de Tabla de Retencin Documental de la
Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia,
acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios
empleados en su elaboracin.

El Comit de la CGN, har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la
propuesta.
El Secretario General, remitirn a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de
Retencin Documental para su evaluacin y aprobacin.

Cuarta Etapa: Aplicacin.
Aprobadas las actualizaciones de las Tablas de Retencin Documental por la instancia
competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin
ante los servidores pblicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos de la UAE
CONTADURA GENERAL DE LA NACIN, para la aplicacin de las TRD, as mismo,
elaborar los instructivos que refuercen y normalicen la organizacin de los documentos
(Guas y catlogos) y archivos de gestin y la preparacin de las transferencias
documentales (Formato nico de inventario de documental).

La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e
histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta
los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin.

Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin
del material metlico, identificacin de material afectado por biodeterioro.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn
y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el responsable del archivo de la
dependencia generadora de la informacin.

Quinta Etapa: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.
La Contadura General de la Nacin establecer un cronograma de seguimiento para la
verificacin de la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en las dependencias y
un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la
solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la oficina de Archivo de la CGN y
aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.





26

Actividades
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan
los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las
unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico):

1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos,
3. Distribucin de documentos,
4. Trmite de documentos,
5. Organizacin de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.

PRODUCCIN DOCUMENTAL
Definicin: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.

Actividades
La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
dependencia.

Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo
General de la Nacin. Cada entidad deber adaptarlos a su particularidad (logotipo,
nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseados teniendo en cuenta la
norma NTC 3393, vigencia a 29 de junio de 2005).

En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y
actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos.
Recepcin de documentos
Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que la CGN realiza para la
recepcin de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Existe una ventanilla de atencin al pblico para recibo de correspondencia, cuyo horario es
de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.

Radicacin: La radicacin de comunicaciones se realiza a travs del sistema de ORFEO de
correspondencia, radicacin y control de las comunicaciones recibidas y enviadas, el cual


27

asigna un nmero consecutivo en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo 060
de 2001 del Archivo General de la Nacin.

Actividades
Recepcin de documentos: se debe verificar que estn completos, que correspondan
a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y
registro, con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se reciben a travs de diferentes medios tales
como: mensajera, correo tradicional, fax, correo electrnico y cualquier otro medio
que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnolgicos en cada
entidad est a cargo del Secretario General.


28

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificacin de medios de recepcin: mensajera externa e interna, fax, correo
tradicional, correo electrnico, correo interno y otros.
Recibo de documentos oficiales: sellos de radicado para la correspondencia externa
que llega a la entidad en casos especiales (cuando el sistema ORFEO reporta algn
problema o hay alguna actividad con los servidores pblicos de la CGN). De lo
contrario se radican en el sistema ORFEO en el momento de la recepcin del
documento.
Verificacin numero de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y sus
anexos si aplica: que ingresan con el documento que se radica.

Radicacin de documentos
Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos
establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de
la fecha de recibo o de envo.
Ingreso al sistema de registro. Programa ORFEO.
Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: nombre de la persona y / o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo
de la(s) dependencia(s) competente(s), nmero de radicacin, Nombre del
funcionario responsable del trmite, anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita),
entre otros.

Distribucin de documentos
Definicin: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Actividades
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:
1. Distribucin de documentos externos
Identificacin de empresa o persona a quien va dirigido el documento, de acuerdo a
la competencia (interno en el documento)
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.



29


Registro de control de entrega de documentos recibidos (para la oficina
productora).

2. Distribucin de documentos internos
Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a cada dependencia competente escanendola por
ORFEO.
Registro de control de entrega de documentos internos (formato de entrega que
contenga, No. Radicado de oficina y firma de quien recibe)

3. Distribucin de documentos enviados
Verificacin de recibidos y distribucin de los mismos para su disposicin final.
Formato de control de devoluciones (incluido dentro de registro control de entrega
de documento).
Organizacin mensajera externa (incluido dentro de registro control de entrega de
documentos, de quien haga las veces de mensajero).

Trmite de documentos
Definicin: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento
de su funcin administrativa.
Actividades
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto
de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos mximos
establecidos para dar el trmite oportuno y las respuestas a las comunicaciones.
En este proceso se sealan las actividades de:
1. Recepcin de solicitud o trmite
Identificacin el documento.
Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias (quien es el
responsable del cumplimiento del trmite, segn manual de funciones).



30

2. Respuesta
Proyeccin y preparacin de la respuesta.
Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin
del asunto (radicacin y envi de la respuesta).
Entrega del recibido a la oficina que realizo el trmite para su disposicin y
conservacin final. (sistema de alarma, FORMATO SEGUIMIENTO
RESPUESTAS en el sistema ORFEO).

Organizacin de los documentos
Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de
los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos
comprende los procesos archivsticos de:
1. Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad
Acciones:
Identificacin de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el manual
de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
Aplicacin de la tabla de retencin.
Conformacin de series y subseries documentales.
Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos (desprendimiento de
material metlico, para una mejor conservacin).
Foliacin
Actualizacin de los inventarios documentales con cada transferencia.

2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
cajas en el orden previamente acordado.


31

Acciones:
Revisar nuevamente las unidades documental que le corresponde; series, subseries y
tipos documentales.
Determinacin de los sistemas de ordenacin (cronolgica de enero a diciembre).

3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o
la consulta.
Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la
institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla
de Retencin Documental, la cual acta como regulador de las decisiones en materia
documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas
en los archivos.
Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que
los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retencin.
La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes
dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas
productoras, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios,
demarcando claramente las estanteras, las cajas, tratando de instalar la gua de consulta al
lado de cada estantera, para su consulta.
Acciones:
Organizacin y entrega de transferencias documentales (Formato nico de
inventario documental).
Aplicacin de la disposicin final de las TRD.

Consulta de documentos
Definicin: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen.


32

Actividades
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona
natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos
de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para
cada caso). Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los
requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, escrita, por correo electrnico
o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras
dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes
(formatos para control de prstamos).
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal.
La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio
de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
Las actividades bsicas en esta fase son:
1. Formulacin de la consulta
Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.
Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por
conservacin.

2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta
Atencin y servicio al usuario.



33


Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la
tecnologa necesaria para la expedicin de copias y dems utilizacin de medios,
como escner, fax, internet.

Conservacin de documentos
Definicin: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Actividades
En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de
archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema
Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:
Sensibilizacin y toma de conciencia.
Prevencin y atencin de desastres.
Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
Limpieza de reas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, re almacenamiento (Determinacin de espacios y reas locativas,
determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin
y almacenamiento).
Establecimiento de medidas preventivas (anlisis de los riesgos, y el reporte
oportuno)
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes, (copias de
seguridad, escner de documentos ms consultados.

Disposicin final de los documentos
Definicin: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retencin Documental TRD.


34

Actividades
Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD, el diligenciamiento de la
columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el
proceso de valoracin para definir su conservacin, su reproduccin a travs de tecnologas
y soportes (Microfilmacin, electrnico, etc. cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la
informacin, sin manipularla y poder obtener una mejor conservacin del soporte papel;
evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales lleve a su deterioro), en
cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, se debe tener en cuenta el
decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura.
La eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor
para la ciencia, la historia y la cultura.
Seleccin de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminacin masiva.
Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:
Cuando se apliquen tcnicas de conservacin como el escner, sera vlido conservar
algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomticos.

Actividades
1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura.

Recepcin de transferencias secundarias.
Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.

2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros
soportes.



35


Aplicacin de lo estipulado en la TRD.
Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.

3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de
retencin, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativos, para su conservacin permanente, significa guardar
una muestra por ao, de la serie determinada.

Aplicacin de mtodo elegido (Mtodo formato para la realizacin del muestreo).
Eleccin de otro mtodo de conservacin total y/o reproduccin en otro medio.

4. Otros medio de conservacin

Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes
en pelcula.
Determinacin de metodologa y plan de trabajo.
Fines en la utilizacin de la tcnica.
Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de
manera analgica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser
leda o interpretada por computador. Archivo electrnico y as acogerse a las directrices
cero papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.
Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.
Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.

Las unidades de correspondencia como parte integral de un Programa de Gestin
Documental
En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades
debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.


36

La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera, que stos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental, integrndose
a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las
unidades de correspondencia, debern contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trmite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajera interna y
externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administracin pblica. Es importante hacer nfasis en que ninguna
comunicacin oficial podr salir de la entidad por va diferente a la de las unidades de
correspondencia.


37


En la unidad de correspondencia que se desarrollan los siguientes procesos del Programa de
Gestin Documental:
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Conservacin y
Consulta de documentos.

Formacin de archivos segn el ciclo vital de los documentos
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin,
Archivo Central y Archivo Histrico.

Archivo de Gestin
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Produccin,
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.

Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.






38

Archivo Histrico
Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa
de Gestin Documental:
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.

Implementacin
Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa.
La implementacin es la parte final del programa de gestin documental y se constituye en
al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la
administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de
la entidad, la definicin de roles y el establecimiento del programa.

Seguimiento
El seguimiento ser lo ms importante del Programa de Gestin Documental, por cuanto le
da cohesin a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los
objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los recursos y todas las actividades
administrativas de direccin del Programa, as como la adopcin de los correctivos y
medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas (para
aplicacin de TRD, transferencias de archivos etc.). Se debe indicar que este seguimiento
requiere de un rgano de coordinacin, el Comit de Archivo y la conformacin de equipos
de trabajo, que lleven a cabo esta labor.

CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIN PBLICA
(Decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura)
Directiva Presidencia 04 de 2012
La implementacin de la iniciativa cero papel en las entidades contempla cuatro
componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestin documental
4. El componente de tecnologa

El Gobierno Nacional se encargar de promover la adquisicin e implementacin de las
herramientas de tecnologa y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades
debern promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y
procedimientos que se requieran.
Como parte de la preparacin de la implementacin del modelo de cero papel se
recomienda seguir las siguientes indicaciones bsicas:


39

Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin electrnica
de documentos,
Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel,
Formulacin de indicadores: facilitarn posteriores tareas de diagnstico a la vez q
permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora,


40

Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas lderes en la implementacin de
cero papel en las entidades. Comunicacin. Difundir la iniciativa por mltiples canales y
promover el cambio de cultura organizacional en cuanto a la utilizacin de documentos y
procedimientos normalizados para la administracin de documentos electrnicos de
archivo.


41


BUENAS PRCTICAS PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Las prcticas para reducir el consumo de papel.
Todos podemos contribuir adoptando algunos hbitos en nuestra vida diaria, dentro de la
oficina, en nuestras casas, en el colegio, la universidad, etc.
La siguiente no constituye una lista exhaustiva, as que es probablemente en la bsqueda de
disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que
esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
Usando el papel de forma racional (Reducir)
Fotocopiar e imprimir a doble cara
Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras
de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos,
espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son ms cmodos para engrapar, encarpetar
y transportar.
Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicios de fotocopiado e
impresin, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras,
impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la funcin de impresin a doble cara
(dplex) de forma automtica.
En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar por defecto la impresin y fotocopia
a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema
de Gestin de Calidad o Programa de Gestin Documental, o requerimientos externos,
exijan el uso de una sola cara de la hoja.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes
tamaos, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas por hoja, que
para revisin de borradores resulta fantstico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras
modernas tienen la funcin de reducir el tamao, situacin que deber verificarse con los
proveedores de estos equipos y servicios. 23


42

Elegir el tamao y fuente pequeos
Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresin de borradores (por ejemplo 10
puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo
de letra ms grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el rea de
impresin de las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos
determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imagen institucional.

Configuracin correcta de las pginas
Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuracin de los
documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera
de las mrgenes.
En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse mrgenes ms pequeos
y cambiar a los mrgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de
Gestin de Calidad en los informes y oficios definitivos.

Revisar y ajustar los formatos
Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las
dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es
necesaria la revisin de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios
documentos o formatos en uno solo, reducir el nmero de copias elaboradas, entre otras.

Lectura y correccin en pantalla
Durante la elaboracin de un documento, es comn que se corrija entre dos y tres veces
antes de su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el
doble del papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio de papel es
utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la
posibilidad de utilizar correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de
impresin.
De esta manera solo se imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.


43

Evitar copias e impresiones innecesarias
Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares de un mismo
documento, si son realmente indispensables. En la mayora de los casos, existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo
tales como el correo electrnico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas
compartidas. Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrnicos, ya
que pueden ser ledos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del
computador. Si no sabe cmo hacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos
solicite la colaboracin de los expertos en informtica de la entidad, usualmente existen
mesas de ayuda donde le aclararn todas sus dudas al respecto.

Guardar archivos no impresos en el computador
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda
almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, DVD u otro repositorio o
medio tecnolgico que permita conservar temporalmente dicha informacin. Es importante
que las entidades cuenten con polticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar
y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su
recuperacin y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores
pblicos adopten las directrices formuladas por el Comit de Archivo de la entidad,
atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservacin digital emita el
Archivo General de la Nacin.

Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
Es importante que todos los servidores pblicos conozcan el correcto funcionamiento de
impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado
por errores en su utilizacin. De ser necesario, debern realizarse sesiones de asistencia
tcnica sobre el manejo de estos equipos.

Reutilizar el papel usado por una cara
Se utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresin de borradores,
toma de notas, impresin de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia,
entre otros.


44

Reciclar
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin de papel
reciclado, as como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y
los servidores pblicos debern mantener polticas y acciones que faciliten la seleccin en
la fuente y el reciclaje del papel.

Promover la implementacin de herramientas de tecnologa [Sustituir]
Uso de la Intranet
La mayora de las entidades deben aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus
portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresin
est la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao
que no admiten el correo electrnico.
Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y referencia en lnea
y eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de interaccin y
trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden
convertirla en soporte para la gestin de conocimiento y la innovacin en las entidades.

Uso del correo electrnico
El correo electrnico debe constituir la herramienta preferida para compartir informacin
evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan
polticas de uso apropiado entre los servidores pblicos para evitar que se transformen en
repositorios de basura digital, por ejemplo:
No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable.

En caso de necesitar la impresin, depurar de contenido que no aporte informacin como
los textos de Este mensaje puede contener informacin confidencial, entre otros.

Herramientas de colaboracin
Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de trabajo, programas de
mensajera instantnea, aplicaciones de teleconferencia, calendarios compartidos,
aplicaciones para uso y edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer
oportunidades significativas para intercambiar informacin de forma rpida y efectiva,
evitando la utilizacin del papel.
Las entidades debern promover su uso, cuidando de implementar las medidas de seguridad
necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de informacin.

Aplicaciones de gestin de documentos electrnicos de archivo y gestin de contenido
El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el empleo
de documentos en formato electrnico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante
procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas,
programas de diseo, entre otras herramientas informticas.



45

Para garantizar la correcta administracin de estos documentos electrnicos de archivo es
necesario el uso de una aplicacin que permita su captura, registro, clasificacin, archivo,
que controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final,
con todas las medidas de seguridad necesarias.

Las entidades debern implementar herramientas de gestin de documentos electrnicos de
archivo y de gestin de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su
informacin. La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas y estndares
internacionales y aquellas normas tcnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte
del Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.

METAS A CORTO PLAZO
En la actualidad se est realizando la actualizacin de las Tablas de Retencin Documental
en cada dependencia de la CGN, para lo cual se establecer.
Divulgacin de la resolucin con la aprobacin de la actualizacin de las TRD.

Establecer los objetivos a corto plazo:
Conservacin de los documentos importantes en medios electrnicos,
Aplicar los principios archivsticos dentro de la administracin,
Dar a conocer las bases legales para la aplicacin de los archivos en la gestin de
los documentos electrnicos,
Asesorar a la administracin en el desarrollo de polticas, procedimientos y otras
mejoras estructurales como soporte a la gestin de documentos electrnicos.



46

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION
Localizacin efectiva de documentos.
Disminucin en gastos de almacenamiento.
Mltiples copias de archivos de documentos.
Manipulacin adecuada y segura de la informacin.
Depuracin de documentos.
Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de documentacin.

PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA CONTADURIA GENERAL DE
LA NACION
El objetivo del proceso de Gestin Documental es administrar los documentos que se
producen y reciben en la entidad garantizando su organizacin, conservacin, custodia y
disposicin final, mediante, la centralizacin del sistema para la administracin de archivos
y los servicios ofrecidos por el centro de documentacin.

Desde la perspectiva de la Ley 594 General de Archivos, se define Gestin Documental
como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
La gestin documental se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo
procesos tales como la produccin, recepcin, distribucin, consulta, organizacin,
recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros
aspectos, a la adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico
que identifica las funciones y procedimientos, los documentos que se producen, reciben y
deben conservar, con sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa,
y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento natural de sus
procesos informativos.

La Contadura General de la Nacin tiene establecidos los siguientes procedimientos:
GAD-PRC10 Actualizacin de Tablas de Retencin Documental
GAD-PRC11 Prestamos de documentos de Archivo Central
GAD-PRC 12 Ttransferencias Primarias
GAD-10-11 MANO1 Manual de Archivo de Gestin.


47

Para el desarrollo del Programa de Gestin Documental se cuenta con el Sistema de
Gestin Documental ORFEO, el cual se ajusta conceptualmente a los principios
archivsticos, permitiendo incorporar la gestin de documentos a todos los procesos
de la Contadura General de la Nacin, automatizndolos con importantes ahorros en
tiempo, recursos y costos, y permitiendo realizar un adecuado control de los documentos
desde su produccin, recepcin, distribucin, hasta su disposicin final, con lo cual se
cumple con los objetivos de un Programa de Gestin Documental.
El manual de ORFEO, brinda la informacin necesaria sobre la operacin y funcionalidad
del Sistema de Gestin Documental ORFEO, por lo que se sugiere su consulta, para lo
cual al ingresar al sistema se deber dar click sobre el icono de ayuda en la parte superior
derecha.

PROCEDIMIENTOS DE GESTIN DOCUMENTAL
Procedimiento recepcin documental
Manejo de los Archivos Electrnicos
Conjunto de actividades que incluyen la recepcin, radicacin, direccionamiento y
digitalizacin de las comunicaciones oficiales que ingresan a la entidad ya sea por
ventanilla, agencias de correo, fax, correo electrnico y pgina web institucional.
La Contadura General de la Nacin maneja la radicacin de documentos identificndola
con un nmero compuesto por 14 dgitos, los cuales se establecen as:
a) Los 4 primeros corresponden al ao ( 2011, 2012, 2013)
b) Los 3 siguientes corresponden a la dependencia que radic (1000, 1300, 5000...)
c) Los 6 siguientes nmeros corresponden al consecutivo
d) El ltimo dgito, corresponde al nmero que identifica si el documento es de salida - 1,
de entrada -2,

Polticas del procedimiento
Horario de atencin: El horario de atencin al pblico es de 8.30 a.m. a 5:00 p.m. en
jornada continua. Es necesario tener en cuenta que el horario de radicacin de documentos,
as como el de envo y digitalizacin es nicamente hasta las 5:00 p.m. independientemente
de que los funcionarios y/o contratistas del grupo de gestin documental continen
laborando en sus diferentes actividades.


48

El horario del Centro atencin al Ciudadano es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes.
Todo documento que llegue a la entidad debe ser radicado, atendiendo su orden de llegada,
por polticas de la Entidad, la bandeja de entrada de ORFEO de los funcionarios debe ser
revisada diariamente, para entre otras cosas, identificar cualquier tipo de radicado que
requiera tratamiento especial.
Todo documento que llegue a la Entidad debe ser radicado el mismo da en que llega.
Es importante tener en cuenta que cuando se radica un documento y se direcciona o asigna
de manera incorrecta a una dependencia que no es competente para dar trmite o respuesta
al radicado. Este documento debe ser reasignado al rea o funcionario que corresponda.

Recepcin de documentos por ventanilla
El funcionario que recibe la documentacin verifica y controla la admisin de los
documentos que son remitidos por una persona natural jurdica, entidades pblicas para lo
cual debe revisar que los documentos estn completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro con el
propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Si los documentos son entregados en sobre, ste debe ser abierto para verificar que la gua
corresponda a los documentos que se estn entregando, contar nmero de folios y anexos y
anotar la cantidad en la primera pgina.
Cuando se recibe la documentacin a travs de agencias de correo se colocar un sello de
recibido por parte del Grupo de Gestin Documental y Correspondencia en la gua,
Cuando los documentos son entregados personalmente se debe verificar que:
El original de la comunicacin que se radica como la copia del usuario sean iguales.
Los documentos estn foliados indicando en la primera hoja el total de hojas que
conforman el documento y el tipo de anexos si los trae (libros, CDS, revistas,
plegables, etc.

Los funcionarios del Grupo de Gestin Documental, deben recibir los documentos por la
ventanilla establecida para tal fin.


49

Recepcin de documentos por fax
La resolucin 355 de 2012 establece que la jornada laboral de la UAE Contadura General
de la Nacin que es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., jornada continua.
Recepcin de documentos por correo electrnico
Todas las comunicaciones o mensajes que se recepcionen a travs del correo electrnico
institucional sern guardados para su posterior consulta. Slo se podrn eliminar correos
basura o aquellos con contenido publicitario.
Se re direccionan los correos que son competencia de las diferentes dependencias correo
electrnico.
La clave del correo electrnico institucional slo debe ser conocida y administrada por el
Coordinador(a) del Grupo de Gestin Documental, dicha clave deber cambiarse cada vez
que uno de stos sea trasladado a otra dependencia o se retire de la entidad.
El artculo 61 de la Ley 1437 de 2011 "Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo", establece que para la recepcin de
mensajes de datos dentro de una actuacin administrativa las autoridades debern:
1. Llevar un estricto control y relacin de los mensajes recibidos en los sistemas de
informacin incluyendo la fecha y hora de recepcin.
2. Mantener la casilla del correo electrnico con capacidad suficiente y contar con las
medidas adecuadas de proteccin de la informacin.
3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha
de la misma y el nmero de radicado asignado.

Radicacin de entrada, digitalizacin y traslado
La radicacin consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son
recibidos en la Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado el cual ser el que
lo identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad. La opciones de radicacin de
entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos.
Para radicar un documento se debe ingresar al Sistema ORFEO y en el men principal en el
mdulo de radicacin seleccionar la opcin de crear un radicado nuevo se desplegar el
formato de verificacin previa y se deber comprobar que ste no haya sido recibido por
otro medio, si el sistema muestra resultados coincidentes y se selecciona alguno, se pueden
realizar varios procesos adicionales a 31


50

la radicacin (Vincular, Asociar o Extraer Datos). Por defecto el sistema siempre busca en
el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados, pero este rango de bsqueda se
puede modificar amplindolo hasta mximo un ao.
La bsqueda puede hacerse bajo los siguientes criterios: Referencia (No. de Oficio, Cuenta
Interna, No de Gua), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Asunto, Nombres y
Expediente. Por defecto el sistema siempre busca en el ltimo mes de acuerdo a los
parmetros solicitados, pero se puede ampliar el rango de bsqueda a un ao.
El sistema ORFEO permite 3 formas de radicar un documento
Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene
ningn antecedente en la Entidad.
Vinculado: Documento que tiene una relacin directa con otro documento y pertenece al
mismo expediente del documento. Se presenta cuando se responde un documento de
entrada o cuando en el proceso de radicacin se considera que el documento complementa
otro o hace referencia directa a otro documento

Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de
remisin indicando varios expedientes.

El sistema permite radicar con soporte (cuando se radica un documento, ya sea que llegue a
la entidad va correo electrnico, fax, agencia de correo o se reciba por ventanilla) o sin
soporte.
Medio de Recepcin: Seleccionar entre las opciones Correo, Fax, E-mail, Internet,
Telefnico y Personal.
Descripcin de anexos: Ingresar los datos de los diferentes soportes como CD, revistas,
etc.
Dependencia a la cual ser radicada: Seleccionar la Dependencia responsable del trmite
del documento.
Correo certificado: Servicio que a travs de una certificacin vlida judicialmente, prueba
la entrega bajo firma de sus envos en 1.425 destinos del territorio nacional y 190 pases en
el mundo. Este servicio permite el manejo de toda clase de correspondencia que requiera de
tratamiento especial o con seguimiento y control en todos sus procesos a nivel nacional.
Una vez impuesto el envo en la oficina postal se recibe un comprobante de imposicin. La
distribucin o entrega se realiza en cada direccin destino obteniendo la firma e
identificacin de quien recibe el envo en planillas la respectiva empresa de correo.

Caractersticas:
Cobertura
Urbana Nacional Internacional
Tiempos de entrega 2 a 3 das hbiles 3 a 6 das hbiles Acorde a las polticas
del pas de destino
Forma de entrega Bajo puerta o en buzn del
destinatario. En poblaciones
apartadas, zonas veredales y
Acorde a las polticas del pas
de destino


51

de difcil acceso (orden
pblico, condiciones
geogrficas etc.,) a travs de la
lista de correos 4-72 en el
centro operativo.
Intentos de entrega Uno (1) Acorde a las polticas del pas
de destino
Rastreo y Seguimiento El servicio no incluye gua, ni seguimiento, ni
acuse de recibo. Por lo tanto no aplica
indemnizacin.
Certificacin y prueba de entrega No aplica
Devoluciones El envo ser devuelto bajo puerta o en buzn,
a la direccin suministrada por el remitente; en
caso de ser publicado en una lista de correos, el
envo permanecer 30 das calendario en sta
antes de su devolucin al remitente. De no ser
posible su devolucin, el envo ser llevado a la
unidad de rezagos, aplicando la Resolucin de
Rezagos vigente.
Peso 0 a 2 Kg. por envo



13Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

El ciclo vital de los documentos son etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal,
hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada
uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institucin en las distintas
dependencias. Esta permanencia est definida por las Tablas de Retencin Documental y
por las Tablas de Valoracin Documental.

Esos tipos de archivos son:

Archivo de gestin
Archivo central
Archivo histrico




52




14Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin?

La unidad de correspondencia es la que gestiona de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones en la entidad.
Su importancia radica en la contribucin al desarrollo del programa de gestin documental
y los programas de conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los
archivos de gestin, centrales e histricos, pues su principal funcin es el direccionamiento
de entradas y salidas de comunicaciones oficiales, adems de:
Seleccionar, clasificar, ubicar los fondos documentales se acuerdo a la categorizacin y
clasificacin de los archivos que se establece en la ley 594 de 2000 y las disposiciones
generales emitidas por el Estado

Realizar y actualizar las Tablas de Retencin Documental

Realizar las trasferencias anuales de las series documentales de cada una de las
dependencias de acuerdo al programa de Gestin Documental

Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relacin a las labores
archivsticas.






53


15 identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan
en cada fase (Archivo de Gestin, Central e Histrico).

Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su ciclo vital de la siguiente manera:

Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
La organizacin de los archivos de gestin se constituye en prioridad porque es all
donde se inician los procesos archivsticos y desde sta perspectiva y con fundamento en
la aplicacin de las tablas de retencin documental se elaborar una gua que tendr
como fin, disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivsticos
propios de la primera fase de formacin del archivo, de una manera precisa, secuencial y
uniforme en atencin a las polticas, normas, mtodos y procedimientos archivsticos
implantados en la entidad, relacionados con la produccin, recibo, radicacin,
distribucin, trmite, retencin, almacenamiento, recuperacin, proteccin y
transferencia documental.
Dicha gua se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por
parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos
de oficina de la entidad. Para la organizacin de los archivos de gestin se realizarn los
procesos de clasificacin atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas en la
TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a ordenacin documental se
considerar que el sistema de ordenacin para los expedientes de una serie o subserie,
facilite la localizacin y recuperacin de la informacin. Los sistemas de ordenacin que
se implementarn segn las necesidades, podrn atender a la clasificacin: alfabtico,
numrico, cronolgico y geogrfico.
Es de aclarar que en los archivos de gestin solo se destruirn documentos de apoyo y
documentos producto de una seleccin natural, ya que solo el archivo central con previa
autorizacin del comit de archivo est facultado para realizar eliminaciones
documentales.
Una vez organizado el archivo de gestin de cada oficina productora a partir de la
implementacin de la tabla de retencin documental, aparecern algunos documentos que
no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los
llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente.



54

Archivo Histrico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los
documentos de archivo de conservacin permanente. En este archivo no se realiza
seleccin.



Fuente: http://www.enuvole.com/las-ventajas-de-la-digitalizacion-de-documentos/


ARCHIVO DE GESTIN


55

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
Administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite
se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Produccin,
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.

ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de
la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin
Documental:
Organizacin,
Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.

ARCHIVO HISTRICO
Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin permanente. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Organizacin,


56

Consulta,
Conservacin, y
Disposicin final de documentos

16 Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar
el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

Historia laboral de un empleado de una Entidad Pblica. (Alexandra Loaiza Zamora).

Las historias laborales son tipos documentales que contienen la informacin que se produce
durante la vinculacin y trayectoria laboral de los servidores del sector pblico o privado.
Las historias laborales deben tener los siguientes documentos:

Acto administrativo de nombramiento.
Oficio de notificacin del nombramiento.
Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo.
Documentos de identificacin.
Hoja de vida.
Soportes documentales de estudios.
Acta de posesin.
Pasado judicial.
Certificado de antecedentes fiscales.
Certificado de antecedentes disciplinarios.
Declaracin de bienes y rentas.
Certificado de aptitud laboral.
Afiliacin al rgimen de salud, pensin y cesantas, caja de compensacin, etc.
Evaluacin del desempeo.
Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde
consten las razones.

Estos documentos se registran en el formato u hoja de control que se anexa segn el
instructivo, esto evita la perdida y el mal ingreso de documentos.
Esta hoja de control se actualiza cada mes.
Los espacios de ordenacin de las historias laborales deben ser de acceso
restringido, y deben mantener las condiciones que permitan la adecuada
conservacin de los documentos.
Una vez se retire el funcionario, se hace el paso de la historia laboral del archivo de
gestin, al archivo central y posteriormente al archivo histrico de la entidad.

Primero se produce este documento en la entidad encargada. Luego se clasifica.
Posteriormente estos documentos se organizan en unidades de conservacin (carpetas),


57

individuales en orden cronolgico siendo la primera hoja en documento ms antiguo, cada
carpeta debe tener como mximo 200 folios, la foliacin debe ser consecutiva de 1 en
adelante hasta el doscientos, por ejemplo: Folio 1: 1 200 Folio 2: 201 400




Ejercicio (Edilberto Umaa).




58



Planeacin:
En este proceso se defini el formato y se estandarizo en sus campos, la diplomtica que lleva
el documento en la parte superior, como el logo de la institucin, ttulo del formato, versin y
fecha de su modificacin y en la parte final el cdigo de identificacin del documento en el
sistema de informacin integrado.

Produccin:

En este proceso se diligencia la informacin dentro del formato, es decir se hace uso del mismo
en virtud de la reunin que se est desarrollando, para el caso es una reunin de visita en un
pueblo de Santander, se identifica la oficina productora y se usa el formato indicado para esta
actividad.
El acta queda diligenciada y lista para la firma que es otra caracterstica definida para el
documento.


Gestin y trmite:
El acta firmada se integra al expediente respectivo respetando el orden cronolgico del
trmite realizado y garantizando su fcil consulta para cuando sea requerido.



59

Organizacin:
Esta acta por su naturaleza, pertenece a un expediente relacionado con las actividades
misionales de la institucin, por tal razn, su clasificacin ya est asociada en un asunto
en particular, lo que sigue es su incorporacin al expediente en el orden cronolgico y la
asignacin del folio respectivo y si fuera el documento que cierra ese expediente, se
modificara la fecha extrema en el rotulo de la unidad de conservacin que lo contenga.

Transferencias:
El expediente se conserva en archivo de gestin por dos aos una vez termine los
tramites del expediente, y se realiza una transferencia al archivo central, donde quedara
por 18 aos y luego se una transferencia al archivo histrico de la entidad.

Preservacin a largo plazo: la unidad de conservacin del expediente es una carpeta
cuatro aletas en papel desacificado, y dentro de una caja X200, en el archivador de la
oficina a una temperatura de 18 grados y una humedad controlada que no supera el 60%.

Valoracin:
Por los tiempos y la disposicin final del documento, este fue valorado como documento
de conservacin permanente por ser un tipo documental de un expediente de una
actividad misional


Ejercicio: documento Orden de prestacin de servicio OPS UQ. (Paula Andrea
Velsquez Snchez).

Produccin del documento: La universidad tiene un formato establecido y aprobado
por la oficina jurdica para el contrato por OPS.

Recepcin: La Universidad hace la solicitud al contratante para anexar todos los
documentos requeridos para la contratacin por OPS

Distribucin: Luego de la recepcin por parte del funcionario de la Universidad, los
documentos se envan a la oficina correspondiente.

Trmite: Luego de tener el contrato por OPS organizado y debidamente dispuesto con
los respectivos documentos, estos son enviados a la oficina jurdica para su revisin final
y visto bueno para luego legalizarlo con las respectivas firmas y nmero consecutivo de
contrato.

Organizacin: Luego del contrato estar legalizado se le hace entrega el funcionario
responsable para que lo archive segn los lineamiento de la oficina de gestin
documental.



60

Consulta: Este permanece en la oficina jurdica por el tiempo establecido en la tabla de
retencin documental y luego se hace la disposicin final dependiendo como se haya
relacionado en la TRD.

Conservacin: Segn la importancia que se le haya asignado en la TRD se le hace la
disposicin final para su conservacin si es requerida.

Disposicin Final: Si el contrato es de nivel de importancia alto se realiza su
conservacin permanente basado en los tiempos establecidos en la TRD.




17 Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o
etapas.

Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los
documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo
vital.

En el proceso de valoracin documental, tambin se tiene en cuenta los valores mediatos
o secundarios histricos, que son aquellos que afloran una vez agotado el valor inmediato
o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se planean y/o
producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la
planeacin y/o elaboracin del documento. Como criterios, origen, desarrollo y
desaparicin.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la informacin contenida en los
documentos que no es posible determinarlo fsicamente. Como criterios, importancia,
muestra complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.

















61





18 Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular externa
AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Los aspectos ms importantes a destacar en la circular externa del AGN 002 de marzo 6 de
2.012 son las recomendaciones que realiza el Archivo General de la Nacin para el sector
pblico teniendo la necesidad y la importancia en la modernizacin de la gestin
documental a partir de la aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin y en
cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de 2000.
En el desarrollo de Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivo se debe tener en cuenta los lineamientos en los cuales se establece
los estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y
gestin de documentos electrnicos y la gua de lineamientos para la
gestin de archivos electrnicos en la Administracin pblica donde se
establecen una serie de principios para proyectos de automatizacin que
involucren de manera activa la gestin de documentos y archivos
electrnicos. El AGN para que los lineamientos se cumplan segn la ley,
estar brindando continuamente asistencia tcnica para validar los proyectos
de tecnologa en los que estn involucrados componentes de la gestin
documental.
Con base en las disposiciones que formule el AGN en desarrollo de sus
atribuciones legales y de acuerdo a las necesidades propias las entidades
pblicas deben adquirir un sistema de gestin de documentos electrnicos de
archivo.
Con el fin de asegurar la conservacin a largo plazo de los documentos
electrnicos de archivo producido y recibido por las entidades pblicas y
privadas que desarrollen funciones pblicas, es necesario que adopten
estndares apropiados que permitan sobre guardar el patrimonio
documental del pas.

Los sistemas de gestin de documentos electrnicos de archivo dentro de
sus lineamientos deben contemplar el uso de instrumentos archivsticos
como CCD y TRD que permitan establecer un solo modelo para toda la
entidad en el cual abarque los principios de procedencia y original,
descripcin colectiva e integridad archivstica de los Fondos a partir de las
agrupaciones documentales.


62


Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013
Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y
reglamenta el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se
dictan otras disposiciones.
Acuerdo 04 (marzo 15).


Las entidades del Estado del orden nacional. departamental, distrital y municipal, y las
entidades privadas que cumplen funciones pblicas, debern elaborar, evaluar, aprobar,
implementar y actualizar sus tablas de retencin documental y sus tablas de valoracin
documental de conformidad con lo establecido en el presente acuerdo y dems normas que
expida el Archivo General de la Nacin. Con estas disposiciones se debe tener en cuenta:
ALCANCE.
EQUIPO INTERDISCIPLINARIO PARA SU ELABORACIN.
CUADROS DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL.
ELABORACIN.
CRITERIOS PARA LA ELABORACIN.
FIRMAS RESPONSABLES.
APROBACIN.
PUBLICACIN.
PRESENTACIN, REVISIN Y AJUSTES.
EVALUACIN TCNICA Y SOLICITUD DE AJUSTES.
IMPLEMENTACIN.
ACTUALIZACIN.
ELIMINACIN DE DOCUMENTOS.
INSPECCIN Y VIGILANCIA.
SANCIONES.
USO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN.

Artculo 05 de 2013 (marzo 15).

En este artculo se establecen los criterios bsicos paro la clasificacin, ordenacin y
descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas; para ello establece las siguientes generalidades:

mbito de aplicacin: aplica a todas las entidades del estado en sus diferentes
niveles.


63

Marco Conceptual: definicin de trminos tcnicos que son reglamentados por
el AGN.
Organizacin de documentos de archivo. desarrollar los procesos de
clasificacin, ordenacin y descripcin e implementar procesos que apoye la
gestin administrativa.
Obligatoriedad de la organizacin de los archivos: teniendo en cuenta tos
principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivstica, las entidades del Estado estn
obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el
acceso y consulta de sus archivos.
Clasificacin documental: Las entidades del Estado deben desarrollar procesos
de clasificacin documental.
Clasificacin documental en los archivos de gestin: Las diferentes
dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificacin
Documental y la Tabla de Retencin Documental (TRD), deben velar por la
clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin,
atendiendo a los principios de procedencia, orden original y dems requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de
la Nacin.
Clasificacin documental en el archivo central: Todas las entidades del Estado
estn en la obligacin de conformar un archivo central institucional que permita
responder a los lineamientos para los distintos archivos de gestin de la entidad.
Clasificacin documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo
Histrico.
Ordenacin documental. Las entidades pblicas deben desarrollar procesos de
ordenacin documental, garantizando la adecuada disposicin y control de los
documentos.
Principios de la ordenacin documental en las entidades del Estado. Las
reas responsables de la gestin documental, deben velar por la adecuada
ordenacin de sus fondos documentales
Obligatoriedad de la descripcin documental. Las entidades del Estado
debern desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar diferentes
instrumentos de descripcin que permitan conocer y controlar las unidades
documentales que conforman el archivo.
Archivos histricos en poder de entidades privadas. El Archivo General de la
Nacin podr establecer convenios o acuerdos de cooperacin con Academias de
Historia, entidades acadmicas o cientficas de carcter privado que conserven y
administren archivos histricos.
Consulta en lnea de los instrumentos de descripcin documental. Las
entidades del Estado, deben desarrollar procesos de descripcin documental que
permitan el acceso, la consulta y la visualizacin de los instrumentos de
descripcin, de manera que sus fondos documentales puedan estar disponibles


64

para la consulta de toda la ciudadana, as como para el seguimiento y control de
sus fondos.
Descripcin documental de actos administrativos, contratos, y otras series
documentales y expedientes compuestos. Las diferentes entidades del Estado
deben desarrollar procesos de descripcin para la consulta en lnea de sus actos
administrativos, contratos, licencias y dems tipos de expedientes siempre que
dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a
la ley.
Acceso, consulta y visualizacin de los fondos documentales. Los Archivos
Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de
difusin y consulta de sus fondos a travs de las pgina web, cuando no se
disponga de los citados medios tecnolgicos, se debe publicar y mantener
actualizada la Gua General del Archivo General Territorial o Archivo Histrico
institucional.
Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos
histricos institucionales. Las entidades que por jurisdiccin o competencia
transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los
archivos histricos institucionales, deben publicar en sus respectivas pginas
web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la
ciudadana y de otra parte definir responsabilidades en relacin con la
conservacin y servicio de los mismos.
Pautas generales para la descripcin documental. Aspectos a tener en cuenta
en el desarrollo de procesos de descripcin documental (Instrumentos de
Descripcin Archivsticos: Censo, gua, inventario, catlogo, ndices, Fondo,
Seccin y subseccin, serie y subserie, expediente, unidad documental simple.


1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
4. Qu se refleja con la Clasificacin?
5. Qu implica la clasificacin?
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos?
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la
Clasificacin?
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de
cada una
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
12. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin documental son:
Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de


65

documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos
procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que
se realizan en cada uno de dichos procesos,teniendo en cuenta lo indicado en el Decreto
2609, ilustre con fotografas cada uno de los procesos.
13. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?
14. Qu es una Unidad de correspondencia y cul es su importancia en una organizacin?
15. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase
(Archivo de Gestin, Central e Histrico).
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a
paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.
17. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.
18. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la circular externa AGN 002
de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.



CONCLUSIONES

Por medio de este trabajo se dieron a entender aspectos como: El ciclo vital del
documento que es la serie de etapas por las cuales pasa o atraviesa el documento desde su
inicio hasta su disposicin final. Tambin se dio a entender la importancia de cada uno de
los proceso dentro de un Programa de Gestin Documental.










66


Bibliografa

VAZQUEZ, Manuel. INTRODUCCION A LA ARCHIVOLOGIA. AGN.1997

DECRETO 2609. 2012.

INFOGRAFIA 7 PASOS PARA LA ELABORACION DE UN PGD


WEBGRAFIA
http://www.ecured.cu/index.php/Clasificaci%C3%B3n_documental
http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental
file:///C:/Users/Admin/Downloads/programa_de_gestion_documental%20(2).pdf
http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/unidad-documental-y-tipologia.html
http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395#