DEFINICION DE MANUAL.

Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y

sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y
procedimientos de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin. Se
denomina manual a toda gua de instrucciones que sirve para el uso de un
dispositivo, la correccin de problemas o el establecimiento de procedimientos
de trabajo. Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir
informacin que sirva a las personas a desenvolverse en una situacin
determinada. En general los manuales son frecuentes acompaando a un
determinado producto que se ofrece al mercado, como una forma de soporte al
cliente que lo adquiere. En este caso, el manual suele tener una descripcin del
producto y de la utilizacin que del mismo debe hacerse, ya sea para obtener un
buen rendimiento de ste como para dar cuenta de posibles problemas y la forma
de evitarlos.
Los manuales son tambin son harto frecuentes en lo que respecta a software
dedicado al mbito corporativo. As, estos proveen toda la gama de posibilidades
que el programa puede ofrecer, ya sea en su uso cotidiano como en respuesta a
situaciones excepcionales. El manual en este caso sirve al tcnico en
su proceso de comprensin para hacer un buen uso del sistema. No obstante, es
difcil que estos manuales en estos tiempos se entreguen impresos; por el
contrario, se encuentran disponibles en el sitio web de la empresa que los
comercializa.


LOS OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

Objetivos Generales.

1) Presentar una visin en conjunto de la organizacin.
2) Ordenar y sistematizar la informacin de la empresa.
3) Permitir conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
4) Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
5) Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y
evolucin; su estructura orgnica; sus objetivos, polticas y procesos.
6) Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerrquicos que lo componen.

Objetivos Especficos.

1) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para separar
responsabilidades.
2) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de
reformas Administrativas.
3) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
4) Establecer canales de comunicacin y de relaciones funcionales.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES SEGN SU REA DE
APLICACIN.

El uso de los manuales puede estar determinado con base a las necesidades de la
empresa, incluyendo su actividad y tamao de operacin, adems de los objetivos
que busca alcanzar al estar presentando el documento administrativo a su
personal. A continuacin veamos las diferentes clasificaciones que se le hacen a
los manuales, segn Franklin (2004), con el cual la organizacin decidir cul
sera el o los ms convenientes de utilizar. Es importante aclarar que se pueden
combinar los diversos tipos de manuales, de acuerdo a su propsitoy la reduccin
de costos.
Por su contenido.
Esta clasificacin hace referencia al tipo de informacin que presenta el
documento, adems de la diversidad de tpicos que pudiera estar conteniendo: a)
Manual de Historia, tiene la finalidad de dar informacin autntica sobre la
empresa: sus inicios, crecimiento, objetivos, logros, estructura administrativa y
posicin actual; esta informacin provocar que los miembros de la empresa
tengan un mayor panorama sobre la esencia del organismo y se sientan
identificados con sus propsitos.
b) Manual de organizacin, la finalidad de este documento es presentar
detalladamente la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de
los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, as
como sus relaciones.
c) Manual de polticas, en estos documentos encontramos una descripcin
detallada sobre los lineamientos generales a seguir en la toma de decisiones para
el logro de los objetivos. Podemos encontrar manuales de polticas para toda la
empresa o para reas funcionales especficas como: produccin, ventas, finanzas.

Elaboracin de Manuales Administrativos.
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar
una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuacin:
1.- Planificacin del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los
manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las
unidades administrativas de la institucin o por un grupo de funcionarios
determinado por el jerarca. Se deber nombrar un coordinador o responsable
quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el
contenido y la presentacin de la informacin.
Tambin en esta fase se establece cules sern las herramientas metodolgicas
que se utilizarn para obtener la informacin para elaborar los manuales, as como
el tipo de informacin que se va a requerir y el cronograma de las actividades a
desarrollar para la elaboracin de los manuales.
2.- Bsqueda de la Informacin.
Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la
informacin necesaria para la elaboracin de los manuales, segn las
herramientas metodolgicas establecidas previamente y las tcnicas investigativas
seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante:
Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos
impresos o electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para
la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que
respalden un proceso de reorganizacin administrativa, manuales anteriores
de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias
institucionales, entre otros.


Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se
encuentra escrita en algn documento y ante lo cual se debe recurrir a
entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha
informacin por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Anlisis de la Informacin.
Una vez que se haya obtenido la informacin necesaria para la elaboracin del
manual, esta deber ser organizada y analizada de manera que presente un orden
lgico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la
informacin, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
Qu trabajo o actividad se hace?
Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el
dato del responsable Quin lo hace?
Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?
Para qu se realiza el trabajo?
Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?
Cundo o en qu momento se hace?
Por qu se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de anlisis de la informacin y permiten
conocer las actividades de la institucin, explicar su comportamiento, identificar las
relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de
la institucin y mantener la secuencia y lgica de la informacin.
4.- Elaboracin del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseo y la presentacin que se utilizar para
elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para
manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios
del mismo
La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de
espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una
secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea
comprensible, entre otros aspectos de forma.

5.- Validacin del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe
presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que
corresponda el manual, para que procedan a validar si la informacin presentada
corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que
le corresponde realizar tanto a la Institucin; como a la o las unidades
administrativas a las que va dirigido el manual.

6.- Autorizacin del Manual.
Cuando se cuente con la validacin del manual se debe formalizar el mismo. En
este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa
correspondiente, deber autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar
con la reproduccin, difusin y distribucin del mismo a nivel institucional en
general o de las unidades administrativas correspondientes.

7.- Difusin y distribucin del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el
mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propsito que
los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en
la prctica. As tambin, la versin electrnica del documento podr ser
incorporado al portal electrnico de la Institucin, con el fin de proveer a la
ciudadana libre acceso a la informacin organizacional de la institucin.


8.- Revisin y Actualizacin del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser
flexibles a los cambios que se produzcan en la Institucin, para ello, se debo
mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con
el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un nico modelo establecido para realizar
un Manual Administrativo.
PRESENTACION.

La administracin pblica es el elemento bsico para convertir
los objetivos, planes y programas de gobierno en acciones y resultados concretos,
encaminados a satisfacer las necesidades ms apremiantes de nuestra sociedad.
Por ello, en el Plan de Desarrollo del Estado de Mxico 1999-2005, se estableci
como reto de esta administracin, impulsar un gobierno democrtico, cercano a
la comunidad y con sentido humano; que garantice el Estado de Derecho, la
integridad y el patrimonio de las personas, la paz social y la justicia, a travs del
desarrollo integral de la entidad. Para lograrlo se definieron ocho ejes rectores,
entre los cuales se destaca el de Modernizacin Integral de la
Administracin Pblica.
Este eje rector tiene entre sus objetivos "mejorar la calidad de los servicios que se
prestan a la poblacin para contribuir a elevar sus niveles de vida, mediante el
incremento de la eficiencia de los procesos, la reduccin de los tiempos de
respuesta, la eliminacin de requisitos innecesarios y el acercamiento de las
instancias gestoras."
En este sentido, es preciso que la administracin pblica estatal revise
permanentemente sus trmites y servicios, a efecto de redisear y documentar los
procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los servicios, disminuir
instancias de gestin, atender con oportunidad las solicitudes y demandas
ciudadanas, y reducir el manejo de documentacin a lo estrictamente necesario.
Estas acciones contribuirn a que el vnculo sociedad-gobierno se lleve a cabo de
forma ms sencilla, gil, directa y transparente.

Para contribuir al logro de este fin, la Secretara de Finanzas, Planeacin y
Administracin ha formulado la presente Gua Tcnica para la Elaboracin
de Manuales de Procedimientos, la cual, realizada bajo el enfoque
de Sistemas de Gestin de Calidad, proporciona a los servidores pblicos de las
dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos los lineamientos
generales para elaborar estos documentos administrativos atendiendo a
los principios de orientacin al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora
continua, liderazgo y participacin.

El manual de procedimientos es un instrumento de informacin sobre
los mtodos de trabajo que emplean las dependencias, organismos auxiliares y
fideicomisos para la generacin de los bienes o servicios que demandan sus
usuarios internos o externos.

La presente gua se integra por cuatro apartados: objetivo de la gua;
generalidades; componentes principales y los elementos complementarios
del manual de procedimientos.

I. OBJETIVO DE LA GUIA.

Ampliar los conocimientos tcnicos de los servidores pblicos para la elaboracin
y actualizacin de manuales de procedimientos de las dependencias, organismos
auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica estatal, mediante el
establecimiento y divulgacin de la metodologa bsica para la integracin de
estos instrumentos administrativos.



II. GENERALIDADES.

Los procedimientos administrativos
Las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la Administracin
Pblica del Estado de Mxico cuentan con diversos procedimientos para la
ejecucin de las funciones que tienen encomendadas, as como para la obtencin
de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo.

Definicin.

El procedimiento administrativo es un plan o mtodo de trabajo que establece una
sucesin cronolgica de operaciones relacionadas entre s, que tienen como
propsito la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito
predeterminado de aplicacin para la obtencin de un resultado concreto.
El procedimiento determina, de manera especfica y detallada, el cmo se realizan
las actividades de transformacin de insumos en productos. En consecuencia, en
el procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de
informacin que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.

Los procedimientos administrativos con orientacin a sistemas de gestin de calidad.

Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las
dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica
estatal, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios
que demanda la poblacin mexiquense, y se da cumplimiento a las disposiciones
legales vigentes.
En este sentido, las unidades administrativas que conforman el Poder
Ejecutivo del Estado de Mxico tienen la responsabilidad de proveer bienes y
servicios de calidad; es decir, que renan las condiciones o requisitos que exige la
sociedad.
Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de
gestin de calidad en el diseo y desarrollo de los procedimientos administrativos.

Estos principios son:

a. Enfoque al cliente: las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos
deben captar y comprender las necesidades y expectativas de sus usuarios para
satisfacer sus demandas.
b. Liderazgo: La direccin debe orientar a la organizacin al logro de sus objetivos
con altos niveles de calidad.
c. Participacin del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del
personal en todos los niveles de la organizacin.
d. Enfoque basado en procesos: La organizacin debe estructurarse mediante
procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados
de valor para los usuarios.
e. Enfoque de sistema para la gestin: Implica entender las relaciones de los
procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformacin y
resultados.
f. Mejora continua: La organizacin debe en todo momento revisar y mejorar sus
procesos para elaborar el desempeo de la organizacin.
g. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Implica el anlisis de
informacin documentada para la adecuada toma de decisiones.
h. Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones
interdependientes entre la organizacin y sus proveedores deben considerarse
mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relacin a la
creacin de valor.
Se entiende por gestin de la calidad a toda actividad que emprende una
organizacin para garantizar la eficiencia de los procesos y asegurar el
cumplimiento de los requerimientos que demandan los usuarios con relacin a los
bienes y servicios que reciben.
De acuerdo a las normas ISO 9001:2000 todas aquellas organizaciones que
pretenden demostrar su capacidad para producir bienes y servicios que satisfagan
los requerimientos de sus clientes y aspiren a aumentar esa satisfaccin, deben
"establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de
calidad". 2
El sistema de gestin de calidad se integra por la documentacin siguiente: 3
a) Poltica y objetivos de calidad;
b) Manual de calidad
c) Procedimientos Documentados;
d) Documentos para la planificacin, operacin y control de procesos; y
e) Registros
Con esta gua se pretende contribuir a la integracin del apartado del sistema de
gestin de calidad relativo a la documentacin de los procedimientos de las
dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos de la administracin pblica
estatal.

Procedimientos documentados (Manual de Procedimientos).

Las unidades administrativas deben documentad sus procedimientos; es decir,
establece por escrito, implementarlos y mejorarlos,
Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de
Procedimientos, en la cual se constituye en un documento independiente del
manual de calidad, pero complementario. Mientras que el manual de calidad
describe el sistema de gestin de calidad de la organizacin, el Manual de
Procedimientos considera la descripcin de las actividades y mtodos de trabajo
como parte del sistema.
Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos
siguientes:
a. Que se justifiquen;
b. Que tengan antecedentes histricos consolidados;
c. Que tengan alcances y lmites precisos;
d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso;
e. Que existan responsables de su ejecucin; y
f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

Ventajas de contar con procedimientos documentados.
Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten:
a) Disminuir la improvisacin y los errores;
b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la
organizacin;
c) Dar una visin global y sistemtica del trabajo administrativo de los servicios
pblicos;
d) Ser documentos de consulta;
e) Vincular la realidad con los procesos documentos;
f) Emprender acciones de mejora.

Diferencias entre el reglamento interior, el manual de organizacin y el
manual de procedimientos.

El reglamento interior, el manual de organizacin y el manual de procedimientos
tienen diferencias en cuanto a sus propsitos. Sin embargo, los tres tienen una
relacin estrecha, toda vez que lo normado en el primero sirve de base para
elaborar los segundos. Para su adecuada comprensin, formulacin y aplicacin,
es conveniente sealar algunas caractersticas que los distinguen:

Criterios Reglamento Interior Manual de Organizacin
Manual de
Procedimientos
Por su
naturaleza
Es un ordenamiento
jurdico que se
deriva de una ley o
cualquier acto
Es un documento
administrativo que
contiene informacin
sobre la organizacin y
Es un documento
administrativo que
contiene
informacin
jurdico. funcionamiento de las
dependencias,
organismos auxiliares y
fideicomisos.
relacionada con el
conjunto de
operaciones o
actividades que
deben realizarse
para la
generacin de
bienes y servicios.
Por su
propsito
Determina las
atribuciones
encomendadas a las
unidades
administrativas de
primer, segundo y,
en su caso, tercer
nivel de las
dependencias,
organismos
auxiliares y
fideicomisos.
Describe los objetivos y
las funciones que deben
realizar cada una de las
unidades administrativas
que integren
la estructura de
organizacin de las
dependencias,
organismos auxiliares y
fideicomisos.
Detalla las
operaciones o
actividades que
deben realizarse
de manera
secuencial e
interrelacionada
para dar
cumplimiento a
una funcin que
coadyuve a la
generacin de
bienes o
servicios.
Unidades
Administrativa
s que incluyen
nicamente las
unidades
administrativas
bsicas; es decir,
aquellas que emiten
actos de autoridad o
cuyas funciones se
relacionan
Incluye todas las
unidades administrativas
consideradas en
el organigrama autorizad
o de las dependencias,
organismos auxiliares y
fideicomisos.
Considera las
unidades
administrativas y
puestos
de carcter intern
o o externo a la
organizacin, que
intervienen en los
directamente con el
cumplimiento del
objetivo de la
dependencia,
organismo
auxiliar fideicomiso a
l que se adscribe.
En una dependencia
se contemplan a los
niveles de
secretara,
subsecretara y
direccin general,
as como otras
unidades
administrativas que
emitan actos de
autoridad.
En un organismo
auxiliar contempla a
las unidades
administrativas de
nivel jerrquico
inmediato inferior al
del titular del
organismo.
procesos de
trabajo.
Responsables
de su
expedicin
Cuando se trata de
unidades orgnicas
del sector central,
debe ser aprobado
Es aprobado por el titular
de la dependencia o
coordinador de sector,
por el titular del
Es aprobado por
el titular de la
dependencia o
coordinador de
por el titular
del poder ejecutivo.
Cuando se trata de
un organismo
auxiliar, la
aprobacin
corresponde al
rgano de gobierno.
organismo auxiliar, las
autoridades normativas
de la Secretara de
Finanzas, Planeacin y
Administracin.
sector, por el
titular del
organismo auxiliar
y por las
autoridades
normativas de la
Secretara de
Finanzas,
Planeacin y
Administracin.

COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada
organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se
recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:
Presentacin
Objetivo General
Identificacin e integracin de procesos Relacin de procesos y procedimientos
Descripcin de los procedimientos
Nombre del procedimiento
Objetivo
Alcance
Referencia
Responsabilidades
Definiciones
Insumos
Resultados
Interaccin con otros procedimientos
Polticas
Desarrollo
Diagramacin
Medicin
Formatos e instructivos
Simbologa
Registro de ediciones
Distribucin
Validacin
A continuacin se explica cada uno de los apartados que integran el manual de
procedimientos:

Presentacin.

Deber contener una explicacin de los que el documento, cules son sus
propsitos y a quienes se dirigen, as como su mbito de aplicacin. Por lo
general, la presentacin no deber exceder de dos cuartillas y
su redaccin deber ser clara y sencilla.
Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a travs de un mensaje
de la autoridad de mayor rango de la institucin, as como hacer notar el papel que
debe desempear los servidores pblicos en la aplicacin del mismo, ya que sin
su participacin todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrn los
resultados deseados.

Ejemplo:

PRESENTACIN.

La administracin pblica del Estado de Mxico es el instrumento del Gobierno,
por medio por el cual se materializan las aspiraciones que la sociedad demanda.
Por ello, su organizacin, mtodo y sistema de trabajo deben revisarse y
modernizarse permanentemente, a fin de garantizar que la gestin pblica sea
eficiente en su desempeo.

En este contexto, el Licenciado Arturo Montiel Rojas, Gobernador Constitucional
del Estado de Mxico, estableci como uno de los ejes rectores de su gestin de
su modernizacin integral de la Administracin Publica, con el propsito de que
este tenga posibilidades de satisfacer las necesidades y expectativas de la
poblacin, a travs de un Gobierno eficiente y eficaz en las reas sustantivas y
de atencin directa a la ciudadana.
Los principales retos de la modernizacin integral de la Administracin Pblica del
Estado de Mxico son implantar un nuevo modelo de gestin pblica, reconocido
por su efectividad y su apertura hacia la participacin social; mejorar la calidad de
los servicios que se prestan a la poblacin, elevando la eficiencia de los procesos,
reduciendo los tiempos de respuesta, eliminando requisitos y acercando las
instancias gestoras; y vincular a la sociedad con la administracin pblica estatal
de forma ms sencilla, directa y trasparente.
Por lo anterior, la Direccin General de Innovacin Estructura y Organizacin
elabor el presenta Manual de Procedimientos, como un instrumento
administrativo que permita agilizar sus tareas o eficientar sus actividades, delimitar
las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo y definir los
procesos administrativos en correspondencia con los programas que se ejecutan.

Objetivo general.

Se deber establecer el propsito que se desea alcanzar y los medios o acciones
para lograrlo; es decir, qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del
manual de procedimientos.
Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente:
? Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique,
inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir,
aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.
? Especificar con claridad qu se pretende con la integracin del manual de
procedimientos, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el
resultado esperado.
Ejemplo:

OBJETIVO GENERAL.

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trmites y servicios que
proporcional la Direccin General del Registro Civil mediante la formalizacin y
estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo.
3.3 Identificacin e interaccin de procesos
De conformidad con el principio de que la organizacin tenga un enfoque basado
en procesos, en este apartado se representarn de manera grfica y en forma
general, los procesos clave identificados que formarn parte del manual, as como
las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de
ellos.
Para este propsito se debe precisar qu es un proceso, cmo se identifica y
cmo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.

El concepto de proceso:
Un proceso es un conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y que
crea un bien o servicio de valor para los usuarios; es decir, el proceso implica la
utilizacin de recursos para transformar elementos de entrada en resultados de
valor o tiles para el usuario interno o externo.
El proceso tiene un carcter genrico y de l se derivan tantos procedimientos
como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en
que el primero comprende los insumos, el proceso de transformacin y los
resultados de valor, mientras que el segundo es un mtodo de trabajo diseado
para transformar los insumos en resultados, como se observa en la grfica
siguiente:




Identificacin de procesos:

Para la identificacin de procesos es necesario determinar la actividad por la que
inician, la cual generalmente es una solicitud o demanda (estado inicial del
proceso), as como el resultado de valor para el usuario interno o externo, que
puede ser un bien, servicio, informacin o documentos (estado final del proceso).
Cuando el resultado de valor lo recibe el usuario externo de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso, se identifican procesos sustantivos; y cuando el
resultado de valor lo recibe un usuario interno se hace referencia a procesos
adjetivos.
Una vez determinados los estados inicial y final del proceso se debe definir el
nombre de ste, el cual debe tomar en cuenta el trabajo que se realiza desde el
principio hasta el fin.

Ejemplo:

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
ESTADO
INICIAL DEL
PROCESO
ESTADO FINAL DELPROCESO
(RESULTADO DE VALOR)
NOMBRE DEL
PROCESO
USUARIO
INTERNO
USUARIO
EXTERNO
Captacin de
solicitudes de
admisin

Matriculacin del
alumno
Inscripcin de
alumnos
Solicitud de
bienes y
servicios
Suministro de
bienes y servicios


Aspectos a tener en cuenta en la planificacin de un proceso de
actualizacin
Desde el punto de vista de una institucin, algunos de los factores claves a la hora
de planificar un proceso concreto de actualizacin y comprometerse con l son la
caducidad de la informacin, los recursos, el tiempo disponible, la experiencia, la
metodologa empleada y las sinergias entre instituciones.