Claves para poner en prctica una eficaz poltica de retribucin
de los equipos de ventas
Actualmente, los equipos de ventas estn siendo protagonistas de un perodo de incertidumbre econmica, en el que las empresas ajustan los presupuestos hasta la mxima expresin, pero, adems, contribuyen a la buena salud del negocio. Para atraer, motivar y retener a los mejores vendedores es necesario desarrollar una eficaz poltica de remuneracin. LECCIONES PRCTICAS PARA MEJORAR LOS PLANES DE REMUNERACIN DE VENTAS Susana Marcos Socia de PeopleMatters. LECCIONES PRCTICAS PARA MEJORAR LOS PLANES DE REMUNERACIN DE VENTAS 69 A medida que se avanza por una poca econmica difcil, se obser- va cmo fracasan gran parte de las soluciones de gestin de ven- tas anteriormente exitosas. En- tre ellas se encuentra el programa de retribu- cin de los equipos de ventas. Objetivos err- neos, incentivos no devengados y salarios fijos congelados son causa de una gran distraccin en las reas de ventas. Muchas empresas se atreven a decir que retener el talento comer- cial no es una de sus prioridades puesto que no tienen ms ofertas de trabajo. Esta per- cepcin puede llevar a la direccin de las em- presas a creer que pueden tomarse un descan- so a la hora de destinar recursos y esfuerzos para mejorar la motivacin de los vendedores hasta que la recesin pase. Sin embargo, esto es peligroso cuando se est tratando con una organizacin fundamentalmente responsable de las relaciones con los clientes. Un vendedor desenganchado puede a veces causar ms dao permaneciendo en la empresa que yn- dose a otra. Por el contrario, una fuerza de ventas con alto grado de compromiso tiende a retener ms clientes, realizar ventas ms ren- tables y acelerar ms el crecimiento. Por tanto, parece que existen importantes motivos para poner el contador a cero y reen- focar a la fuerza de ventas en el crecimiento de la facturacin. Un buen punto de partida puede ser analizar, evaluar y redisear cual- quier programa que no sirva para incrementar los ingresos en el ao, incluyendo el programa de compensacin de vendedores. Quienes ha- yan visto que sus resultados de ventas han si- do positivos en 2009, deberan asegurarse de que el programa de compensacin sigue sien- do efectivo, competitivo, est alineado con los objetivos de negocio del ejercicio y produce unos incentivos en lnea con los resultados al- canzados. Si, por el contrario, las ventas del ao fueron escasas, adems habr que traba- jar en profundidad el diseo de los puestos en s mismos, la asignacin de cuotas u objetivos, el crdito de la venta, los incentivos produci- dos, etc. Entonces, cmo es posible permane- cer pasivo si el ao se presenta con una gran carga de incertidumbre? Puede ocurrir que va- ya muy mal y no se alcancen los objetivos, que haya que reducir personal o que se sea objeto de una absorcin. Asimismo, tambin puede suceder que se superen las peores expectati- vas, se bata a los com- petidores o se necesite incrementar la planti- lla para responder al tirn del mercado. En cualquier caso, una empresa que quiera disponer de las mejo- res planes de remune- racin de su fuerza de ventas, debera revi- sarlos cada ejercicio para garantizar su alineamiento con la estrategia de ventas del siguiente ejercicio. Si las cosas van peor... E n el caso de que la poca de crisis no remonte, con mucha pro- babilidad esta situacin arrastrar a la compaa y, tambin, a su fuer- za de ventas. Si la retribucin de vendedores se basa en comisiones, se producir una auto- rregulacin que expulsar de la empresa a todos aquellos que no alcancen su mnimo es- perado y se repartirn las ventas entre los su- pervivientes. Sin embargo, si el programa se basa en bonos vinculados a la consecucin de objetivos, habr que hacer ajustes de manera inmediata como, por ejemplo, ajustar los obje- tivos o cuotas a la baja si menos del 45% de los comerciales llega al rendimiento objetivo. En el caso de que haya una reduccin de per- sonal y, como consecuencia de ello, una reorde- nacin de territorios ser mejor crear un nue- vo plan de incentivos que tratar de ajustarse a uno existente que ahora est obsoleto. Si las cosas van mejor... S i, en este contexto, la empresa en- cuentra un segmento de mercado que sea productivo, ser necesario ajus- tar los programas de compensacin de vendedores para reflejar la situa- cin. En el caso de que fuera preciso contar con un equipo de ventas mayor, es fundamen- tal reaccionar cuanto antes para asegurar la cuota de mercado. Cuando ms del 80% de los vendedores superara los objetivos, habra que ajustarlos al alza en el siguiente perodo de devengo y nunca con efecto retroactivo. Una fuerza de ventas con alto grado de compromiso tiende a retener ms clientes, realizar ventas ms rentables y acelerar ms el crecimiento MRKETING & VENTAS 70 el propio jefe suele aparecer como uno de los factores principales de las prdidas de talento en las organizaciones, este aspecto debera tenerse en cuenta. La libertad es una parte muy importante del salario emocional de los comerciales. Competicin. Generalmente, los equipos comerciales suelen hablar de lo mucho que les gusta ganar en todo lo que hacen. Por eso, una recesin tiene un impacto muy negativo en ellos. La funcin de ventas, a menudo, se basa en una meritocracia por capacidades, voluntad y medidas objetivos del desempeo. Es casi un programa de re- conocimiento en s mismo. Afiliacin con una marca top. Es siempre ms fcil vender con el ganador. Si no se es una de estas marcas, habr que destinar ms recursos a otros posibles atractivos. En la sencillez est el gusto C uando se analizan los planes de retribucin de la fuerza de ven- tas, se observa que en muchas empresas hay un cierto clamor popular por el que se critica su complejidad y la falta de comprensin conse- cuente. Generalmente, al disear los progra- mas se intenta resolver todo tipo de proble- mas y alcanzar los objetivos. Por ello, acaban siendo un intrincado conjunto de indicadores, matrices, frmulas de clculo, periodos de medicin, pagos, asignacin de ventas, etc. A medida que pasa el tiempo, adems se van ajustando para adaptarse a nuevas necesida- des o para corregir errores anteriores. Sin embargo, aunque posiblemente haya una ra- zn poderosa para que todos estos elementos y ajustes existan, el resultado puede ser poco intuitivo, confuso y difcil de comprender. Un sistema retributivo que no es entendido por aqullos a los que se desea motivar es clara- mente ineficaz. Ideas para mejorar un plan de remuneracin L a retribucin es uno de los aspectos ms valorados para los equipos de ventas. Mejorar el diseo de los puestos comerciales, seleccionar las medidas e indicadores de desempe- o correctos, desarrollar frmulas sencillas para el clculo de incentivos, definir reglas claras para la determinacin del crdito de la Durante los perodos de incertidumbre econmica es imprescindible aumentar la su- pervisin y gestin de los programas retribu- tivos para garantizar que el equipo de ventas no sufre ni negativa ni positivamente a raz de las circunstancias econmicas. Adems, se debe tener especial cuidado con los acuerdos laterales, las garantas, la relajacin de las cuotas, la asignacin de ventas poco orto- doxas, los concursos especiales, as como ser muy transparente sobre todas las decisiones que afecten al programa retributivo. La propuesta de valor del vendedor, a anlisis Mantener la motivacin de la fuerza de ven- tas es ahora ms importante que nunca, in- cluso cuando el crecimiento es escaso y las opciones para moverse son limitadas y, por ello, se debe poner en prctica algn tipo de respuesta a tal fin. El primer paso es analizar la propia propuesta de valor del vendedor y valorar los siguientes temas: La oportunidad de ganancia. La retribu- cin es un tema fundamental, ya que, como dicen muchos directivos, los vendedores se mueven por dinero. Esto no significa que quieran que se les pague cuando no obtie- nen resultados, sino que debe haber una oportunidad real de conseguir un incentivo en sus territorios, productos, cuotas, etc. Libertad. La fuerza de ventas, mucho ms que otro tipo de personas de la empresa, tiene la capacidad de realizar su trabajo de forma independiente, en un contexto de baja supervisin. Dado que el hecho de ser Durante los perodos de incertidumbre econmica es imprescindible aumentar la supervisin y gestin de los programas retributivos para garantizar que el equipo de ventas no sufre ni negativa ni positivamente a raz de las circunstancias econmicas LECCIONES PRCTICAS PARA MEJORAR LOS PLANES DE REMUNERACIN DE VENTAS 71 sin, es decir, el mo- mento en el que el vendedor ayuda al cliente a elegir su pro- ducto cuando ste siente incertidumbre y riesgo en la compra. Este punto se puede producir a lo largo de todo el proceso de ven- ta, desde la creacin de la demanda hasta el servicio postventa, pasando por la identi- ficacin de clientes, el cierre de la venta y la realizacin efectiva del pedido. Un buen programa de incenti- vos comerciales se centra en este aspecto porque es ah donde un buen vendedor marca la diferencia (vase el cuadro 1). Qu puestos se deberan tener en cuenta en un programa de incentivos comerciales? Hay muchos, pero no necesariamente todos ellos deberan incluirse. El criterio de selec- cin deber comprender los siguientes dos as- pectos: que tengan contacto con el cliente y, tambin, capacidad real para persuadir al cliente de forma que la empresa obtenga un beneficio financiero. venta, garantizar una adecuada administra- cin de los programas e invertir en la comu- nicacin e implantacin del programa son al- gunas claves que hay que tener en cuenta para optimizar este tipo de planes. Mejorar el diseo de los puestos comerciales A menudo, las organizaciones disean sus programas de incentivos comerciales repro- duciendo lo que han practicado durante aos o haciendo lo mismo que hace el sector. Aun- que stas pueden parecer buenas razones, lo cierto es que no proporcionan una lgica de negocio demasiado slida: por una parte, xi- tos pasados no garantizan xitos futuros y, por otra, si se hace lo mismo que el resto de las empresas, dnde est la ventaja competi- tiva? Para que un programa de este tipo ten- ga el xito esperado, es necesario empezar por el principio, desde la estrategia comercial hasta el diseo de los puestos. En muchas ocasiones, es en este ltimo punto es donde se producen los mayores problemas. Si los puestos comerciales estn bien diseados, muestran con claridad sus funciones y objeti- vos, al tiempo que estn enfocados slo en una direccin: vender. Sin embargo, cuando su diseo no permite al vendedor dedicar ms del 40% de su tiempo a esta tarea, el fracaso est servido. Para mejorar en este aspecto, es necesario asegurarse de localizar el punto de persua- El proceso de venta CUADRO 1 Cul es el punto de persuasin? 1 Creacin de la demanda 2 Identificacin del comprador 3 Compromiso de compra 4 Realizacin del pedido 5 Servicio al cliente Tres tipos de perfiles Vendedores Gestores (cuentas, territorios, canales, productos, etc.) Soporte a la venta (pre/post) Un buen progra- ma de incentivos comerciales se centra en el punto de persuasin porque es ah donde un buen vendedor marca la diferencia MRKETING & VENTAS 72 del desempeo, pesos o ponderaciones que den importancia a unas sobre otras, mnimos de consecucin a partir de los cuales empezar a cobrar, topes mximos, modificadores, mul- tiplicadores, matrices que relacionan medidas entre s, etc., todos ellos elementos muy tiles para lanzar el mensaje adecuado sobre lo que se espera de la fuerza de ventas y hacer ren- table la inversin en incentivos. Sin embargo, tambin pueden crear una enorme confusin. Hacer depender la remuneracin de condicio- nes y combinaciones de numerosos clculos puede crear excesiva complejidad. En general, es aconsejable el uso de mni- mos de desempeo cuando haya una venta de partida casi asegurada. Los topes mximos pueden evitarse, pero se recomiendan cuando exista una posibilidad actual o futura de que un resultado excepcional no sea fruto de un esfuerzo real. Tambin son especialmente complejos, aunque a menudo imprescindibles, los clculos referidos a ventas acumuladas con anticipos de incentivo mensuales/trimes- trales y que se ajustan a final de ao. A veces, el pago efectuado por adelantado supera el ganado realmente a final del ejercicio. Esto puede provocar la necesidad de devolucin del extra por parte del comercial y es una fuente de enormes conflictos. Para evitarlo, la solucin es reducir los adelantos a las ventas logradas hasta el objetivo y diferir para liqui- dar a fin de ao las que lo superen. Definir reglas claras para la determinacin del crdito de la venta Cuando son varias las personas que intervie- nen en la consecucin final de una venta, las reglas indican quin y en qu medida ha sido cada una de ellas responsable y sirven para poder determinar correctamente su incentivo. Las reglas de crdito horizontal describen la asignacin de la venta entre dos o ms co- merciales, mientras que el crdito vertical se refiere al otorgado a los niveles de supervi- sin. Este ltimo es un elemento de coste nor- mal en cualquier programa de retribucin co- mercial. Sin embargo, el primero (doble crdi- to) puede generar costes innecesarios si no se vigila con cuidado, de forma documentada y sin ambigedades. Otra consideracin importante es el mo- mento del proceso de venta en el que se reco- noce como tal a efectos del incentivo: cuando Seleccionar las medidas y los indicadores de desempeo correctos La seleccin equivocada de medidas y sus ponderaciones aparecen como la principal causa de la complejidad de los programas de incentivos. Los errores ms comunes suelen ser los siguientes: Demasiadas medidas/indicadores. Como norma, no se recomienda emplear ms de tres. De esta forma se consigue concentrar la atencin de la fuerza de ventas en lo verdaderamente importante. Mejor utili- zar medidas del resultado de la venta (output) que de las actividades necesarias para que se produzca la venta como, por ejemplo, nmero de visitas o de propues- tas presentadas (input). Medidas equivocadas. Deberan seleccio- narse nicamente aqullas que los comer- ciales puedan afectar de forma directa: fac- turacin, margen bruto, unidades vendi- das, nuevos clientes, facturacin por clien- te, etc. Esto excluye, por ejemplo, el uso de medidas de resultados corporativos. Medidas inmedibles. Aunque parece de sentido comn, es importante seleccionar nicamente indicadores que puedan me- dirse y para los cuales exista, o pueda exis- tir sin excesiva inversin adicional, infor- macin precisa y a tiempo. Desarrollar frmulas sencillas para el clculo del incentivo La frmula que transforma los resultados de la venta en un ingreso para el vendedor est en el corazn mismo del programa. Hay mu- chas posibilidades para definirla y a ellas se pueden incorporar, adems de las medidas Muchas veces, los planes de remuneracin acaban siendo poco intuitivos, confusos y difciles de comprender; un sistema retributivo que no es entendido por aqullos a los que se desea motivar es claramente ineficaz LECCIONES PRCTICAS PARA MEJORAR LOS PLANES DE REMUNERACIN DE VENTAS 73 muneracin de vendedores y requieren una importante inversin. No tienen visibilidad cuando funcionan bien, pero, cuando no lo ha- cen, distraen a los equipos de ventas llevn- doles a perder la confianza en el sistema y, en muchos casos, a dejar de vender hasta que se resuelven sus problemas. En este caso, una buena recomendacin es evolucionar desde las hojas de clculo que s- lo maneja y ve la direccin hacia sistemas de acceso on-line para los vendedores de manera que puedan hacer seguimiento de sus ventas y autoauditar los clculos que les aplican. Es- se hace el pedido, cuando se factura, cuando se cobra, etc. Las prcticas de las empresas son muy diferentes en este aspecto, pero hay una regla de oro: asignar la venta a un ven- dedor a partir del perodo en el que ya no se desee que siga implicado en el proceso. Asegurar una adecuada administracin de los programas Polticas, procedimientos, responsables, he- rramientas de software e informacin de re- porte son elementos clave para un soporte administrativo eficaz de los programas de re- Algunas preguntas que hay que plantearse para analizar la eficacia y la eficiencia de un plan de remuneracin son las siguientes: Es rentable? La fuerza de ventas puede afectar muy positivamente a la rentabilidad de una empresa. Probablemente, el mejor y ms sencillo indicador de la rentabilidad es el porcentaje de margen de ventas bruto. Los vendedores pueden incrementar esta medida mediante el precio (negocindolo), el mix de productos (asegurando una buena proporcin de productos de alto margen) y el coste (gestionando los gastos derivados de la venta y las concesiones). Cunto cuesta el plan anualmente? El coste de las ventas dividido por los ingresos derivados de las ventas es un buen indica- dor para contestar a esta pregunta. Si se ga- rantizan remuneraciones comparables a las de vendedores similares en otras empresas, un tamao de plantilla adecuado a la de- manda y un grado de competencia y talento productivo apropiado, se conseguir reducir el coste relativo. Se alcanzan resultados de ventas en l- nea con los presupuestos financieros del ao? Cada ejercicio, la direccin comer- cial o de ventas asigna a los vendedores obje- tivos que deben alcanzar o superar (con ven- tas o esfuerzos excepcionales) las previsiones de ingresos establecidas por la direccin fi- nanciera. En la medida en la que se manten- ga este compromiso a lo largo del ao, todo ir mejor. El coste del plan est en lnea con los resultados comerciales? La retribucin por ventas debe reflejar de manera directa los resultados de ventas alcanzados, por lo que ser necesario analizar y demostrar que hay absoluta coherencia entre la inversin que se hace en incentivos y el rendimiento alcanzado. Son correctas las reglas para asignar el crdito de la venta? Para equilibrar los distintos intereses de empresas, comerciales y clientes, muchas compaas desarrollan mecanismos muy complejos para asignar las ventas al vendedor correcto, puesto que ello se traducir en retribucin. Estas reglas de- beran ser lo ms simples y claras posible, evitar el doble crdito (asignar la misma venta a dos o ms vendedores) y ser aplica- das con precaucin. Existen normas que controlen costes inesperados o innecesarios? Por ejemplo, mnimos o garantas de incentivo que se dan a vendedores recin contratados, lmites en caso de ventas o pedidos extraordinarios, control del traslado de ventas a perodos posteriores, etc. En muchos de estos casos se podra estar pagando por un desempeo inexistente. CUADRO 2 Anlisis del programa de retribucin de la fuerza de ventas MRKETING & VENTAS 74 dores afectados (vase el cuadro 3). Con inde- pendencia de ambas cosas, este proceso debe- ra repetirse cada ao y los pasos que se de- ben seguir seran los siguientes: 1. Recopilar informacin sobre los programas actuales y los objetivos de negocio de la compaa. 2. Analizar la posicin competitiva de las re- tribuciones con respecto a otras organiza- ciones comparables (anlisis de mercado), la relacin entre pagos y resultados, la di- ficultad facilidad de los objetivos, las me- didas utilizadas y su relacin con los obje- tivos de negocio, el retorno de la inversin en incentivos y los sistemas de soporte de los programas. 3. Definir los principios generales del nuevo programa: rol estratgico de la fuerza de ventas, quin debe estar incluido, cunto se quiere invertir en retribucin de vende- dores, mix fijo/variable, medidas de de- sempeo, objetivos/cuotas, perodos de de- vengo y abono, etc. 4. Disear el programa que mejor se ajusta a los principios establecidos, detallando to- dos sus elementos. Incluir tambin guas para la configuracin de territorios, ges- tin de objetivos, asignacin de cuentas y reglas de asignacin de ventas. 5. Simular escenarios de coste global e im- pacto individual del nuevo programa. 6. Desarrollar y probar las herramientas de software para automatizar el proceso. 7. Definir un calendario detallado para la implantacin y coaching posterior de los equipos de ventas. 8. Lanzar y aplicar un plan de trabajo para el seguimiento del xito del nuevo programa. Unas notas finales L os programas de compensacin de vendedores proporcionan a la direc- cin una herramienta muy podero- sa y eficaz para focalizar a la fuer- za de ventas. Sin embargo, disear- los e implantarlos con eficacia no es una ta- rea fcil y hacerlos complejos no ayuda en este camino. En definitiva, los incentivos comerciales funcionan; se trata de acertar en reflejar en ellos lo que de verdad se desea conseguir. No obstante, hay que tener en cuenta que se de- sactualizan constantemente. te proceso aumenta su conocimiento del pro- grama y fomenta una mayor orientacin al resultado. Invertir en la comunicacin e implantacin del programa Un programa de incentivos comerciales debe tener unas fechas pblicas de inicio y fin (normalmente coinciden con el ao fiscal), ya que ofrece la posibilidad de prepararse para el siguiente periodo con tiempo de redirigir a la fuerza de ventas hacia objetivos corporati- vos cambiantes y anunciar nuevas medidas de desempeo, objetivos, frmula de clculo y territorios. El xito en esta tarea requiere una combinacin de una programacin exce- lente de la implantacin y una inspirada co- municacin. La primera exige tener aprobado el programa y disponer de la financiacin precisa, as como determinar, antes del lanza- miento, la asignacin de cuotas, cuentas, cr- dito de la venta, territorios, etc., un sistema informtico de soporte probado, unos procedi- mientos perfectamente documentados y un plan de transicin y conversin al nuevo pro- grama. La segunda requiere entender que ese lanzamiento no es una accin cualquiera, si- no un evento de mrketing en el que habr que involucrar a la fuerza de ventas. Es nece- sario que aflore todo el talento creativo, que la direccin general se implique y utilizar el cara a cara siempre que sea posible tanto en sesiones colectivas como individuales. El proceso de diseo de un programa de retribucin comercial E l diseo de un programa de retribu- cin de ventas debe planificarse con bastante tiempo. Se trata de un proceso iterativo y colaborativo que, en la mayora de las organizacio- nes, lleva entre dos y cinco meses de trabajo, dependiendo del nmero de puestos y vende- El diseo de un programa de retribucin de ventas es un proceso iterativo y colaborativo que debera repetirse cada ao LECCIONES PRCTICAS PARA MEJORAR LOS PLANES DE REMUNERACIN DE VENTAS 75 xito. Por ltimo, hay que subrayar que comu- nicar, comunicar y comunicar es la mejor he- rramienta para capitalizar la motivacin posi- tiva de los vendedores. Lecciones prcticas para mejorar los planes de remuneracin de ventas. Ediciones Deusto. Referencia n. 3564. Adems, cada tipo de puesto comercial re- quiere un programa distinto o, al menos, ajus- tado a sus caractersticas diferenciales. Nin- gn programa de compensacin soluciona los problemas de una inadecuada estrategia co- mercial o un diseo organizativo equivocado, y su administracin requiere que se destinen suficientes recursos. Un diseo realizado con un equipo multidisciplinar en el que partici- pen activamente las diferentes reas de la empresa cuenta con ms probabilidades de Si desea ms informacin relacionada con este tema, introduzca el cdigo 21306 en www.e-deusto.com/buscadorempresarial El mix de retribucin de la fuerza de ventas CUADRO 3 Caracterstica Retribucin fija Retribucin fija Comisin principalmente ms incentivo pura Ingresos del comercial Comportamiento premiado Flexibilidad (retribucin) Flexibilidad (diseo) Comunicacin/gestin Coste de la venta Seguridad de ingresos fijos y un mnimo o nulo riesgo de ingresos. Muy aplicable para fomentar el servicio al cliente y la atencin a tareas no relacionadas con la venta. Menos flexibilidad para premiar a los mejores. Relativamente fcil cambiar los objetivos, los territorios y las cuentas. Relativamente fcil gestionar, entender y comunicar. Se conoce de antemano el coste de la venta en cuanto a gastos salariales. Implica el riesgo de un mayor derecho adquirido en momentos difciles. Equilibrio entre una seguridad de ingresos y una retribucin a riesgo. Ofrece la flexibilidad de adaptar la retribucin variable a objetivos cambiantes y situaciones diferentes. Cierto grado de flexibilidad, ya que una parte de la retribucin es variable. Ms difcil cambiar los objetivos, los territorios y las cuentas. Posiblemente ms complejo y costoso gestionar y comunicar. Normalmente conlleva menos gastos salariales en tiempos difciles, aunque depende del mix de retribucin fija/variable que tiene. Mnima o nula seguridad de ingresos y un alto grado de ingresos a riesgo. Fomenta una venta agresiva a coste del servicio al cliente y la atencin a tareas no relacionadas con la venta. El mayor grado de flexibilidad para premiar a los que llevan a cabo el mejor desempeo. Difcil cambiar los objetivos, los territorios y las cuentas. Relativamente fcil gestionar, comunicar y entender. El riesgo est controlado en el porcentaje de comisin proporcionada. El coste de venta tiende a aumentar cuando el porcentaje proporcionado aumenta, sin un incremento correspondiente en los resultados. Retribucin fija principalmente Retribucin fija ms incentivo Comisin pura