Gestin del Correo Electrnico: 20

Consejos Para Administrar el Email

| Jeroen Sangers | 12. Marzo. 10 |

http://www.mujeresdeempresa.com/tecnologia/100301-gestion-del-correo-electronico.asp
El correo electrnico es uno de los medios de comunicacin ms usados. No obstante,
hay muy poca gente que disfruta de su correo pues para demasiadas personas la gestin
del correo electrnico se ha convertido en una verdadera pesadilla.
Contestar emails es una de las tareas que ms tiempo demanda y contrariamente a lo
esperado, si se la encara mal, nos hace ms improductivos.
Para todas estas personas publico hoy20 consejos para usar esta herramienta con ms
inteligencia y eficacia.
Cabe aclarar que el autor de esta nota, Jeroen Sangers, es un fantico del GTD (Get
Things Done) y aplica esas tcnicas de productividad en su trabajo diario.
20 Consejos Para Administrar el Email
Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada despus de leerlo, en caso contrario es
posible que leas algunos mensajes 10 veces o ms. Marcar el mensaje como no ledo para
indicar que an debes hacer algo con el mensaje no es la solucin; para eso existen las listas
de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos das.
Copia cada mensaje que requiere accin al sito adecuado: si ests esperando a otra persona
gurdalo en la carpeta en espera, y todo lo que no requiere ninguna accin para ahora, lo
aparcas en la carpeta algn da/quizs. Citas van al calendario y tareas a la lista de
acciones. As te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.
Luego, mueves cada mensaje a la carpeta archivo. As puedes fcilmente reencontrar cada
mensaje.
Intenta almacenar todos los mensajes en solo una carpeta para evitar tener que tomar una
decisin sobre dnde guardar cada mensaje. Si es necesario puedes crear sub-carpetas, pero
intenta reducir el nmero de carpetas.
Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto. Muchas veces
puedes encontrar un mensaje rpidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados
por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop
Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.
Usa software para abreviar textos largos. Outlook tiene por defecto una funcionalidad de
autocorreccin, pero tambin puedes usar un software externo como ActiveWords oTypinator.
Con estas herramientas ya no es necesario buscar la ruta hacia la oficina y pegarla en el
correo; con tres teclas tendrs el mismo resultado en una fraccin de segundo.
Usa atajos de teclados. Segn estudios, trabajar desde el teclado es un 50% ms rpido que
usar el ratn.
Aprende mecanografa. En esta era de ordenadores ya no hay excusa; teclear con diez
dedos es mucho ms rpido.
Apaga las pantallas y los sonidos que te avisan de correo nuevo. Configura tambin el
programa de correo para que no descargue el correo continuamente. Planifica momentos
concretos para procesar el correo y cierra el programa de correo durante el resto del da.
Contesta el correo directamente si puedes hacerlo dentro de dos minutos. No lo debes
hacer cuando llega (ve el consejo anterior), slo cuando ests procesando el correo. Cada
correo que contestaste mientras estabas procesando lo puedes olvidar y no hay que apuntar
nada en tu sistema de productividad personal.
Toma 12 minutos para contestar el correo y luego continuas con otras tareas. As puedes
estimularte de procesar el correo de manera ms eficaz mientras reservas tiempo para el otro
trabajo.
Usa listas de tareas. Si copias un correo a la lista de tareas tendrs la posibilidad de cambiar
el asunto para que quede claro qu hay que hacer exactamente con el mensaje. Es mucho ms
fcil elegir una tarea desde una lista de acciones con descripciones claras que elegir desde
una carpeta de correo con asuntos varios.
Usa una lista En Espera. Usando esta lista ests seguro de que no olvidas nada (si revisas
tu check list de productividad al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos
mensajes fuera de la vista.
Si es posible, contesta los correos durante el prximo da laboral. Por un lado no debes
contestar los mensajes demasiado rpido para no crear expectativas imposibles, mientras
tampoco puedes esperar mucho tiempo.
Escribe tus respuestas en 5 lneas. Si no puedes hacerlo en cinco lneas, es probablemente
ms eficaz usar el telfono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos
largos y adems pierdes mucho tiempo escribindolos.
Especifica un asunto claro para cada correo que envas. Qu quieres exactamente que haga
el destinatario?
Cuida con los CC y CCO. La atencin y el tiempo de los otros tambin tiene valor.
Configura el programa de correo para que no enva los correos directamente. As te puedes
permitir algunos errores sin consecuencias desastrosas.
No discutas por correo electrnico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.