Investigacin y anlisis de factores presentes y futuros

Una vez realizada la investigacin, el anlisis y la evaluacin del pasado, se inicia las del futuro, la
cual se efecta en dos etapas:

Factores internos

Cambios de las polticas acerca de las reuniones que manifieste la asociacin o empresa,
nuevas reglas, limitaciones, presupuestos, etc.
Determinacin tanto de objetivos generales y particulares, como del tipo de programas
para alcanzarlos.
Presupuestos y polticas referentes a cuotas de inscripciones, registros, patrocinios,
cortesas, etc.

Factores externos

1. Sede (opciones propuestas)
2. Hospedaje (en las sedes propuestas)
3. Vas de comunicacin
4. Condiciones meteorolgicas
5. Infraestructura turstica y de apoyo
1. 6. Infraestructura de apoyo tcnico-profesional
6. Fechas de la reunin

Recomendaciones acerca de la investigacin y el anlisis

Definir los factores que sern determinantes en la seleccin del destino ptimo.
De acuerdo con las caractersticas de la reunin reveladas en la investigacin previa, los
resultados indicarn la posible mejor opcin y seleccin de:
o el que ofrece el mnimo de esfuerzos y mximo de rendimiento.
o el alto o bajo porcentaje de riesgo.
o el tiempo requerido y los recursos necesarios.
La elaboracin de una serie de formas de evaluacin.
Una calificacin de un destino comparado con otro.
La obtencin de factores de costos y precios en tales viajes.

Importancia de la seleccin de sede

La seleccin de sede es tan importante que numerosas asociaciones que renen miles de
convencionistas, delegan y designan a un comit interno la seleccin del destino donde realizarn
su reunin.

Sedes-tipo en Mxico

Mxico ofrece al OPR tres tipos de sede para la realizacin de una reunin:

Sede tipo playa: Aquellas ciudades, puertos o lugares ubicados en la playa o cerca de sta,
que popularmente se conocen por sus atractivos naturales y recreativos. Ejemplos:
Acapulco, Cancn Ixtapa, Mazatln, Puerto Vallarta, Veracruz, etc.
Sede tipo urbano: Aquellas ciudades o lugares en el interior de la Repblica, o centros de
conocida importancia comercial e industrial que cuentan con la infraestructura adecuada
para reuniones. Ejemplos: Mxico, Guadalajara, Monterrey, etc.
Sede tipo especial: Son desarrollos tursticos especiales para conferencias, que integran en
un ambiente de esparcimiento las instalaciones, equipos y requerimientos necesarios para
la realizacin de reuniones. Ejemplos: Hacienda Cocoyoc en Morelos, Mansin Galindo en
Quertaro, Ixtapana de la Sal en el Estado.

Conclusiones

La etapa de previsin durante el proceso administrativo de reuniones puede ser uno de los
instrumentos ms valiosos que un OPR tenga a su alcance al realizar una reunin. De las
investigaciones, anlisis y valoraciones surgirn las bases que edificarn la ejecucin de la prxima
reunin.