Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria"
UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES
FACULTAD DE INGENIERIA
CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS Y COMPUTACIN I PROGRAMA DE TITULACION DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y COMPUTACION FILIAL LIMA
INFORME TCNICO
PRESENTADO POR: Bach. MELENDEZ ASIS FELIPE MARCIAL
PARA OPTAR EL TTULO PROFESIONAL DE INGENIERO DE SISTEMAS Y COMPUTACIN
LIMA PERU 2013 DIAGNOSTICO DE LA ZONA REGISTRAL N IX SEDE LIMA, MEDIANTE EL MODELO DE SISTEMA VIABLE PARA DETERMINAR MEJORAS ESTRUCTURALES
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___________________________________ PhD. MOHAMED MEHDI HADI MOHAMED PRESIDENTE
___________________________________
. JURADO
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. JURADO
___________________________________
. JURADO
______________________________________ MG. MIGUEL ANGEL CARLOS CANALES SECRETARIO DOCENTE
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DEDICATORIA
A mi esposa Mara Esther y mis hijos Luis y Francisco, por apoyarme y darme fuerzas para seguir adelante.
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RESUMEN
El presente informe tcnico se desarrolla para hacer un diagnstico de la Zona Registral N IX Sede Lima (Registros Pblicos) desde la perspectiva del pensamiento sistmico, esta organizacin enfrenta un reto por la exigencia de sus propios usuarios, ya que el estado le ha asignado la tarea de brindar seguridad jurdica a la sociedad.
Para ello se aplica el Modelo de Sistemas Viables de Stafford Beer, con la ayuda del manual de Jon Walker y Jos Prez Ros, para hacer un diagnstico de la organizacin y determinar las mejoras estructurales. Se identificar el Sistema Foco, las unidades organizacionales de cada Sistema hasta completar el diagrama completo del Modelo de Sistema Viable, adems se elabora un diagnstico de cada elemento del MSV, propuestas de mejoras estructurales, para culminar con las conclusiones y recomendaciones.
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INDICE
INTRODUCCION ................................................................................................................... 5 CAPITULO I GENERALIDADES .................................................................................... 6 1.1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA ................................................................. 6 1.2. OBJETIVOS ........................................................................................................... 6 1.3. JUSTIFICACION ................................................................................................... 7 1.4. METODOLOGIA DE LA APLICACION .............................................................. 7 CAPITULO II MARCO TEORICO .................................................................................... 8 2.1. CIBERNETICA ORGANIZACIONAL .................................................................. 8 2.2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN ............................................................ 11 2.3. MODELO DE SISTEMA VIABLE ...................................................................... 12 CAPITULO III APLICACIN DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE .................... 22 3.1. DETERMINACION DEL SISTEMA DE ESTUDIO ......................................... 22 3.2. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 1 (OPERACIN) ..................................... 25 3.3. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 2 (COORDINACION) ............................. 34 3.4. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 3 (INTEGRACION) ................................. 37 3.5. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 3* (AUDITORIA) ...................................... 41 3.6. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 4 (INTELIGENCIA) ................................ 43 3.7. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 5 (POLITICA) ........................................... 45 CAPITULO IV EXPERIENCIA DEL RESULTADO ................................................... 47 4.1. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO ................................................................. 47 4.2. PROPUESTA DE MEJORAS ESTRUCTURALES ........................................ 53 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 54 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 56 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 57 ANEXOS ............................................................................................................................... 58
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INTRODUCCION
Para la modernizacin del estado se est desarrollando un conjunto de acciones y procesos que le permitirn asegurar una adaptacin constante y sostenida del funcionamiento del estado para responder a las exigencias de la sociedad.
En ese sentido, los Registros Pblicos viene desarrollando actividades destinadas a modernizar la institucin, con el propsito de simplificar e integrar sus procesos para brindar un mejor y eficiente servicio a la comunidad.
Uno de los pilares de toda institucin es su organizacin, por lo que el presente trabajo tiene como finalidad aplicar el modelo de Sistemas Viables de Stafford Beer, para examinar la organizacin, buscando encontrar alguna falencia y dar las recomendaciones del caso.
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CAPITULO I GENERALIDADES
1.1. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA En la actualidad, en nuestro pas existen cambios acelerados en los campos econmicos, tecnolgicos y sociales, los Registros Pblicos enfrenta un gran reto para cumplir su misin de servicio al pas, ya que la demanda de sus servicios crece da a da. La estructura organizacional que presenta en la actualidad ha sido dado en los aos 95, por el tiempo transcurrido se hace necesario evaluar esta organizacin, para determinar su viabilidad.
1.2. OBJETIVOS 1.2.1. Objetivo General El objetivo general del presente Informe Tcnico, es diagnosticar a la Zona Registral N IX Sede Lima para encontrar mejoras estructurales, mediante el uso del Modelo de Sistema Viable.
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1.2.2. Objetivo Especifico
Definir el sistema foco y la identificacin de los propsitos.
Identificar los sistemas del MSV.
Realizar el diagnstico y plantear las mejoras estructurales.
1.3. JUSTIFICACION El Per se encuentra en un proceso de crecimiento econmico, los agentes econmicos estn en constantes cambios, por lo que esta institucin debe estar preparada para asumir el reto de cumplir con las exigencias que los usuarios le demandan. Por lo que es importante evaluarlo desde el punto de vista del modelo de sistemas viables.
1.4. METODOLOGIA DE LA APLICACION El presente informe tcnico ser desarrollado aplicando el Modelo de Sistema Viable propuesto por el profesor Staffor Beer, el manual The Viable Systems Model a guide for co-operatives and federations desarrollado por Jon Walker para el diagnstico y diseo de estructura de organizativas; y complementar con la Aplicacin de la Ciberntica organizacional al estudio de la viabilidad de las organizaciones de Jos Prez Ros.
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CAPITULO II MARCO TEORICO
2.1. CIBERNETICA ORGANIZACIONAL La Ciberntica Organizacional es uno de los enfoques sistmicos que, derivado de la Ciberntica creada por Wiener (1948), aplica los principios relacionados con la Comunicacin y el Control propios de la Ciberntica al estudio de las organizaciones. Utilizndose en mayor medida en las organizaciones complejas. La Ciberntica organizacional considera a la organizacin como un todo, con todas sus caractersticas, y con una cultura organizacional propia que la caracteriza y la hace diferente del resto de las organizaciones. Esta disciplina fue liderada desde los aos 50s por el cientfico ingls Stafford Beer, quien se ha interesado por entender las leyes que rigen las organizaciones sociales, as como sus esquemas de control y aprendizaje.
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2.1.1. VIABILIDAD
La viabilidad es utilizado por Beer para indicar la capacidad de un organismo (o sistema, una organizacin, etc.) para mantener una existencia independiente. Es decir, sobrevivir ante los cambios que se pueden producirse en su entorno a lo largo del tiempo (incluso aquellos que no hayan sido previstos cuando el sistema fue diseado). Para ello debe estar dotado de capacidad de regulacin, aprendizaje, adaptacin, y evolucin
2.1.2. VARIEDAD
La variedad es un concepto utilizado por Ashby para reflejar el grado de complejidad que posee un sistema (organizacin, empresa, etc.) se asocia al nmero de posibles estados y comportamiento actuales o potenciales que se pueden dar en un determinado problema.
Para que un sistema sea viable ha de ser capaz de hacer frente a la variedad (complejidad) del entorno en que lo opera. Desde el punto de vista ciberntico, el manejo de la complejidad es la esencia de la actividad directiva.
Controlar una situacin significa ser capaz de hacer frente a su complejidad, es decir su variedad. (Prez Ros).
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2.1.3. LEY DE ASHBY
Ley de variedad requerida de R. Ashby (1956). En ella se establece que solo la variedad destruye (absorbe) la variedad.
Dicho de otra forma: En un sistema regulador - regulado, es preciso que la parte reguladora tenga al menos la misma variedad (complejidad) que la regulada, para que el sistema pueda alcanzar la estabilidad, si no existe este equilibrio no se podr alcanzar la estabilidad.
Lo comn es que los sistemas regulados sean mayores a los reguladores. Por esta razn los sistemas regulados presentan mayor variedad que los reguladores. Para compensar (equilibrar) se suele utilizar mecanismo amplificadores para amplificar la variedad del regulador, o reductores de la variedad del regulado.
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2.2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Con estos principios se intenta regular el funcionamiento de los canales de informacin establecidos entre el entorno, las operaciones y la gestin.
a) Primer principio
La variedad de gestin, operacin y entorno, distribuida dentro de un sistema institucional, tiende a igualarse. El modelo ha de reflejar este principio, con un costo y riesgo mnimo para las personas.
Los mecanismos que deben aplicarse son los amplificadores y amortiguadores.
b) Segundo principio Los canales de informacin entre la unidad de gestin, la operacin y el ambiente, deben tener (cada uno) una mayor capacidad que la generada por los subsistemas.
c) Tercer principio Siempre que la informacin sea llevada en canales a travs de la frontera, sta sufre transduccin. La variedad del transductor debe ser al menos la variedad del canal.
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d) Cuatro principio El funcionamiento de los tres primeros principios se repite constantemente (cclicamente) a travs del tiempo, sin interrupcin o retraso.
2.3. MODELO DE SISTEMA VIABLE
El modelo de sistema viable es un modelo ciberntico para el diseo y el diagnstico de organizaciones humanas elaborado por Stafford. Beer. En l se establecen las condiciones necesarias y suficientes para que una organizacin sea viable. Por viable se entiende la capacidad de mantener su existencia independiente a lo largo del tiempo y ello a pesar de los cambios que se vayan produciendo en el entorno.
Est compuesto de 3 componentes bsico (Entorno - Medio ambiente, Operacin y Gestin - Metasistema), como se muestra en el siguiente grfico.
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Las organizaciones viables se caracterizan por: a) Desarrolla formas de organizacin interna y externa tipo red, con nodos que operan con suficiente autonoma.
b) Fuertemente articulados por mecanismo de manejo de variedad que contribuyen al logro de la estabilidad en las interacciones sociales de los actores organizacionales.
c) La articulacin o cohesin se logra mediante mecanismo de control, monitoreo y adaptacin, en cada unidad organizacional.
El MSV est conformado por cinco sistemas: Sistema 1 - Implementacin. Sistema 2 - Coordinacin Sistema 3 - Cohesin Sistema 3* - Monitoreo Sistema 4 - Inteligencia Sistema 5 - Poltica
2.3.1. SISTEMA 1 FUNCION DE IMPLEMENTACION
El Sistema 1 es el responsable de producir y entregar al entorno (mercado, etc.) los bienes o servicios que la organizacin produce. Son estas unidades las que producen lo que se supone que la organizacin debe producir.
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Las unidades del Sistema1 disponen de un elevado grado de autonoma para adaptarse a los cambios que se produzcan en el entorno especfico que les afecta.
Cada unidad operativa est formada por los tres elementos que intervienen en cualquier organizacin: entorno, unidad operativa (operaciones) y direccin de la unidad (management). Adems de estos tres elementos cada unidad dispone tambin de un elemento coordinador (Sistema 2) o centro regulador.
Cada unidad organizativa constituyente del Sistema 1 se relaciona con la direccin corporativa o gerencia (Sistema 3) de la cual depende directamente.
Adems cada unidad elemental se relaciona con las dems unidades elementales que componen el Sistema 1 de la organizacin (organizacin- en-foco). Desde el punto de vista de su conexin con el resto de la organizacin cada una de la las unidades operativas del Sistema 1 tiene las siguientes relaciones: a) Con la direccin corporativa (Sistema 3) los tres tipos de relaciones fundamentales formados por: la recepcin de instrucciones y directrices, la rendicin de cuentas y la negociacin de recursos.
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b) Con el entorno especfico formado, entre otros elementos, por su mercado o los destinatarios de los servicios ofrecidos por la unidad. c) Con la unidad coordinadora (Sistema 2). d) Con la funcin auditora (Sistema 3*: canal especial de informacin). e) Con las otras unidades operativas (componentes del sistema1) y, finalmente, f) Con las direcciones (Management) de las otras unidades operativas.
2.3.2. SISTEMA 2 FUNCION DE COORDINACION
El Sistema 2 tiene por finalidad lograr un funcionamiento armnico para el conjunto de las unidades organizativas que componen el Sistema 1. Para ello habr de amortiguar las oscilaciones que se puedan producir entre ellas generadas por el intento de cada una de las unidades de lograr sus propios fines (la entrega de los productos o servicios asignados).
Ejemplos de Sistemas 2 son los programas de produccin, los procedimientos contables, las normas de funcionamiento de diverso tipo que tratan de proporcionar estndares de comportamiento, etc. Cada unidad operativa dispone de un Sistema 2 local que le proporciona la informacin referente al funcionamiento de las otras
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unidades con objeto de coordinar sus funcionamientos e interacciones.
Todos los Sistemas 2 locales estn conectados al Sistema 2 corporativo que alimenta al Sistema 3 con informacin sobre la marcha de las unidades operativas y en sentido contrario transmite a las unidades operativas la informacin necesaria para coordinar sus actividades.
El Sistema 2 es un sistema de apoyo al Sistema 3, cuya funcin es absorber cantidades ingentes de variedad (complejidad) que se genera como consecuencia del funcionamiento detallado de las unidades operativas elementales en el da a da. Se trata de lograr el mximo grado de automatizacin en el funcionamiento del Sistema 1 mediante el diseo de los sistemas de coordinacin y de resolucin de problemas que puedan surgir como consecuencia de las interacciones y competencia por los recursos entre las unidades elementales del Sistema 1.
2.3.3. SISTEMA 3- FUNCION DE INTEGRACION
El Sistema 3 es el encargado de optimizar el funcionamiento del conjunto del Sistema 1 compuesto por las diferentes unidades operativas. Es el sistema que tiene una visin del conjunto y que ninguna de las unidades operativas posee individualmente y como tal
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es el que est capacitado para generar sinergias en el Sistema 1. Resumiendo su finalidad diremos que se ocupa fundamentalmente del aqu y ahora de la organizacin.
Es importante tener en cuenta que el Sistema 3 no debe intervenir normalmente en el funcionamiento de las unidades elementales. Un indicador del buen diseo y funcionamiento de la organizacin es precisamente la no necesidad de intervencin directa del Sistema 3 en asuntos propios de las unidades elementales. El motivo es que el funcionamiento de stas debe ser gobernado por su propio management con un elevado grado de autonoma, ya que cada una de estas unidades es a su vez un sistema viable completo.
La intervencin del Sistema 3 directa debe reducirse a la transmisin de informacin procedente del management (metasistema) relativa a aspectos relacionados con la finalidad de la organizacin como fijacin/modificacin de objetivos, o con cambios necesarios a realizar en el Sistema 1 sugeridos por el Sistema 4 y a la negociacin de recursos.
La utilizacin de la autoridad directa como forma de direccin es un indicador, en general, de carencias en el diseo de la organizacin. Se suele deber a que algunas de las funciones necesarias (que son las que estamos describiendo) o no existen o su funcionamiento no es adecuado. La utilizacin de la lnea vertical que va del Sistema 3
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hacia cada una de las unidades del Sistema 1 para imponer las decisiones por la va autoritaria es un indicador de mal diseo o funcionamiento de la organizacin. Entre los motivos por los que no se debe usar est la falta de conocimiento detallado por parte del Sistema 3 de la gran variedad (complejidad) existente dentro de cada una de las unidades elementales. Un directivo que actuase as muy probablemente estara atenuando drsticamente la variedad de aquello que pretende gobernar tomando decisiones basadas en modelos del problema sin la variedad requerida con las consecuencias perjudiciales correspondientes.
2.3.4. SISTEMA 3* - FUNCION DE AUDITORIA
El Sistema 3* es un Sistema de apoyo al Sistema 3, cuya principal misin es obtener informacin acerca del funcionamiento del Sistema 1 que no es alcanzada a travs de los canales de comunicacin que conectan al Sistema 1 con el Sistema 3 directamente, ni a travs de la conexin entre el Sistema 2 y el Sistema 3.
Este Sistema tiene por finalidad asegurase de que la informacin que va del Sistema 1 al Sistema 3 es completa. Esto lo realiza mediante mecanismos como auditorias (por ejemplo de calidad, de estados de opinin, cumplimiento de procedimientos contables, etc.), estudios del trabajo (ingeniera industrial), investigacin de operaciones, encuestas, estudios especiales, etc.
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La existencia en una organizacin de auditoras espordicas ayudar a que el comportamiento de sus componentes se ajuste al deseado.
2.3.5. SISTEMA 4 FUNCION DE INTELIGENCIA
As como el Sistema 3 tiene por principal funcin asegurar el funcionamiento en el presente de la organizacin, el Sistema 4 tiene por principal misin ocuparse del futuro y del entorno (exterior) de la organizacin Se trata del rgano de adaptacin de la organizacin.
Para asegurar que sta pueda seguir logrando su propsito y manteniendo su identidad a pesar de los cambios que se vayan produciendo en el entorno (en mbitos como los econmicos, tecnolgicos, sociales, polticos, educativos, ecolgicos, comerciales, legislativos, etc.) la organizacin debe ser capaz de identificarlos y de realizar a tiempo los cambios internos necesarios para seguir siendo viable. Esta vigilancia y transferencia de informacin es la principal funcin del Sistema 4. Podemos considerar que el tipo de direccin que se aborda desde l es el de carcter estratgico.
Homeostato Sistema 3- Sistema 4
Una vez comprendidas las funciones particulares del Sistema 3 y del Sistema 4 resulta evidente la gran diferencia de intereses de cada uno de ellos. La principal preocupacin del Sistema 3 es asegurar el funcionamiento de la organizacin en el presente (aqu y ahora)
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mientras que la del Sistema 4 es asegurar que la organizacin se vaya preparando para que pueda seguir funcionando en el futuro (exterior y futuro).
Evidentemente para que ello suceda el Sistema 4 debe lograr que el Sistema 3 vaya adoptando e integrando en las unidades operativas (Sistema 1) los cambios que segn el Sistema 4 sern necesarios para asegurar la viabilidad futura. De igual modo a la hora de informar al Sistema 4 sobre qu aspectos son relevantes dentro del Sistema 1 y cules son sus restricciones/limitaciones etc. es el Sistema 3 el que debe realizar dicha tarea. Por tanto la interaccin entre el Sistema 3 y el Sistema 4 es crtica para que se produzca ese acoplamiento dinmico entre la organizacin presente y futura. La comunicacin entre ambas funciones (Sistema 3 y Sistema 4) suele ser difcil y conflictiva dados los intereses tan distintos que las mueven.
2.3.6. SISTEMA 5- FUNCION POLITICA
Este sistema constituye la mxima autoridad de la organizacin y como tal el nico con capacidad para regular la interaccin existente entre el Sistema 3 y el Sistema 4. Toda la variedad (problemtica) que estos dos sistemas son incapaces de absorber (resolver) entre ellos debe ser absorbida (resuelta) por el Sistema 5 como cierre (autoridad) ltimo de la organizacin.
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El Sistema 5 tiene la funcin de equilibrar el presente y el futuro de la organizacin teniendo en cuenta los aspectos tanto internos como externos que afectan a la misma. Es el responsable de establecer la identidad de la organizacin, es decir de definir qu es o qu quiere ser la organizacin. Implcito en ello estn el establecimiento de los valores, las normas y las reglas de conducta que deben regir e impregnar a la organizacin en todos sus niveles de recursin, es decir el ethos de la misma, y que van a facilitar la cohesin del conjunto. Son responsabilidades tpicas del Sistema 5 el establecimiento de la visin, la misin y los objetivos estratgicos de la organizacin. El tipo de direccin que debe ejercer es el de Direccin Normativa a diferencia de la Direccin Estratgica propia del conjunto formado por el Sistema 4 y el Sistema 3 y de la Direccin Operativa especfico del Sistema 3.
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CAPITULO III APLICACIN DEL MODELO DE SISTEMA VIABLE
3.1. DETERMINACION DEL SISTEMA DE ESTUDIO
3.1.1. Recurrencia Para ayudar a definir el Sistema Foco, presentamos grficamente las recursiones y se resalta el sistema foco.
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3.1.2. Sistema Foco La Zona Registral N IX Sede Lima, es una institucin dependiente de la Superintendencia Nacional de los Registros Pblicos, este a su vez es un organismo autnomo que pertenece el Sector Justica.
3.1.3. Identificacin del Propsito El propsito de los Registros Pblicos es brindar seguridad jurdica al ciudadano, para lo cual se realiza mediante lo siguiente: a) Calificacin de Ttulos: Inscripcin de los actos y contratos en los diversos registros. b) Publicidad Registral: Brindar publicidad de la informacin registrada.
3.1.4. Listado de entes funcionales La lista de los entes funcionales son los siguientes: Jefatura Mxima autoridad de la Organizacin.
Gerencia Registral Mxima autoridad en temas registrales en general. Gerencia de reas Registrales: Por similitud de organizacin, agrupamos aqu a las siguientes Gerencias:
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o Gerencia de Propiedad Inmueble, Gerencia de Personas Jurdicas y la Gerencia de Bienes Muebles. Est compuesto de
Secciones Registrales: encargadas de calificar las solicitudes de Inscripcin.
Secciones de Publicidad: encargada de preparar la publicidad registral certificada.
Oficinas Registrales de Provincia. o Barranca o Callao o Caete o Huacho o Huaral Oficinas que atienden los servicios en cada una de las provincias de su jurisdiccin.
Oficinas Zonales Receptoras Unidades receptoras y en algunos casos de publicidad en varios distritos de Lima Metropolitana. Oficina de Catastro Sub Gerencia de Logstica y Servicios Sub Gerencia de Personal Sub Gerencia de Contabilidad y Finanzas Sub Gerencia de Diario y Mesa de Partes Apoyo en recepcin y entrega de los expedientes del rea registral y publicidad. Gerencia de Administracin Gerencia de Informtica Gerencia de Presupuesto y Desarrollo Oficina de Control Interno
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3.2. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 1 (OPERACIN) En el sistema 1, se encarga de las actividades primarias de la institucin, para lo cual en la Zona IX tiene identificado dos actividades primarias, los cuales son: a) Calificacin de Ttulos El proceso de calificacin de ttulos consiste en realizar el estudio de los expedientes que presentan los usuarios a que se le denominan ttulos. Dicho ttulos son revisados con la finalidad de registrarlo (inscripcin), cuando existe algn requisito subsanable, el Registrador (funcionario equivalente a un juez) observa el expediente, para que el usuario lo subsane. Cuando el expediente se encuentra conforme, el Registrador procede a inscribirlo, en todo caso si el expediente no ha sido subsanado por el usuario, el expediente es rechazado (tachado). El Registrador tiene a su cargo Asistentes Registrales quienes facilitan y ayudan al Registrador en la calificacin.
b) Publicidad Registral La Publicidad es la expedicin de certificados, copias simples, certificados, bsqueda, etc. que solicita el usuario, se entiende que todo lo que se encuentra registrado en las Partidas registrales o en el archivo, esto es materia de publicidad, previo pago de los derechos registrales que se han fijado para dicho fin.
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En la siguiente tabla identificamos las unidades organizacionales que asumen dichas funciones:
Funciones Primarias Unidad Organizacional que realiza la funcin Gestin de la Unidad Entorno Inscripcin de ttulos registrales Secciones Registrales Registrador Pblico en general y/o Notarios que solicitan Inscripcin de Ttulos Registral Publicidad Registral Secciones de Publicidad Certificador Pblico en general y/o Notarios que solicitan Publicidad de Ttulos Registral Servicios Registrales de inscripcin y/o publicidad en provincias Oficinas Registrales de Provincias Registrador Jefe Pblico que solicita Servicios Registrales en provincias Servicios Registrales de inscripcin y/o publicidad en distritos Oficinas Zonales Encargado de Zonal Pblico que solicita Servicios Registrales en distritos
En el siguiente cuadro identificamos el estado del Sistema 1
Funciones Unidad Organizacional que realiza la funcin Observaciones Inscripcin de Ttulos Secciones Registrales Existe sobrecarga de trabajo sobre los registradores: La presentacin de Expedientes (ttulos) ha aumentado mucho en los ltimos aos y no se ha aumentado de personal en la misma proporcin. Paliativo: Se hace uso de personal no idneo para la labor registral, entre ellos practicantes o personal CAS con
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contrato temporal. Publicidad Registral Secciones de Publicidad Existe sobrecarga de expedientes de publicidad y se la solucin temporal es igual al tem anterior.
Servicios de inscripcin y/o publicidad en provincias Oficinas Registrales de Provincias La cantidad y el nivel del personal estn correctamente balanceados con la carga de trabajo de provincias. Servicios de inscripcin y/o publicidad en distritos Oficinas Zonales Existe sobrecarga de expedientes en algunas zonales, donde la carga de trabajo es mayor a la de una oficina registral de provincia.
De los cuadros presentados con anterioridad, se considera las siguientes unidades como integrantes del Sistema 1: Secciones Registrales o Secciones Registrales de Propiedad Inmueble o Secciones Registrales de P. Jurdicas y Naturales o Secciones Registrales de Bienes Muebles Secciones de Publicidad o Servicio Rpido o Positivos Negativos o Compendioso o Gravmenes o Copias Literales Oficinas Registrales de Provincia Oficinas Zonales
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Presentamos el grfico de la organizacin del Sistema 1
Como se puede apreciar en el grafico el Sistema 1, est conformado por cuatro subsistemas, los cuales lo describiremos a continuacin:
Elaboracin: Propia
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3.2.1. Sub Sistema Calificacin
En este subsistema se encuentran las reas funcionales encargada de la Calificacin de los ttulos en sus respectivos registros:
a) Secciones Registrales de Propiedad Inmueble Son las encargadas de Calificar los Ttulos de los siguientes registros: Registro de Predios Registro de Minero Registro de Concesiones explotacin de los servicios pblicos. Son 108 secciones registrales, la gestin para estas rea est a cargo del Registrador Publico.
b) Secciones Registrales de Personas Jurdicas y Naturales La Secciones Registrales de Personas Jurdicas y Naturales son las encargadas de Calificar los Ttulos de los siguientes registros: Registro de Personas Jurdicas Registro de Personas Naturales Registro de Sucesiones Intestadas Registro de Testamentos Registro de Mandatos y Poderes
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Son 38 secciones registrales, la gestin para estas rea est a cargo del Registrador Publico.
c) Secciones Registrales de Bienes Muebles La Secciones Registrales de Bienes Muebles son las encargadas de Calificar los Ttulos de los siguientes registros: Registro de Propiedad Vehicular Registro de Registro Mobiliario de Contratos Registro Jurdico de Bienes Registro de Aeronaves Registro de Embarcaciones Pesqueras, Buques y Naves.
Son 80 secciones registrales, la gestin para estas rea est a cargo del Registrador Publico.
3.2.2. Sub Sistema de Publicidad
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En este subsistema se encuentran las reas funcionales encargada de la publicidad, en sus respectivos registros: a) Secciones de Publicidad de Propiedad Inmueble Son las encargadas de expedir certificados, copias y/o bsqueda de las partidas registrales o ndice que lo conforman, siendo los principales: Copia Simple, Copia Literal, Bsqueda de ndice, Certificado de Gravamen, Certificado Positivo o Negativo, Certificado Compendioso, Certificado Catastral, etc. La gestin de estas secciones, est a cargo de un Abogado Certificado. b) Secciones de Publicidad de Personas Jurdicas y Naturales Son las encargadas de expedir certificados, copias y/o bsqueda de las partidas registrales o ndice que lo conforman, siendo los principales: Copia Simple, Copia Literal, Bsqueda de ndice, Certificado de Vigencia de Poder, etc. La gestin de estas secciones, est a cargo de un Abogado Certificado. c) Secciones de Publicidad de Bienes Muebles Son las encargadas de expedir certificados, copias y/o bsqueda de las partidas registrales o ndice que lo conforman, siendo los principales:
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Copia Simple, Copia Literal, Bsqueda de ndice, Gravamen Vehicular, etc. La gestin de estas secciones, est a cargo de un Abogado Certificado.
3.2.3. Sub Sistema Oficinas Registrales de Provincias
En las Oficinas Registrales de Provincias, se Califica y se brinda Servicio de Publicidad, en las provincias de su jurisdiccin, siendo estas: Oficina Registral del Callao Oficina Registral de Huacho Oficina Registral de Huaral Oficina Registral de Barranca Oficina Registral de Caete Est a cargo de un Registrador Jefe de Oficina, que coordina con el Coordinador de Provincias y Zonales.
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3.2.4. Sub Sistema Oficinas Zonales
En las Oficinas Zonales, se hace la recepcin de ttulos y expedientes de publicidad, las cuales son remitidos fsicamente a la Sede Central para ser atendidas, solo algunos servicios de publicidad son brindados en esas sedes. Pero aun as algunas Oficina Zonales tienen mayor movimiento de expedientes que una oficina provincial.
Est a cargo de un encargado que por lo general es un Abogado Certificador, que coordina con el Coordinador de Provincias y Zonales.
Para verificar el incremento de los servicios registrales en los ltimos aos, puede apreciarse el Anexo 1.
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3.3. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 2 (COORDINACION) El sistema 2 tiene las funciones de: dar solucin a los conflictos, hacer frente a la inestabilidad y amortiguar las oscilaciones. A continuacin se identifica los conflictos e inestabilidades y se describe quienes coordinan en esos casos:
Conflictos Se tra- tan? Quin lo trata? Observaciones Una seccin registral solicita se le asigne personal. Si El Gerente de rea Registral. Coordinador de Zonales y Provincias El Gerente asignar segn corresponda. Existe el problema que no hay suficiente personal registral y tiene que tomar el personal de otra Seccin.
Distribucin de Carga Laboral, de expedientes de Ttulos y Publicidad. Si Los Gerentes de rea Registrales. El Gerente debe balancear el ingreso de expedientes, no todos quedaran conforme con la distribucin.
Ingreso de expedientes en mayor volumen, que no es usual. Si Coordinador de Oficinas de Provincias y Zonales Distribuye el expediente entre algunas Secciones, por lo que en esas secciones su ndice de atencin promedio se ver afectado.
En las oficinas Zonales han aumentado los requerimientos de los servicios. Si Coordinador de Provincias y Zonales Su limitacin de funciones no le permite tomar oportunamente decisiones, tiene que acudir a los Gerentes para dar soluciones definitivas.
El personal no puede hacer uso de su descanso vacacional en la fecha pactada. Si El Gerente de rea Registral. Coordinador de Zonales y Provincias Malestar en el personal porque no se cumplen con los cronogramas establecidos para el uso del descanso vacacional.
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Del cuadro anterior se observar lo siguiente:
a) Existe conflicto entre las secciones registrales, dado que existe un plazo para calificar las solicitudes de inscripcin, por lo que solicitan que se les asigne asistentes o en todo caso se haga una redistribucin de la carga laboral.
b) Las Gerencias de las reas Registrales proceden a evaluar y a asignar segn corresponda. Sin embargo, tal como se mencion en el sistema 1, hay escasez de personal y sobrecarga de trabajo lo que hace difcil la coordinacin correspondiente.
c) Por el mismo motivo anteriormente expuesto, tambin existe conflicto entre las oficinas registrales de provincias o las oficinas zonales. Quien resuelve los conflictos en este caso el Coordinador de Oficinas de Provincias y Zonales.
d) No se cumple con el cronograma de vacaciones del personal, por la misma necesidad de personal, los Gerentes de reas Registrales y el Coordinador de Zonales y Provincias tienen planificar todos los meses.
Es por ello que se considera que el rol del Sistema 2 es asumido por: Las Gerencias de las reas Registrales
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o Gerente de Propiedad Inmueble o Gerente de Personas Jurdicas y Naturales o Gerente de Bienes Muebles El Coordinador de Oficinas de Provincias y Zonales
Elaboracin: Propia
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3.4. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 3 (INTEGRACION) El sistema 3 est conformado por las partes del sistema foco que se ocupan de optimizar la interaccin de las unidades operacionales (sinergia), mediante 3 canales: Negociacin recursos, Rendicin de cuentas Uso de requerimientos legales o normativos.
3.4.1. Negociacin de Recursos
Tabla de Negociacin de Recursos Sistema 1 Recurso Como gestiona? Qu rea? Observaciones Secciones Registrales
Expedientes para Calificar Los expedientes son asignados por parmetros establecidos Diario Mesa de Partes Si, se cumple con la remisin de Expedientes. Secciones de Publicidad
Solicitudes por emitir Las solicitudes son asignados segn su naturaleza Tesorera Mesa de Partes Si, se cumple con la remisin de Expedientes. Todos los subsistemas Personal Concurso Publico Convocatoria CAS Gerentes de rea Registral
SubGer Personal Si, se cumple con las convocatorias. Todos los subsistemas Materiales de oficina Requerimientos, Pecosas Logstica y Servicios Si, cumple con enviar los recursos en forma oportuna Todos los subsistemas Accesos, Mesa de ayuda, software, disponibilidad de Sistema Informtico Requerimiento por documento emitido por Gerente. Gerencia de Informtica Si, se cumple con tener el Sistema habilitado.
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Todos los subsistemas Muebles, Equipamiento, Material de Oficina, Servicios Generales, etc. Requerimiento por documento emitido por Gerente. Subgerencia de Logstica y servicios Se cumple adecuadamente
Como resultado del cuadro, identificamos a las reas responsables de la negociacin de recursos:
Gerencias de reas Registrales Gerencia de Informtica Gerencia de Administracin y Finanzas o Sub Gerencia de Personal o Sub Gerencia de Logstica y Servicio o Tesorera Sub Gerencia de Diario Mesa de Partes
3.4.2. Rendicin de Cuentas Tabla de Rendicin de Cuenta Sistema 1 Sobre que se rinde cuenta? Como se rinde cuenta? Qu rea? Observaciones Secciones Registrales
Ttulos calificados El sistema informtico registra la produccin y emite reporte de produccin Gerente de Areas Registral.
Sub Ger Desarrollo Si se cumple. Secciones de Publicidad
Solicitudes procesada El sistema informtico registra la produccin y emite reporte de produccin Gerente de Area Registral
SubGer Desarrollo Si se cumple. Todos los subsistemas Recursos de materiales No se rinde cuenta Logstica y Servicios No se est cumpliendo.
Todos los subsistemas Personal Los sistemas informticos determinan asistencias y ocurrencias del personal. SubGer Personal
Si se cumple.
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Todos los subsistemas Caja Chica Formatos de rendicin de cuenta SubGer Contabilidad Si se cumple.
Como resultado del cuadro, identificamos a las reas responsables de la Rendicin de Cuenta:
Gerencias de reas Registrales Sub Gerencia de Desarrollo Gerencia de Administracin y Finanzas o Sub Gerencia de Personal o Sub Gerencia de Contabilidad y Finanzas
3.4.3. Requerimientos Legales
Tabla de Requerimientos Legales Sistema 1 Como se encarga el trabajo? Qu rea? Observaciones Todos los subsistemas Memorndum Resolucin de Gerencia Gerentes de rea Registral
Gerente Registral Se cumple, ya que los registradores hacen uso del Reglamento General y normas especfica, para calificar.
Todos los subsistemas
Directivas Resolucin Jefatural Jefatura El trabajo se hace respetando las directivas.
Como resultado del cuadro, identificamos a las reas responsables de los Requerimientos Legales: Gerencia Registral Gerencias de reas Registrales.
De los cuadros descritos anteriormente, en el Sistema 3 se encuentran las siguientes reas:
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Gerencias de reas Registrales o Gerencia de Propiedad Inmueble o Gerencia de Personas Jurdicas y Naturales o Gerencia de Bienes Muebles Gerencia Registral Gerencia de Informtica Gerencia de Administracin y Finanzas o Sub Gerencia de Personal o Sub Gerencia de Logstica y Servicio o Tesorera Sub Gerencia de Diario Mesa de Partes
Sistema 3
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Generador Sinergia
Los generadores de sinergia son: Gerencia de rea Registrales. o Gerente de Propiedad Inmueble o Gerencia de Personas Jurdicas y Naturales o Gerencia de Bienes Muebles El negocio o misin de la institucin es brindar servicios registrales as que son las Gerencias de las reas Registrales las encargadas de generar las iniciativas de sinergia destinados a mejorar los procesos, con la finalidad de mejorar los servicios al usuario o adaptarse a las nuevas necesidades del tipo organizacional o de las nuevas necesidades del entorno del tipo jurdico, comercial, social o tecnolgico.
3.5. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 3* (AUDITORIA)
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El canal alterno de monitoreo tiene como objetivo recoger informacin directamente de la fuente, de donde se produce y no necesariamente en las formas tradicionales; monitorear es recoger informacin bsica sin que sta pase por los canales burocrticos. La esencia del monitoreo es llegar a la informacin en forma sorpresiva y espordica para garantizar su calidad. Se trata entonces de mecanismos de comunicacin espordicos entre la alta gerencia y las personas que realizan las actividades del Sistema 1.
Esta funcin est a cargo de la Oficina de Control Interno y los Gerentes Registrales.
Oficina de Control Interno: Es el rgano de control encargado de cautelar la correcta, eficiente y transparente utilizacin y administracin de los bienes y recursos de la Entidad, as como del ejercicio regular de las funciones de los servidores y funcionarios pblicos, mediante el permanente control posterior de la gestin contable, financiera y administrativa. Las acciones que desarrolla son las siguientes: Plan anual de Control Acciones de Control Actividades de control Aplicacin de Directiva de denuncias Exmenes especiales a areas especficas.
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Gerentes Registrales: Los Gerentes Registrales, durante su gestin y cuando el caso amerita van directamente a las Secciones Registrales o Secciones de Publicidad, generalmente acuden cuando se presentan estos casos: La productividad es excesivamente baja en una seccin registral o publicidad.
Algn reclamo de algn usuario por diversas razones, que crea que debe primero indagar en la secciones.
3.6. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 4 (INTELIGENCIA) El sistema 4 formalmente no existe, pero esta funcin esta compartida por las unidades que se ocupan de los planes del futuro, y estrategias en el contexto de la informacin del entorno
Cuadro de Actividades Orientadas al Cambio Actividad Responsable Plazo Prio- ridad Observacin Nueva Infraestructura (edificios, locales, etc.) Gerencia de Administracin y Finanzas Anual Alta Estas unidades organizacionales tambin realizan otras actividades. Alquiler de locales para las Oficinas Zonales, Archivos, etc. Gerencia de Administracin y Finanzas Anual Alta Modernizacin de la Infraestructura Equipos y Programas de Tecnolgica Informtica Gerencia de Informtica Anual Alta Proyectos de mejora en los procedimientos Gerencias de reas Registrales Anual Alta
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y en las normas registrales Planificacin, Control y Reprogramacin de los Proyectos Gerencia de Presupuesto y desarrollo Anual Alta No est lo suficientemente desarrollada. Depende de los puntos de vista de las unidades que ejercen la funcin de control.
De los cuadros descritos anteriormente, en el Sistema 4 se encuentran las siguientes reas: Gerencia de rea Registrales Gerencia de Presupuesto y Desarrollo Gerencia de Administracin y Finanzas Gerencia de Informtica
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3.7. IDENTIFICACION DEL SISTEMA 5 (POLITICA) El Sistema 5 tiene dos funciones principales: Tomar decisiones corporativas, establecer las lneas de desarrollo de las actividades, supervisar toda la organizacin y limitarla por la poltica. Supervisar, coordinar y/o resolver entre las propuestas de los sistema 3 (control) y sistema 4 (inteligencia),
La funcin de la Poltica corresponde a la Jefatura de la Zona Registral NIX.
Es la autoridad mxima de la Zona Registral, quien toma la ltima decisin y el que tiene la responsabilidad funcional ltima de las actividades desarrolladas en la Institucin.
Es responsable de determinar las polticas de administracin de sta, para el cumplimiento de sus fines y objetivos.
Supervisa la organizacin a travs de los Gerentes, pero realiza constantemente visitas inopinadas a las unidades organizaciones, o hace el encargo a los asesores. .
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CAPITULO IV EXPERIENCIA DEL RESULTADO
4.1. RESULTADO DEL DIAGNOSTICO
Del captulo anterior, se ha elaborado el modelo de Sistema Viable de la Zona Registral N IX, el cual est representado en el siguiente grfico, inmediatamente diagnosticaremos cada elemento del sistema.
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Elaboracin: Propia
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4.1.1. Diagnstico del SISTEMA 1
1) En los ltimos aos la cantidad de requerimiento de servicios, ha aumentado considerablemente en la organizacin (Anexo1). El incremento del volumen de expedientes no se ha visto compensado con un aumento de personal calificado para atender dicho requerimiento (Anexo 4).
2) Para compensar la sobrecarga de trabajo se ha incrementado el nmero de practicantes, lo cual resuelve parcialmente el problema, pero sacrifica la calidad del servicio y seguridad, ya que este personal no tiene el mismo tipo de responsabilidad que el personal de planta o el contratado.
3) Existe una sobrecarga de expedientes que ingresan por las Oficinas Zonales. En el ao 2012 el ingreso de solicitudes por Oficinas Zonales representa el 31% del total de ingresos (Anexo 3); por lo que se hace necesario enfocarse en la estructura organizacional de las Oficinas Zonales, pero estos al estar distante fsicamente a la Sede Central, se le ha asignado un Coordinador de Zonales. Hay que tener en cuenta que este encargo estuvo acertado al inicio, cuando eran pocas zonales, hoy en da se tiene 15 zonales en Lima Metropolitana y con opcin de seguir amplindose.
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4.1.2. Diagnstico del SISTEMA 2
1) Se observa que la coordinacin lo realiza los Gerentes reas Registrales, los cuales los encontramos cumpliendo roles en otros partes del sistema, por lo que sera conveniente evaluar la funciones que realizan los Gerentes de reas Registrales.
2) Un importante apoyo, es el Mdulo de Gestin, software que cumple con amortiguar la variedad, ya que reporta cuadros estadsticos generalmente sobre produccin y otros listados esenciales que ayudan a la gestin del Sistema 3.
4.1.3. Diagnstico del SISTEMA 3
1) La organizacin ha desdoblado verticalmente la complejidad de su rea de produccin argumentando volumen de personal y carga registral (art. 92 del ROF) en las siguientes sub organizaciones: Gerencia de Propiedad Inmueble Gerencia de Personas Jurdicas y Naturales Gerencia de Bienes Muebles
Este desmembramiento ha producido que existan 3 gerencias realicen la misma funcin, diferencindose por las caractersticas propias del registro que tienen a su cargo.
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2) Los Gerentes Registrales por la recargada labor (cumplen roles en el Sistema 2), necesitan de delegar responsabilidades, por lo que es conveniente delegar la funcin de Sistema 2 a una unidad de Coordinacin.
4.1.4. Diagnstico del SISTEMA 4
1. La funcin de Inteligencia prcticamente es realizada por casi la totalidad de los integrantes del Sistema 3, el caso de las Gerencias Registrales, se encuentran desde el Sistema 2, por lo tanto cumplen hasta 3 roles en la institucin, lo que puede conllevar a que pierda su naturaleza y objetividad, pudiendo afectar a la organizacin.
2. No se ha encontrado una unidad especializada para la funcin de Inteligencia, por lo tanto no est mirando al entorno para detectar algn cambio y reaccionar con la celeridad del caso, por lo que la viabilidad puede estar amenazada.
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4.1.5. Diagnstico del SISTEMA 5
1. El principal problema para la viabilidad de la funcin de identidad es el hecho de que los directivos principales son nombrados por cuestiones polticas, no existen un Concurso Pblico para acceder el cargo, por lo que la permanencia de estas personas puede estar condicionado a ciertas peticiones, el cual no le otorga plena libertad de accin para dirigir la organizacin.
2. Los polticos evalan las acciones a tomar en funcin de los rditos que pueden recibir de la opinin pblica. Eso puede generar que se prioricen acciones no prioritarias solo con el fin de buscar publicidad en los medios de comunicacin.
3. El directivo puede no tener un buen conocimiento de la organizacin y generar cuellos de botella al tomar las decisiones, hacer planes de largo u mediano plazo.
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4.2. PROPUESTA DE MEJORAS ESTRUCTURALES 1) Organizar la Gerencia de Zonales y Provincia, al mismo nivel que tiene los Gerentes Registrales, esta gerencia estara a cargo de las 15 Oficinas Zonales (y las futuras que se implementen) y de las 5 oficinas de provincias.
2) Organizar una unidad que desarrolle la funcin del Sistema 2, debido a la complejidad y la especialidad se requiere 4 coordinaciones: Coordinador de Propiedad Inmueble Coordinador de Personas Jurdicas Coordinador de Bienes Muebles Coordinador de Zonales y Provincias
3) Organizar la unidad especializada en Inteligencia Registral, dicha unidad podra depender del Gerente Registral, la tarea primordial debe ser el de canalizar y centralizar todas las tareas correspondientes al Sistema 4.
Por lo tanto el modelo corregido propuesto de Sistema Viable de la Zona Registral N IX Sede Lima, quedara graficado segn como consta en el Anexo 5.
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CONCLUSIONES
1. Se logr con el objetivo general del presente informe tcnico y se realiz el diagnostico a la Zona Registral N IX Sede Lima, encontrando algunas falencias en su estructura organizacional segn el Modelo de Sistema Viable.
2. Se identificaron las unidades organizacionales que componen cada uno de los Sistemas del MSV.
3. Se hizo un diagnstico de cada sistema, proponiendo las mejoras estructurales.
4. El volumen de la demanda de servicio para el Sistema 1, ha aumentado considerablemente por lo que uno de los mayores conflictos, son los recursos de personal calificado para atender dichos servicios. Se hace necesario que las autoridades pueden solucionar este problema, que en el mediano plazo puede hacer colapsar el Sistema 1.
5. Los Gerentes Registrales cumplen labores en el Sistema 2, cuentan con una herramienta de gestin denominado Modulo de Gestin Registral, pero por la cantidad de unidades organizacionales se hace necesario, delegar esta funcin de coordinacin (S2).
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6. La funcin de Inteligencia, es compartida por las Gerencias Registrales (Propiedad Inmueble, Personas Jurdicas, Naturales y Bienes Muebles) y la Gerencia Registral; en este caso las Gerencias Registrales se encuentran cumpliendo adems las funciones de Coordinacin (S2) e Integracin (S3), por lo que no exista una unidad que especializada que cumpla dicho fin.
7. La funcin de direccin est a cargo de un Jefe Zonal, la funcin que desempea es tipo tcnico-registral, pero el nombramiento es por confianza, por lo tanto puede este tipo de designacin afectar la independencia de su gestin.
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RECOMENDACIONES
1. Implementar la Gerencia de Zonales y Provincia, al mismo nivel que tiene los Gerentes Registrales, esta gerencia estara a cargo de las 15 Oficinas Zonales (y las futuras que se implementen) y de las 5 oficinas de provincias.
2. Implementar las unidades de Coordinacin, para el apoyo de los Gerentes de las reas Registrales, en este caso seran 4 coordinadores: Coordinador de Propiedad Inmueble Coordinador de Personas Jurdicas y Naturales Coordinador de Bienes Muebles Coordinador de Zonales y Provincias
3. Fortalecer el Sistema 4, con la inclusin dentro de la Gerencia Registral de la Unidad de Inteligencia Registral, esto ayudara a centralizar y canalizar las labores de inteligencia, del cual participan varios unidades de la organizacin.
4. En lo posible la designacin de los Jefe Zonal, debera hacerse por Concurso Publico, en consecuencia el Sistema 5 estara protegido a presiones polticas.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. Jon Walker, 2001. The Viable System Model a guide for co- operatives and federations : Version PDF Jon Walker.
2. Jose Perez Rios. 2008. Aplicacin de la Cibernetica al Estudio de la Viabiildad de las Organizaciones. Patologicas Organizativas Frecuentes.: Obra financiada por Ministerio de Educacin y Ciencia del Gobierno Espaol.
3. Jose Perez Rios. 2013. Diseo y Diagnostico de Organizaciones en Organizaciones Complejas. E-Learning de http://www.bvbusiness-school.tv/
4. Sinergia Cibernetica (Sistema de Informacion y Control) Chile http://www.cybersyn.cl/castellano/cybersyn/index.html.
5. SUNARP Pagina web oficial . http://www.SUNARP.gob.pe.