ACTIVIDAD: PLANIFICACIN Y PREPARACIN DE AUDITORAS

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la determinacin
de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su empresa.

Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad
ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:



1. Diseo del programa de auditoras: el programa de auditora que disee debe
contener lo siguiente:

A. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORA.
OBJETIVO
Proporcionar metodologa para realizar las auditoras internas con el fin de verificar si el
sistema de gestin institucional y el sistema de gestin de la calidad se est ejecutando
adecuadamente, si se mantiene actualizado y est acorde con las polticas
administrativas y legales, para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de
la alcalda de Florencia, realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las
evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y
procesos, como tambin oportunidades de mejora a la operacin de las actividades;
apoyando a la alta direccin en la toma de decisiones para corregir las desviaciones
presentadas.

ALCANCE

Contempla desde la planificacin, programacin, ejecucin y documentacin, as como
el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditoras
internas del cumplimiento de la gestin y sistema de gestin de la calidad en la alcalda
de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.
B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORAS A REALIZAR EN EL AO.
C. CRITERIOS DE AUDITORA.
D. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS.












E. RECURSOS NECESARIOS.

RECURSOS HUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de
calidad de la entidad FINANCIEROS Viticos Papelera y tiles

TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cmputo e impresoras Software: internet,
aplicativos, office

INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los
auditores en la oficina de control interno.

F. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:



A. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORA.

Ejercer el control de gestin sobre la informacin de la gestin disciplinaria de la
Procuradura Regional Choco

ALCANCE: Ejecucin presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto
de gastos generales, del nivel central.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS.
Procesos estratgicos:






Procesos misionales:





Proceso Disciplinario

Procesos de apoyo conexos:





SIRI
Procesos de apoyo:
tacin












Procesos de evaluacin y control:







C. CRITERIOS DE AUDITORA Y DOCUMENTACIN DE REFERENCIA.
a. Elaborar el Plan de Visita de Auditora.
i. Precisar los detalles de la auditora tales como:


















utilizar.


Preparacin y entrega de informe.





Definir:







b. Someter el Plan de Visita de Auditora a aprobacin del Jefe de la Oficina de

Control Interno

c. Generar comunicaciones necesarias.

d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. UBICACIN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIN DE LAS ACTIVIDADES DE
AUDITORA.

Cronograma

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Tcnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditora
de los Sistemas de Gestin de la Calidad, as como por las buenas prcticas
institucionales se considera que la secuencia adecuada sera la siguiente:





Preparacin del Plan de Auditora
Asignacin de las tareas al equipo auditor

Preparacin de los documentos de trabajo

Realizacin de la reunin de apertura. Fecha prevista para su celebracin.

Recopilacin y verificacin de la informacin

Generacin de hallazgos de la auditora

Preparacin de las conclusiones de la auditora

Realizacin de la reunin de cierre. Fecha prevista para su celebracin.

Preparacin del informe de auditora

Aprobacin y distribucin del informe de auditora

E. MTODOS DE AUDITORA A UTILIZAR.

Para aplicar el mtodo deductivo a la auditora se necesita:

Formulacin de objetivos generales o especficos del examen a realizar
Una declaracin de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de
contabilidad de general aceptacin.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
Aplicacin de normas generales a situaciones especficas
Formulacin de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto


F. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR.

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito asignado, en
coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados, tomando en
cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones tcnicas,
conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales como el
objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de auditores por
equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de lograr
el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la planificacin
especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas crticas.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo
un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima cooperacin de ambas
partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.

Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos
de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su interiorizacin en la
organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede
llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una
auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la organizacin.

El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no una
imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.