(ARTICULO)

http://www.gestion.org/economia-empresa/gestion-administrativa/29867/que-es-workflow-o-
flujo-de-trabajo/
(Referencia bibliogrfica nacional)
Workflow o flujo de trabajo consiste en el estudio de aspectos operacionales de una actividad de
trabajo, esto es, cmo se realizan y estructuran las tareas, cul es su orden correlativo, cmo se
sincronizan, cmo fluye la informacin y cmo se hace su seguimiento. Una de las aplicaciones de
workflow consiste en automatizar la secuencia de tareas, acciones o actividades para ejecutar el
proceso, con el consiguiente seguimiento del estado de las etapas y las herramientas que son
necesarias para gestionar esto.
Esto a nivel real es muy sencillo y por eso es muy utilizado por las empresas. Existen tres tipos de
actividad en los flujos de trabajo: actividades cooperativas, actividades colaborativas y actividades
de coordinacin. Tambin existen dos tipos de workflow principales: workflow ad hoc y workflow
procedimental.
El principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y acelerar la realizacin
de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y mquinas, incluso permitiendo
trabajar en equipo desde diferentes lugares. Adems de esto, puede facilitar la movilidad del
personal, mecanizar y automatizar mtodos y organizacin en la informacin, ofrecer mecanismos
de control y seguimiento de procedimientos de la empresa, agilizar el proceso de intercambio de
informacin y toma de decisiones de la empresa, independizar el flujo de trabajo y mtodo de
quien lo realiza, etc. Puede ser muy interesante en el trabajo de gestin de stocks o control de
existencias as como tambin en la gestin documental.
Principalmente, el workflow busca seguir la realizacin y consecucin de las tareas o trabajos por
medio de una secuencia de tareas del proceso de negocio. De esta manera organiza y controla
recursos, tareas y las reglas para completar este proceso buscando una mayor agilidad y la
descentralizacin de actividades comerciales y administrativas principalmente.
Con esto se puede conseguir un control de todas las etapas a la vez que la automatizacin de los
procesos de trabajo, por lo cual las tareas, informacin y documentos pasan por los participantes
mediante unos procedimientos que se han establecido. Para ello en muchos casos se recurre a
muchas aplicaciones informticas y software que ayudan a controlar el flujo de trabajo en todos
sus aspectos.
Como podemos ver, es una labor que facilita mucho los procesos de trabajo mediante su
automatizacin y control, por lo que muchas empresas lo utilizan, de hecho muchas de ellas
cuentan con aplicaciones para la realizacin de los procesos de trabajo en la empresa ya que esto
consigue en un mayor crecimiento de la empresa que puede derivar en una mayor competitividad
y mejores resultados.

http://www.plesums.com/image/introworkflow.html
(Referencia bibliogrfica internacional)
Introduccin a Workflow
Un tutorial no propietaria
2002 por Charles A. Plesums, Austin, Texas, EE.UU.
Qu es el flujo de trabajo?
En la Edad Media, los monjes se sentaron en las mesas de copiado cuidadosamente las Escrituras.
El padre superior hara las tareas, tal vez le dio la primera pgina iluminada de una seccin a la
artista ms hbil, tal vez la asignacin de las tareas de correccin de pruebas para el estudioso de
edad avanzada con las manos temblorosas.
Poco ha cambiado en siglos - supervisores asignan el trabajo, tal vez sobre la base de la formacin,
habilidades y experiencia, a los distintos recursos. Al principio, los recursos eran slo las personas,
con el tiempo el apoyo de herramientas tales como mquinas de escribir, impresos y mquinas de
sumar. Con el tiempo algunos de los pasos fueron automatizadas - las facturas se sumaron
automticamente y se imprimen, pero slo despus de que las personas ordenan las tarjetas
perforadas, o introduccin de los datos. A pesar de que la ejecucin de la obra era al menos
parcialmente automatizado, la gestin de la obra haba cambiado poco - los supervisores
asignados trabajo y monitorizar el rendimiento. Clerks aprobaron el trabajo de estacin a estacin.
Se hicieron listas para seguir el trabajo - para encontrarla cuando se extravi, y para medir la
productividad. Y un ejrcito de despachadores busc los problemas y errores en la ruta, y lo
mantuvo en movimiento.
En los ltimos 15 aos ms o menos por fin hemos desarrollado herramientas para no slo hacer
el trabajo, pero para gestionar el flujo de trabajo. Ms que los actos de procedimiento, el proceso
de flujo de trabajo se define formalmente en el sistema informtico de flujo de trabajo. El proceso
es dirigido por un programa informtico que asigna el trabajo, se lo pasa, y realiza un seguimiento
de su progreso.
El proceso de flujo de trabajo se define tradicionalmente en trminos de oficinas - mover el papel,
la tramitacin de la orden, que expide la factura. Pero los mismos principios y las herramientas se
aplican a llenar el orden del almacn, el montaje de documentos, piezas, herramientas y personas
para reparar un sistema complejo, o de la fabricacin del dispositivo complejo.
Con el sistema de gestin de flujo de trabajo automatizado:
Trabajo no consigue fuera de lugar o estancado - despachadores rara vez son necesarios para
recuperarse de errores o la mala gestin de la obra.
Los administradores pueden centrarse en el personal y de negocios cuestiones, tales como el
desempeo individual, procedimientos ptimos, y los casos especiales, en lugar de la asignacin
de tareas de rutina.
El ejrcito de los empleados ya no tiene la obligacin de entregar y realizar el seguimiento del
trabajo.
Los procedimientos estn documentados formalmente y seguidas exactamente, lo que garantiza
que el trabajo se realiza en la forma prevista por la direccin, el cumplimiento de todos los
requisitos reglamentarios y de negocios.
La mejor persona (o mquina) se asigna a hacer cada caso, y los casos ms importantes se asignan
primero. Los usuarios no pierden el tiempo elegir el elemento que desea trabajar, tal vez de
procrastinar en casos importantes pero difciles.
El procesamiento en paralelo, en el que dos o ms tareas se ejecutan simultneamente, es mucho
ms prctico que en un flujo de trabajo tradicional, manual.
Con la mejor persona que hace el trabajo ms importante seguir los procedimientos correctos, no
slo es el negocio llevado a cabo de manera ms efectiva, pero tambin se reducen los costos y el
servicio a los clientes es generalmente mejor. Con el trabajo distribuido equitativamente y la
confianza de que ellos siempre estn trabajando en lo "correcto", los usuarios son ms felices. Por
lo tanto el flujo de trabajo proporciona beneficios para todas las partes involucradas - para la
empresa, sus empleados, y sus clientes.