Manejo de Software 1

MANEJ O DE SOFTWARE
MICROSOFT EXCEL (AVANZADO)
4.- FUNCIONES AVANZADAS
4.1.- Funciones Anidadas.-En ciertos casos, puede que necesite usar
una funcin determinada dentro de otra, como parte de uno de los
argumentosde otra funcin (recuerde que el argumento es el valor o
conjunto de valores que utiliza una funcin para llevar a cabo
operaciones o clculos).
NOTA: Una funcin puede contener como mximo siete niveles de
funciones anidadas.
Una funcin lgica puede ser parte del argumento de otra, para
entender el concepto veamos un ejemplo:

Analizamos los datos de la columna C, desde C3 hasta C8.
Todo valor Mayor Igual a 2000y Menor a 5000 le asignaremos
CORRECTO y los que no estn en dicho rango INCORRECTO.
Entonces nos ubicamos en una celda cualquiera dentro del rango
D3:D8 en la cual deseamos obtener el resultado del anlisis del valor
existente en cualquier celda de C3 a C8.
Escribimos la frmula con las funciones lgicas Y & SI para este
ejemplo:
=SI(Y(C3>=2000;C3<5000);"CORRECTO";"INCORRECTO")
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Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de
otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente
complejas en una simple celda.
Por ejemplo:
Para encontrar el valor mnimo entre el promedio del rango B3:B6 y el
valor de la celda C8, escribimos en la celda en la cual necesitemos el
resultado (D4 en este caso), la siguiente frmula:
=MIN(PROMEDIO(B3:B6);C8)


4.2.- Frmulas Matriciales.-Una frmula matricial puede ejecutar
varias operaciones y devolver un nico resultado o varios resultados.
Las frmulas matriciales actan en dos o ms conjuntos de valores
denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene
el mismo nmero de filas y de columnas.
Un rango matricial es un bloque de celdas que comparten una frmula
de matriz.
Las frmulas matriciales se crean del mismo modo que lasdems
frmulas, excepto que se debe presionar la combinacin de teclas
CTRL+MAYS+ENTRAR.

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4.3.- Valores que no cambian en las frmulas matriciales.-Hay que
tener en cuenta al trabajar con matrices lo siguiente:
-No se puede cambiar el contenido de las celdas que componen la
matriz
-No se puede eliminar o mover celdas que componen la matriz.
Por ejemplocreamos la siguiente hoja de datos:

4.4.- Lo que puede contener una constante matricial.-Una
constante matricial es una lista organizada de valores constantes que
podemos utilizar como argumentos en nuestras frmulas matriciales.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las
referencias cuando no se desea introducir el valor de cada constante
en una celda independiente de la hoja de clculo.
Pueden tambin generarse matrices constantes, utilizando (;)
separador de fila y (\ ,) separador de columna.

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4.5.- Seleccionar un rango que contenga una frmula matricial.-
Algunas funciones de la hoja de clculo devuelven matrices de valores
o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular
varios resultados con una frmula matricial, deber introducirse la
matriz en un rango de celdas que tenga el mismo nmero de filas y
columnas que los argumentos matriciales.







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5.- IMPORTAR Y EXPORTAR
5.1.- Orgenes de Datos.-Un origen de datos es un archivo con texto y
grficos por ejemplo una tabla dinmica en Excel.

5.1.- Utilizar un Origen de Datos Existente.-Se utiliza para crear un
informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen
pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de una base de datos
externa o de otro informe de tabla dinmica.
















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5.3.- Exportar Hoja de Clculo como Archivo de Texto.-
Abre la hoja de clculo que deseas exportar. Haz clic en el botn
"Archivo" en la barra del men.
Selecciona "Guardar como". Aparecer un cuadro de dilogo con las
opciones que puedes usar para ajustar las propiedades y la ubicacin
de almacenamiento del archivo.
Haz clic en la flecha junto al campo "Guardar". Elige una ubicacin
donde guardar el archivo del men desplegable.
Haz clic en el campo "Nombre del archivo". Ingresa un nombre si
deseas cambiar el nombre actual.
Haz clic en la flecha junto al campo "Guardar como". Aqu puedes
seleccionar dos opciones:
Archivos de texto delimitados por tabulaciones (TXT): Cada
valor de la columna est separado por el carcter de tabulacin.
A simple vista tendrs la impresin de que existen varios
espacios en blanco entre cada columna, pero en realidad es solo
el carcter tabulador el que los separa.
Archivos de texto delimitados por comas (CSV): Cada campo
en el archivo de texto est separado por una coma. Este formato
es tan conocido y utilizado que es almacenado con su propia
extensin de archivo .CSV aunque sigue siendo un archivo de
texto plano. Las siglas CSV provienen de su nombre en
ingls Comma-SeparatedValues.
A continuacin veremos lo simple que es crear cada uno de estos dos
tipos de archivos en Excel. La hoja de datos que exportaremos en
nuestros ejemplos ser la siguiente:
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Crear un archivo de texto delimitado por tabulaciones


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Crear un archivo de texto delimitado por comas






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5.4.- Importar Hoja de Excel a Word.-Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.

- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde
la pestaa Inicio y haciendo clic en el botn Copiar.

- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la
pestaa Inicio y haciendo clic en el botn Pegar.
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Despus de pegar los datos en Word nos aparece un indicador
de pegado donde podemos ver las distintas opciones:

Por defecto se pega utilizando la primera opcin: Mantener el
formato de origen.

Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta
opcin : Vincular y mantener formato de origen o bien
Vincular y usar estilos de destino.
Cuando vinculamos datos de Excel a Word, se actualizar en
Word el cambio o edicin de estos datos hechos en Excel.

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5.5.- Exportar para Versiones Antiguas.-
Las versiones anteriores de Excel utilizan la extensin de archivo .xls;
abrir una hoja de clculo creada por una versin diferente no era por lo
general un problema. Excel 2007 agrega "xlsx", el cual las versiones
anteriores no podrn abrir.
Para guardar un archivo para que sea compatible con las versiones
anteriores, selecciona el ya conocido "Guardar como" y luego "Excel
97-2003".
Para guardar todos los archivos con esta compatibilidad, haz clic en el
botn de Microsoft y selecciona Opciones de Excel. Haz clic en
Guardar y despus en "Guardar archivos en este formato", selecciona
Libro de Excel 97-2003, y pulsa Aceptar.
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5.6.- Guardar como Pgina Web.-
Para poder exponer en Internet nuestro trabajo realizado en Excel,
debemos convertirlo a un formato reconocible por los navegadores
(html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos:
- Pulsar sobre el men Archivo.
- Seleccionar la opcin Guardar como pgina Web...

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- En el cuadro de dilogo Guardar como tendremos seleccionado el
tipo Pgina Web en Guardar como tipo: .
En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la
pgina Web:
Guardar la pgina de forma esttica, es decir que los usuarios de
Internet tengan acceso al libro de trabajo pero que no puedan
interactuar con la pgina. Esta opcin es la que est por defecto.
Guardar la pgina web de forma dinmica o interactiva,
seleccionando la opcin para que la pgina
Web tenga interactividad con el internauta.
Tambin debemos escoger si el documento que deseamos guardar es
solo alguna Seccin u Hoja, o es todo el Libro de Excel.

5.7.- Otros Formatos.-En Guardar Como elegimos cualquiera de los
siguientes formatos: