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Evaluación

y selección
de Software
Para los compradores IT corporativos es aterrorizante discernir
las verdaderas capacidades, fuerzas y debilidades de una serie
de aplicación empresarial dada. Los equipos de proyecto del
comprador están inundados con información de mercadotecnia
de vendedores que luchan por diferenciarse a sí mismos.

La integración y el cruce funcional del Evaluar y seleccionar un software


software han causado que el producto empresarial es un proceso complejo
se superponga y ha causado mucha caracterizado tanto por el
confusión en el mercado. Las fusiones impresionante potencial como por
y las adquisiciones también están riesgos dramáticos. Cuando se ejecuta
creando problemas ya que las de manera correcta, este proceso y
compañías eliminan al competidor para sus resultados pueden dar beneficios
obtener acceso a la base de clientes y excepcionales. Si no se ejecuta de
ganar funcionalidad, que puede forma adecuada, los resultados
resultar en la migración forzada o en pueden ser desde decepcionantes
la superposición. Como resultado, las hasta devastadores. Las
organizaciones están rodeadas de organizaciones que seleccionan el
ambigüedad cuando toman las hardware, middleware y software
decisiones de implementación. equivocado aprenderán a la mala que
el dinero que han perdido es el
resultado de la información inadecuada
y de un mal proceso de evaluación del
vendedor.
Tales pérdidas son cada vez más las capacidades de soporte y servicio,
aparentes dentro de empresas la viabilidad financiera, las medidas
pequeñas y medianas que están cualitativas y de costos con respecto al
influenciadas por el precio, y que encaje del proceso, a la facilidad de
requieren recolectar información IT uso /navegación, a la
precisa, rápida y de costo efectivo retroalimentación del mercado, a la
durante el proceso de evaluación del diligencia del vendedor, y a la
software. La publicidad del vendedor, flexibilidad del producto son
el conflicto de intereses de los importantes, pero son muy difíciles de
consultores, las dudas del usuario, los medir.
largos y tediosos procesos de selección
y la proporción de decisiones no claras En segundo lugar, cuando el equipo de
son algunas de las infortunadas selección organiza y clasifica los
consignas para la mayoría de los criterios necesarios y mide la
procesos de selección. funcionalidad del producto, por lo
general crea un RFI, utilizando hojas
Perspectiva general del de cálculo. A pesar de los mejores
esfuerzos de los diseñadores de hojas
problema de cálculo, la elección entre
proporcionar flexibilidad y facilidad de
Por lo general cuando uso para los evaluadores y los clientes,
una empresa busca mientras se mantiene la integridad al
implementar una nueva proteger campos puede llevar a
solución de software intercambios riesgosos en el diseño de
nombra a un equipo de las hojas de cálculo. Las hojas de
accionistas, evalúa cálculo no se pueden ajustar ni
procesos internos, analizar de forma efectiva para
determina las proporcionar resultados razonables.
necesidades y luego También tienen fama de difundir
envía la solicitud de errores de cálculo: con frecuencia se
información (RFI) y esconden las fórmulas, lo que causa
finalmente, la solicitud errores cuando se mueven las celdas o
de propuestas (RFP) a por accidente se sobrescriben ciertos
una lista de selección de campos. Los enlaces quebrantados
vendedores. Con entre hojas de cálculo pueden invalidar
frecuencia se invita a los resultados. Son comunes los
los vendedores a errores simples, como copiar o volver
demostrar sus a escribir una fórmula en una celda
soluciones, y de ahí diferente. Además, la naturaleza del
comienzan las ofertas y modelo de las hojas de cálculo hace
se toma una decisión. que sea más fácil para las compañías
Infortunadamente, a lo largo de este dañinas tomar ventaja. Esto conlleva a
proceso, los equipos de selección retrasar el proceso, a volver a
enfrentan un gran número de entrenar al personal del cliente, y a
dificultadas en sus proyectos. añadir seguridad en el proceso de
auditoria de datos, al igual que a
Primero, debido a la gran apreciación debilitar la relación entre los
de la funcionalidad del producto y a los consultores y el cliente.
requisitos tecnológicos del producto,
se descartan otros criterios que Tercero, debido a que los equipos de
pueden determinar el éxito o el fracaso selección de software por lo general no
de un nuevo sistema. Por ejemplo, la tienen mucho acceso a la calidad, a
estrategia corporativa del vendedor, información imparcial, sus
metodologías de evaluación están proyecto con frecuencia no
encaminadas a tener defectos serios tiene la habilidad de priorizar
desde el principio. Como resultado, les de forma efectiva los distintos
es difícil o imposible justificar la razón criterios relativos a sus
detrás de la selección de la solución de requisitos comerciales de
un vendedor en particular. La mayoría soporte. Como resultado, las
de los que toman las decisiones prioridades se derivan de
confían en su “intuición”, en mandatos agendas políticas internas en
ejecutivos, o en compilaciones lugar de las verdaderas
tediosas de hojas de cálculo que fallan necesidades de la compañía.
al discernir entre las mejores Sin tener una herramienta de
soluciones, por lo tanto la mayoría de soporte de decisión profesional
las evaluaciones tecnológicas para organizar y mantener las
empresariales caen en costos prioridades, y para conducir
acumulados mucho mayores del simulaciones y análisis del
presupuesto esperado. Cuando desempeño de los vendedores
finalmente son seleccionadas, la o para cubrir los propósitos una
mayoría de estas implementaciones de vez que se cambian las
software fallan en cubrir las prioridades, las "necesidades"
expectativas funcionales, el de un departamento pueden
rendimiento del capital invertido (ROI) contribuir sin razón en gran
y el costo total de propiedad (TCO). volumen a ciertos criterios en la
decisión
Para resumir, durante el proceso de
selección del software empresarial, los • Los equipos de proyecto no
clientes prospecto por lo general tienen la capacidad de obtener
luchan con los siguientes problemas: datos objetivos en las
soluciones disponibles del
• Equipos de selección de vendedor. Las demostraciones
proyecto que no tienen una del vendedor con frecuencia
forma efectiva para determinar son ganchos de mercadotecnia
sus requisitos comerciales y no que fallan en enfocarse en la
pueden identificar bien al habilidad de la solución para
vendedor y las preguntas del satisfacer las necesidades de
producto (criterios) de todos los los usuario y con frecuencia son
accionistas. engañosos. Infortunadamente,
la mayoría de los equipos de
• Reunir todos los criterios proyecto no tienen la capacidad
necesarios de los accionistas de separar los hechos de la
consume mucho tiempo y se publicidad, en especial debido a
convierte en un problema en la que la selección estratégica de
primera etapa del proyecto. tecnología es el primer intento
Existe una presión de que el de su clase, o el primero en un
proyecto se lleve a cabo y que largo periodo dentro de una
tenga una implementación organización específica.
rápida ya que los retrasos
significan pérdida de ingresos y El problema está claro: tener la
pérdidas de aprovisionamiento información inadecuada (como se
del cliente. identificó antes) para la fase de
selección significa la falta de capacidad
• Cuando se seleccionan los de planificar y ejecutar
criterios y se le presentan al adecuadamente la implementación.
vendedor, el equipo del
Asigne prioridades y Los usuarios establecen sus
necesidades utilizando una escala. Por
compare resultados ejemplo, la escala en el sistema de
evaluación de TEC es:
Para empatar de forma efectiva las
necesidades del usuario con las Crítico (10+ una condición umbral
soluciones de los vendedores, los para el valor mínimo aceptado)
usuarios asignan prioridades de tal Obligatorio (10)
manera que le dan mayor importancia Muy importante (8)
a los criterios que consideran más Importante (6)
importantes. Los promedios Recomendable (4)
ponderados (WA), son técnicas No es importante (2)
utilizadas comúnmente en proyectos No es necesario (2)
de selección ya que son fáciles de
calcular. Sólo parece Los números en
estimar el desempeño paréntesis representan el
de forma razonable- valor numérico equi-
mente bien, debido a valente (que se utiliza en
que no indica qué los cálculos) de los
patrón es el ideal para artículos listados. Las
las necesidades de una prioridades necesitan
empresa, ni tampoco agruparse de forma
identifica o mide estos adecuada dentro de una
patrones como un jerarquía para poder
riesgo inherente a la determinar mejor sus
elección. WA falla al ponderaciones permitién-
discernir las doles a los usuarios y de
verdaderas capacida- lo general a lo particular
des de un vendedor, en los detalles de cada módulo y cada
ya que utiliza un número para describir sub-módulo.
un patrón de criterios, sin compensar
ningún desequilibrio. Sin embargo, un
Uno de los aspectos más importantes
índice compuesto de promedio
del proceso de evaluación del software
ponderado (WACI) es el cálculo que
es la gestión. Dado el gran gasto y el
toma en cuenta la constancia de las
impacto que un sistema empresarial
valoraciones a lo largo de todos los
puede representar para una
criterios, además del promedio
organización, es muy importante que
ponderado de los vendedores. Un
haya un gran soporte para justificar la
índice compuesto se puede utilizar
selección de un vendedor en
para entender mejor los datos que el
particular, y para ilustrar que el
WA obscurece WACI combina el índice
proceso de selección involucró un
compuesto y el WA y mide el
análisis comercial riguroso.
desempeño general de un vendedor
contra la unión de patrones.
La información valiosa que se ha
recopilado durante este proceso está
disponible en un número de reportes
que se pueden imprimir y entregar a la
gestión superior y a las personas que
toman las decisiones. Como resultado,
el equipo de selección tendrá
información cuantificable para
justificar la selección. Por
consiguiente, el equipo de selección
puede validar aún más su selección.

Las organizaciones se benefician del


software empresarial sólo cuando
toman la selección adecuada. Al
utilizar criterios relevantes y precisos
en la funcionalidad del software
empresarial, las organizaciones están
mejor informadas acerca de sus
opciones. Al evitar los cálculos de las
hojas de cálculo, el equipo de
selección puede hacer evaluaciones
precisas acerca de qué tan bien puede
el vendedor satisfacer las necesidades
de la organización, que asegurará que
se seleccione el software empresarial
más adecuado.

Artículo Tomado de: TEC - Technology


Evaluation Center.

“Evaluación y Selección de Software”

Autor: Staff de TEC


Fecha: Junio 12/ 2006